Tässä ohjeessa kuvataan uuden ostotilauksen luomiseen ja hallintaan liittyvät vaiheet sekä siihen liittyvät toiminnot, kuten käyttöoikeuksien hallinta, tuoterivien lisääminen ja ostotilauksen hyväksyntä. Voit avata näkymän valitsemalla Ostot > Ostotilaukset > Uusi ostotilaus.
SISÄLTÖ
Ostotilaus näkymä ja käyttöoikeudet ostotilauksiin
Ostotilaus on ostoreskontran lisäominaisuus, joka mahdollistaa ostoihin liittyvän materiaalihallinnan hankintaehdotuksineen sekä CRM- ja varastolinkityksineen. Palvelu kuuluu Professional ja Premium -paketteihin.
Ostotilauksen tekeminen vaatii vähintään muokkausoikeuden ostotilaus kohtaan toimintokohtaisissa oikeuksissa. Ostotilausten käyttöoikeuksia hallitaan reskontrien käyttöoikeuksien hallinnasta (klikataan yrityksen nimeä ja myynti ja ostoreskontrien oikeudet), jossa voidaan asettaa ostotilausten hyväksyntäoikeudet halutuille käyttäjille. Ilman hyväksyntäoikeutta ostotilausta ei voi hyväksyä, mutta sen tekeminen onnistuu. Reskontraoikeuksien muutos vaatii kyseiseltä käyttäjältä KH -oikeudet.
Ostotilauksen tekeminen vaatii vähintään alla olevan oikeuden.
Myyntireskontran osalta muokkaus- tai lukuoikeus hankintahintaan suositellaan asetettavaksi samasta näkymästä. Muuten hankintahinta ei ole nähtävissä ja tämän tilalla näytetään * -merkki. Ostotilausta ei voi kohdistaa ostolaskuun ilman luku- tai muokkausoikeutta hankintahintaan.
Provision osalta ei ole väliä, näkyykö se vai ei.
Ostotilauksen luominen
Uutta ostotilausta syöttäessä ostotilaukselle valitaan toimittaja, tilausnumero, tilauksen päiväys, toimitustiedot ja mahdollinen valuutta. Tilausnumero on juokseva ja yksilöllinen. Toimittajan osoitetiedot tulevat toimittajakortille tallennetuista perustiedoista. Toimitustiedot tulevat käyttäjäyrityksen perustiedoista.
Ostotilauksen kieli perustuu toimittajan tietoihin. Oletuksena ostotilauksen kieli on Suomi. Mikäli haluat tehdä ostotilauksen englanniksi tai ruotsiksi, määritä toimittajan tietoihin haluttu kieli kohtaan ostotilauksen kieli. Vieraskielistä ostotilausta käytettäessä järjestelmään pitää luoda esimerkiksi englanninkieliset maksuehdot, toimitusehdot ja toimitustavat ja valita ne ostotilaukselle. Näitä ei käännetä automaattisesti.
Mikäli haluat lähettää ostotilauksen sähköpostitse, kirjoita tilaukselle sähköpostiviestin saateteksti.
Valintojen jälkeen järjestelmä muodostaa ostotilauksen avoimiin ostotilauksiin hankintaehdotuksena.
Muodostettu ostotilaus näyttää seuraavanlaiselta:
Näkymässä on esillä ostotilauksen perustiedot, ostotilausrivit ja ostotilauksen toimintopainikkeet. Perustietoja voi muokata näkymän oikeassa yläkulmassa olevan toiminnon avulla. Ostotilausriveille tulevat näkyviin tilatut tuoterivit kommentteineen. Toimintopainikkeilla ostotilaus käsitellään.
Tilausriveille haetaan tuotteita seuraavilla painikkeilla:
- Lisää uusi tuoterivi tuoterekisteristä, kun kyseinen tuote on jo olemassa ja perustettu tuoterekisteriin.
- Lisää uusi tuoterivi, kun tuotetta ei ole perustettu Netvisorin tuoterekisteriin.
Lisää uusi tuoterivi tuoterekisteristä:
- Valitse tuote tuoterekisteristä, kun tuote on jo olemassa ja perustettu tuoterekisteriin.
- Anna tilattava määrä käsin. Jos varasto on kyseisen tuotteen osalta miinuksella ja tuotetta on varattu tietty määrä, järjestelmä antaa määräkenttään suoraan arvon, jolla varastomäärä olisi nolla.
- Mikäli tuotteen taakse on määritelty hankintatiedot, käytetään niitä oletuksena ostotilauksella. Hankintatiedot sisältävät tuotteeseen liittyvän toimittajan, toimittajan tuotekoodin, toimittajan tuotenimikkeen ja tuotteen hankintahinnan.
- Oletusvarasto haetaan tuotetiedoista ja tiliöintiehdotus haetaan toimittajan kirjanpidon tiedoista.
- Mikäli yrityksessä on käytössä kustannuspaikat, järjestelmä hakee oletuskustannuspaikan toimittajan tiedoista (Toimittajan oletuslaskentakohteet -kohdasta).
- Ostotilauksella käytetään ensisijaisesti toimittajalle määritettyä oletus ALV-kantaa tuotteen taakse määritellyn ALV-kannan sijaan.
- Tarkastele ja muokkaa hankintatietoja tarvittaessa kohdassa (Tuotteet>Tuotelistaus>Hae tuote>Hankintatiedot). Hankintatietoihin määritellään toimittajan käyttämä tuotekoodi, nimi ja hankintahinta. Tuotekoodi ja hinta voivat olla eri kuin kyseisen tuotteen nimi ja koodi Netvisorissa.
Kun tuote tilataan ja ostotilaus määritellään toimitetuksi, varastohallintaan muodostuu automaattisesti hankintakirjaus kyseisen tuotteen ja määrän osalta, edellyttäen että varastonhallinta on käytössä ja kyseinen tuote on varastoitava tuote.
Mikäli hankintatietoja on käytössä, tuotenimike valinta -kohdassa näkyvät ensiksi toimittajan tuotteet, joista voidaan valita haluttu tuote. Tällöin hankintatietoihin määritellyt tuotenimike, toimittajakoodi ja toimittajanimike tulevat näkyviin ostotilausriveille.
Ostotilaus tekee varastohallintaan varauksen Tulossa -kohtaan, kun ostotilaus on hyväksytty tai tilaksi vaihdetaan suoraan "lähetetty toimittajalle".
Lisää uusi tuoterivi:
- Syötä tuoterivin tiedot manuaalisesti, kun kyseistä tuotetta ei ole perustettu Netvisorin tuoterekisteriin.
- Kirjaa myös hintatiedot käsin.
- Huomaa, että tämä ei tee varastokirjausta taustalla, koska tuotetta ei ole tuoterekisterissä.
Ostotilausriville voidaan antaa tiliöintiehdotus ja kustannuspaikka. Näitä voidaan käyttää apuna, kun lasku kohdistetaan ostolaskuun ja tiedot kopioidaan ostotilaukselta ostolaskun tiliöintiriville. Ostotilaus ei tee tositetta, joten ostotilauksen kustannuspaikat eivät näy kirjanpidon raporteilla.
Lisää uusi kommenttirivi:
- Lisää ostotilaukselle kommenttikenttä, joka tulostuu ostotilaukselle.
- Saat vaihdettua kommenttirivin paikkaa tuoterivien kesken vetämällä rivin edessä olevista "palkeista".
- Myös tuoterivien paikkaa saa vaihdettua samalla tavalla.
Lisää/päivitä toimittajan hankintatiedot:
- Kytke painike pois päältä, jos et halua päivittää hankintatietoja.
- Pidä hankintatietojen päivitys päällä, jos haluat, että ostotilaukselle käsin vaihdettu yksikköhinta päivittyy kyseisen tuotteen hankintatietojen hinta -kenttään.
- Varmista, että tuote on olemassa tuoterekisterissä ja että tuotekortille on tehty hankintatiedot kyseiselle toimittajalle, jotta päivitys toimii.
Kopioi ensimmäiseltä riviltä:
- Kopioi laskun tiliöintiriveistä ensimmäisen rivin tiedot muille riveille.
- Valitse kopioitaviksi tiedoiksi tiliöinti sekä mahdolliset laskentakohteet ja muut projektit sen mukaan, mitä yrityksen tietoihin on tallennettu.
Tee valituille:
- Saat poistettua virheellisiä rivejä.
- Voit laskettaa ostotilauksen rahtikustannukset, jos yrityksessä on rahtikustannuskäsittely käytössä (tarvittaessa tämä voidaan lisätä tuen kautta).
- Voit päivittää tilausrivin ALV-prosenttia valitsemalla "Päivitä ALV-% toimittajalta" tai "Päivitä ALV-% tuotteelta".
- Huomaa, että ALV-% haetaan toimittajalta niille tuoteriveille, joilla ei ole käytetty tuoterekisterin tuotetta.
Kun rivit ovat toivotunlaiset, tallenna ne painamalla tallenna rivit -painiketta.
Ostotilaus voidaan hyväksyä painamalla hyväksy tilaus -painiketta. Tämä vaatii reskontrien oikeuksista oikeuden hyväksyä ostotilauksen.
- Paina hyväksy tilaus, jos haluat siirtää ostotilauksen hankintaehdotuksesta hyväksytty-tilaan.
- Avaa hyväksy tilaus -painikkeen vieressä oleva alaspäin osoittava kolmio, jos haluat valita:
- hyväksy ja siirry lähettämään tilaus tai
- hyväksy ja siirry tulostamaan tilaus.
- Huomaa, että siirry lähettämään tilaus ja siirry tulostamaan -valinnat aktivoituvat vain, jos oikeuksissa on lisäksi muokkausoikeudet tuotteiden hankintahintaan.
Pelkkä hyväksyntä siirtää ostotilauksen hankintaehdotuksesta hyväksytty-tilaan. Mikäli teet lähetyksen samalla, ostotilaus siirtyy toimittamaton-tilaan.
Ostotilauksen toiminnot
Ostotilauksen valikosta on mahdollista tarkastella varastotapahtumia, tulostaa hyllytyslista, kohdistaa ostotilaus ostolaskulle, esikatsella tilaus, tulostaa tilaus, kopioida tilaus tai poistaa tilaus.
Näytä varastotapahtumat:
- Toiminto on käytössä, kun varastonhallinta -osio on käytössä.
- Tarkastele varastoriveille muodostuvia hankintakirjauksia, kun ostotilaus on hyväksytty tai lähetetty toimittajalle. Tilana on tällöin avoin, eli tuote ei ole vielä tullut varastoon.
- Kun ostotilaus merkitään toimitetuksi, kirjaus muuttuu käsitelty-tilaan ja kyseinen tuote lisätään varastoon.
- Huomaa, että jos ostotilausrivillä on tilattu tuotetta, joka ei ole varastoitava tuote, tai on käytetty painiketta Lisää uusi tuoterivi, varastokirjausriviä ei muodostu. Tällöin varastokirjaus pitää lisätä manuaalisesti.
Kohdista rivejä ostolaskuun:
- Avaa ostolaskun ja ostotilauksen kohdistusnäkymä, jossa toisiinsa kuuluvat ostolaskut ja ostotilaukset voidaan kohdistaa toisiinsa.
- Toiminnon kautta on mahdollista tuoda ostolaskulle ostotilauksen tuoterivit ja mahdolliset laskentakohteet.
- Tarkempi ohjeistus kohdistukseen löytyy omalta ohjesivultaan.
Näytä ostotilauksen esikatselu:
- Tarkastele, minkälainen tuloste ostotilauksesta olisi tulossa.
- Huomaa, että tämä vaatii reskontrien oikeuksista muokkausoikeuden hankintahinnan osalta.
Siirry tulostamaan tilaus:
- Tulosta ostotilaus paikallisesti tai pdf eKirjeenä.
- Huomaa, että jos ostotilaus on hankintaehdotus -kohdassa, tulostaminen muuttaa ostotilauksen toimittamaton-tilaan.
- Tulostaminen vaatii hyväksyjä-oikeudet ostotilauksen osalta.
Kopioi ostotilaus:
- Kopioi kyseinen ostotilaus pohjaksi uuteen ostotilaukseen.
Poista ostotilaus:
- Poista ostotilaus tämän valinnan kautta.
- Huomaa, että myös tilauksesta luodut varastotapahtumat poistetaan samalla.
Tuo ostotilausrivejä tiedostosta:
- Tuo hankintaehdotus-tilassa olevalle ostotilaukselle rivejä tätä varten tehdyn Excel-tiedoston avulla.
- Muotoile ALV-sarakkeen solut tekstimuotoon, jos riveillä on 25.5 % alvia.
Onnistunut siirto näkyy alla olevasti ja näkymä näyttää lisätyt rivit. Mikäli Excelissä jättää oletus toimituspäivämäärän syöttämättä, toimituspäivämääräksi tulee se päivä, jolloin siirto tehtiin. Mikäli jättää tuotteen varaston syöttämättä, ostotilaukselle tulee tuotteen oletusvarasto.
Tuotekoodi ja tuotenimike ovat pakollisia tietoja. Tiedon voi tuoda ilman määrää, mutta ostotilausta ei voi tallentaa, ellei määrää ole annettu.
Tilauksen liite: Tilaukselle voi lisätä liitteen raahaamalla tai tietokoneen tiedostoista lataamalla seuraavissa muodoissa: jpeg, jpg, png, pdf, doc, docx, xls ja xlsx. Suositeltu liitteen maksimikoko on noin 5–10 megatavua. Liitteen lisääminen ostotilaukselle vaatii vähintään muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin ja vähintään lukuoikeuden ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin. Näillä samoilla oikeuksilla voi myös poistaa liitteen.
Ostotilausten liitteitä voi lähettää sähköpostin kautta. Ostotilauksen liitettä muokattaessa lähetys määritellään liitekohtaisesti valinnalla "Lähetetään ostotilauksen mukana lähetyskanavassa 'Välitys sähköpostitse'". Oletuksena valinta on päällä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten pääsen luomaan uuden ostotilauksen?
Voit avata uuden ostotilauksen valitsemalla Ostot > Ostotilaukset > Uusi ostotilaus.
Mitä käyttöoikeuksia ostotilauksen tekeminen ja hyväksyminen vaatii?
Ostotilauksen tekeminen vaatii vähintään muokkausoikeuden ostotilaus kohtaan toimintokohtaisissa oikeuksissa. Ostotilauksen hyväksyminen vaatii lisäksi reskontrien käyttöoikeuksien hallinnasta annetun hyväksyntäoikeuden. Reskontraoikeuksien muutos vaatii KH-oikeudet.
Miksi en näe hankintahintaa tai en voi kohdistaa ostotilausta ostolaskuun?
Hankintahinta ei näy, jos myyntireskontran hankintahintaan ei ole annettu luku- tai muokkausoikeutta. Tällöin hankintahinnan tilalla näytetään * -merkki, eikä ostotilausta voi kohdistaa ostolaskuun ilman luku- tai muokkausoikeutta hankintahintaan.
Miten lisään tuoterivin, jos tuote on jo tuoterekisterissä?
Paina Lisää uusi tuoterivi tuoterekisteristä, valitse tuote, anna määrä käsin ja tarkista, että hankintatiedot, varasto ja tiliöintiehdotus ovat oikein. Ostotilauksella käytetään ensisijaisesti toimittajalle määritettyä oletus ALV-kantaa.
Miten lisään tuoterivin, jos tuotetta ei ole tuoterekisterissä?
Paina Lisää uusi tuoterivi ja syötä kaikki tuoterivin tiedot sekä hintatiedot manuaalisesti. Tämä ei tee varastokirjausta, koska tuotetta ei ole tuoterekisterissä.
Miten ostotilaus vaikuttaa varastoon?
Kun ostotilaus hyväksytään tai sen tila vaihdetaan suoraan "lähetetty toimittajalle", ostotilaus tekee varastohallintaan varauksen Tulossa-kohtaan. Kun ostotilaus merkitään toimitetuksi, varastohallintaan muodostuu hankintakirjaus ja tuote lisätään varastoon, jos varastonhallinta on käytössä ja tuote on varastoitava tuote.
Miten voin tuoda ostotilausrivejä Excel-tiedostosta?
Käytä toimintoa Tuo ostotilausrivejä tiedostosta hankintaehdotus-tilassa olevalle ostotilaukselle. Käytä tätä varten tehtyä Excel-tiedostoa ja muotoile ALV-sarakkeen solut tekstimuotoon, jos riveillä on 25.5 % alvia. Tuotekoodi ja tuotenimike ovat pakollisia tietoja. Voit tuoda rivit ilman määrää, mutta ostotilausta ei voi tallentaa, ellei määrää ole annettu.
Miten lisään liitteen ostotilaukselle ja mitä oikeuksia se vaatii?
Lisää liite raahaamalla tiedosto tai valitsemalla se tietokoneen tiedostoista. Hyväksytyt tiedostomuodot ovat jpeg, jpg, png, pdf, doc, docx, xls ja xlsx, ja suositeltu maksimikoko on noin 5–10 megatavua. Liitteen lisääminen ja poistaminen vaatii vähintään muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin ja lukuoikeuden ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin.
Avainsanat
ostotilaus, ostotilauksen luominen, ostotilauksen hyväksyntä, ostotilauksen toiminnot, käyttöoikeudet, ostoreskontra, hankintaehdotus, varastonhallinta, tuoterekisteri, hankintatiedot, ostotilauksen kohdistus ostolaskuun, ostotilausrivit, liitteet, ALV, rahtikustannukset
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback