Tässä ohjeessa käydään läpi, miten maksujen vahvistaminen toimii Netvisorissa ja mitä vaiheita se sisältää. Mikäli haluat, ettei yksi henkilö voi suoraan maksaa yrityksen ostolaskuja, määritä yritykseen maksujen vahvistamiskäytäntö. Tämä tarkoittaa, että määrittelet, monenko henkilön pitää vahvistaa maksu, jotta sen voi lähettää pankkiin. Tarvittaessa voit myös määritellä henkilön, joka voi maksaa ostolaskun suoraan ilman vahvistusmenetelmää.
SISÄLTÖ
Maksujen vahvistamisen asetukset
Voit avata näkymän valitsemalla Myynti ja ostoreskontrien oikeudet > Maksujen vahvistamisen asetukset -linkki.
Jotta voit määritellä maksujen vahvistamisen asetukset, sinulla tulee olla Tilitoimiston pääkäyttäjän (TPK) -rooli tai yrityksen pääkäyttäjä -oikeus sekä käyttäjähallitsijan KH-oikeudet.
Vahvistaminen vaikuttaa myös palkanmaksuun. Tilisiirtojen osalta määritellään, monen henkilön kautta tilisiirto pitää hyväksyä, että se lähtee maksuun. Jos tilisiirroille määrittelet yhden hyväksyjän, pitää tilisiirto ensin hyväksyä yhden henkilön toimesta ja sen jälkeen toinen henkilö voi siirtää tämän maksuun. Lisätietoa on ohjeessa Tilisiirtojen hyväksyntä.
Oletuksena maksun vahvistus ja tilisiirtojen hyväksyntä ei ole käytössä.
Alla olevassa kuvassa on määritelty, että vahvistuksia vaaditaan kaksi kappaletta. Maksu lähtee Netvisorista pankkiin vasta, kun toinen henkilö on käynyt vahvistamassa laskun. Maksajan pitää tunnistautua vahvasti ennen maksatusta klikkaamalla painiketta "Tunnista ja maksa". Tällöin tunnistaudutaan vahvan tunnistautumisen kautta henkilöllisyyden varmistamiseksi. Onnistuneen tunnistautumisen jälkeen aineisto lähtee pankkiin käsiteltäväksi. Tunnistautuminen on istuntokohtainen. Jos maksat saman istunnon aikana useampia maksuja samassa yrityksessä, uutta tunnistautumista ei vaadita. Jos henkilöllä on vahvistusten ohitusoikeus, hänen pitää tunnistautua suoraan maksatusvaiheessa, ja tällöin maksu lähtee tämän jälkeen pankkiin.
Vaadi lisävarmennus jokaisen maksutapahtuman yhteydessä: Asetuksen ollessa päällä maksajan tulee suorittaa vahva tunnistautuminen ennen jokaista pankkiin lähtevää maksutapahtumaa. Oletuksena lisävarmennus pyydetään vain ensimmäiseen maksuun kirjautumisistunnon aikana.
Mikäli tämä valinta ei näy sivulla, toimi seuraavasti:
- Paina näppäimiä Ctrl + F5 samanaikaisesti, jotta sivu päivittyy ja valinnan pitäisi tulla näkyviin.
- Mikäli käytät Mac-tietokonetta, paina CMD + R -näppäimiä.
Maksujen vahvistaminen käytännössä
Kun maksujen vahvistus on päällä, avoimissa ostolaskuissa näkyy vahvistuksien määrä.
Voit tuoda maksun vahvistukset -sarakkeen näkyviin Avoimet ostolaskut -näkymään seuraavasti:
- Avaa Avoimet ostolaskut -näkymä.
- Valitse Näytä sarakkeet.
- Valitse Laskun lisätiedot > Maksun vahvistukset.
- Paina päivitä valinnat -painiketta.
Avoimiin ostolaskuihin tulee nyt Maksun vahvistukset -sarake. Saraketta klikkaamalla näet, millä tiedoilla ja miltä tililtä maksu on alun perin vahvistettu. Näkymästä näkyy myös, moniko on vahvistanut ja montako vahvistusta maksuun tarvitaan.
Avoimet ostolaskut -näkymässä on valinta "Lisäksi näytä vain" > Laskut, jotka voin maksaa tai vahvistaa. Tämä listaus näyttää laskut, jotka voidaan maksaa suoraan tai joille voidaan tehdä vahvistus.
Kun viet ostolaskua maksatukseen ensimmäisen vahvistajan osalta, toimi seuraavasti:
- Avaa ostolasku, joka viedään maksatukseen.
- Muokkaa tarvittaessa maksettavaa summaa.
- Muokkaa tarvittaessa laskun eräpäivää.
- Valitse pankkitili, jonka kautta lasku maksetaan, jos yrityksessä on käytössä useampi pankkitili.
- Tarkista näkymästä kohdasta vahvistukset, moniko henkilö on vahvistanut maksun ja montako vahvistusta tarvitaan.
Kun tili on valittu ja ensimmäinen maksaja painaa lähetä maksuaineisto -nappia, aineisto ei vielä lähde pankkiin.
Kun toinen henkilö vie aineistoa maksuun, hän ei enää voi muokata laskun maksettavaa summaa. Hän voi kuitenkin halutessaan vaihtaa laskun maksupäivää ja tiliä, josta maksu maksetaan. Laskun vahvistukset -kohdasta näkee, millä tiedoilla maksu on ensimmäisen kerran vahvistettu.
Kun toinen henkilö vie maksatuksen loppuun asti, aineisto lähtee Netvisorista pankkiin ja pankki käsittelee aineiston maksun eräpäivänä. Viimeisen vahvistajan on tunnistauduttava maksatusvaiheessa uudestaan pankkitunnusten kautta. Tällöin maksu lähtee pankkiin. Muiden maksun vahvistajien osalta vahvaa tunnistautumista ei vaadita.
Jos ostolasku on laitettu vahvistuskiertoon osissa, vie kaikki osat vahvistuskierron läpi. Sen jälkeen voit maksaa tai vahvistaa laskun loppuosan myös maksujen vahvistus -ominaisuuden avulla. Mikäli ostolaskua on maksettu useammassa erässä, Maksun vahvistus -kohta näyttää ensin vahvistusten määrän ja lopussa kokonaismäärän, joka tarvitaan vahvistukseen kyseisen laskun osalta.
Mikäli maksu jää virheeseen Netvisorin ja pankin välillä, virheilmoitus tulee vain sille henkilölle, joka vahvisti maksun viimeisenä eli lähetti aineiston ohjelmasta pankkiin. Maksun vahvistaminen ei toimi Netvisor mobiilisovelluksella. Käytä tällöin normaalia Netvisoria, jotta voit käyttää maksujen vahvistusta.
Vahvistuksen peruutus
Jos huomaat maksatusvaiheessa, että maksettava summa on väärin tai laskulle pitää tehdä korjauksia ja laskulla on jo yhden henkilön vahvistus maksussa, toimi seuraavasti:
- Avaa ostolasku, jonka maksun vahvistus halutaan poistaa.
- Valitse Ostolaskun toiminnot > Palauta käsittelemättömäksi.
- Anna laskun palautua uusi lasku -tilaan.
- Suorita laskulle asiatarkastus/hyväksyntä ja tiliöinti uudestaan.
- Tee maksatus uudestaan oikeilla tiedoilla.
Mikäli vahvistus on otettu pois päältä ja yrityksessä on ollut laskuja käsittelyssä, jotka on vahvistettu osittain, toimi seuraavasti:
- Ota maksujen vahvistus takaisin päälle.
- Palauta käsittelemättömäksi ne laskut, joita oli osittain vahvistettu.
- Ota maksujen vahvistus pois.
- Maksa lasku normaalisti tunnistautumalla vahvasti.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kysymys: Miten otan maksujen vahvistamisen asetukset käyttöön Netvisorissa?
Vastaus: Avaa Myynti ja ostoreskontrien oikeudet > Maksujen vahvistamisen asetukset -linkki. Varmista, että sinulla on Tilitoimiston pääkäyttäjän (TPK) -rooli tai yrityksen pääkäyttäjä -oikeus sekä käyttäjähallitsijan KH-oikeudet, ja määrittele sen jälkeen tarvittavien vahvistajien määrä ja muut asetukset.
Kysymys: Milloin maksu lähtee Netvisorista pankkiin?
Vastaus: Maksu lähtee Netvisorista pankkiin vasta, kun kaikki vaaditut vahvistajat ovat vahvistaneet maksun ja viimeinen vahvistaja on tunnistautunut maksatusvaiheessa pankkitunnusten kautta.
Kysymys: Miten toimin, jos maksun vahvistus pitää peruuttaa?
Vastaus: Palauta ostolasku käsittelemättömäksi valitsemalla Ostolaskun toiminnot > Palauta käsittelemättömäksi. Lasku palautuu uuteen laskutilaan, jolloin asiatarkastus/hyväksyntä ja tiliöinti pitää tehdä uudestaan, ja sen jälkeen voit tehdä maksutuksen uudelleen oikeilla tiedoilla.
Kysymys: Miksi en näe "Vaadi lisävarmennus jokaisen maksutapahtuman yhteydessä" -valintaa?
Vastaus: Päivitä sivu painamalla Ctrl + F5 (Windows) tai CMD + R (Mac). Tämän jälkeen valinnan pitäisi tulla näkyviin.
Kysymys: Voinko käyttää maksujen vahvistamista Netvisor mobiilisovelluksella?
Vastaus: Et voi. Maksun vahvistaminen ei toimi Netvisor mobiilisovelluksella, vaan sinun pitää käyttää normaalia Netvisoria.
Avainsanat: maksujen vahvistaminen, vahvistaminen, maksaminen, ostolaskut, maksut
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback