SISÄLTÖ

Palvelun ottaminen käyttöön

Kuluttajaverkkolaskut kulkevat Netvisorista asiakkaille pankin yhteyksien kautta. Jotta yrityksenne voi lähettää kuluttajaverkkolaskuja Netvisorista, tulee kuluttajaverkkolaskujen lähetyksestä sopia ensin yrityksen oman pankin kanssa tehtävällä maksuliikennesopimuksella. Sopimus tulee asettaa pankin järjestelmässä Netvisorin pankkiryhmäkohtaiseen WebServices-kanavaan. 

Kun sopimus pankin kanssa on kunnossa, tulee yrityksen pankkitilin tiedoissa Netvisorissa valita verkkolaskuosoitteen oikea muoto IBAN/OVT (tämä tieto löytyy maksuliikennesopimukselta). Tämä valitaan pankkitilien hallinnassa kyseisen pankkitilin tiedoissa kohdassa "Verkkolaskun vastaanotto-osoite". Tämän lisäksi pankkitilin tiedoissa tulee laittaa täppä kohtaan "Näytä osoite laskutusosoitetulosteella", jotta lähettäjän verkkolaskuosoite muodostuu lähetettäville laskuttajailmoituksille. Mikäli yrityksenne ei vastaanota verkkolaskuja Netvisoriin pankin kautta, tulee täppä poistaa ko. kohdasta pankkitilin tiedoista sen jälkeen, kun laskuttajailmoitukset on lähetetty. Tällöin pankin verkkolaskutusosoite ei tule näkyviin toimittajille laskutusosoitetulosteilla.

Huom. Mikäli yrityksellä on Danskebankin tili, niin Danskebankin osalta kuluttajaverkkolaskusopimus on tehtävä IBAN -muotoiseen osoitteeseen.

Kuluttajaverkkolaskutus aiemmassa järjestelmässä ja käytön aloitus Netvisorissa

Ensisijaisesti suosittelemme, että kuluttajaverkkolaskutus aloitetaan alusta Netvisorissa. Olemassa olevat laskuttajailmoitukset tulee poistaa vanhan järjestelmän tai yhteyksien kautta lähettämällä poistoilmoitukset pankkiin. Tämän jälkeen Netvisorissa luodaan uudet laskuttajailmoitukset aiemman ohjeistuksen mukaisesti. Mikäli laskuttajailmoitusten lähettämisessä ilmenee ongelmia, tulee olla yhteydessä pankkiin. Kun laskuttajailmoitukset on lähetetty onnistuneesti pankkiin, asiakkaat tekevät omassa verkkopankissa uudet vastaanottoilmoitukset. Olethan tarvittaessa yhteydessä asiakaspalveluumme tähän liittyen.


Laskuttajailmoituksen luominen

Laskuttajailmoitukset lähetetään "Kuluttajaverkkolaskutus" -toiminnon kautta:

Avautuvassa näkymässä klikataan oikeassa yläreunassa olevaa linkkiä "Lisää uusi laskuttajailmoitus":

Näkymään pääsyyn vaaditaan esim. myyntireskontrakäyttäjän oikeudet tai laajemmat. Kuitenkin perustietojen osalta pitää olla muokkausoikeus perustietojen hallinta -kohtaan.

Pakollisia kenttiä lähetettävällä laskuttajailmoituksella ovat punaisella tähdellä merkityt kentät: 

  • Verkkolaskuosoite (kohdepankki)
  •  Ohje laskun vastaanottajalle (suomeksi)
  • Laskun aiheen teksti (suomi)

Verkkolaskuosoite

  • Valitse tähän se pankkitili, jonka maksuliikennesopimuksella on sovittu kuluttajaverkkolaskujen lähetyksestä
  • Valittavana ovat ne pankkitilit, joiden perustiedoissa on täppä kohdassa "Näytä osoite laskutusosoitetulosteella". Mikäli oikea tili ei löydy listauksesta, kannattaa tilin asetukset tarkistaa

Ohje laskun vastaanottajalle

  • Tähän lisätään asiakkaan verkkopankissa näkyvä ohjeteksti laskuttajalta maksajalle. Esimerkiksi "Verkkolaskun tilauksen jälkeen emme enää toimita paperilaskuja".

Palvelutaso

  • Palvelutasoksi kannattaa valita "E-Lasku ja suoramaksu", vaikka yrityksen asiakkailla ei tällä hetkellä olisikaan tarvetta vastaanottaa suoramaksulaskuja. Mikäli myöhemmin tulisi tarve myös suoramaksulaskujen lähetykselle, tämä ei onnistu, mikäli suoramaksuja ei ole ollut valittuna laskuttajailmoituksen palvelutasoon. Palvelutason muuttaminen jälkikäteen vaatii muutosilmoituksen lähettämisen.

Asiakkaan tunnistetiedot

  • Valitaan, käytetäänkö asiakkaan tunnistuksessa aiempaa laskun viitenumeroa tai asiakasnumeroa. Jos asiakasnumerossa on etunollia, ei Netvisor poista näitä. 

Valitse pankit, joihin laskuttajailmoitus lähetetään

  • Tähän kannattaa valita kaikki ilmoituksella olevat pankit, vaikka yrityksen tämänhetkisissä asiakkaissa ei olisikaan kaikkien pankkien asiakkaita. Näin ollen uuden pankkiryhmän asiakkaan kuluttajaverkkolaskusopimuksen teko ei esty.

Laskun aihe

  • Tähän kannattaa valita laskutusta kuvaava aihe, jotta asiakas osaa valita oikean laskutusaiheen sopimusta tehdessään. Esimerkiksi Sähkölasku, Vesimaksu, Jäsenmaksu. Samalla laskuttajalla voi olla voimassa useita eri laskuttajailmoituksia erilaisilla laskun aiheilla. Jokaisesta erillisestä laskun aiheesta tulee lähettää omat laskuttajailmoituksensa.
  • Suomenkielinen aihe on pakollinen, mutta muutkin kielet suositellaan täytettäviksi. Kieliversiot tulee kirjoittaa ko. kielellä itse.

Laskuttajan pankkiyhteystiedot

  • Valitaan ne yrityksen pankkitilit, joille asiakkaiden suoritukset halutaan maksettavan.

Laskuttajailmoituksen lähettäminen

Kun laskuttajailmoituksen tiedot on täytetty, klikkaa sivun alalaidassa olevaa painiketta "Jatka lähetyssivulle". Avautuvassa näkymässä näkyy lähetettävä ilmoitus:

Mikäli huomaat vielä jotakin korjattavaa lähetettävällä laskuttajailmoituksella, voit palata takaisin edelliselle sivulle muokkaamaan ilmoitusta klikkaamalla painiketta "Palaa takaisin edelliselle sivulle". Mikäli ilmoituksen kaikki tiedot ovat oikein, lähetä laskuttajailmoitus eteenpäin klikkaamalla painiketta "Lähetä e-laskun laskuttajailmoitus pankkiin". Onnistunut lähetys antaa alla olevan vahvistusilmoituksen:

Kuluttajaverkkolaskujen laskuttajailmoitukset

Lähetetyt laskuttajailmoitukset näkyvät "Kuluttajaverkkolaskutus" -näkymässä. Mikäli lähetetty laskuttajailmoitus on käsitelty onnistuneesti yrityksen pankissa, laskuttajailmoituksen tilana näkyy Käsitelty. Mikäli käsittely jää pankissa virheeseen, laskuttajailmoituksen tilana on tällöin Virheellinen. Mikäli tilana näkyy Palvelusopimus puuttuu, tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen maksuliikennesopimus kuluttajaverkkolaskujen lähetyksen osalta ei ole kunnossa, tai laskuttajailmoitus on lähetetty väärän muotoisella laskuttajan verkkolaskuosoitteella:

Mikäli haluat tarkastella pankkikohtaisesti laskuttajailmoitukselle saapuneita laskutusasiakkaiden vastaanotto- tai poistoilmoituksia, sekä lähetettyjen laskuttajailmoitusten historiaa, pääset näkymään klikkaamalla Lähetysaika -sarakkeen aikaleimaa, joka on linkki. 

Laskuttajailmoituksia on kolmea eri tyyppiä:

Laskuttajailmoitus

  • Ensimmäinen lähetettävä ilmoitus, jolla kuluttajaverkkolaskutus saadaan voimaan

Muutosilmoitus

  • Muutosilmoituksella voidaan muuttaa aiemmin lähetetyn laskuttajailmoituksen tietoja, esimerkiksi laskun aihetta. Tämän lähetys onnistuu per pankki, kun painaa muokkaa -kuvaketta ja sitten tehdään halutut muutokset ja jatketaan lähetyssivulle ja sieltä vahvista muokkaus -painike lähettää CHANGE 

Poistoilmoitus

  • Poistoilmoituksella poistetaan valitun laskunaiheen mukainen laskuttajailmoitus ko. pankista johon poistoilmoitus lähetetään
  • Pankissa poistetaan laskuttajailmoituksen lisäksi ko. laskunaiheelle tehdyt asiakkaiden vastaanottoilmoitukset

Laskuttajailmoituksen muokkaaminen ja poistaminen

Mikäli olemassa olevaa laskuttajailmoitusta halutaan muokata, voidaan se tehdä klikkaamalla "Muokkaa"-sarakkeen kynäpaperi -kuvaketta. Laskuttajailmoituksen poistaminen tapahtuu klikkaamalla "Poista"-sarakkeen punaista ruksia. Muokkaus-/poistoilmoitukset tehdään aina pankkikohtaisesti, joten yhteen pankkiin lähetetty ilmoitus käsitellään vain ko. pankissa. 

Vastaanottoilmoitusten käsittely

Asiakkaiden kuluttajaverkkolaskujen vastaanottoilmoitukset tulee tulla pankista Netvisoriin sähköisinä. 

Kuluttaja-asiakkaan asiakaskortille ei voi tallentaa verkkolaskutustietoja manuaalisesti. 

Jotta asiakkaan sähköisesti saapunut vastaanottoilmoitus kohdistuu Netvisorissa automaattisesti asiakaskortille, tulee alla olevien ehtojen täyttyä: 

  • asiakasta on ainakin kertaalleen laskutettu paperilaskulla Netvisorista
  • asiakas antaa vastaanottoilmoituksella laskuttajailmoitukselle valitun tunnistetiedon (laskun viitenumero tai asiakasnumero)

Asiakkailta tulleet ja automaattisesti kohdistuneet vastaanottoilmoitukset näet kunkin pankin kohdalla "Asiakkaat"-sarakkeen numerolinkin takaa:

Vastaanottoilmoituksen manuaalinen kohdistaminen

Mikäli asiakkaalta saapunut vastaanottoilmoitus ei kohdistu automaattisesti asiakaskortille, vastaanottoilmoitus menee Kuluttajaverkkolaskutus -näkymän "Kohdistumattomat vastaanottoilmoitukset" -linkin taakse. Kohdistumattomista vastaanottoilmoituksista tulee tieto myös Netvisorin etusivulle "Poikkeukset ja huomiot" -otsikon alle.

Pääset kohdistamaan saapuneet vastaanottoilmoitukset manuaalisesti seuraavalla tavalla:

  • Klikkaa linkkiä "Kohdistumattomat vastaanottoilmoitukset"
  • Klikkaa avautuvassa näkymässä oikean reunan kynäpaperi -ikonia:

  • Kirjoita asiakkaan nimi, jolle vastaanottoilmoitus tulee kohdistaa, avautuvan näkymän alareunassa olevaan hakukenttään ja klikkaa "Hae" -painiketta:

  • Kohdista vastaanottoilmoitus asiakkaan kohdalla näkyvää Kohdista -linkkiä klikkaamalla:

 

Väärin kohdistuneen vastaanottoilmoituksen käsittely

Mikäli vastaanottoilmoituksen automaattinen kohdistus on syystä tai toisesta mennyt väärälle asiakkaalle, kohdistuksen voi poistaa kyseiseltä asiakkaalta "Poista kohdistus" -sarakkeen punaista ruksia klikkaamalla:

Tämän jälkeen vastaanottoilmoitus siirtyy "Kohdistumattomat vastaanottoilmoitukset" -linkin taakse, mistä sen voi kohdistaa manuaalisesti oikealle asiakkaalle. 

Kohdistuneen vastaanottoilmoituksen näkyminen asiakaskortilla

Onnistunut kohdistus näkyy asiakaskortilla seuraavasti:

  • Asiakaskortilla on maininta oletuslaskutustavasta (Kuluttajaverkkolasku tai suoramaksu)
  • Asiakaskortilla on Kuluttajaverkkolaskutustiedot -otsikon alla asiakkaan verkkolaskuosoite- ja operaattori

 

Kuluttajaverkkolaskujen lähettäminen

Kuluttajaverkkolaskut lähetetään normaalin myyntilaskujen lähetysprosessin mukaisesti. Kuluttajaverkkolaskuina (=e-Lasku) lähetettäville laskuille muodostuu automaattisesti lähetyskanavaksi Verkkolaskun lähetys, ja aineisto lähtee sähköisenä vastaanottajan verkkopankkiin.

Suoramaksulaskusta muodostuu lähetysprosessiin aina kaksi aineistoa: pankkiin sähköisesti lähtevä suoramaksuaineisto, sekä asiakkaalle lähtevä suoramaksun ennakkoilmoitus. Pankkiin lähtevät suoramaksuaineistot tulee aina lähettää ensin, ja asiakkaiden ennakkoilmoitukset tämän jälkeen. Lähetysprosessissa tulee tähän liittyen ilmoitus "Myyntiprosessiin on avattu tapahtumia, jotka ovat toisistaan riippuvaisia. Käsittele ensin riippuvat tapahtumat (kuten suoraveloituspyynnöt, tai factoring ilmoitukset)". Ennakkoilmoitusta ei voi lähettää sähköpostitse. 

Mikäli ennakkoilmoitusaineistoa ei haluta muodostaa ollenkaan, voidaan myynnin perustiedoista (Myynti > Asetukset > Perustiedot ja asetukset) valita käyttöön asetus "Älä lähetä suoraveloitusten ennakkoilmoituksia". Tällöin suoramaksulaskuille muodostuu ainoastaan pankkiin sähköisenä lähtevä suoramaksuaineisto. 

e-Laskuille liitetyt liitetiedostot eivät välity laskuaineiston mukana vastaanottajan verkkopankkiin, eikä mahdollisesti lisäksi valittavalle sähköpostilähetykseen. Suoramaksulaskun ennakkoilmoitukselle voidaan lisätä liitetiedosto joko laskun lähetysprosessissa, tai suoraan laskulle. Lähetysprosessissa voi lisätä vain yhden liitetiedoston, ja lisätty liite menee kaikille samassa lähetysprosessissa oleville ennakkoilmoituksille. 

Virheessä palautuneet kuluttajaverkkolaskut

Mikäli kuluttajaverkkolaskuna lähetetty lasku palautuu takaisin virheessä, lasku löytyy Avoimet myyntilaskut -näkymästä "Hylätty" -otsikon alta:

Ilmoitus virheessä palautuneesta kuluttajaverkkolaskusta näkyy myös Netvisorin etusivulla "Poikkeukset ja huomiot" -otsikon alla:

Laskun tiedoissa näkyy myös vastaanottajan operaattorin palauttama virheilmoitus:

Yleisimpiä virhepalautteita ovat "Vastaanottajaa ei löydy", "Vastaanottaja ei ota vastaan e-Laskuja tai suoramaksuja" tai "Palvelusopimus puuttuu". Nämä virheilmoitukset tarkoittavat käytännössä sitä, että kyseinen asiakas ei enää vastaanota laskuttajalta sähköisiä laskuja. 

Kuluttajaverkkolaskun peruuttaminen

Mikäli lähetetty kuluttajaverkkolasku on virheellinen tai aiheeton tulee tästä olla yhteydessä asiakkaaseen ja kertoa, että kyseinen lasku on aiheeton. Hyvityslaskua ei voi Netvisorista lähettää kuluttajaverkkolaskuna eikä Netvisorista ole mahdollista lähettää peruutuslaskua.

Asiakas vaihtaa pankkia

Mikäli laskutettavan asiakkaan pankki vaihtuu, hänen tulee tehdä ensin vanhassa pankissaan kuluttajaverkkolaskun vastaanoton poisto ja tämän jälkeen uudessa pankissaan uusi vastaanottosopimus. Tiedot eivät siirry uuteen pankkiin automaattisesti.

Yrityksen pankin vaihtuessa

Mikäli yritys vaihtaa pankkia, ja lähettää kuluttaja-asiakkailleen kuluttajaverkkolaskuja, tulee laskuttajailmoituksen muutosilmoitus tehdä silloin kun vanha pankkitili ja maksuliikennesopimus ovat vielä voimassa. Mikäli tili ei enää ole voimassa, ei muutossanomaa pystytä lähettämään ja vääriä tietoja sisältävät laskuttajailmoitukset jäävät pankkeihin voimaan.

Ensiksi yrityksen pitää lisätä se uuden pankin pankkitili Netvisoriin ja määrittää se näkymään laskutusosoitetulosteella, jotta se tulee näkyviin myös laskuttajailmoitukselle. Valitaan siinä kohtaa, onko sopimus tehty OVT tai IBAN muodossa. Jos et ole tästä keskustellut vielä uuden pankin kanssa, niin kannattaa tehdä sopimus kuluttajaverkkolaskujen lähetyksestä Netvisorin kautta IBAN-muotoisella osoitteella, mikäli tämä käy pankille. Tämän jälkeen pitää mennä Myynti > Laskutus > Kuluttajaverkkolaskutus ja klikkaa ensimmäisen pankin kohdalla kynä-paperi -ikonia. Sen jälkeen avautuu laskuttajailmoitus, ja Uusi verkkolaskuosoite -pudotusvalikosta. Valitaan uuden pankin pankkitili. Ja valitaan, onko sopimus tehty IBAN tai OVT -muodossa tälle uudelle tilille. Tämän jälkeen sitten klikataan Jatka lähetyssivulle -painiketta, ja avautuvassa näkymässä vielä voi tarkistaa Change-sanoman tiedot, ja lopuksi lähettää pyynnön eteenpäin pankille.  Tämä kaikki pitää tehdä yksitellen jokaisen pankin osalta, jonne on laskuttajailmoitukset alun perin lähetetty. Tätä ei voi tehdä massana.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.