SISÄLTÖ
- Tuontipohjan lataaminen täytettäväksi
- Esimerkki laskentakohteen määrittelemisestä
- Palkansaajien tuonti yritykseen
- Mahdolliset virhetilanteet
- Tuotavissa olevat tiedot
- Usein kysytyt kysymykset
Palkansaajien tietoja voidaan tuoda Netvisoriin massana Excel-tuontipohjan avulla, jonka käyttäjä voi ladata itse Netvisorista. Taulukkoon tallennetaan halutut palkansaajan tiedot, jonka jälkeen tiedosto ladataan takaisin Netvisoriin ja palkansaajat muodostuvat palkansaajalistaukselle. Tuontipohjalla voidaan lisätä uusia palkansaajia. Huomioithan, että tuontipohjalla ei voida päivittää jo perustettujen palkansaajien tietoja.
HUOM! Jo kerran tuotuja palkansaajia ei saa poistaa ja tuoda uudelleen esimerkiksi kansalaisuuden tai nimen korjaamiseksi. Tiedot tulee korjata Netvisorissa ja voit tehdä tarvittaessa tukipyynnön tietojen korjaamiseksi. Käyttöohje: Henkilötietojen muokkaaminen
Tuontipohjan lataaminen täytettäväksi
Ennen tuontipohjan lataamista tulee Netvisorissa olla yrityksen tiedot ja asetukset kohdillaan, koska tuontipohja poimii yrityksen tiedoista mm. laskentakohteet, hierarkiatasot ja palkkamallit. Tuontipohja ladataan siis siitä yrityksestä, mihin palkansaajia ollaan tuomassa. Pääset toimintoon kahdesta eri paikasta:
1. Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Palkansaajatoiminnot > Tuo palkansaajia
2. Palkat > Henkilöstö > Uusi palkansaaja > Tuo palkansaajia 
Avautuvasta näkymästä voidaan ladata Excel-tuontipohjan klikkaamalla "Lataa täytettäväksi" -painiketta:
Tallenna tuontipohja omalle koneellesi, jonka jälkeen aloitetaan palkansaajakohtaisten tietojen täyttäminen.
Täyttäessäsi Excel-pohjaa on hyvä muistaa muutama asia:
- Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia.
- Jokaisesta sarakeotsikosta avautuu ohjeteksti, josta saat lisätietoja kyseisen tiedot tallentamiseen.
- Valitse tieto alasvetovalikosta aina kun sellainen on. Kirjoita tietoa vain niihin kenttiin, joissa alasvetovalikkoa ei ole.
- Tietoja ei saa kopioida ja liittää sellaisiin kenttiin, jossa on alasvetovalikko.
- Riville valitun tiedon voit kopioida raahaamalla sitä seuraaville riveille. Voit kopioida samalla tavalla myös alasvetovalikosta valitun tiedon.
- Vapaan tekstin kenttiin voit liittää toisesta excel-tiedostosta kopioitua tietoa. Tarkasta tällöin että solujen muotoilut lähtötiedostosta ei kopioidu mukana. Esimerkiksi verokortin tiedoissa ei saa käyttää €- tai %-merkkejä. Ladattavassa excel-pohjassa kenttien muotoiluna on "Teksti".
- Huomioi numerotietoja kopioidessasi Excelin ominaisuus kasvattaa lukuja! Esimerkiksi Palkansaajan velkatili, joka valitaan alasvetovalikosta ja sitä lähdetään raahaamalla kopioimaan alaspäin, tilinumero voi alkaa kasvaa rivi riviltä.
- Sarakkeiden muokkaaminen tai poistaminen aiheuttaa epäonnistuneen tietojen lataamisen eli virhetilanteen.
- Laskentakohteelle näytetään 4 saraketta, joissa kaikissa on samanlainen valikko. Laskentakohteet tulee valita sarakkeisiin laskentakohdetasoittain.
Esimerkki laskentakohteen määrittelemisestä
Palkansaajalle halutaan kustannuspaikaksi "Joensuu", projektiksi "auto" ja työvaiheeksi "luovutus".
Excel-pohjassa Laskentakohteen alasvetovalikossa näkyy jokainen Laskentakohde otsikko erikseen:
Exceliä täytettäessä jokaisesta laskentakohdeotsikosta (kustannuspaikka, projekti, työvaihe) valitaan yksi rivi ja jokainen ryhmä merkitään omaan sarakkeeseen. Loput sarakkeet jätetään tyhjiksi:
Yllä olevalla Excelillä tuodut Oletuslaskentakohde-tiedot näyttävät Palkansaajan perustiedoissa tältä:
Palkansaajien tuonti yritykseen
Kun olet täyttänyt Excelin palaa "Palkansaajien tuontiin" ja lataa tekemäsi Excel-pohja kohtaan "4. Etsi ja valitse tallentamasi pohja". Paina sen jälkeen Tuo palkansaajat -painiketta. Onnistuneen tuonnin jälkeen ohjelma avaa automaattisesti Palkansaajalistaus -toiminnon.
Mahdolliset virhetilanteet
Mikäli Excelissä on virhe, ohjelma palauttaa virheet sisältävän tuontipohjan. Tuonnissa käsitellään kaikki Excelin sisältämät tiedot kokonaisuutena, jolloin yksikin aineistossa oleva virhe estää kaikkien tiedostossa olevien palkansaajien lisäämisen järjestelmään. Tiedot ladataan kokonaisuudessaan Netvisoriin vasta kun kaikki kentät on täytetty oikein.
Avaa tuontipohja ja korjaa punaisella merkittyjen solujen sisältämä tieto. Tieto voi olla virheellinen, se voi puuttua kokonaan tai olla ristiriidassa jonkin toisen annetun tiedon kanssa (esim. päivämäärä). Huomaathan, että tuontipohjalla ei voida päivittää jo järjestelmässä olevien palkansaajien tietoja. Mikäli jo perustettua palkansaajaa yritetään tuoda uudelleen, värjäytyy palkansaajan tietoja sisältävä rivi punaiseksi eikä tuonti onnistu. Tietojen korjaamisen jälkeen tallenna korjattu tuontipohja tietokoneelle ja aloita tiedoston tuonti Netvisoriin uudelleen.
Tuotavissa olevat tiedot
Palkansaajien massatuonnilla voidaan tuoda seuraavat tiedot:
Palkansaajan tyyppi *
Etunimi *
Sukunimi *
Kansalaisuus *
Henkilötunnus *
Tunnisteen tyyppi *
Tunniste *
Tunnisteen myöntänyt maa *
Sukupuoli *
Syntymäaika *
Y-tunnus *
Yrityksen nimi *
Palkansaajan käyttämä kieli*
Osoite *
Postinumero *
Postitoimipaikka *
Maa *
Kotipaikka
Sähköposti
Puhelinnumero
IBAN
BIC
Hierarkiataso * (valikossa yrityksen hierarkia)
Palkkamalli (valikossa yrityksen palkkamallit)
Palkansaajan numero
Veronumero
Palkansaajan velkatili (kirjanpidossa) *
Palkkalaskelman toimitustapa *
Työnantajan sairausvakuutusmaksun alainen
Liukuman seuranta aloitettu
Liukuman seurannan alkaessa
Työeläkevakuutuksen tyyppi *
TyEL
Työttömyysvakuutus
Tapaturmavakuutus
Ryhmähenkivakuutus
Laskentakohde
Palkat
Matkat
Verokortin alkupäivämäärä
Verokortin loppupäivämäärä
Verokortin tyyppi (valikossa Netvisorin tukemat tyypit)
Verokortin perusprosentti
Verokortin lisäprosentti
Verokortin tuloraja
Tulorajaan vaikuttavat ansiot
Avainhenkilö
Rajakunnassa asuva henkilö
Työsuhteen peruste *
Yhtymään tulopäivä
Työsuhteen alkamispäivä *
Koeajan päättymispäivä
Ammattinimike *
Kuukausipalkka (palkkausmuoto)
Tuntipalkka (palkkausmuoto)
Urakkapalkka (palkkausmuoto)
Työsuhteen voimassaolo
Työsuhteen tyyppi
Osa-aikaisuuden prosentti
Työehtosopimus
Säännöllinen työaika
Työsuhteen tapa
Palkkatuki
Autoetuauton käyttöönottovuosi
Autoetu on saatu ulkomailta
Päättymispäivä
Päättymisen syy
Sisäinen kommentti
Urheilija
Esiintyvä taiteilija
Osakasasemassa maksajaan
Ahvenanmaan maantielautalla työskentelevä henkilö
Diplomaattisen edustuston maksamaa palkkaa saava henkilö
Yrittäjä, ei YEL- tai MYEL-vakuuttamisvelvollisuutta
EPPO-lain mukaista vakuutuspalkkaa saava henkilö
Palkansaajan perustiedot, joita tuontipohjalla ei voida tuoda:
Palkkaperusteet
Ulosmittaus
Vuosilomatiedot (kertymäsääntö, lomaprosentti, työssäoloehto)
Matkalaskun oletushyväksyjä
Usein kysytyt kysymykset
Miksi en saa tuotua tiedostoa vaikkei tarkistustiedostossa ole yhtään punaiseksi värjäytynyttä kohtaa?
Yrityksen tiedot ovat muuttuneet tuontipohjan lataamisen jälkeen. Lataa uusi tuontipohja ja kopioi tuotavat tiedot siihen ja yritä tuontia uudelleen.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback