Tilikausien hallintaan pääsee Taloushallinto-> Tilinpäätös -> Tilikausien hallinta -kohdasta.

Avoinna voi olla useita tilikausia, joille tapahtumia kirjataan (tai järjestelmän automatiikan toimesta kirjautuu). Kirjanpitoa tekevä käyttäjä voi luoda uusia tilikausia ja käytön yhteydessä voidaan valita oletustilikausi tai vaihtaa tilikautta vain ko. istunnon (kirjautumisen) ajaksi, jolloin seuraavalla kirjautumiskerralla tai yritystä vaihdettaessa tilikaudeksi palautuu yrityksen sen hetkinen oletustilikausi. Oletuskauden muuttaminen koskee kaikkia käyttäjiä (muuttamisajankohtaa seuraavasta kirjautumisesta tai yritykseen vaihtamisesta alkaen).

Järjestelmän automatiikan luomat tositteet kirjautuvat päivämäärän mukaan oikealle kaudelle. Mikäli kyseinen kausi on kuitenkin lukittu, järjestelmä kirjaa tapahtuman seuraavalle avoimelle tilikaudelle. Tästä annetaan ilmoitus tositteen/laskun teossa.

Tilikauden päivämäärätietoja käytetään hyväksi tulosta ja tasetta laskettaessa siten, että voiton/tappion käsittely toimii oikein tilikauden vaihteessa huolimatta siitä, onko tilikausi päätetty. Näin raportointia voidaan tehdä myös kahden tilikauden väliseltä ajalta.

Ensimmäinen tilikausi
Palvelua avattaessa ensimmäiseksi tilikaudeksi muodostuu kuluva kalenterivuosi. Sen tietoja voi tarvittaessa muuttaa Muokkaa tilikausia -kohdassa, mutta ensimmäisen tilikauden aloituspäivämäärää voidaan muokata vain tuen toimesta. Tulevia tilikausia voi lisätä etukäteen tarpeen mukaan. Myös edeltäviä tilikausia voi perustaa rajoituksetta niin kauan kuin yhtään tilikautta ei vielä ole päätetty. Järjestelmän käyttöönotossa avaavaan taseen ja tuloslaskelman voi syöttää edeltävälle kaudelle. Tilikauden päättäminen ja voiton kirjaaminen seuraavalle kaudelle tapahtuu automaattisesti, kun kausi lukitaan. Tämä tapahtuu painamalla päätä tilikausi -linkistä.

Tilikausien hallinta

Uuden tilikauden luominen

Ennen tilikauden päättymistä on syytä avata uusi tilikausi, jonne kirjautuu automaattisesti uuden tilikauden päivämäärillä syntyneet tapahtumat.

Järjestelmän automatiikka, mm. maksuliikenneohjelma hakee automaattisesti tapahtumia heti vuoden ensimmäisenä päivänä ja nämä tapahtumat kirjataan uudelle kaudelle, mikäli tilikausi vaihtuu. Jos uutta tilikautta ei ole perustettu, järjestelmän generoimille tositteille tulee kaikille numeroksi "1" (yksi). Tämän voi korjata tositteiden uudelleennumeroinnilla, heti uuden tilikauden perustamisen jälkeen. 

Uudelle kaudelle kirjattaessa aloitetaan tositelajikohtainen tositenumerointi alusta (1) järjestelmän toimesta. Numerointia voi muuttaa syöttämällä olemassa olevalle tositteelle haluttu numero, jonka jälkeen numerointi jatkuu siitä.

Tulevia tilikausia voi lisätä etukäteen tarpeen mukaan. Myös edeltäviä tilikausia voi perustaa rajoituksetta niin kauan, kuin yhtään tilikautta ei vielä ole päätetty. Järjestelmän käyttöönotossa avaavaan taseen ja tuloslaskelman voi syöttää edeltävälle kaudelle. Tilikauden päättäminen ja voiton kirjaaminen seuraavalle kaudelle tapahtuu automaattisesti, kun kausi lukitaan.

Uusi tilikausi: Mikäli on tarve perustaa edeltävä tilikausi, kannattaa se tehdä ensimmäisenä lisäyksenä tilikausien joukkoon, eli ensin vanhat kaudet, vasta sitten tulevat. Mikäli tilikaudet perustetaan ns. väärin päin, joudutaan tilikauden lukituspäivää siirtämään Helpdeskin toimesta oikeaan paikkaan. Tällöin tilikaudet pitää olla avoin -tilassa.

Mikäli yrityksen tilikausi on murrettu, tulee tilikauden päivämäärät asettaa oikeiksi ennen ensimmäisten lukitusten tekoa.

Muokkaa tilikausia: Tilikauden tiedoissa voidaan muuttaa tilikauden nimeä, sekä alku- ja loppupäivämääriä, edellyttäen, etteivät ne ole päällekkäisiä edeltävän tai seuraavan tilikauden kanssa. Päätetyn tai sinetöidyn tilikauden tietoja ei voi muuttaa.

Aktiivinen tilikausi: Voit tehdä kirjauksia päättymässä olevalle kaudelle ja seuraavalle kaudelle vaihtamalla aktiivista tilikautta. Mikäli vaihdos tehdään oletustilikaudeksi, koskee se kaikkia sen yrityksen käyttäjiä seuraavan kerran kirjauduttaessa tai vaihdettaessa ko. yritykseen. Itselle voi asettaa aktiiviseksi myös muun kuin yrityksen oletuskauden, jolloin asetus on voimassa seuraavaan kirjautumiseen tai yrityksen vaihtamiseen asti. Aktiivinen tilikausi -sarakkeen Aseta -linkistä voidaan hallita mikä tilikausista on aktiivinen.

 

Tilikauden päättäminen
Tilikausi voidaan päättää Tilikauden päätös -sarakkeen Päätä tilikausi -linkistä.

Kun tilikausi päätetään, muodostuu yksipuolinen tosite, jossa päätettävän tilikauden laskennallinen voitto kirjataan taseen voitto-tilille. Samalla seuraavan tilikauden ensimmäiselle päivälle muodostetaan tosite, jolla tilikauden voitto siirretään edellisen tilikauden voitto -tilille. Näin eri tilikausien taseraporteissa raportoitavan kauden voitto esiintyy taseen tilikauden voitto -tilillä. Tilikauden päättäminen lukitsee tilikauden tapahtumat siten, etteivät muutokset ole mahdollisia ilman päätöksen avaamista. Avoinna olevan tilikauden voitto lasketaan taseeseen aina laskennallisena tulostileiltä (lukituspäivästä eteenpäin). Muut tase-erät lasketaan aina tapahtumista historian alusta.

Päätetyn tilikauden avaaminen
Päätetyn tilikauden avaaminen mitätöi tilikauden päättämisessä syntyneen yksipuolisen tositteen ja avaa tilikauden. Avaaminen ei poista alv-lukitusta. Avaaminen voidaan tehdä vain kausille, joiden tilinpäätöstä ei ole sinetöity ja ajettu tilikausiarkistoon. Tilikausi voidaan avata Tilikauden päätös -sarakkeen Avaa-linkistä.

Tilikauden tilat:

Avoin: Avoinna oleva tilikausi. 
Päätetty: Tilaksi tulee päätetty, kun on painettu päätä tilikausi -linkkiä.
Sinetöity: Tilaksi tulee sinetöity kun aineisto on ajettu tilikausiarkistoon tilinpäätöksen koostamisnäkymän muodosta ja arkistoi tilinpäätösraportti -linkistä.
Vahvistettu: Kun aineisto on vahvistettu tilikausiarkistossa.
Tilintarkastettu: Ainoastaan tilintarkastajan oikeuksilla voi tehdä tämän. Valinta löytyy tilikausiarkistosta, kun aineisto on ensin vahvistettu.


Tilikausiarkisto

Tilikausiarkisto on yrityskohtaisesti käyttöön valittava palvelu, jossa arkistoidaan yrityksen tilikauteen liittyvät tilinpäätös- ja muut dokumentit sekä yritykseen liittyvät dokumentit. Ilman tilikausiarkistoa yrityksen tilinpäätösraportteja ei voida arkistoida. Tarkemmat ohjeet löytyvät tilikausi arkistointi -kohdasta.

Lukitukset

Kauden lukitus

Näyttää viimeisimmän päätetyn tilikauden viimeisen päivän. Koska kauden päättämis- ja lukituksen avaamistoiminnot luovat tai mitätöivät aina myös tilikauden päätöstositteet, voidaan lukituspäivämäärää siirtää vain tilikausi kerrallaan. Vain vanhin avoimista kausista voidaan siis päättää ja vain uusin lukituista kausista avata.

ALV-lukitus

Näyttää kuun viimeisimmän päivän, jolloin ALV-laskenta on tehty. Estää tositteiden teon/muokkauksen lukitulla kaudella. Kirjanpitäjä voi hallita järjestelmän ALV-lukitusta. Yksittäisen kohdekuukauden ALV-lukituksen voi ohittaa Tilikausien hallinnassa, näkymän yläosan linkistä "Alv-lukituksen ohitus". Ohitettavan kuukauden tilikausi on kuitenkin oltava avoin. Tarvittaessa ALV-lukitus voidaan poistaa valitulta ajalta ALV-päätöstä purkamatta, muuttamalla suoraan ALV-lukituspäiväystä. Mikäli muutoksilla ei ole ALV-vaikutusta, ALV-lukitus voidaan poistaa. Mikäli muutoksilla on ALV-vaikutus, käytetään ALV-lukituksen ohitusta. Käyttäjän vastuulle jää lukituspäiväyksen palauttaminen tilannetta vastaavaksi. Järjestelmä päivittää lukituspäiväystä ALV-laskelmalla tapahtuvan päätöskirjauksen seurauksena ja lukitsee kauden päiväystä edeltävät tapahtumat. Suosittelemme käyttämään aina ALV-lukituksen ohitusta. Tällöin kukaan muu ei voi tehdä samanaikaisesti tositteita kirjanpitoon ja aineisto on kunnossa.

ALV-lukituksen ohitus

Valinnan avulla voidaan henkilökohtaisesti avata haluttu ALV-lukittu kuukausi. Tilikauden on oltava avoin. Tämä mahdollistaa tositteiden muokkaamisen kyseiselle kuulle. Lukitus on henkilökohtainen, joten muille kyseinen kuukausi on lukittu. Kun tarvittavat muutokset on tehty, perutaan kyseisen kuun ALV-ohitus tilikausien hallinnasta. Järjestelmä vie käyttäjän ALV-laskelmalle, jossa ALV lasketaan uudelleen. Taustalla ohitus mitätöi kyseisen kuun ALV-tositteen ja peruutus tekee sen uudestaan.

Ostoreskontran lukitus

Ostoreskontra voidaan haluttaessa lukita ennen ALV-kauden lukitsemista (ALV:n kirjaaminen ALV-laskelman kautta). Erityisen hyödyllistä tämä on tilikauden päättyessä, ettei uuden tilikauden kuluja viedä vahingossa ostoreskontraan vanhalle tilikaudelle. Ostoreskontran lukitusta voidaan käyttää myös sitä varten, että reskontrakäyttäjät eivät pääse muokkaamaan ostolaskuja kuun vaihteessa. Tällöin kirjanpitäjän oikeuksilla muokkaus taas vastaavasti onnistuu, jotta saadaan kuun vaihteen tehtävät hoidettua (edellyttäen, ettei ALV ole lukittuna).



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.