Mikäli halutaan, ettei yksi henkilö voi suoraan maksaa yrityksen ostolaskuja, voidaan yritykseen tehdä maksujen vahvistamiskäytäntö. Tämä tarkoittaa, että määritellään monenko henkilön pitää vahvistaa maksu, jotta sen voi lähettää pankkiin. Tarvittaessa tähän voidaan myös määritellä henkilö, joka voi maksaa ostolaskun suoraan ilman vahvistusmenetelmää. Näkymään pääsee Myynti ja ostoreskontrien oikeudet kohdan "Maksujen vahvistamisen asetukset" -linkistä. Jotta voit määritellä nämä oikeudet, sinulla tulee olla Tilitoimiston pääkäyttäjän (TPK) -rooli tai yrityksen pääkäyttäjä -oikeus sekä käyttäjähallitsijan KH-oikeudet.
Vahvistaminen vaikuttaa myös palkanmaksuun. Tilisiirtojen osalta maksujen vahvistaminen on korvattu tilisiirtojen hyväksynnällä, josta on kerrottu lisää täällä Tilisiirtojen hyväksyntä ja maksaminen. Eli jos tilisiirroilla on hyväksyntä menetelmä käytössä, pitää tilisiirto hyväksyä tarvittavan monta kertaa ennen kuin sen voi maksaa ja tällä maksujen vahvistuksella ei ole siihen merkitystä. Tilisiirroissa ei käytetä tätä ja kun tilisiirrolla on tarvittava määrä hyväksyjiä, lähtee tämä maksuun yhden henkilön toimesta.
Alla olevassa kuvassa on määritelty, että vahvistuksia vaaditaan kaksi kappaletta. Maksu lähtee Netvisorista pankkiin vasta kun toinen henkilö on käynyt vahvistamassa laskun.
Kun vahvistus on päällä, näkyy mm. avoimissa ostolaskuissa vahvistuksien määrä. Avoimiin ostolaskut -näkymään valinnan saa näkyviin "Näytä sarakkeet" ja sieltä Laskun lisätiedot > Maksun vahvistukset. Tämän jälkeen painetaan päivitä valinnat -painiketta.
Avoimiin ostolaskuihin tulee nyt maksun vahvistukset sarake, ja siitä klikkaamalla näkee, millä tiedoilla ja miltä tililtä tämä on alunperin vahvistettu. Näkymästä näkee myös, moniko on vahvistanut ja montako vahvistusta maksuun tarvitaan.
Lisäksi avoimet ostolaskut näkymässä on valinta "Lisäksi näytä vain" Laskut, jotka voin maksaa tai vahvistaa. Tuo listaus tuo näkyviin laskut, jotka voidaan maksaa suoraan tai tehdä näille vahvistus.
Kun ostolaskua viedään maksatukseen ensimmäisen vahvistajan osalta, voi hän muokata maksettavaa summaa ja laskun eräpäivää. Näkymä näyttää myös vahvistukset kohdassa moniko henkilö on vahvistanut maksun ja montako vahvistusta tarvitaan. Ensimmäinen maksaja voi myös valita minkä pankkitilin kautta lasku maksetaan, mikäli yrityksessä on käytössä useampi pankkitili.
Kun tili on valittu ja ensimmäinen maksaja painaa lähetä maksuaineisto nappia ei aineisto vielä lähde pankkiin.
Kun toinen henkilö on viemässä aineistoa maksuun, hän ei enää voi muokata laskun maksettavaa summaa, mutta hän voi halutessaan vaihtaa laskun maksupäivää ja tiliä, josta maksu maksetaan. Laskun vahvistukset kohdasta näkee millä tiedoilla maksu on ensimmäisen kerran vahvistettu.
Kun toinen henkilö vie maksatuksen loppuun asti, lähtee aineisto Netvisorista pankkiin ja pankki käsittelee tämän aineiston maksun eräpäivänä.
Jos ostolasku on laitettu vahvistuskiertoon osissa, pitää nämä viedä vahvistuskierron läpi. Sen jälkeen voi laskun loppuosan maksaa/vahvistaa myös tämän ominaisuuden avulla. Mikäli ostolaskua on maksettu useammassa erässä maksun vahvistus kohta näyttää ensin vahvistusten määrän ja lopussa kokonaismäärän, joka tarvitaan vahvistukseen kyseisen laskun osalta.
Mikäli maksu jää virheeseen Netvisorin ja pankin välillä, tulee virheilmoitus vain sille henkilölle, joka vahvisti tämän viimeisenä, eli kuka lähetti tämän ohjelmasta pankkiin. Maksun vahvistaminen ei toimi Visma Manager mobiilisovelluksella. Tällöin pitää käyttää normaalia Netvisoria, jotta voi käyttää maksujen vahvistusta.
Vahvistuksen peruutus
Jos jostain syystä huomataan maksatusvaiheessa, että maksettava summa on väärin tai laskulle pitää tehdä jotain korjauksia ja laskulla on jo yhden henkilön vahvistus maksussa, niin pitää toimia alla olevasti:
Laskun maksun vahvistamisen saa pois palauttamalla ostolaskun käsittelemättömäksi (Ostolaskun toiminnot > Palauta käsittelemättömäksi). Tämän jälkeen lasku palautuu "uusi lasku" -tilaan, jolloin myös asiatarkastus/hyväksyntä + tiliöinti tulee tehdä laskulle uudestaan. Tämän jälkeen tehdään maksatus uudestaan oikeilla tiedoilla.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback