Integrationsgränssnittets implementering

INNEHÅLL

• Införandets faser
• 1. Förbered införandet av integrationsgränssnittet i Severa
• 2. Skapa en integrationsanvändare i Netvisor
• Synkronisering av register
• 3. Överföring av kundregister
  • Kundregistrets fältmotsvarigheter
• 4. Överföring av produktregister
  • Produktregistrets fältmotsvarigheter
• 5. Import av kostnadsställehierarki
• 6. Övervaka överföringsloggen
• Överföringsinställningar
  • 7. Inställningar för import av försäljningsfakturor
  • 8. Reseräkningar
  • 9. Tidrapporteringsrader
  • 10. Exportinställningar för inköpsfakturarader

ch mer kontrollerat med hjälp av Severas utbildare. En betald implementering med en utbildare tar cirka 1-2 timmar, tid kan bokas via Severas kundsupport.

Införandets faser

Netvisor-Severa -integrationsimplementeringen är guidad och fasindelad. För att genomföra implementeringen och spara inställningar måste användaren ha rollen "Käyttäjähallitsija" (KH) i Netvisor samt "Muokkausoikeus" i en av Accounting-sektionens tjänster (till exempel Kirjanpidon Perusraportointi). 

Genom grundinställningarna för integrationsanslutningen görs implementeringen, autentiseringsuppgifterna ställs in och inställningarna för automatiskt överförda register tas ställning till. Dessa inkluderar kund- och produktregister samt överföring av kalkylobjekt från Severa till Netvisor. Mer detaljerade instruktioner för överföring av kund- och produktdata samt kalkylobjekt finns längre ner på denna sida.

Börja implementeringen genom att välja Tillägg > Severa > Inställningar. På fliken "Införande" finns stegen för integrationsimplementeringen. Implementeringen assisteras av en implementeringsguide. Genom att noggrant utföra alla steg och följa instruktionerna säkerställs en felfri implementering av tjänsten. Implementeringsguidens rubriker har färdiga länkar för att navigera till olika delar av tjänsten, till exempel för att skapa konton och navigera till kund- och produktregister.

När alla steg har genomförts och bekräftats som utförda, bekräftas implementeringen som slutförd med knappen "Börja användning" som visas längst ner på sidan. Överföringen av kunder, produkter och kalkylobjekt påbörjas först när implementeringen är slutförd.

1. Förbered införandet av integrationsgränssnittet i Severa

Anslutningen aktiveras i Severa på sidan "Laajennukset" med administratörsrättigheter. Efter anslutningen måste API aktiveras i Severa och en API-nyckel genereras. API-nyckeln anges på inställningssidan för integrationsanslutningen i Netvisor (se bild i avsnittet 2. Luo integraatiokäyttäjä Netvisoriin). Mer information om aktivering av Severas anslutning finns här.

I Netvisor aktiveras automatiskt användarrättigheter för gränssnittsresurser för Severa-integrationen när steg 1 bekräftas som utfört. Användarrättigheter är tillåtna för följande gränssnittsresurser:

• Hämta kundlista från Netvisor
• Hämta kundinformation från Netvisor
• Importera kundinformation till Netvisor
• Hämta kalkylobjektlista från Netvisor
• Lägga till eller redigera kalkylobjekt
• Importera reseräkning till Netvisor
• Importera försäljningsfaktura, kreditfaktura eller -order till Netvisor
• Importera löneförskott till Netvisor
• Hämta produktlista från Netvisor
• Hämta produktinformation från Netvisor
• Importera produktinformation till Netvisor
• Importera arbetstidsinformation till Netvisor

Företagets användarrättigheter för gränssnittsresurser kan kontrolleras genom att öppna: "Företagsmeny > Gränssnittsresursers rättigheter".

2. Skapa en integrationsanvändare i Netvisor

Vid implementeringen av integrationsanslutningen definieras autentiseringsuppgifterna för båda systemen. På så sätt kan systemen kopplas ihop och dataöverföringen mellan systemen fungera. 

