Uuden myyntilaskun voi luoda seuraavilla tavoilla:

  • Myynti > Laskutus > Uusi myyntilasku
  • Asiakashaun kautta "Luo asiakas ja Laskuta" -toiminnolla
  • Asiakasnäkymän "Viimeisimmät myyntilaskut" -laatikon vihreästä plussasta
  • Tuotehaun kautta, sivun alareunassa olevalla "Vie valitut myyntilaskulle" -toiminnolla
  • Yläpalkin Luo uusi > Myyntilasku -toiminnolla 

Uusi lasku
Laskun tiedot
Maksusuoritukset, Sisäiset lisätiedot ja Laskun liitteet
Asiakkaan lisätiedot
Laskurivit
Rivikohtaiset toiminnot ja käsittelyhistoria
Sarakkeet
Myyntilaskun toiminnot
Laskun lähetys
Lasku ei lähde verkkolaskuna
Laskun tietojen muokkaaminen lähetyksen jälkeen
Muistutuslaskujen lähettäminen sähköisenä (=verkkolaskuna)
Laskutus muussa kuin kirjanpitovaluutassa
Laskun tulostaminen ei onnistu

Uusi lasku

Asiakas: Olemassa oleva asiakas voidaan valita listauksesta. Tarvittaessa uuden asiakaan voi luoda Syötä uusi asiakas -linkistä. Asiakkaan luonnista löytyy oma ohjesivunsa.

Aputoiminimi: Mikäli yrityksessä on käytössä aputoiminimi, voidaan se valita listauksesta. Aputoiminimestä löytyy oma ohjesivunsa

Päiväys: Laskun päiväys. Laskun tositteelle tulee päiväykseksi tämä laskun päivä.

Kirjauspäivä: Mikäi laskulle annetaan kirjauspäivä, määrittää tämä laskusta muodostuvan tositteen päiväyksen. Mikäli kirjauspäivää ei anneta, käytetään tositteella oletuksena laskun päivää.

Arvopäivä: Vaikuttaa maksuehtoon. Mikäli käytetään maksuehtoa esim. 14 pv -netto, lasketaan se arvopäivästä. Mikäli arvopäivää ei ole annettu, lasketaan se laskun päivästä. 

Maksuehto: Valitaan olemassa oleva maksuehto. Uusia maksuehtoja voidaan luoda kohdassa Myynti > Perustiedot ja asetukset > Maksutapojen hallinta. Järjestelmä laskee eräpäivän maksuehdon perusteella laskun päiväyksestä. Mikäli maksuehdoksi valitaan eräpäivä, syötetään eräpäivä käsin eräpäivä -kenttään. Mikäli käytetään verkkolaskutusta, pitää eräpäivän olla vähintään neljä pankkipäivää tulevaisuudessa.

Eräpäivä: Laskun eräpäivä. Tulee maksuehdon perusteella. Mikäli maksuehto on eräpäivä, voi eräpäivän laittaa käsin haluamalle päivälle.

Toimituspäivä: Laskun tuotteiden toimituspäivä.

Myyjä: Mikäli yritykseen on myynnin perustiedoissa, myyjien hallinnassa valittu henkilöitä myyjiksi ovat he valittavissa alasvetovalikosta. Mikäli myyjän taakse on laitettu provisio prosentti, tulee tuoteriveille valittu provisioprosentti suoraan myyjän takaa.

Viitteemme/ Viitteenne: Kenttiin mahtuu 35-merkkiä, mikäli lasku lähetetään verkkolaskuna. Paperilaskulle mahtuu n. 21 merkkiä merkkiä (luku on viitteellinen, sillä PDF:nä tulostettavan laskun kenttä ei skaalaudu).
Viitteenne-kentän sisältö viedään sanomalle sekä kohtaan "WaybillIdentifier" että "BuyerReferenceIdentifier". Viitteemme-kentän sisältö viedään sanomalle kohtaan "SellerReferenceIdentifier".

Kopioi asiakkaan lisätietokentät laskulle: Tuo asiakaskortin Lisätietokentät laskulle. Lisätietokentät löytyvät asiakaskortin "Lisätietokenttien muokkaus" -välilehdeltä

Tallenna: Tallentaa tiedot ja vie eteenpäin laskunäkymään.

Tallenna luonnoksena: Laskun voi tallentaa tilassa “Luonnos”, jolloin sitä ei voi vielä lähettää. Näin laskua voidaan täydentää tarpeen mukaan ilman huolta siitä, että se lähetettäisi eteenpäin vahingossa. Kun laskulla on kaikki tarvittavat tiedot kerättynä, voidaan tämän jälkeen lasku muuttaa lähetysvalmiiksi ja lähettää asiakkaalle. Luonnos ei tee laskunumeroa eikä viitenumeroa laskulle.

Myyntilaskun luomisen yhteydessä näytetään varoitus, mikäli asiakkaan maksukäyttäytymisessä on havaittu viiveitä:
- Asiakkaan maksupäivä suhteessa eräpäivään 12 kk on vähintään +30 pv
- Asiakkaan maksupäivä suhteessa eräpäivään 3 kk on vähintään +14 pv verrattuna 12kk lukemaan (esim. 0 pv -> +14 pv). Lisäksi asiakkaalla täytyy olla vähintään yksi maksettu tai luottotappiollinen lasku per kvartaali edellisen 12 kk aikana.

 

Laskun tiedot

  • Myyntilaskuluettelostaa ennakkon valittuja laskuja voi selata eteen- ja taaksepäin osoittavista nuolinäppäimistä.
  • Tosite -kohta näyttää laskun tositetiedon. Tosite muodostuu kun lasku on tulostettu tai lähetetty asiakkaalle "Lähetä lasku" -toiminnon kautta.  
  • Maksusuunnitelma -kohdasta voidaan valita laskulle maksusuunnitelma. Mikäli on valittu alunperin luonnos, niin sille ei voi tehdä maksusuunnitelmaa ennen kuin luonnoksesta on tehty lasku.
  • Aluksi laskun tila on lähettämätön. Viitenumerokenttään tulee laskun viite ja laskulle muodostuu numero juoksevan numeroinnin mukaisesti. Laskunumero voi olla maksimissaan 18 merkkiä pitkä.

Asiakastiedot

Näkymä näyttää asiakkaan tiedot, mitkä tulevat asiakaskortilta.

Asiakaan nimeä klikkaamalla päästään esikatselemaan asiakaskortin tietoja. Klikkaamalla "Hallinnoi asiakastietoja" -painiketta voi asiaskortin tietoja päivittää. Mikäli asiakastietoja päivitetään, tulee asiakas hakea laskulle uudelleen, jotta tiedot päivittyvät myös käsittelyssä olevalle laskulle.

Näkymässä voidaan vaihtaa asiakasta klikkaamalla asiakkaan nimen perässä näkyvää ympyrän mallista nuoli-ikonia tai siirtyä asiakaskortille klikkaamalla kynä ja lehtiö -painiketta.

Toimitusosoite ja laskun muut tiedot

Toimitusosoite-kohtaan voidaan tarvittaessa muokata laskun toimitustietoja käsiteltävälle laskulle.

Kirjauspäivä: Mikäli laskulle annetaan kirjauspäivä, määrittää tämä laskusta muodostuvan tositteen päiväyksen. Mikäli kirjauspäivää ei anneta, käytetään tositteella oletuksena laskun päivää.

Yritys/aputoiminimi: Voidaan valita tehdäänkö lasku päätoiminimelle vai mahdolliselle aputoiminimelle. 

Myyjä: Mikäli kohdassa Myynti > Perustiedot ja asetukset > Myyjät on valittu henkilöitä myyjiksi ovat he valittavissa alasvetovalikosta. Mikäli myyjän taakse on laitettu provisio prosentti, tulee tuoteriveille valittu provisioprosentti suoraan myyjän takaa.

Valuutta: Mikäli lasku halutaan tehdä muussa valuutassa kuin euroissa valitaan listasta oikea valuutta. Valuutan perässä oleva kurssi on edellisen päivän EKP:n päätöskurssi. Kirjanpitovaluutta on aina euro, jolloin tositteelle tulee summa aina euroissa. 

Viitenumero: Ohjelma laskee viitenumeron automaattisesti, ellei asiakkaan takana ole määriteltyä vakioviitettä. Viitenumeron voi vaihtaa lähettämättömälle laskulle ratas -painikkeesta. "Salli päällekkäinen viitenumero" -valinta mahdollistaa saman viiteen käytön useilla laskuilla. "Laske tarkiste" -valinta laskee syötettyyn viitenumeroon tarkistenumeron, jotta viite on muodollisesti oikein. "Muodosta RF-viite" valinnalla laskulle saa generoitua kansainvälisen RF-viitteen. 

Sopimustunnus: Kyseinen kenttä menee vain verkkolaskulle. Sopimustunnus talletetaan sanomalla kenttään "AgreementIdentifier". Tämä ei tulostu paperilaskulle.

Verotuskäsittely: Verotuskäsittely voidaan määrittää valmiiksi asiakastietoihin, asiakkaan Lisätietojen muokkaus -välilehden Verotuskäsittely -kohtaan. Tarvittaessa tätä voidaan vaihtaa laskulla, jolloin laskulle syötetty tieto yliajaa asiakkaan takana olevan valinnan tai valita tämä aina laskun tekovaiheessa.

  • Asiakkaan laskutusmaaryhmän mukainen käsittely: Asiakkaalle valittu maatieto määrittää verokäsittelyn automaattisesti. Suomi - Kotimainen käsittely, EU - Yhteisökäsittely (jos Y-tunnus-kentässä on tietoja > ALV 0%, jos henkilöasiakas > Tuotteen takana oleva ALV%), EU:n ulkopuolinen > ALV 0%). Maatieto luetaan laskutusosoite kohdan maa -kentästä, eikä mahdollisen toimitusosoitteen maa -kentästä.

  • Ei arvonlisäverokäsittelyä: kaikki asiakkaan myynti on oletuksena ALV 0%

  • Kotimainen rakennuspalvelun verokäsittely: Asiakkaan myynnissä käytetään rakennuspalvelun verokäsittelyä.

  • Kotimaan mukainen ALV- käsittely: Asiakkaalle käytetään kotimaista ALV- käsittelyä maasta riippumatta.

Veroteksti laskulla: Veroteksti voidaan valita laskulle tästä kohdasta. Alasvetovalikossa olevat tekstit ovat Netvisorin vakiotekstejä, eikä niitä pääse itse muokkaamaan tai lisäämään. Mikäli asiakaskortille on lisätty asiakkaan taakse kohta "Veroteksti laskulla", nousee tämä automaattisesti myyntilaskulle.

Maksusuoritukset, sisäiset lisätiedot ja laskun liitteet

  • Maksusuoritukset -osiosta pääsee tarkastelemaan laskulle kohdistettuja maksusuorituksia sekä myyntisuoritustositteita 
  • Sisäiset lisätiedot -kenttään voi tarvittaessa syöttää laskuun liittyvän tekstimuotoisen kommentin, joka ei tulostu lähetettävälle laskulle.
  • Laskuun liittyvät dokumentit -kenttään linkittyy tilausnumero, mikäli lasku on muodostettu myyntitilauksesta.
  • Laskun liitteet: Liitteitä voi lisätä joko raahaamalla ne laskulle tai hakemalla tiedosto tietokoneelta. Liitteen lisäämisen yhteydessä valitaan halutaanko liitteen lähtevän laskun mukana. Asetusta voi muuttaa myös jälkikäteen. Mikäli liitteen ei ole tarkoitus lähteä laskun mukana, vaan toimii esimerkiksi sisäisenä lisätietona, ilmoitetaan tästä erillisellä huomiolla (lukon kuva). Sallitut tiedostomuodot ovat: .pdf, .doc, .xls, .tif, .jpg, .gif, .txt, .xsl, ja .html. Liitetiedoston tiedostonimen maksimimerkkimäärä on 50. Maksimimerkkimäärä sisältää myös tiedoston päätteen, esim .pdf. Myyntilaskujen liitetiedostojen koko rajoitus on pääsääntöisesti 5 MT verkkolaskujen osalta. Osalla vastaanottajien operaattoreista voi olla vastaanottajakohtaisia rajotteita, mitkä voivat olla 2 MT.
  • Lisää eScan-liite: Vie näkymään, josta voit valita eScan-palveluun lähettämäsi liitetiedoston.
  • Viimeisimmät lähetys- ja tilatiedot: Tästä näkee laskulle tehdyt toimenpiteet. Näkymästä voi avata ja tulostaa laskun siinä muodossa, kun se on alunperin lähetetty asiakkaalle (PDF-linkki).

Lisätiedot

Laskulle tuotavia, asiakasta tai kyseistä laskua koskevia lisätietoja voidaan lisätä Myyntilaskun toiminnot -palkin takaa kohdasta "Lisätiedot".

Viivästyskorko: Korkoprosentti asetetaan kohdassa Myynti > Perustiedot ja asetukset > Myynnin perustiedot. Tarvittaessa korkoprosentin voi vaihtaa laskulle. Korkoprosenttia käytetään, mikäli halutaan luoda järjestelmästä erillinen korkolasku. Järjestelmä laskee koron tämän prosentin perusteella ja miten paljon suoritus tuli myöhässä eräpäivään nähden.

Kolmikantakauppa: Tämä vaikuttaa ALV- yhteenvetoilmoitukseen ja sen kauppatavarakoodiin. Jos laskulle on ruksattu "Kolmikantakauppa", tulee laskun osalta kauppatavarakoodi kolmikantakauppa oletuksena. Laskulle pitäisi kuitenkin laittaa käsin tieto, että kyseessä on kolmikantakauppa.

Tulostusmuoto: Valitaan missä muodossa lasku tulostetaan. Valinnalla määritetään, lähetäänkö pelkkä lasku vai lasku + tilisiirto. Oletuksena valinta haetaan asiakaan takaa, mutta tämän voi vaihtaa laskulle.

Edellinen korkoajo -kohta näyttää edellisen korkoajon päivämäärän. Päivämäärän voi tarvittaessa poistaa, mikäli on tarve muodostaa uusi korkolasku poistetun tilalle. Korkolaskuista on kerrottu tarkemmin täällä.

Asiakkaan lisätiedot: Myynnin perustiedoissa on mahdollista lisätä asiakaskohtaisia lisätietoja, joita voi halutessa lisätä myös laskulle näkymään. Lisätietokenttä voi olla päivämäärämuotoinen, vapaa tekstikenttä tai desimaaliluku. Lisätietokentät saadaan laskulle klikkaamalla "Kopioi asiakkaan lisätietokentät laskulle" -painiketta laskun lisätiedoissa. Lisää lisätietokenttien käytöstä pääset lukemaan täältä

Laskurivit

Teksti ennen/jälkeen laskurivejä: Kenttiin voidaan kirjoittaa tietoa, joka tulee näkyviin laskulle.

Huomaathan, että myynnin perustiedoissa asetettavat vakiotekstit ennen ja jälkeen laskurivejä käyttävät näitä samoja kenttiä. Jos näihin tekstikenttiin tulostuu tekstiä asiakkaan oletustiedoista tai niihin syötetään tietoa laskua muokatessa, eivät Myynnin perustietojen vakiotekstit tulostu laskulle. Teksti ennen ja jälkeen laskurivien -kenttiin mahtuu 500 -merkkiä per kenttä.

 

Laskutettava tuote valitaan kirjoittamalla tuotteen nimi tai tuotteen tuotekoodi Hae laskutettava tuote -kenttään. Tuotelistauksen saa näkyviin suurennuslasia klikkaamalla. Mikäli yrityksessä on varastonhallinta käytössä, näytetään tuotteen varastotiedot tässä samalla. Varastossa on tuotteen määrä varastossa, varattu on avoinna olevat myyntilaukset ja tulossa on kyseisen tuotteen ostotilaukset, joita ei ole vielä vastaanotettu varastoon.

Kun tuote on valittu laskulle, lisätään riville myytävien tuotteiden oikea kappalemäärä.

Riviselitteeseen voidaan antaa haluttu selite tuoteriville (kenttään mahtuu 255 merkki). Hankintahinnan ja provision näkyvyyteen voidaan ottaa kantaa myynti- ja ostoreskontrien oikeuksista (Yritysvalikko > Myynti- ja ostoreskontrien oikeudet). Jotta hankintahinta ja kate näkyvät, tulee käyttäjällä olla vähintään lukuoikeus tuotteen hankintahintaan. Jotta tietoa voi muokata, tulee käyttäjällä olla hankintahinnan muokkausoikeus.

Tuoteriville haetaan hintatiedot tuotteen takaa, mutta rivejä voi päivittää tarvittaessa. 
Yksikköhinnan voi antaa jopa 12 desimaalin tarkkuudella. Myös laskurivisumman laskenta tapahtuu tällä tarkkuudella, mikäli luku ei pyöristy johonkin tasalukuun aiemmin. Tämä tulee auttamaan niitä asiakkaita, joilla on tuotteita / tuotepaketteja joissa tuotteen yksikköhinta jää pieneksi. Asiakkaalle lähtevällä verkkolaskulla arvo voi olla maksimissaan viisi desimaalia. Muiden lähetysmuotojen kohdalla tieto näytetään korkeintaan neljän desimaalin tarkkuudella.

Asiakkaan tiliöintiehdotus -kenttään voidaan syöttää asiakkaan tiliöintiehdotus jolloin tämä näkyy verkkolaksusanomalla.

Tiliöintiehdotus -kentän tiliöinti on yrityksen sisäinen tieto ja tämä tili muodostuu myyntilaskun tositteelle.

Laskurivin toiminnot

Laskurivin edessä on painike, josta voidaan lisätä alla olevia toimintoja:

Siirry tuotekortille: avaa tuotekortin.

Avaa tuotekortti: avaa tuotekortin esikatseluun.

Lisää laskurivi: Lisää uuden tyhjän laskurivin, johon voidaan valita haluttu laskutettava tuote.

Lisää välisummarivi: Laskurivien väliin voidaan lisätä välisummarivejä, joiden avulla saadaan lasketuksi tämän rivin yläpuolella olevat laskurivien summat yhteen. Tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi koontilaskutuksessa, kun tietoja halutaan erotella esim. tilauskohtaisesti.

Lisää kommenttirivi: Lisää riville kommenttirivin, tämä tulostuu laskulle/lähtee laskun mukana.

Kopioi rivi: Kopioi ko. rivin uudeksi laskuriviksi

Poista rivi: Poistaa kyseisen rivin laskulta.

Linkitä tapahtumarivi: Tällä toiminnolla voit linkittää myyntirivin halutulle varaston hankintariville, jos tuotteen eräkäsittelyksi on määritetty FIFO. 

Kopioi laskentakohteet halutuille riveille: Mikäli laskuriville on viety laskentakohde-tieto, voi tällä toiminnolla kopioida laskentakohteen myös muille riveille. Halutut rivit tulee ruksata aktiiviseksi ennen toiminnon suorittamista. 

Laskurivien edessä on kolme pistettä, joiden avulla rivien järjestystä voidaan vaihtaa. Järjestyksen muuttaminen onnistuu raahaamalla rivi halutulle paikalle. 

Rivikohtaiset toiminnot ja käsittelyhistoria

Laskulle voidaan tarvittaessa lisätä välisummarivi, kommenttirivi sekä laskutuslisät erillisillä toiminnoilla.

Lisää laskurivi: Lisää laskulle uuden tyhjän laskurivin

Lisää välisummarivi: Laskurivien väliin voidaan lisätä välisummarivejä, joiden avulla voidaan laskea tämän rivin yläpuolella olevat laskurivien summat yhteen. Tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi koontilaskutuksessa, kun tietoja halutaan erotella esim. tilauskohtaisesti. Kun laskulle on valittu välisumma rivi, pitää kyseisen rivin kohdalta valita lasketa välisumma.

Lisää kommenttirivi: Lisää riville kommenttirivin, joka tulostuu laskulle.

Lisää laskutuslisät: Lisää laskutuslisät, jotka voidaan määrittää kohdassa Myynti > Asetukset > Laskutuksen asetukset > Myyntilaskujen lisät.

Uuden tuotteen luominen onnistuu myyntilasku-näkymästä. Tuotteen luomisesta löytyy tarkempi ohje omalta ohjesivultaan.

Käsittelyhistoria: Näyttää myyntilaskun tapahtumat sekä laskuun tehdyt muutokset. Käsittelyhistoriaan tallentuu myös laskun luojan ja muokkaajan tiedot. Käsittelyhistoriaan lisätyistä kommenteista saa tiedon linkin ohessa olevan lukumäärälaskurin avulla.

Sarakkeet

Käyttäjä pystyy itse vaikuttamaan riveillä näkyviin sarakkeisiin käyttöliittymässä. Näin ollen ns. turhat sarakkeet saadaan pois näkyvistä. Tämä on käyttäjäkohtainen asetus. Sarakeleveyksiä voi myös säätää itselle parhaiten sopivaksi. Valinnat eivät vaikuta asiakkaalle lähtevän laskun tietoihin.

Sarakkeiden kautta saa myös näkyville myyntilaskun toiminnot hiiren 2-painikkeella.

Myyntilaskun toiminnot

Myyntilaskun toiminnot -valikko löytyy myyntilaskunäkymän oikeasta ylälaidasta. Valikosta löytyy seuraavat toiminnot:

Kopioi lasku: Kopioi ko. laskun tiedot uudelle laskulle. Tätä voi käyttää apuna, jos samaa laskua tehdään useamman kerran. Uudelle laskulle voi sitten muokata tarvittavat tiedot (esim. päivämäärät) ennen laskun lähetystä.

Kopio lasku luonnokseksi: Kopioi laskun tiedot, mutta tekee uudesta laskusta luonnoksen.

Muodosta hyvityslasku: Muodostaa laskusta hyvityslaskun. Tämä muodostaa ns. kokohyvityksen alkuperäisestä laskusta. Mikäli halutaan muodostaa hyvityslasku vain osasta alkuperäisen laskun tiedoista, tulee hyvityslaskun rivejä muokata ennen sen lähetystä.

Lisää suoritus: Tällä toiminnolla pääset kirjaamaan manuaalisen suorituksen laskulle.

Laskun lisätiedot: Vie laskun lisätiedot välilehdelle. Ominaisuus vaatii Tehtävät-osion päälle. Lisätiedoista löytyy oma ohjesivunsa.

Laskukohtaiset laskentakohteet: Jos kohdassa Myynti > Perustiedot ja asetukset > Myynnin perustiedot myyntilaskun oletuslaskentakohde on määritetty laskukohtaiseksi, voit jakaa myyntilaskun saatavat laskentakohteille tällä toiminnolla. 

Varastotiedot: Varastotiedot välilehti näkyy, mikäli yrityksessä on varastonhallinta käytössä. Välilehden takaa näkee myyntilaskusta muodostuneet varastokirjaukset. Myyntilasku tekee tapahtuman Myynti niille tuotteille, jotka ovat varastotuotteita. Tilana on käsitelty. Tämä tarkoittaa, että myyntilasku vähentää tuotteita varastosta. Ei varastoitaville tuotteille ei muodostu varastokirjausta.

Poista lasku: Poistaa laskun reskontrasta.

Laskun lähetys

Laskun lähetykseen pääsee painamalla Lähetä lasku -painiketta.

 

1. Mikäli lasku lähetettäisiin pdf eKirjeellä, voidaan lähetysnäkymässä vaihtaa vielä lasku tulostumaan joko yksi tai kaksipuolisesti. Eli jos lasku on pidempi kuin yhden sivun, niin valinnalla valitaan, tulostetaanko lasku paperin molemmille puolille vai ei. 

2. Lähetysluokaksi voidaan valita 1. tai 2. luokan kirje. 

3. Voidaan myös valita, onko lasku mustavalkoinen vai värillinen. Väritulosteen käyttö maksaa hieman enemmän pdf eKirjettä käytettäessä.

4. Jos lasku lähetetään pdf eKirjeenä, voidaan lisää liite kohdasta valita laskulle haluttu liite. Kyseinen liite tulee kaikille samassa lähetysprosessissa oleville pdf eKirjeitse lähetettäville laskuille.

5. Klikkaamalla kuva-ikonia voi esikatsella lähtevää laskua. Valinta on olemassa pdf eKirjeitse lähteville laskuille.

6. Tästä kohdasta lasku lähtee varsinaisesti eteenpäin. Jos tässä lukee "Lähetä aineistot PDF eKirje -tulostuspalveluun", lähtee tästä pdf eKirje. Mikäli tässä lukee lähetä verkkolasku, aineisto lähtee verkkolaskuna (vaatii verkkolaskuosoitteen asiakkaan taakse). Mikäli tässä lukee paikallinen tulostus, voidaan lomake tulostaa paikallisesti. Jos asiakkaalla ei ole osoitetietoja on paikallinen tulostus ainut vaihtoehto tässä kohtaa. Laskua tulostettaessa on vielä mahdollista vaikuttaa aineiston esikatselussa laskun tulostusmuotoon ja -kieleen. Lopuksi laskun kuva tulee sulkea rastista - tämä viimeistelee lähetysprosessin. PDF eKirjeen lähetystä varten laskun tulostusmuoto ja -kieli on oltava määritettynä oikein asiakastiedoissa.

7. Mikäli lasku halutaan lähettää verkkolaskuna, mutta asiakkaan takana ei ole verkkolaskuosoitetta, voidaan linkin "Tarkista asiakkaiden verkkolaskuosoitteiden saatavuutta" kohdasta hakea, löytyykö asiakkaalle verkkolaskuosoite. Verkkolaskuosoitteita haetaan Tiekestä.

8. PDF eKirje-tulostuspalvelun oletusasetuksista voidaan vaihtaa oletusasetuksia, jotka näkyvät kohdassa 1. Eli esim. onko oletuksena 1. vai 2. luokan kirje.

9. Aineisto myös sähköpostitse. Mikäli asiakkaan takana on sähköpostiosoite, voidaan aineisto lähettää myös haluttuun sähköpostiosoitteeseen. 

Myyntilaskujen lähettäminen sähköpostilla tapahtuu normaalin myyntilaskujen lähetysprosessin mukaisesti. Lähetysprosessissa laskujen lähetyskanavaksi tulee "Välitys sähköpostitse"

Mikäli laskut halutaan lähettää sekä oletuslähetyskanavaa pitkin sekä sähköpostitse, tulee lähetysprosessissa ruksata kohta "Aineisto sähköpostitse"

Laskujen lähettämisestä sähköpostitse saa lisätietoa ohjeesta Myyntilaskujen lähettäminen sähköpostilla.

10. Vaihda valittujen kanavaa. Tämän valinnan avulla voidaan valita haluttujen rivien lähetystapaa muuksi. Kyseinen rivi pitää ruksata rivin perässä olevasta laatikosta, ja sen jälkeen valitaan uusi lähetystapa ja painaa Vaihda -painiketta. Laskujen oletuslähetyskanava valikoituu sen mukaan mitä laskutusosoitteita asiakkaalle on annettu. Mikäli asiakkaalle on lisätty verkkolaskuosoite, oletustulostuskanava on tällöin verkkolaskun lähetys. Jos verkkolaskuosoitetta ei ole, oletustulostuskanava on PDF eKirje -tulostuskanava. Viimeisenä tulostusvaihtoehtona on paikallinen tulostus. Jos laskutusasiakkaan tiedoissa ei ole lähetyskanavan vaatimia osoitetietoja, tästä ilmoitetaan ja lasku jää alkuperäiseen kanavaan. 

Poista valitut prosessista ottaa valitut laskut pois lähetysnäkymästä ja näitä ei lähetetä tällä kertaa.

11. Päivitä valituille osoitetiedot asiakkaalta. Tällöin haetaan asiakastiedot uudestaan ja ne päivittyvät siihen, mitä on kyseisellä asiakaskortilla.

12. Lajittele kaikki aineistot uudelleen. Jos laskujen tai laskutusasiakkaiden tietoja on muutettu, pitää aineistot lajitella uudestaan kanaviin, painamalla näkymän lopussa olevaa "Lajittele kaikki aineistot uudelleen" -painiketta.

13. Keskeytä prosessi: Tästä päästään tarvittaessa takaisin laskulle tai avoimiin myyntilaskuihin. Mikäli ei ole painettu lähetä lasku -painiketta lasku ei ole lähtenyt eteenpäin.

  Yli sadan laskun lähettäminen kerralla.  

 Mikäli samanaikaisesti lähetetään yli 100 kpl myyntilaskuja. Menee näitten käsittely taustajonoon.  

Lähettämäsi aineisto on vastaanotettu ja asetettu käsittelyjonoon. Aineistot käsitellään saapumisjärjestyksessä ja käsittelyprosessin tilannetta voit seurata sivun yläreunasta Taustaprosessit-kohdan alta. Voit nyt navigoida pois laskun lähetys sivulta ja tehdä muita asioita sillä aikaa, kunnes tausta-ajo on valmis.

taustajono.jpg

Kun aineisto on valmis, pääsee laskut lähettämään/tulostamaan siirry aineistoon linkistä. 

Kun aineisto on lähetetty/tulostettu pitää muistaa vielä painaa lopuksi viimeistele prosessi -painiketta.

Lasku ei lähde verkkolaskuna

Mikäli myyntilaskua ei saa lähetettyä verkkolaskuna, tarkista että onhan asiakkaan takana varmasti verkkolaskuosoite ja osoite on oikein. Tarkista myös, että onhan laskulla osoitetiedot täydellisenä. Mikäli laskulla on toimitusosoite, tarkista että onhan sen osoite varmasti syötettynä. Yleinen virhe on laittaa osoite toimitusosoitteen nimi -kenttään, se pitää olla osoite -kentässä. Myöskin laskun liite saattaa estää verkkolaskun lähetyksen. Jos laskun liite on ruksattu tulostumaan laskulle, ei kyseistä laskua voi lähettää verkkolaskuna. Verkkolaskun liite pitää laittaa laskulle linkin "Lisää verkkolaskun liite" kautta. On myös mahdollista, että verkkolaskun lähetys ei ole päällä sähköisissä palvelukanavissa. 

Laskun tietojen muokkaaminen lähetyksen jälkeen

Uudessa laskunäkymässä laskun tietoja pääsee muokkaamaan vapaammin myös laskun lähetyksen jälkeen. Olemme rajanneet tietoja kuitenkin siten, että reskontraoikeuksilla pääsee muokkaamaan sellaisia laskutietoja, jotka eivät verottajan ohjeen mukaan vielä “pakota” lähettämään laskua uudelleen. Kirjanpitäjän oikeuksilla laskun muokkaus onnistuu muilta osin samoin kuin vanhassa näkymässä, mutta laskun summaan vaikuttavia tietoja ei ole mahdollista muuttaa laskun lähetyksen jälkeen. 

Reskontraoikeuksilla muokattavat tiedot ovat:

  • Laskun lisätietokentän muutokset ja laskun kommentointi yleensä
  • Laskurivien selitteet ja kommentit
  • Viitteemme ja viitteenne kenttien muutokset
  • Vapaa teksti ennen tai jälkeen laskurivien
  • Toimitustavan tai -ehtojen muuttaminen
  • Kirjauspäivän muokkaaminen (huom. ei vaikuta jo olemassa olevan tositteen tietoihin)
  • Sopimustunnuksen lisääminen
  • Myyjän lisääminen / muuttaminen
  • Sisäiset tiedot kuten:
    • korko- ja perintäkiellot
    • Maksusuunnitelman lisääminen laskulle
    • Liitteen lisääminen laskulle
    • Hankintahinnan päivittäminen (vaikuttaa myyntikatteeseen ja provisioon)

Muistutuslaskujen lähettäminen sähköisenä (=verkkolaskuna)

Jotta maksumuistutukset ja -huomautukset sekä perintäkirjeet voidaan lähettää sähköisinä, tulee niille muuttaa eräpäivä tulevaisuuteen lähetyspäivään nähden lähetysprosessissa. Järjestelmä muuttaa eräpäivän vain laskuaineistolle, alkuperäinen eräpäivä säilyy itse laskulla ennallaan. 

Kun laskut on valittu ja viety lähetysprosessiin niin laskut tulee vielä merkitä lähetysprosessissa laittamalla täppä laskurivin perässä olevaan pieneen ruutuun, jotta laskun eräpäivä muuttuu. Tämän jälkeen valitaan eräpäivä, joka on tulevaisuudessa laskun lähetyspäivämäärään nähden. Uusi eräpäivä kannattaa laittaa 5 pankkipäivän päähän laskun lähetyspäivämäärästä. Kun uusi eräpäivä on asetettu, laskut ovat lähetysvalmiit. Kun laskut on lähetetty, niin muistathan vielä viimeistellä lähetysprosessin.

Laskutus muussa kuin kirjanpitovaluutassa

Laskutusvaluutaksi voi valita listalta myös muun, kuin sen valuutan, jossa yrityksen kirjanpito on. Tällöin laskurivien oletetaan olevan vierasta valuuttaa, ja ne välittyvät sellaisinaan paperilaskulle tai muihin kanaviin. Valuutalle ehdotetaan edellisen pankkipäivän keskikurssia, ja sitä voi tarvittaessa muuttaa. Laskun loppusumma näkyy ensimmäisen tallennuksen jälkeen myös kirjanpitovaluutassa (esim. Euro). Laskuluettelossa ja myyntireskontranäkymässä näkyy laskusta vain tämä euromääräinen loppusumma. Annettua valuuttakurssia käytetään myös laskusta kirjanpidon tositetta muodostettaessa.

Laskun tulostaminen ei onnistu

Mikäli myyntilaskun paikallinen tulostus ei onnistu, on seuraavat tarkastustoimenpiteet hyvä tehdä:

  • Onko Adobe Reader tai vastaava ohjelma, esim. Foxit Reader asennettuna koneelle? - Jos ei, niin asennetaan ko. ohjelma.
  • Jos laskun tulostuksen seurauksena on blanco ruutu, on se merkki siitä, että Adobe Readeriin on tulossa päivitys - Päivitä Adobe Reader.
  • Onko käytössäsi Adobe Readerin (tai vastaavan ohjelman) uusin versio? - Jos ei, niin päivitä ko. ohjelma.
  • Onko sinulla käyttämästäsi selaimesta uusin versio käytössä? - Tarkasta selaimen mahdolliset päivitykset ko. selaimen toimittajan sivustolta ja asenna uusin versio.
  • Oletko jo testannut tulostusta toisella selaimella? - Jos et, niin asenna vaihtoehtoinen selain.
  • Mikä on selain? - Selain on se ohjelma, millä selaat Internet-sivuja.
  • Oletko jo sammuttanut ja käynnistänyt tietokoneen uudelleen? - Jos et, niin tee tämä ja kokeile uudelleen.
  • Oletko tarkastanut Myyntireskontranäkymästä, ettei sinulla ole entinen tulostusprosessi kesken? - Jos et, niin tarkasta ko. näkymä ja viimeistele mahdollisesti kesken oleva prosessi.


Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.