Den här guiden beskriver hur man skapar en ny inköpsfaktura. För att manuellt skapa en inköpsfaktura krävs behörigheter för leverantörsreskontrans grundläggande funktioner. Inköpsfakturan skapas genom att fylla i obligatoriska fält, såsom fakturanummer, datum och leverantörens uppgifter. Du kan öppna vyn genom att välja Inköp > Inköpsfakturor > Ny inköpsfaktura.

INNEHÅLL

Behörigheter att skapa en ny inköpsfaktura

För att manuellt skapa en inköpsfaktura krävs minst redigeringsbehörighet för leverantörsreskontrans grundläggande funktioner.

  • Kontrollera att du har minst redigeringsbehörighet för leverantörsreskontrans grundläggande funktioner.
  • Kontrollera att du har minst läs- eller redigeringsbehörighet till leverantörsreskontrans vyer och listor, så att du kan se öppna inköpsfakturor och inköpsfakturalistan.
  • Kontrollera att du har behörighet att se eller redigera leverantören, om leverantörsuppgifterna behöver korrigeras.

Skapa en ny inköpsfaktura

Manuell inmatning av en ny inköpsfaktura inleds från länken "Ny faktura" i menyn Inköp. Det är också möjligt att skapa en inköpsfaktura genom att använda knappen "Skapa ny" i skärmens övre högra hörn eller via leverantörslistan. I fakturans inmatningsfas är de obligatoriska fälten markerade med en asterisk: du måste fylla i dessa innan du sparar fakturan för första gången.

  1. Välj länken "Ny faktura" i menyn Inköp eller klicka på knappen "Skapa ny" i skärmens övre högra hörn eller öppna leverantörslistan och börja skapa fakturan därifrån.
  2. Fyll i alla obligatoriska fält som är markerade med en asterisk innan du sparar fakturan första gången.
  3. Fyll i övriga fakturauppgifter vid behov enligt de fältspecifika anvisningarna nedan.

Fakturanummer

Inköpsfakturans nummer kan innehålla både siffror och bokstäver.

  1. Ange fakturanumret i fältet.
  2. Om leverantören redan har en faktura som sparats i Netvisor för samma räkenskapsperiod med samma fakturanummer, redigera numret genom att lägga till ett suffix, exempelvis "-001" eller "b".
  3. Spara fakturan som vanligt även om numret har redigerats.

Om en faktura med samma nummer som en manuellt inmatad faktura inkommer elektroniskt till systemet, tas fakturan emot i Netvisor. Användaren meddelas om duplikatet både på själva inköpsfakturan och i vyn för inköpsfakturor som ska sakgranskas.

Datum

I fältet anges fakturans datum.

  1. Ange fakturans datum i fältet Datum.

När fakturan kontosätts får verifikatet samma datum, om ingen bokföringsdag har angivits.

Bokföringsdag

Bokföringsdagen bestämmer på vilken dag inköpsfakturans verifikat bokförs.

  1. Ange bokföringsdag om du vill ange ett separat datum för verifikatet.
  2. Lämna bokföringsdagen tom om du vill att verifikatets datum ska vara fakturans datum.

Om bokföringsdagen är tom kommer verifikatets datum att vara fakturans datum. Om ingen bokföringsdag har angetts fylls fakturans datum automatiskt i fältet.

Leverantör

Leverantören hämtas med hjälp av en realtidssökfunktion.

  1. Börja skriva leverantörens namn i leverantörsfältet.
  2. Välj rätt leverantör från förslagen i realtidssökningen.
  3. Om den önskade leverantören inte kan hittas i systemet, skapa leverantören innan du skriver fakturan.

I leverantörsuppgifterna kan du definiera standardbetalningsvillkor och ett standardbankkonto. Dessa ärvs till den skapade fakturan.

Valuteringsdag

Om en valuteringsdag anges för fakturan, beräknas förfallodagen enligt betalningsvillkoret från detta datum.

  1. Ange valuteringsdag om du vill att förfallodagen ska beräknas från valuteringsdagen.
  2. Lämna valuteringsdagen tom om du vill att förfallodagen ska beräknas enligt fakturadatumet.

Betalningsvillkor

Betalningsvillkoret bestämmer hur förfallodagen beräknas.

  1. Välj önskat betalningsvillkor i listan över betalningsvillkor.
  2. Om du inte hittar önskat betalningsvillkor i listan, öppna leverantörskortet och ange ett nytt betalningsvillkor via länken "Standardbetalningsvillkor".
  3. Vid behov kan du också ange eller redigera betalningsvillkor i inställningarna för kundreskontra.

Samma funktion finns även i inställningarna för kundreskontra.

Inbetalas på kontot

Här väljer du leverantörens bankkonto, till vilket fakturan betalas.

  1. Välj leverantörens bankkonto i fältet Inbetalas på kontot.
  2. Välj rätt konto om leverantören har fler än ett bankkonto.

Du kan göra valet om leverantören har fler än ett bankkonto.

Förfallodag

Förfallodagen bestämmer när fakturan förfaller till betalning.

  1. Välj "Förfallodag" som betalningsvillkor om du vill ange förfallodagen manuellt.
  2. Ange förfallodagen manuellt om du använder betalningsvillkoret "Förfallodag".
  3. Lämna förfallodagen att beräknas automatiskt om du använder något annat betalningsvillkor.

I annat fall beräknar systemet automatiskt förfallodagen på basis av valuteringsdagen. Om ingen valuteringsdag har angivits, beräknas förfallodagen på basis av fakturadatumet.

Vår referens

Fakturans avsändares, det vill säga leverantörens, referens.

  1. Ange leverantörens referens i fältet Vår referens.

Er referens

Fakturans mottagares referens.

  1. Ange fakturamottagarens referens i fältet Er referens.

Slutsumma

I fältet Slutsumma anges fakturans rätta slutsumma.

  1. Ange fakturans rätta slutsumma i fältet Slutsumma.

Fakturans valuta bestäms av den valda bankkontots valuta.

Dröjsmålsränta och anmärkningstid hämtas som standard från företagets basuppgifter, men kan vid behov ändras när du skapar en faktura.

Valuta

Om den valda leverantörens bankkonto är ett utländskt bankkonto visas ett valutafält.

  1. Kontrollera att leverantörens bankkonto är korrekt valt.
  2. Titta på fältet Valuta om leverantörens bankkonto är utländskt.
  3. Godkänn standardvalutan, som kommer från leverantörens bankkontos valuta, eller ändra valutan till en annan vid behov.
  4. Ändra valutan senare endast om fakturan har statusen "Ny faktura".
  5. Klicka på knappen "Redigera" på fakturans rubrikrad och ändra valutan om fakturan fortfarande har statusen "Ny faktura".
  6. Om valutafältet inte visas vid redigering av fakturan, byt leverantör tillfälligt till en annan leverantör och sedan tillbaka till rätt leverantör.

I samband med valutan visas växelkursen i relation till euron. Kursen hämtas en gång om dagen cirka kl. 17.15. Netvisors valutakurser är de referenskurser för euron som publiceras av ECB för föregående bankdag. Systemet använder kursen för dagen före fakturans mottagande-/skapandedatum och kursen är den vid tidpunkten för hämtningen.

Kurs

Fältet Kurs visar valutans kurs i förhållande till euron.

  1. Kontrollera kursen som visas i samband med fältet Valuta.
  2. Ange kursen manuellt om den valda valutan inte har en automatisk kurs.

Om den valda valutan inte har en automatisk kurs kan du även ange den manuellt.

Bankreferensnummer och meddelande

Antingen bankreferensnummer eller meddelandefältet måste fyllas i på fakturan.

  1. Ange bankreferensen i fältet Bankreferensnummer om fakturan har en bankreferens.
  2. Ange ett meddelande i fältet Meddelande om det inte finns någon bankreferens.
  3. Ange en internationell RF-referens i fältet Bankreferensnummer om fakturan har en RF-referens.
  4. Kontrollera att bankreferensnumret är giltigt för att det ska kunna läggas till på fakturan.
  5. Ange ett meddelande i meddelandefältet som inte är ett giltigt referensnummer om du inte vill att det ska flyttas till fältet för referensnummer.

En internationell RF-referens kan anges i inköpsfakturans referensnummerfält. Tidigare har de här referenserna angetts i meddelandefältet istället för referensfältet. Bankreferensnumret måste vara giltigt för att kunna läggas till vid fakturainmatningen. Om du anger ett giltigt referensnummer i meddelandefältet överförs detta direkt till fakturans referensnummerfält och fakturan visar inget meddelande.

Fakturans tilläggsuppgift (visas i fakturaförteckningen, max 250 tecken)

Fakturans tilläggsuppgift är en intern uppgift i systemet.

  1. Ange vid behov en intern notering i fältet för fakturans tilläggsuppgift (max 250 tecken).

Inköpsordernummer relaterade till inköpsfakturan

Den här uppgiften visas på inköpsfakturan om företaget använder inköpsorderdelen.

  1. Kontrollera att inköpsorderdelen används i företaget om du vill använda inköpsordernummer.
  2. Lägg till ett eller flera inköpsordernummer på inköpsfakturan som hänför sig till samma inköpsfaktura.

Med hjälp av den här uppgiften vet du vilka inköpsfakturor och inköpsorder som hör ihop. Här kan du länka flera inköpsorder till samma inköpsfaktura.

När alla uppgifter har angetts skapas fakturan i leverantörsreskontra efter att den har sparats.

  1. Kontrollera att alla nödvändiga fält är ifyllda.
  2. Klicka på Spara-knappen.
  3. Kontrollera att fakturan skapas i leverantörsreskontra.

Fakturans bilaga: 

Du kan lägga till en bilaga till en faktura genom att dra eller ladda ner filer från din dator i följande format: BMP, CSV, DOC, DOCX, EMF, EXIF, GIF, GZIP, HEIC, HTML, ICO, JPG, MP3, ODP, ODS, ODT, PDF, PNG, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS, XLSM, XLSX, XSL, ZIP, 7ZIP och XML. Vi rekommenderar att du lägger till bilagor på högst 5–10 MB. Bilagans maximala storlek är 20 MB. Att lägga till en bilaga till en inköpsfaktura kräver minst redigeringsbehörigheter till leverantörsreskontrans grundläggande funktioner och minst läsbehörighet till leverantörsreskontrans vyer och listor. Med samma behörigheter kan du också ta bort en bilaga. Det finns ingen begränsning för det totala antalet bilagor eller deras totala storlek.

  1. Kontrollera att du har minst redigeringsbehörighet till leverantörsreskontrans grundläggande funktioner och minst läsbehörighet till leverantörsreskontrans vyer och listor.
  2. Välj att lägga till en bilaga till inköpsfakturan.
  3. Dra bilagefilen till fakturan eller välj filen från din dator.
  4. Kontrollera att bilagan har ett tillåtet filformat (BMP, CSV, DOC, DOCX, EMF, EXIF, GIF, GZIP, HEIC, HTML, ICO, JPG, MP3, ODP, ODS, ODT, PDF, PNG, PPTX, RTF, TIFF, TXT, XLS, XLSM, XLSX, XSL, ZIP, 7ZIP eller XML).
  5. Kontrollera att en enskild bilaga är högst 20 MB och försök använda bilagor på högst 5–10 MB.
  6. Ta bort bilagan vid behov med samma behörigheter som krävs för att lägga till den.

Vanliga frågor

  • Vilka behörigheter behöver jag för att manuellt skapa en ny inköpsfaktura?
    För att manuellt skapa en inköpsfaktura krävs minst redigeringsbehörighet för leverantörsreskontrans grundläggande funktioner samt minst läs- eller redigeringsbehörighet till leverantörsreskontrans vyer och listor. Det är också bra att ha behörighet att se eller redigera leverantören.
  • Hur inleder jag inmatningen av en ny inköpsfaktura?
    Börja den manuella inmatningen av en ny inköpsfaktura genom att välja Inköp > Inköpsfakturor > Ny inköpsfaktura, använda länken "Ny faktura" i menyn Inköp, klicka på knappen "Skapa ny" i skärmens övre högra hörn eller börja skapa fakturan via leverantörslistan.
  • Vad gör jag om fakturanumret redan används under samma räkenskapsperiod?
    Redigera fakturanumret genom att lägga till ett suffix, exempelvis "-001" eller "b", och spara fakturan med det redigerade numret.
  • Hur bestäms förfallodagen på inköpsfakturan?
    Om "Förfallodag" väljs som betalningsvillkor anges förfallodagen manuellt. I annat fall beräknar systemet automatiskt förfallodagen på basis av valuteringsdagen, och om ingen valuteringsdag har angivits beräknas förfallodagen på basis av fakturadatumet.
  • Hur gör jag om valutafältet inte visas vid redigering av fakturan?
    Byt leverantör tillfälligt till en annan leverantör och sedan tillbaka till rätt leverantör, så visas valutafältet om leverantörens bankkonto är utländskt.
  • Vilka krav finns för att lägga till bilagor till en inköpsfaktura?
    För att lägga till en bilaga krävs minst redigeringsbehörighet till leverantörsreskontrans grundläggande funktioner och minst läsbehörighet till leverantörsreskontrans vyer och listor. Bilagans maximala storlek är 20 MB, den rekommenderade storleken är 5–10 MB, och antalet bilagor eller deras totala storlek är inte begränsat.
  • Måste jag använda bankreferensnummer på inköpsfakturan?
    Antingen bankreferensnummer eller meddelandefältet måste fyllas i. Om det inte finns någon bankreferens anger du ett meddelande på fakturan. Om du anger ett giltigt referensnummer i meddelandefältet överförs det automatiskt till fältet för referensnummer.

Nyckelord: inköpsfaktura, skapa en ny inköpsfaktura, leverantörsreskontra, behörigheter, fakturanummer, datum, bokföringsdag, leverantör, valuteringsdag, betalningsvillkor, inbetalas på kontot, förfallodag, vår referens, er referens, slutsumma, valuta, kurs, bankreferensnummer, meddelande, fakturans tilläggsuppgift, inköpsordernummer, fakturans bilaga

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.