(Ostot > Ostotilaukset > Avoimet ostotilaukset)

Ostotilausten käsittely tapahtuu Avoimet ostotilaukset -näkymässä.

Listausnäkymä voidaan päivittää hakuehtojen mukaisesti. Näkymään saadaan lisättyä haluttuja kenttiä ja vastaavasti näkymästä voidaan ottaa pois kenttiä, joita ei koeta tarvittavan.

Näytä sarakkeet -painikkeella (1) valitaan näkymään mukaan halutut sarakevalinnat. Näkymää voidaan rajata vielä erikseen käyttäjän omilla hakusanoilla (2). Kun valinnat on saatu halutun laisiksi, täytyy ne vielä päivittää näkymän Päivitä valinnat -painikkeella (3). Ostotilaukset on listattu hakuehtojen perusteella näkymän keskelle (4) ostotilauksen tilan mukaan: Hankintaehdotus, Hyväksytty, Toimittamaton, Osatoimitettu ja toimitettu. Ostotilaus päätyy lopulta tilaan Arkistoitu, joka näkyy ainoastaan ostotilausarkistossa. Arkistoitu tilaus häviää avoimista ostotilauksista.

Toiminnot painikkeesta voidaan luoda uusi ostotilaus tai uusi toimittaja. Ostotilausnäkymän voi myös saada Exceliin tallenna Excel-tiedostona -linkistä.

Ostotilauksen käsittelytilat
Ostotilauksilla on seuraavat käsittelytilat:

Hankintaehdotus
Kaikki uudet ostotilaukset muodostetaan järjestelmään hankintaehdotuksena. Hankintaehdotus ei vielä tee varastoon kirjausriviä.

Hyväksytty
Hankintaehdotuksen voi hyväksyä käyttäjä, jolle on asetettu palvelunhallinnan reskontraoikeuksista ostotilauksen hyväksyntäoikeus. Hyväksytty ostotilaus myös muodostaa varastonhallintaan varauksen tulossa -kenttään. Tavara siirtyy oikeasti varastoon siinä kohtaa, kun ostotilaus merkitään toimitetuksi.

Toimittamaton
Ostotilaus tulee tähän tilaan, kun se tulostetaan /lähetetään toimittajalle. Tämä toimenpide vaatii myös reskontraoikeuksista ostotilauksen hyväksyntäoikeuden ja lisäksi käyttöoikeuden myyntireskontran perusoikeuksiin, sillä ostotilaus käyttää samaa tulostustoimintoa myyntitilausten kanssa. Toimittamaton ostotilauksen kaikki rivit ovat toimittamattomia.

Osatoimitettu

Toimitus tehdään ostotilausnäkymän vastaanota toimitus -linkin kautta. Mikäli ostotilauksen kaikkia rivejä ei ole merkitty toimitetuksi ja valitaan näille jälkitoimitus, tulee ostotilauksen tilaksi osatoimitettu. Ne rivit, jotka ovat toimitettu tilassa, on siirtyneet varastoon valitulla toimituspäivällä. Tarkemmat ohjeet toimituksen tekoon löytyvät  toimituksen vastaanotto -ohjeesta.

Toimitettu

Kun kaikki ostotilauksen rivit on merkitty toimitetuksi toimituksen vastaanotto -näkymässä, menee ostotilaus toimitettu -tilaan.

Arkistoitu
Ostotilaus arkistoidaan käyttäjän toimesta, kun sekä tavarantoimitus on kirjattu vastaanotetuksi että toimitusrivit ovat kytketty ostolaskuun. Arkistointi on avointen ostotilausten viimeinen toimenpide ja tilaus on tämän jälkeen raportoitavissa ainoastaan ostotilausluettelon kautta.

Avointen ostotilausten käsittely

Hankintaehdotuksen hyväksyminen, tilauksen toimittajalle lähettäminen, tavaran vastaanottokirjaukset ja ostotilausrivien linkittäminen ostolaskuun tapahtuvat Avoimet ostotilaukset näkymän kautta.

Hankintaehdotuksen hyväksyminen
Uudet ostotilaukset muodostuvat aina hankintaehdotuksina. Hankintaehdotuksen voi luoda kuka tahansa yrityksen käyttäjä ilman erillisoikeuksia, mutta ainoastaan ostotilausten hyväksyjä voi hyväksyä tai hylätä hankintaehdotuksen. Hyväksymisoikeus voidaan asettaa reskontrien käyttöoikeuksissa.

Halutut hankintaehdotukset hyväksytään merkitsemällä ne valituiksi ja tämän jälkeen hyväksymällä hyväksy x -määrä tilausta -painikkeesta. Tämän jälkeen tilaukset siirtyvät Hyväksytty -otsikon alle.

 

 

Hankintaehdotuksen hylkääminen

Hankintaehdotus voidaan hylätä valitsemalla hyväksymispainikkeen viereinen valikkopainike ja tämän jälkeen Hylkää -toiminto.

Ostotilauksen lähettäminen/tulostaminen


Hyväksytyt hankintaehdotukset voidaan joko tulostaa paikallisesti PDF- muodossa, lähettää PDF eKirje -palvelun kautta toimittajalle tai lähettää sähköpostitse.  Hyväksytyt tilaukset merkitään valituiksi ja tämän jälkeen ne lähetetään toimittajalle.

 

Lähetysprosessinäkymä ehdottaa, että tilaukset lähetettäisiin toimittajille PDF eKirje -tulostuspalvelun kautta, mikäli toimittajalla ei ole sähköpostiosoitetta. Tilaukset voidaan lähettää painamalla Lähetä aineistot PDF eKirje tulostuspalveluun -painiketta.

Jos tilaukset halutaan tulostaa itse, täytyy niiden lähetyskanava vaihtaa merkitsemällä ensin tilaukset valituksi (1), vaihtamalla lähetyskanavaksi Paikallinen tulostus (PDF) (2) ja painamalla Vaihda -painiketta (3). Tämän jälkeen painetaan Tulosta aineistot -painiketta.


Tilausten tulostamisen tai lähettämisen jälkeen ne siirtyvät Toimittamattomat -otsikon alle.

Ostotilauksen lähetys sähköpostitse

Jotta ostotilauksen voi lähettää sähköpostitse, pitää ostotilauksen toimittajan yhteystiedot välilehdelle lisätä sähköpostiosoite. Ostotilaukselle voi myös antaa sähköpostin mukana menevän saatetekstin. Ostotilauksella oleva saateteksti yliajaa yrityksen perustiedoissa olevan saatetekstin. Mikäli ostotilauksen toimittajalla on sähköpostiosoite, on sähköpostilähetys oletuslähetystapa ostotilaukselle. Lähetystavan voi vahtaa lähetysnäkymässä kuten on neuvottu tämän ohjeen yläpuolella olevassa kuvassa.

Lähettäjän sähköpostiosoitteen voi määritellä myynnin perustiedoista ja asetuksista ja sieltä vakiotekstien hallinta linkin takaa.

Toimittamattomat ostotilaukset

Kun tavarat ovat saapuneet siirrytään vastaanota toimitus -linkistä tekemään tuotteiden toimitus. Tämä samalla lisää tuotteet varastoon haluttuna toimituspäivänä. Rivin perässä näkyy, montako ostotilauksen riviä on toimitettu ja perässä on koko ostotilauksen rivien määrä. Toimittamaton -linkistä pääsee ostotilauksen tuotteiden varastotapahtumiin (tuotteiden on oltava varastoitavia tuotteita). Kun tila on toimittamaton, on varastorivit avoimina.

 

Osatoimitetut ostotilaukset

Kun ostotilausta ei ole kokonaan toimitettu on se osatoimitettu -tilassa.  Näkymästä nähdään, montako riviä on toimitettu ja mikä on ostotilauksen kokonaisrivimäärä. Ne rivit, jotka ovat toimitettuja, on varastotapahtumalla käsiteltyjä ja toimittamattomat ovat avoinna -tilassa. Varastoraporteilla avoin tila tarkoittaa, että tavaraa on tulossa.

Toimitetut ostotilaukset

Kun ostotilauksen kaikki rivit on toimitettu, muuttuu tilaksi toimitettu. Varastonhallinnassa rivit on käsitelty -tilassa ja tavara on tullut varastoon.

Ostotilausrivien linkittäminen ostolaskuriveihin

Kun ostotilaukselle on saapunut ostolasku, voidaan laskut kohdistaa keskenään. Tämä onnistuu ostotilausnäkymästä halutun ostotilausrivin kohdista lasku -linkin kohdalta. Linkin perässä näytetään, montako ostolaskun riviä on kohdistettu ostotilaukseen.

Värinä on harmaa, mikäli yhtään kohdistusta ei ole tehty. Vihreä tulee, jos rivejä on kohdistettu tai kohdistettu kaikki. Oranssi väri tulee, jos ostolaskulla on jotain huomioitavaa, kuten esimerkiksi ostolasku olisi maksukiellossa. Tarkemmat ohjeet kohdistamiseen löytyvät täältä.

Laatukäsittely

Mikäli yrityksellä on laatukäsittely käytössä, näkyy tämä ostotilausnäkymässä. Mikäli laatumäärityksiin on määritelty laatu, joka sisältää laatupoikkeaman, näkyy tämä avoimissa ostotilauksissa oranssilla.

Ostotilauksen arkistoiminen

Kun ostotilaus on käsitelty, eli kaikki tarvittavat rivit on toimitettu ja laskun linkitys on tehty, voidaan ostotilaus arkistoida. Tämä poistaa ostotilauksen avoimista ostotilauksista. Valitaan haluttu ostotilaus / ostotilaukset ja painetaan arkistoi -napista. Arkistoidut ostotilaukset löytyvät Ostotilausarkistosta.

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.