Välj vilken Netvisor-användares programgränssnittskoder som materialet importeras till Netvisor med. Observera att materialet överförs i denna användares namn till Netvisor. Instruktioner för att skapa Netvisors programgränssnittskoder finns i avsnittet: Ohjelmistorajapintatunnukset. Instruktioner för att skapa Severas API-nyckel finns på Severas supportsidor: Liittymän aktivointi

"Netvisor-Severa-länkens Inställningar" -fliken för autentiseringsuppgifter anger Severas API-nyckel och Netvisors integrationsanvändares koder: användaridentifiering och nyckel. 

Integrationsanslutningen visar en grön korrekt-symbol när rätt koder har angetts. Om uppgifterna inte stämmer, meddelar anslutningen med en gul triangel och ett felmeddelande vid sparandet av uppgifterna:

• "Ogiltig Severas API-nyckel: Anslutning kan inte upprättas. Kontrollera API-nyckeln.". 
  • Om du får detta fel, kontrollera den skapade API-nyckeln i Severa och korrigera API-nyckeln i Netvisors implementeringsinställningar. Spara inställningarna igen.
• "Ogiltiga Netvisor-identifikationsuppgifter: Anslutning kan inte upprättas. Kontrollera integrationstoken." 
  • Kontrollera de skapade programgränssnittskoderna i Netvisor och korrigera koderna i implementeringsinställningarna. Spara inställningarna igen.

Observera, integrationsanslutningen slutar fungera om användaren vars API-nyckel eller programgränssnittskod används i integrationsanslutningen tas bort från Severa eller Netvisor. Integrationen kan återaktiveras när en annan användare i företaget skapar sina egna koder och lägger till de skapade koderna i implementeringsinställningarna. 

Synkronisering av register

Netvisor-Severa -integrationen är utformad så att kund- och produktregister automatiskt överförs från Severa till Netvisor eller från Netvisor till Severa. Dessutom kan Severas arbeten/projekt och enheter automatiskt överföras till Netvisor som kalkylobjekt.  Observera att kalkylobjektdata också kan överföras från Severa till Netvisor, till exempel vid fakturaöverföring. Synkroniseringsinställningar kan ändras av en användare med rollen "Käyttäjähallitsija" (KH) i företagets användarrättigheter.

"Inställningar för Netvisor-Severa-integration"-fliken definierar inställningarna för automatiskt överförda register. Synkronisering av automatiskt överförda register sker ungefär var fyrtionde (40) minut. Vid implementeringen kan synkroniseringen av register ta längre tid och överföringen av kalkylobjekt sker senast nästa natt. Efter varje synkroniseringsval finns en liten informationscirkel som visar när de aktuella uppgifterna senast synkroniserades.

3. Överföring av kundregister

Kundregistret kan överföras antingen från Netvisor till Severa eller från Severa till Netvisor (se bild ovan, punkt 2). Inställningarna för kundregisteröverföring kan ändras genom att öppna Expansioner> Severa > Inställningar. För kundinformation överför anslutningen nya kunder och uppdaterar ändrade uppgifter för befintliga kunder baserat på kundkoden. Anslutningen överför också passiva kunder från Netvisor till Severa och från Severa till Netvisor. Observera att borttagning av kunder måste göras manuellt i båda systemen. Se till att om samma kundkort redan finns i båda systemen, att de har samma kundkoder. Detta undviker dubbla uppgifter.

När kundinformation ska överföras från Severa till Netvisor måste följande obligatoriska uppgifter finnas på Severas kundkort:

• FO-numret (förutom om det är en privatkund)
• Namn
• Adressinformation, måste finnas under huvudkontorets
• Kundnummer, Severas kundnummer får inte finnas i Netvisor

Observera att om ingen adress typ har valts för kunden i Severa, överförs adressuppgifterna tomma och landet blir Finland. Vid överföring av e-fakturaadress måste e-fakturaoperatören vara stöd i Netvisor och skrivformatet måste motsvara Netvisors format. Se stöd e-fakturaoperatörer i tabellen. Kontrollera att e-fakturaadressen och operatörens kod är i rätt fält i Severa. Kundöverföringen misslyckas om e-fakturaadressen och operatörens kod är i fel fält i Severa eller om e-fakturaoperatören inte finns i Netvisor.

När kundinformation ska överföras från Netvisor till Severa måste kundnummer finnas på Netvisors kundkort. Kundnummer får inte börja med noll och får endast innehålla siffror. Kundnummer är obligatorisk information i Severa. 

Om valet "Överförs ej - Använd tillfällig kund" görs för kundregistret, måste ett nytt tillfälligt kundkort med kundkoden "TEMP" först skapas i Netvisors kundregister, så att de importerade fakturorna kan tilldelas detta kundkort.

Kundregistrets fältmotsvarigheter

Nedan finns en tabell med motsvarande fält i Severas och Netvisors kundregister

4. Överföring av produktregister

Produktregistret kan överföras antingen från Netvisor till Severa eller från Severa till Netvisor (se bild ovan, punkt 3). Inställningarna för produktregisteröverföring kan ändras genom att öppna Expansioner> Severa > Inställningar. För produkter överför anslutningen nya produkter mellan systemen, men anslutningen uppdaterar inte befintliga produkters uppgifter från Severa till Netvisor. Om produktöverföringen är inställd från Netvisor till Severa, uppdateras ändringar gjorda på Netvisors produktkort till Severas produkt. Observera att borttagning av produkter måste göras manuellt i båda systemen. Borttagning av produkter är endast möjligt om produkten inte har använts på en faktura. 

Produkter tilldelas baserat på produktkoden. Om samma produkt redan finns i båda systemen, se till att de har samma produktkoder. Detta undviker dubbla uppgifter.

Om valet "Ei siirretä - Käytä tilapäistuotetta" görs för produktregistret, måste ett nytt tillfälligt produktkort med produktkoden "TEMP" först skapas i Netvisors produktregister, så att fakturarader kan tilldelas denna produkt.

Produktregistrets fältmotsvarigheter

Nedan finns en tabell med motsvarande fält i Severas och Netvisors produktregister.

5. Import av kostnadsställehierarki

Severas arbeten/projekt och enheter kan överföras som kalkylobjekt till Netvisor. Inställningarna för kalkylobjekt kan ändras genom att öppna Expansioner> Severa > Inställningar. För kalkylobjekt synkroniseras nya projekt och enheter och uppdaterar ändrade namnuppgifter för befintliga kalkylobjekt. Kalkylobjektdata överförs också från Severa till Netvisor vid överföring av försäljnings- och reseräkningar, om överföringsinställningarna för försäljnings- och reseräkningar har definierats för överföring av kalkylobjekt. Om inköpsfakturor överförs från Netvisor till Severa som kostnadsrader, måste automatisk synkronisering vara aktiverad. 

Innan synkroniseringsinställningarna definieras, måste kalkylobjektrubriker först skapas i Netvisor, så att dessa rubriker kan definieras i överföringsinställningarna. Synkroniseringsinställningarna för kalkylobjekt har två val (se bild ovan, punkt 1): 

• "Överför Severas projekt som kalkylobjekt till Netvisor"
  • Med detta val överförs öppna projekt från Severa till Netvisor
• "Överför Severas projekt som kalkylobjekt till Netvisor, även dolda"
  • Med detta val överförs även dolda projekt från Severa till Netvisor. Observera att dessa objekt inte överförs som dolda till Netvisors kalkylobjekt, utan de måste döljas separat i Netvisor.

När valet för kalkylobjekt har gjorts, visas menyn "Kalkylobjektsrubriker" (punkt 2). Välj under vilken kalkylobjektrubrik i Netvisor Severas arbeten/projekt och affärsenheter listas. Om valet lämnas tomt för rubriken, skapas inte dessa objekt automatiskt i Netvisor. Med valet "Importera även arbetsfaserna" kan även arbetsfaser från Severa överföras som kalkylobjekt till Netvisor (punkt 3). Faserna måste vara numrerade unikt i Severa för att överföring av faser med samma namn ska lyckas mellan systemen.

6. Övervaka överföringsloggen

"Överföringshistorik" -fliken har en programgränssnittlogvy som gör det möjligt att följa material som överförs via integrationsanslutningen. Överföringsvyn kan också nås direkt via "Expansioner> Severa > Överföringshistorik" -valet. Överföringshistoriken kan nås av en användare med rollen "Käyttäjähallitsija" (KH) i företagets användarrättigheter. 

När synkroniseringsinställningarna har ställts in vid implementeringen, börjar materialet överföras automatiskt. Övervaka överföringsloggen och säkerställ att materialet överförs korrekt. I vyn kan eventuella fel i automatiska materialöverföringar kontrolleras, till exempel vid överföring av kundinformation.

Överföringsinställningar

Innan den faktiska dataöverföringen måste användaren välja vilken information som ska överföras mellan systemen och ställa in importinställningarna för varje material. Importinställningarna kan nås genom att öppna "Tillägg > Severa > Försäljningsfakturor" och klicka på "Inställningar" -länken i överföringsvyn. Importinställningarna kan också nås via implementeringsguidens rubrik. För att ställa in inställningarna måste användaren ha rollen "Användaradministratör" (KH) i Netvisor.

För varje materialöverföring väljs importstatus från inställningarna, det vill säga om materialet ska överföras mellan systemen eller inte. När materialöverföringen väljs att överföras, visas ytterligare inställningar under detta där mer detaljerade överföringsinställningar kan definieras. Efter att inställningarna har definierats sparas uppgifterna genom att trycka på "Spara" -knappen. Om statusen "Överförs ej" har valts i inställningarna, är materialimporten inte möjlig via anslutningen och ytterligare inställningar för den aktuella materialimporten visas inte.

7. Inställningar för import av försäljningsfakturor

Vid överföring av försäljningsfakturor väljs först om Severas fakturor ska överföras till Netvisor som fakturor eller som order från "Överför Severas fakturor" -rullgardinsmenyn (se bild nedan, punkt 1). Överföringen aktiveras när "Status" -rullgardinsmenyn väljs "Importera ej exporterade fakturor från Severa till Netvisor" -valet (2).

I avsnittet "Status för importerade fakturor" väljs om fakturorna från Severa ska importeras till Netvisor som oskickade eller öppna, eller om fakturorna importeras som order, kan statusen definieras som ej levererad eller levererad (3). Om de importerade fakturorna redan har skickats från Severa till kunden och fakturorna endast importeras till Netvisor för bokföring och uppföljning av betalningar, väljs statusen "Öppen". Om fakturorna också ska skickas från Netvisor, väljs statusen "Ej skickad".

Från Severas arbete kan kundens faktureringskontaktperson importeras antingen till "Fritt text före fakturarader" eller "Fritt text efter fakturarader" -fältet. Valet av fält görs från rullgardinsmenyn "Visa kundens faktureringskontaktpersons namn" (4).

För de importerade fakturorna eller orderna kan "Fakturanummerering" och "Referensnummerering" väljas antingen enligt fakturainformationen i Severa eller välja att Netvisor genererar referens- och faktura-/ordernummer för de importerade fakturorna eller orderna (5). Om Severas fakturanummer används, finns fakturorna och orderna i båda systemen med samma nummer.

"Produktposter" -avsnittet "Netvisor" -valet definierar att fakturaradsprodukten tilldelas produktnamnet i Netvisors produktregister som motsvarar produktkoden på Severas fakturarad (6), men fakturaraden visar då Netvisors produktnamn. Om "Produktposter" -avsnittet använder "Severa" -valet, kan dessutom överföringssättet för produktnamnet och produktbeskrivningen definieras från rullgardinsmenyn:

• "Båda":
  • Produktnamnet på Severas fakturarad importeras till Netvisors fakturarad som namn och klipps till 50 tecken om det överstiger detta.
  • Beskrivningen på Severas fakturarad importeras till Netvisors fakturarad som beskrivning och klipps till 200 tecken om det överstiger detta.
• "Produktnamn":
  • Produktnamnet på Severas fakturarad importeras till Netvisors fakturarad som namn och klipps till 50 tecken om det överstiger detta.
• "Produktbeskrivning":
  • Beskrivningen på Severas fakturarad importeras till Netvisors fakturarad som namn och klipps till 50 tecken om det överstiger detta
  • Överföringen av produktbeskrivningen kan påverkas fakturaradspecifikt i materialöverföringsvyn utöver standardinställningen

Om de importerade försäljningsfakturorna från Severa inte behöver periodiseras i Netvisor, finns valet "Ignorera skapande av periodisering"(7) i inställningarna. Inställningen kan användas bland annat vid användning av Severas återkommande produkter. I vissa fall periodiseras fakturor som innehåller återkommande produkter inte korrekt i Netvisor, och då måste periodiseringen av fakturan överföras.

För kalkylobjektrapportering i Netvisor måste nödvändiga kalkylobjektrubriker väljas i överföringsinställningarna (8), så att materialet tilldelas önskade kalkylobjekt vid överföring av försäljningsfakturor eller order. När kalkylobjektrubriker har ställts in, skapas Severas arbeten, affärsenheter, användare och kostnadsställen som kalkylobjekt i Netvisor vid överföring av försäljningsfakturor. Automatisk synkronisering av kalkylobjekt behöver inte vara aktiverad. Kalkylobjekt kan hanteras i Netvisor under "Ekonomiadministration > Hantering av kalkylobjekt".

8. Reseräkningar

Överföringen av reseräkningar aktiveras när "Status" -rullgardinsmenyn väljs "Överför reseräkningar från Severa till Netvisor" (se bild nedan, punkt 1).

För kalkylobjektrapportering i Netvisor måste nödvändiga kalkylobjektrubriker väljas i överföringsinställningarna (2), så att reseräkningarna tilldelas önskade kalkylobjekt. Severas arbeten och affärsenheter skapas också som kalkylobjekt i Netvisor vid överföring av reseräkningar, om automatisk synkronisering inte har aktiverats.

9. Tidrapporteringsrader

Överföringen av arbetstidsrader aktiveras när "Status" -rullgardinsmenyn väljs "Överför timdata från Severa till Netvisor" (se bild nedan, punkt 1).

Genom att välja "Endast godkända"(2), kan endast "Godkänd" -status för timregistreringar i Severa hämtas till Netvisor.

För kalkylobjektrapportering i Netvisor måste nödvändiga kalkylobjektrubriker väljas i överföringsinställningarna (3), så att arbetstidsrader tilldelas önskade kalkylobjekt. Severas arbeten skapas också som kalkylobjekt i Netvisor vid överföring av arbetstidsrader, om automatisk synkronisering inte har aktiverats.

10. Exportinställningar för inköpsfakturarader

I överföringsinställningarna för inköpsfakturor kan standardinställningar för de överförda raderna definieras, så att dessa uppgifter inte behöver väljas igen i överföringsvyn för inköpsfakturor. I avsnittet "Severas standardprodukt" väljs produkten som används som standard för de överförda inköpsfakturorna (se bild nedan, punkt 1). I fältet "Severas standardprodukt" väljs produkten antingen genom att skriva produktens namn i fältet eller välja produkten från rullgardinsmenyn som öppnas med förstoringsglaset.

"Standardöverföringssätt för kostnader" -valet definierar standardinställningen för överföringssättet för kostnadsuppgifter för inköpsfakturor till Severa (2). Från rullgardinsmenyn kan överföringssättet väljas:

• "Endast kostnader" -valet överför uppgifterna till Severa endast för uppföljning av arbetskostnader. 
• "Vidarefakturera" -valet överför det totala priset för inköpsfakturor till Severa för vidarefakturering. 
• Dessutom kan återförsäljningspriset beräknas med en prisfaktor genom att göra valet "Prisfaktor". Då beräknas det totala priset för inköpsfakturor enligt den angivna faktorn, faktorn kan anges med fyra decimalers noggrannhet.

"Standardbeskrivning som ska överföras till Severa" -valet definierar vilken information från inköpsfakturan och inköpsfakturor som läggs till som standard för den överförda kostnadsradens beskrivning i Severa (3). Beskrivningen som visas i Severa skapas från de valda alternativen: "Från Severas produktnamn", "Från produktnamn på inköpsfakturaraden", "Från radspecifikation" och/eller "Från fakturainformation". Observera att valet "Från produktnamn på inköpsfakturaraden" endast gäller för inköpsfakturor som mottagits som e-fakturor.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej