SISÄLTÖ
- Käyttöoikeudet
- Tilikausiarkisto
- Tilinpäätösaineiston lisääminen
- Sähköinen allekirjoitus
- Tilinpäätösarkistoinnin eli sinetöinnin purkaminen
(Taloushallinto > Tilikausiarkisto)
Tilikausiarkistoon arkistoidaan yrityksen tilikauteen liittyvät tilinpäätös- ja muut dokumentit sekä tänne voi arkistoida muita yrityksen dokumentteja. Täältä voi myös lähettää kutsun allekirjoittaa tilinpäätös sähköisesti.
Käyttöoikeudet
Käyttäjähallitsija voi asettaa tilikausiarkiston käyttöoikeuksia palvelunhallinnasta (Yrityksen nimen alta kohta "Tilikausiarkiston käyttöoikeudet"). Mikäli annetaan mahdollisuus tallentaa aineistoa tilikausiarkistoon, tulee käyttäjän perusoikeuksissa olla myös muokkausoikeus tilikausiarkistoon.
Tilikausiarkiston oikeuksissa avautuu henkilöittäin alla oleva kohta:
Oikeus tilikausiarkistonäkymään antaa pääsyn tilikausiarkistoon.
Oikeus tallentaa aineistoa antaa mahdollisuuden tallentaa lomakkeita tilikausiarkistoon
Oikeus tilinpäätöksen statushallintaan (tilinpäätöksen vahvistamiseen) antaa mahdollisuuden vahvistaa tilikauden ja tarvittaessa purkaa tilikauden sinetöinnin (poistaa tilinpäätösaineiston tilikausiarkistosta).
Kun oikeudet on lisätty tarvittaville henkilöille, pitää muistaa painaa Päivitä tiedot -painiketta.
Tilikausiarkisto
Tilikausi: Voit valita minkä tilikauden aineisto näytetään tilikausiarkisto näkymässä. Päivitä näkymä -painikkeesta haetaan kyseisen tilikauden tiedot. Jos yrityksessä on yrityskohtaisia liitteitä ne näkyvät kaikkien tilikausien kohdalla. Kun taas tilikausikohtainen aineisto näkyy vain oikean tilikauden kohdalla. Liiteet tulee olla PDF-muotoisia ja liitteiden koko ei saa ylittää 350 Mt tavua.
Tilinpäätöksen asetukset: Näistä löytyy tarkemmat ohjeet omalta ohjesivultaan.
Tilinpäätösaineiston aikaleima: Tilinpäätösaineiston aikaleiman tekijäksi nousee tilikauden tilan ollessa "Lukittu" sen kyseisen tilikauden luoja. Ei siis se kuka tilikauden päättää, vaan se kuka tilikauden on lisännyt tilikausien hallintaan. Kun tilinpäätös on muodostettu tilikausiarkistoon, vaihtuu tilikauden tilaksi sinetöity ja tähän nousee tilinpäätöksen muodostajan nimi.
Aineiston liittäminen: Tilikausiarkistoon voidaan lisätä haluttuja dokumentteja.
Yrityskohtaiset liitteet: Tänne voidaan lisätä haluttuja dokumentteja, kuten sopimuksia. Nämä jäävät näkyviin tilikausiarkiston yläosaan ja ovat näkyvissä kaikilla tilikausilla.
Tilikausikohtaiset liiteet: Tänne voidaan lisätä käsin tilikauden liitetiedostoja. Kyseiset liitteet ovat valittavissa tuloveroilmoituksen liitetiedoiksi. Jos aineiston sinetöinnin poistaa, jäävät tilikauden liitetiedostot edelleen näkyville tilikausiarkistoon.
Tilinpäätösaineiston liitteet: Tänne voi lisätä aineistoa, jos tilinpäätösaineistoa ei ole jo muodostettu ja arkistoitu tilinpäätöksen koostamis -näkymästä. Kyseiset liitteet ovat valittavissa tuloveroilmoitukselle liitteiksi. Vaikka aineistoin sinetöinnin poistaa, jäävät tilinpäätösaineiston liitteet talteen tilikausiarkistoon. Nämä voi tarvittaessa erikseen poistaa liitteen perässä olevasta x- merkistä.
Tilinpäätösaineiston lisääminen
Valmis tasekirja saadaan tilikausiarkistoon tilinpäätöksen koostamis -näkymästä painamalla Muodosta ja arkistoi tilinpäätösraportit -painiketta. Kun aineisto muodostetaan se saa aina muodostushetkellä uuden arkistointitunnuksen.
Sähköinen allekirjoitus
Kutsun voi lähettää linkistä "Kutsu allekirjoittajat.." halutun lomakkeen osalta, joka on tehty muodostamalla ja arkistoimalla tilinpäätös tilinpäätöksen koostamis -näkymässä. Kutsu allekirjoittajat -linkki vie sähköisen allekirjoituksen sivulle, tästä löytyy tarkemmat ohjeet omassa ohjesivussa. Sähköisessä allekirjoituksessa voidaan lähettää kerralla vain yksi lomake.
Jotta henkilöiden tiedot tulisivat valmiiksi allekirjoituskutsuun, pitäisi heidän tiedot olla syötettynä tilinpäätöksen asetukset -näkymässä. Mikäli tätä ei ole tehty, pitää allekirjoitettavien henkilöiden tiedot lisätä käsin "Lisää allekirjoittaja" -kohdasta. Lisää sähköisestä allekirjoittamisesta löytyy omasta ohjeesta Sähköinen allekirjoitus.
Tilinpäätösarkistoinnin eli sinetöinnin purkaminen
Muodostetun aineiston voi purkaa painamalla Poista tilinpäätösraportit ja sinetöinti -nappia. Jos aineisto halutaan muodostaa uudelleen pitää se tehdä tilinpäätöksen koostamisesta. Purku onnistuu jos omaa KP-roolin ja tilikausiarkistoon oikeuden Oikeus tilinpäätöksen statushallintaan (tilinpäätöksen vahvistamiseen).
Huom. Mikäli jokin lomake oli sähköisesti allekirjoitettu ja tilinpäätösaineiston purkaa, niin tältä lomakkeelta häviää nuo sähköiset allekirjoitukset. Kun aineiston myöhemmin muodostaa uudestaan, joudutaan sähköisen allekirjoituksen kutsut tekemään uudestaan tämän kyseisen lomakkeen osalta, ja allekirjoittaa lomake uudestaan sähköisesti. Jos tilikausiarkistoinnin poistaa, niin alkuperäistä tilannetta ei saa enää palautettua. Aineisto pitää muodostaa uudestaan tilinpäätöksen koostamis -näkymästä.
Tilikausiaineisto voi olla seuraavissa tiloissa:
Sinetöity, tilaksi tulee sinetöity kun aineisto on ajettu tilikausiarkistoon tilinpäätöksen koostamisnäkymän muodosta ja arkistoi tilinpäätösraportti -linkistä.
Vahvistettu, kun valtuutettu käyttäjä päivittää tilikausitasolla tilaa, painamalla merkitse tilikausi vahvistetuksi.
Tilintarkastettu, kun tilintarkastaja -roolin omaava käyttäjä painaa tilintarkastettu –painiketta. Painike "Merkitse tilikausi tilintarkastetuksi" aktivoituu tilintarkastajalle, kun tilikausi on merkitty vahvistetuksi.
Statushallinnalla varmistetaan, että virallisista raporteista voi olla vain yksi versio arkistossa ja että se täsmää järjestelmän tapahtumakannan kanssa.
Tilinpäätösaineiston purkaminen ja uudelleen muodostaminen muodostaa aineistolle uuden arkistoviitteen.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback