(Taloushallinto > Tilikausiarkisto)

Tilikausiarkisto tulee käyttöön samalla, kun yritykseen otetaan käyttöön kirjanpito osio. Tilikausiarkistoon arkistoidaan yrityksen tilikauteen liittyvät tilinpäätös- ja muut dokumentit sekä tänne voi arkistoida yritykseen liittyvät dokumentit. Täältä voi myös lähettää kutsun allekirjoittaa tilinpäätös sähköisesti.

Käyttöoikeudet

Käyttäjähallitsija voi asettaa arkiston käyttöoikeuksia palvelunhallinnasta (Paina yrityksen nimeä, vasen yläkulma, kohta "Tilikausiarkiston käyttöoikeudet"). Mikäli annetaan mahdollisuus tallentaa aineistoa tilikausiarkistoon, pitää käyttäjän perusoikeuksissa olla myös muokkausoikeus tilikausiarkistoon. 

Avautuu henkilöittäin alla oleva kohta.

Oikeus tilikausiarkistonäkymään antaa pääsyn tilikausiarkistoon.

Oikeus tallentaa aineistoa antaa mahdollisuuden tallentaa lomakkeita tilikausiarkistoon 

Oikeus tilinpäätöksen statushallintaan (tilinpäätöksen vahvistamiseen) antaa mahdollisuuden vahvistaa tilikauden ja tarvittaessa purkaa tilikauden sinetöinnin. (poistaa tilinpäätösaineiston tilikausiarkistosta).

Kun oikeudet on lisätty tarvittaville henkilöille, pitää muistaa painaa näytön alla olevaa tallenna -painiketta.

Tilikausiarkisto

Tilikausi: Voit valita minkä tilikauden aineisto näytetään tilikausiarkisto näkymässä. Päivitä näkymä -painikkeesta haetaan kyseisen tilikauden tiedot. Jos yrityksessä on yrityskohtaisia liitteitä ne näkyvät kaikkien tilikausien kohdalla. Kun taas tilikausikohtainen aineisto näkyy vain oikean tilikauden kohdalla. Liiteet tulee olla PDF-muotoisia ja liitteiden koko ei saa ylittää 350 Mt tavua. 

Tilinpäätöksen asetukset: Näistä löytyy tarkemmat ohjeet omalta ohjesivultaan.

Aineiston liittäminen: Tilikausiarkistoon voidaan lisätä haluttuja dokumentteja.

Yrityskohtaiset liitteet: Tänne voidaan lisätä haluttuja dokumentteja, kuten sopimuksia. Nämä jäävät näkyviin tilikausiarkiston yläosaan ja ovat näkyvissä kaikilla tilikausilla.

Tilikausikohtaiset liiteet: Tänne voidaan lisätä käsin tilikauden liitetiedostoja. Kyseiset liitteet ovat valittavissa tuloveroilmoituksen liitetiedoiksi. Jos aineiston sinetöinnin poistaa, jäävät tilikauden liitetiedostot edelleen näkyville tilikausiarkistoon.

Tilinpäätösaineiston liitteet: Tänne voi lisätä aineistoa, jos tilinpäätösaineistoa ei ole jo muodostettu ja arkistoitu tilinpäätöksen koostamis -näkymästä. Kyseiset liitteet ovat valittavissa tuloveroilmoitukselle liitteiksi. Vaikka aineistoin sinetöinnin poistaa, jäävät tilinpäätösaineiston liitteet talteen tilikausiarkistoon. Nämä voi tarvittaessa erikseen poistaa liitteen perässä olevasta x- merkistä. 

Tilinpäätösaineiston lisääminen

Valmis tasekirja saadaan tilikausiarkistoon tilinpäätöksen koostamis -näkymästä painamalla Muodosta ja arkistoi tilinpäätösraportit -painiketta. Kun aineisto muodostetaan se saa aina muodostushetkellä uuden arkistointitunnuksen.

Sähköinen allekirjoitus

Kutsun voi lähettää -linkistä kutsu allekirjoittajat halutun lomakkeen osalta, joka on tehty muodostamalla ja arkistoimalla tilinpäätös tilinpäätöksen koostamis -näkymässä. Kutsu allekirjoittajat -linkki vie sähköisen allekirjoituksen sivulle, tästä löytyy tarkemmat ohjeet omassa ohjesivussa. Sähköisessä allekirjoituksessa voidaan lähettää kerralla vain yksi lomake.

Jotta henkilöiden tiedot tulisivat valmiiksi, pitäisi heidän tiedot olla syötettynä tilinpäätöksen asetukset -näkymässä. Mikäli tätä ei ole tehty, pitää allekirjoitettavien henkilöiden tiedot lisätä käsin, lisää allekirjoittajat kohdasta. Sähköinen allekirjoitus vaatii, että allekirjoittajalla on suomalainen henkilötunnus.

Tilikausiarkisto näyttää myös allekirjoitusten tilan. Tässä on seuraavat tilat:

Luonnos: - Kun asiakirja on tehty, muttei vielä lähetetty

Lähetetty: - Asiakirja on lähetysjonossa. Lähetys tapahtuu seuraavan automaattisen käsittelyn aikana.

Vastaanotettu: Vastaanottaja ei ole vielä allekirjoittanut lomaketta. Lomake on välitetty allekirjoittajalle/allekirjoittajille.

Allekirjoitettu: Kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet dokumentin.

Arkistoitu: Aineisto on laitettu käsin arkistointi -tilaan. Tämä onnistuu sähköisen allekirjoitusten kaikki asiakirjat -välilehden rivin perässä olevasta alaspäin olevasta kolmiosta.

Hylätty: Jos dokumenttia ei allekirjoiteta voimassaoloajan sisällä, menee dokumentti hylätty -tilaan.

Tällä hetkellä sähköinen allekirjoitus ei mahdollista lomakkeen uudelleen lähetystä, jolloin sähköpostiosoitteiden oikeellisuuteen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Mikäli tilinpäätöslomake on mennyt väärään osoitteeseen jää tämän korjaamiseen kaksi vaihtoehtoa. Joko aineisto tallennetaan koneelle ja tehdään sähköisen allekirjoitus näkymän kautta manuaalisesti tekemällä uuden sähköisen allekirjoituksen ja valitsemalla lähettäjät uudestaan. Sitten allekirjoitettu lomake voidaan liittää käsin tilikausiarkistoon tilikauden liitetiedostona.

Toinen vaihtoehto on purkaa tilikausiarkistointi ja muodostaa tilinpäätösaineisto uudestaan. Tässä pitää muistaa, että tämä tekee arkistoviitenumeron uudestaan.


Tilinpäätösarkistoinnin purkaminen

Muodostetun aineiston voi purkaa painamalla Poista tilinpäätösraportit ja sinetöinti -nappia. Jos aineisto halutaan muodostaa uudelleen pitää se tehdä tilinpäätöksen koostamisesta. Purku onnistuu jos omaa KP-roolin ja tilikausiarkistoon oikeuden Oikeus tilinpäätöksen statushallintaan (tilinpäätöksen vahvistamiseen).

Huom. Mikäli jokin lomake oli sähköisesti allekirjoitettu ja tilinpäätösaineiston purkaa häviää tämä allekirjoitus. Kun aineiston myöhemmin muodostaa uudestaan joudutaan sähköisen allekirjoituksen kutsut tekemään uudestaan tämän kyseisen lomakkeen osalta ja allekirjoittaa lomake uudestaan sähköisesti.



Tilikausiaineisto voi olla seuraavissa tiloissa:

Sinetöity, kun järjestelmä tai käyttäjä lataa virallisen tyypin omaavan dokumentin arkistoon
Vahvistettu, kun valtuutettu käyttäjä päivittää tilikausitasolla tilaa, painamalla merkitse tilikausi vahvistetuksi.
Tilintarkastettu, kun tilintarkastaja -roolin omaava käyttäjä painaa tilintarkastettu –painiketta. Painike "Merkitse tilikausi tilintarkastetuksi" aktivoituu tilintarkastajalle, kun tilikausi on merkitty vahvistetuksi.

 


Statushallinnalla varmistetaan, että virallisista raporteista voi olla vain yksi versio arkistossa ja että se täsmää järjestelmän tapahtumakannan kanssa.


Tilinpäätösaineiston purkaminen ja uudelleen muodostaminen muodostaa aineistolle uuden arkistoviitteen.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.