(Yritysvalikko > Myynti- ja ostoreskontrien oikeudet)
Ostolaskujen asiatarkastukseen, hyväksyntään ja maksatukseen liittyvät käyttöoikeudet löytyvät reskontrien käyttöoikeuksista. Näkymään pääsee, jos omaa käyttäjähallitsija roolin kyseiseen yritykseen.
Ostolaskujen asiatarkastusoikeus
Ostolaskun asiatarkastajaksi voidaan asettaa käyttäjä, jolle on annettu asiatarkastusoikeudet. Oletuksena käyttäjällä on asiatarkastusoikeus kaikkien toimittajien laskuihin.
Asiatarkastusoikeus voidaan rajata koskemaan vain tiettyjen toimittajien laskuja. Toimittajien rajaaminen tapahtuu Tarkenna-painikkeella. Lisäksi voidaan vaikuttaa siihen, että näkeekö käyttäjä lainkaan muiden toimittajien laskuja. Jos rajaus Ei pääsyä muihin -valinta on käytössä, näkee käyttäjä vain hänelle sallittujen toimittajien laskut. Mutta jos olet aiemmin käsitellyt laskuja ilman toimittajarajausta näet edelleen ne vanhat aiemmin käsittelemäsi laskut muidenkin toimittajien osalta.
Käyttäjältä voidaan rajata asiatarkastusoikeus pois niiltä laskuilta, joihin häntä ei erikseen ole asetettu asiatarkastajaksi. Jos laskulle ei ole valittu asiatarkastajaa, voi sen asiatarkastaa kuka tahansa käyttäjä kenellä on oikeus laskujen asiatarkastukseen. Vain käyttäjälle kohdistetut -valinnalla käyttäjä saa asiatarkastaa vain ne ostolaskut, joihin hänet on erikseen valittu asiatarkastajaksi. Tämä valinta vaikuttaa myös raportointiin ja laskuluetteloon ja käyttäjä näkee raporteilla vain ne laskut, joissa hän on ollut mukana asiatarkistusprosessissa.
Ostolaskujen hyväksyntäoikeudet
Laskun voi hyväksyä käyttäjä, jolle on ostoreskontran oikeuksissa asetettu ostolaskujen hyväksyntäoikeus. Käyttäjälle voidaan myös asettaa laskukohtainen euromääräinen hyväksyntäraja, jonka ylittäviin laskuihin hänellä ei ole hyväksyntäoikeutta. Käyttäjää ei myöskään voi lisätä manuaalisen kierron kautta laskun hyväksyjäksi, jos laskun summa on yli käyttäjän hyväksyntärajan. Jos käytetään automaattikiertoa, jossa kyseinen käyttäjä on hyväksyjänä ja hyväksyntäraja menee yli, ei kyseistä kiertolistaa käytetä laskulla. Laskun kommenttiin tulee tällöin lukemaan: Hyväksyntäkiertoa ei voitu asettaa koska kierron 'Luodun kierron nimi' hyväksyjän laskukohtainen hyväksyntäoikeus ei riitä.
Jos myynti- ostoreskontrien oikeuksissa hyväksyntäkentän laskuraja on tyhjä tai rajana on nolla, ei rajoitus ole käytössä.
Käyttäjältä voidaan rajata hyväksymisoikeus pois niiltä laskuilta, joihin häntä ei erikseen ole valittu hyväksyjäksi. "Vain käyttäjälle kohdistetut" -valinnalla henkilö saa hyväksyä vain ne ostolaskut, joihin hänet on erikseen valittu hyväksyjäksi.
Jos ostolaskulle ei ole erikseen valittu hyväksyjää, voi sen hyväksyä kuka tahansa käyttäjä, jolla on hyväksyjän oikeudet.
Ostolaskujen maksatusoikeudet
Ostolaskun voi maksaa käyttäjä, jolle on ostoreskontran oikeuksissa asetettu ostolaskujen maksamisoikeus. Jos yrityksellä on käytössä tuplamaksatus, tulee käyttäjällä olla maksatusoikeus päällä, jotta hän voi vahvistaa maksuaineiston. Käyttäjälle voidaan asettaa laskukohtainen euromääräinen maksuraja, jonka ylittäviin laskuihin hänellä ei ole maksatusoikeutta. Jos kenttä on tyhjä tai rajana on nolla, ei rajoitus ole käytössä.
Kahden tai useamman hyväksynnän vaatiminen maksuille
Tarvittavien hyväksyntien määrä maksuille asetetaan Maksujen vahvistamisen asetukset -linkin takaa "Vahvistusten määrä" -kentässä. Tämä toiminto näkyy vain TPK-käyttäjille.
Linkki avattuna:
Kun maksun on käynyt hyväksymässä riittävä määrä maksuoikeuden omaavia hyväksyjiä, niin sen jälkeen maksut lähtevät maksutoimeksiantoina pankkiin. Tämä valinta vaikuttaa ostolaskujen, tilisiirtojen ja palkkojen maksamiseen.
Käyttäjille voidaan myös määrittää oikeus lähettää maksutoimeksiantoja pankkiin ilman muita hyväksyntöjä valitsemalla henkilön sivulla olevasta listasta.
Ostotilausten hyväksyjä
Henkilöllä, kuka hyväksyy ostotilauksia pitää olla tämä oikeus. Hankintaehdotusta ei saa muuten hyväksyttyä.
Ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja
Tällä oikeudella henkilö voi määritellä kuka asiatarkistaa ja kuka hyväksyy ostolaskun. Myöskin jos laskulle on jo asetettu asiatarkistaja / hyväksyjä voi tällä oikeudella käydä sen vaihtamassa tai poistamassa koko laskun kierron. Netvisorissa on myös olemassa automaattinen laskun kierron asetukset. Siitä tarkempi ohjeistus omalla sivullaan.
Ostolaskun automaatiosäännöt
Tämä oikeus antaa mahdollisuuden tehdä ostolaskuautomaatiosääntöjä.
Myyntireskontran oikeudet
Myyntitilauksia ja -laskuja käsiteltäessä käyttäjän oikeuksia voidaan tarkentaa sen suhteen, että onko tuotelistaukseen tallennettujen tuotteiden hankintahinta näkyvissä käyttäjälle tai muokattavissa käyttäjän toimesta. Sama näkyvyys on mahdollista asettaa myyntilaskuista maksettavien mahdollisten myyntiprovisioiden osalta. Jos nämä tiedot eivät ole käyttäjälle näkyvissä, näkyy lukujen tilalla * -merkki.
Lisäksi käyttäjän oikeuksia on mahdollista rajata sillä, että näkyykö hänelle pelkästään hänen itsensä muodostamat myyntilaskut vaiko myös muiden käyttäjien tai järjestelmän automatiikan muodostamat myyntilaskut. Järjestelmän automatiikalla tarkoitetaan tässä tapauksessa esimerkiksi sopimuslaskutusta, jonne käyttäjät voivat tallentaa laskutustietoja, mutta laskujen varsinainen muodostus ei tapahdu käyttäjän toimesta.
Oikeudet tallennetaan järjestelmään Päivitä tiedot -painikkeella.
Viestintä
Käyttäjä alkaa saada viestejä valitsemaansa viestikanavaan kaikkien tämän ohjeen ehtojen täytyttyä.
- Viestinnän osalta käyttäjällä tulee olla Osto-osioon vähintään seuraavat oikeudet käyttöprofiilissa (toimintokohtaiset oikeudet):
- Ostoreskontran perustoiminnot ja Ostoreskontran näkymät ja luettelot, molempiin tarvitaan muokkausoikeus. Valmisprofiileista sopivia ovat Ostoreskontrakäyttäjä, Reskontrakäyttäjä, Yrityskäyttäjä ja Kaikki oikeudet.
- Käyttäjän omissa perustiedoissa pitää olla valittuna järjestelmäviestien kanava. Omiin perustietoihin pääsee oman nimen alta näkymän yläpalkista ja viestintä välilehdeltä.
Kun perustiedot ovat auki, niin tarkastetaan kohta "Järjestelmäviestien kanava". Siinä pitää olla valintana Email, jotta viestejä lähetetään. Myöskin sähköpostiosoite pitää olla oikein. Sähköpostiosoite pitää lisätä käyttäjän osalta henkilökohtaisesti. Kun osoitteen lisää, tulee tähän osoitteeseen vahvistuskoodi ja se pitää syöttää ohjelmaan, jotta osoitetta voi käyttää. Samoiten, jos osoitetta pitää vaihtaa, niin tämä pitää tehdä henkilökohtaisesti eikä tämä onnistu toisen toimesta. Sähköpostiosoite voi olla käytössä vain yhdellä henkilöllä.
- Seuraavaksi valitaan henkilökohtaiset Viestinnän ajastus -asetukset:
- Viimeisenä valitaan viestittävät asiat:
Alla olevat viestintäasetukset näkyvät myös reskontraoikeuksien alla.
Ilmoitus asiatarkistettavista ostolaskuista: Viesti lähetetään ostolaskusta kaikille henkilöille, jotka voivat asiatarkistaa ostolaskuja kyseisessä yrityksessä.
Ilmoitus vain käyttäjälle kohdistetuista asiatarkistettavista ostolaskuista: Viesti lähetetään ostolaskusta vain sille henkilölle, joka on määritelty ostolaskun asiatarkistajaksi.
Ilmoitus hyväksyttävistä ostolaskuista: Viesti lähetetään henkilölle, joka pystyy hyväksymään laskun kyseisessä yrityksessä.
Ilmoitus maksuvalmiista ostolaskuista (SMS-viestintää käyttäville ilmoitus vain erääntyneistä ostolaskuista): Viesti lähetetään laskuista, jotka ovat maksatusvalmiita tai erääntyneitä.
Lähetä viesti saapuneista Netboxi -viesteistä: Palkanlaskija saa halutessaan sähköposti-ilmoituksen Netboxiin saapuneista viesteistä.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback