(Yritysvalikko > Myynti- ja ostoreskontrien oikeudet)

Ostolaskujen asiatarkastukseen, hyväksyntään ja maksatukseen liittyvät käyttöoikeudet löytyvät reskontrien käyttöoikeuksista. 


Ostolaskujen asiatarkastusoikeus

Ostolaskun asiatarkastajaksi voidaan asettaa käyttäjä, jolle on annettu asiatarkastusoikeudet. Oletuksena käyttäjällä on asiatarkastusoikeus kaikkien toimittajien laskuihin.

Asiatarkastusoikeus voidaan rajata koskemaan vain tiettyjen toimittajien laskuja. Toimittajien rajaaminen tapahtuu Tarkenna-painikkeella. Lisäksi voidaan vaikuttaa siihen, että näkeekö käyttäjä lainkaan muiden toimittajien laskuja. Jos rajaus Ei pääsyä muihin -valinta on käytössä, näkee käyttäjä vain hänelle sallittujen toimittajien laskut.

Käyttäjältä voidaan rajata asiatarkastusoikeus pois niiltä laskuilta, joihin häntä ei erikseen ole asetettu asiatarkastajaksi. Jos laskulle ei ole valittu asiatarkastajaa, voi sen asiatarkastaa kuka tahansa käyttäjä kenellä on oikeus laskujen asiatarkastukseen. Vain käyttäjälle kohdistetut -valinnalla käyttäjä saa asiatarkastaa vain ne ostolaskut, joihin hänet on erikseen valittu asiatarkastajaksi.

Ostolaskujen hyväksyntäoikeudet

Laskun voi hyväksyä käyttäjä, jolle on ostoreskontran oikeuksissa asetettu ostolaskujen hyväksyntäoikeus. Käyttäjälle voidaan myös asettaa laskukohtainen euromääräinen hyväksyntäraja, jonka ylittäviin laskuihin hänellä ei ole hyväksyntäoikeutta. Käyttäjää ei myöskään voi lisätä manuaalisen kierron kautta laskun hyväksyjäksi, jos laskun summa on yli käyttäjän hyväksyntärajan. Jos käytetään automaattikiertoa, jossa kyseinen käyttäjä on hyväksyjänä ja hyväksyntäraja menee yli, ei kyseistä kiertolistaa käytetä laskulla. Laskun kommenttiin tulee tällöin lukemaan: Hyväksyntäkiertoa ei voitu asettaa koska kierron 'Luodun kierron nimi' hyväksyjän laskukohtainen hyväksyntäoikeus ei riitä.

Jos myynti- ostoreskontrien oikeuksissa hyväksyntäkentän laskuraja on tyhjä tai rajana on nolla, ei rajoitus ole käytössä.

Käyttäjältä voidaan rajata hyväksymisoikeus pois niiltä laskuilta, joihin häntä ei erikseen ole valittu hyväksyjäksi. "Vain käyttäjälle kohdistetut" -valinnalla henkilö saa hyväksyä vain ne ostolaskut, joihin hänet on erikseen valittu hyväksyjäksi.

Jos ostolaskulle ei ole erikseen valittu hyväksyjää, voi sen hyväksyä kuka tahansa käyttäjä, jolla on hyväksyjän oikeudet.

Ostolaskujen maksatusoikeudet

Ostolaskun voi maksaa käyttäjä, jolle on ostoreskontran oikeuksissa asetettu ostolaskujen maksamisoikeus. Jos yrityksellä on käytössä tuplamaksatus, tulee käyttäjällä olla maksatusoikeus päällä, jotta hän voi vahvistaa maksuaineiston. Käyttäjälle voidaan asettaa laskukohtainen euromääräinen maksuraja, jonka ylittäviin laskuihin hänellä ei ole maksatusoikeutta. Jos kenttä on tyhjä tai rajana on nolla, ei rajoitus ole käytössä.

Kahden tai useamman hyväksynnän vaatiminen maksuille

Tarvittavien hyväksyntien määrä maksuille asetetaan Maksujen vahvistamisen asetukset -linkin takaa "Vahvistusten määrä" -kentässä. Tämä toiminto näkyy vain TPK-käyttäjille.

Linkki avattuna:



Kun maksun on käynyt hyväksymässä riittävä määrä maksuoikeuden omaavia hyväksyjiä, niin sen jälkeen maksut lähtevät maksutoimeksiantoina pankkiin. Tämä valinta vaikuttaa ostolaskujen, tilisiirtojen ja palkkojen maksamiseen. 

Käyttäjille voidaan myös määrittää oikeus lähettää maksutoimeksiantoja pankkiin ilman muita hyväksyntöjä valitsemalla henkilön sivulla olevasta listasta.

Ostotilausten hyväksyjä 

Henkilöllä, kuka hyväksyy ostotilauksia pitää olla tämä oikeus. Hankintaehdotusta ei saa muuten hyväksyttyä. 

Ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja

Tällä oikeudella henkilö voi määritellä kuka asiatarkistaa ja kuka hyväksyy ostolaskun. Myöskin jos laskulle on jo asetettu asiatarkistaja / hyväksyjä voi tällä oikeudella käydä sen vaihtamassa tai poistamassa koko laskun kierron. Netvisorissa on myös olemassa automaattinen laskun kierron asetukset. Siitä tarkempi ohjeistus omalla sivullaan.

Ostolaskun automaatiosäännöt

Tämä oikeus antaa mahdollisuuden tehdä ostolaskuautomaatiosääntöjä.

Myyntireskontran oikeudet

Myyntitilauksia ja -laskuja käsiteltäessä käyttäjän oikeuksia voidaan tarkentaa sen suhteen, että onko tuotelistaukseen tallennettujen tuotteiden hankintahinta näkyvissä käyttäjälle tai muokattavissa käyttäjän toimesta. Sama näkyvyys on mahdollista asettaa myyntilaskuista maksettavien mahdollisten myyntiprovisioiden osalta. Jos nämä tiedot eivät ole käyttäjälle näkyvissä, näkyy lukujen tilalla * -merkki.

Lisäksi käyttäjän oikeuksia on mahdollista rajata sillä, että näkyykö hänelle pelkästään hänen itsensä muodostamat myyntilaskut vaiko myös muiden käyttäjien tai järjestelmän automatiikan muodostamat myyntilaskut. Järjestelmän automatiikalla tarkoitetaan tässä tapauksessa esimerkiksi sopimuslaskutusta, jonne käyttäjät voivat tallentaa laskutustietoja, mutta laskujen varsinainen muodostus ei tapahdu käyttäjän toimesta.

Oikeudet tallennetaan järjestelmään Päivitä tiedot -painikkeella.

Viestintä

Käyttäjä alkaa saada viestejä valitsemaansa viestikanavaan kaikkien tämän ohjeen ehtojen täytyttyä.

  • Viestinnän osalta käyttäjällä tulee olla Osto-osioon vähintään seuraavat oikeudet käyttöprofiilissa (toimintokohtaiset oikeudet):
  • Ostoreskontran perustoiminnot ja Ostoreskontran näkymät ja luettelot, molempiin tarvitaan muokkausoikeus. Valmisprofiileista sopivia ovat Ostoreskontrakäyttäjä, Reskontrakäyttäjä, Yrityskäyttäjä ja Kaikki oikeudet.
  • Käyttäjän omissa perustiedoissa pitää olla valittuna järjestelmäviestien kanava. Omiin perustietoihin pääsee oman nimen alta näkymän yläpalkista (käyttäjän perustanut henkilö voi myös asettaa nämä tiedot):
  • Kun perustiedot ovat auki, niin tarkastetaan kohta "Järjestelmäviestien kanava" ja asetetaan siihen haluttu vaihtoehto:
  • Seuraavaksi valitaan henkilökohtaiset Viestinnän ajastus -asetukset:
  • Viimeisenä valitaan viestittävät asiat:

Alla olevat viestintäasetukset näkyvät myös reskontraoikeuksien alla.

Ilmoitus asiatarkistettavista ostolaskuista: Viesti lähetetään ostolaskusta kaikille henkilöille, jotka voivat asiatarkistaa ostolaskuja kyseisessä yrityksessä. 

Ilmoitus vain käyttäjälle kohdistetuista asiatarkistettavista ostolaskuista: Viesti lähetetään ostolaskusta vain sille henkilölle, joka on määritelty ostolaskun asiatarkistajaksi.

Ilmoitus hyväksyttävistä ostolaskuista: Viesti lähetetään henkilölle, joka pystyy hyväksymään laskun kyseisessä yrityksessä.

Ilmoitus maksuvalmiista ostolaskuista (SMS-viestintää käyttäville ilmoitus vain erääntyneistä ostolaskuista): Viesti lähetetään laskuista, jotka ovat maksatusvalmiita tai erääntyneitä. 

Lähetä viesti saapuneista Netboxi -viesteistä: Palkanlaskija saa halutessaan sähköposti-ilmoituksen Netboxiin saapuneista viesteistä. 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.