Palvelun ottaminen käyttöön
Kuluttajaverkkolaskut kulkevat Netvisorista asiakkaille pankin yhteyksien kautta. Jotta Netvisorista voidaan lähettää kuluttajaverkkolaskuja, tulee kuluttajaverkkolaskujen lähetyksestä sopia ensin yrityksen oman pankin kanssa tehtävällä maksuliikennesopimuksella. Sopimus tulee asettaa pankin järjestelmässä Netvisorin pankkiryhmäkohtaiseen WebServices-kanavaan.
Kun sopimus pankin kanssa on kunnossa, tulee tarkistaa että pankkitili on lisätty yrityksen pankkitileihin pankkitilien hallinnassa. Tämän lisäksi pankkitilin tiedoissa tulee laittaa täppä kohtaan "Tili käytettävissä laskulomakkeilla", jotta lähettäjän verkkolaskuosoite muodostuu lähetettäville laskuttajailmoituksille.
Tämän jälkeen lisätään ko. pankkitili Laskutusosoitteet-sivulle uudeksi verkkolaskuosoitteeksi. Verkkolaskuosoitteen tietoja lisättäessä valitaan verkkolaskuosoitteen oikea muoto IBAN/OVT (tämä tieto löytyy maksuliikennesopimukselta).
Huom. Mikäli yrityksellä on Danskebankin tili, niin Danskebankin osalta kuluttajaverkkolaskusopimus on tehtävä IBAN -muotoiseen osoitteeseen.
Eli klikataan yrityksen nimeä ja valikosta laskutusosoitteet.
Valitaan pankkitili valikosta, täpätään valinta "kuluttajaverkkolaskun lähetys" ja valitaan, onko sopimus tehty IBAN- vai OVT-muotoisena. Operaattoritunnus ja välittäjä tulee automaattisesti pankkitilin takaa.
Kuluttajaverkkolaskutus aiemmassa järjestelmässä ja käytön aloitus Netvisorissa
Kuluttajaverkkolaskutus pitäisi aloittaa alusta Netvisorissa. Olemassa olevat laskuttajailmoitukset tulee poistaa vanhan järjestelmän tai yhteyksien kautta lähettämällä poistoilmoitukset pankkiin. Tämän jälkeen Netvisorissa luodaan uudet laskuttajailmoitukset aiemman ohjeistuksen mukaisesti. Mikäli laskuttajailmoitusten lähettämisessä ilmenee ongelmia, tulee olla yhteydessä pankkiin. Kun laskuttajailmoitukset on lähetetty onnistuneesti pankkiin, asiakkaat tekevät omassa verkkopankissa uudet vastaanottoilmoitukset. Olethan tarvittaessa yhteydessä asiakaspalveluumme tähän liittyen.
Laskuttajailmoituksen luominen
Laskuttajailmoitukset lähetetään "Kuluttajaverkkolaskutus" -toiminnon kautta:
Avautuvassa näkymässä klikataan oikeassa yläreunassa olevaa linkkiä "Lisää uusi laskuttajailmoitus":
Näkymään pääsyyn vaaditaan esim. myyntireskontrakäyttäjän oikeudet tai laajemmat. Kuitenkin perustietojen osalta pitää olla muokkausoikeus perustietojen hallinta -kohtaan.
Pakollisia kenttiä lähetettävällä laskuttajailmoituksella ovat punaisella tähdellä merkityt kentät:
- Verkkolaskuosoite (kohdepankki)
- Ohje laskun vastaanottajalle (suomeksi)
- Laskun aiheen teksti (suomi)
Verkkolaskuosoite
- Valitse tähän se pankkitili, jonka maksuliikennesopimuksella on sovittu kuluttajaverkkolaskujen lähetyksestä
- Valittavana ovat ne pankkitilit, joiden perustiedoissa on täppä kohdassa "Näytä osoite laskutusosoitetulosteella". Mikäli oikea tili ei löydy listauksesta, kannattaa tilin asetukset tarkistaa
Ohje laskun vastaanottajalle
- Tähän lisätään asiakkaan verkkopankissa näkyvä ohjeteksti laskuttajalta maksajalle. Esimerkiksi "Verkkolaskun tilauksen jälkeen emme enää toimita paperilaskuja".
Palvelutaso
- Palvelutasoksi kannattaa valita "E-Lasku ja suoramaksu", vaikka yrityksen asiakkailla ei tällä hetkellä olisikaan tarvetta vastaanottaa suoramaksulaskuja. Mikäli myöhemmin tulisi tarve myös suoramaksulaskujen lähetykselle, tämä ei onnistu, mikäli suoramaksuja ei ole ollut valittuna laskuttajailmoituksen palvelutasoon. Palvelutason muuttaminen jälkikäteen vaatii muutosilmoituksen lähettämisen.
Asiakkaan tunnistetiedot
- Valitaan, käytetäänkö asiakkaan tunnistuksessa aiempaa laskun viitenumeroa tai asiakasnumeroa. Jos asiakasnumerossa on etunollia, ei Netvisor poista näitä.
Valitse pankit, joihin laskuttajailmoitus lähetetään
- Tähän kannattaa valita kaikki ilmoituksella olevat pankit, vaikka yrityksen tämänhetkisissä asiakkaissa ei olisikaan kaikkien pankkien asiakkaita. Näin ollen uuden pankkiryhmän asiakkaan kuluttajaverkkolaskusopimuksen teko ei esty.
Laskun aihe
- Tähän kannattaa valita laskutusta kuvaava aihe, jotta asiakas osaa valita oikean laskutusaiheen sopimusta tehdessään. Esimerkiksi Sähkölasku, Vesimaksu, Jäsenmaksu. Samalla laskuttajalla voi olla voimassa useita eri laskuttajailmoituksia erilaisilla laskun aiheilla. Jokaisesta erillisestä laskun aiheesta tulee lähettää omat laskuttajailmoituksensa. Tämä onnistuu vaikka pankkitili olisi sama.
- Suomenkielinen aihe on pakollinen, mutta muutkin kielet suositellaan täytettäviksi. Kieliversiot tulee kirjoittaa ko. kielellä itse.
Laskuttajan pankkiyhteystiedot
- Valitaan ne yrityksen pankkitilit, joille asiakkaiden suoritukset halutaan maksettavan.
Laskuttajailmoituksen lähettäminen
Kun laskuttajailmoituksen tiedot on täytetty, klikkaa sivun alalaidassa olevaa painiketta "Jatka lähetyssivulle". Avautuvassa näkymässä näkyy lähetettävä ilmoitus:
Mikäli huomaat vielä jotakin korjattavaa lähetettävällä laskuttajailmoituksella, voit palata takaisin edelliselle sivulle muokkaamaan ilmoitusta klikkaamalla painiketta "Palaa takaisin edelliselle sivulle". Mikäli ilmoituksen kaikki tiedot ovat oikein, lähetä laskuttajailmoitus eteenpäin klikkaamalla painiketta "Lähetä e-laskun laskuttajailmoitus pankkiin". Onnistunut lähetys antaa alla olevan vahvistusilmoituksen:
Kuluttajaverkkolaskujen laskuttajailmoitukset
Lähetetyt laskuttajailmoitukset näkyvät "Kuluttajaverkkolaskutus" -näkymässä. Mikäli lähetetty laskuttajailmoitus on käsitelty onnistuneesti yrityksen pankissa, laskuttajailmoituksen tilana näkyy Käsitelty. Mikäli käsittely jää pankissa virheeseen, laskuttajailmoituksen tilana on tällöin Virheellinen. Mikäli tilana näkyy: "Palvelusopimus puuttuu", tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen maksuliikennesopimus kuluttajaverkkolaskujen lähetyksen osalta ei ole kunnossa, tai laskuttajailmoitus on lähetetty väärän muotoisella laskuttajan verkkolaskuosoitteella:
Mikäli haluat tarkastella pankkikohtaisesti laskuttajailmoitukselle saapuneita laskutusasiakkaiden vastaanotto- tai poistoilmoituksia, sekä lähetettyjen laskuttajailmoitusten historiaa, pääset näkymään klikkaamalla Lähetysaika -sarakkeen aikaleimaa, joka on linkki.
Laskuttajailmoituksia on kolmea eri tyyppiä:
Laskuttajailmoitus
- Ensimmäinen lähetettävä ilmoitus, jolla kuluttajaverkkolaskutus saadaan voimaan
Muutosilmoitus
- Muutosilmoituksella voidaan muuttaa aiemmin lähetetyn laskuttajailmoituksen tietoja, esimerkiksi laskun aihetta. Tämän lähetys onnistuu per pankki, kun painaa muokkaa -kuvaketta ja sitten tehdään halutut muutokset ja jatketaan lähetyssivulle ja sieltä vahvista muokkaus -painike lähettää CHANGE
Poistoilmoitus
- Poistoilmoituksella poistetaan valitun laskunaiheen mukainen laskuttajailmoitus ko. pankista johon poistoilmoitus lähetetään
- Pankissa poistetaan laskuttajailmoituksen lisäksi ko. laskunaiheelle tehdyt asiakkaiden vastaanottoilmoitukset
Laskuttajailmoituksen muokkaaminen ja poistaminen
Mikäli olemassa olevaa laskuttajailmoitusta halutaan muokata, voidaan se tehdä klikkaamalla "Muokkaa"-sarakkeen kynäpaperi -kuvaketta. Laskuttajailmoituksen poistaminen tapahtuu klikkaamalla "Poista"-sarakkeen punaista ruksia. Muokkaus-/poistoilmoitukset tehdään aina pankkikohtaisesti, joten yhteen pankkiin lähetetty ilmoitus käsitellään vain ko. pankissa.
Vastaanottoilmoitusten käsittely
Asiakkaiden kuluttajaverkkolaskujen vastaanottoilmoitukset saapuvat pankista Netvisoriin sähköisinä. Välitysaika riippuu pankista ja on yleensä 1-3 pankkipäivää.
Kuluttaja-asiakkaan asiakaskortille ei voi tallentaa verkkolaskutustietoja manuaalisesti.
Jotta asiakkaan sähköisesti saapunut vastaanottoilmoitus kohdistuu Netvisorissa automaattisesti asiakaskortille, tulee alla olevien ehtojen täyttyä:
- Mikäli kohdistusperusteena on viitenumero, tulee asiakasta olla ainakin kertaalleen laskutettu Netvisorista. Mikäli kohdistusperusteena on asiakasnumero, kohdistuu vastaanottoilmoitus automaattisesti ilman, että asiakasta on vielä laskutettu. Asiakaskortin tulee olla luotuna ja aktiivisena.
- asiakas antaa vastaanottoilmoituksella laskuttajailmoitukselle valitun tunnistetiedon (laskun viitenumero tai asiakasnumero)
Asiakkailta tulleet ja automaattisesti kohdistuneet vastaanottoilmoitukset näet kunkin pankin kohdalla "Asiakkaat"-sarakkeen numerolinkin takaa:
Vastaanottoilmoituksen manuaalinen kohdistaminen
Mikäli asiakkaalta saapunut vastaanottoilmoitus ei kohdistu automaattisesti asiakaskortille, vastaanottoilmoitus menee Kuluttajaverkkolaskutus -näkymän "Kohdistumattomat vastaanottoilmoitukset" -linkin taakse. Kohdistumattomista vastaanottoilmoituksista tulee tieto myös Netvisorin etusivulle "Poikkeukset ja huomiot" -otsikon alle.
Pääset kohdistamaan saapuneet vastaanottoilmoitukset manuaalisesti seuraavalla tavalla:
- Klikkaa linkkiä "Kohdistumattomat vastaanottoilmoitukset"
- Klikkaa avautuvassa näkymässä oikean reunan kynäpaperi -ikonia:
- Kirjoita asiakkaan nimi, jolle vastaanottoilmoitus tulee kohdistaa, avautuvan näkymän alareunassa olevaan hakukenttään ja klikkaa "Hae" -painiketta:
- Kohdista vastaanottoilmoitus asiakkaan kohdalla näkyvää Kohdista -linkkiä klikkaamalla:
Väärin kohdistuneen vastaanottoilmoituksen käsittely
Mikäli vastaanottoilmoituksen automaattinen kohdistus on syystä tai toisesta mennyt väärälle asiakkaalle tai verkkolaskutustiedot on poistettu asiakkaan tiedoista, kohdistuksen voi poistaa kyseiseltä asiakkaalta "Poista kohdistus" -sarakkeen punaista ruksia klikkaamalla:
Tämän jälkeen vastaanottoilmoitus siirtyy "Kohdistumattomat vastaanottoilmoitukset" -linkin taakse, mistä sen voi kohdistaa manuaalisesti oikealle asiakkaalle. Vastaanottoilmoituksen voi poistaa tämän näkymän kautta, mutta kannattaa huomioida, että poisto on lopullinen.
Kohdistuneen vastaanottoilmoituksen näkyminen asiakaskortilla
Onnistunut kohdistus näkyy asiakaskortilla seuraavasti:
- Asiakaskortilla on maininta oletuslaskutustavasta (Kuluttajaverkkolasku tai suoramaksu)
- Asiakaskortilla on Kuluttajaverkkolaskutustiedot -otsikon alla asiakkaan verkkolaskuosoite- ja operaattori
Kuluttajaverkkolaskujen lähettäminen
Kuluttajaverkkolaskut lähetetään normaalin myyntilaskujen lähetysprosessin mukaisesti. Kuluttajaverkkolaskuina (=e-Lasku) lähetettäville laskuille muodostuu automaattisesti lähetyskanavaksi Verkkolaskun lähetys, ja aineisto lähtee sähköisenä vastaanottajan verkkopankkiin. Jotta laskujen lähetys verkkolaskuna onnistuu, tulee laskulle (asiakaskortille) olla täydennetty täydelliset laskutusosoitetiedot (katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka). Kuluttajaverkkolaskun lähetyksen veloitus on sama mitä normaalin verkkolaskun lähetyksen.
Suoramaksulaskusta muodostuu lähetysprosessiin aina kaksi aineistoa: pankkiin sähköisesti lähtevä suoramaksuaineisto, sekä asiakkaalle lähtevä suoramaksun ennakkoilmoitus. Pankkiin lähtevät suoramaksuaineistot tulee aina lähettää ensin, ja asiakkaiden ennakkoilmoitukset tämän jälkeen. Lähetysprosessissa tulee tähän liittyen ilmoitus "Myyntiprosessiin on avattu tapahtumia, jotka ovat toisistaan riippuvaisia. Käsittele ensin riippuvat tapahtumat (kuten suoraveloituspyynnöt, tai factoring ilmoitukset)". Ennakkoilmoitusta ei voi lähettää sähköpostitse.
Mikäli ennakkoilmoitusaineistoa ei haluta muodostaa ollenkaan, voidaan myynnin perustiedoista (Myynti > Asetukset > Perustiedot ja asetukset) valita käyttöön asetus "Älä lähetä suoraveloitusten ennakkoilmoituksia". Tällöin suoramaksulaskuille muodostuu ainoastaan pankkiin sähköisenä lähtevä suoramaksuaineisto.
e-Laskuille liitetyt liitetiedostot eivät välity laskuaineiston mukana vastaanottajan verkkopankkiin. Suoramaksulaskun ennakkoilmoitukselle voidaan lisätä liitetiedosto joko laskun lähetysprosessissa, tai suoraan laskulle. Lähetysprosessissa voi lisätä vain yhden liitetiedoston, ja lisätty liite menee kaikille samassa lähetysprosessissa oleville ennakkoilmoituksille.
Virheessä palautuneet kuluttajaverkkolaskut
Mikäli kuluttajaverkkolaskuna lähetetty lasku palautuu takaisin virheessä, lasku löytyy Avoimet myyntilaskut -näkymästä "Hylätty" -otsikon alta:
Ilmoitus virheessä palautuneesta kuluttajaverkkolaskusta näkyy myös Netvisorin etusivulla "Poikkeukset ja huomiot" -otsikon alla:
Laskun tiedoissa näkyy myös vastaanottajan operaattorin palauttama virheilmoitus:
Yleisimpiä virhepalautteita ovat "Vastaanottajaa ei löydy", "Vastaanottaja ei ota vastaan e-Laskuja tai suoramaksuja" tai "Palvelusopimus puuttuu". Nämä virheilmoitukset tarkoittavat käytännössä sitä, että kyseinen asiakas ei enää vastaanota laskuttajalta sähköisiä laskuja.
HUOM! Henkilöasiakkaiden muistutuksia ei voida lähettää verkkolaskuina (kuluttajaverkkolasku), vaan nämä tulee lähettää esim. pdf-tulostuspalvelun kautta.
Kuluttajaverkkolaskun peruuttaminen
Mikäli lähetetty kuluttajaverkkolasku on virheellinen tai aiheeton tulee tästä olla yhteydessä asiakkaaseen ja kertoa, että kyseinen lasku on aiheeton. Hyvityslaskua ei voi Netvisorista lähettää kuluttajaverkkolaskuna eikä Netvisorista ole mahdollista lähettää peruutuslaskua.
Suoraveloituslaskun peruminen
Valitettavasti Netvisorista ei pysty perumaan suoramaksua, jos tämä on lähetetty vahingossa tai lähetetty epähuomiossa useampaan kertaan. Tällöin pitää olla pankkiin yhteydessä ja kysyä voiko tämän perua sieltä päästä.
Asiakas vaihtaa pankkia
Mikäli laskutettavan asiakkaan pankki vaihtuu, hänen tulee tehdä ensin vanhassa pankissaan kuluttajaverkkolaskun vastaanoton poisto ja tämän jälkeen uudessa pankissaan uusi vastaanottosopimus. Tiedot eivät siirry uuteen pankkiin automaattisesti.
Yrityksen pankin vaihtuessa
Mikäli yritys vaihtaa pankkia, ja lähettää kuluttaja-asiakkailleen kuluttajaverkkolaskuja, tulee laskuttajailmoituksen muutosilmoitus tehdä silloin kun sekä vanha että uusi pankkitili ja maksuliikennesopimus ovat voimassa. Mikäli vanha sopimus ei ole enää voimassa, ei muutossanomaa pystytä lähettämään ja vääriä tietoja sisältävät laskuttajailmoitukset jäävät pankkeihin voimaan.
Ensin tulee lisätä uuden pankin pankkitili Netvisoriin ja pankkitilin tiedoissa tulee laittaa täppä kohtaan "Tili käytettävissä laskulomakkeilla", jotta lähettäjän verkkolaskuosoite muodostuu lähetettäville laskuttajailmoituksille. Tämän jälkeen lisätään ko. pankkitili Laskutusosoitteet-sivulle uudeksi verkkolaskuosoitteeksi. Verkkolaskuosoitteen tietoja lisättäessä valitaan verkkolaskuosoitteen oikea muoto IBAN/OVT (tämä tieto löytyy maksuliikennesopimukselta).
Huom. Mikäli yrityksellä on Danskebankin tili, niin Danskebankin osalta kuluttajaverkkolaskusopimus on tehtävä IBAN -muotoiseen osoitteeseen.
Kun nämä on tehty, kohdasta Myynti > Laskutus > Kuluttajaverkkolaskutus klikataan pankin kohdalla Muokkaa-painiketta (kynä ja lehtiö -ikoni) ja valitaan uusi verkkolaskuosoite pudotusvalikosta. Laskuttajan pankkiyhteystiedoiksi valitaan ne yrityksen pankkitilit, joille asiakkaiden suoritukset halutaan maksettavan. Valintojen jälkeen jatka lähetyssivulle, tarkista Change-sanoman tiedot ja lähetä pyyntö eteenpäin pankille. Tämä tulee tehdä yksitellen jokaisen pankin osalta, jonne muutos halutaan ilmoittaa.
Kuluttajaverkkolaskutus aputoiminimien kanssa.
Jos eri aputoiminimien laskut lähetetään samalla laskun aiheella, niin riittää yksi laskuttajailmoitus kaikkiin pankkeihin, ja tälle laskuttajailmoitukselle valitaan maksutileiksi kaikkien niiden aputoiminimien pankkitilit mille maksuja halutaan. Ja sitten jokaisen aputoiminimen tietoihin tulee valita se haluttu pankkitili. Näin jokaisen aputoiminimen laskulle menee vain se haluttu pankkitili maksutiliksi.
Jos taas jokaisella aputoiminimellä on omat laskun aiheet, niin tällöin jokaiselle laskun aiheelle tulee lähettää oma laskuttajailmoituksensa. Eli yksi laskuttajailmoitus per laskun aihe.
Verkkolaskuosoite (kohdepankki) kohtaan valitaan se pankkitili, missä yrityksellä on maksuliikennesopimus kuluttajaverkkolaskujen lähetyksestä.
Kuluttajaverkkolaskutus, jos vanhaan järjestelmään on jäänyt tämä päälle
Suosittelemme aina lopettamaan kuluttajaverkkolaskutuksen vanhasta ohjelmasta ennenkuin se otetaan käyttöön uudessa ohjelmassa.
Jos kuitenkin tämä on jäänyt päälle vanhaan ohjelmaan ja myös nyt on tehty Netvisoriin uusi laskutusilmoitus ja sitä kautta uusi kuluttajaverkkolaskutus sopimus halutulla laskun aiheen tekstillä. Jos vanhassa järjestelmässä tämä on tehty eri pankkiin, niin pitää olla siihen vanhaan pankkiin vielä yhteydessä ja pyytää väliaikaisesti aktivoimaan kuluttajaverkkolaskusopimus, jos tämä ei nyt ole päällä. Sitten vanhasta järjestelmästä pitää lähettää poistosanoma tämän osalta ja odottaa kunnes tämä on käsitelty ja sitten lopettaa kuluttajaverkkosopimus. Se poisto sanoma ei poista muuta kuin sen vanhan järjestelmän kuluttajaverkkolaskutuksen ja ei vaikuta siihen, jos sopimus on tehty toisen järjestelmän kautta jatkossa.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback