Asiakastietojen tuonti

Tässä ohjeessa käsitellään asiakastietojen tuontia ja päivittämistä Netvisorissa CSV-tiedostojen avulla.

SISÄLTÖ

• Yleistä
• Asiakastietojen tuonnissa ja päivityksessä käytettävät kentät
• Asiakastietojen muokkaus ja päivitys
• Tietojen valmisteleminen
• Tietojen tuonnin vaiheet

Yleistä

Netvisoriin voi tuoda asiakastiedot Excel-taulukoista tai muista järjestelmistä. Tarpeena voi olla myös olemassa olevan asiakasrekisterin päivitys Excel-taulukon pohjalta. Näitä tilanteita varten käytetään Tietojen tuonti -toimintoa.

Tietojen tuonti -toiminto mahdollistaa asiakastietojen tuonnin toisesta järjestelmästä Netvisoriin CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -muodossa. CSV- tiedostomuoto on yleisesti käytössä oleva siirtotiedostomuoto, jota käytetään usein siirrettäessä tietoa eri ohjelmistojen välillä. CSV-tiedoston saat luotua esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla valitsemalla tallennusmuodoksi CSV (Comma delimited / Luetteloerotin). Huomaa, että jos tiedostonimi sisältää erikoismerkkejä, se saattaa aiheuttaa virheen tietojen tuonnissa. Asiakastietojen tuonnilla ei pysty päivittämään olemassa olevien asiakkaiden asiakaskoodia. Mikäli asiakaskoodia on tarpeen päivittää, tulisi asiakkaat tuoda uusina asiakkaina tai käyttää Asiakaslistauksen Päivitä asiakaskoodit-toimintoa (Myynti > Asiakaslistaus > Asiakaslistauksen toiminnot > Päivitä asiakaskoodit).

Asiakastietojen tuonti on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä veloitusta ja käyttäjällä tulee olla Accounting-osion toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet "Perustietojen hallintaan" sekä "Perustietojen tuontiin". Tietojen tuonti -toiminnon löydät Netvisor-käyttöliittymän yritysvalikossa sijaitsevasta näkymästä: Yritysvalikko > Tietojen tuonti ja vienti > Tietojen tuonti

Aineistolla pakollisia tietoja ovat

• Asiakaskoodi (suositeltava)
• Nimi
• Osoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• y-tunnus (suositeltava)

Asiakastietojen tuonnissa ja päivityksessä käytettävät kentät

Pakolliset kentät tulee olla tuotavassa excel-tiedostossa, jotta tuonti voidaan tehdä.

Tuotava tieto	Kuvaus	Esimerkki
Asiakaskoodi	Suositeltava. Tietoja päivitettäessä olemassa oleviin asiakkaisiin kohdistava kenttä	100
Nimi	Pakollinen tieto, max. 250 merkkiä	Example Customer Oy
Osoite	Pakollinen tieto, max. 80 merkkiä	Testing street 1
Postinumero	Pakollinen tieto, max. 50 merkkiä	00100
Postitoimipaikka	Pakollinen tieto, max. 80 merkkiä	Helsinki
Aktiivinen	Jos asiakas on passiivinen, käytä tietoa 0. Mikäli asiakas on aktiivinen, käytä tietoa 1. Jos tietoa ei anneta, perustetaan asiakas oletuksena aktiivisena.	1
Alennusprosentti	Annetaan lukuna	5
Asiakasryhmä	Max. 50 merkkiä, asiakasryhmä tulee olla luotuna Netvisoriin	Yritys
Hintaryhmä	Hintaryhmä tulee olla luotuna Netvisoriin	VIP
Kotisivut	Max. 80 merkkiä
Laskun tulostuskieli
Lisätietoja	Netvisorin asiakasrekisterin kommenttikenttä. Max. 2500 merkkiä
Maa		Finland
Maksuehto	Maksuehto tulee olla luotuna Netvisoriin	14 päivää netto
Nimen jatke	Max. 250 merkkiä
Oletusmyyjä
Oletustoimistusehto
Oletustoimitustapa
Osoitteen jatko	Max. 80 merkkiä
Puhelin	Max. 80 merkkiä
Sähköposti	Max. 200 merkkiä
Sähköpostilaskutusosoite	Max. 500 merkkiä. Kenttään pystyy syöttämään vain sähköpostiosoitteen.	example@test.com
Saldoraja
Telefax	Max. 80 merkkiä
Toimipaikan nimi (Toimipaikka)	Max. 250 merkkiä	Helsingin toimisto Jos toimipaikka tuodaan, muodostuu tästä asiakaskortille oletustoimipaikka (Asiakaskortti > Lisätietojen muokkaus)
Toimitusmaa (Toimipaikan maa)		Finland
Toimitusosoite (Toimipaikan osoite)	Max. 80 merkkiä	Esimerkkiosoite 1
Toimituspostinumero (Toimipaikan postinumero)	Max. 50 merkkiä	53100
Toimituspostitoimipaikka (Toimipaikan postitoimipaikka)	Max. 80 merkkiä	Lappeenranta
Verkkolaskuoperaattori	Jos tuodaan operaattoritieto, myös verkkolaskuosoite vaaditaan.	Maventa
Verkkolaskuosoite	Jos tuodaan verkkolaskuosoite, myös operaattoritieto vaaditaan.	003712345678
Y-tunnus		1234567-8
Yhteyshenkilö	Voidaan tuoda ainoastaan yksi yhteyshenkilö
Yhteyshenkilön puhelin	Max. 80 merkkiä
Yhteyshenkilön sähköposti	Max. 200 merkkiä
Vakioviite		123
Henkilöasiakas	Jos asiakas on henkilöasiakas, annetaan tähän kenttään arvo 1. Yritysasiakkailla 0. Jos tietoa ei anneta, perustetaan asiakas oletuksena yritysasiakkaana.

Ohessa esimerkkitiedostot asiakastietojen tuontia varten:

• Excel -versio
• CSV -versio

Laskentakohteita ei voi tuoda asiakastietojen tuonnilla, mutta laskentakohteet voi päivittää asiakkaille massana asiakaslistauksen toimintojen kautta kohdassa "Muokkaa asiakastietoja".

Asiakastietojen muokkaus ja päivitys

Voit myös päivittää ja muokata olemassa olevien asiakkaiden tietoja csv-tuonnin avulla. Jotta asiakkaiden muokkaus onnistuu, tulee asiakkaalla olla asiakaskoodi. Asiakastietojen tuonnilla ei pysty päivittämään olemassa olevien asiakkaiden asiakaskoodia. Mikäli asiakaskoodia on tarpeen päivittää tai lisätä asiakaskoodi, tulisi asiakkaat tuoda uusina asiakkaina tai käyttää Asiakaslistauksen Päivitä asiakaskoodit-toimintoa (Myynti > Asiakaslistaus > Asiakaslistauksen toiminnot > Päivitä asiakaskoodit).

Asiakastietojen päivityksessä pakolliset tiedot ovat:

• Asiakaskoodi
• Nimi
• Osoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka

Pakollisten tietojen lisäksi tuodaan se tieto, joka halutaan muokata tai lisätä asiakaskortille. Muut asiakaskortilla olevat tiedot pysyvät muuttumattomina.

Tietojen valmisteleminen

CSV-siirtotiedostossa yhden asiakkaan tiedot tulee olla annettuna omalla rivillään, asiakastiedot eriteltynä sarakkeittain. Mikäli otsikoit Excel-tiedostolla tuotavat sarakkeet yllä mainitun listauksen mukaisesti, kohdistuvat sarakkeet tietoja tuotaessa automaattisesti Netvisorin asiakaskortilla käytettäviin kenttiin. Poista tyhjät sarakkeet tiedostosta, eli jos jokin sarake jää käyttämättä, poista se kokonaan

Muotoile taulukko Excelissä tekstiksi ennen tuontia niin vältyt numero-ongelmilta. Nollilla alkavien numeroiden käsittely voi aiheuttaa Excelissä etunollien puuttumisen (esimerkiksi: 00130 Helsinki -> 130 Helsinki), mikäli taulukkoa käsitellään normaaliasetuksilla.

Tee seuraavasti:

1. Valitse koko taulukko
2. Paina hiiren kakkospainiketta
3. Valitse "Muotoile solut"
4. Valitse luokaksi "Teksti" (katso kuva alla)

Mikäli käytössä on MAC-työasema, pitäisi ääkkösten oikein saamikseksi tallennusmuotona olla "Windows- pilkuin erotellut arvot (.csv)" tai "Windows Comma Separated (.csv)". Uusimmilta MAC:eiltä näitä tallennusmuotoja ei välttämättä löydy, joten tässä tapauksessa tuonti pitäisi tehdä Windows-työasemalla.

Windows-työasemalla aineisto tulee tallentaa Comma delimited / Luetteloerotin muodossa. Jos aineisto on UTF-8 -muodossa, hajottaa se enkoodauksen ja rikkoo ääkköset.

Tietojen tuonnin vaiheet

1. Avaa Yritysvalikko ja valitse "Tietojen tuonti"
2. Valitse tietotyypiksi "Asiakastietojen tuonti" (katso kuva alla, kohta 1) ja paina "Valitse tiedosto" (2)
3. Etsi tallettamasi asiakastiedot sisältävä tiedosto ja paina "Tuo tietoja" (3).
4. Seuraavassa vaiheessa voidaan muokata tuotuja tietoja. Sivun alareunasta löytyy painike "Avaa muokattavaksi" tai jos aineistossa on virheellisiä rivejä, voidaan painikkeesta "Avaa virheelliset rivit muokattavaksi" muokata virheellisiä rivejä. Mikäli aineistolla on tuotu kuvauksen vastaista tietoa, näkyy myös sivun yläreunassa punaisella pohjalla teksti "Tuonnissa on validointivirheitä. Avaa muokaattavaksi korjataksesi virheet".
5. Muokkaustilassa näkyy, jos tuotavassa tiedostossa on ensimmäisenä rivinä sarakeotsikoita. Valitsemalla "Ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot (ei tuoda)" -valinnan, ei sarakeotsikoita tuoda Netvisoriin. Rivin voi valita ja poistaa muokkaustilassa myös kokonaan. Muokkaustilassa määritetään tuotaville asiakastiedoille oikeat otsikkosarakkeet.
6. Mikäli aineistossa on virheellisiä kenttiä, voi niitä muokata etsimällä aineistosta punaisella taustavärillä olevat kentät ja painamalla kynän kuvaketta. Korjauksen jälkeen kenttä muuttuu vihreäksi ja muokkaukset voi tallentaa vasemman alareunan Tallenna -painikkeesta. Kaikkia aineiston kenttiä pääsee muokkaamaan muokkaustilassa.
7. Jos aineistolla tuodaan asiakaskoodi, joka löytyy jo asiakasrekisteristä, näkyy operaationa "Muokkaus". Uuden asiakkaan tuonnissa lukee "Lisäys".
8. Sivun oikeassa alareunassa näkyy punaisella värillä virheellisten kenttien määrä, sinisellä värillä muokattavien asiakkaiden määrä, sekä harmaalla pohjaalla uusien lisättävien asiakkaiden määrä. Painamalla punaista virheikonia, ohjautuu valinta suoraan virheelliseen kenttään.
9. Tuonnissa voidaan valita, että tuodaan vain muokkaukset painamalla "Tuo vain muokkaukset" - Tämä toiminto käsittelee vain muokattavat rivit, uudet tietueet ohitetaan tässä käsittelyssä."Jatka tietojen linkitystietojen valintoihin" - Tämä toiminto tuo kaikki uudet asiakkaat (Lisäyksiä) rekisteriin, sekä päivittää vanhat (Muokkauksia).
   
10. "Tuo vain muokkaukset " -painikkeen painaminen päivittää olemassa olevat asiakastiedot asiakasrekisteriin. "Jatka tietojen linkitystietojen valintoihin" -painikkeen painamisen jälkeen jatketaan linkitystietojen valintoihin. Linkitettävät asiat ovat:
    1. Asiakasryhmä
    2. Maksuehto
    3. Maa
    4. Laskun tulostuskieli
    5. Verkkolaskuoperaattori
    6. Hintaryhmä
    7. Oletustoimitusehto
    8. Oletustoimitustapa
    9. Oletusmyyjä
11. CSV -tiedostolla olevat tiedot päivitetään olemassa oleviin tietueisiin automaattisesti. Mikäli automaattista kohdistusta ei tehty tai kenttä on ollut tyhjä CSV -tiedostossa, voit valita tietueen (esim. asiakasryhmä, maksuehto) manuaalisesti pudotusvalikosta. Valintojen jälkeen painetaan joko "Vahvista kaikki ehdotukset" tai "Hylkää kaikki ehdotukset".
12. Tämän jälkeen asiakastiedot tuodaan painamalla "Tuo tiedot" painiketta.

 Avainsanat: Asiakastiedot, Netvisor, CSV-tiedosto, Excel, Tuonti, Asiakasrekisteri, Asiakaskoodi

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback