Kiitos, kun olet valinnut verkkolaskutuksen! Pienennät samalla ympäristövaikutuksia.

Ohje kattaa kuluttajaverkkolaskutuksen käyttöönoton prosessin Netvisorissa tuetun pankin kautta. Ohjeessa käsitellään vaiheittaiset toimenpiteet, kuten pankkitilin asettaminen, laskuttajailmoitusten luominen ja käsittely, sekä verkkolaskutuksen hallinta. Ohjeessa kerrotaan miten toimia, jos kuluttajaverkkolaskutus on jäänyt vanhaan järjestelmään päälle ja miten toimia, jos yrityksen pankki vaihtuu. 

SISÄLTÖ

Palvelun ottaminen käyttöön ja käytön aloitus

Kuluttajaverkkolaskut kulkevat Netvisorista asiakkaille pankin yhteyksien kautta. Nämä eivät kulje Maventan kautta.

Voit ottaa kuluttajaverkkolaskutuksen käyttöön seuraavasti:

  1. Neuvottele yrityksen oman pankin kanssa kuluttajaverkkolaskujen lähetyksestä ja tee pankin kanssa maksuliikennesopimus.
  2. Aseta sopimus pankin järjestelmässä Netvisorin pankkiryhmäkohtaiseen WebServices-kanavaan.
  3. Avaa Netvisorissa Taloushallinto > Pankkitilien hallinta (tai vastaava näkymä) ja tarkista, että yrityksen pankkitili on lisätty pankkitileihin. Voit avata ohjeen pankkitilien lisäämisestä valitsemalla pankkitilien hallinta.
  4. Avaa pankkitilin tiedot ja valitse kohta "Tili käytettävissä laskulomakkeilla", jotta lähettäjän verkkolaskuosoite muodostuu lähetettäville laskuttajailmoituksille.
  5. Avaa yrityksen laskutusosoitteet valitsemalla yrityksen nimi > Laskutusosoitteet.
  6. Lisää sama pankkitili Laskutusosoitteet-sivulle uudeksi verkkolaskuosoitteeksi.
  7. Valitse verkkolaskuosoitteen tiedoissa verkkolaskuosoitteen oikea muoto (IBAN/OVT) maksuliikennesopimuksen mukaisesti.

Huom. Mikäli yrityksellä on Danskebankin tili, Danskebankin osalta kuluttajaverkkolaskusopimus tehdään IBAN-muotoiseen osoitteeseen.

Näkymässä näkyy yrityksen nimi, jonka alta avautuvat laskutusosoitteet.

Laskutusosoitteet-näkymässä:

  • Valitse pankkitili valikosta.
  • Valitse kohta "Kuluttajaverkkolaskun lähetys".
  • Valitse, onko sopimus tehty IBAN- vai OVT-muotoisena.
  • Huomaa, että operaattoritunnus ja välittäjä tulevat automaattisesti pankkitilin takaa.

Laskuttajailmoituksen luominen

Kun pankkitili on lisätty pankkitileihin ja laskutusosoitteisiin on lisätty Kuluttajaverkkolaskujen lähetys halutulle pankkitilille, voit luoda laskuttajailmoitukset.

Voit avata näkymän valitsemalla Myynti > Laskutus > Kuluttajaverkkolaskutus. Näkymässä näkyy "Kuluttajaverkkolaskutus"-toiminto:



Voit luoda uuden laskuttajailmoituksen seuraavasti:

  1. Avaa Myynti > Laskutus > Kuluttajaverkkolaskutus.
  2. Valitse oikeasta yläreunasta linkki "Lisää uusi laskuttajailmoitus".


Käyttöoikeudet:

Näkymään pääsyyn ja muokkauksiin vaaditaan esimerkiksi myyntireskontrakäyttäjän oikeudet tai laajemmat. Perustietojen osalta käyttäjällä tulee olla muokkausoikeus kohtaan perustietojen hallinta ja vähintään myös muokkausoikeudet myyntireskontran perustoimintoihin. 

Laskuttajailmoituksen pakolliset kentät ovat punaisella tähdellä merkityt kentät:

  • Verkkolaskuosoite (kohdepankki)
  • Ohje laskun vastaanottajalle (suomeksi)
  • Laskun aiheen teksti (suomi)

Verkkolaskuosoite

  • Valitse pankkitili, jonka maksuliikennesopimuksella on sovittu kuluttajaverkkolaskujen lähetyksestä.
  • Valittavana ovat ne pankkitilit, joiden perustiedoissa on valittuna kohta "Näytä osoite laskutusosoitetulosteella". Jos oikea tili ei näy listauksessa, tarkista tilin asetukset.

Ohje laskun vastaanottajalle

  • Lisää asiakkaan verkkopankissa näkyvä ohjeteksti laskuttajalta maksajalle, esimerkiksi: "Verkkolaskun tilauksen jälkeen emme enää toimita paperilaskuja".

Palvelutaso

  • Valitse palvelutasoksi "E-Lasku ja suoramaksu", vaikka yrityksen asiakkailla ei olisi tällä hetkellä tarvetta vastaanottaa suoramaksulaskuja. Jos myöhemmin tulee tarve suoramaksulaskujen lähetykselle, tämä ei onnistu, jos suoramaksuja ei ole valittu laskuttajailmoituksen palvelutasoon. Palvelutason muuttaminen jälkikäteen vaatii muutosilmoituksen lähettämisen.

Asiakkaan tunnistetiedot

  • Valitse, käytetäänkö asiakkaan tunnistuksessa aiempaa laskun viitenumeroa tai asiakasnumeroa. Jos asiakasnumerossa on etunollia, Netvisor ei poista näitä.

Valitse pankit, joihin laskuttajailmoitus lähetetään

  • Valitse kaikki ilmoituksella olevat pankit, vaikka yrityksen tämänhetkisissä asiakkaissa ei olisi kaikkien pankkien asiakkaita. Näin uuden pankkiryhmän asiakkaan kuluttajaverkkolaskusopimuksen teko ei esty.

Laskun aihe

  • Valitse laskutusta kuvaava aihe, jotta asiakas osaa valita oikean laskutusaiheen sopimusta tehdessään, esimerkiksi Sähkölasku, Vesimaksu, Jäsenmaksu. Samalla laskuttajalla voi olla voimassa useita eri laskuttajailmoituksia erilaisilla laskun aiheilla. Jokaisesta erillisestä laskun aiheesta tulee lähettää omat laskuttajailmoituksensa, vaikka pankkitili olisi sama.
  • Suomenkielinen aihe on pakollinen. Muut kielet suositellaan täytettäväksi, ja kieliversiot kirjoitetaan kyseisellä kielellä.

Laskuttajan pankkiyhteystiedot

  • Valitse ne yrityksen pankkitilit, joille asiakkaiden suoritukset halutaan maksettavan.

Laskuttajailmoituksen lähettäminen

Kun olet täyttänyt laskuttajailmoituksen tiedot, toimi seuraavasti:

  1. Valitse sivun alalaidasta painike "Jatka lähetyssivulle".
  2. Tarkista avautuvassa näkymässä lähetettävän ilmoituksen tiedot.
  3. Jos huomaat korjattavaa, valitse "Palaa takaisin edelliselle sivulle" ja muokkaa ilmoitusta.
  4. Kun kaikki tiedot ovat oikein, valitse "Lähetä e-laskun laskuttajailmoitus pankkiin".

Onnistunut lähetys näyttää vahvistusilmoituksen:

Kun aineisto on lähetetty pankkiin, pankista löytyy yleensä parin päivän sisällä yritys, jolta henkilöasiakkaat voivat ottaa vastaan verkkolaskuja.

Voit tarkistaa yrityksen näkyvyyden pankissa seuraavasti:

  1. Kirjaudu omilla henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla pankkiin.
  2. Tarkista, löytyykö yritys pankin listauksesta yrityksistä, joista voi vastaanottaa kuluttajaverkkolaskuja.
  3. Tarkista, ettei yritys näy listauksessa useampaan kertaan.
  4. Jos yritys näkyy useampaan kertaan, valitse Netvisoriin se valinta, jossa laskun aiheen teksti täsmää Netvisorissa olevaan laskun aiheen tekstiin.
  5. Jos toinen laskuttajailmoitus on vanhasta järjestelmästä, lähetä vanhasta järjestelmästä poistoilmoitus tälle laskuttajailmoitukselle.

Poistoilmoitus poistaa vain kyseisen laskuttajailmoituksen pankista. Jos asiakas valitsee väärän laskuttajailmoituksen, valtuutus ei tule Netvisoriin vaan menee toiseen ohjelmaan.

Kuluttajaverkkolaskutuksen siirto Netvisoriin toisesta järjestelmästä

Mikäli yritys on lähettänyt kuluttajaverkkolaskuja jostain toisesta järjestelmästä ja haluaa siirtää pankeissa voimassa olevat laskuttajailmoitukset sekä yrityksen asiakkaiden vastaanottoilmoitukset Netvisoriin, voit tehdä siirron siirtotyökalulla.

Voit avata siirtotyökalun valitsemalla Myynti > Kuluttajaverkkolaskutus > Tuo laskuttajailmoitukset (1) / Tuo vastaanottoilmoitukset (2).

HUOM! Kuluttajaverkkolaskutuksen siirtoon on hyvä varata aikaa. Siirron yhteydessä voi tulla laskutustauko, jos vanhan järjestelmän puolella täytyy tehdä Change-sanomia ennen siirtoa.

Ennen laskuttaja- ja vastaanottoilmoitusten siirtoa, asiakkaan tulee huolehtia seuraavista:

  • Yritys on perustettuna Netvisoriin.
  • Asiakkaat ovat perustettuna Netvisoriin ja asiakaskorteilta löytyy asiakasnumerot. Vastaanottoilmoitukset kohdistuvat Netvisorissa asiakasnumeron perusteella. Jos Netvisorin asiakasnumerot vastaavat vastaanottoilmoitusten asiakasnumeroita, vastaanottoilmoitukset kohdistuvat asiakaskorteille automaattisesti siirron jälkeen. Netvisorissa olevien asiakasnumeroiden tulee vastata vanhassa järjestelmässä olevia asiakasnumeroita.
  • Yrityksen pankkitileihin on lisättynä pankkitili, johon kuluttajaverkkolaskutus linkitetään. Pankin kanssa tehtävällä maksuliikennesopimuksella tulee olla sovittuna kuluttajaverkkolaskujen lähetys Netvisorin kautta. HUOM! Pankkitilin täytyy olla sama, joka on valittu siirrettäville laskuttajailmoituksille laskuttajan verkkolaskuosoitteeksi.
  • Laskuttajan verkkolaskuosoite löytyy Laskutusosoitteet-näkymästä ja osoitteelle on valittu oikea muoto IBAN / OVT sen mukaan, miten se on laskuttajailmoituksilla. Verkkolaskuosoitteen käyttötarkoitukseksi valitaan “Kuluttajaverkkolaskun lähetys”.
  • Netvisorissa on perustettuna kaikki yrityksen pankkitilit, joille maksusuoritukset halutaan.
  • Siirrettävän aineiston muotovaatimukset:
    • Laskuttajailmoitukset tuodaan XML-muodossa.
    • Vastaanottoilmoitukset tuodaan XML- tai CSV-muodossa.
    • Aineistot voivat olla yksittäisinä tiedostoina tai kaikki yhdessä tiedostossa, kuitenkin siten, että laskuttajailmoitukset ovat omassa tiedostossaan ja vastaanottoilmoitukset omassaan.
  • Työkalussa on mahdollista ottaa vastaanottoilmoitusten CSV-pohja, johon voit syöttää tiedot tarvittaessa esimerkiksi käsin.

Muuta tärkeää huomioitava ennen siirtoa:

  • Mikäli yrityksen pankki on Danske Bank ja sopimus kuluttajaverkkolaskujen lähetyksestä on tehty pankissa laskuttajan OVT-muotoiselle verkkolaskuosoitteelle, vaihda osoite ensin pankin maksuliikennesopimuksella IBAN-muotoiseen verkkolaskuosoitteeseen. Lähetä tämän jälkeen vanhasta järjestelmästä laskuttajailmoitusten Change-sanomat kaikkiin pankkeihin, joissa laskuttajan verkkolaskuosoite vaihdetaan IBAN-muotoiseen verkkolaskuosoitteeseen. Kun Change-sanomat on lähetetty pankkeihin, voit siirtää ne Netvisoriin muutaman pankkipäivän kuluttua Change-sanomien lähetyksestä.
  • Mikäli yrityksen kuluttajaverkkolaskut lähetetään nykyisessä ohjelmassa välittäjäpankin kautta (eri pankki kuin asiakkaan oma pankki, jossa kuluttajaverkkolaskutus on voimassa), lähetä vanhasta järjestelmästä laskuttajailmoitusten Change-sanomat kaikkiin pankkeihin, joissa laskuttajan verkkolaskuosoite vaihdetaan yrityksen pankin omaan verkkolaskuosoitteeseen. Kun Change-sanomat on lähetetty pankkeihin, voit siirtää ne Netvisoriin muutaman pankkipäivän kuluttua Change-sanomien lähetyksestä. HUOM! Netvisoriin siirretään tehdyt Change-ilmoitukset.
  • Mikäli siirrettävät laskuttajailmoitukset on lähetetty kohdistustiedolla “viitenumero”, asiakkaiden vastaanottoilmoitukset eivät kohdistu automaattisesti asiakaskorteille, jos laskuhistoriaa ei ole siirretty Netvisoriin. Tässä tapauksessa siirretyt vastaanottoilmoitukset tulee kohdistaa asiakaskorteille manuaalisesti (Myynti > Laskutus > Kuluttajaverkkolaskutus > Kohdista vastaanottoilmoitukset -linkin takaa).
  • Mikäli siirrettävät laskuttajailmoitukset on lähetetty kohdistustiedolla “viitenumero” ja “asiakasnumero”, asiakkaiden vastaanottoilmoitukset kohdistuvat automaattisesti asiakaskorteille, jos asiakaskorteilta löytyy asiakkaiden vastaanottoilmoituksia vastaava asiakasnumero.
  • Tilin, jolle asiakkaat maksavat suoritukset, tulee löytyä Netvisorista. Jos edellisessä ohjelmassa on käytetty ns. välitiliä, tee ennen laskuttajailmoituksen siirtoa vanhassa järjestelmässä Change-sanoma, jossa muutat pankkitilin (jolle asiakkaiden suoritukset saapuvat) yrityksen omaksi tiliksi.
  • Tuotavan aineiston enkoodauksen tulee olla ISO-8859-1, jotta ääkköset muodostuvat Netvisorissa oikein.

Kuluttajaverkkolaskutuksen siirto- työkalu

Ensimmäiseksi tulee siirtää pankeissa voimassa olevat laskuttajailmoitukset.


Kun laskuttajailmoitukset on siirretty, voit siirtää asiakkaiden vastaanottoilmoitukset.

Vastaanottoilmoitukset voi siirtää XML- tai CSV-muodossa.

Voit käyttää CSV-pohjaa seuraavasti:

  1. Valitse painike "Lataa CSV pohjaksi".
  2. Täytä vastaanottoilmoitusten tiedot CSV-pohjaan.
  3. Tuo valmis CSV-tiedosto työkaluun.

Vastaanottoilmoitusten tuonnissa pakolliset kentät ovat: Sanoman tyyppi (Message ActionCode), Tunniste (PaymentInstructionIdentifier), SellerPartyIdentifier = y-tunnus, Päiväys (ReceiverInfoTimeStamp), Verkkolaskuosoite (InvoiceRecipientAddress) sekä Välittäjäpankin BIC-koodi (InvoiceRecipientIntermediatorAddress).

PaymentInstructionIdentifier löytyy laskutusilmoitussanomalta paymentinstrucitionIdentifier-kentästä. Huomaa, että sinun tulee tarkistaa sanomalta, onko tieto kaikkien pankkien osalta sama vai onko käytössä yksilöllinen numero per pankki.

Suosittelemme käyttämään XML-siirtoa, jos materiaali saadaan lähettävästä ohjelmasta XML-tiedostona. XML-siirto on helpompi eikä vaadi CSV-tiedoston muokkausta esimerkiksi Excelissä.

Kun olet valinnut vastaanottoilmoitustiedoston ja valinnut "Lataa vastaanottoilmoitukset tiedostosta", aineisto avautuu esikatselunäkymään.

Jos aineisto ei ole oikeassa muodossa CSV-pohjan perusteella, "Lataa vastaanottoilmoitukset tiedostosta" -painike ei tee mitään ja valittu tiedosto poistuu siirrosta. Tällöin sinun tulee käyttää ladattua CSV-pohjaa ja syöttää tiedot sen pohjan kautta, jotta voit siirtää aineiston.

CSV tiedoston kentät

MessageActionCode = Tähän tulee ADD, kun kyseessä on uusi lisäävä tieto.

SellerPartyIdentifier = Yrityksen y-tunnus, johon vastaanottoilmoitus siirretään. Tämä on pakollinen tieto.

PaymentInstructionIdentifier = Tunnistekenttä, joka on pakollinen. Tämä saadaan laskutusilmoituksen paymentinstructionIdentifier-kentästä. Tarkista, onko tieto sama kaikkien pankkien osalta vai eri per pankki. Jos tieto on eri per pankki ja käytät samaa numeroa, laskutusilmoitusta ei voida siirtää ja ohjelma ei anna tehdä siirtoa.

ReceiverInfoTimestamp = Päivämääräkenttä muodossa pvm/kk/vuosi, esimerkiksi 10/02/2026. Tämä on pakollinen tieto.

BuyerOrganizationName = Vastaanottoilmoituksen asiakkaan nimi.

BuyerStreetName = Asiakkaan osoite.

BuyerTown = Asiakkaan osoitteen toimipaikka.

BuyerPostCodeIdentifier = Asiakkaan postinumero.

CountryCode = Maakoodi, esimerkiksi FI.

CountryName = Maan nimi.

BuyerPostOfficeBoxIdentifier = Asiakkaan postilokero-osoite.

InvoiceRecipientAddress = Pankkitili / kuluttajaverkko-osoite. Tämä on pakollinen tieto.

InvoiceRecipientIntermediatorAddress = Asiakkaan pankkitilin BIC/Swift-koodi. Tämä on pakollinen tieto.

SellerInvoiceIdentifier1 = Kohdistustieto 1. Tähän tulee joko asiakasnumero tai viitenumero. Jos käytät asiakasnumeroa, vastaanottoilmoitus kohdistuu siihen asiakkaaseen, jonka asiakasnumero täsmää. Jos asiakasnumeroa ei löydy, ilmoitus menee kohdistumattomiin ja sinun tulee kohdistaa se käsin haluttuun asiakkaaseen.

  • Mikäli siirrettävät laskuttajailmoitukset on lähetetty kohdistustiedolla “viitenumero”, asiakkaiden vastaanottoilmoitukset eivät kohdistu automaattisesti asiakaskorteille, jos laskuhistoriaa ei ole siirretty Netvisoriin. Tällöin siirretyt vastaanottoilmoitukset tulee kohdistaa asiakaskorteille manuaalisesti (Myynti > Laskutus > Kuluttajaverkkolaskutus > Kohdista vastaanottoilmoitukset -linkin takaa).
  • Mikäli siirrettävät laskuttajailmoitukset on lähetetty kohdistustiedolla “viitenumero” ja “asiakasnumero”, asiakkaiden vastaanottoilmoitukset kohdistuvat automaattisesti asiakaskorteille, jos asiakaskorteilta löytyy asiakkaiden vastaanottoilmoituksia vastaava asiakasnumero.

SellerInvoiceIdentifier2 = Kohdistustieto 2. Tähän tulee joko asiakasnumero tai viitenumero. Logiikka toimii kuten edellä on kuvattu.

InvoiceRecipientLanguageCode = Esimerkiksi FI.

BuyerServiceCode = Koodi 00 tai 01.

00 = kuluttajaverkkolasku

01 = suoramaksu

Jos et anna erikseen BuyerServiceCode-tietoa Exceliin, kaikki tapahtumat menevät kuluttajaverkkolaskukoodilla.

EpiRemittanceIdentifier = Pankin lisäämä asiakkaan viitenumero. Ei pakollinen tieto.

BuyerOrganisationUnitNumber = Organisaatioyksikön numero. Ei pakollinen tieto.

Kun aloitat siirron, siirron kesto riippuu siirrettävien asiakkaiden määrästä. Näkymässä ohjelma näyttää, missä kohtaa siirtoa ollaan menossa per siirrettävä rivi. Kun kaikki rivit on käyty läpi, vastaanottoilmoitukset on otettu vastaan.

Ne vastaanottoilmoitukset, joissa kohdistustieto ei täsmää, näkyvät Kohdistamattomat vastaanottoilmoitukset -linkin alla. Voit kohdistaa nämä käsin haluttuun asiakkaaseen tai poistaa vastaanottoilmoituksen, jos se on ylimääräinen eikä kyseistä asiakasta enää käytetä.

Asiakkaiden vastaanottoilmoituksista tarvitsee siirtää vain voimassa olevat ADD-sanomat. Jos et pysty nykyisestä järjestelmästä suodattamaan vain ADD-sanomia, voit tuoda Netvisoriin kaikki vastaanottoilmoitukset. Tällöin aikaleimaltaan uusin ilmoitus jää voimaan.

Varmista lopuksi, että yrityksen maksuliikennesopimus kuluttajaverkkolaskujen lähetyksestä on asetettu Netvisorin WS-kanavaan ennen kuin lähetät kuluttajaverkkolaskuja Netvisorista. Jos sopimus ei ole kunnossa, lähetetyt kuluttajaverkkolaskut palautuvat virheessä.

Kuluttajaverkkolaskujen laskuttajailmoitukset

Lähetetyt laskuttajailmoitukset näkyvät "Kuluttajaverkkolaskutus"-näkymässä.

Näkymässä näkyy laskuttajailmoituksen tila:

  • Käsitelty = Laskuttajailmoitus on käsitelty onnistuneesti yrityksen pankissa.
  • Virheellinen = Laskuttajailmoituksen käsittely on jäänyt pankissa virheeseen.
  • Palvelusopimus puuttuu = Yrityksen maksuliikennesopimus kuluttajaverkkolaskujen lähetyksen osalta ei ole kunnossa tai laskuttajailmoitus on lähetetty väärän muotoisella laskuttajan verkkolaskuosoitteella.

Voit tarkastella pankkikohtaisesti laskuttajailmoitukselle saapuneita laskutusasiakkaiden vastaanotto- tai poistoilmoituksia sekä lähetettyjen laskuttajailmoitusten historiaa valitsemalla Lähetysaika-sarakkeen aikaleiman (linkki).

Laskuttajailmoituksia on kolme eri tyyppiä:

Laskuttajailmoitus

  • Ensimmäinen lähetettävä ilmoitus, jolla kuluttajaverkkolaskutus saadaan voimaan.

Muutosilmoitus

  • Muutosilmoituksella voidaan muuttaa aiemmin lähetetyn laskuttajailmoituksen tietoja, esimerkiksi laskun aihetta, yrityksen nimeä tai osoitetietoja. Muutosilmoituksen lähetys onnistuu per pankki, kun valitset Muokkaa-kuvakkeen, teet halutut muutokset, jatkat lähetyssivulle ja valitset "Vahvista muokkaus". Tämä lähettää CHANGE-sanoman.

Poistoilmoitus

  • Poistoilmoituksella poistetaan valitun laskunaiheen mukainen laskuttajailmoitus pankista, johon poistoilmoitus lähetetään.
  • Pankissa poistetaan laskuttajailmoituksen lisäksi kyseiselle laskunaiheelle tehdyt asiakkaiden vastaanottoilmoitukset.

Laskuttajailmoituksen muokkaaminen ja poistaminen

Voit muokata olemassa olevaa laskuttajailmoitusta seuraavasti:

  • Valitse "Muokkaa"-sarakkeen kynäpaperi-kuvake.
  • Muokkaa laskuttajailmoituksen tietoja.
  • Jatka lähetyssivulle ja lähetä muutosilmoitus pankkiin.

Voit poistaa laskuttajailmoituksen seuraavasti:

  • Valitse "Poista"-sarakkeen punainen rasti.

Muokkaus- ja poistoilmoitukset tehdään aina pankkikohtaisesti. Yhteen pankkiin lähetetty ilmoitus käsitellään vain kyseisessä pankissa.

Vastaanottoilmoitusten käsittely

Asiakkaiden kuluttajaverkkolaskujen vastaanottoilmoitukset saapuvat pankista Netvisoriin sähköisinä. Välitysaika riippuu pankista ja on yleensä 1–3 pankkipäivää.

HUOM! Jotta vastaanottoilmoitus kohdistuu tai voidaan kohdistaa manuaalisesti asiakkaaseen, asiakkaan tulee olla henkilöasiakas. Asiakaskortilla tulee olla valittuna kohta "Henkilöasiakas".

Kuluttaja-asiakkaan asiakaskortille ei voi tallentaa verkkolaskutustietoja manuaalisesti.

Jotta asiakkaan sähköisesti saapunut vastaanottoilmoitus kohdistuu Netvisorissa automaattisesti asiakaskortille, seuraavien ehtojen tulee täyttyä:

  • Jos kohdistusperusteena on viitenumero, asiakkaan tulee olla laskutettu vähintään kerran Netvisorista. Jos kohdistusperusteena on asiakasnumero, vastaanottoilmoitus kohdistuu automaattisesti ilman, että asiakasta on vielä laskutettu. Asiakaskortin tulee olla luotuna ja aktiivisena.
  • Asiakas antaa vastaanottoilmoituksella laskuttajailmoitukselle valitun tunnistetiedon (jonkin aiemman laskun viitenumeron tai asiakasnumeron). Huom! Suositeltavaa on antaa jonkin Netvisorissa olevan laskun viitenumero, jotta asiakkaan vastaanottoilmoitus kohdistuu automaattisesti oikeaan asiakkaaseen eikä jää manuaalisesti kohdistettavaksi.

Asiakkailta tulleet ja automaattisesti kohdistuneet vastaanottoilmoitukset näkyvät kunkin pankin kohdalla "Asiakkaat"-sarakkeen numerolinkin takaa.

Vastaanottoilmoituksen manuaalinen kohdistaminen

Jos asiakkaalta saapunut vastaanottoilmoitus ei kohdistu automaattisesti asiakaskortille, vastaanottoilmoitus näkyy Kuluttajaverkkolaskutus-näkymän "Kohdistumattomat vastaanottoilmoitukset" -linkin takana.

Netvisorin etusivulla näkyy tieto kohdistumattomista vastaanottoilmoituksista otsikon "Poikkeukset ja huomiot" alla.

Jotta voit tehdä kohdistuksen manuaalisesti, sinulla tulee olla käyttöoikeuksissa muokkausoikeudet perustietojen hallintaan.

Voit kohdistaa saapuneet vastaanottoilmoitukset manuaalisesti seuraavasti:

  1. Valitse linkki "Kohdistumattomat vastaanottoilmoitukset".
  2. Valitse avautuvassa näkymässä oikean reunan kynäpaperi-ikoni vastaanottoilmoituksen riviltä.
  3. Kirjoita asiakkaan nimi, jolle vastaanottoilmoitus tulee kohdistaa, näkymän alareunassa olevaan hakukenttään.
  4. Valitse "Hae"-painike.
  5. Valitse asiakkaan riviltä "Kohdista"-linkki.

Väärin kohdistuneen vastaanottoilmoituksen käsittely

Jos vastaanottoilmoituksen automaattinen kohdistus on mennyt väärälle asiakkaalle tai verkkolaskutustiedot on poistettu asiakkaan tiedoista, voit poistaa kohdistuksen asiakkaalta valitsemalla "Poista kohdistus" -sarakkeen punaisen ruksin.

Kun poistat kohdistuksen, vastaanottoilmoitus siirtyy "Kohdistumattomat vastaanottoilmoitukset" -linkin taakse. Voit kohdistaa vastaanottoilmoituksen manuaalisesti oikealle asiakkaalle tai poistaa vastaanottoilmoituksen. Huomaa, että poisto on lopullinen.

Kohdistuneen vastaanottoilmoituksen näkyminen asiakaskortilla

Onnistunut kohdistus näkyy asiakaskortilla seuraavasti:

  • Asiakaskortilla näkyy oletuslaskutustapa (Kuluttajaverkkolasku tai suoramaksu).
  • Asiakaskortilla näkyy Kuluttajaverkkolaskutustiedot-otsikon alla asiakkaan verkkolaskuosoite ja operaattori.

Kuluttajaverkkolaskujen lähettäminen

Kuluttajaverkkolaskut lähetetään normaalin myyntilaskujen lähetysprosessin mukaisesti.

Kuluttajaverkkolaskuina (= e-Lasku) lähetettäville laskuille muodostuu automaattisesti lähetyskanavaksi Verkkolaskun lähetys, ja aineisto lähtee sähköisenä vastaanottajan verkkopankkiin.

Jotta laskujen lähetys verkkolaskuna onnistuu, laskulle (asiakaskortille) tulee olla täydennetty täydelliset laskutusosoitetiedot (katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka).

Kuluttajaverkkolaskun lähetyksen veloitus on sama kuin normaalin verkkolaskun lähetyksen.

Pankkiverkon kautta kulkevien kuluttajaverkkolaskujen reititysaika on 2–3 pankkipäivää lähetyksestä.

Suoramaksulaskusta muodostuu lähetysprosessissa aina kaksi aineistoa:

  • pankkiin sähköisesti lähtevä suoramaksuaineisto
  • asiakkaalle lähtevä suoramaksun ennakkoilmoitus.

Pankkiin lähtevät suoramaksuaineistot tulee lähettää ensin ja asiakkaiden ennakkoilmoitukset tämän jälkeen.

Lähetysprosessissa näkyy ilmoitus: "Myyntiprosessiin on avattu tapahtumia, jotka ovat toisistaan riippuvaisia. Käsittele ensin riippuvat tapahtumat (kuten suoraveloituspyynnöt, tai factoring ilmoitukset)".

Ennakkoilmoitusta ei voi lähettää sähköpostitse.

Jos et halua muodostaa ennakkoilmoitusaineistoa ollenkaan, voit ottaa käyttöön asetuksen "Älä lähetä suoraveloitusten ennakkoilmoituksia" seuraavasti:

  1. Avaa Myynti > Asetukset > Perustiedot ja asetukset.
  2. Valitse asetus "Älä lähetä suoraveloitusten ennakkoilmoituksia".

Tämän jälkeen suoramaksulaskuille muodostuu ainoastaan pankkiin sähköisenä lähtevä suoramaksuaineisto.

e-Laskuille liitetyt liitetiedostot eivät välity laskuaineiston mukana vastaanottajan verkkopankkiin.

Suoramaksulaskun ennakkoilmoitukselle voidaan lisätä liitetiedosto joko laskun lähetysprosessissa tai suoraan laskulle.

Lähetysprosessissa voit lisätä vain yhden liitetiedoston, ja lisätty liite menee kaikille samassa lähetysprosessissa oleville ennakkoilmoituksille.

Virheessä palautuneet kuluttajaverkkolaskut

Jos kuluttajaverkkolaskuna lähetetty lasku palautuu virheessä, lasku näkyy Avoimet myyntilaskut -näkymässä "Hylätty"-otsikon alla.

Ilmoitus virheessä palautuneesta kuluttajaverkkolaskusta näkyy myös Netvisorin etusivulla otsikon "Poikkeukset ja huomiot" alla.

Laskun tiedoissa näkyy vastaanottajan operaattorin palauttama virheilmoitus.

Yleisimpiä virhepalautteita ovat:

  • "Vastaanottajaa ei löydy"
  • "Vastaanottaja ei ota vastaan e-Laskuja tai suoramaksuja"
  • "Palvelusopimus puuttuu".

Nämä virheilmoitukset tarkoittavat, että kyseinen asiakas ei enää vastaanota laskuttajalta sähköisiä laskuja.

HUOM! Henkilöasiakkaiden muistutuksia ei voida lähettää verkkolaskuina (kuluttajaverkkolasku), vaan nämä tulee lähettää esimerkiksi pdf-tulostuspalvelun kautta.

Kuluttajaverkkolaskun peruuttaminen

Jos lähetetty kuluttajaverkkolasku on virheellinen tai aiheeton, sinun tulee olla yhteydessä asiakkaaseen ja kertoa, että kyseinen lasku on aiheeton.

Hyvityslaskua ei voi Netvisorista lähettää kuluttajaverkkolaskuna, eikä Netvisorista ole mahdollista lähettää peruutuslaskua.

Suoraveloituslaskun peruminen

Netvisorista ei voi perua suoramaksua, jos se on lähetetty vahingossa tai useampaan kertaan.

Jos suoramaksu on lähetetty virheellisesti, sinun tulee olla yhteydessä pankkiin ja kysyä, voiko pankki perua suoramaksun.

Paikallinen tulostus

Jos asiakkaan maksutapana on suoramaksu, voit tulostaa laskun paikallisesti seuraavasti:

  1. Avaa lasku.
  2. Valitse "Lähetä lasku".
  3. Anna laskun siirtyä lähetysnäkymään.
  4. Valitse suoramaksu-aineisto ja valitse "Poista valitut prosessista". Näin poistat suoramaksun lähetysprosessista.
  5. Valitse jäljelle jäävä aineisto.
  6. Valitse "Vaihda valittujen kanavaa".
  7. Valitse kanavaksi "Paikallinen tulostus".
  8. Valitse "Valitse" ja tulosta lasku.

Jos suoramaksussa on mukana ennakkoilmoitus, voit tulostaa suoramaksun paikallisesti seuraavasti:

  1. Poista suoramaksu lähetysprosessista.
  2. Valitse jäljelle jäävä ennakkoilmoitus.
  3. Vaihda ennakkoilmoituksen tulostustavaksi "Paikallinen tulostus".
  4. Tulosta ennakkoilmoitus paikallisesti.

Kun tulostat ennakkoilmoituksen paikallisesti, laskun tila muuttuu avoimeksi ja taustalle muodostuu tosite. Huomaa, että tällöin suoramaksu ei mene pankkiin ja asiakkaalle tulee antaa paikallinen tuloste maksua varten.

Suoraveloituslasku ja maksumuistutus

Suoramaksun tarkoituksena on, että raha veloitetaan automaattisesti asiakkaan tililtä eräpäivänä. Jos asiakkaalla ei ole katetta, veloitus tapahtuu, kun katetta on tarpeeksi.

Suoramaksuissa ei pitäisi tulla tilannetta, jossa maksumuistutus täytyy lähettää erikseen.

Jos maksumuistutustilanne kuitenkin tulee, sinun tulee olla asiakkaaseen yhteydessä esimerkiksi lähettämällä ennakkoilmoitus PDF-eKirjeenä ja lisäämällä ennen laskurivejä teksti, että lasku on erääntynyt ja laskuun odotetaan suoritusta pikaisesti.

Netvisorin ominaisuutena ennakkoilmoitusta ei voi muuttaa maksumuistutukseksi.

Asiakas vaihtaa pankkia

Jos laskutettavan asiakkaan pankki vaihtuu, asiakkaan tulee:

  1. Tehdä vanhassa pankissaan kuluttajaverkkolaskun vastaanoton poisto.
  2. Tehdä uudessa pankissaan uusi vastaanottosopimus.

Tiedot eivät siirry uuteen pankkiin automaattisesti.

Yrityksen pankin vaihtuessa

Jos yritys vaihtaa pankkia ja lähettää kuluttaja-asiakkailleen kuluttajaverkkolaskuja, laskuttajailmoituksen muutosilmoitus tulee tehdä silloin, kun sekä vanha että uusi pankkitili ja maksuliikennesopimus ovat voimassa.

Jos vanha sopimus ei ole enää voimassa, muutossanomaa ei voida lähettää ja vääriä tietoja sisältävät laskuttajailmoitukset jäävät pankkeihin voimaan.

Voit vaihtaa yrityksen pankin Netvisorissa seuraavasti:

  1. Lisää uuden pankin pankkitili Netvisoriin.
  2. Avaa pankkitilin tiedot ja valitse kohta "Tili käytettävissä laskulomakkeilla", jotta lähettäjän verkkolaskuosoite muodostuu lähetettäville laskuttajailmoituksille.
  3. Avaa Laskutusosoitteet-sivu ja lisää uusi pankkitili uudeksi verkkolaskuosoitteeksi.
  4. Valitse verkkolaskuosoitteen tiedoissa oikea muoto (IBAN/OVT) maksuliikennesopimuksen mukaisesti.

Huom. Mikäli yrityksellä on Danskebankin tili, Danskebankin osalta kuluttajaverkkolaskusopimus tehdään IBAN-muotoiseen osoitteeseen.

Kun olet lisännyt uuden pankkitilin ja verkkolaskuosoitteen, toimi seuraavasti:

  1. Avaa Myynti > Laskutus > Kuluttajaverkkolaskutus.
  2. Valitse pankin kohdalla Muokkaa-painike (kynä ja lehtiö -ikoni).
  3. Valitse uusi verkkolaskuosoite pudotusvalikosta.
  4. Valitse laskuttajan pankkiyhteystiedoiksi ne yrityksen pankkitilit, joille asiakkaiden suoritukset halutaan maksettavan.
  5. Jatka lähetyssivulle.
  6. Tarkista Change-sanoman tiedot.
  7. Lähetä pyyntö eteenpäin pankille.

Tee muutosilmoitus yksitellen jokaisen pankin osalta, jonne muutos halutaan ilmoittaa.

Kuluttajaverkkolaskutus aputoiminimien kanssa.

Jos eri aputoiminimien laskut lähetetään samalla laskun aiheella, yksi laskuttajailmoitus kaikkiin pankkeihin riittää.

Voit määritellä laskuttajailmoituksen aputoiminimien kanssa seuraavasti:

  • Valitse laskuttajailmoitukselle maksutileiksi kaikkien niiden aputoiminimien pankkitilit, joille maksuja halutaan.
  • Valitse jokaisen aputoiminimen tietoihin se haluttu pankkitili.

Näin jokaisen aputoiminimen laskulle menee vain se haluttu pankkitili maksutiliksi.

Jos jokaisella aputoiminimellä on omat laskun aiheet, jokaiselle laskun aiheelle tulee lähettää oma laskuttajailmoitus. Yksi laskuttajailmoitus lähetetään per laskun aihe.

Verkkolaskuosoite (kohdepankki) -kohtaan valitaan se pankkitili, jossa yrityksellä on maksuliikennesopimus kuluttajaverkkolaskujen lähetyksestä.

Kuluttajaverkkolaskutus, jos vanhaan järjestelmään on jäänyt tämä päälle

Suosittelemme lopettamaan kuluttajaverkkolaskutuksen vanhasta ohjelmasta ennen kuin otat sen käyttöön uudessa ohjelmassa.

Jos kuluttajaverkkolaskutus on jäänyt päälle vanhaan ohjelmaan ja Netvisoriin on tehty uusi laskutusilmoitus ja uusi kuluttajaverkkolaskutussopimus halutulla laskun aiheen tekstillä, toimi seuraavasti:

  • Jos vanhassa järjestelmässä kuluttajaverkkolaskutus on tehty eri pankkiin, ole yhteydessä vanhaan pankkiin ja pyydä väliaikaisesti aktivoimaan kuluttajaverkkolaskusopimus, jos se ei ole päällä.
  • Lähetä vanhasta järjestelmästä poistosanoma vanhan kuluttajaverkkolaskutuksen osalta.
  • Odota, että poistosanoma on käsitelty pankissa.
  • Lopeta vanhan järjestelmän kuluttajaverkkosopimus.

Poistosanoma poistaa vain vanhan järjestelmän kuluttajaverkkolaskutuksen eikä vaikuta siihen, jos sopimus on tehty toisen järjestelmän kautta jatkossa.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Miten otan kuluttajaverkkolaskutuksen käyttöön Netvisorissa?

Vastaus: Tee ensin pankin kanssa maksuliikennesopimus kuluttajaverkkolaskujen lähetyksestä ja aseta sopimus Netvisorin WebServices-kanavaan. Lisää pankkitili Netvisorin pankkitileihin, valitse pankkitilin tiedoissa kohta "Tili käytettävissä laskulomakkeilla" ja lisää pankkitili Laskutusosoitteet-sivulle verkkolaskuosoitteeksi. Valitse verkkolaskuosoitteen muoto (IBAN/OVT) maksuliikennesopimuksen mukaisesti ja ota Kuluttajaverkkolaskun lähetys käyttöön.

Kysymys: Miten luon ja lähetän laskuttajailmoituksen?

Vastaus: Avaa Myynti > Laskutus > Kuluttajaverkkolaskutus ja valitse "Lisää uusi laskuttajailmoitus". Täytä pakolliset kentät (Verkkolaskuosoite, Ohje laskun vastaanottajalle, Laskun aiheen teksti), valitse palvelutaso, asiakkaan tunnistetiedot, pankit ja laskuttajan pankkiyhteystiedot. Valitse "Jatka lähetyssivulle" ja sen jälkeen "Lähetä e-laskun laskuttajailmoitus pankkiin".

Kysymys: Miten siirrän kuluttajaverkkolaskutuksen Netvisoriin toisesta järjestelmästä?

Vastaus: Varmista, että yritys, asiakkaat, pankkitilit ja laskuttajan verkkolaskuosoite ovat perustettuna Netvisoriin ja että maksuliikennesopimus on kunnossa. Tuo laskuttajailmoitukset XML-muodossa ja vastaanottoilmoitukset XML- tai CSV-muodossa Myynti > Kuluttajaverkkolaskutus > Tuo laskuttajailmoitukset / Tuo vastaanottoilmoitukset -toiminnolla. Huolehdi, että aineiston enkoodaus on ISO-8859-1 ja että pakolliset kentät ovat täytettynä.

Kysymys: Miten käsittelen kohdistumattomat vastaanottoilmoitukset?

Vastaus: Avaa Myynti > Laskutus > Kuluttajaverkkolaskutus ja valitse "Kohdistumattomat vastaanottoilmoitukset". Valitse vastaanottoilmoituksen riviltä kynäpaperi-ikoni, hae asiakas nimen perusteella ja valitse "Kohdista". Jos kohdistus on mennyt väärälle asiakkaalle, poista kohdistus asiakkaan riviltä ja kohdistus siirtyy takaisin kohdistumattomiin.

Kysymys: Mitä teen, jos kuluttajaverkkolasku palautuu virheessä?

Vastaus: Tarkista Avoimet myyntilaskut -näkymän "Hylätty"-osio ja Netvisorin etusivun "Poikkeukset ja huomiot" -ilmoitus. Avaa lasku ja tarkista vastaanottajan operaattorin virheilmoitus. Yleisimmät virheet liittyvät siihen, että asiakas ei enää vastaanota e-Laskuja tai suoramaksuja tai palvelusopimus puuttuu. Korjaa tarvittaessa asiakkaan laskutustapa ja lähetä lasku muulla kanavalla, esimerkiksi pdf-tulostuspalvelun kautta.

Kysymys: Miten toimin, jos yrityksen pankki vaihtuu?

Vastaus: Lisää uusi pankkitili Netvisoriin, valitse "Tili käytettävissä laskulomakkeilla" ja lisää tili Laskutusosoitteet-sivulle verkkolaskuosoitteeksi. Avaa Myynti > Laskutus > Kuluttajaverkkolaskutus, valitse pankin kohdalla Muokkaa, vaihda verkkolaskuosoite uudeksi ja valitse uudet pankkitilit laskuttajan pankkiyhteystiedoiksi. Lähetä Change-sanoma pankkiin jokaisen pankin osalta, kun sekä vanha että uusi sopimus ovat voimassa.

Kysymys: Mitä teen, jos kuluttajaverkkolaskutus on jäänyt päälle vanhaan järjestelmään?

Vastaus: Pyydä vanhaa pankkia aktivoimaan vanha kuluttajaverkkolaskusopimus, jos se ei ole voimassa. Lähetä vanhasta järjestelmästä poistosanoma vanhalle kuluttajaverkkolaskutukselle ja odota, että poistosanoma käsitellään. Lopeta vanhan järjestelmän kuluttajaverkkosopimus. Tämä poistaa vain vanhan järjestelmän kuluttajaverkkolaskutuksen eikä vaikuta Netvisorissa tehtyyn sopimukseen.

Kysymys: Voinko perua kuluttajaverkkolaskun tai suoramaksun Netvisorissa?

Vastaus: Kuluttajaverkkolaskua ei voi perua Netvisorissa eikä hyvityslaskua voi lähettää kuluttajaverkkolaskuna. Jos lasku on aiheeton, sinun tulee ilmoittaa tästä asiakkaalle. Suoramaksua ei voi perua Netvisorista, vaan sinun tulee olla yhteydessä pankkiin ja selvittää, voiko pankki perua suoramaksun.

Kysymys: Miten tulostan suoramaksulaskun paikallisesti?

Vastaus: Avaa lasku, valitse "Lähetä lasku" ja poista suoramaksu lähetysprosessista. Vaihda jäljelle jäävän aineiston kanavaksi "Paikallinen tulostus" ja tulosta lasku. Jos mukana on ennakkoilmoitus, poista ensin suoramaksu ja vaihda ennakkoilmoituksen tulostustavaksi "Paikallinen tulostus".

Kysymys: Miten kuluttajaverkkolaskutus toimii aputoiminimien kanssa?

Vastaus: Jos aputoiminimien laskut lähetetään samalla laskun aiheella, yksi laskuttajailmoitus riittää ja valitset maksutileiksi kaikkien aputoiminimien pankkitilit. Jos aputoiminimillä on omat laskun aiheet, lähetät jokaiselle laskun aiheelle oman laskuttajailmoituksen. Verkkolaskuosoite (kohdepankki) valitaan sen pankkitilin mukaan, jossa maksuliikennesopimus kuluttajaverkkolaskujen lähetyksestä on tehty.

Avainsanat: Kuluttajaverkkolaskutus, laskuttajailmoitus, verkkolaskuosoite, vastaanottoilmoitus, sähköinen laskutus



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.