(Ostot > Ostotilaukset > Uusi ostotilaus)
Ostotilaus on ostoreskontran lisäominaisuus, joka mahdollistaa ostoihin liittyvän materiaalihallinnan hankintaehdotuksineen sekä CRM- ja varastolinkityksineen. Palvelu kuuluu Professional ja Premium -paketteihin.
Jotta ostotilauksen voi tehdä, pitää olla minimissää muokkausoikeus ostotilaus kohtaan toimintokohtaisissa oikeuksissa. Ostotilausten käyttöoikeuksia hallitaan reskontrien käyttöoikeuksien hallinnasta (klikataan yrityksen nimeä ja myynti ja ostoreskontrien oikeudet), jossa voidaan asettaa ostotilausten hyväksyntäoikeudet halutuille käyttäjille. Ilman tätä ei ostotilausta voi hyväksyä, mutta sen tekeminen onnistuu. Reskontraoikeuksien muutos vaatii kyseiseltä käyttäjältä KH -oikeudet.
Eli vaatii vähintään alla olevan oikeuden.
Suosittelemme myös samasta näkymästä laittamaan myyntireskontran osalta muokkaus tai lukuoikeuden hankintahintaan. Muuten hankintahintaa ei ole nähtävissä ja tämän tilalla näytetään * -merkki. Myöskään ostotilausta ei voi kohdistaa ostolaskuun ilman luku tai muokkausoikeutta hankintahintaan.
Provision osalta ei ole väliä, näkyykö se vai ei.
Ostotilauksen luominen
Uutta ostotilausta syöttäessä valitaan ostotilaukselle toimittaja, tilausnumero ja tilauksen päiväys. Tilausnumero on juokseva ja yksilöllinen. Toimittajan osoitetiedot tulevat toimittajakortille tallennetuista perustiedoista. Toimitustiedot tulevat käyttäjäyrityksen perustiedoista. Tilaukselle voidaan määrittää myös valuutta. Mikäli halutaan tehdä ostotilaus englanniksi tai ruotsiksi, pitää toimittajan tietoihin määritellä haluttu kieli kohtaan ostotilauksen kieli. Oletuksena se on aina Suomi. Mikäli halutaan käyttää vieraskielistä ostotilausta, pitäisi järjestelmään myös luoda esim. englanninkieliset maksuehdot, toimitusehdot ja toimitustavat ja valita ne ostotilaukselle. Näitä ei käännetä automaattisesti.
Mikäli ostotilauksen haluaa lähettää sähköpostitse, voi tilaukselle kirjoittaa sähköpostiviestin saatetekstin.
Valintojen jälkeen järjestelmä muodostaa ostotilauksen avoimiin ostotilauksiin hankintaehdotuksena.
Muodostettu ostotilaus näyttää seuraavanlaiselta:
Näkymässä on esillä ostotilauksen perustiedot, joita pääsee tarvittaessa muokkaamaan näkymän oikeassa yläkulmassa olevan toiminnon avulla, Ostotilausrivit, johon tilatut tuoterivit kommentteineen tulevat näkyviin ja ostotilauksen toimintopainikeet, joiden avulla tilaus saadaan käsiteltyä. 
Tilausriveille haetaan tuotteita valitsemalla Lisää uusi tuoterivi tuoterekisteristä tai Lisää uusi tuoterivi -painikkeilla.
Lisää uusi tuoterivi tuoterekisteristä: Kyseinen tuote on jo olemassa ja perustettu tuoterekisteriin. Mikäli tuotteen taakse on määritelty hankintatiedot, käytetään niitä hyväksi ostotilauksella. Määrä pitää aina antaa käsin (jos varasto on kyseisen tuotteen osalta miinuksella ja tuotetta on varattu tietty määrä, tulee määräkenttään suoraan arvo, jolla varastomäärä olisi nolla). Oletusvarasto haetaan tuotetiedoista ja tiliöinti ehdotus haetaan toimittajan kirjanpidon tiedoista. Mikäli yrityksessä on käytössä kustannuspaikat, haetaan oletuskustannuspaikka toimittajan tiedoista (Toimittajan oletuslaskentakohteet -kohdasta).
Ostotilauksella käytetään ensisijaisesti toimittajalle määritettyä oletus ALV-kantaa tuotteen taakse määritellyn ALV-kannan sijaan.
(Tuotteet>Tuotelistaus>Hae tuote>Hankintatiedot). Hankintatietoihin määritellään tuotteeseen liittyvä toimittaja, toimittajan tuotekoodi, toimittajan tuotenimike ja tuotteen hankintahinta. Tällöin siis voidaan tilata tuotetta halutulta toimittajalta ja varsinaisesti tuotteen nimi voi olla eri Netvisorissa. Hankintatietoihin määritellään siis toimittajan käyttämiä tietoja eli tuotekoodi, nimi ja hankintahinta. Tuotekoodi ja hinta voi siis olla eri, mitä kyseisen tuotteen nimi ja koodi.
Kun tuote tilataan ja määritellään ostotilaus toimitetuksi, tulee varastohallintaan myös automaattisesti hankintakirjaus kyseisen tuotteen ja määrän osalta. (Edellyttäen, että varastonhallinta on käytössä ja kyseinen tuote on varastoitava tuote). Mikäli hankintatietoja on käytössä, näkyy tuotenimike valinta -kohdassa ensiksi toimittajan tuotteet, josta voidaan valita haluttu tuote. Tällöin siis nämä hankintatietoihin määritellyt tuotenimike, toimittajakoodi ja toimittajanimike tulevat näkyviin ostotilausriveille.
Ostotilaus tekee varastohallintaan varauksen tulossa -kohtaan, kun ostotilaus on hyväksytty tai tilaksi vaihdetaan suoraan "lähetetty toimittajalle".
Lisää uusi tuoterivi: Kyseistä tuotetta ei ole perustettu Netvisorin tuoterekisteriin. Tällöin tiedot pitää syöttää manuaalisesti, myöskin hintatiedot on määriteltävä käsin. Tämä ei tee varastokirjausta taustalla, koska tuotetta ei ole.
Ostotilausriville voidaan antaa tiliöintiehdotus ja kustannuspaikka. Näitä voidaan käyttää apuna, kun lasku kohdistetaan ostolaskuun ja saada siinä tiedot kopioitua ostotilaukselta ostolaskun tiliöintiriville. Ostotilaus itsessään ei tee tositetta, jolloin ostotilauksen kustannuspaikat eivät näy kirjanpidon raporteilla.
Lisää uusi kommenttirivi: Ostotilaukselle voidaan tehdä kommenttikenttä, joka tulostuu ostotilaukselle. Rivin edessä olevista "palkeista" voi vaihtaa kommenttirivin paikkaa tuoterivien kesken. Samalla tavalla myös tuoterivien paikkaa voi vaihtaa.
Lisää/päivitä toimittajan hankintatiedot: Hankintatiedot voi tarvittaessa jättää päivittämättä kytkemällä painikkeen pois päältä. Mikäli hankintatietojen päivitys on päällä, voit käsin vaihtaa ostotilaukselle yksikköhintaa ja tämä päivittyy kyseisen tuotteen hankintatietojen hinta -kenttään. Jotta tämä toimii pitää tuote olla olemassa ja siihen tehty hankintatiedot tuotekortilla kyseiselle toimittajalle.
Kopioi ensimmäiseltä riviltä: Kopioi laskun tiliöintiriveistä ensimmäisen tiedot muille riveille. Valittavina on tiliöi sekä mahdollisesti laskentakohteet ja muut projektit, riippuen onko niitä tallennettu yrityksen tietoihin aikaisemmin.
Tee valituille: Painikkeella voidaan poistaa virheellisiä rivejä ja laskettaa ostotilauksen rahtikustannukset (vaatii rahtikustannuskäsittelyn päälle yritykseen). Tarvittaessa tämä voidaan lisätä tuen kautta). "Päivitä ALV-% toimittajalta" ja
"Päivitä ALV-% tuotteelta" voidaan päivittää tilausrivin ALV-prosenttia. ALV-% haetaan toimittajalta niille tuoteriveille, joilla ei ole käytetty tuoterekisterin tuotetta.
Kun rivit ovat toivotunlaiset, ne tallennetaan tallenna rivit -painikkeella.
Ostotilaus voidaan hyväksyä painamalla hyväksy tilaus -painikkeesta. Tämä vaatii siis reskontrien oikeuksista oikeuden hyväksyä ostotilauksen. Hyväksy tilaus painikkeen vieressä on alaspäin oleva kolmio, josta voi valita hyväksy ja siirry lähettämään tilaus tai hyväksy ja siirry tulostamaan tilaus. Pelkkä hyväksyntä siirtää ostotilauksen hankintaehdotuksesta hyväksytty tilaan. Mikäli tehdään lähetys samalla, menee ostotilaus toimittamaton -tilaan.
Ostotilauksen toiminnot
Valikosta on mahdollista katsoa varastotapahtumat, joita ostotilaus tulee varastoon tekemään. Valikosta voidaan myös tulostaa hyllytyslista, ja ostotilaus voidaan kohdistaa ostolaskulle. Tilauksen voi esikatsella (vaatii oikeuden nähdä tai muokata hankintahintaa), tulostaa, kopioida tai poistaa.
Näytä varastotapahtumat: Tämä vaatii varastonhallinta -osion. Kun ostotilaus on hyväksytty tai lähetetty toimittajalle, tulee varastoriveille hankintakirjaus. Tilana on avoin, eli tuote ei ole vielä tullut varastoon. Kun ostotilaus merkitään toimitetuksi, muuttuu kirjaus käsitelty tilaan, jolloin kyseinen tuote on lisätty varastoon. Mikäli ostotilaus rivillä on tilattu tuotetta, joka ei ole varastoitava tuote tai on käytetty nappia Lisää uusi tuoterivi, ei varastokirjausriviä näy. Tällöin tämä pitää lisätä manuaalisesti.
Kohdista rivejä ostolaskuun: Tämä tuo ostolaskun ja ostotilauksen kohdistusnäkymään, josta toisiinsa kuuluvat ostolaskut ja ostotilaukset voidaan kohdistaa toisiinsa. Näin saadaan ostolaskulle halutessaan ostotilauksen tuoterivit ja mahdolliset laskentakohteet. Tarkempi ohjeistus kohdistukseen löytyy omalta ohjesivultaan.
Kohdista rivejä tehtävään: Tämä vaatii yritykseen CRM -moduulin päälle. Tämän avulla voidaan ostotilaus kohdistaa joko uudelle tehtävälle tai jo olemassa olevalle tehtävälle. Tämän avulla tehtävän taloustieto -välilehdelle tulee näkyviin kuluihin kyseiset ostotilausrivit.
Näytä ostotilauksen esikatselu: Tämän avulla voidaan nähdä, minkälainen tuloste ostotilauksesta olisi tulossa. Tämä vaatii reskontrien oikeuksista muokkausoikeuden hankintahinnan osalta.
Siirry tulostamaan tilaus: Ostotilaus voidaan tulostaa paikallisesti tai pdf eKirjeenä. Mikäli ostotilaus oli hankintaehdotus -kohdassa, muuttaa tulostaminen ostotilauksen toimittamaton -tilaan. Tulostaminen vaatii hyväksyjä -oikeudet ostotilauksen osalta.
Kopioi ostotilaus: Kopioi kyseisen ostotilauksen pohjaksi uuteen ostotilaukseen.
Poista ostotilaus: Ostotilaus voidaan poistaa tämän valinnan kautta. Myös tilauksesta luodut varastotapahtumat poistetaan tässä samalla.
Tuo ostotilausrivejä tiedostosta: Tämän avulla voidaan tuoda hankintaehdotus -tilassa olevalla ostotilaukselle rivejä tätä varten tehdyn Excel -tiedoston avulla.
Onnistunut siirto näkyy alla olevasti ja tämä näyttää lisätyt rivit. Mikäli Excelissä jättää oletus toimituspäivämäärän syöttämättä, tulee siihen se päivä, jolloin siirto tehtiin. Mikäli jättää tuotteen varaston syöttämättä, tulee ostotilaukselle tuotteen oletusvarasto.
Tuotekoodi ja tuotenimike ovat pakollisia tietoja. Tiedon voi tuoda ilman määrää, mutta ostotilausta ei voi tallentaa, ellei määrää ole annettu.
Tilauksen liite: Tilaukselle voi lisätä liitteen raahaamalla tai tietokoneen tiedostoista lataamalla seuraavissa muodoissa: jpeg, jpg, png, pdf, doc, docx, xls ja xlsx. Suosittelemme lisäämään max. 5-10 megan liitteitä. Liitteen lisääminen ostotilaukselle vaatii minimissään muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin ja vähintään lukuoikeuden ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin. Näillä samoilla oikeuksilla voi myös poistaa liitteen.
Ostotilausten liitteitä voi lähettää sähköpostin kautta. Ostotilauksen liitettä muokattaessa voidaan lähetys määritellä liitekohtaisesti käyttäen valintaa "Lähetetään ostotilauksen mukana lähetyskanavassa 'Välitys sähköpostitse'". Oletuksena valinta on päällä.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback