Den här hjälpen behandlar hantering av öppna försäljningsorders. Hjälpen guidar hur man använder grundläggande och avancerad sökning, redigerar vyer, behandlar orders samt vilka utskriftsformat som finns för försäljningsorders.
Man kommer åt vyn genom att välja Försäljning > Ordrar > Öppna försäljningsordrar. I övre delen av vyn finns fyra flikar som gör det möjligt att navigera mellan Öppna offerter, Öppna försäljningsorders, Offertlista och Försäljningsorderlista.
Vyn visar försäljningsorders vars status är ej levererad, delvis levererad eller ej fakturerad. Om ordern är levererad och fakturerad, flyttas den till Försäljningsorderlistan.
Grundläggande sökning
I sökfältet kan man söka försäljningsorders baserat på ordernummer, referensnummer, kund eller fo-nummer.
- Skriv ordernummer, referensnummer, kundens namn eller fo-nummer i sökfältet.
- Välj en eller flera söktermer i rullgardinsmenyn till höger om sökfältet om du vill förfina sökningen.
- Låt sökfönstret vara öppet när du vill använda valda sökkriterier i den grundläggande sökningen.
- Stäng sökfönstret när du vill använda grundläggande sökning utan särskilda sökparametrar.
Avancerad sökning
Med avancerad sökning kan sökningen begränsas med ett eller flera sökkriterier. Sökkriterier kan läggas till och tas bort med "+" och "-" -knapparna. Sökningen kan sparas för senare användning.
- Öppna avancerad sökning.
- Lägg till sökkriterier genom att välja knappen "+".
- Ta bort sökkriterier genom att välja knappen "-".
- Välj "Spara ändringar" när du vill spara sökningen för senare användning.
- Använd den sparade sökningen i vyn Öppna försäljningsorders från valet till höger om sökfälten (i exemplet "Mina orders").
Visa kolumner
Med denna funktion kan man definiera vilken information man vill ha synlig i listan. Valen sparas och är oförändrade när man återkommer till vyn.
- Öppna funktionen "Visa kolumner".
- Välj de kolumner du vill ha synliga i listan.
- Välj "Uppdatera vy" för att spara kolumnvalen.
Nedan finns detaljerade beskrivningar av några kolumner:
Interna tilläggsuppgifter: Kommentar tillagd till försäljningsordern. Kommentaren syns också genom att klicka på pratbubblan efter ordernumret.
Skickat till kund: I kolumnen kan du se om ett dokument relaterat till ordern, såsom orderbekräftelse, har skickats till kunden.
Leveransberedskap: Baserat på leveransberedskapen vet du om orderns rader kan levereras helt eller delvis enligt lagersaldoinformationen.
Ej levererat belopp (inkl. MOMS) EUR: Visar eurobeloppet inklusive eventuell moms för de rader som ännu inte har levererats på ordern.
Ej fakturerat belopp (inkl. MOMS) EUR: Visar eurobeloppet inklusive eventuell moms för de rader som redan har levererats men ännu inte fakturerats. Beloppen för ej levererade rader inkluderas inte här.
Gruppera
Med denna funktion kan man definiera på vilken grund listan ska grupperas eller ta bort gruppering helt. Standardinställningen här är Status.
- Välj "Gruppera" när du vill ändra grunden för gruppering av listan.
- Välj önskad grupperingsgrund eller ta bort gruppering.
Uppdatera vy
Ändringar gjorda i kolumner och gruppering sparas när "Uppdatera vy" väljs.
- Välj "Uppdatera vy" när du har gjort ändringar i kolumner eller gruppering och vill spara dem.
Återställ standard
Funktionen återställer standardinställningarna och valen.
- Välj "Återställ standard" när du vill återställa vyns ursprungliga inställningar och val.
Spara som Excel-fil
Listan kan exporteras till Excel med denna funktion.
- Välj "Spara som Excel-fil" när du vill exportera listan i Excel-format.
Radbaserade funktionsknappar
Med den blå pilknappen i slutet av raden är det möjligt att behandla en enskild order.
- Välj den blå pilknappen i slutet av raden när du vill behandla en enskild order.
Ovan nämnda orderbaserade funktioner kan också utföras för flera orders samtidigt. Detta görs genom att kryssa för orders. När orders väljs, aktiveras funktionsknapparna längst ner på sidan beroende på vilka åtgärder som kan utföras på orders.
- Kryssa för de orders som du vill utföra samma åtgärder på.
- Kontrollera längst ner på sidan vilka funktionsknappar som har aktiverats.
- Välj den funktion som är tillgänglig för de valda orders.
Funktioner
Med denna funktion är det möjligt att utföra listade åtgärder för flera orders samtidigt.
- Välj flera orders i listan.
- Välj "Funktioner" när du vill utföra samma åtgärd för alla valda orders.
Skapa inköpsorder: Med denna funktion kan en inköpsorder skapas från en order. För att detta ska synas, måste företaget ha Professional eller Premium-paketet.
- Säkerställ att företaget har Professional- eller Premium-paketet.
- Välj den order eller de orders som du vill skapa en inköpsorder från.
- Välj "Skapa inköpsorder" när du vill skapa en inköpsorder från de valda försäljningsorders.
Skapa kompletterande inköpsorder: Kräver också Professional eller Premium-paketet. Med denna funktion kan en inköpsorder skapas för de produkter som inte finns tillräckligt för att leverera ordern. Om produkten finns tillräckligt i lager, kan denna funktion inte användas. Då måste kompletterande orders hanteras via alternativet skapa inköpsorder.
- Säkerställ att företaget har Professional- eller Premium-paketet.
- Välj den order eller de orders vars produkter inte finns tillräckligt i lager för leverans.
- Välj "Skapa kompletterande inköpsorder" när du vill beställa endast de produkter som saknas.
- Använd funktionen "Skapa inköpsorder" om produkterna redan finns tillräckligt i lager och kompletterande inköpsorder inte kan användas.
Behandla orders
Med funktionen Behandla orders väljer du en eller flera orders för behandling. Beroende på orderns status är följande funktioner tillgängliga.
- Välj en eller flera orders i listan.
- Välj "Behandla orders" när du vill gå vidare till behandling av de valda orders.
- Kontrollera vilka funktioner som är tillgängliga baserat på orderns status.
Behandla / fakturera order: Tar dig till orderns behandlingsvy, där ordern kan levereras antingen helt eller delvis (och vid behov efterlevereras) och faktureras. Mer information om orderbehandling finns här.
- Välj den order eller de orders som du vill leverera och fakturera.
- Välj "Behandla / fakturera order" när du vill gå till behandlingsvyn.
- Leverera ordern helt eller delvis och gör vid behov efterleverans.
- Fakturera ordern i behandlingsvyn.
Skicka dokument: Tar dig till orderns sändningsprocess, där kanalen väljs baserat på kundens information.
- Välj den order eller de orders som du vill skicka dokument från.
- Välj "Skicka dokument" när du vill gå vidare till sändningsprocessen.
- Kontrollera att sändningskanalen väljs baserat på kundens information.
Skriv ut order: Tar dig till orderns sändningsprocess och kanalen blir Lokal utskrift.
- Välj den order eller de orders som du vill skriva ut.
- Välj "Skriv ut order" när du vill gå vidare till sändningsprocessen för lokal utskrift.
Status för öppna försäljningsorders
Status för försäljningsorders är ej levererad, delvis levererad och ej fakturerad. När ordern är levererad och fakturerad, flyttas den från öppna försäljningsorders till Försäljningsorderlistan.
Utskriftsformat
Order och offert kan skrivas ut i olika format:
- Offert
- Offert + girering
- Order
- Order + girering
- Följebrev: Streckkoder skrivs ut om produkten har en sådan registrerad
- Följebrev med priser: Streckkoder skrivs ut om produkten har en sådan registrerad
- Pro forma: Används exempelvis för tullklarering. Pro forma är ett "skendokument" som visar varans värde
- Pro forma (export): Tullkod och produktbeskrivning skrivs ut, om dessa är registrerade för produkten
- Följebrev med priser (brutto): brutto á-pris är en egen kolumn på utskriften utöver det momsfria enhetspriset
Utskriftsformatet kan ändras i utskriftens förhandsgranskning. Standardutskriftsformat kan ställas in i kundinformationen.
- Välj önskat utskriftsformat i utskriftens förhandsgranskning.
- Ställ in standardutskriftsformat i kundinformationen när du vill använda samma format som standard.
Samfakturering
I kundinformationen på fliken "Redigera tilläggsuppgifter" finns inställningen "Använd samfakturering som standard". Om detta val har gjorts, skapas en samfaktura från kundens försäljningsorders som behandlas i samma process. Om orders behandlas i olika processer, skapas en egen faktura för varje order. Samma process innebär att ej fakturerade orders väljs samtidigt för behandling för att skapa fakturan ("Behandla / fakturera order").
- Öppna kundinformationen och gå till fliken "Redigera tilläggsuppgifter".
- Välj "Använd samfakturering som standard" när du vill skapa en samfaktura från försäljningsorders som behandlas i samma process.
- Välj ej fakturerade orders samtidigt för behandling med funktionen "Behandla / fakturera order" när du vill skapa en samfaktura.
- Behandla orders i olika processer om du vill skapa en egen faktura för varje order.
Vanliga frågor
Hur öppnar jag vyn Öppna försäljningsorders?
Öppna vyn genom att välja Försäljning > Ordrar > Öppna försäljningsordrar.
Hur söker jag försäljningsorders med grundläggande sökning?
Skriv ordernummer, referensnummer, kundens namn eller fo-nummer i sökfältet och förfina vid behov sökningen i rullgardinsmenyn till höger om sökfältet.
Hur använder jag avancerad sökning och sparar sökningen?
Öppna avancerad sökning, lägg till sökkriterier med knappen "+", ta bort dem med knappen "-" och välj "Spara ändringar" så att den sparade sökningen visas i vyn Öppna försäljningsorders till höger om sökfälten.
Hur redigerar jag listans kolumner?
Öppna "Visa kolumner", välj önskade kolumner och välj "Uppdatera vy" för att spara ändringarna.
Hur behandlar och fakturerar jag flera orders samtidigt?
Kryssa för önskade orders, välj "Behandla orders" och använd funktionen "Behandla / fakturera order" för att leverera och fakturera ordern.
När flyttas en order till Försäljningsorderlistan?
Ordern flyttas till Försäljningsorderlistan när den är levererad och fakturerad.
Hur väljer jag utskriftsformat för en order eller offert?
Välj önskat utskriftsformat i utskriftens förhandsgranskning och ställ in standardutskriftsformat i kundinformationen om du vill använda samma format framöver.
Hur fungerar samfakturering?
När inställningen "Använd samfakturering som standard" är vald i kundinformationen och du väljer ej fakturerade orders samtidigt för behandling med funktionen "Behandla / fakturera order", skapar systemet en samfaktura. För orders som behandlas i olika processer skapas egna fakturor.
Nyckelord: Öppna försäljningsorders, grundläggande sökning, avancerad sökning, samfakturering
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback