Tuontipohjan lataaminen täytettäväksi
Palkansaajien tuonti yritykseen
Mahdolliset virhetilanteet
Tuotavissa olevat tiedot
Usein kysytyt kysymykset
Palkansaajatietoja voidaan tuoda Netvisoriin massana Excel-tuontipohjan avulla, jonka käyttäjä voi ladata itse Netvisorista. Taulukkoon tallennetaan palkansaajan tiedot, minkä jälkeen tiedosto ladataan takaisin Netvisoriin ja palkansaajat lisätään järjestelmään.
Tuontipohjalla pystytään lisäämään uusia palkansaajia, joilla on suomalainen henkilötunnus. Tuontipohjalla ei voida päivittää jo perustettujen palkansaajien tietoja.
HUOM! Jo kerran tuotuja palkansaajia ei saa poistaa ja tuoda uudelleen esimerkiksi kansalaisuuden tai nimen korjaamiseksi. Tiedot tulee korjata Netvisorissa ja voit tehdä tarvittaessa tukipyynnön tietojen korjaamiseksi. Käyttöohje: Henkilötiteojen muokkaaminen
Tuontipohjan lataaminen täytettäväksi
Ennen tuontipohjan lataamista tulee Netvisorissa olla yrityksen tiedot ja asetukset kohdillaan, koska tuontipohja poimii yrityksen tiedoista mm. laskentakohteet, hierarkiatasot ja palkkamallit. Tuontipohja ladataan siis siitä yrityksestä, mihin palkansaajia ollaan tuomassa.
Pääset toimintoon kahdesta eri paikasta:
1. Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Palkansaajatoiminnot > Tuo palkansaajia
2. Palkat > Henkilöstö > Uusi palkansaaja > Tuo palkansaajia
Avautuvasta näkymästä pystyt lataamaan Excel-tuontipohjan klikkaamalla "Lataa täytettäväksi" -painiketta:
Tallenna tuontipohja omalle koneellesi ja aloita tietojen täyttäminen.
Täyttäessäsi Excel-pohjaa on hyvä muistaa muutama asia:
- Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia.
- Jokaisesta sarakeotsakkeesta avautuu ohjeteksti, josta saat lisätietoja kyseisen tiedot tallentamiseen.
- Valitse tieto alasvetovalikosta aina kun sellainen on. Kirjoita tietoa vain niihin kenttiin, joissa alasvetovalikkoa ei ole.
- Älä liitä tietoa kopioimalla toisesta excel-tiedostosta sellaisiin kenttiin, joissa on alasvetovalikko.
- Vapaan tekstin kenttiin voit liittää toisesta excel-tiedostosta kopioitua tietoa. Tarkasta tällöin ettei solujen muotoilut lähtötiedostosta kopioidu mukana. Esimerkiksi verokortin tiedoissa ei saa käyttää €- tai %-merkkejä. Ladattavassa excel-pohjassa kenttien muotoiluna on "Teksti".
- Riville valitun tiedon voit kopioida raahaamalla sitä seuraaville riveille. Voit kopioida samalla tavalla myös alasvetovalikosta valitun tiedon.
- Huomioi numerotietoja kopioidessasi Excelin ominaisuus kasvattaa lukuja! Esimerkiksi Palkansaajan velkatili, joka valitaan alasvetovalikosta ja sitä lähdetään raahaamalla kopioimaan alaspäin, tilinumero voi alkaa kasvaa rivi riviltä.
- Älä muokkaa tai poista sarakkeita!
- Laskentakohteelle näytetään 4 saraketta, joissa kaikissa on samanlainen valikko. Laskentakohteet tulee valita sarakkeisiin laskentakohdetasoittain.
Esimerkki laskentakohteen määrittelemisestä
Palkansaajalle halutaan Osastoksi "Myyjät", Projektiksi "Projekti 4260" ja Toimipisteeksi "Lappeenranta".
Excel-pohjassa Laskentakohteen alasvetovalikossa näkyy jokainen Laskentakohde otsake erikseen:
Exceliä täytettäessä jokaisesta laskentakohdeotsikkoryhmästä (Osasto, Projekti, Toimipiste) valitaan vain yksi rivi ja jokainen ryhmä merkitään omaan sarakkeeseen. Loput sarakkeet jätetään tyhjiksi:
Yllä olevalla Excelillä tuodut Laskentakohde-tiedot näyttävät Palkansaajan perustiedoissa tältä:
Palkansaajien tuonti yritykseen
Kun olet täyttänyt Excelin palaa "Palkansaajien tuontiin" ja lataa tekemäsi Excel-pohja kohtaan "4. Etsi ja valitse tallentamasi pohja". Paina sen jälkeen Tuo palkansaajat -painiketta.
Onnistuneen tuonnin jälkeen sinut ohjataan palkansaajalistaukseen.
Mahdolliset virhetilanteet
Mikäli Excelissä on virhe, palauttaa ohjelma sinulle virheet sisältävän tuontipohjan. Tuonnissa käsitellään kaikki Excelin sisältämät tiedot kokonaisuutena, joten aineistossa oleva virhe estää kaikkien tiedostossa olevien palkansaajien lisäämisen järjestelmään. Tiedot ladataan kokonaisuudessaan Netvisoriin vasta kun kaikki kentät on täytetty oikein.
Avaa tuontipohja ja korjaa punaisella merkittyjen solujen sisältämä tieto. Tieto voi olla virheellinen, se voi puuttua kokonaan tai olla ristiriidassa jonkin toisen annetun tiedon kanssa (esim. päivämäärä). Huomaathan, ettei tuontipohjalla voi päivittää jo järjestelmässä olevien palkansaajien tietoja: mikäli yrität tuoda jo aiemmin perustetun palkansaajan, värjäytyy koko palkansaajarivi punaiseksi eikä tuonti onnistu.
Korjaamisen jälkeen tallenna tuontipohja uudelleen omalle koneellesi ja tee tiedoston tuonti Netvisoriin uudelleen.
Tuotavissa olevat tiedot
Palkansaajien massatuonnilla voidaan tuoda seuraavat tiedot:
Palkansaajan tyyppi *
Henkilötunnus *
Etunimi *
Sukunimi *
Hierarkiataso * (valikossa yrityksen hierarkia)
Palkansaajan numero
Palkkamalli (valikossa yrityksen palkkamallit)
Osoite *
Postinumero *
Postitoimipaikka *
Maa *
Kotipaikka/kunta *
Sähköposti
Puhelinnumero *
IBAN
BIC
Veronumero
Palkkalaskelman toimitustapa *
Palkansaajan käyttämä kieli *
Ammattinimike palkkalaskelmalla *
Liukuman seuranta aloitettu
Liukuman seuranta alkaessa
Laskentakohde
Palkansaajan velkatili (kirjanpidossa) *
Sosiaaliturvamaksun alainen (oletuksena: Kyllä)
TyEL (oletuksena: Ei)
Työttömyysvakuutus (oletuksena: Ei)
Tapaturmavakuutus (oletuksena: Ei)
Ryhmähenkivakuutus (oletuksena: Ei)
Palkanlaskenta
Resurssinhallinta
Verokortin alkupäivämäärä
Verokortin loppupäivämäärä
Verokortin suorituslaji (valikossa Netvisorin tukemat suorituslajit)
Verokortin tyyppi (valikossa Netvisorin tukemat tyypit)
Verokortin perusprosentti
Verokortin lisäprosentti
Verokortin vuosituloraja
Laske ennakonpidätys lomarahasta kokonaan perusprosentilla
Edellisen työnantajan maksamat palkat
1. veroprosentti
2. veroprosentti
3. veroprosentti
Työsuhteen alkamispäivä *
Yhtäjaksoisen työsuhteen alkamispäivä
Työsuhteen tapa
Ammattinimike (työsuhteelle)
Päättymispäivä
Päättymisen syy
Palkansaajan perustiedot, joita tuontipohjalla ei voida tuoda:
Palkkaperusteet
Ulosmittaus
Vuosilomatiedot (kertymäsääntö, lomaprosentti, työssäoloehto)
Matkalaskun oletushyväksyjä
Usein kysytyt kysymykset
Miksi en saa tuotua tiedostoa vaikkei tarkistustiedostossa ole yhtään punaiseksi värjäytynyttä kohtaa?
Yrityksen tiedot ovat muuttuneet tuontipohjan lataamisen jälkeen. Lataa uusi tuontipohja ja kopioi tuotavat tiedot siihen ja yritä tuontia uudelleen.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback