SISÄLTÖ

Hyväksy palkkoja -näkymä

Hyväksyntänäkymässä näytetään palkanlaskentaprosessissa hyväksyntään siirretyt palkat. Palkat voidaan hyväksyä, jolloin ne siirtyvät laskentaprosessissa eteenpäin. Palkat voidaan myös hylätä, jolloin ne palaavat käsiteltäväksi. Hylkäämisen yhteydessä tulee kirjottaa kommentti esimerkiksi hylkäyksen syy. Palkanlaskija näkee kommentin. Käsittelyn jälkeen hylätyt palkat siirretään vielä uudelleen hyväksyntään. Lue lisää: Palkkojen hyväksyntä

Palkkojen hyväksyntänäkymä löytyy Palkanlaskenta -osiosta:

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkojen hyväksyntä

Käyttäjä näkee kohdan, jos hänellä on siihen käyttöoikeuksien mukaan muokkaus- tai lukuoikeus. Jos kohta ei näy, vaikka pitäisi, tarkista onko hyväksynnän käyttöönoton vaiheet tehty oikein. Sivun lopussa lisää käyttöoikeustilanteista.

Rivien valitseminen

Useamman palkkalaskelman valitseminen kerralla onnistuu palkkamallikohtaisesti kyseisen palkkamallin riviltä. Vastaavasti kaikkien rivien valitseminen onnistuu otsikkotason valintalaatikosta.  

  • Ylin ruutu valitsee kaikki taulukon rivit (1)
  • Palkkamallin kohdalta valitsee palkkamallin alta olevat rivit (2) 
  • Palkansaajan kohdalta valitsee kyseisen rivin (3)

 

Hyväksyminen

Kun hyväksyjä on tarkastamisen jälkeen valmis hyväksymään laskelmat, hyväksyminen tapahtuu valitsemalla hyväksyttävät laskelmat ja hyväksymällä ne vihreällä hyväksyntäpainikkeella.

Palkkojen hyväksymiseksi riittää rivien valitseminen ja tämän jälkeen "Hyväksy valitut" -painikkeen painaminen.

Palkanlaskija-roolilla (P) hyväksyminen on mahdollistettu, mutta tällöin "Hyväksy valitut" -painikkeen jälkeen tulee antaa vielä kommentti palkkojen hyväksymiseksi. Hyväksynnästä jää merkintä ja mahdollinen kommentti palkkalaskelman käsittelyhistoriaan. 

 

Palkkalaskelmien (pdf) esikastelu

Hyväksyntä- ja hylkäämispainikkeiden rinnalla on esikatselutoiminto "Näytä valitut palkkalaskelmat". 

Toiminnolla valittujen rivien palkkatiedot voidaan nähdä muodostettavana palkkalaskelmana (PDF) eli nähdään millainen laskelma palkkalajiriveistä muodostuisi. 

Esikatseluikkunassa on oikeassa yläreunassa samat hylkäämis- ja hyväksymistoiminnot kuin hyväksyntänäkymän alareunassakin.

 

 

Hylkääminen

Hylkääminen tapahtuu vastaavasti hylkäyspainikkeesta "Hylkää valitut".

Huomioithan, että hylätty laskelma tulee vielä uudelleen hyväksyttäväksi uudelleenkäsittelyn jälkeen! 

Hylkäämisestä avautuu aina vahvistusikkuna, jossa on annettava selitys, miksi laskelma(-t) hylätään. Annettu kommentti tallentuu hylätylle palkkalaskelmalle sen käsittelyhistoriaan.

Kommentti on myös palkanlaskijan luettavissa ja toimii ohjeena siihen, mitä palkkalaskelmalla tulisi muuttaa.

Hylätty laskelma palaa palkanlaskentaprosessissa takaisin käsittelemättömäksi ja sen tilaksi tulee punaisella "Hylätty", jolla palkanlaskija voi helposti erottaa sen vielä käsittelemättömistä laskelmista.

Palkanlaskija käsittelee ja siirtää palkkalaskelman uudelleen hyväksyntään.

Hyväksyttävät palkkalaskelmat

Palkkojen hyväksyntänäkymässä on listattuna palkanlaskentaprosessissa hyväksyntään siirretyt palkat. Palkat näytetään palkkamalleittain ryhmiteltyinä.

Kuka näkee kenen palkat?

Esihenkilö-roolilla (E) käyttäjä näkee niiden käyttäjien hyväksyntään siirretyt palkkalaskelmat, joihin hänellä on yrityshierarkian mukaan hyväksyntäoikeus. Palkanlaskija-roolilla (P) varustettu käyttäjä ohittaa hierarkiaoikeudet ja näkee kaikki hyväksynnässä olevat palkat.

Sarakkeet

Sarakkeiden summissa näytetään palkkalajit, joille on yrityskohtaisissa palkkalajeissa määritelty palkkalistan ryhmä.

  • Palkansaaja: pääsee porautumaan palkansaajan perustietoihin
  • Palkkajakso: palkkajakson päivämäärät

  • Palkkatiedot: Rahapalkka
  • Muut vähennykset ja korvaukset: 
    • Verottomat korvaukset
    • Muut vähennykset
  • Maksetaan: 
    • Maksetaan
    • Vertailu
  • Kommentit/käsittelyhistoria

Rahapalkka, Verottomat korvaukset, Muut vähennykset ja Maksetaan

Sinitaustaista sarakeotsikkoa klikkaamalla näytetään mistä palkkalajeista kyseinen tieto on muodostettu. Palkkalajin asetuksissa valittu "Palkkalistan ryhmä" määrittää, missä sarakkeessa palkkalaji näytetään palkkojen hyväksynnässä. Yrityskohtaisissa palkkalajeissa määritellään palkkalajin asetukset.

Tällaisten sarakkeiden summat näytetään linkkeinä, joista avautuvasta ikkunasta voi tarkistaa, miten summa on muodostunut.

Sinisestä "Palkkasumma" -linkistä pääsee porautumaan palkkalajeihin, jotka on ohjattu kyseisen sarakkeen tietoihin. Palkkalajin asetuksissa valittu "Palkkalistan ryhmä" määrittää, missä sarakkeessa palkkalaji näytetään palkkojen hyväksynnässä.

 

Vertailu

Hyväksynnän tueksi Vertailu-sarakkeessa näytetään Maksetaan-summan muutos edelliseen palkkajaksoon verrattuna. Jos nykyiseltä palkkamallilta ei löydy edellistä laskelmaa (esimerkiksi tilanteessa, jossa kyse on palkansaajan ensimmäisestä palkkajaksosta) näytetään vertailusarakkeessa vain viiva.

Muulloin sarakkeessa näytetään prosenttiluku, joka toimii linkkinä palkansaajakohtaiseen palkkakausien vertailunäkymään. Ikkunassa näytetään rinnakkain viimeisimpien palkkalaskelmien tiedot kuten ne näytetään palkansaajallekin palkkalaskelmalla. Nykyinen hyväksyttävä laskelma on viimeisimpänä. Palkkakausien vertailua varten tulee olla käyttöoikeudet palkanlaskennan raportointiin.

Kommentit / käsittelyhistoria

Hyväksyntänäkymässä näytetään palkkalaskelmien käsittelyhistorian merkinnöistä vain ne, joissa on sisältötekstiä. Näin käsittelyn aiheuttamat automaattimerkinnät käsittelyhistoriassa eivät turhaan näy hyväksynnässä, mutta palkanlaskijan itse kirjoittamat kommentit kylläkin.

Käyttöoikeudet

Palkkojen hyväksyntä edellyttää seuraavat käyttöoikeudet:

  • Sivulle pääsy vaatii joko Esihenkilö-roolin (E) (tai Palkanlaskija-roolin) (P).
  • Samalla käyttäjällä tulee myös olla hyväksymistä varten palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet palkkojen hyväksyntään.
    • Lukuoikeuksilla hyväksynnässä olevat laskelmat pääsee näkemään, mutta laskelmien hyväksyntä- ja hylkäyspainikkeet eivät ole käytettävissä.
  • Hyväksyjällä tulee olla yrityshierarkiassa hyväksyntäoikeus palkansaajiin, joiden palkkoja hyväksytään.
  • Mikäli hyväksyjän tulee saada palkkalaskelmat avattua hyväksyntänäkymällä, tulee hänellä olla palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa lukuoikeus kohtaan "Palkanlaskenta"
  • Hyväksyjälle kannattaa katsoa myös tiedotusnäkymän oikeudet päälle, jotta hän voi nähdä heti aloitussivulta hyväksyttävät palkkalaskelmat.
  • Palkkojen hyväksyntätoiminto tulee olla kytketty päälle HRM:n perustiedoista.
  • Palkansaajakohtaisen palkkavertailuikkunan nähdäkseen tarvitaan oikeudet palkanlaskennan raportointiin.

Käyttöoikeuksien asettamisen voi tehdä tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) tai käyttäjähallitsija (KH).

Palkkojen hyväksyntänäkymälle on oma käyttöoikeuskohta, joka määrittää hyväksyntäsivulle pääsyn.

Hyväksyntänäkymästäkin auki saatavan palkansaajakohtaiset palkkavertailuikkunan avaamiseen tarvitaan lisäksi luku -tai muokkausoikeus palkanlaskennan raportointiin.

Jos palkkojen hyväksyntää ei ole kytketty päälle, mutta käyttäjällä on sivulle oikeus, tulee seuraava ilmoitus: "Palkkojen hyväksyntä ei ole käytössä."

Käyttäjä ei pääse sivulle ilman E- tai P-roolia, vaikka hyväksyntä olisi kytketty päälle. Tällöin ilmoitetaan: "Sinulla ei ole oikeuksia valittuun toimintoon. Vain Palkanlaskija-roolilla tai Esihenkilö-roolilla on oikeus valittuun toimintoon."

Jos käyttäjä pääsee sivulle, mutta sivulla ei näy toimintopainikkeita, on käyttäjällä sivulle käyttöoikeuksissa määriteltynä vain lukuoikeus.

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.