Yleistä virheistä

Palkanlaskentaprosessissa on mahdollista esikatsella palkkatietoilmoitusta heti kun palkkalaskelma on muodostettu "Käsittelemättömät palkkalaskelmat" -vaiheesen. Palkanlaskentaprosessissa näytetään palkkalaskelmarivillä oranssi kolmio, mikäli palkkatietoilmoituksella on esikatselussa virheitä. "Esikatselu" -painikkeesta painamalla pääset tarkastelemaan tarkemmin, mitä virheitä esiintyy. Kolmion kohdalla on huomio "Tulorekisteriin toimitettavassa palkkatietoilmoituksessa on virheitä".

On ensiarvoisen tärkeää, että virheet korjataan jo palkkalaskelmien muodostuksen yhteydessä, kun laskelma on vielä "Käsittelemättömät palkkalaskelmat" -vaiheessa. Tämä johtuu siitä, että vaikka Netvisor mahdollistaa palkkatietoilmoituksen muokkaamisen myös palkkatietoilmoituksen hylkääntymisen jälkeen, muokkaaminen tapahtuu lomakepohjalle, jossa ei ole vastaavaa tarkistusta ja virheiden tulkintaa kuin palkanlaskentaprosessissa. Kun asetukset ovat oikein jo ohjelmiston perusasetuksissa ei virheellisiä ilmoituksia muodostu ja palkkatietoilmoitukset saadaan kerralla hyväksytysti toimitettua tulorekisteriin.

Virhetilanteita aiheutuu mm. jos jokin pakollinen tieto, kuten osoitetieto tai vakuutusnumero puuttuvat. Virheen ilmoitus eli virheviesti näkyy punaisella ja sen perässä näkyy useimmissa tapauksissa opastava tieto korjaamiseen. 

Korjaa puuttuvat tai virheelliset tiedot Netvisorin Palkat -osion eri perusasetuksiin. Esimerkiksi puuttuvat tulolajikohdistukset korjataan yrityskohtaisten palkkalajien asetuksiin.

Kun olet käynyt muuttamassa asetuksia ja palaat palkanlaskentaprosessiin tarkista, että muutokset ovat päivittyneet palkkalaskelmille asti. Apuna voi käyttää esimerkiksi "Palkanlaskijan näkymä" -välilehteä ja "Palkkatietoilmoitus" -välilehteä. Jos jokin tieto jää uupumaan, voit painaa laskelman avattuasi "Palauta palkkalaskelman alkuarvot" -painiketta, jotta muutokset päivittyvät varmasti.

Huomaa, että kyseinen toiminto nollaa kaikki aiemmin manuaalisesti tehdyt muutokset laskelmalta.

Vaikka palkkatietoilmoitukseen jäisi virheitä, ei palkkalaskelmien siirto maksuun esty. Lähetetty virheitä sisältävä palkkatietoilmoitus ei kuitenkaan mene läpi tulorekisteriin, vaan hylkäytyy.

Varsinainen palkkatietoilmoitus muodostuu maksamisen yhteydessä. Jos ilmoitukselle on jäänyt virheitä, tulee se kuitenkin lähettää ensin virheellisenä tulorekisteriin. Vasta kun tulorekisteri on käsitellyt ilmoituksen ja sen tila päivittyy "hylätyksi" pääsee ilmoitusta korjaamaan ja lähettämään korjattu versio uudestaan tulorekisteriin.

Hylätyn palkkatietoilmoituksen korjaaminen

Palkkatietoilmoitukset löytyvät kohdasta Palkat > Palkanlaskenta > Palkkatietoilmoitukset.  Näkymällä on eriteltynä palkkatietoilmoitukset riveittäin ja niiden sen hetkiset tilat. Jos lähetetty ilmoitus ei mene tulorekisterin tarkistuksesta läpi, palautuu se tilaan "Hylätty". Toimenpiteitä vaativat ilmoitukset" -otsikon alta näkee käsittelyä vaativat palkkatietoilmoitukset. "Hylätty"-tilassa olevat ilmoitukset tulee käsitellä asianmukaisesti.

Palkkatietoilmoitusten listausnäkymä -ohjeessa on kerrottu tarkemmin ilmoituksille tehtävistä toiminnoista. Pääset siihen tästä.

Yksittäisen hylätyn palkkatietoilmoituksen perässä on toiminto, josta pääsee lähettämään korvaavan ilmoituksen manuaalisesti korjaamalla tai korjaamaan nykyarvoilla.

"Korjaa" -valinta avaa yhden palkkatietoilmoituksen muokkaustilaan ja "Muokkaa" painikkeista pääsee muokkaamaan maunuaalisesti jokaista kohtaa palkkatietoilmoituksella.

Palkkatietoilmoituksen jokaisessa kohdassa on oma "Muokkaa" painike, josta voi muokata palkkatietoilmoituksen aineiston tietoja, tulonsaajan tietoja, poissaoloja, työskentelyjaksoja ja tulolajeja. Voit lisätä, poistaa tai muokata olemassa olevia tietoja. Muokkaus onnistuu näin yksittäisille palkkatietoilmoituksille palkansaajittain.

 

Korvaavan ilmoituksen muutokset tammikuussa 2020

Korvaavalla palkkatietoilmoituksella muutettaviin tietoihin tulee lisää rajoitteita. Jatkossa näiden tietojen muuttuessa tulee palkkatietoilmoitus mitätöidä ja muodostaa uusi alkuperäinen palkkatietoilmoitus. Uudet rajoitukset koskevat seuraavia tietoja:

  •     Tulonsaajan perustiedot ja tunnisteet
  •     Työeläke ja Työtapaturmavakuutusten tiedot
  •     Vakuuttamisen poikkeustilanteiden tyypit
  •     Tulonsaajan lisätiedoista ”Urheilija” ja ”Yhteisö”

Myös korvaavalle erillisilmoitukselle tulee rajoitteeksi muuttuneet Työeläke- ja Työtapaturmavakuutustiedot. Näiden muuttuessa tulee Työnantajan erillisilmoitus mitätöidä ja sen jälkeen lähettää uusi alkuperäinen ilmoitus.

Esimerkkejä erilaisista virheilmoituksista

Alla olevissa esimerkeissä on esitetty yleisimmän virhetilanteet ja virheilmoitukset sekä niiden korjaaminen tai puuttuvan tiedon lisääminen Netvisoriin. Vaikka palkkatietoilmoitukseen jäisi virheitä, ei palkkalaskelmien siirto maksuun esty. Lähetetty virheitä sisältävä palkkatietoilmoitus ei kuitenkaan mene läpi tulorekisteriin, vaan hylkäytyy.

Virheiden ennaltaehkäisyn vuoksi kannattaa tulorekisteriin olla valmistauduttu hyvin. Tässä aiheeseen liittyviä käyttöohjeita: Tulorekisteriin valmistautuminen ja Palkkalajien kohdistaminen tulolajeihin

 

Tulonsaajan Ammatti (Profession) on pakollinen tieto

Lisää palkansaajan tietoihin kohtaan Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > klikkaa palkansaajan nimestä > Työsuhteet -välilehti > lisää "Ammattiluokka".

Työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero: Tieto on pakollinen

Lisää Työtapaturmavakuutuksen tilityspisteen asetuksiin kohtaan Palkat > Palkanlaskenta > Velvoitteet > Tilitykset > Hallitse tilityspisteitä > Tapaturmavakuutus -tilityspisteen rivin perästä kynä/lehtiö -kuvake > vakuutusyhtiön nimi, vakuutusyhtiön y-tunnus ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero.

Ennakonpidätys (tulolaji 402) ei saa olla suurempi kuin Rahapalkan määrä

Tarkista palkkalaskelmalta, että perittävän ennakonpidätyksen määräksi jää pienempi summa kuin mitä rahapalkan määrä on. 

Tuntematon Auton ikäryhmä -tiedon koodi

Lisää palkansaajan Työsuhteen hallintaan autoetuauton käyttöönottovuosi kohdasta Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > klikkaa palkansaajan nimestä > Työsuhteet -välilehti > kynä/lehtiö -kuvake rivin perästä > Autoetuauton käyttöönottovuosi. Kun tieto tallennetaan ilmestyy käyttöönottovuoden perään tieto auton ikäryhmästä automaattisesti.

Tuntematon Eläkejärjestelynumero -tieto ja Tuntematon Työeläkelaitoksen yhtiötunnus -tiedon koodi

Virhe voi viitata Eteran 90-alkuiseen vakuutusnumeroon. Eteran asiakkailla käytössä olleet 90-alkuiset vakuutusnumerot eivät enää ole käytössä. Kaikilla Ilmarisen asiakkailla on käytössään 46-alkuinen vakuutusnumero, jota käytetään tietojen ilmoittamiseen tulorekisteriin. Varmistathan työeläkevakuutusyhtiöstä oikean vakuutusnumeron.

Palkkatietoilmoituksella varoitettavaa

Palkkatietoilmoituksella varoitettavaa voi tulla useasta eri syystä, mutta kaksi yleisintä ovat:

1) Kyseessä on tilapäisentyönantajan vakuutusnumero, eikä tilapäisen työnantajan tietoa ole annettu:

Tulorekisterissä on tehty tiukennuksia palkkatietoilmoituksien vakuutuskäsittelyyn ja syynä hylkäykselle on se, että kyseessä on tilapäisen työnantajan vakuutusnumero. Mikäli käytetään tilapäisen työnantajan vakuutusnumeroa, on palkkatietoilmoituksella oltava tieto tilapäisestä työnantajasta, jonka saa asetettua palkanlaskennan asetuksista.

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Asetukset > Yritys on tilapäinen työnantaja

Tieto ei näy palkkatietoilmoituksella, mutta se lähetetään taustatietona ja näkyy esimerkiksi, jos palkkatietoilmoituksen lataa XML-muodossa. Korvaaville ilmoituksille tieto ei nouse automaattisesti edes korjaamalla hylättyä palkkatietoilmoitusta. Tällaisessa tilanteessa palkkatietoilmoitus merkitään toimitetuksi Netvisoriin ja palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun. Kun asetukset ovat kunnossa, muodostuvat seuraavat palkkatietoilmoitukset oikein.

Tarvittaessa olettehan yhteydessä vakuutusyhtiöön vakuutusnumeron tarkistamiseksi. Netvisorissa tyel-vakuutuksen tiedot annetaan tilityspisteiden asetuksissa:

Palkat > Palkanlaskenta > Velvoitteet > Tilitykset > Tilityspisteiden hallinta

2) Palkansaajan kansalaisuus ja henkilötunnus tai muu tunniste -tieto ovat ristiriitaiset:

Palkansaaja tulee olla perustettuna oikealla kansalaisuudella Netvisoriin. Ulkomaalaisille palkansaajille, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tallennetaan tunnistetiedot "Ulkomaalainen tunniste" -kenttiin.

Ulkomaalaisen tunnisteen tiedot tulevat palkkatietoilmoitukselle näkyviin "99 (Muu tunnus)" tietona.

Mikäli ulkomaalainen palkansaaja on ollut perustettuna suomalaiseksi, on kansalaisuus korjattava Netvisoriin lähettämällä tukipyyntö alla olevan ohjeen mukaisesti.

Käyttöohje: Henkilötietojen muokkaaminen

Mikäli palkansaajalla on suomalainen henkilötunnus, tallennetaan oikeat suomalaiset henkilötunnukset aina "Henkilötunnus" -kenttään, jolloin palkkatietoilmoituksella näkyy tulonsaajan tunnisteena "2 Henkilötunnus"

Mikäli alkuperäinen palkkatietoilmoitus hylkäytyy tulorekisteristä virheellisen tunnistiedon takia, on palkkatietoilmoituksen tiedot korjattava ilmoitukselle manuaalisesti ja lähetettävä ne uudestaan. Tiedot eivät nouse palkansaajan asetuksista automaattisesti korjattavalle ilmoitukselle.

 

Tulolajin tietoja liikaa ja virheellinen TyEL

Communityn ohje: Tulolajin tiedot tuplana: liikaa peritty TyEL ja Tvm virheen tarkistaminen sekä korjaaminen

Palkanlaskentaprosessissa näytetään palkkalaskelmarivillä "Esikatselu" -painike, josta painamalla pääsee tarkistamaan palkkatietoilmoituksen tiedot.

Mahdolliset virheelliset tiedot on helpointa korjata jo palkkalaskelmien muodostuksen yhteydessä, kun laskelma on "Käsittelemättömät palkkalaskelmat" -vaiheessa.  Kun asetukset ovat oikein jo ohjelmiston perusasetuksissa, ei virheellisiä ilmoituksia muodostu ja palkkatietoilmoitukset saadaan kerralla hyväksytysti toimitettua tulorekisteriin.

Näet "Palkanlaskijan näkymä" -välilehdeltä palkkalajien tulolajikohdistukset, jotka on asetettuna yrityskohtaisista palkkalajeista.

Yrityskohtaiset palkkalajit ovat kohdassa Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > Tulolaji

Virhetilanteen voi aiheuttaa esimerkiksi Kuukausipalkka -palkkamallilla se, että palkkalajeilla "Palkka" ja "Kuukausipalkka" on molemmilla tulolajikohdistus 201.

Esimerkkikuvassa palkkalajilla "Kuukausipalkka" on tarpeeton tulolajikohdistus, koska sillä ei makseta palkkaa työntekijälle, eikä palkkalajia tiliöidä kirjanpidon tositteella. 

Tämän ohjauksen vuoksi myös TyEL ja tvm lasketaan tuplana palkkalaskelmalla.

Tilityspisteiden asetuksissa on ilmoitettu, että "Yrityksen tilitettävän osuuden peruste määräytyy jatkossa palkkalajille kohdistetun tulolajin vakuutuskäsittelyn mukaisesti. Tähän vakuutukseen ohjautuvat palkkalajit näet "Laskennan perusteena olevat palkkalajit" -osiosta."

Palkat > Palkanlaskenta > Velvoitteet > Tilitykset > Hallitse tilityspisteitä > Työeläkevakuutus > Muokkaa (kynä/lehtiö) > Laskennan perusteena oleva palkkalaji

Korjaa virheelliset tulolajikohdistukset yrityskohtaisiin palkkalajeihin ja poista tai lisää tarvittavat tulolajikohdistukset, jotta palkkalajin vakuutuskäsittely onnistuu palkkatietoilmoituksella.

Kun olet käynyt muuttamassa asetuksia ja palaat palkanlaskentaprosessiin tarkista, että muutokset ovat päivittyneet palkkalaskelmille asti esimerkiksi "Palkanlaskijan näkymä" -välilehdeltä. Jos jokin tieto jää uupumaan, voit painaa laskelman avattuasi "Palauta palkkalaskelman alkuarvot" -painiketta, jotta muutokset päivittyvät varmasti. Huomaa, että kyseinen toiminto nollaa kaikki aiemmin manuaalisesti tehdyt muutokset laskelmalta.

 "Päivitä palkkalaskelman tiedot" keskeneräiselle maksamattomalle palkkalaskelmalle, jotta palkkalaskelman tyel ja tvm summat päivittyvät palkkalajin asetuksien muutoksen jälkeen.

Virheellinen tulolajikohdistus näkyy "Palkkatietoilmoitukset" -sivulla,  kun ilmoituksen esikatselusta tarkistaa "Tulolajit". Palkkalaskelman käsittelyvaiheessa voi myös tarkistaa palkkatietoilmoituksen tiedot.

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkatietoilmoitukset > Palkkalaskelma > 1.1.2019 - 31.1.2019 tai Ilmoitus > Esikatselu

Mikäli virheellisen palkkalaskelman palkkatietoilmoitus on ehditty muodostaa ja palkkalaskelma on maksettu/merkitty maksetuksi, on palkkatietoilmoitus lähetettävä tulorekisteriin sellaisenaan. Alkuperäinen virheellinen palkkalaskelma korjataan lähettämällä korvaava palkkatietoilmoitus, jossa voi korjata ylimääräisen tulolajikohdistuksen pois ilmoitukselta ja lähettää oikeat tiedot.

Liikaa perittyä TyEL ja tvm voi korjata joko seuraavassa palkanlaskennassa muokkaamalla palkkalajirivejä käsin tai muodostamalla lisälaskelman, jossa maksaa takaisin liikaa maksetut vähennykset käyttämällä negatiivisia lukuja. Korjauslaskelmasta lähetetään oma palkkatietoilmoitus. Tulorekisterin ohje:Negatiiviset luvut.


Käyttöoikeudet

Palkkatietoilmoittaminen on velvoite, joten kyseiseen näkymään pääseminen vaatii palkanlaskennan toimintokohtaisten oikeuksien "Muokkausoikeuden" kohtaan "Kuukausivelvoitteet". Tuon lisäksi käyttäjällä tulee olla Palkanlaskija -rooli (P), koska näkymässä käsitellään palkkatietoja.

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.