Varmenne lakisääteisten ilmoitusten lähettämiseen
Varmennetta käytetään:
Tulorekisteri-ilmoittamiseen
Alv- ja alv-yhteenvetoilmoittamiseen
Tuloveroilmoittamiseen
Rakennusalan ilmoittamiseen
Mikäli tulorekisteri-ilmoittamista varten on jo olemassa joko tilitoimistokohtainen varmenne tai Netvisorin järjestelmäkohtainen varmenne, nämä varmenteet toimivat myös muussa lakisääteisessä ilmoittamisessa.
Mikäli varmenne puuttuu, asian saa hoidettua Netvisorin etusivulla olevan “Varmenne lakisääteisten ilmoitusten lähettämiseen” -nimisen widgetin kautta. Tämä widget näkyy myös Taloushallinnon ja Palkkojen etusivulla. Widgetit ohjaavat toimenpiteissä.
Varmenteiden uusiminen tapahtuu Netvisorissa automaattisesti. Varmenteet ovat voimassa kaksi vuotta kerrallaan. Verottaja lähettää viestin varmenteen vanhenemisesta, mutta tämän jälkeen uusiminen tapahtuu kuitenkin järjestelmän toimesta eikä toimenpiteitä tarvita. Varmenteen tilan voi katsoa edellä mainituista widgeteistä, esim. “Varmenne puuttuu” tai “Varmenne voimassa”.
Netvisor tukee kahta vaihtoehtoista varmennetta
Vaihtoehto 1. Tilitoimistokohtainen varmenne
Lähetettäessä ilmoitukset tilitoimistokohtaisella varmenteella tilitoimiston nimenkirjoitusoikeudellinen käyttäjä hakee varmenteen tulorekisteri.fi:stä, ja tallentaa sen Netvisorin käyttöliittymässä. Näin saadulla varmenteella tilitoimisto voi lähettää ilmoitukset kaikista niistä asiakasyrityksistä, joiden kanssa tilitoimistolla on voimassaoleva toimeksiantosopimus ja valtuudet ilmoitusten lähettämiseen. Tässä vaihtoehdossa tilitoimiston asiakkaan ei tarvitse itse valtuuttaa Visma Solutionsia Netvisorin käyttöliittymässä.
Vaikka tilitoimiston asiakas olisi jo antanut valtuutuksen Netvisorissa ja tilitoimisto hankkii oman varmenteen, lähetetään tilitoimiston asiakkaan ilmoitukset käyttäen tilitoimiston varmennetta.
Tässä tarkempi ohje: Ohje tilitoimistoille varmenteen hakemiseksi
Vaihtoehto 2. Netvisorin järjestelmäkohtainen varmenne
Kun halutaan lähettää ilmoitukset Netvisorin järjestelmäkohtaisella varmenteella, asiakasyrityksen pääkäyttäjä valtuuttaa Visma Solutions Oy:n Netvisorin käyttöliittymässä. Pääkäyttäjällä tulee olla nimenkirjoitusoikeus. Pääkäyttäjän perusyritys tulee olla myös se mihin yritykseen varmennetta haetaan. Tämä tapa koskee niitä asiakasyrityksiä, jotka ovat suora-asiakkaita (ei tilitoimistoa).
Ohje yrityksen nimenkirjoitusoikeudelliselle pääkäyttäjälle (vaihtoehto 2.)
Valtuuta Netvisor toimittamaan lakisääteiset ilmoitukset järjestelmästä. Valtuutus on edellytys sille, että lakisääteiset ilmoitukset voidaan lähettää järjestelmästä suoraan verohallinnolle ja tulorekisteriin.
Yrityksen nimenkirjoitusoikeudellisena pääkäyttäjänä sinun tulee antaa Visma Solutions Oy:lle valtuutus toimittaa lakisääteiset ilmoitukset järjestelmästä verohallinnolle ja tulorekisteriin. Voidaksesi tehdä valtuutuksen, tulee sinulla olla seuraavat käyttäjäasetukset valittuna:
- Olet Netvisor -ympäristön pääkäyttäjä ja
- Palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa on valittuna vähintään "muokkausoikeus" kohtaan "Palkanlaskenta" tai Accounting -puolen toimintokohtaisissa oikeuksissa on valittuna “muokkausoikeus” Kirjanpidon perustoimintoihin.
Näin annat valtuuden helposti
1. Kirjaudu Netvisoriin
2. Klikkaa "Varmenne lakisääteisten ilmoitusten lähettämiseen"-widgetin kohtaa "Valtuutus puuttuu"
3. Valtakirjan hyväksyt valitsemalla "Annan valtuutuksen"
Kaksi nimenkirjoittajaa
Jos yrityksessänne on määritelty nimenkirjoitusoikeus kahdelle henkilölle yhdessä, voitte antaa valtuutuksen allekirjoittamalla sopimuksen Visma Signilla. Linkki sopimuslomakkeeseen: Sopimuslomake
Ohje kirjanpitäjälle ja palkanlaskijalle (vaihtoehto 2.)
Kirjanpitäjänä tai palkanlaskijana et voi antaa valtuutusta itse ellet samalla ole myös yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen pääkäyttäjä. Näet kuitenkin Varmenne lakisääteisten ilmoitusten lähettämiseen -nimisestä widgetistä sen, onko yrityksessä valtuutus jo annettu.
Jos valtuutusta ei anneta, ei yrityksen lakisääteisiä ilmoituksia voi lähettää suoraan Netvisorista. Tällöin yrityksessä tulee sopia käytännöt tietojen ilmoittamiseen muuta kautta kuten tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun tai OmaVeron kautta.
Valtuutuksen voi antaa ainoastaan yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö. Tarkista onko kyseinen henkilö jo hallinnan etusivulla näkyvänä pääkäyttäjänä. Sivulle pääset polkua Yritysvalikko -> Palveluhallinta -> Valitse hallinnoitava yritys.
Halutessasi ohjeistaa yrityksenne pääkäyttäjää tai asiakasyritysten pääkäyttäjiä, voit hyödyntää tätä ohjeistusta.
Tekninen tausta
Lähettämisessä käytämme teknistä varmennetta, jota ylläpidämme ja uusimme automaattisesti asiakkaidemme puolesta. Netvisorin ja muiden teknisiä rajapintoja käyttävien organisaatioiden tunnistaminen toteutetaan käyttämällä Tulorekisterin varmennepalvelua sekä Verohallinnon varmennepalvelua. Ratkaisu pohjautuu digitaalisiin varmenteisiin, joilla tunnistetaan tietoja tuottava ja käyttävä organisaatio sekä varmistetaan aineiston muuttumattomuus.
Valtuuden saatuamme toimitamme tällä teknisellä varmenteella kaikkien valtuuden antaneiden ilmoitusvelvollisten ilmoitukset. Valtuutettuna vastaamme siitä, että toimitettu ilmoitus on suorituksen maksajan tahdon mukainen, alkuperäinen, eheä ja muuttumaton. Tällä yhdellä valtuutuksella käyttöönotettu järjestelmäkohtainen varmenne toimii tulorekisteri-ilmoittamiseen sekä muuhun lakisääteiseen ilmoittamiseen Netvisorista. Vastaavasti mikäli käytössä on tilitoimistokohtainen varmenne, ilmoittaminen tapahtuu tällä tilitoimiston hakemalla ja järjestelmään tallentamalla varmenteella.
Varmenteen uusiminen
Kun varmenne on otettu Netvisorissa käyttöön, ei sen uusimisesta tarvitse kantaa huolta vaan uusimme varmenteen automaattisesti asiakkaidemme puolesta. Tämä koskee niin järjestelmäkohtaista varmennetta (pääkäyttäjän antama valtuutus) kuin myös tilitoimistovarmennetta (tilitoimisto hakenut varmenteen ja tallentanut järjestelmään).
Varmenteen uudelleen haku
Mikäli olet hakenut varmenteen ohjelmistoa varten, mutta joudut jostain syystä tekemään hakemuksen uudestaan, teethän korvaavan hakemuksen uuden sijasta. Hakemukselle syötetään uudestaan kaikki tarvittavat kanavat. Ohessa linkki varmenteen hakemisen ohjeeseen: Ohje tilitoimistoille varmenteen hakemiseksi
Usein kysytyt kysymykset
Yrityksen pääkäyttäjä ei ole antanut valtuutusta ja palkat pitäisi saada maksuun. Mitä teen?
Vastaus: Maksa palkat normaalisti. Voit antaa valtuutuksen myös palkkojen maksamisen jälkeen ja toimittaa ilmoitukset jälkikäteen Netvisorista. Huomioithan, että ilmoitukset tulee toimittaa viiden (5) päivän kuluessa palkanmaksupäivästä 1.1.2019 alkaen. Suorituksen maksaja eli käytännössä työnantaja on aina ilmoitusvelvollinen ja vastaa mahdollisista sanktioista ilmoittamatta jättämisestä.
Yrityksen pääkäyttäjä ei ole antanut valtuutusta ja alv-ilmoitus tulisi lähettää. Mitä teen?
Vastaus: Valtuutus tulisi saada nopeasti kuntoon. Varmista, että yrityksessä on pääkäyttäjä ja ohjeista häntä antamaan valtuutus “Varmenne lakisääteisten ilmoitusten lähettämiseen” -nimisen widgetin kautta. Varmenteen tilan näkee widgetistä. Myös Katso -tunnuksilla lähettäminen onnistuu vielä 31.12.2020 saakka, mikäli valtuutus puuttuu.
Mitä jos en annakaan valtuutusta?
Vastaus: Voit käyttää palkanlaskentaa kuten nykyisin ja maksaa palkat. Palkanlaskennasta muodostuu tulorekisterin edellyttämä palkkatietoilmoitus myös tässä tilanteessa. Ilmoitusta ei voi kuitenkaan toimittaa Netvisorista.
Annoin valtuutuksen ja haluan perua sen. Mitä teen?
Vastaus: Mikäli sinulle tulee tarve perua antamasi valtuutus voit tehdä sen samaa kautta kuin valtuutus on annettu eli Varmenne lakisääteisten ilmoitusten lähettämiseen -widgetin kautta. Klikkaa otsikkoa "Varmenne voimassa" > Pura valtuutus.
Yrityksemme lopettaa palkanlaskentapalvelun tai koko Netvisorin käytön. Tuleeko annettu valtuutus perua?
Vastaus: Ei tarvitse. Valtuutus katsotaan peruutetuksi palvelun irtisanomisen yhteydessä. Annetun valtuuden perusteella voimme toimittaa ilmoitukset vielä irtisanomisajan.
Yrityksessä ei ole asetettuna pääkäyttäjää. Mitä teemme? (Vaihtoehto 2 Netvisorin järjestelmäkohtainen varmenne)
Vastaus: Yritykseen tulee ensin asettaa pääkäyttäjä. Tämän voi tehdä sivulla Yritysvalikko -> Palveluhallinta -> Valitse hallinnoitava yritys, jossa asetetaan tieto kenttään “Pääkäyttäjä”. Tämän lisäksi pääkäyttäjällä tulee olla Palkanlaskennan "Toimintokohtaisissa oikeuksissa" muokkausoikeus kohtaan "Palkanlaskenta". Oikeuden pääkäyttäjälle voi lisätä yrityksen Netvisor-ympäristön Käyttäjähallitsija (KH) tai Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) kohdasta Yritysvalikko -> Käyttäjät ja roolit -> Valitse henkilön nimi > Palkanlaskenta: Toimintokohtaiset oikeudet. Jos pääkäyttäjää ei aseteta, ei valtuutusta voida ko. yritykseen antaa.
Yrityksessämme tarvitaan useampi nimenkirjoitusoikeudellinen tekemään sopimuksia. Pääkäyttäjiä ei voi kuitenkaan olla kuin yksi. Mitä teemme?
Valtuutus hoidetaan Visma signin sähköisellä allekirjoituksella. Tämän jälkeen pääkäyttäjä tekee varsinaisen valtuutuksen Netvisorissa.
Linkki VismaSign sopimuslomakkeeseen.
Voiko Visma Solutions Oy:n henkilöstö hyödyntää valtuutta tai päästä jotenkin käyttämään väärin tätä?
Vastaus: Ei voi. Valtuutta käytetään vain teknisen varmenteen kanssa ja se on myönnettynä yhtiöllemme. Kukaan yksittäinen henkilö ei voi hyötyä missään tilanteissa annetusta valtuudesta.
Voinko nähdä valtuutusten tilanteen useasta yrityksestä kerrallaan?
Vastaus: Et voi. Voit nähdä vain yhden yrityksen tiedon kerrallaan.
Miksi valtuutus annetaan Visma Solutionille? Muissa järjestelmissä ohjeistus on erilainen.(Vaihtoehto 2 Netvisorin järjestelmäkohtainen varmenne)
Vastaus: Netvisorista palkkatietoja ja muita lakisääteisten ilmoitusten tietoja lähetettäessä Visma Solutions Oy toimii tietojen lähettäjänä ja tätä tehtävää varten valtuutus on tarpeen nimenomaan ohjelmiston tuottavalle yhtiölle.
Toimivatko Katso-tunnukseni jatkossakin?
Vastaus: Katso -tunnistautuminen päättyy 30.4.2021 ja tämän jälkeen ilmoittaminen Katso -tunnuksia käyttämällä ei ole enää mahdollista.
Tarvitsenko myös Suomi.fi -valtuudet?
Vastaus: Netvisorista tapahtuvaan Palkkatietoilmoitusten ja työnantajan erillisilmoitusten toimittamiseen sekä esimerkiksi alv-ilmoittamiseen Suomi.fi -valtuuksia ei tarvita. Jos sinulla on tarve käydä Suomi.fi -palvelussa tai muissa vastaavissa palveluisssa asioimassa, tarvitset näihin Suomi.fi -valtuudet eikä Netvisoriin annettua valtuutta voi käyttää. Suomi.fi -palvelussa voi mm. tarkistaa toimitettuja ilmoituksia sekä ilmoittaa latauspalvelun ja käyttöliittymän kautta palkkatietoja. Suomi.fi-valtuuksiin voit tutustua osoitteessa www.suomi.fi
Toimin yhdistyksen edustajana eikä Suomi.fi -valtuuksia myönnetä Suomi.fi-palvelun kautta. Mitä teen?
Vastaus: Kuten yllä mainittiin, et tarvitse erillistä Suomi.fi-valtuutusta ilmoitusten toimittamiseen Netvisorista. Huolehdimme nämä Netvisorissa antamallasi valtuudella.
Jos kuitenkin haluat asioida Suomi.fi-palvelussa ja edustat yhdistystä, säätiötä, kuntaa, seurakuntaa, oppilaitosta, elinkeinoyhtymää, kuolinpesää tai ulkomaista toimijaa, tulee sinun hankkia Suomi.fi-valtuus Katso-palvelun kautta. Tämä onnistuu 31.12.2020 saakka. Saat lisätietoa tästä Tulorekisteri.fi -sivuilta sekä suomi.fi -sivuilta.
Mistä saan lisätietoa lakisääteiseen ilmoittamiseen liittyen?
Tulorekisteriin liittyvää tietoa:
Netvisor ja tulorekisteri -sivustolta saat tietoa mm. olennaisimmista uudistuksista ja tulevista koulutuksista tulorekisteriin liittyen.
Tukisivuillemme olemme koostaneet jo tehdyt muutokset ja näihin liittyvät ohjeet.
Tulorekisteri.fi sivustolla voit lukea lisää yleisesti tulorekisteriin liittyen.
Muuhun lakisääteiseen ilmoittamiseen liittyvää tietoa löytyy:
Tukisivuiltamme löytyy ohjeistusta.
Vero.fi -sivuilta verohallinnon ohjeistusta.
Uusista muutoksista tiedotamme aina Communityssa.
Miksi yrityksemme “Varmenne lakisääteisten ilmoitusten lähettämiseen” -widgetissä näkyy teksti "Valtuutus tietojen toimittamiseen - puuttuu"?
Mikäli olet tilitoimiston asiakas sinun ei todennäköisesti tarvitse ottaa kantaa varmenteeseen. Tilitoimisto hoitaa tämän puolestasi ja Netvisorista lakisääteisten ilmoitusten lähettäminen tapahtuu tilitoimiston hakemalla tilitoimistokohtaisella varmenteella.
Minulla on useampi ohjelmisto, joista on tarkoitus lähettää palkkatietoilmoituksia tulorekisteriin tai lakisääteisiä ilmoituksia verohallinnolle. Voinko tilitoimistona hakea Tulorekisteristä vain yhden varmenteen ja käyttää samaa varmennetta kaikissa ohjelmistoissa?
Jokaiselle ohjelmistolle tulee hakea oma varmenne.
Mitä järjestelmäkohtaiselle varmenteelle käy, kun yritys linkitetään tilitoimistoon?
Kun yritys linkitetään tilitoimistoon, tulee tilitoimiston varmenne automaattisesti voimaan yritykseen ja näin ollen ajaa yrityksen järjestelmäkohtaisen varmenteen yli.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback