Tämä ohje kattaa ostolaskujen tiliöintiin, asiatarkastukseen, hyväksyntään ja maksatukseen liittyvien käyttöoikeuksien hallinnan Netvisorissa. Lisäksi opit määrittämään oikeuksia myyntireskontrassa ja viestinnässä.
Ostolaskujen asiatarkastukseen, hyväksyntään ja maksatukseen liittyvät käyttöoikeudet löytyvät reskontrien käyttöoikeuksista polusta (Yritysvalikko > Myynti- ja ostoreskontrien oikeudet) Näkymään pääsee käyttäjähallitsijan roolilla.
SISÄLTÖ
Myynti- ja ostoreskontrien oikeudet
Ostolaskun tiliöinti
Ei oikeutta tiliöintiin: Kyseinen henkilö ei näe ostolaskulla ostolaskun tiliöintirivejä eikä mahdollisia laskentakohteita.
Rivitietojen hallinta ilman tiliöintitietoja: Ostolaskulle voidaan määritellä halutut laskentakohteet, mutta tiliöintirivejä ei ole näkyvissä.
Tiliöintiehdotus: Kyseinen käyttäjä voi antaa tiliöinti ehdotuksen ostolaskun tiliöintiriveille. Tämä ei kuitenkaan tee tiliöintiä eli laskulle ei muodostu tositetta esim. hyväksynnän yhteydessä. Henkilö voi määrittää ostolaskulle halutut laskentakohteet.
Tiliöintimahdollisuus. oletuksena ei tiliöidä: Antaa mahdollisuuden tiliöidä ostolaskun. Tiliöinti kohdassa ei ole automaattisesti ruksia.
Tiliöintimahdollisuus, oletuksena tiliöidään: Antaa mahdollisuuden tiliöidä ostolaskun. Tiliöinti kohdassa on automaattisesti valittuna tiliöi lasku.
Ostolaskujen asiatarkastaja
Käyttäjä, jolla on asiatarkastusoikeus voi asiatarkastaa Uusi lasku -tilassa olevia ostolaskuja tai laskuja, joihin hänet on valittu asiatarkastajaksi (tällöin lasku on asiatarkastuksessa-tilassa). Vain käyttäjälle kohdistetut -valinnalla käyttäjä saa asiatarkastaa ja näkee ostoreskontrassa vain ne ostolaskut, joihin hänet on erikseen valittu asiatarkastajaksi. Tämä valinta vaikuttaa myös raportointiin ja laskuluetteloon ja käyttäjä näkee raporteilla ja laskuluettelosta vain ne laskut, joissa hän on ollut mukana asiatarkistusprosessissa.
Asiatarkastusoikeus voidaan rajata koskemaan vain tiettyjen toimittajien laskuja. Toimittajien rajaaminen tapahtuu Tarkenna-painikkeella. Lisäksi voidaan vaikuttaa siihen, että näkeekö käyttäjä lainkaan muiden toimittajien laskuja. Jos rajaus Ei pääsyä muihin -valinta on käytössä, näkee käyttäjä vain hänelle sallittujen toimittajien laskut. Mutta jos olet aiemmin käsitellyt laskuja ilman toimittajarajausta, näet edelleen ne vanhat aiemmin käsittelemäsi laskut muidenkin toimittajien osalta.
Ostolaskujen hyväksyjä
Laskun voi hyväksyä käyttäjä, jolle on ostoreskontran oikeuksissa asetettu ostolaskujen hyväksyntäoikeus. Käyttäjälle voidaan myös asettaa laskukohtainen euromääräinen hyväksyntäraja, jonka ylittäviin laskuihin hänellä ei ole hyväksyntäoikeutta. Käyttäjää ei myöskään voi lisätä manuaalisen kierron kautta laskun hyväksyjäksi, jos laskun summa on yli käyttäjän hyväksyntärajan. Jos käytetään automaattikiertoa, jossa kyseinen käyttäjä on hyväksyjänä ja hyväksyntäraja menee yli, ei kyseistä kiertolistaa käytetä laskulla. Laskun kommenttiin tulee tällöin lukemaan: Hyväksyntäkiertoa ei voitu asettaa koska kierron 'Luodun kierron nimi' hyväksyjän laskukohtainen hyväksyntäoikeus ei riitä.
Jos myynti- ostoreskontrien oikeuksissa hyväksyntäkentän laskuraja on tyhjä tai rajana on nolla, ei rajoitus ole käytössä.
Käyttäjältä voidaan rajata hyväksymisoikeus pois niiltä laskuilta, joihin häntä ei erikseen ole valittu hyväksyjäksi. "Vain käyttäjälle kohdistetut" -valinnalla henkilö saa hyväksyä vain ne ostolaskut, joihin hänet on erikseen valittu hyväksyjäksi.
Jos ostolaskulle ei ole erikseen valittu hyväksyjää, voi sen hyväksyä kuka tahansa käyttäjä, jolla on hyväksyjän oikeudet. Jos hyväksynnässä on kohdistus päällä ja mikäli henkilöllä on asiatarkastusoikeudet ilman kohdistusrajoituksia ja hän ei ole ollut mukana laskun kierrossa, hän ei näe tätä laskua laskuluettelon kautta. Mikäli oli mukana asiatarkastuksessa, hän näkee laskun vaikka hyväksyjä oli eri.
Ostolaskujen ja palkkojen maksaja
Ostolaskun voi maksaa käyttäjä, jolle on ostoreskontran oikeuksissa asetettu ostolaskujen maksamisoikeus. Jos yrityksellä on käytössä tuplamaksatus, tulee käyttäjällä olla maksatusoikeus päällä, jotta hän voi vahvistaa maksuaineiston. Käyttäjälle voidaan asettaa laskukohtainen euromääräinen maksuraja, jonka ylittäviin laskuihin hänellä ei ole maksatusoikeutta. Jos kenttä on tyhjä tai rajana on nolla, ei rajoitus ole käytössä ja voi maksaa niin paljon, kun tilillä on käytettävissä olevaa rahaa.
Oikeuksiin voidaan antaa myös euroraja per maksupäivä. Jos tähän antaa arvon, niin ohjelma tarkistaa maksupäivänä maksettavia summia ja jos nämä ylittyvät ei maksatus enää onnistu.
Käytä samoja toimittajarajoituksia kuin asiatarkastuksessa. Jos tämä on valittu, niin tämä vaikuttaa maksamiseen ja mikäli asiatarkastuksessa on rajattu pois jotain toimittajia, ei myöskään maksatus onnistu näille toimittajille. Myös jos asiatarkistukseen on valittu vain käyttäjälle kohdistettu ja kyseinen henkilö ei ole asiatarkistanut tätä laskua, niin hän ei voi myöskään maksaa tätä laskua.
Maksujen vahvistaminen
Tarvittavien hyväksyntien määrä maksuille asetetaan Maksujen vahvistamisen asetukset napin takaa. Tämä toiminto näkyy vain TPK-käyttäjille tai KH + yrityksen pääkäyttäjä -oikeudet omaaville käyttäjille.
Valitaan montako vahvistajaa vaaditaan ostolaskulle.
Kun maksun on käynyt hyväksymässä riittävä määrä maksuoikeuden omaavia vahvistajia, niin sen jälkeen maksut lähtevät maksutoimeksiantoina pankkiin. Tämä valinta vaikuttaa ostolaskujen ja palkkojen maksamiseen.
Käyttäjille voidaan myös määrittää oikeus lähettää maksutoimeksiantoja pankkiin ilman muita hyväksyntöjä valitsemalla henkilön sivulla olevasta listasta.
Tilisiirtojen hyväksyjä
Tämä mahdollistaa tilisiirtojen hyväksynnän. Tämän voi ottaa päälle maksujen vahvistamisen asetuksissa (vaatii TPK tai KH + yrityksen pääkäyttäjä -oikeudet, jotta näkymään pääsee). Tämän jälkeen näkymässä voi määritellä montako hyväksyjää tilisiirroille tarvitaan. Näitä voi olla 1-3 kappaletta. Sitten määritellään myynti ja ostoreskontrien oikeuksissa kenellä on oikeus hyväksyä tilisiirtoja. Henkilö, joka hyväksyy tilisiirron ei voi maksaa kyseistä tilisiirtoa, joten jollain muulla käyttäjällä on oltava maksatusoikeudet tilisiirtoihin. Tästä löytyy tarkempi ohjeistus sivulla Tilisiirtojen hyväksyntä ja maksaminen.
Tilisiirtojen maksaja
Jotta voi maksaa tilisiirtoja Netvisorissa pitää olla maksatusoikeudet tilisiirtoihin. Tänne ei ole mahdollista määritellä maksurajaa.
Ostotilausten hyväksyjä
Henkilöllä, kuka hyväksyy ostotilauksia pitää olla tämä oikeus. Hankintaehdotusta ei saa muuten hyväksyttyä.
Ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja
Tällä oikeudella henkilö voi määritellä kuka asiatarkistaa ja kuka hyväksyy ostolaskun. Myöskin jos laskulle on jo asetettu asiatarkistaja / hyväksyjä voi tällä oikeudella käydä sen vaihtamassa tai poistamassa koko laskun kierron. Netvisorissa on myös olemassa automaattinen laskun kierron asetukset. Siitä tarkempi ohjeistus sivulla Ostolaskujen käsittely ja kiertolistojen hallinta.
Ostolaskun automaatiosäännöt
Tämä oikeus antaa mahdollisuuden tehdä ostolaskuautomaatiosääntöjä.
Myyntireskontran oikeudet
Myyntitilauksia ja -laskuja käsiteltäessä käyttäjän oikeuksia voidaan tarkentaa sen suhteen, että onko tuotelistaukseen tallennettujen tuotteiden hankintahinta näkyvissä käyttäjälle tai muokattavissa käyttäjän toimesta. Sama näkyvyys on mahdollista asettaa myyntilaskuista maksettavien mahdollisten myyntiprovisioiden osalta. Jos nämä tiedot eivät ole käyttäjälle näkyvissä, näkyy lukujen tilalla * -merkki.
Lisäksi käyttäjän oikeuksia on mahdollista rajata sillä, että näkyykö hänelle pelkästään hänen itsensä muodostamat myyntilaskut vaiko myös muiden käyttäjien tai järjestelmän automatiikan muodostamat myyntilaskut. Järjestelmän automatiikalla tarkoitetaan tässä tapauksessa esimerkiksi sopimuslaskutusta, jonne käyttäjät voivat tallentaa laskutustietoja, mutta laskujen varsinainen muodostus ei tapahdu käyttäjän toimesta.
Oikeudet tallennetaan järjestelmään Päivitä tiedot -painikkeella.
Viestintä
Käyttäjä alkaa saada viestejä valitsemaansa viestikanavaan kaikkien tämän ohjeen ehtojen täytyttyä.
- Viestinnän osalta käyttäjällä tulee olla Osto-osioon vähintään seuraavat oikeudet käyttöprofiilissa (toimintokohtaiset oikeudet):
- Ostoreskontran perustoiminnot ja Ostoreskontran näkymät ja luettelot, molempiin tarvitaan muokkausoikeus. Valmisprofiileista sopivia ovat Ostoreskontrakäyttäjä, Reskontrakäyttäjä, Yrityskäyttäjä ja Kaikki oikeudet.
- Käyttäjän omissa perustiedoissa pitää olla valittuna järjestelmäviestien kanava. Omiin perustietoihin pääsee oman nimen alta näkymän yläpalkista ja viestintä välilehdeltä.
Kun perustiedot ovat auki, niin tarkastetaan kohta "Järjestelmäviestien kanava". Siinä pitää olla valintana Email, jotta viestejä lähetetään. Myöskin sähköpostiosoite pitää olla oikein. Sähköpostiosoite pitää lisätä käyttäjän osalta henkilökohtaisesti. Kun osoitteen lisää, tulee tähän osoitteeseen vahvistuskoodi ja se pitää syöttää ohjelmaan, jotta osoitetta voi käyttää. Samoiten, jos osoitetta pitää vaihtaa, niin tämä pitää tehdä henkilökohtaisesti eikä tämä onnistu toisen toimesta. Sähköpostiosoite voi olla käytössä vain yhdellä henkilöllä.
- Seuraavaksi valitaan henkilökohtaiset Viestinnän ajastus -asetukset:
Esimerkki: Ylläolevien asetusten mukaisesti, jos ostolasku saapuu tai se asetetaan käyttäjälle kiertoon maanantaina, niin hän saa siitä ilmoituksen tiistaina kello 9:00.
- Viimeisenä valitaan viestittävät asiat:
Alla olevat viestintäasetukset näkyvät myös reskontraoikeuksien alla.
Ilmoitus asiatarkistettavista ostolaskuista: Viesti lähetetään ostolaskusta kaikille henkilöille, jotka voivat asiatarkistaa ostolaskuja kyseisessä yrityksessä.
Ilmoitus vain käyttäjälle kohdistetuista asiatarkistettavista ostolaskuista: Viesti lähetetään ostolaskusta vain sille henkilölle, joka on määritelty ostolaskun asiatarkistajaksi.
Ilmoitus hyväksyttävistä ostolaskuista: Viesti lähetetään henkilölle, joka pystyy hyväksymään laskun kyseisessä yrityksessä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuka voi hallita ostolaskujen käyttöoikeuksia?
Käyttäjähallitsija-roolilla varustetut henkilöt.
Miten asetan hyväksyntärajan laskuille?
Ostoreskontran oikeuksissa pääset asettamaan euromääräisen rajan.
Miten viestintäasetukset määritellään oikein?
Tarkista käyttäjän perusasetuksista, että sähköposti on vahvistettu ja viestikanava on valittu oikein.
Avainsanat: Netvisor, käyttöoikeudet, ostolaskut, asiatarkastus, hyväksyntä, myyntireskontra, viestintäasetukset
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback