Ostolaskujen asiatarkastukseen, hyväksyntään ja maksatukseen liittyvät käyttöoikeudet löytyvät reskontrien käyttöoikeuksista. Näkymässä voidaan myös määritellä myyntireskontran oikeudet, jotka vaikuttavat laskujen näkyvyyteen ja varastonhallintaan. Reskontrien oikeuksia voi määritellä henkilö, jolla on yritykseen käyttäjähallitsija (KH) -oikeudet (Käyttäjähallitsija voi myös muokata omia oikeuksia).
Otsikkoa klikkaamalla avautuu alla oleva näkymä käyttäjittäin. Jotta henkilö tulee listalle näkyviin, on hänellä oltava yritykseen käyttöoikeus.
Ostolaskun tiliöinti
Ei oikeutta tiliöintiin: Kyseinen henkilö ei näe ostolaskulla ostolaskun tiliöintirivejä eikä mahdollisia laskentakohteita.
Rivitietojen hallinta ilman tiliöintitietoja: Ostolaskulle voidaan määritellä halutut laskentakohteet, mutta tiliöintirivejä ei ole näkyvissä.
Tiliöintiehdotus: Kyseinen käyttäjä voi antaa tiliöinti ehdotuksen ostolaskun tiliöintiriveille. Tämä ei kuitenkaan tee tiliöintiä. Henkilö voi määrittää ostolaskulle halutut laskentakohteet.
Tiliöintimahdollisuus. oletuksena ei tiliöidä: Antaa mahdollisuuden tiliöidä ostolaskun. Tiliöinti kohdassa ei ole automaattisesti ruksia.
Tiliöintimahdollisuus, oletuksena tiliöidään: Antaa mahdollisuuden tiliöidä ostolaskun. Tiliöinti kohdassa on automaattisesti valittuna tiliöi lasku.
Ostolaskujen asiatarkastusoikeus
Ostolaskun asiatarkastajaksi voidaan valinta henkilö, jolle on annettu asiatarkastusoikeudet. Samoilla oikeuksilla saa myös olla laskun pääasiatarkastaja.
Ostolaskujen rajaus toimittajalla
Oletuksena käyttäjällä on asiatarkastusoikeus kaikkien toimittajien laskuihin. Asiatarkastusoikeus voidaan rajata koskemaan vain tiettyjen toimittajien laskuja. Toimittajien rajaaminen tapahtuu Tarkenna-painikkeella.
Ei voi selata muiden toimittajien laskuja
Lisäksi voidaan valita, että kyseinen käyttäjä ei edes näe muiden toimittajien laskuja. Jos rajaus "Ei voi selata muiden toimittajien laskuja" -valinta on voimassa, näkee käyttäjä vain hänelle sallittujen toimittajien laskut. Mutta jos olet aiemmin käsitellyt laskuja ilman toimittajarajausta, näet edelleen ne vanhat aiemmin käsittelemäsi laskut muidenkin toimittajien osalta.
Asiatarkastusoikeus vain itselle kohdistettuihin laskuihin
Käyttäjältä voidaan rajata asiatarkastusoikeus pois niiltä laskuilta, joihin häntä ei erikseen ole asetettu asiatarkastajaksi. Jos laskulle ei ole valittu asiatarkastajaa, voi sen asiatarkastaa kuka tahansa kenen oikeudet tähän riittää. "Vain käyttäjälle kohdistetut" -valinnalla henkilö saa asiatarkastaa vain ne ostolaskut, joihin hänet on erikseen valittu asiatarkastajaksi. Näkymä tulee valittavaksi, kun oikeudet on kerran tallennettu painamalla näytön alareunan päivitä tiedot -nappia. Tämä valinta vaikuttaa myös raportointiin ja laskuluetteloon ja käyttäjä näkee raporteilla ja laskuluettelolla vain ne laskut, joissa hän on ollut mukana asiatarkastusprosessissa.
Ostolaskujen hyväksyntäoikeudet
Laskun saa hyväksyä henkilö, jolle on ostoreskontran oikeuksissa asetettu ostolaskujen hyväksyntäoikeus.
Hyväksymisoikeus vain tietyn suuruisille laskuille
Käyttäjälle voidaan myös asettaa laskukohtainen euromääräinen hyväksyntäraja, jonka ylittäviin laskuihin hänellä ei ole hyväksyntäoikeutta. Henkilöä ei voi asettaa hyväksyjäksi esimerkiksi muokkaamalla laskun kiertoa tai asettamalla kiertoa automaatiosäännöllä, jos henkilön summaraja ei riitä laskun hyväksymiseen. Jos käytetään automaattikiertoa, jossa kyseinen käyttäjä on hyväksyjänä ja hyväksyntäraja menee yli, ei kyseistä kiertolistaa käytetä laskulla. Laskun kommenttiin tulee tällöin lukemaan: Hyväksyntäkiertoa ei voitu asettaa koska kierron 'Luodun kierron nimi' hyväksyjän laskukohtainen hyväksyntäoikeus ei riitä.
Hyväksymisoikeus vain itselle kohdistettuihin laskuihin
Käyttäjältä voidaan rajata hyväksymisoikeus pois niiltä laskuilta, joihin häntä ei erikseen ole valittu hyväksyjäksi. Jos laskulle ei ole valittu hyväksyjää, voi sen hyväksyä kuka tahansa kenen oikeudet tähän riittää. "Vain käyttäjälle kohdistetut" -valinnalla henkilö saa hyväksyä vain ne ostolaskut, joihin hänet on erikseen valittu hyväksyjäksi. Myöskin tämä vaikuttaa laskuluetteloon ja raportointiin ja henkilö näkee vain ne laskut, joissa hän on ollut hyväksyjänä.
Kohdistusrajaus asiatarkistuksen ja hyväksynnän suhteen eri.
Mikäli käyttäjällä on oikeudet näin, eli asiatarkastuksessa ei ole kohdistusta, mutta hyväksynnässä on, näkee käyttäjä kaikki uudet laskut (joissa ei kiertoa), mutta siinä kohtaa kun lasku on asiatarkastettu, niin hän näkee siitä eteenpäin vain käyttäjälle kohdistetun laskun, jonka hän voi hyväksyä. Laskuhistoriassa hän näkee ne laskut, mitkä hän on käsitellyt aiemmin.
Ostolaskujen maksatusoikeudet
Laskun saa maksaa henkilö, jolle on ostoreskontran oikeuksissa asetettu ostolaskujen maksamisoikeus. Valinta vaikuttaa myös palkanlaskentaan ja mikäli palkkalaskelmia halutaan maksaa pitää henkilöllä olla ostolaskujen maksatus oikeudet. Maksatusoikeus vaikuttaa myös kassavirtaennusteen näkyvyyteen (se näkyy myös ilman maksatusoikeutta, mikäli henkilöllä on kirjanpitäjän oikeudet).
Maksatusoikeus vain tietyn suuruisille laskuilla
Käyttäjälle voidaan asettaa laskukohtainen euromääräinen maksuraja, jonka ylittäviin laskuihin hänellä ei ole maksatusoikeutta. Jos kenttä on tyhjä tai rajana on nolla, ei rajoitus ole käytössä ja voi maksaa niin paljon, kun tilillä on käytettävissä olevaa rahaa.
Oikeuksiin voidaan antaa myös euroraja per maksupäivä. Jos tähän antaa arvon, niin ohjelma tarkistaa maksupäivänä maksettavia summia ja jos nämä ylittyvät ei maksatus enää onnistu.
Käytä samoja toimittajarajoituksia kuin asiatarkastuksessa.
Jos tämä on valittu, niin tämä vaikuttaa maksamiseen ja mikäli asiatarkastuksessa on rajattu pois jotain toimittajia, ei myöskään maksatus onnistu näille toimittajille. Myös jos asiatarkistukseen on valittu vain käyttäjälle kohdistettu ja kyseinen henkilö ei ole asiatarkistanut tätä laskua, niin hän ei voi myöskään maksaa tätä laskua.
Maksujen vahvistaminen
Mikäli halutaan, ettei yksi henkilö voi suoraan maksaa yrityksen laskuja voidaan yritykseen tehdä maksujen vahvistamiskäytäntö. Tämä tarkoittaa, että määritellään monenko henkilön pitää vahvistaa maksu, jotta sen voi lähettää pankkiin. Tarvittaessa tähän voidaan myös määritellä henkilö, joka voi maksaa laskun suoraan ilman vahvistusmenetelmää. Näkymään pääsee "Maksujen vahvistamisen asetukset" -linkistä. Jotta voit määritellä nämä oikeudet, sinulla tulee olla joko Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) -rooli tai Käyttäjähallitsija (KH) -rooli sekä yrityksen pääkäyttäjä -oikeus.
Vahvistaminen vaikuttaa myös tilisiirtojen maksuun sekä palkanmaksuun.
Tilisiirtojen maksaja
Jotta voi maksaa tilisiirtoja Netvisorissa pitää olla maksatusoikeudet tilisiirtoihin. Tänne ei ole mahdollista määritellä maksurajaa.
Tilisiirtojen hyväksyjä
Tämä mahdollistaa tilisiirtojen hyväksynnän. Tämän voi ottaa päälle maksujen vahvistamisen asetuksissa (vaatii TPK tai KH + pääkäyttäjä -oikeudet, jotta näkymään pääsee). Tämän jälkeen näkymässä voi määritellä montako hyväksyjää tilisiirroille tarvitaan. Näitä voi olla 1-3 kappaletta. Sitten määritellään myynti ja ostoreskontrien oikeuksissa kenellä on oikeus hyväksyä tilisiirtoja. Henkilö, joka hyväksyy tilisiirron ei voi maksaa kyseistä tilisiirtoa, joten jollain muulla käyttäjällä on oltava maksatusoikeudet tilisiirtoihin. Tästä löytyy tarkempi ohjeistus täältä. Mikäli yrityksessä ei ole otettu tilisiirtojen hyväksyntää käyttöön, ei reskontraoikeuden kohta tilisiirtojen hyväksyjä vaikuta mihinkään ja tällöin kyseinen henkilö voi myös maksaa tilisiirtoja.
Ostotilausten hyväksyjä
Mikäli yrityksellä on käytössä ostotilaus osio pitää halutulla/halutuilla henkilöillä olla oikeus hyväksyä ostotilauksia. Ostotilauksia ei voi lähettää ilman, että ne on käyty hyväksymässä.
Ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja
Tällä oikeudella henkilö voi määritellä kuka asiatarkistaa ja kuka hyväksyy ostolaskun. Myöskin jos laskulle on jo asetettu asiatarkistaja / hyväksyjä voi tällä oikeudella käydä sen vaihtamassa tai poistamassa koko laskun kierron. Netvisorissa on myös olemassa automaattinen laskun kierron asetukset. Siitä tarkempi ohjeistus omalla sivullaan.
Ostolaskujen automaatiosäännöt
Tämä oikeus antaa mahdollisuuden tehdä ostolaskuautomaatiosääntöjä, vaikkei omaisi hyväksyjä oikeuksia kyseiseen yritykseen.
Myyntireskontran oikeudet
Myyntitilauksia ja -laskuja käsiteltäessä käyttäjän oikeuksia voidaan tarkentaa sen suhteen, että onko tuotelistaukseen tallennettujen tuotteiden hankintahinta näkyvissä käyttäjälle tai muokattavissa käyttäjän toimesta. Jos nämä tiedot eivät ole käyttäjälle näkyvissä, näkyy lukujen tilalla * -merkki. Valinta vaikuttaa myös varastonhallintaan ja varastotapahtumien kirjauksiin.
Sama näkyvyys on mahdollista asettaa myyntilaskuista maksettavien mahdollisten myyntiprovisioiden osalta. Provisio kohta vaikuttaa myös mm. asiakastilasto ryhmittäin raportille jolloin raportille tulee näkyviin provisio ja provisio katteesta.
Lisäksi käyttäjän oikeuksia on mahdollista rajata sillä, että näkyykö hänelle pelkästään hänen itsensä muodostamat myyntilaskut ja mahdolliset tilaukset vaiko myös muiden käyttäjien tai järjestelmän automatiikan muodostamat myyntilaskut. Tilaukset vaatii käyttöön tilaustenkäsittely osion. Järjestelmän automatiikalla tarkoitetaan tässä tapauksessa esimerkiksi sopimuslaskutusta, jonne käyttäjät voivat tallentaa laskutustietoja, mutta laskujen varsinainen muodostus ei tapahdu käyttäjän toimesta.
Jos kohta on ruksattu ja henkilö tekee manuaalisesti laskun sopimuslaskutuksen kautta, näkee hän kyseiset laskut. Mikäli sopimuslaskutus tekee automaattisesti yöajossa laskut, niin sitten käyttäjä ei näe näitä laskuja.
Kun osto- ja myyntireskontrien oikeudet on määritelty pitää muistaa painaa näytön alareunan "Päivitä tiedot" -painikkeesta. Muuten muutokset eivät tallennu.
Viestintä
Käyttäjä alkaa saada viestejä valitsemaansa viestikanavaan kaikkien tämän ohjeen ehtojen täytyttyä.
- Viestinnän osalta käyttäjällä tulee olla Osto-osioon vähintään seuraavat oikeudet käyttöprofiilissa (toimintokohtaiset oikeudet):
- Ostoreskontran perustoiminnot ja Ostoreskontran näkymät ja luettelot, molempiin tarvitaan muokkausoikeus. Valmisprofiileista sopivia ovat Ostoreskontrakäyttäjä, Reskontrakäyttäjä, Yrityskäyttäjä ja Kaikki oikeudet.
- Käyttäjän omissa perustiedoissa pitää olla valittuna järjestelmäviestien kanava. Omiin perustietoihin pääsee oman nimen alta näkymän yläpalkista (käyttäjän perustanut henkilö voi myös asettaa nämä tiedot):
Kun perustiedot ovat auki, niin tarkastetaan kohta "Järjestelmäviestien kanava" ja asetetaan siihen haluttu vaihtoehto:
- Kun perustiedot ovat auki, niin tarkastetaan kohta "Järjestelmäviestien kanava". Siinä pitää olla valintana Email, jotta viestejä lähetetään. Myöskin sähköpostiosoite pitää olla oikein. Sähköpostiosoite pitää lisätä käyttäjän osalta henkilökohtaisesti. Kun osoitteen lisää, tulee tähän osoitteeseen vahvistuskoodi ja se pitää syöttää ohjelmaan, jotta osoitetta voi käyttää. Samoiten, jos osoitetta pitää vaihtaa, niin tämä pitää tehdä henkilökohtaisesti eikä tämä onnistu toisen toimesta. Sähköpostiosoite voi olla käytössä vain yhdellä henkilöllä.
- Seuraavaksi valitaan henkilökohtaiset Viestinnän ajastus -asetukset:
- Viimeisenä valitaan viestittävät asiat:
Alla olevat viestintäasetukset näkyvät myös reskontraoikeuksien alla.
Ilmoitus asiatarkastettavista ostolaskuista: Viesti lähetetään ostolaskusta kaikille henkilöille, jotka voivat asiatarkistaa ostolaskuja kyseisessä yrityksessä.
Ilmoitus vain käyttäjälle kohdistetuista asiatarkistettavista ostolaskuista: Viesti lähetetään ostolaskusta vain sille henkilölle, joka on määritelty ostolaskun asiatarkastajaksi.
Ilmoitus hyväksyttävistä ostolaskuista: Viesti lähetetään henkilölle, joka pystyy hyväksymään laskun kyseisessä yrityksessä.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback