Käsittele ostotilauksia Avoimet ostotilaukset -näkymässä. Käsittele hankintaehdotusten hyväksyminen, ostotilausten lähettäminen, toimittamattomat ja osatoimitetut tilaukset, toimitettujen tilausten hallinta, ostotilausrivien linkittäminen ostolaskuihin, mahdollinen laatukäsittely ja ostotilausten arkistointi. Avaa näkymä valitsemalla Ostot > Ostotilaukset > Avoimet ostotilaukset.

SISÄLTÖ

Ostotilausten käsittely ja käyttöoikeudet

Ostotilausten käsittely tapahtuu Avoimet ostotilaukset -näkymässä. Avoimissa ostotilauksissa näkyy Hankintaehdotukset, Hyväksytyt, Toimittamattomat, Osatoimitetut, Toimitetut ja Ylitoimitetut tilaukset. Kun tilaus arkistoidaan, tilaus siirtyy Avoimista ostotilauksista Ostotilausluetteloon.

Jotta Avoimet ostotilaukset -näkymään pääsee, käyttäjällä on oltava luku- tai muokkausoikeudet toimintokohtaisissa oikeuksissa "ostotilaus"-kohtaan. Lukuoikeuksilla ei voi tehdä muutoksia näkymään.

Listausnäkymä voidaan päivittää hakuehtojen mukaisesti. Näkymään voidaan lisätä haluttuja kenttiä ja vastaavasti näkymästä voidaan poistaa kenttiä, joita ei tarvita. Näytä sarakkeet -painikkeella (1) valitaan näkymään mukaan halutut sarakevalinnat. Näkymää voidaan rajata erikseen käyttäjän omilla hakusanoilla (2). Kun valinnat on asetettu, näkymä päivitetään Päivitä valinnat -painikkeella (3).

  • Varmista, että sinulla on luku- tai muokkausoikeus toimintokohtaisissa oikeuksissa "ostotilaus"-kohtaan.
  • Avaa Avoimet ostotilaukset -näkymä.
  • Valitse Näytä sarakkeet -painike (1), jos haluat lisätä tai poistaa sarakkeita näkymästä.
  • Syötä tarvittaessa omat hakusanat hakukenttään (2) rajataksesi näkymää.
  • Paina Päivitä valinnat -painiketta (3), jotta tekemäsi valinnat tulevat voimaan.

Ostotilausnäkymän voi tallentaa Exceliin tallenna Excel-tiedostona -linkistä.

  • Valitse tallenna Excel-tiedostona -linkki, kun haluat viedä ostotilausnäkymän Exceliin.

Ostotilausten käsittelytilat

Hankintaehdotus

Kaikki uudet ostotilaukset muodostuvat järjestelmään hankintaehdotuksena. Hankintaehdotus ei tee varastoon kirjausriviä.

Hyväksytty
Hankintaehdotuksen voi hyväksyä käyttäjä, jolle on asetettu Myynti- ja ostoreskontran oikeuksista ostotilausten hyväksyjä -oikeus. Hyväksytty ostotilaus muodostaa varastonhallintaan varauksen Tulossa -kenttään. Tavara siirtyy varastoon, kun ostotilaus merkitään toimitetuksi.

Toimittamaton
Ostotilauksen tila muuttuu toimittamattomaksi, kun tilaus tulostetaan tai lähetetään toimittajalle. Tämä toimenpide vaatii reskontraoikeuksista ostotilauksen hyväksyntäoikeuden ja lisäksi käyttöoikeuden myyntireskontran perusoikeuksiin, koska ostotilaus käyttää samaa tulostustoimintoa myyntitilausten kanssa.

Osatoimitettu

Toimitus tehdään Vastaanota toimitus -linkin kautta. Kun ostotilauksen kaikkia rivejä ei ole merkitty toimitetuksi ja riveille valitaan jälkitoimitus, ostotilauksen tilaksi tulee osatoimitettu. Toimitetut rivit siirtyvät varastoon valitulla toimituspäivällä. Tarkemmat ohjeet toimituksen tekoon löytyvät toimituksen vastaanotto -ohjeesta.

Toimitettu

Kun kaikki ostotilauksen rivit on merkitty toimitetuksi toimituksen vastaanotto -näkymässä, ostotilaus siirtyy toimitettu-tilaan.

Arkistoitu
Ostotilaus arkistoidaan käyttäjän toimesta, kun tavarantoimitus on kirjattu vastaanotetuksi ja toimitusrivit on kytketty ostolaskuun. Arkistointi on avointen ostotilausten viimeinen toimenpide. Arkistoitu tilaus on raportoitavissa ainoastaan ostotilausluettelon kautta.

Avointen ostotilausten käsittely

Hankintaehdotuksen hyväksyminen, tilauksen toimittajalle lähettäminen, tavaran vastaanottokirjaukset ja ostotilausrivien linkittäminen ostolaskuun tapahtuvat Avoimet ostotilaukset -näkymän kautta.

Hankintaehdotuksen hyväksyminen

Uudet ostotilaukset muodostuvat aina hankintaehdotuksina. Hankintaehdotuksen voi luoda kuka tahansa yrityksen käyttäjä ilman erillisoikeuksia, mutta ainoastaan ostotilausten hyväksyjä voi hyväksyä tai hylätä hankintaehdotuksen. Hyväksymisoikeus asetetaan reskontrien käyttöoikeuksissa.

  • Avaa Avoimet ostotilaukset -näkymä.
  • Valitse halutut hankintaehdotukset merkitsemällä ne valituiksi.
  • Paina hyväksy x määrä tilausta -painiketta hyväksyäksesi valitut hankintaehdotukset.
  • Tarkista, että hyväksytyt tilaukset siirtyvät Hyväksytty-otsikon alle.

 

Hankintaehdotuksen hylkääminen

Hankintaehdotus voidaan hylätä hyväksymisoikeudella.

  • Avaa Avoimet ostotilaukset -näkymä.
  • Valitse hankintaehdotus, jonka haluat hylätä.
  • Valitse hyväksymispainikkeen vieressä oleva valikkopainike.
  • Valitse Hylkää-toiminto.

Ostotilauksen lähettäminen/tulostaminen

Hyväksytyt hankintaehdotukset voidaan tulostaa paikallisesti PDF-muodossa, lähettää PDF eKirje -tulostuspalveluun tai lähettää sähköpostitse. Hyväksytyt tilaukset valitaan Avoimet ostotilaukset -näkymästä ja Lähetä-painiketta painetaan.

  • Avaa Avoimet ostotilaukset -näkymä.
  • Valitse Hyväksytyt-otsikon alta tilaukset, jotka haluat lähettää tai tulostaa.
  • Paina Lähetä-painiketta.

 

Lähetysprosessinäkymä ehdottaa, että tilaukset lähetetään toimittajille PDF eKirje -tulostuspalvelun kautta, jos toimittajalla ei ole sähköpostiosoitetta.

Jos tilaukset halutaan tulostaa itse tai lähettää sähköpostilla, lähetyskanava vaihdetaan seuraavasti:

  • Merkitse tilaukset valituiksi (1).
  • Valitse lähetyskanavaksi Paikallinen tulostus (PDF) tai Välitys sähköpostitse (2).
  • Paina Vaihda-painiketta (3).
  • Paina Tulosta aineistot- tai Lähetä sähköpostitse -painiketta valitun lähetyskanavan mukaan.

Sähköpostilähetyksestä on lisää tietoa ohjeen kohdassa "Ostotilauksen lähetys sähköpostitse".

Tilausten tulostamisen tai lähettämisen jälkeen tilaukset siirtyvät Toimittamattomat-otsikon alle.

Ostotilauksen lähetys sähköpostitse

Ostotilauksen lähettäminen sähköpostitse edellyttää, että ostotilauksen toimittajan Yhteystiedot-välilehdelle on lisätty sähköpostiosoite. Jos ostotilaus halutaan lähettää useampaan sähköpostiosoitteeseen, osoitteet erotetaan toisistaan puolipisteellä (;).

  • Avaa toimittajan tiedot ja siirry Yhteystiedot-välilehdelle.
  • Lisää toimittajan sähköpostiosoite.
  • Lisää useampi sähköpostiosoite erottamalla osoitteet puolipisteellä (;), jos haluat lähettää tilauksen useaan osoitteeseen.

Ostotilaukselle voidaan antaa sähköpostin mukana menevä saateteksti. Ostotilauksella oleva saateteksti yliajaa yrityksen perustiedoissa olevan saatetekstin. Jos ostotilauksen toimittajalla on sähköpostiosoite, sähköpostilähetys on oletuslähetystapa ostotilaukselle. Lähetystavan voi vaihtaa lähetysnäkymässä kuten on neuvottu tämän ohjeen yläpuolella olevassa kuvassa.

  • Avaa ostotilaus.
  • Syötä halutessasi ostotilaukselle oma saateteksti.
  • Vahvista, että sähköpostilähetys on valittuna lähetyskanavaksi tai vaihda lähetyskanava lähetysnäkymässä.

Saatepohjia muokataan kohdassa Myynti > Laskutuksen asetukset > Sähköpostien saateviestit:

Lähettäjän sähköpostiosoite: Tähän kenttään voidaan määritellä yrityksen oma osoite. Lähettäjän sähköpostiosoitteena näkyy aina noreply@netvisor.fi ja lähettäjän nimenä yrityksen nimi. Kun ostotilauksen vastaanottaja vastaa saamaansa viestiin, viesti saapuu tähän kenttään määriteltyyn osoitteeseen.

  • Siirry kohtaan Myynti > Laskutuksen asetukset > Sähköpostien saateviestit.
  • Määritä Lähettäjän sähköpostiosoite -kenttään yrityksen oma sähköpostiosoite, johon vastaukset halutaan.
  • Tallenna muutokset.

Toimittamattomat ostotilaukset

Kun tavarat ovat saapuneet, toimitus kirjataan Vastaanota toimitus -linkistä. Toimitus lisää tuotteet varastoon valittuna toimituspäivänä. Rivin perässä näkyy, montako ostotilauksen riviä on toimitettu ja mikä on koko ostotilauksen rivien määrä. Toimittamaton-linkistä pääsee ostotilauksen tuotteiden varastotapahtumiin, kun tuotteet ovat varastoitavia tuotteita. Kun tila on toimittamaton, varastorivit ovat avoimina.

  • Avaa Avoimet ostotilaukset -näkymä ja etsi Toimittamattomat-otsikon alla oleva tilaus.
  • Valitse Vastaanota toimitus -linkki, kun tavarat ovat saapuneet.
  • Syötä toimituspäivä ja vahvista toimitus, jotta tuotteet kirjautuvat varastoon.
  • Valitse Toimittamaton-linkki, jos haluat tarkastella ostotilauksen tuotteiden varastotapahtumia.

Osatoimitetut ostotilaukset

Kun ostotilausta ei ole toimitettu kokonaan, tilaus on osatoimitettu-tilassa. Näkymästä nähdään, montako riviä on toimitettu ja mikä on ostotilauksen kokonaisrivimäärä. Toimitetut rivit ovat varastotapahtumalla käsiteltyjä ja toimittamattomat rivit ovat avoinna-tilassa. Varastoraporteilla avoin tila tarkoittaa, että tavaraa on tulossa.

  • Avaa Avoimet ostotilaukset -näkymä ja tarkastele Osatoimitetut-otsikon alla olevia tilauksia.
  • Tarkista rivimäärät, jotta näet toimitettujen ja toimittamattomien rivien määrän.
  • Käsittele jäljellä olevat rivit Vastaanota toimitus -toiminnolla, kun tavarat saapuvat.

Toimitetut ostotilaukset

Kun ostotilauksen kaikki rivit on toimitettu, tilaksi muuttuu toimitettu. Varastonhallinnassa rivit ovat käsitelty-tilassa ja tavara on tullut varastoon.

  • Avaa Avoimet ostotilaukset -näkymä ja tarkastele Toimitetut-otsikon alla olevia tilauksia.
  • Varmista, että kaikki rivit on merkitty toimitetuiksi ja että tavara näkyy varastossa.

Ostotilausrivien linkittäminen ostolaskuriveihin

Kun ostotilaukselle on saapunut ostolasku, laskut voidaan kohdistaa keskenään. Kohdistaminen tehdään ostotilausnäkymästä halutun ostotilausrivin kohdasta lasku-linkin kautta. Linkin perässä näytetään, montako ostolaskun riviä on kohdistettu ostotilaukseen.

  • Avaa Avoimet ostotilaukset -näkymä.
  • Etsi ostotilaus, jolle on saapunut ostolasku.
  • Valitse ostotilausrivin kohdalla lasku-linkki.
  • Kohdista ostolaskun rivit ostotilausriveihin ohjeen mukaisesti.

Lasku-linkin väri ilmaisee kohdistuksen tilan:

  • Harmaa: yhtään kohdistusta ei ole tehty.
  • Vihreä: rivejä on kohdistettu tai kaikki rivit on kohdistettu.
  • Oranssi: ostolaskulla on jotain huomioitavaa, esimerkiksi ostolasku on maksukiellossa.

Tarkemmat ohjeet kohdistamiseen löytyvät täältä.

Laatukäsittely

Kun yrityksellä on laatukäsittely käytössä, laatukäsittely näkyy ostotilausnäkymässä. Kun laatumäärityksiin on määritelty laatu, joka sisältää laatupoikkeaman, laatupoikkeama näkyy avoimissa ostotilauksissa oranssilla.

  • Ota laatukäsittely käyttöön yrityksen asetuksista ohjeen mukaisesti.
  • Tarkastele Avoimet ostotilaukset -näkymää ja etsi oranssilla merkityt laatupoikkeamat.
  • Käsittele laatupoikkeamat yrityksen laatukäytäntöjen mukaisesti.

Ostotilauksen arkistoiminen

Kun ostotilaus on käsitelty, eli kaikki tarvittavat rivit on toimitettu ja laskun linkitys on tehty, ostotilaus voidaan arkistoida. Arkistointi siirtää ostotilauksen Avoimet ostotilaukset -näkymästä Ostotilausluetteloon.

  • Varmista, että kaikki tarvittavat rivit on toimitettu ja ostolasku on linkitetty ostotilaukseen.
  • Avaa Avoimet ostotilaukset -näkymä.
  • Valitse ostotilaus tai useampi ostotilaus, jonka haluat arkistoida.
  • Paina Arkistoi-painiketta.

Kun tilauksen arkistoi, toimitetuille riveille ei tehdä varastoon mitään. Ne rivit, jotka ovat avoimena eli eivät vielä toimitettuja, häviävät kokonaan varastotapahtumista. Varaus purkautuu samalla.

Avainsanat: avoimet ostotilaukset, hankintaehdotus, ostotilaus, ostolasku, laatukäsittely, arkistointi

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Miten pääsen Avoimet ostotilaukset -näkymään?
Avaa näkymä valitsemalla Ostot > Ostotilaukset > Avoimet ostotilaukset. Varmista, että sinulla on luku- tai muokkausoikeus toimintokohtaisissa oikeuksissa "ostotilaus"-kohtaan.

Kuka voi hyväksyä hankintaehdotuksen?
Hankintaehdotuksen voi hyväksyä käyttäjä, jolle on Myynti- ja ostoreskontran oikeuksissa annettu ostotilausten hyväksyjä -oikeus. Muut käyttäjät voivat luoda hankintaehdotuksia, mutta eivät hyväksyä tai hylätä niitä.

Milloin ostotilauksen tila muuttuu toimittamattomaksi?
Ostotilauksen tila muuttuu toimittamattomaksi, kun tilaus tulostetaan tai lähetetään toimittajalle. Tämä edellyttää ostotilauksen hyväksyntäoikeutta ja käyttöoikeutta myyntireskontran perusoikeuksiin.

Miten lähetän ostotilauksen sähköpostitse?
Lisää toimittajan sähköpostiosoite toimittajan Yhteystiedot-välilehdelle. Valitse Avoimet ostotilaukset -näkymässä tilaus, paina Lähetä ja varmista, että lähetyskanavaksi on valittu Välitys sähköpostitse. Lisää tarvittaessa saateteksti ostotilaukselle.

Miten linkitän ostotilausrivit ostolaskuriveihin?
Avaa Avoimet ostotilaukset -näkymä, etsi ostotilaus ja valitse ostotilausrivin kohdalla lasku-linkki. Kohdista ostolaskun rivit ostotilausriveihin. Linkin väri kertoo kohdistuksen tilan (harmaa, vihreä tai oranssi).

Milloin ostotilaus voidaan arkistoida?
Ostotilaus voidaan arkistoida, kun kaikki tarvittavat rivit on toimitettu ja ostolaskun linkitys on tehty. Arkistointi siirtää tilauksen Avoimet ostotilaukset -näkymästä Ostotilausluetteloon ja purkaa avoimien rivien varaukset.

Miten laatukäsittely näkyy avoimissa ostotilauksissa?
Kun laatukäsittely on käytössä ja laatumäärityksiin on määritelty laatu, joka sisältää laatupoikkeaman, laatupoikkeama näkyy Avoimet ostotilaukset -näkymässä oranssilla.

Miten voin viedä ostotilausnäkymän Exceliin?
Valitse Avoimet ostotilaukset -näkymässä tallenna Excel-tiedostona -linkki, jolloin näkymä tallentuu Excel-tiedostoksi.

Avainsanat: avoimet ostotilaukset, hankintaehdotus, ostotilaus, ostolasku, laatukäsittely, arkistointi



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.