Ostolaskujen asiatarkastukseen, hyväksyntään ja maksatukseen liittyvät käyttöoikeudet löytyvät reskontrien käyttöoikeuksista. Näkymässä voidaan myös määritellä myyntireskontran oikeudet, jotka vaikuttavat laskujen näkyvyyteen ja varastonhallintaan. Reskontrien oikeuksia voi määritellä henkilö, jolla on yritykseen käyttäjähallitsija (KH) -oikeudet.

Otsikkoa klikkaamalla avautuu alla oleva näkymä käyttäjittäin. Jotta henkilö tulee listalle näkyviin, on hänellä oltava yritykseen käyttöoikeus.

Ostolaskun tiliöinti

Ei tiliöintirivejä näkyville: Kyseinen henkilö ei näe ostolaskulla ostolaskun tiliöintirivejä eikä mahdollisia laskentakohteita.

Rivitietojen hallinta ilman tiliöintitietoja: Ostolaskulle voidaan määritellä halutut laskentakohteet, mutta tiliöintirivejä ei ole näkyvissä.

Kustannus- ja tiliöintiehdotuksen antaminen, ei tiliöintimahdollisuutta: Kyseinen käyttäjä voi antaa tiliöinti ehdotuksen ostolaskun tiliöintiriveille. Tämä ei kuitenkaan tee tiliöintiä. Henkilö voi määrittää ostolaskulle halutut laskentakohteet.

Tiliöintimahdollisuus. Tiliöintiä ei automaattisesti ehdoteta: Antaa mahdollisuuden tiliöidä ostolaskun. Tiliöinti kohdassa ei ole automaattisesti ruksia.

Tiliöintimahdollisuus: Antaa mahdollisuuden tiliöidä ostolaskun. Tiliöinti kohdassa on automaattisesti valittuna tiliöi lasku.

Ostolaskujen asiatarkastusoikeus

Ostolaskun asiatarkastajaksi voidaan valinta henkilö, jolle on annettu asiatarkastusoikeudet. Samoilla oikeuksilla saa myös olla laskun pääasiatarkastaja.

Ostolaskujen rajaus toimittajalla

Oletuksena käyttäjällä on asiatarkastusoikeus kaikkien toimittajien laskuihin. Asiatarkastusoikeus voidaan rajata koskemaan vain tiettyjen toimittajien laskuja. Toimittajien rajaaminen tapahtuu Tarkenna-painikkeella.

Ei voi selata muiden toimittajien laskuja

Lisäksi voidaan valita, että kyseinen käyttäjä ei edes näe muiden toimittajien laskuja. Jos rajaus "Ei voi selata muiden toimittajien laskuja" -valinta on voimassa, näkee käyttäjä vain hänelle sallittujen toimittajien laskut.

Asiatarkastusoikeus vain itselle kohdistettuihin laskuihin

Käyttäjältä voidaan rajata asiatarkastusoikeus pois niiltä laskuilta, joihin häntä ei erikseen ole asetettu asiatarkastajaksi. Jos laskulle ei ole valittu asiatarkastajaa, voi sen asiatarkastaa kuka tahansa kenen oikeudet tähän riittää. "Vain käyttäjälle kohdistetut" -valinnalla henkilö saa asiatarkastaa vain ne ostolaskut, joihin hänet on erikseen valittu asiatarkastajaksi. Näkymä tulee valittavaksi, kun oikeudet on kerran tallennettu painamalla näytön alareunan päivitä tiedot -nappia. Tämä valinta vaikuttaa myös raportointiin ja laskuluetteloon ja käyttäjä näkee raporteilla vain ne laskut, joissa hän on ollut mukana asiatarkistusprosessissa.

Ostolaskujen hyväksyntäoikeudet

Laskun saa hyväksyä henkilö, jolle on ostoreskontran oikeuksissa asetettu ostolaskujen hyväksyntäoikeus.

Hyväksymisoikeus vain tietyn suuruisille laskuille

Käyttäjälle voidaan myös asettaa laskukohtainen euromääräinen hyväksyntäraja, jonka ylittäviin laskuihin hänellä ei ole hyväksyntäoikeutta. Henkilöä ei voi asettaa hyväksyjäksi esimerkiksi muokkaamalla laskun kiertoa tai asettamalla kiertoa automaatiosäännöllä, jos henkilön summaraja ei riitä laskun hyväksymiseen. Jos käytetään automaattikiertoa, jossa kyseinen käyttäjä on hyväksyjänä ja hyväksyntäraja menee yli, ei kyseistä kiertolistaa käytetä laskulla. Laskun kommenttiin tulee tällöin lukemaan: Hyväksyntäkiertoa ei voitu asettaa koska kierron 'Luodun kierron nimi' hyväksyjän laskukohtainen hyväksyntäoikeus ei riitä.

 

Hyväksymisoikeus vain itselle kohdistettuihin laskuihin

Käyttäjältä voidaan rajata hyväksymisoikeus pois niiltä laskuilta, joihin häntä ei erikseen ole valittu hyväksyjäksi. Jos laskulle ei ole valittu hyväksyjää, voi sen hyväksyä kuka tahansa kenen oikeudet tähän riittää. "Vain käyttäjälle kohdistetut" -valinnalla henkilö saa hyväksyä vain ne ostolaskut, joihin hänet on erikseen valittu hyväksyjäksi. Myöskin tämä vaikuttaa laskuluetteloon ja raportointiin ja henkilö näkee vain ne laskut, joissa hän on ollut hyväksyjänä.

Ostolaskujen maksatusoikeudet

Laskun saa maksaa henkilö, jolle on ostoreskontran oikeuksissa asetettu ostolaskujen maksamisoikeus. Valinta vaikuttaa myös palkanlaskentaan ja mikäli palkkalaskelmia halutaan maksaa pitää henkilöllä olla ostolaskujen maksatus oikeudet. Maksatusoikeus vaikuttaa myös kassavirtaennusteen näkyvyyteen (se näkyy myös ilman maksatusoikeutta, mikäli henkilöllä on kirjanpitäjän oikeudet). 


Maksatusoikeus vain tietyn suuruisille laskuilla

Käyttäjälle voidaan asettaa laskukohtainen euromääräinen maksuraja, jonka ylittäviin laskuihin hänellä ei ole maksatusoikeutta. Jos kenttä on tyhjä tai rajana on nolla, ei rajoitus ole käytössä ja voi maksaa niin paljon, kun tilillä on käytettävissä olevaa rahaa.

Oikeuksiin voidaan antaa myös euroraja per eräpäivä.

Maksujen vahvistaminen

Mikäli halutaan, ettei yksi henkilö voi suoraan maksaa yrityksen laskuja voidaan yritykseen tehdä maksujen vahvistamiskäytäntö. Tämä tarkoittaa, että määritellään monenko henkilön pitää vahvistaa maksu, jotta sen voi lähettää pankkiin. Tarvittaessa tähän voidaan myös määritellä henkilö, joka voi maksaa laskun suoraan ilman vahvistusmenetelmää. Näkymään pääsee "Maksujen vahvistamisen asetukset" -linkistä. Jotta voit määritellä nämä oikeudet, sinulla tulee olla yrityksen pääkäyttäjä -oikeus tai Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) -rooli.

Vahvistaminen vaikuttaa myös tilisiirtojen maksuun sekä palkanmaksuun.

Tilisiirtojen maksaja

Jotta voi maksaa tilisiirtoja Netvisorissa pitää olla maksatusoikeudet tilisiirtoihin. Tänne ei ole mahdollista määritellä maksurajaa.

Ostotilausten hyväksyjä

Mikäli yrityksellä on käytössä ostotilaus osio pitää halutulla/halutuilla henkilöillä olla oikeus hyväksyä ostotilauksia. Ostotilauksia ei voi lähettää ilman, että ne on käyty hyväksymässä.

Ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja

Tällä oikeudella henkilö voi määritellä kuka asiatarkistaa ja kuka hyväksyy ostolaskun. Myöskin jos laskulle on jo asetettu asiatarkistaja / hyväksyjä voi tällä oikeudella käydä sen vaihtamassa tai poistamassa koko laskun kierron. Netvisorissa on myös olemassa automaattinen laskun kierron asetukset. Siitä tarkempi ohjeistus omalla sivullaan.

Ostolaskujen automaatiosäännöt

Tämä oikeus antaa mahdollisuuden tehdä ostolaskuautomaatiosääntöjä, vaikkei omaisi hyväksyjä oikeuksia kyseiseen yritykseen.

Myyntireskontran oikeudet

Myyntitilauksia ja -laskuja käsiteltäessä käyttäjän oikeuksia voidaan tarkentaa sen suhteen, että onko tuotelistaukseen tallennettujen tuotteiden hankintahinta näkyvissä käyttäjälle tai muokattavissa käyttäjän toimesta. Jos nämä tiedot eivät ole käyttäjälle näkyvissä, näkyy lukujen tilalla * -merkki. Valinta vaikuttaa myös varastonhallintaan ja varastotapahtumien kirjauksiin.

Sama näkyvyys on mahdollista asettaa myyntilaskuista maksettavien mahdollisten myyntiprovisioiden osalta. Provisio kohta vaikuttaa myös mm. asiakastilasto ryhmittäin raportille jolloin raportille tulee näkyviin provisio ja provisio katteesta.

Lisäksi käyttäjän oikeuksia on mahdollista rajata sillä, että näkyykö hänelle pelkästään hänen itsensä muodostamat myyntilaskut ja mahdolliset tilaukset vaiko myös muiden käyttäjien tai järjestelmän automatiikan muodostamat myyntilaskut. Tilaukset vaatii käyttöön tilaustenkäsittely osion. Järjestelmän automatiikalla tarkoitetaan tässä tapauksessa esimerkiksi sopimuslaskutusta, jonne käyttäjät voivat tallentaa laskutustietoja, mutta laskujen varsinainen muodostus ei tapahdu käyttäjän toimesta. 

Jos kohta on ruksattu ja henkilö tekee manuaalisesti laskun sopimuslaskutuksen kautta, näkee hän kyseiset laskut. Mikäli sopimuslaskutus tekee automaattisesti yöajossa laskut, niin sitten käyttäjä ei näe näitä laskuja. 

Kun osto- ja myyntireskontrien oikeudet on määritelty pitää muistaa painaa näytön alareunan "Päivitä tiedot" -painikkeesta. Muuten muutokset eivät tallennu.

Viestintä

Käyttäjä alkaa saada viestejä valitsemaansa viestikanavaan kaikkien tämän ohjeen ehtojen täytyttyä.

  • Viestinnän osalta käyttäjällä tulee olla Osto-osioon vähintään seuraavat oikeudet käyttöprofiilissa (toimintokohtaiset oikeudet):
  • Ostoreskontran perustoiminnot ja Ostoreskontran näkymät ja luettelot, molempiin tarvitaan muokkausoikeus. Valmisprofiileista sopivia ovat Ostoreskontrakäyttäjä, Reskontrakäyttäjä, Yrityskäyttäjä ja Kaikki oikeudet.
  • Käyttäjän omissa perustiedoissa pitää olla valittuna järjestelmäviestien kanava. Omiin perustietoihin pääsee oman nimen alta näkymän yläpalkista (käyttäjän perustanut henkilö voi myös asettaa nämä tiedot):
    Kun perustiedot ovat auki, niin tarkastetaan kohta "Järjestelmäviestien kanava" ja asetetaan siihen haluttu vaihtoehto:
  • Seuraavaksi valitaan henkilökohtaiset Viestinnän ajastus -asetukset:
  • Viimeisenä valitaan viestittävät asiat:

Alla olevat viestintäasetukset näkyvät myös reskontraoikeuksien alla.

Ilmoitus asiatarkastettavista ostolaskuista: Viesti lähetetään ostolaskusta kaikille henkilöille, jotka voivat asiatarkistaa ostolaskuja kyseisessä yrityksessä. 

Ilmoitus vain käyttäjälle kohdistetuista asiatarkistettavista ostolaskuista: Viesti lähetetään ostolaskusta vain sille henkilölle, joka on määritelty ostolaskun asiatarkastajaksi.

Ilmoitus hyväksyttävistä ostolaskuista: Viesti lähetetään henkilölle, joka pystyy hyväksymään laskun kyseisessä yrityksessä.

Ilmoitus maksuvalmiista ostolaskuista: Viesti lähetetään laskuista, jotka ovat maksatusvalmiita tai erääntyneitä.




Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.