Toimittajatietojen tuonti

Netvisoriin voi tuoda toimittajatiedot Excel-taulukoista tai muista järjestelmistä. Tarpeena voi olla myös olemassa olevan toimittajarekisterin päivitys Excel-taulukon pohjalta. Näitä tilanteita varten käytetään Tietojen tuonti -toimintoa.

Tietojen tuonti -toiminto mahdollistaa toimittajatietojen tuonnin toisesta järjestelmästä Netvisoriin CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -muodossa. CSV-tiedostomuoto on yleisesti käytössä oleva siirtotiedostomuoto, jota käytetään usein siirrettäessä tietoa eri ohjelmistojen välillä. CSV-tiedoston saat luotua esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla valitsemalla tallennusmuodoksi CSV (Comma delimited / Luetteloerotin). Huomaa, että jos tiedostonimi sisältää erikoismerkkejä, se saattaa aiheuttaa virheen tietojen tuonnissa.

Toiminto on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä veloitusta ja käyttäjällä tulee olla Accounting-osion toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet "Perustietojen hallintaan" sekä "Perustietojen tuontiin". Tietojen tuonti -toiminnon löydät Netvisor-käyttöliittymän yritysvalikossa sijaitsevasta näkymästä: Yritysvalikko > Tietojen tuonti ja vienti > Tietojen tuonti

Toimittajatietojen tuonnissa ja päivityksessä käytettävät kentät

Mikäli pakollisia kenttiä ei ole annettu, tuontia ei voi tehdä.

Tuotava tieto	Kuvaus
Toimittajakoodi	Suositeltava. Tietoja päivitettäessä olemassa oleviin toimittajiin kohdistava kenttä
Nimi	Pakollinen tieto, sallittu merkkimäärä: max. 250
Osoite	Pakollinen tieto
Postinumero	Pakollinen tieto
Postitoimipaikka	Pakollinen tieto
Y-Tunnus	Pakollinen tieto
Pankkitilitieto *	Annetaan IBAN -muodossa. Pankkitilitieto ei saa sisältää välilyöntejä. Tilejä voi olla max. 8 kappaletta
BIC/SWIFT -koodi	Pakollinen, jos tuodaan pankkitilitieto
Pankkitilin nimi	Pakollinen, jos tuodaan pankkitilitieto.
Pankin osoitetiedot viedään maksusanomalle
Pankkitilin Clearing koodi
Pankkitilin Clearing -numero
Pankin osoitetiedot
Pankkitiliä käytetään oletuksena
Pankkitilin maa
Pankkitilin valuutta
Kotisivut
Lisätietoja
Maa
Oletus ALV-kanta
Oletusmaksuehto
Puhelin
Sähköposti
Telefax
Toimittajaryhmä
Yhteyshenkilö
Yhteyshenkilön puhelin
Yhteyshenkilön sähköposti
Kirjanpidon tili	Annetaan numeerisessa muodossa, max. 5 kappaletta
Kirjanpidon oletustili	Jos tiliä käytetään ostolaskulla toimittajan oletustilinä, käytä tietoa 1. Mikäli tili ei ole toimittajan oletustili, käytä tietoa 0.
Laskentakohde	Max. 5 kappaletta. Laskentakohdeotsikot tulee olla määriteltynä Netvisoriin ennen tietojen tuontia

* Jokaisen pankkitilin tiedot annetaan omina sarakkeinaan tuontitiedostossa, niitä ei laiteta samaan soluun.
Sama käytäntö pätee myös Kirjanpidon tiliin, Kirjanpidon oletustiliin ja Laskentakohteeseen.

Ohessa esimerkkitiedostot toimittajatietojen tuontia varten:

• Excel-versio
• CSV-versio

Tietojen valmisteleminen

CSV-siirtotiedostossa yhden toimittajan tiedot tulee olla annettuna omalla rivillään, toimittajatiedot eriteltynä sarakkeittain. Mikäli otsikoit Excel-tiedostolla tuotavat sarakkeet yllä mainitun listauksen mukaisesti, kohdistuvat sarakkeet tietoja tuotaessa automaattisesti Netvisorin toimittajakortilla käytettäviin kenttiin. Poista tyhjät sarakkeet tiedostosta, eli jos jokin sarake jää käyttämättä, poista se kokonaan.

Muotoile taulukko Excelissä tekstiksi ennen tuontia niin vältyt numero-ongelmilta. Nollilla alkavien numerosarjojen käsittely voi aiheuttaa Excelissä etunollien puuttumisen (esimerkiksi: 00130 Helsinki -> 130 Helsinki), mikäli taulukkoa käsitellään normaaliasetuksilla.

Tee seuraavasti:

1. Valitse koko taulukko
2. Paina hiiren kakkospainiketta
3. Valitse "Muotoile solut"
4. Valitse luokaksi "Teksti" (katso kuva alla)

Mikäli käytössä on MAC-työasema, pitäisi ääkkösten oikein saamikseksi tallennusmuotona olla "Windows- pilkuin erotellut arvot (.csv)" tai "Windows Comma Separated (.csv)". Uusimmilta MAC:eiltä näitä tallennusmuotoja ei välttämättä löydy, joten tässä tapauksessa tuonti pitäisi tehdä Windows-työasemalla.

Tietojen tuonnin vaiheet

1. Avaa Yritysvalikko ja valitse "Tietojen tuonti"
2. Valitse tietotyypiksi "Toimittajatietojen tuonti" (katso kuva alla, kohta 1) ja paina "Selaa" (2)
3. Etsi tallettamasi toimittajatiedot sisältävä tiedosto ja paina "Tuo tietoja" (3).
   
4. Seuraavassa vaiheessa linkitetään tuotavien tietojen kentät Netvisorin toimittajatietojen vastaaviin kenttiin. Painikkeesta "Valitse" (katso kuva alla, kohta 1) aukeaa sarakkeittain alasvetovalikko, josta valitaan, mitä tietoa kyseinen sarake sisältää. Alla olevassa kuvassa kohdassa 2 valinta on tehty. Ohjekuvassa tämä sarake on merkitty sisältävän toimittajakoodin.
5. Jos tuotavassa tiedostossa on ensimmäisenä rivinä sarakeotsikoita, valitsemalla "Ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot (ei tuoda)" -valinnan, ei sarakeotsikoita tuoda Netvisoriin (3).
6. Paina linkityksen jälkeen "Päivitä valitutkentät" -painiketta (4)
   
7. Vihreä väri kertoo, että tuotava tieto on oikeellista (katso alla kuva, kohta 1). Punainen väri ilmaisee virheen, eikä kyseisen rivin tuonti onnistuisi.
8. Yhteenvedosta (3) nähdään, että aineistossa on yksi muokattava toimittajakortti mutta ei yhtään uutta toimittajakorttia. "Muokkauksia"- tieto tarkoittaa sitä, että samalla toimittajakoodilla on jo olemassa oleva toimittajakortti toimittajarekisterissä. Mikäli yhteenvedossa on "Virherivejä" -kohdassa luku, ei näiden rivien tuonti onnistu. Virheelliset rivit tulee korjata CSV-tiedostoon ja aloittaa tuonti alusta, jotta tiedot saadaan tuotua Netvisoriin.
9. "Viittaus"-linkistä (2) pääset katsomaan mihin toimittajakorttiin viitataan (avaa hiiren kakkosnapilla uuteen ikkunaan).
   
10. Kenttien päivittämisen jälkeen näkymään tulee kaksi vaihtoehtoista toimintoa:
    1. "Käsittele vain ylläolevat muokattavat rivit ja valitut kentät" - Tämä toiminto käsittelee vain muokattavat rivit, uudet tietueet ohitetaan käsittelyssä.
    2. "Jatka tietojen linkitystietojen valintoihin" - Tämä toiminto tuo kaikki uudet toimittajat (Lisäyksiä) rekisteriin sekä päivittää vanhat (Muokkauksia).
11. "Käsittele vain ylläolevat muokattavat rivit ja valitut kentät"painikkeen painaminen päivittää olemassa olevat toimittajatiedot toimittajarekisteriin. "Jatka tietojen linkitystietojen valintoihin"-painikkeen painamisen jälkeen jatketaan linkitystietojen valintoihin. Linkitettävät asiat ovat: 
    1. Toimittajaryhmä
    2. Oletus ALV-kanta
    3. Maa
    4. Oletusmaksuehto
12. CSV -tiedostolla olevat tiedot päivitetään olemassa oleviin tietueisiin automaattisesti. Mikäli automaattista kohdistusta ei tehty tai kenttä on ollut tyhjä CSV -tiedostossa, voit valita tietueen (esim. toimittajaryhmä) manuaalisesti pudotusvalikosta. Valintojen jälkeen tietojen tuonti tapahtuu painamalla "Tallenna tiedot" -painiketta. 

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback