Asiakastietojen tuonti

Netvisoriin voi tuoda asiakastiedot Excel-taulukoista tai muista järjestelmistä. Tarpeena voi olla myös olemassa olevan asiakasrekisterin päivitys Excel-taulukon pohjalta. Näitä tilanteita varten käytetään Tietojen tuonti -toimintoa.

Tietojen tuonti -toiminto mahdollistaa asiakastietojen tuonnin toisesta järjestelmästä Netvisoriin CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -muodossa. CSV- tiedostomuoto on yleisesti käytössä oleva siirtotiedostomuoto, jota käytetään usein siirrettäessä tietoa eri ohjelmistojen välillä. CSV-tiedoston saat luotua esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla valitsemalla tallennusmuodoksi CSV (Comma delimited / Luetteloerotin). Huomaa, että jos tiedostonimi sisältää erikoismerkkejä, se saattaa aiheuttaa virheen tietojen tuonnissa. Asiakastietojen tuonnilla ei pysty päivittämään olemassa olevien asiakkaiden asiakaskoodia. Mikäli asiakaskoodia on tarpeen päivittää, tulisi asiakkaat tuoda uusina asiakkaina tai käyttää Asiakaslistauksten Päivitä asiakaskoodit-toimintoa (Myynti > Asiakaslistaus > Asiakaslistauksen toiminnot > Päivitä asiakaskoodit).

Toiminto on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä veloitusta ja käyttäjällä tulee olla Accounting-osion toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet "Perustietojen hallintaan" sekä "Perustietojen tuontiin".  Tietojen tuonti -toiminnon löydät Netvisor-käyttöliittymän yritysvalikossa sijaitsevasta näkymästä: Yritysvalikko > Tietojen tuonti ja vienti > Tietojen tuonti

Asiakastietojen tuonnissa ja päivityksessä käytettävät kentät

Pakolliset kentät tulee olla tuotavassa excel-tiedostossa, jotta tuonti voidaan tehdä.

Tuotava tieto	Kuvaus
Asiakaskoodi	Suositeltava. Tietoja päivitettäessä olemassa oleviin asiakkaisiin kohdistava kenttä
Nimi	Pakollinen tieto, max. 250 merkkiä
Osoite	Pakollinen tieto, max. 80 merkkiä
Postinumero	Pakollinen tieto, max. 50 merkkiä
Postitoimipaikka	Pakollinen tieto, max. 80 merkkiä
Aktiivinen	Jos asiakas on passiivinen, käytä tietoa 0. Mikäli asiakas on aktiivinen, käytä tietoa 1. Jos tietoa ei anneta, perustetaan asiakas oletuksena aktiivisena.
Alennusprosentti
Asiakasryhmä	Max. 50 merkkiä
Hintaryhmä
Kotisivut	Max. 80 merkkiä
Laskun tulostuskieli
Lisätietoja	Netvisorin asiakasrekisterin kommenttikenttä. Max. 2500 merkkiä
Maa
Maksuehto
Nimen jatke	Max. 250 merkkiä
Oletusmyyjä
Oletustoimistusehto
Oletustoimitustapa
Osoitteen jatko	Max. 80 merkkiä
Pankkitili	Pankkitilitieto ei saa sisältää välilyöntejä
Puhelin	Max. 80 merkkiä
Sähköposti	Max. 200 merkkiä
Sähköpostilaskutusosoite	Max. 500 merkkiä
Saldoraja
Telefax	Max. 80 merkkiä
Toimitusmaa
Toimitusosoite	Max. 80 merkkiä
Toimituspostinumero	Max. 50 merkkiä
Toimituspostitoimipaikka	Max. 80 merkkiä
Toimitusyritys	Max. 250 merkkiä
Verkkolaskuoperaattori	Jos tuodaan operaattoritieto, myös verkkolaskuosoite vaaditaan.
Verkkolaskuosoite	Jos tuodaan verkkolaskuosoite, myös operaattoritieto vaaditaan.
Y-tunnus
Yhteyshenkilö	Voidaan tuoda ainoastaan yksi yhteyshenkilö
Yhteyshenkilön puhelin	Max. 80 merkkiä
Yhteyshenkilön sähköposti	Max. 200 merkkiä
Vakioviite
Henkilöasiakas	Jos asiakas on henkilöasiakas, annetaan tähän kenttään arvo 1. Muuten jätetään tyhjäksi.

Ohessa esimerkkitiedostot asiakastietojen tuontia varten:

• Excel -versio
• CSV -versio

Laskentakohteita ei voi tuoda asiakastietojen tuonnilla, mutta laskentakohteet voi päivittää asiakkaille massana asiakaslistauksen toimintojen kautta kohdassa "Muokkaa asiakastietoja".

Tietojen valmisteleminen

CSV-siirtotiedostossa yhden asiakkaan tiedot tulee olla annettuna omalla rivillään, asiakastiedot eriteltynä sarakkeittain. Mikäli otsikoit Excel-tiedostolla tuotavat sarakkeet yllä mainitun listauksen mukaisesti, kohdistuvat sarakkeet tietoja tuotaessa automaattisesti Netvisorin asiakaskortilla käytettäviin kenttiin. Poista tyhjät sarakkeet tiedostosta, eli jos jokin sarake jää käyttämättä, poista se kokonaan

Muotoile taulukko Excelissä tekstiksi ennen tuontia niin vältyt numero-ongelmilta. Nollilla alkavien numeroiden käsittely voi aiheuttaa Excelissä etunollien puuttumisen (esimerkiksi: 00130 Helsinki -> 130 Helsinki), mikäli taulukkoa käsitellään normaaliasetuksilla.

Tee seuraavasti:

1. Valitse koko taulukko
2. Paina hiiren kakkospainiketta
3. Valitse "Muotoile solut"
4. Valitse luokaksi "Teksti" (katso kuva alla)

Mikäli käytössä on MAC-työasema, pitäisi ääkkösten oikein saamikseksi tallennusmuotona olla "Windows- pilkuin erotellut arvot (.csv)" tai "Windows Comma Separated (.csv)". Uusimmilta MAC:eiltä näitä tallennusmuotoja ei välttämättä löydy, joten tässä tapauksessa tuonti pitäisi tehdä Windows-työasemalla.

Tietojen tuonnin vaiheet

1. Avaa Yritysvalikko ja valitse "Tietojen tuonti"
2. Valitse tietotyypiksi "Asiakastietojen tuonti" (katso kuva alla, kohta 1) ja paina "Selaa" (2)
3. Etsi tallettamasi asiakastiedot sisältävä tiedosto ja paina "Tuo tietoja" (3).
   
4. Seuraavassa vaiheessa linkitetään tuotavien tietojen kentät Netvisorin asiakaskortiston vastaaviin kenttiin. Painikkeesta "Valitse" (katso kuva alla, kohta 1) aukeaa sarakkeittain alasvetovalikko, josta valitaan, mitä tietoa kyseinen sarake sisältää. Alla olevassa kuvassa kohdassa 2 valinta on tehty. Ohjekuvassa tämä sarake on merkitty sisältävän asiakaskoodin.
5. Jos tuotavassa tiedostossa on ensimmäisenä rivinä sarakeotsikoita, valitsemalla "Ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot (ei tuoda)" -valinnan, ei sarakeotsikoita tuoda Netvisoriin (3).
6. Paina linkityksen jälkeen "Päivitä valitut kentät" -painiketta (4). Jos päivität asiakastietoja ja asiakaskoodi täsmää olemassaolevaan asiakaskoodiin, niin päivitä valitut kentät napin painalluksen jälkeen operaatio kenttään päivittyy muokkaus. Sitä ennen siinä näkyy lisäys, vaikka asiakaskoodi olisi olemassa.
   
7. Vihreä väri kertoo sen, että tuotava tieto on oikeellinen (katso alla kuva, kohta 1). Punainen väri ilmaisee virheen eikä kyseisen rivin tuonti onnistu. 
8. Yhteenvedosta (katso kuva alla, kohta 2) nähdään, että aineistossa on kaksi uutta ja kaksi muokattavaa asiakaskorttia. "Muokkauksia"- tieto tarkoittaa sitä, että samalla asiakaskoodilla on jo olemassa oleva asiakaskortti asiakasrekisterissä. Mikäli yhteenvedossa on "Virherivejä" -kohdassa luku, ei näiden rivien tuonti onnistu. Virheelliset rivit tulee korjata CSV- tiedostoon ja aloittaa tuonti alusta, jotta tiedot saadaan tuotua Netvisoriin.
9. "Viittaus"-linkistä (3) pääset katsomaan mihin asiakaskorttiin viitataan (avaa hiiren kakkosnapilla uuteen ikkunaan).
   
10. Kenttien päivittämisen jälkeen näkymään tulee kaksi vaihtoehtoista toimintoa:
    1. "Käsittele vain ylläolevat muokattavat rivit ja valitut kentät" - Tämä toiminto käsittelee vain muokattavat rivit, uudet tietueet ohitetaan tässä käsittelyssä. 
    2. "Jatka tietojen linkitystietojen valintoihin" - Tämä toiminto tuo kaikki uudet asiakkaat (Lisäyksiä) rekisteriin, sekä päivittää vanhat (Muokkauksia).
11. "Käsittele vain ylläolevat muokattavat rivit ja valitut kentät" -painikkeen painaminen päivittää olemassa olevat asiakastiedot asiakasrekisteriin. "Jatka tietojen linkitystietojen valintoihin" -painikkeen painamisen jälkeen jatketaan linkitystietojen valintoihin. Linkitettävät asiat ovat:
    1. Asiakasryhmä
    2. Maksuehto
    3. Maa
    4. Laskun tulostuskieli
    5. Verkkolaskuoperaattori
    6. Hintaryhmä
    7. Oletustoimitusehto
    8. Oletustoimitustapa
    9. Oletusmyyjä
12. CSV -tiedostolla olevat tiedot päivitetään olemassa oleviin tietueisiin automaattisesti. Mikäli automaattista kohdistusta ei tehty tai kenttä on ollut tyhjä CSV -tiedostossa, voit valita tietueen (esim. asiakasryhmä, maksuehto) manuaalisesti pudotusvalikosta. Valintojen jälkeen tietojen tuonti tapahtuu painamalla "Tallenna tiedot" -painiketta.

 

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback