Avoimet myyntitilaukset : Netvisor

Tässä ohjeessa käsitellään avoimien myyntitilausten hallintaa. Ohje opastaa, kuinka käytät perus- ja laajennettua hakua, muokkaat näkymiä, käsittelet tilauksia sekä mitkä ovat myyntitilausten tulostusmuodot.

Avaa näkymä valitsemalla Myynti > Tilaukset > Avoimet myyntitilaukset. Näkymän yläreunassa näkyy neljä välilehteä, joiden avulla siirryt Avoimien tarjousten, Avoimien myyntitilausten, Tarjousluettelon sekä Myyntitilausluettelon välillä.

Näkymä näyttää myyntitilaukset, joiden tila on toimittamaton, osatoimitettu tai laskuttamaton. Kun tilaus on toimitettu ja laskutettu, se siirtyy Myyntitilausluetteloon.

Perushaku

Hakukenttä näyttää perushaun, jolla haetaan myyntitilauksia tilausnumeron, viitenumeron, asiakkaan tai y-tunnuksen perusteella.

Kirjoita hakukenttään tilausnumero, viitenumero, asiakkaan nimi tai y-tunnus.
Valitse hakukentän oikealla puolella olevasta alasvetovalikosta yksi tai useampi hakutermi, jos haluat tarkentaa hakua.
Pidä hakuikkuna auki, kun haluat käyttää valittuja hakuehtoja perushaussa.
Sulje hakuikkuna, kun haluat käyttää perushakua ilman erillisiä hakutekijöitä.

Laajennettu haku

Laajennettu haku rajaa hakua yhdellä tai useammalla hakuehdolla. Hakuehtoja voi lisätä ja poistaa "+" ja "-" -painikkeista. Haun voi tallentaa myöhempää käyttöä varten.

Avaa laajennettu haku.
Lisää hakuehtoja valitsemalla "+"-painike.
Poista hakuehtoja valitsemalla "-"-painike.
Valitse "Tallenna muutokset", kun haluat tallentaa haun myöhempää käyttöä varten.
Käytä tallennettua hakua Avoimet myyntitilaukset -näkymässä hakukenttien oikealla puolella näkyvästä valinnasta (esimerkissä "Omat tilaukset").

Näytä sarakkeet

Toiminto määrittelee, mitä tietoja näkyy listauksessa. Valinnat tallentuvat ja pysyvät ennallaan, kun tulet näkymään uudestaan.

Avaa "Näytä sarakkeet" -toiminto.
Valitse sarakkeet, jotka haluat näkyviin listaukseen.
Valitse "Päivitä näkymä", jotta tallennat sarakevalinnat.

Alla on tarkemmat kuvaukset muutamasta sarakkeesta:

Sisäiset lisätiedot: Myyntitilaukselle lisätty kommentti. Kommentti näkyy myös tilausnumeron jälkeen olevaa puhekuplaa valitsemalla.

Lähetetty asiakkaalle: Sarakkeesta näkyy, onko asiakkaalle lähetetty tilaukseen liittyvää dokumenttia, kuten esimerkiksi tilausvahvistusta.

Toimitusvalmius: Toimitusvalmius näyttää, ovatko tilauksen rivit varastonhallinnan saldotietojen perusteella kokonaan tai osittain toimitettavissa.

Toimittamatta summa (sis.ALV) EUR: Näyttää eurosumman mahdollisen alvin kanssa riveistä, joita ei ole vielä toimitettu tilauksella.

Laskuttamatta summa (sis. ALV) EUR: Näyttää eurosumman mahdollisen alvin kanssa riveistä, jotka on jo toimitettu, muttei vielä laskutettu. Tähän ei tule mukaan toimittamattomien rivien summat.

Ryhmittele

Toiminto määrittelee, minkä perusteella listauksen ryhmittely tehdään, tai poistaa ryhmittelyn kokonaan. Oletuksena ryhmittelynä on Tila.

Valitse "Ryhmittele", kun haluat muuttaa listauksen ryhmittelyperustetta.
Valitse haluamasi ryhmittelyperuste tai poista ryhmittely.

Päivitä näkymä

Sarakkeisiin ja ryhmittelyyn tehdyt muutokset tallentuvat, kun valitset "Päivitä näkymä".

Valitse "Päivitä näkymä", kun olet tehnyt muutoksia sarakkeisiin tai ryhmittelyyn ja haluat tallentaa ne.

Palauta oletukset

Toiminto palauttaa oletuksena olleet asetukset ja valinnat.

Valitse "Palauta oletukset", kun haluat palauttaa näkymän alkuperäiset asetukset ja valinnat.

Tallenna Excel- tiedostona

Toiminto vie listauksen Exceliin.

Valitse "Tallenna Excel- tiedostona", kun haluat viedä listauksen Excel-muotoon.

Rivikohtaiset toimintonapit

Rivin lopussa oleva sininen nuolipainike näyttää rivikohtaiset toiminnot, joilla käsitellään yksittäistä tilausta.

Valitse rivin lopussa oleva sininen nuolipainike, kun haluat käsitellä yksittäistä tilausta.

Yllä mainittuja tilauskohtaisia toimintoja voi tehdä myös useammalle tilaukselle kerrallaan. Tämä onnistuu rastittamalla tilaukset. Kun valitset tilauksia, sivun alareunassa aktivoituvat toimintopainikkeet sen mukaan, mitä toimenpiteitä tilauksille voi tehdä.

Rastita tilaukset, joille haluat tehdä samoja toimenpiteitä.
Tarkista sivun alareunasta aktivoituneet toimintopainikkeet.
Valitse haluamasi toiminto, joka on käytettävissä valituille tilauksille.

Toiminnot

Toiminnon avulla on mahdollista tehdä listatut toimenpiteet useammalle tilaukselle kerrallaan.

Valitse useampi tilaus listalta.
Valitse "Toiminnot", kun haluat suorittaa saman toimenpiteen kaikille valituille tilauksille.

Muodosta ostotilaus: Tämän avulla voidaan muodostaa tilauksesta ostotilaus. Jotta tämä näkyy, pitää yrityksen olla Professional tai Premium -paketissa.

Varmista, että yrityksellä on Professional- tai Premium-paketti.
Valitse tilaus tai tilaukset, joista haluat muodostaa ostotilauksen.
Valitse "Muodosta ostotilaus", kun haluat luoda ostotilauksen valituista myyntitilauksista.

Muodosta täydentävä ostotilaus: Vaatii myös Professional tai Premium -paketin. Tämän avulla voidaan tehdä ostotilaus niille tuotteille, joita ei ole tarpeeksi tilauksen toimitukseen. Jos tuotetta on tarpeeksi varastossa, ei tätä voida käyttää. Tällöin lisätilaukset pitää hoitaa Muodosta ostotilaus -vaihtoehdon kautta.

Varmista, että yrityksellä on Professional- tai Premium-paketti.
Valitse tilaus tai tilaukset, joiden tuotteita ei ole riittävästi varastossa toimitusta varten.
Valitse "Muodosta täydentävä ostotilaus", kun haluat tilata vain puuttuvat tuotteet.
Käytä "Muodosta ostotilaus" -toimintoa, jos tuotteita on jo tarpeeksi varastossa ja täydentävää ostotilausta ei voi käyttää.

Käsittele tilaukset

Käsittele tilaukset -toiminnolla valitaan yksi tai useampi tilaus käsittelyyn. Tilauksen tilasta riippuen on käytettävissä alla mainitut toiminnot.

Valitse yksi tai useampi tilaus listalta.
Valitse "Käsittele tilaukset", kun haluat siirtyä valittujen tilausten käsittelyyn.
Tarkista, mitkä toiminnot ovat käytettävissä tilauksen tilan perusteella.

Käsittele / laskuta tilaus: Toiminto vie tilauksen käsittelynäkymään, missä tilaus voidaan toimittaa joko kokonaan tai osittain (sekä tarvittaessa jälkitoimittaa) ja laskuttaa. Tilauksen käsittelystä on kerrottu tarkemmin täällä.

Valitse tilaus tai tilaukset, jotka haluat toimittaa ja laskuttaa.
Valitse "Käsittele / laskuta tilaus", kun haluat siirtyä käsittelynäkymään.
Toimita tilaus kokonaan tai osittain ja tee tarvittaessa jälkitoimitus.
Laskuta tilaus käsittelynäkymässä.

Lähetä dokumentteja: Toiminto vie tilauksen lähetysprosessiin, missä kanava valikoituu asiakkaan tietojen perusteella.

Valitse tilaus tai tilaukset, joista haluat lähettää dokumentteja.
Valitse "Lähetä dokumentteja", kun haluat siirtyä lähetysprosessiin.
Tarkista, että lähetyskanava valikoituu asiakkaan tietojen perusteella.

Tulosta tilaus: Toiminto vie tilauksen lähetysprosessiin ja kanavaksi tulee Paikallinen tulostus.

Valitse tilaus tai tilaukset, jotka haluat tulostaa.
Valitse "Tulosta tilaus", kun haluat siirtyä lähetysprosessiin paikallista tulostusta varten.

Avoimien myyntitilausten tilat

Myyntitilausten tilat ovat toimittamaton, osatoimitettu ja laskuttamaton. Kun tilaus on toimitettu ja laskutettu, se siirtyy avoimista myyntitilauksista Myyntitilausluetteloon.

Tulostusmuodot

Tilaus ja tarjous voidaan tulostaa eri muodoissa:

Tarjous
Tarjous + tilisiirto
Tilaus
Tilaus + tilisiirto
Lähete: Tulostetaan viivakoodit, mikäli tuotteelle on sellainen tallennettu
Lähete hinnoilla: Tulostetaan viivakoodit, mikäli tuotteelle on sellainen tallennettu
Pro forma: Käytetään esimerkiksi tullausta varten. Pro forma on laadittu "näennäislasku", josta ilmenee tavaran arvo
Pro forma (vienti): Tulostetaan tullinimike ja tuotteen kuvaus, mikäli tuotteelle on nämä tallennettu
Lähete hinnoilla (brutto): brutto á-hinta on omana sarakkeenaan tulosteella arvonlisäverottoman yksikköhinnan lisäksi

Tulostusmuotoa voidaan vaihtaa tulostuksen esikatselussa. Oletustulostusmuoto voidaan asettaa asiakastiedoissa.

Valitse tulostuksen esikatselussa haluamasi tulostusmuoto.
Aseta oletustulostusmuoto asiakastiedoissa, kun haluat käyttää samaa muotoa oletuksena.

Koontilaskutus

Asiakkaan tiedoissa välilehdellä "Lisätietojen muokkaus" on asetus "Käytä koontilaskutusta oletuksena". Mikäli tämä valinta on tehty, asiakkaan samassa prosessissa käsiteltävistä myyntitilauksista muodostetaan koontilasku. Jos tilaukset käsitellään eri prosesseissa, jokaisesta tilauksesta muodostetaan oma lasku. Sama prosessi tarkoittaa, että laskuttamattomat tilaukset valitaan yhtä aikaa käsittelyyn laskun muodostamista varten ("Käsittele / laskuta tilaus").

Avaa asiakkaan tiedot ja siirry välilehdelle "Lisätietojen muokkaus".
Valitse "Käytä koontilaskutusta oletuksena", kun haluat muodostaa koontilaskun samassa prosessissa käsiteltävistä myyntitilauksista.
Valitse laskuttamattomat tilaukset yhtä aikaa käsittelyyn "Käsittele / laskuta tilaus" -toiminnolla, kun haluat muodostaa koontilaskun.
Käsittele tilaukset eri prosesseissa, jos haluat muodostaa jokaisesta tilauksesta oman laskun.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Miten avaan Avoimet myyntitilaukset -näkymän?
Avaa näkymä valitsemalla Myynti > Tilaukset > Avoimet myyntitilaukset.

Miten haen myyntitilauksia perushaulla?
Kirjoita hakukenttään tilausnumero, viitenumero, asiakkaan nimi tai y-tunnus ja tarkenna hakua tarvittaessa hakukentän oikealla puolella olevasta alasvetovalikosta.

Miten käytän laajennettua hakua ja tallennan haun?
Avaa laajennettu haku, lisää hakuehtoja "+"-painikkeella, poista niitä "-"-painikkeella ja valitse "Tallenna muutokset", jotta tallennettu haku näkyy Avoimet myyntitilaukset -näkymässä hakukenttien oikealla puolella.

Miten muokkaan listauksen sarakkeita?
Avaa "Näytä sarakkeet", valitse haluamasi sarakkeet ja valitse "Päivitä näkymä", jotta muutokset tallentuvat.

Miten käsittelen ja laskutan useita tilauksia kerralla?
Rastita halutut tilaukset, valitse "Käsittele tilaukset" ja käytä "Käsittele / laskuta tilaus" -toimintoa tilauksen toimittamiseen ja laskuttamiseen.

Milloin tilaus siirtyy Myyntitilausluetteloon?
Tilaus siirtyy Myyntitilausluetteloon, kun se on toimitettu ja laskutettu.

Miten valitsen tulostusmuodon tilaukselle tai tarjoukselle?
Valitse tulostuksen esikatselussa haluamasi tulostusmuoto ja aseta oletustulostusmuoto asiakastiedoissa, jos haluat käyttää samaa muotoa jatkossa.

Miten koontilaskutus toimii?
Kun asiakkaan tiedoissa on valittuna "Käytä koontilaskutusta oletuksena" ja valitset laskuttamattomat tilaukset yhtä aikaa käsittelyyn "Käsittele / laskuta tilaus" -toiminnolla, järjestelmä muodostaa koontilaskun. Eri prosesseissa käsitellyistä tilauksista muodostuu omat laskut.

Avainsanat: Avoimet myyntitilaukset, perushaku, laajennettu haku, koontilaskutus

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei