Uuden myyntilaskun voi luoda seuraavilla tavoilla:

  • Myynti > Laskutus > Uusi myyntilasku
  • Asiakashaun kautta "Luo asiakas ja Laskuta" -toiminnolla
  • Asiakasnäkymän "Viimeisimmät myyntilaskut" -laatikon vihreästä plussasta
  • Tuotehaun kautta, sivun alareunassa olevalla "Vie valitut myyntilaskulle" -toiminnolla
  • Yläpalkin Luo uusi > Myyntilasku -toiminnolla 

Ohjeen sisältö

Uusi lasku

Asiakas: Olemassa oleva asiakas voidaan valita listauksesta. Tarvittaessa uuden asiakaan voi luoda Syötä uusi asiakas -linkistä. Asiakkaan luonnista löytyy oma ohjesivunsa. Laskulle on mahdollista tässä valita Tilapäinen asiakas, mikäli halutaan luoda lasku asiakkaalle jolla ei ole omaa asiakaskorttia.

Aputoiminimi: Mikäli yrityksessä on käytössä aputoiminimi, voidaan se valita listauksesta. Aputoiminimestä löytyy oma ohjesivunsa. 

Päiväys: Laskun päiväys. Laskun tositteelle tulee päiväykseksi tämä laskun päivä.

Kirjauspäivä: Mikäli laskulle annetaan kirjauspäivä, määrittää tämä laskusta muodostuvan tositteen päiväyksen. Mikäli kirjauspäivää ei anneta, käytetään tositteella oletuksena laskun päivää.

Arvopäivä: Vaikuttaa maksuehtoon. Mikäli käytetään maksuehtoa esim. 14 pv -netto, lasketaan se arvopäivästä. Mikäli arvopäivää ei ole annettu, lasketaan se laskun päivästä. 

Maksuehto: Valitaan olemassa oleva maksuehto. Uusia maksuehtoja voidaan luoda kohdassa Myynti > Perustiedot ja asetukset > Maksutapojen hallinta. Järjestelmä laskee eräpäivän maksuehdon perusteella laskun päiväyksestä. Mikäli maksuehdoksi valitaan eräpäivä, syötetään eräpäivä käsin eräpäivä -kenttään. Mikäli käytetään verkkolaskutusta, pitää eräpäivän olla vähintään neljä pankkipäivää tulevaisuudessa.

Eräpäivä: Laskun eräpäivä. Tulee maksuehdon perusteella. Mikäli maksuehto on eräpäivä, voi eräpäivän laittaa käsin haluamalle päivälle.

Toimituspäivä: Laskun tuotteiden toimituspäivä.

Myyjä: Mikäli yritykseen on myynnin perustiedoissa, myyjien hallinnassa valittu henkilöitä myyjiksi ovat he valittavissa alasvetovalikosta. Mikäli myyjän taakse on laitettu provisio prosentti, tulee tuoteriveille valittu provisioprosentti suoraan myyjän takaa.

Viitteemme/ Viitteenne: Kenttiin mahtuu 35-merkkiä, mikäli lasku lähetetään verkkolaskuna. Paperilaskulle mahtuu n. 21 merkkiä (luku on viitteellinen, sillä PDF:nä tulostettavan laskun kenttä ei skaalaudu).
Viitteenne-kentän sisältö viedään sanomalle sekä kohtaan "WaybillIdentifier" että "BuyerReferenceIdentifier". Viitteemme-kentän sisältö viedään sanomalle kohtaan "SellerReferenceIdentifier".

Kopioi asiakkaan lisätietokentät laskulle: Tuo asiakaskortin Lisätietokentät laskulle. Lisätietokentät löytyvät asiakaskortin "Lisätietokenttien muokkaus" -välilehdeltä

Tallenna: Tallentaa tiedot ja vie eteenpäin laskunäkymään.

Tallenna luonnoksena: Laskun voi tallentaa tilassa “Luonnos”, jolloin sitä ei voi vielä lähettää. Näin laskua voidaan täydentää tarpeen mukaan ilman huolta siitä, että se lähetettäisi eteenpäin vahingossa. Kun laskulla on kaikki tarvittavat tiedot kerättynä, voidaan tämän jälkeen lasku muuttaa lähetysvalmiiksi ja lähettää asiakkaalle. Luonnos ei tee laskunumeroa eikä viitenumeroa laskulle. Luonnoksella ei myöskään ole kirjanpidollista vaikutusta ja tämä ei näy raporteilla tai esim. kassavirtaennusteessa. Luonnosta voi vielä muokata, vaikka luonnoksen päivä olisi lukitulla kaudella, mutta siinäkohtaa luonnoksen päivä pitää siirtää avoimelle kaudelle, jotta muutokset tallettuvat. Jos luonnos on lukitulla kaudella sen voi päivittää laskuksi vain, jos päivämäärän siirtää avoimelle kaudelle ennen tätä toimenpidettä. Luonnosta ei voi poistaa lukitulta kaudelta, mutta sen päivää voi siirtää sitä ennen avoimelle kaudelle ja sen jälkeen poisto onnistuu. Jos luonnoksen laskuttaa tällöin laskulle tulee samat päivät mitä on ollut luonnoksella, eli laskupäivä ja kirjauspäivä. Tällöin tälle tulee myös laskunumero ja viitenumero. 

Myyntilaskun luomisen yhteydessä näytetään varoitus, mikäli asiakkaan maksukäyttäytymisessä on havaittu viiveitä:
- Asiakkaan maksupäivä suhteessa eräpäivään 12 kk on vähintään +30 pv
- Asiakkaan maksupäivä suhteessa eräpäivään 3 kk on vähintään +14 pv verrattuna 12kk lukemaan (esim. 0 pv -> +14 pv). Lisäksi asiakkaalla täytyy olla vähintään yksi maksettu tai luottotappiollinen lasku per kvartaali edellisen 12 kk aikana.

Laskun tiedot

  • Myyntilaskuluettelostaa ennakkoon valittuja laskuja voi selata eteen- ja taaksepäin osoittavista nuolinäppäimistä.
  • Tosite -kohta näyttää laskun tositetiedon. Tosite muodostuu, kun lasku on tulostettu tai lähetetty asiakkaalle "Lähetä lasku" -toiminnon kautta.  
  • Maksusuunnitelma -kohdasta voidaan valita laskulle maksusuunnitelma. Mikäli on valittu alunperin luonnos, niin sille ei voi tehdä maksusuunnitelmaa ennen kuin luonnoksesta on tehty lasku.
  • Aluksi laskun tila on lähettämätön. Viitenumerokenttään tulee laskun viite ja laskulle muodostuu numero juoksevan numeroinnin mukaisesti. Laskunumero voi olla maksimissaan 18 merkkiä pitkä.

Asiakastiedot

Näkymä näyttää asiakkaan tiedot, mitkä tulevat asiakaskortilta.

Asiakaan nimeä klikkaamalla päästään esikatselemaan asiakaskortin tietoja. Klikkaamalla "Hallinnoi asiakastietoja" -painiketta voi asiaskortin tietoja päivittää. Mikäli asiakastietoja päivitetään, tulee asiakas hakea laskulle uudelleen, jotta tiedot päivittyvät myös käsittelyssä olevalle laskulle.

Näkymässä voidaan vaihtaa asiakasta klikkaamalla asiakkaan nimen perässä näkyvää ympyrän mallista nuoli-ikonia tai siirtyä asiakaskortille klikkaamalla kynä ja lehtiö -painiketta.

Toimitusosoite ja laskun muut tiedot

Toimitusosoite-kohtaan voidaan tarvittaessa muokata laskun toimitustietoja käsiteltävälle laskulle.

Kirjauspäivä: Mikäli laskulle annetaan kirjauspäivä, määrittää tämä laskusta muodostuvan tositteen päiväyksen. Mikäli kirjauspäivää ei anneta, käytetään tositteella oletuksena laskun päivää.

Yritys/aputoiminimi: Voidaan valita tehdäänkö lasku päätoiminimelle vai mahdolliselle aputoiminimelle. 

Myyjä: Mikäli kohdassa Myynti > Perustiedot ja asetukset > Myyjät on valittu henkilöitä myyjiksi ovat he valittavissa alasvetovalikosta. Mikäli myyjän taakse on laitettu provisio prosentti, tulee tuoteriveille valittu provisioprosentti suoraan myyjän takaa.

Valuutta: Mikäli lasku halutaan tehdä muussa valuutassa kuin euroissa valitaan listasta oikea valuutta. Valuutan perässä oleva kurssi on edellisen päivän EKP:n hakuhetken kurssi. Kurssi haetaan kerran päivässä ja noin kello 17:15. Kirjanpitovaluutta on aina euro, jolloin tositteelle tulee summa aina euroissa. 

Viitenumero: Ohjelma laskee viitenumeron automaattisesti, ellei asiakkaan takana ole määriteltyä vakioviitettä. Viitenumeron voi vaihtaa lähettämättömälle laskulle ratas -painikkeesta. "Salli päällekkäinen viitenumero" -valinta mahdollistaa saman viiteen käytön useilla laskuilla. "Laske tarkiste" -valinta laskee syötettyyn viitenumeroon tarkistenumeron, jotta viite on muodollisesti oikein. "Muodosta RF-viite" valinnalla laskulle saa generoitua kansainvälisen RF-viitteen. 

Netvisorin viitenumero muodostetaan seuraavasti:
- ensin on yrityksen tietokanta-id
- seuraavaksi yksi välinolla
- sitten laskun tietokanta-id
- lopuksi tarkistenumero

Sopimustunnus: Kyseinen kenttä menee vain verkkolaskulle. Sopimustunnus talletetaan sanomalla kenttään "AgreementIdentifier". Tämä ei tulostu paperilaskulle.

Verotuskäsittely: Verotuskäsittely voidaan määrittää valmiiksi asiakastietoihin, asiakkaan Lisätietojen muokkaus -välilehden Verotuskäsittely -kohtaan. Tarvittaessa tätä voidaan vaihtaa laskulla, jolloin laskulle syötetty tieto yliajaa asiakkaan takana olevan valinnan tai valita tämä aina laskun tekovaiheessa.

  • Asiakkaan laskutusmaaryhmän mukainen käsittely: Asiakkaalle valittu maatieto määrittää verokäsittelyn automaattisesti. Suomi - Kotimainen käsittely, EU - Yhteisökäsittely (jos Y-tunnus-kentässä on tietoja > ALV 0%, jos henkilöasiakas > Tuotteen takana oleva ALV%), EU:n ulkopuolinen > ALV 0%). Maatieto luetaan laskutusosoite kohdan maa -kentästä, eikä mahdollisen toimitusosoitteen maa -kentästä.

  • Ei arvonlisäverokäsittelyä: kaikki asiakkaan myynti on oletuksena ALV 0%

  • Kotimainen rakennuspalvelun verokäsittely: Asiakkaan myynnissä käytetään rakennuspalvelun verokäsittelyä.

  • Kotimaan mukainen ALV- käsittely: Asiakkaalle käytetään kotimaista ALV- käsittelyä maasta riippumatta.

Veroteksti laskulla: Veroteksti voidaan valita laskulle tästä kohdasta. Alasvetovalikossa olevat tekstit ovat Netvisorin vakiotekstejä, eikä niitä pääse itse muokkaamaan tai lisäämään. Mikäli asiakaskortille on lisätty asiakkaan taakse kohta "Veroteksti laskulla", nousee tämä automaattisesti myyntilaskulle.

Maksusuoritukset, sisäiset lisätiedot ja laskun liitteet

  • Maksusuoritukset -osiosta pääsee tarkastelemaan laskulle kohdistettuja maksusuorituksia sekä myyntisuoritustositteita 
  • Sisäiset lisätiedot -kenttään voi tarvittaessa syöttää laskuun liittyvän tekstimuotoisen kommentin, joka ei tulostu lähetettävälle laskulle.
  • Laskuun liittyvät dokumentit -kenttään linkittyy tilausnumero, mikäli lasku on muodostettu myyntitilauksesta.
  • Laskun liitteet: Liitteitä voi lisätä joko raahaamalla ne laskulle tai hakemalla tiedosto tietokoneelta. Liitteen lisäämisen yhteydessä valitaan, halutaanko liitteen lähtevän laskun mukana. Asetusta voi muuttaa myös jälkikäteen. Mikäli liitteen ei ole tarkoitus lähteä laskun mukana, vaan toimii esimerkiksi sisäisenä lisätietona, ilmoitetaan tästä erillisellä huomiolla (lukon kuva). Sallitut tiedostomuodot ovat: .pdf (verkkolaskuilla myös .doc, .xls, .csv, .tif, .jpg, .gif, .txt, .xsl, ja .html, xlsx. Liitetiedoston tiedostonimen maksimimerkkimäärä on 50. Maksimimerkkimäärä sisältää myös tiedoston päätteen, esim. pdf. Myyntilaskujen liitetiedostojen kokorajoitus on pääsääntöisesti 5 MB / liite verkko- ja sähköpostilaskujen osalta, ja koko verkkolaskun osalta maksimissaan 25 MB. Osalla vastaanottajien operaattoreista voi olla vastaanottajakohtaisia rajoitteita, mitkä voivat olla 2 MB. Jos lasku lähetetään PDF eKirjeenä, on liitteen muodon oltava .pdf. Muuten liite ei lähde laskun mukana. Verkkolaskutus sallii laajemmat tiedostomuodot. Myyntilaskun lähetys ei salli suojattuja liitteitä.
  • Lisää eScan-liite: Vie näkymään, josta voit valita eScan-palveluun lähettämäsi liitetiedoston. Jos lasku on jo lähetetty, eli siinä on tosite, tällöin liitteen lisääminen vaatii kirjanpitäjän oikeudet. Lähettämättömään laskuun liitteen lisäys onnistuu ilman kirjanpitäjän oikeutta. 
  • Viimeisimmät lähetys- ja tilatiedot: Tästä näkee laskulle tehdyt toimenpiteet. Näkymästä voi avata ja tulostaa laskun siinä muodossa, kun se on alunperin lähetetty asiakkaalle (PDF-linkki).

Lisätiedot

Laskulle tuotavia, asiakasta tai kyseistä laskua koskevia lisätietoja voidaan lisätä Myyntilaskun toiminnot -palkin takaa kohdasta "Lisätiedot".

Viivästyskorko: Korkoprosentti asetetaan kohdassa Myynti > Perustiedot ja asetukset > Myynnin perustiedot. Tarvittaessa korkoprosentin voi vaihtaa laskulle. Korkoprosenttia käytetään, mikäli halutaan luoda järjestelmästä erillinen korkolasku. Järjestelmä laskee koron tämän prosentin perusteella ja miten paljon suoritus tuli myöhässä eräpäivään nähden.

Kolmikantakauppa: Tämä vaikuttaa ALV- yhteenvetoilmoitukseen ja sen kauppatavarakoodiin. Jos laskulle on ruksattu "Kolmikantakauppa", tulee laskun osalta kauppatavarakoodi kolmikantakauppa oletuksena. Laskulle pitäisi kuitenkin laittaa käsin tieto, että kyseessä on kolmikantakauppa.

Tulostusmuoto: Valitaan missä muodossa lasku tulostetaan. Valinnalla määritetään, lähetäänkö pelkkä lasku vai lasku + tilisiirto. Oletuksena valinta haetaan asiakaan takaa, mutta tämän voi vaihtaa laskulle.

Edellinen korkoajo -kohta näyttää edellisen korkoajon päivämäärän. Päivämäärän voi tarvittaessa poistaa, mikäli on tarve muodostaa uusi korkolasku poistetun tilalle. Korkolaskuista on kerrottu tarkemmin täällä.

Lisätietokentät: Myynnin perustiedoissa on mahdollista lisätä asiakaskohtaisia lisätietoja, joita voi halutessa lisätä myös laskulle näkymään. Lisätietokenttä voi olla päivämäärämuotoinen, vapaa tekstikenttä tai desimaaliluku. Lisätietokentät saadaan laskulle klikkaamalla "Kopioi asiakkaan lisätietokentät laskulle" -painiketta laskun lisätiedoissa. Lisää lisätietokenttien käytöstä pääset lukemaan täältä. 

Laskurivit

Teksti ennen/jälkeen laskurivejä: Kenttiin voidaan kirjoittaa tietoa, joka tulee näkyviin laskulle.

Huomaathan, että myynnin perustiedoissa asetettavat vakiotekstit ennen ja jälkeen laskurivejä käyttävät näitä samoja kenttiä. Jos näihin tekstikenttiin tulostuu tekstiä asiakkaan oletustiedoista, korvaa asiakaskortilta tuleva oletusteksti myynnin perustietoihin syötetyn tekstin. Teksti ennen ja jälkeen laskurivien -kenttiin mahtuu 500 -merkkiä per kenttä.

 

Laskutettava tuote valitaan kirjoittamalla tuotteen nimi tai tuotteen tuotekoodi Hae laskutettava tuote -kenttään. Tuotelistauksen saa näkyviin suurennuslasia klikkaamalla. Mikäli yrityksessä on varastonhallinta käytössä, näytetään tuotteen varastotiedot tässä samalla. Varastossa on tuotteen määrä varastossa, varattu on avoinna olevat myyntilaukset ja tulossa on kyseisen tuotteen ostotilaukset, joita ei ole vielä vastaanotettu varastoon.

Kun tuote on valittu laskulle, lisätään riville myytävien tuotteiden oikea kappalemäärä.

Riviselitteeseen voidaan antaa haluttu selite tuoteriville (kenttään mahtuu 512 merkkiä). Hankintahinnan ja provision näkyvyyteen voidaan ottaa kantaa myynti- ja ostoreskontrien oikeuksista (Yritysvalikko > Myynti- ja ostoreskontrien oikeudet). Jotta hankintahinta ja kate näkyvät, tulee käyttäjällä olla vähintään lukuoikeus tuotteen hankintahintaan. Jotta tietoa voi muokata, tulee käyttäjällä olla hankintahinnan muokkausoikeus.

Tuoteriville haetaan hintatiedot tuotteen takaa, mutta rivejä voi päivittää tarvittaessa. 
Yksikköhinnan voi antaa jopa 12 desimaalin tarkkuudella. Myös laskurivisumman laskenta tapahtuu tällä tarkkuudella, mikäli luku ei pyöristy johonkin tasalukuun aiemmin. Tämä tulee auttamaan niitä asiakkaita, joilla on tuotteita / tuotepaketteja, joissa tuotteen yksikköhinta jää pieneksi. Asiakkaalle lähtevällä verkkolaskulla arvo voi olla maksimissaan viisi desimaalia. Muiden lähetysmuotojen kohdalla tieto näytetään korkeintaan neljän desimaalin tarkkuudella.

Asiakkaan tiliöintiehdotus -kenttään voidaan syöttää asiakkaan tiliöintiehdotus laskun vastaanottajalle, jolloin tämä näkyy verkkolaskusanomalla.

Tiliöintiehdotus -kentän tiliöinti on yrityksen sisäinen tieto ja tämä tili muodostuu myyntilaskun tositteelle. Tämä yliajaa tuotteen takana olevan tiliöinnin. 

Laskurivin toiminnot

Laskurivin edessä on painike, josta voidaan lisätä alla olevia toimintoja:

Siirry tuotekortille: avaa tuotekortin.

Avaa tuotekortti: avaa tuotekortin esikatseluun.

Lisää laskurivi: Lisää uuden tyhjän laskurivin, johon voidaan valita haluttu laskutettava tuote.

Lisää välisummarivi: Laskurivien väliin voidaan lisätä välisummarivejä, joiden avulla saadaan lasketuksi tämän rivin yläpuolella olevat laskurivien summat yhteen. Tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi koontilaskutuksessa, kun tietoja halutaan erotella esim. tilauskohtaisesti.

Lisää kommenttirivi: Lisää riville kommenttirivin, tämä tulostuu laskulle/lähtee laskun mukana.

Kopioi rivi: Kopioi ko. rivin uudeksi laskuriviksi

Poista rivi: Poistaa kyseisen rivin laskulta.

Linkitä tapahtumarivi: Tällä toiminnolla voit linkittää myyntirivin halutulle varaston hankintariville, jos tuotteen eräkäsittelyksi on määritetty FIFO. 

Kopioi laskentakohteet halutuille riveille: Mikäli laskuriville on viety laskentakohde-tieto, voi tällä toiminnolla kopioida laskentakohteen myös muille riveille. Halutut rivit tulee ruksata aktiiviseksi ennen toiminnon suorittamista. 

Laskurivien edessä on kolme pistettä, joiden avulla rivien järjestystä voidaan vaihtaa. Järjestyksen muuttaminen onnistuu raahaamalla rivi halutulle paikalle. 
Laskurivin edessä olevan alasvetovalikon lisäksi osalle toiminnoista on myös erilliset painikkeensa, jotka kuvattu seuraavassa. 

Rivikohtaiset toiminnot, käsittelyhistoria ja lisätiedot

Laskulle voidaan tarvittaessa lisätä välisummarivi, kommenttirivi sekä laskutuslisät erillisillä toiminnoilla.

Lisää laskurivi: Lisää laskulle uuden tyhjän laskurivin

Lisää välisummarivi: Laskurivien väliin voidaan lisätä välisummarivejä, joiden avulla voidaan laskea tämän rivin yläpuolella olevat laskurivien summat yhteen. Tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi koontilaskutuksessa, kun tietoja halutaan erotella esim. tilauskohtaisesti. Kun laskulle on valittu välisumma rivi, pitää kyseisen rivin kohdalta valita lasketa välisumma.

Lisää kommenttirivi: Lisää riville kommenttirivin, joka tulostuu laskulle.

Lisää laskutuslisät: Lisää laskutuslisät, jotka voidaan määrittää kohdassa Myynti > Asetukset > Laskutuksen asetukset > Myyntilaskujen lisät.

Uuden tuotteen luominen onnistuu myyntilasku-näkymästä. Tuotteen luomisesta löytyy tarkempi ohje omalta ohjesivultaan.

Käsittelyhistoria: Näyttää myyntilaskun tapahtumat sekä laskuun tehdyt muutokset. Käsittelyhistoriaan tallentuu myös laskun luojan ja muokkaajan tiedot. Käsittelyhistoriaan lisätyistä kommenteista saa tiedon linkin ohessa olevan lukumäärälaskurin avulla.
Lisätiedot-painikkeen takaa voidaan hallita laskulle tuotavia, asiakasta tai kyseistä laskua koskevia lisätietoja. 

Sarakkeet

Käyttäjä pystyy itse vaikuttamaan riveillä näkyviin sarakkeisiin käyttöliittymässä. Näin ollen ns. turhat sarakkeet saadaan pois näkyvistä. Tämä on käyttäjäkohtainen asetus. Sarakeleveyksiä voi myös säätää itselle parhaiten sopivaksi. Valinnat eivät vaikuta asiakkaalle lähtevän laskun tietoihin.

Sarakkeiden kautta saa myös näkyville rivikohtaiset toiminnot painamalla hiiren kakkospainiketta tuoterivin päällä, minkä hyvänsä sarakkeen kohdalla. 

Siirry tuotekortille: Tämä vie kyseisen tuotteen tuotekorttiin.

Avaa tuotekortti: Tämä avaa tuotekortin perustietotonäkymään.

Lisää laskurivi: Tämän avulla voi lisätä laskulle uuden laskurivin

Lisää välisummarivi: Tämän avulla voi lisätä rivin, joka laskee se yläpuolella olevat tuoterivit yhteen.

Lisää kommenttirivi: Tämän avulla saa laskuun kokonaan uuden kommenttirivin.

Kopioi rivi: Kopio kyseisen rivin

Poista rivi: Poistaa kyseisen tuoterivin

Kopioi laskentakohteet valituille riveille. Kopioi riveille laskentakohteet. Jos tuotteen takana on jo laskentakohde valittuna, niin tämä tulee automaattisesti myös laskulle sieltä.

Jaksota rivit: Tämän avulla voidaan jaksottaa halutut rivit halutulla kuukausijaolla tai halutulla jakokäyrällä. Jakokäyriä voi muokata kirjanpidon perustoimintojen kautta. Tästä tarkempi ohjeistus täällä.


Myyntilaskun toiminnot

Myyntilaskun toiminnot -valikko löytyy myyntilaskunäkymän oikeasta ylälaidasta. Valikosta löytyy seuraavat toiminnot:

Kopioi lasku: Kopioi ko. laskun tiedot uudelle laskulle. Tätä voi käyttää apuna, jos samaa laskua tehdään useamman kerran. Uudelle laskulle voi sitten muokata tarvittavat tiedot (esim. päivämäärät) ennen laskun lähetystä.

Kopio lasku luonnokseksi: Kopioi laskun tiedot, mutta tekee uudesta laskusta luonnoksen.

Muodosta hyvityslasku: Muodostaa laskusta hyvityslaskun. Tämä muodostaa ns. kokohyvityksen alkuperäisestä laskusta. Mikäli halutaan muodostaa hyvityslasku vain osasta alkuperäisen laskun tiedoista, tulee hyvityslaskun rivejä muokata ennen sen lähetystä.

Lisää suoritus: Tällä toiminnolla pääset kirjaamaan manuaalisen suorituksen laskulle.

Laskun lisätiedot: Lisätiedoissa näytetään laskulle tuotavat, asiakasta tai kyseistä laskua koskevat lisätiedot. Tiedot tulevat asiakaskortilta, ja niitä voi muokata ja lisätä tässä lisätiedot-näkymässä. Tässä näkymässä syötetyt tiedot korvaavat asiakaskortilla olevat tiedot. Lisätiedoista löytyy oma ohjesivunsa.

Laskukohtaiset laskentakohteet: Jos kohdassa Myynti > Perustiedot ja asetukset > Myynnin perustiedot myyntilaskun oletuslaskentakohde on määritetty laskukohtaiseksi, voit jakaa myyntilaskun saatavat laskentakohteille tällä toiminnolla. 

Varastotiedot: Varastotiedot välilehti näkyy, mikäli yrityksessä on varastonhallinta käytössä. Välilehden takaa näkee myyntilaskusta muodostuneet varastokirjaukset. Myyntilasku tekee tapahtuman Myynti niille tuotteille, jotka ovat varastotuotteita. Tilana on käsitelty. Tämä tarkoittaa, että myyntilasku vähentää tuotteita varastosta. Ei varastoitaville tuotteille ei muodostu varastokirjausta.

Poista lasku: Poistaa laskun reskontrasta. Laskun voi poistaa, jos se on lähettämättä tai ilman tositetta ilman kirjanpitäjän oikeutta. Tällöin, jos on oikeudet tehdä lasku, voi myös poistaa sen. Jos lähetetty lasku oli ylimääräinen, tällöin pitää tehdä siitä hyvityslasku, lähettää se myös asiakkaalle ja sitten kohdistaa nämä keskenään. Kirjanpitäjän oikeuksille voi poistaa myös tositteellisen ja lähetetyn laskun, mutta suosittelemme hyvityslaskun kautta käsittelemään ylimääräiset laskut. 


Esikatsele: Avaa laskun esikatselutilaan. Esikatselutila seuraa laskun tilaa, eli jos lasku on tilassa erääntynyt, painike esikatselee laskua maksumuistutus-otsikolla. Painike näyttää, miltä seuraava tulostus lähetysprosessissa tulee näyttämään. 


Laskun lähetys

Laskun lähetykseen pääsee painamalla Lähetä lasku -painiketta. Tämä ohjaa käyttäjän lähetysprosessinäkymään, joka kuvattu alla.

Laskun lähetys verkkolaskuna

Mikäli asiakastietoihin on syötetty verkkolaskuosoite, lähetysprosessi tarjoaa ensisijaiseksi laskun lähetyskanavaksi verkkolaskua. Lähetysprosessinäkymässä painetaan "Lähetä verkkolaskut" -painiketta ja lasku lähtee asiakkaalle. 

Mikäli lasku halutaan lähettää verkkolaskuna, mutta asiakkaan takana ei ole verkkolaskuosoitetta, voidaan linkin "Tarkista asiakkaiden verkkolaskuosoitteiden saatavuutta" kohdasta hakea, löytyykö asiakkaalle verkkolaskuosoite. Verkkolaskuosoitteita haetaan Tiekestä.

Laskun lähetys postitse

Mikäli asiakaskortilla ei ole verkkolaskuosoitetta, mutta sähköpostiosoite on, tarjotaan laskun ensisijaiseksi lähetysmuodoksi sähköpostia. Lähetysprosessinäkymässä voidaan vielä tarkastaa vastaanottajan sähköpostiosoite ja lisätä halutessa PDF-liite laskulle.

Laskujen lähettämisestä sähköpostitse saa lisätietoa ohjeesta Myyntilaskujen lähettäminen sähköpostilla.


Laskun lähettäminen pdf eKirjeenä

PDF eKirje -tulostuspalvelu mahdollistaa laskujen lähettämisen tulostuspalvelun kautta - myös ulkomaille. Palvelu on toteutettu Postin kanssa ja se on käytettävissä rinnakkain verkkolaskun lähetyspalvelun kanssa. Lisätietoa palvelusta löydät täältä

1. Lähetysluokaksi valitaan 1. tai 2. luokan kirje. 

2. Tulostusväriksi valitaan mustavalkoinen vai värillinen. Väritulosteen käyttö maksaa hieman enemmän pdf eKirjettä käytettäessä

3. Laskuille voidaan lisätä liite vielä lähetysprosessinäkymässä. Kyseinen liite tulee kaikille samassa lähetysprosessissa oleville pdf eKirjeitse lähetettäville laskuille.

4. Kuva-ikonia klikkaamalla voidaan esikatsella lähtevää laskua. Valinta on olemassa pdf eKirjeitse lähteville laskuille.

5. Lähetä aineistot PDF eKirje- tulostuspalveluun

PDF eKirje-tulostuspalvelun oletusasetuksista (Yritykset perustiedot ->PDF eKirje-tulostuspalvelun oletusasetukset) voidaan vaihtaa oletusasetuksia, jotka näkyvät kohdissa 1, 2 ja 3. 

Laskun tulostaminen paikallisesti

Mikäli asiakaskortille ei ole syötetty laskutusosoitetietoja, tai lasku halutaan saattaa lähetysprosessiin lähettämättä sitä varsinaisesti uudelleen asiakkaalle, se voidaan tulostaa paikallisesti pdf-muodossa.

Tulosta aineistot -painikkeesta aukeaa pdf-tulostusikkuna. Tätä kautta saat vielä vaihdettua laskun tulostusmuotoa. Tulostusvaihtoehtoina ovat:

  • Laskun/asiakkaan mukaan - tulostetaan asiakaskortin Tulostusmuodot -valinnan mukainen tuloste
  • Lasku + tilisiirto
  • Lasku
  • Lasku (vienti) - tulostetaan tullinimike ja tuotteen kuvaus, mikäli nämä on tuotteelle tallennettu
  • Lasku + tilisiirto (brutto) - tulostetaan laskurivien bruttohinnat / verottomat hinnat. Brutto á-hinta on omana sarakkeenaan tulosteella arvonlisäverottoman yksikköhinnan lisäksi



Laskun lähetyskanavan vaihto

Laskun lähetyskanavan vaihdon avulla voidaan valita haluttujen laskujen lähetystapaa muuksi lähetysprosessissa. Kyseinen rivi pitää ruksata rivin perässä olevasta laatikosta (1), ja sen jälkeen valitaan uusi lähetystapa (2) ja painaa Vaihda -painiketta (3). Laskujen oletuslähetyskanava valikoituu sen mukaan mitä laskutusosoitteita asiakkaalle on annettu.
Mikäli asiakkaalle on lisätty verkkolaskuosoite, oletustulostuskanava on tällöin verkkolaskun lähetys. Jos verkkolaskuosoitetta ei ole, tarjotaan sähköpostilähetystä. Tämän jälkeen oletuslähetystavaksi tarjotaan PDF eKirje -tulostus. Viimeisenä tulostusvaihtoehtona on paikallinen tulostus. Jos laskutusasiakkaan tiedoissa ei ole lähetyskanavan vaatimia osoitetietoja, tästä ilmoitetaan ja lasku jää alkuperäiseen kanavaan. 

Poista valitut prosessista ottaa valitut laskut pois lähetysnäkymästä ja näitä ei lähetetä tällä kertaa.

Lähetysprosessin lisätoiminnot

1. Päivitä valituille osoitetiedot asiakkaalta. Tällöin haetaan asiakastiedot uudestaan ja ne päivittyvät siihen, mitä on kyseisellä asiakaskortilla. Jos laskulla on kuitenkin jo ennestään tosite olemassa, eli lasku on jo kerran tai useammin jo lähetetty, ei tällöin enää pääse muuttamaan laskun postiosoitetietoja asiakkaan takaa. Vaan ne jää sellaisiksi, miten ne on alunperin ollut laskulla ensimmäisen lähetyskerran tiedoilla. Verkkolaskuosoitetta tai toimipaikan osoitetta pystyy kuitenkin muokkaamaan myös jälkeenpäin ja "Päivitä valituille osoitetiedot asiakkaalta" painikkeella saadaan laskun uudelleenlähetykseen päivitetty verkkolaskuosoite.

2. Lajittele kaikki aineistot uudelleen. Jos laskujen tai laskutusasiakkaiden tietoja on muutettu, pitää aineistot lajitella uudestaan kanaviin, painamalla näkymän lopussa olevaa "Lajittele kaikki aineistot uudelleen" -painiketta.

3. Keskeytä prosessi: Tästä päästään tarvittaessa takaisin laskulle tai avoimiin myyntilaskuihin. Mikäli ei ole painettu lähetä lasku -painiketta lasku ei ole lähtenyt eteenpäin.

Yli sadan laskun lähettäminen kerralla

Lähettämäsi aineisto on vastaanotettu ja asetettu käsittelyjonoon. Aineistot käsitellään saapumisjärjestyksessä ja käsittelyprosessin tilannetta voi seurata sivun yläreunasta "Taustaprosessit"-kohdan alta. Taustaprosessin ollessa käynnissä voit navigoida pois laskun lähetyssivulta ja tehdä muita asioita sillä aikaa, kunnes tausta-ajo on valmis.

Kun aineisto on valmis, pääsee laskut lähettämään/tulostamaan siirry aineistoon linkistä. 

Kun aineisto on lähetetty/tulostettu tulee vielä painaa lopuksi viimeistele prosessi -painiketta.

Lasku ei lähde verkkolaskuna

Mikäli myyntilaskua ei saa lähetettyä verkkolaskuna, tulee tarkastaa, että asiakkaan takana on verkkolaskuosoite ja osoite oikean muotoisena. Samalla tulee tarkastaa, että laskulla on täydelliset osoitetiedot. Mikäli laskulla on toimitusosoite, tulee tarkastaa, että se on oikeassa muodossa. Myös laskun liite saattaa tietyissä tapauksissa estää verkkolaskun lähetyksen, esimerkiksi erikoismerkit liitteen otsikossa voivat estää lähetyksen. On myös mahdollista, että verkkolaskun lähetys ei ole päällä sähköisissä palvelukanavissa. 

Tositteen muodostus epäonnistuu laskun lähetyksessä

Mikäli kirjanpidon tilin Alv-koodi ei vastaa laskuriville valitun Alv-prosentin tietoa, myyntilaskun lähetys epäonnistuu ja käyttäjä saa ilmoituksen "Riville valittu verokoodi ei ole yhteensopiva valitun Alv% kanssa." Tällöin laskulle ei voida myöskään luoda tositetta automaattisesti. Jotta laskun lähetys onnistuu tulee Alv-koodi korjata vastaamaan laskuriville valitun Alv-prosentin tietoa.

Esimerkki: Myyntilaskulla on alv 24% kotimaan myyntiä. Tässä tapauksessa tuotteen kirjanpidon tilin tai laskurivin tiliöintiehdotuksessa valitun tilin tiedoissa tulee olla ALV-koodina KOMY. Mikäli alv-koodina on Ei alv käsittelyä jää lasku virheeseen, koska Ei alv käsittelyä koodin oletus "O (veroton palvelu)" eikä salli ALV:n arvoa 24%. Tilanteen korjaamiseksi tulee ensin korjata tuotteen kirjanpidon oletustili ja tämän jälkeen päivittää myyntilaskun laskurivit. Vaihtoehtoisesti tilin voi korjata myyntilaskun laskuriville kohtaan "Tiliöintiehdotus". Tämä tulee tehdä ennen laskun uudelleenlähetystä.

Laskun tietojen muokkaaminen lähetyksen jälkeen

Laskunäkymässä laskun tietoja pääsee muokkaamaan tietyiltä osin myös laskun lähetyksen jälkeen. Muokkausten tekeminen on rajattu niin, että reskontraoikeuksilla voidaan muokata sellaisia laskutietoja, jotka eivät verottajan ohjeen mukaan “pakota” lähettämään laskua uudelleen. Laskun summaan vaikuttavia tietoja tai laskun osoitetietoja ei ole mahdollista muuttaa lähetyksen jälkeen. 

Reskontraoikeuksilla muokattavat tiedot ovat:

  • Laskun lisätietokentän muutokset ja laskun kommentointi yleensä
  • Laskurivien selitteet ja kommentit
  • Viitteemme ja viitteenne kenttien muutokset
  • Vapaa teksti ennen tai jälkeen laskurivien
  • Toimitustavan tai -ehtojen muuttaminen
  • Sopimustunnuksen lisääminen
  • Myyjän lisääminen / muuttaminen
  • Sisäiset tiedot kuten:
    • korko- ja perintäkiellot
    • Maksusuunnitelman lisääminen laskulle
    • Liitteen lisääminen laskulle
    • Hankintahinnan päivittäminen (vaikuttaa myyntikatteeseen ja provisioon)
  • Kirjauspäivän muokkaaminen (laskun lähetyksen jälkeen kirjauspäivän muokkaamiseen tarvitaan KP-rooli)

Muistutuslaskujen lähettäminen sähköisenä (=verkkolaskuna)

Jotta maksumuistutukset ja -huomautukset sekä perintäkirjeet voidaan lähettää sähköisinä, tulee niille muuttaa eräpäivä tulevaisuuteen lähetyspäivään nähden lähetysprosessissa. Järjestelmä muuttaa eräpäivän vain laskuaineistolle, alkuperäinen eräpäivä säilyy itse laskulla ennallaan. 

Kun laskut on valittu ja viety lähetysprosessiin, tulee laskut vielä merkitä lähetysprosessissa laittamalla täppä laskurivin perässä olevaan pieneen ruutuun, jotta laskun eräpäivä muuttuu. Tämän jälkeen valitaan eräpäivä, joka on tulevaisuudessa laskun lähetyspäivämäärään nähden. Uusi eräpäivä kannattaa laittaa 5 pankkipäivän päähän laskun lähetyspäivämäärästä. Kun uusi eräpäivä on asetettu, laskut ovat lähetysvalmiit. Lähetysprosessi tulee vielä viimeistellä, kun laskut on lähetetty. 

Laskutus muussa kuin kirjanpitovaluutassa

Laskutusvaluutaksi voi valita listalta myös muun, kuin sen valuutan, jossa yrityksen kirjanpito on. Tällöin laskurivien oletetaan olevan vierasta valuuttaa, ja ne välittyvät sellaisinaan paperilaskulle tai muihin kanaviin. Valuutalle ehdotetaan edellisen pankkipäivän keskikurssia, ja sitä voi tarvittaessa muuttaa. Laskun loppusumma näkyy ensimmäisen tallennuksen jälkeen myös euromääräisenä. Laskuluettelossa ja myyntireskontranäkymässä näkyy laskusta vain tämä euromääräinen loppusumma. Annettua valuuttakurssia käytetään myös laskusta kirjanpidon tositetta muodostettaessa.

Laskun tulostaminen ei onnistu

Mikäli myyntilaskun paikallinen tulostus ei onnistu, on tarkastettava seuraavat seikat:

  • Adobe reader, tai vastaava ohjelma on tallennettuna koneelle
  • Käytössäsi on Adobe Readerin tai vastavaavan uusin versio
  • Jos laskun tulostuksen seurauksena on tyhjä valkoinen ruutu, on se merkki siitä, että Adobe Readeriin on tulossa päivitys - Päivitä Adobe Reader.
  • Internet-selaimesta on käytössä uusin versio 

Muut vinkit:

  • Tulostusta kannattaa testata myös toisella selaimella, jotta voidaan poissulkea muut kuin selainperäiset virhetilanteet
  • Tietokoneen uudelleenkäynnistys voi auttaa myös tulostusongelmassa
  • Kesken oleva laskujen lähetysprosessi estää uusien laskujen tulostamisen. Myyntireskontranäkymästä tulee tarkastaa keskeneräiset prosessit ja saattaa ne loppuun ennen uusien laskujen viemistä tulostettavaksi. 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.