Tapahtumapohjainen varastokäsittely

Tapahtumapohjainen varastokäsittely tarkoittaa, että varastotapahtumia voidaan kohdistaa oikeaan tuote-erään automaattisesti taustalla.

FIFO -laskennan käyttöönotto

FIFO-laskenta voidaan kytkeä käyttöön Tuotteet > Varaston asetukset > Varaston arvostusmenetelmä -kautta (1). Tässä esimerkissä aikaisempi varaston arvostusmenetelmä on Juokseva keskihinnan laskenta. Klikataan tästä linkistä:

 

Valitaan uusi arvostusmenetelmä: FIFO laskenta (2):

Käyttöönotossa huomioitavat asiat - TÄRKEÄ

Seuranta/jäljitys/linkitys

Tapahtumapohjainen varastonhallinta tarjoaa työkalut varaston tarkkaan seuraamiseen tuote-erätasolla. Jäljitystä tuotetasolla tapahtumapohjainen varastonhallinta ei toistaiseksi tarjoa. Automatiikka muodostaa myyntitilaus/-laskuriveistä varastotapahtumarivit ja linkittää ne yritykselle valitun varastonarvostusmenetelmän mukaan FIFO/LIFO-periaatteella hankinta-/valmistuseriin, joihin vähentävät varastotapahtumat kohdistuvat. Käyttäjä voi manuaalisesti muokata automatiikan tekemiä oletuksia ja kohdistella tapahtumia myös itse.

Tapahtumapohjaisen menetelmän avulla voidaan siis seurata tuotteiden liikkumista ja selvittää helposti mihin tietty tuotteen hankintaerä on siirretty ja/tai toimitettu.

Linkitystyökalusta ja jäljitysketjusta löytyy oma ohje täältä.

Tapahtumapohjaisen varastonhallinnan käyttöönotossa huomioitavat asiat ja muutokset keskihintamenettelyn mukaiseen varastokäsittelyyn:

Yleiset toimintaperiaatteet tapahtumapohjaisessa (FIFO/LIFO) varastokäsittelyssä

Netvisorissa varasto arvostetaan tapahtumapohjaisesti varastotapahtumilla käytettävän yksikköhinnan mukaan. Yksikköhinta haetaan varastoa vähentäville tapahtumille aina tapahtumahetkellä varastossa olevien tuote-erien yksikköhinnasta joko vanhimmasta (FIFO) tai uusimmasta (LIFO) tuote-erästä. Näiden välille luodaan linkitys automaattisesti, jota käyttäjä voi halutessaan muuttaa esimerkiksi kohdistaessa myynnin johonkin toiseen kuin valitun arvostusmenetelmän mukaiseen vähennysvuorossa olevaan tuote-erään. Tällä tavalla käyttäjä voi luoda FIFO:sta/LIFO:sta poikkeavia linkityksiä ja rakentaa tapahtumapohjaisesti juuri oikeat jäljitysketjut tuote-erille sekä raportoida niiden liikkeet aina toimittajilta varaston kautta asiakkaille. Koska varasto on mahdollista vähentää miinukselle Netvisorissa, on linkitysten tekeminen myös jälkikäteen mahdollista varastotäydennysten jälkeen. Nämä linkitykset käyttäjän tulee tehdä manuaalisesti Linkittämättömät raportin kautta.

Päälle kytkemisen yhteydessä käyttäjän huomioitavat ja edellyttämät toimenpiteet

Tapahtumapohjaisen varastonarvostuksen kytkennän jälkeen olemassa oleville varastotapahtumille tehdään automaattisesti konversio, jossa vähentävät tapahtumat linkitetään tuote-eriin takautuvasti valitun arvostusmenetelmän mukaan joko vanhimpiin (FIFO) tai uusimpiin (LIFO) ensin. Kaikki tapahtumia ei todennäköisesti pystytä automaattisesti konvertoimaan ja linkittämään erinäisistä syistä johtuen. Tuote-eriin linkittämättömät raportti varastonhallinnan eräpohjaisilla raporteilla tarjoaa käyttäjälle mahdollisuuden tarkastella näitä linkittämättömiä varastotapahtumia ja tehdä niille tarvittavia korjauksia sekä linkittää niitä manuaalisesti. Kyseiseltä raportilta löytyy massatoiminto, joka tarkistaa korjausten jälkeen tilanteen varastossa ja koittaa tehdä linkitykset takautuvasti uuden tilanteen pohjalta kaikille linkittämättömille riveille.

Yleisimmät syyt linkittämättömille varastoriveille:

• Varastosaldo on ollut alkutilanteessa järjestelmän mukaan miinuksella ja yhtään tuote-erää ei löytynyt varastosta > Tehtävä joko inventointi tai muu varastoa täydentävä kirjaus, ja linkitettävä tapahtumat manuaalisesti.
• Myynnissä on voinut erehdyksessä eksyä väärä tuotenimike tilaukselle/laskulle. Esimerkiksi samankaltaisten tuotteiden mallien välillä tämä on aina mahdollista. Myyntikäsittelyssä kannattakin olla tarkkana, koska näitä voi olla vaikea tunnistaa ja korjata jälkikäteen.
• Vähentävillä varastotapahtumilla on eri varasto kuin varastossa olevilla tuote-erillä > Vähentävien tapahtumien varastomääritys on muutettava vastaamaan varastossa olevia tuote-eriä. Saman voi tehdä myös toisin päin eli tuote-erien varaston voi päivittää vastaamaan myyntivarastoa, jolloin myynnit on mahdollista kohdistaa tuote-eriin.
• Varastotapahtumia, joilla ei ole kuin vähentäviä kirjauksia = tuotenimikettä on käytetty esim. juoksevaan kirjanpitoon eikä sitä ole tarkoitus huomioida varastonarvostuksessa. Tällöin ei linkityksiäkään voida muodostaa, kun vastakappaleita ei löydy varastoa lisäävistä kirjauksista.
• Vanhoja tapahtumiakin voi olla sotkemassa raportointia, koska automaattiset linkitykset tehdään vain kuluvalta ja aktiiviselta tilikaudelta. Varastoraporteilla, kuten linkittämättömien raportilla on mahdollista nähdä aikaisempien tilikausien tapahtumia, joita ei voida linkittää, koska näille on tehty jo tilinpäätös.

Huom. On käyttäjän vastuulla tarkastaa heti käyttöönoton yhteydessä, että linkitykset menevät oikein, ja että tarvittavat korjaukset tulevat tehtyä.

Muutokset tavalliseen varastokäsittelyyn nähden - TÄRKEÄ

Automaattiset linkitykset (fifo-periaatteella)

Kaikki varastoa vähentävät varastotapahtumat linkitetään järjestelmän toimesta automaattisesti varastoa lisääviin varastotapahtumiin, mikäli näitä löytyy samasta varastosta, johon vähentävä kirjaus kohdistuu. Jos tuotekortille ei ole määritetty oletusvarastoa, eikä myyntitilaus/laskuriville valita varastoa, kohdistetaan myynti automaattisesti siihen varastoon, mistä löytyy FIFO:lla vanhin tuote-erä.

• Automaattiset linkitykset FIFO:lla katsotaan aina varastotapahtumarivin toimituspäivämäärän mukaan, joka on tässä merkitsevä tekijä
• Huom. varastosaldon voi vähentää miinukselle. Tällöin linkitystä tapahtumien välillä ei tapahdu tapahtumahetkellä vaan ensin pitää tehdä varastotäydennys.
• Jos myyntitilaus/laskuriville on valinnut varaston, jossa ei ole tavaraa, ei linkitystä myöskään tehdä vaan tavara tulee aina muistaa kirjata oikeaan varastoon

Linkityskäsittelyn tuomat muutokset varastotapahtumanäkymään 

Automaattinen linkitys noudattaa valittua varastonarvostusmenettelyä eli linkitykset tehdään FIFO:lla varastossa vanhimpiin tuote-eriin ja LIFO:lla uusimpiin. Linkitys tarkoittaa käytännön muutoksia varastokäsittelyyn siten, että:

• Varastopaikka sidotaan linkitysten välille = Varastoa vähentävälle varastotapahtumariville asetetaan varastoksi aina sen varastoerän varasto, johon vähennys on linkitetty. Tämä tarkoittaa, että varastoa ei voi linkityksen jälkeen muuttaa vähentävältä varastoriviltä suoraan, vaan linkitys pitää ensin purkaa, jotta vähennyksen voi kohdistaa toiseen varastoon. Tämän voi tehdä joko tilauksella/laskulla vaihtamalla sieltä käsin laskuriville varaston, jolloin varastomääritys päivitetään varastotapahtumiin tai varastotapahtumanäkymässä linkitystyökalulla tai samassa näkymässä massatyökalulla useammalle varastoriville kerralla.
• Vähentävän varastorivin yksikköhinta haetaan aina sen varastoerän yksikköhinnasta, johon vähennys on linkitetty. Tämä tarkoittaa samaa käsittelyä, kuten varastomäärityksen kohdalla. Linkitys tulee purkaa, mikäli yksikköhintaa halutaan muuttaa vähentävälle varastoriville tai vähentävä rivi tulee kohdistaa toiseen tuote-erään vaihtamalla rivin linkitys.

Linkittämätön varastorivi: Varastoa ja hankintahintaa voidaan muokata vapaasti varastorivillä

Linkitetty varastorivi: Varasto ja yksikköhinta haetaan hankinta-erältä, jolloin linkitys tulee purkaa, jotta kenttiä voi muokata. Alla esimerkkinä vihreällä linkitetty rivi, jota ei suoraan pääse muokkaamaan. Muokatakseen linkitettyjen rivien varastoa tai yksikköhintaa on linkitys ensin purettava tai linkitettävä rivi suoraan toiseen erään, jolloin uusi yksikköhinta ja varasto päivitetään varastoriville. Linkityksen purusta on ohje myöhemmin tällä sivulla.

Poikkeava linkityskäsittely

On olemassa kaksi käyttötapausta, jolloin tuote-eräkohtaisen jäljitysketjun säilyttäminen edellyttää normaalista poikkeavaa linkityskäsittelyä. Nämä tapaukset ovat:

1. Varastosiirto (tästä lisää tämän ohjesivun lopussa)
2. Hyvityslaskulla tavaran palautuskäsittely = Tavaran palautus varastoon

Poikkeavassa linkityskäsittelyssä varastoa lisäävä varastotapahtumarivi linkitetään varastoa vähentävään tapahtumaan eli päinvastoin, kuten normaalissa varastokäsittelyssä, jossa vähentävä rivi linkitetään lisäävään.

Manuaaliset linkitykset (käyttäjän toimesta)

Käyttäjän on mahdollista tehdä automaattisista linkityksistä eli FIFO:sta tai LIFO:sta poikkeavia linkityksiä muuttamalla näitä manuaalisesti linkitystyökalulla. Tällöin käyttäjän on mahdollista rakentaa tarkkoja jäljitysketjuja ja raportoida tuote-erän liikkeet varastoissa aina toimittajalta varaston kautta asiakkaalle. Tämä jäljitysketju mahdollistaa muun muassa tulliraportin muodostamisen Netvisorissa, josta nähdään eräkohtaisesti mitkä tuote-erät ovat vähennetty varastosta milläkin aikavälillä.

Tapahtumapohjaisen varastonhallinnan (FIFO) termistö

TAPAHTUMAPOHJAINEN VARASTONHALLINTA = Eräkäsittely, jossa varastoa voidaan seurata tuote-erätasolla ja rakentaa erille jäljitysketjuja, jossa ne voidaan jäljittää jälkikäteen aina toimittajalta varastojen kautta asiakkaille saakka. Varastoa vähentävät tapahtumat linkitetään tässä käsittelyssä automaattisesti valitun varastonarvostusperiaatteen mukaisesti joko FIFO:lla tai LIFO:lla varastoa lisääviin tapahtumiin. Käyttäjällä on mahdollisuus myös tehdä tästä poikkeavia linkityksiä manuaalisesti. Varastosiirroissa on myös mahdollista säilyttää eräkohtainen jäljitettävyys. Huom. Eräkäsittely ei sisällä tuotteiden jäljitettävyyttä tuotetasolla, kuten sarjanumerot yms.

FIFO = First In, First Out -menettelyssä ensimmäiseksi ostettujen yksiköiden kustannukset kohdistuvat viimeksi myytyihin yksiköihin. Menetelmässä oletetaan ensimmäiseksi varastoon saapuneiden ainesten ja tarvikkeiden tulevan käytetyksi ensimmäisinä. Liikekirjanpitoon voimakkaasti vaikuttavan elinkeinotuloverolain perusteella inventaario on aina laskettava FIFO-menetelmän mukaan. Netvisorissa automaattiset linkitykset kohdistetaan oletuksena tapahtumissa tällä perusteella FIFO:n ollessa valittuna.

LIFO = Last In, First Out -menettelyssä viimeksi ostettujen yksiköiden kustannukset kohdentuvat viimeksi myytyihin yksiköhin. Menetelmässä oletetaan viimeksi saapuneiden ainesten ja tarvikkeiden tulevan käytetyksi ensimmäisenä. LIFO-menetelmää voidaan soveltaa ajanjaksoittain; käytön arvostus suoritetaan jatkuvana tai vasta ajanjakson päätyttyä. Netvisorissa automaattiset linkitykset kohdistetaan oletuksena tapahtumissa tällä perusteella LIFO:n ollessa valittuna.

AUTOMAATTINEN LINKITYSKÄSITTELY = Kaikki varastoa vähentävät varastotapahtumat linkitetään automaattisesti valitun varastonarvostusmenettelyn mukaisesti varastoa lisääviin eriin, mikäli järjestelmä löytää kohteen.

MANUAALINEN LINKITYSKÄSITTELY = Käyttäjän tulee itse linkittää sellaiset tapahtumat jälkikäteen, joita ei automaattisesti tapahtumahetkellä ollut mahdollista linkittää, esim. tavaraa ei ollut varastossa myyntihetkellä. Tätä varten varastonhallinnan eräpohjaisista raporteista löytyy Tuote-eriin linkittämättömät -raportti, jolla raportoidaan kaikki tällaiset tapahtumat ja linkitykset on mahdollista tehdä takautuvasti massana. Myös valitun varastonarvostusmenettelyn mukaisiin automaattisiin linkityksiin tehtävät muutokset sisältyvät tähän manuaaliseen linkityskäsittelyyn. Tämä tulee kysymykseen esimerkiksi silloin, kun halutaan rakentaa FIFO-/LIFO-menettelystä poikkeava toimitus/jäljitysketju toimittajalta asiakkaalle.

LINKITYSTYÖKALU = Manuaaliset linkitykset, linkitysten purkaminen ja linkitysten poistaminen tehdään muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta aina linkitystyökalulla. Linkitystyökalu on saatavissa esiin varastotapahtumariviltä sekä Tuote-eriin linkittämättömät -raportilta.

SEURANTA/JÄJITETTÄVYYSKÄSITTELY = Tuote-erän seuranta ja jäljitysmahdollisuus toimittajalta varastojen kautta asiakkaille. Oletuksena jäljitys rakennetaan valitun varastonarvostusmenettelyn mukaisesti joko FIFO:lla tai LIFO:lla. Käyttäjä voi tehdä tästä poikkeavia linkityksiä saaden aikaan täysin tapahtumapohjaisen seuranta- ja jäljityskäsittelyn. Tämä tapahtuu muuttamalla tapahtumien automaattisia linkityksiä manuaalisesti ja kohdentamalla niitä haluttuihin tuote-eriin.

ERÄPOHJAISET VARASTORAPORTIT = Raportit hyödyntävät tapahtumapohjaista varasto- ja linkityskäsittelyä Netvisorissa. Näitä raportteja ovat toistaiseksi Inventaariolista tuote-erittäin, tuote-erien jäljitys-, tulli- ja tuote-eriin linkittämättömät  -raportti.

TUOTE-ERIIN LINKITTÄMÄTTÖMÄT TAPAHTUMAT -RAPORTTI = Linkittämättömät varastotapahtumarivit raportoidaan tällä raportilla. Tämän kautta käyttäjä näkee kokonaistilanteen varastotapahtumista, ja voi tehdä takautuvasti linkitykset massana tapahtumille.

TULLIRAPORTTI = Tulli velvoittaa raportoimaan erätasolla kaikki ulkomailta Suomeen tullatut tuote-erät. Tämä raportti on tehty käyttäjälle tämän raportointiprosessin tueksi. Tulliraportilla on nähtävissä eräkohtaiset vähennykset, jossa kuvataan tulliin saapuneeseen erään kohdistettuja tullattuja tavaroita varasto-ottoina.

RAHDINKÄSITTELY = Rahtia varten löytyy ostotilaus- ja varastotapahtumariviltä oma kenttä. Tämä tarkoittaa, että tuotteen Hankintahinta + Rahtikustannus = UUSI YKSIKÖHINTA. Tuotteen yksikköhintaan on mahdollista jyvittää sekä ostotilauskäsittelyssä että yksittäisillä varastotapahtumilla rahdin yksikkökustannus sen kokonaiskustannuksesta jyvitettynä. Ostotilauksella on erillinen jyvitystyökalu, johon syöttämällä rahdin kokonaissumma, se jaetaan ostotilausriveille. Varastotapahtumilla sama toiminto löytyy varastotapahtumanäkymän massatyökalujen valikosta.

Eräpohjaiset varastoraportit

- Inventaariolista tuote-erittäin
- Tuote-erien jäljitysraportti
- Tulliraportti
- Tuote-eriin linkittymättömät tapahtumat
- Linkitysten kohteena oevat tapahtumat

Varastoraporteista tarkemmat kuvaukset löytyvät täällä.

Varastosiirtokäsittely tuote-eräseurannassa

Varastosiirrossa tulee aina käyttää varastotapahtumatyyppinä järjestelmässä valmiina olevaa systeemityyppiä "Varastosiirto", kun yritykselle on valittu varastonarvostusperiaatteeksi FIFO- tai LIFO-menettely. Käyttäjän itse luomia tapahtumatyyppejä ei varastosiirrossa tule käyttää, koska tällöin tuote-eräkohtainen jäljitysketju katkeaa. Varastosiirto -tapahtumatyyppiin sisältyy ominaisuus, joka osaa linkittää tällaiset tapahtumat myös varastoa lisäävästä kirjauksesta varastoa vähentävään kirjaukseen. Käyttäjän itse luomiin tyyppeihin tätä ominaisuutta ei ole saatavilla.

Varastosiirron tekeminen

Netvisorissa on varastonsiirtoa varten oma työkalu. Varastonsiirrosta löytyy oma ohjesivunsa.

 

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback