Netvisoriin on helppoa tuoda tuotetiedot Excel-taulukoista tai muista järjestelmistä. Tarpeena voi olla myös olemassa olevan tuoterekisterin päivitys Excel-taulukon pohjalta. Näitä tilanteita varten käytetään Tietojen tuonti -toimintoa.
Tietojen tuonti -toiminto mahdollistaa tuotetietojen tuonnin toisesta järjestelmästä Netvisoriin CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -muodossa. CSV- tiedostomuoto on yleisesti käytössä oleva siirtotiedostomuoto, jota käytetään usein siirrettäessä tietoa eri ohjelmistojen välillä. CSV-tiedoston saat luotua esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla valitsemalla tallennusmuodoksi CSV (Comma delimited / Luetteloerotin). Huomaa, että jos tiedostonimi sisältää erikoismerkkejä, se saattaa aiheuttaa virheen tietojen tuonnissa. Mikäli tuodaan isojä määriä tuotteita, on tuotteiden tuonti suositeltavaa tehdä osissa.
Toiminto on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä veloitusta ja käyttäjällä tulee olla Accounting-osion toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet "Perustietojen hallintaan" sekä "Perustietojen tuontiin". Tietojen tuonti -toiminnon löydät Netvisor-käyttöliittymän yritysvalikossa sijaitsevasta näkymästä: Yritysvalikko > Tietojen tuonti ja vienti > Tietojen tuonti
Tuotetietojen tuonnissa ja päivityksessä käytettävät kentät
Mikäli pakollisia kenttiä ei ole annettu, tuontia ei voi tehdä.
| Tuotava tieto | Kuvaus |
| Tuotekoodi | Suositeltava. Tietoja päivitettäessä olemassa oleviin tuotteisiin kohdistava kenttä. Maksimi 50 merkkiä |
| Hinta | Pakollinen tieto. Netvisoriin hinta tulee nettohintana |
| Nimeke | Pakollinen tieto |
| Kotimaan myyntitili | Vain tilin numero, esim. 3000 |
| EU-maiden myyntitili | Vain tilin numero, esim. 3350 |
| EU-maiden ulkopuolinen myyntitili | Vain tilin numero, esim. 3380 |
| Hälytysraja | |
| Hankintahinta | |
| Hintatietokerroin 1 | Hintaryhmä, jolle hintakerroin halutaan lisätä, tulee olla olemassa Netvisorissa ennen tietojen tuontia. Hintakertoimia voidaan tuoda yksi per hintaryhmä. |
| Hintatietokerroin 2 | |
| Hintatietokerroin 3 | |
| Hintatietokerroin 4 | |
| Hintatietokerroin 5 | |
| Hintatietokerroin 6 | |
| Hintatietokerroin 7 | |
| Hintatietokerroin 8 | |
| Hintatietokerroin 9 | |
| Hintatietokerroin 10 | |
| Kuvaus | Maksimi 200 merkkiä |
| Provisio | |
| Tullinimike | |
| Tuoteryhmä | Tuoteryhmän tulee olla perustettuna Netvisoriin ennen tuotteiden siirtoa. Tuoteryhmää ei perusteta automaattisesti. |
| Varastotili | |
| Verokanta | Esim. 24 |
| Yksikkö | |
| Yksikköpaino | Paino siirretään Netvisoriin grammoina (g). Tulee olla kokonaisluku, ei desimaaleja. Jos annetaan yksikin yksikköpainotieto, tulee tieto antaa kaikille riveille. Niille tuotteille joille ei haluta antaa painoa, tulee antaa 0. |
Ohessa esimerkkitiedostot tuotetietojen tuontia varten:
Tietojen valmisteleminen
CSV-siirtotiedostossa yhden tuotteen tiedot tulee olla annettuna omalla rivillään ja tuotetiedot eriteltynä sarakkeittain. Mikäli otsikoit Excel-tiedostolla tuotavat sarakkeet yllä mainitun listauksen mukaisesti, kohdistuvat sarakkeet tietoja tuotaessa automaattisesti Netvisorin tuotekortilla käytettäviin kenttiin. Poista tyhjät sarakkeet tiedostosta, eli jos jokin sarake jää käyttämättä, poista se kokonaan.
Muotoile taulukko Excelissä tekstiksi ennen tuontia, niin vältyt numero-ongelmilta. Nollilla alkavien numerosarjojen käsittely voi aiheuttaa Excelissä etunollien puuttumisen (esimerkiksi: 00130 -> 130 ), mikäli taulukkoa käsitellään normaaliasetuksilla.
Tee seuraavasti:
- Valitse koko taulukko
- Paina hiiren kakkospainiketta
- Valitse "Muotoile solut"
- Valitse luokaksi "Teksti"
Mikäli käytössä on MAC-työasema, pitäisi ääkkösten oikein saamikseksi tallennusmuotona olla "Windows- pilkuin erotellut arvot (.csv)" tai "Windows Comma Separated (.csv)". Uusimmilta MAC:eiltä näitä tallennusmuotoja ei välttämättä löydy, joten tässä tapauksessa tuonti pitäisi tehdä Windows-työasemalla.
Tietojen tuonnin vaiheet
- Avaa Yritysvalikko ja valitse "Tietojen tuonti"
- Valitse tietotyypiksi "Tuotetietojen tuonti" (katso kuva alla, kohta 1) ja paina "Selaa" (2)
- Etsi tallettamasi tuotetiedot sisältävä tiedosto ja paina "Tuo tietoja" -painiketta(3).
- Seuraavassa vaiheessa linkitetään tuotavien tietojen kentät Netvisorin tuotekortiston vastaaviin kenttiin. Painikkeesta "Valitse" (katso kuva alla, kohta 1) aukeaa sarakkeittain alasvetovalikko, josta valitaan, mitä tietoa kyseinen sarake sisältää. Alla olevassa kuvassa kohdassa 2 valinta on tehty. Ohjekuvassa tämä sarake on merkitty sisältävän Tuotekoodin.
- Jos tuotavassa tiedostossa on ensimmäisenä rivinä sarakeotsikoita, valitsemalla "Ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot (ei tuoda)" -valinnan, ei sarakeotsikoita tuoda Netvisoriin (3).
- Paina linkityksen jälkeen "Päivitä valitut kentät" -painiketta (4)
- Vihreä väri kertoo, että tuotava tieto on oikeellista (katso alla kuva, kohta 1). Punainen väri ilmaisee virheen eikä kyseisen rivin tuonti onnistu.
- Yhteenvedosta (2) nähdään, että aineistossa on kaksi uutta ja kaksi muokattavaa tuotekorttia. "Muokkauksia"- tieto tarkoittaa sitä, että samalla tuotekoodilla on jo olemassa oleva tuotekortti tuoterekisterissä. Mikäli yhteenvedossa on "Virherivejä" -kohdassa luku, ei näiden rivien tuonti onnistu. Virheelliset rivit tulee korjata CSV -tiedostoon ja aloittaa tuonti alusta, jotta tiedot saadaan tuotua Netvisoriin.
- "Viittaus"-linkistä (3) pääset katsomaan, mihin tuotekorttiin viitataan (avaa hiiren kakkosnapilla uuteen ikkunaan).
- Kenttien päivittämisen jälkeen näkymään tulee kaksi vaihtoehtoista toimintoa:
- "Käsittele vain ylläolevat muokattavat rivit ja valitut kentät" - Tämä toiminto käsittelee vain muokattavat rivit, uudet tietueet ohitetaan käsittelyssä.
- "Jatka tietojen linkitystietojen valintoihin" - Tämä toiminto tuo kaikki uudet tuotteet (Lisäyksiä) rekisteriin, sekä päivittää vanhat (Muokkauksia).
- "Käsittele vain ylläolevat muokattavat rivit ja valitut kentät" -painikkeen painaminen päivittää olemassa olevat tuotetiedot tuoterekisteriin ja linkitystietoja ei aseteta uudelleen. "Jatka tietojen linkitystietojen valintoihin" -painikkeen painamisen jälkeen jatketaan linkitystietojen valintoihin. Linkitettävät asiat ovat:
- Tuoteryhmä
- Yksikkö
- Myyntituote
- Varastotuote
- Oletusvarasto
- Verokanta
- Varastotili
- Kotimaan myyntitili
- EU-maiden myyntitili
- EU-maiden ulkopuolinen myyntitili
- CSV- tiedostolla olevat tiedot päivitetään olemassa oleviin tietuesiin automaattisesti. Mikäli automaattista kohdistusta ei tehty tai kenttä on ollut tyhjä CSV -tiedostossa, voit valita tietueen (esim. tuoteryhmä) manuaalisesti pudotusvalikosta. Valintojen jälkeen tietojen tuonti tapahtuu painamalla "Tallenna tiedot" -painiketta.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback