(Ostot > Ostotilaukset > Avoimet ostotilaukset)

Ostotilausten käsittely tapahtuu Avoimet ostotilaukset -näkymässä. Avoimissa ostotilauksissa näkyy Hankintaehdotukset, Hyväksytyt, Toimittamattomat, Osatoimitetut, Toimitetut ja Ylitoimitetut tilaukset. Mikäli tilaus arkistoidaan, siirtyy tilaus Avoimista ostotilauksista Ostotilausluetteloon. 

Jotta näymään pääsee, tulee olla luku- tai muokkausoikeudet toimintokohtaisissa oikeuksissa "ostotilaus"-kohtaan. Lukuoikeuksilla ei voi tehdä muutoksia näkymään. 

Listausnäkymä voidaan päivittää hakuehtojen mukaisesti. Näkymään saadaan lisättyä haluttuja kenttiä ja vastaavasti näkymästä voidaan ottaa pois kenttiä, joita ei koeta tarvittavan.

Näytä sarakkeet -painikkeella (1) valitaan näkymään mukaan halutut sarakevalinnat. Näkymää voidaan rajata vielä erikseen käyttäjän omilla hakusanoilla (2). Kun valinnat asetettu, tulee näkymä päivittää Päivitä valinnat -painikkeella (3). 

Ostotilausnäkymän voi myös saada Exceliin tallenna Excel-tiedostona -linkistä.


Ostotilausten käsittelytilat


Hankintaehdotus
Kaikki uudet ostotilaukset muodostetaan järjestelmään hankintaehdotuksena. Hankintaehdotus ei vielä tee varastoon kirjausriviä.

Hyväksytty
Hankintaehdotuksen voi hyväksyä käyttäjä, jolle on asetettu Myynti- ja ostoreskontran oikeuksista ostotilausten hyväksyjä -oikeus. Hyväksytty ostotilaus myös muodostaa varastonhallintaan varauksen Tulossa -kenttään. Tavara siirtyy varastoon, kun ostotilaus merkitään toimitetuksi.

Toimittamaton
Ostotilauksen tila muuttuu toimittamattomaksi, kun se tulostetaan /lähetetään toimittajalle. Tämä toimenpide vaatii myös reskontraoikeuksista ostotilauksen hyväksyntäoikeuden ja lisäksi käyttöoikeuden myyntireskontran perusoikeuksiin, sillä ostotilaus käyttää samaa tulostustoimintoa myyntitilausten kanssa.

Osatoimitettu

Toimitus tehdään Vastaanota toimitus -linkin kautta. Mikäli ostotilauksen kaikkia rivejä ei ole merkitty toimitetuksi ja valitaan näille jälkitoimitus, tulee ostotilauksen tilaksi osatoimitettu. Ne rivit, jotka ovat toimitettu tilassa, on siirtyneet varastoon valitulla toimituspäivällä. Tarkemmat ohjeet toimituksen tekoon löytyvät  toimituksen vastaanotto -ohjeesta.

Toimitettu

Kun kaikki ostotilauksen rivit on merkitty toimitetuksi toimituksen vastaanotto -näkymässä, siirtyy ostotilaus toimitettu -tilaan.

Arkistoitu
Ostotilaus arkistoidaan käyttäjän toimesta, kun sekä tavarantoimitus on kirjattu vastaanotetuksi että toimitusrivit ovat kytketty ostolaskuun. Arkistointi on avointen ostotilausten viimeinen toimenpide ja tilaus on tämän jälkeen raportoitavissa ainoastaan ostotilausluettelon kautta.


Avointen ostotilausten käsittely

Hankintaehdotuksen hyväksyminen, tilauksen toimittajalle lähettäminen, tavaran vastaanottokirjaukset ja ostotilausrivien linkittäminen ostolaskuun tapahtuvat Avoimet ostotilaukset näkymän kautta.

Hankintaehdotuksen hyväksyminen
Uudet ostotilaukset muodostuvat aina hankintaehdotuksina. Hankintaehdotuksen voi luoda kuka tahansa yrityksen käyttäjä ilman erillisoikeuksia, mutta ainoastaan ostotilausten hyväksyjä voi hyväksyä tai hylätä hankintaehdotuksen. Hyväksymisoikeus voidaan asettaa reskontrien käyttöoikeuksissa.

Halutut hankintaehdotukset hyväksytään merkitsemällä ne valituiksi ja tämän jälkeen hyväksymällä hyväksy x -määrä tilausta -painikkeesta. Tämän jälkeen tilaukset siirtyvät Hyväksytty -otsikon alle.

 

Hankintaehdotuksen hylkääminen

Hankintaehdotus voidaan hylätä valitsemalla hyväksymispainikkeen viereinen valikkopainike ja tämän jälkeen Hylkää -toiminto.

Ostotilauksen lähettäminen/tulostaminen


Hyväksytyt hankintaehdotukset voidaan joko tulostaa paikallisesti PDF-muodossa, lähettää PDF eKirje -tulostuspalveluun tai sähköpostitse.  Hyväksytyt tilaukset valitaan Avoimet ostotilaukset -näkymästä ja painetaan Lähetä -painiketta

 

Lähetysprosessinäkymä ehdottaa, että tilaukset lähetetään toimittajille PDF eKirje -tulostuspalvelun kautta, mikäli toimittajalla ei ole sähköpostiosoitetta.


Jos tilaukset halutaan tulostaa itse tai lähettää sähköpostilla, täytyy niiden lähetyskanava vaihtaa merkitsemällä ensin tilaukset valituksi (1), vaihtamalla lähetyskanavaksi Paikallinen tulostus (PDF) tai Välitys sähköpostitse (2) ja painamalla Vaihda -painiketta (3). Tämän jälkeen painetaan Tulosta aineistot/Lähetä sähköpostitse -painiketta. Sähköpostilähetyksestä lisää tietoa ohjeen kohdassa "Ostotilauksen lähetys sähköpostitse".


Tilausten tulostamisen tai lähettämisen jälkeen ne siirtyvät Toimittamattomat -otsikon alle.


Ostotilauksen lähetys sähköpostitse

Jotta ostotilauksen voi lähettää sähköpostitse, pitää ostotilauksen toimittajan yhteystiedot välilehdelle lisätä sähköpostiosoite. Jos haluaa lähettää ostotilauksen useampaan osoitteeseen, pitää osoitteet erottaa toisistaan ; -merkillä. Ostotilaukselle voi myös antaa sähköpostin mukana menevän saatetekstin. Ostotilauksella oleva saateteksti yliajaa yrityksen perustiedoissa olevan saatetekstin. Mikäli ostotilauksen toimittajalla on sähköpostiosoite, on sähköpostilähetys oletuslähetystapa ostotilaukselle. Lähetystavan voi vahtaa lähetysnäkymässä kuten on neuvottu tämän ohjeen yläpuolella olevassa kuvassa.

Lähettäjän sähköpostiosoitteen voi määritellä myynnin perustiedoista ja asetuksista ja sieltä vakiotekstien hallinta linkin takaa.

Toimittamattomat ostotilaukset

Kun tavarat ovat saapuneet siirrytään vastaanota toimitus -linkistä tekemään tuotteiden toimitus. Tämä samalla lisää tuotteet varastoon haluttuna toimituspäivänä. Rivin perässä näkyy, montako ostotilauksen riviä on toimitettu ja perässä on koko ostotilauksen rivien määrä. Toimittamaton -linkistä pääsee ostotilauksen tuotteiden varastotapahtumiin (tuotteiden on oltava varastoitavia tuotteita). Kun tila on toimittamaton, on varastorivit avoimina.

 Osatoimitetut ostotilaukset

Kun ostotilausta ei ole kokonaan toimitettu on se osatoimitettu -tilassa.  Näkymästä nähdään, montako riviä on toimitettu ja mikä on ostotilauksen kokonaisrivimäärä. Ne rivit, jotka ovat toimitettuja, on varastotapahtumalla käsiteltyjä ja toimittamattomat ovat avoinna -tilassa. Varastoraporteilla avoin tila tarkoittaa, että tavaraa on tulossa.

Toimitetut ostotilaukset

Kun ostotilauksen kaikki rivit on toimitettu, muuttuu tilaksi toimitettu. Varastonhallinnassa rivit on käsitelty -tilassa ja tavara on tullut varastoon.

Ostotilausrivien linkittäminen ostolaskuriveihin

Kun ostotilaukselle on saapunut ostolasku, voidaan laskut kohdistaa keskenään. Tämä onnistuu ostotilausnäkymästä halutun ostotilausrivin kohdista lasku -linkin kohdalta. Linkin perässä näytetään, montako ostolaskun riviä on kohdistettu ostotilaukseen.

Värinä on harmaa, mikäli yhtään kohdistusta ei ole tehty. Vihreä tulee, jos rivejä on kohdistettu tai kohdistettu kaikki. Oranssi väri tulee, jos ostolaskulla on jotain huomioitavaa, kuten esimerkiksi ostolasku olisi maksukiellossa. Tarkemmat ohjeet kohdistamiseen löytyvät täältä.

Laatukäsittely

Mikäli yrityksellä on laatukäsittely käytössä, näkyy tämä ostotilausnäkymässä. Mikäli laatumäärityksiin on määritelty laatu, joka sisältää laatupoikkeaman, näkyy tämä avoimissa ostotilauksissa oranssilla.

Ostotilauksen arkistoiminen

Kun ostotilaus on käsitelty, eli kaikki tarvittavat rivit on toimitettu ja laskun linkitys on tehty, voidaan ostotilaus arkistoida. Arkistointi siirtää ostotilauksen Avoimet ostotilaukset -näkymästä Ostotilausluetteloon. Valitaan haluttu ostotilaus / ostotilaukset ja painetaan Arkistoi -painikkeesta 

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.