Tässä ohjeessa neuvotaan, miten korjata tuotteen oikea määrä varastonhallintaan eri tilanteissa, kuten takautuvassa inventoinnissa tai tämänhetkisen varastosaldon muutoksessa. Ohje sisältää vaiheittaiset ohjeet muun muassa inventaarion massatoiminnoista, inventoinnista hyllypaikoittain ja varaston inventaariolistan hyödyntämisestä.

Netvisorissa on käytössä 2 tunnin aikakatkaisu. Jos inventoit isoja määriä, jaa työ useampaan erään. Jos näkymää ei ole tallennettu kahteen tuntiin, ohjelma katkaisee käytön taustalta. Voit pidentää aikajaksoa tekemällä välillä toisella välilehdellä toimintoja, kuten hakemalla jonkin näkymän, jotta aikakatkaisua ei tapahdu.

Varastonhallinnan inventaariokirjauksella voidaan korjata tuotteen oikea määrä varastonhallintaan.

Takautuva inventointi

Inventaariokirjaus-näkymä tekee oletuksena kirjauksen inventaarion teko päivälle. Inventointipäiväys-kentästä voidaan vaihtaa päivämäärä, jolloin inventaariokirjaus tapahtuu valitulle päivälle.

Inventaariokirjauksessa oikea määrä asetetaan näkymään oikean varaston osalta. Jos myös arvo on väärin, suositellaan toimimaan näin:

  1. Inventoi tuote ensin nolliin halutulla päivällä.
  2. Tarkista, ettei tuotteella ole tämän jälkeen arvoa.
  3. Tee uusi inventaariokirjaus oikealla arvolla ja määrällä kyseisen tuotteen osalta.

Kun määrät ovat oikein per varasto, paina tallenna muutokset -painiketta. Tämän jälkeen avautuu varastoraportti, jossa näkyy tehty muutos kyseisten tuotteiden osalta. Toimituspäivä-kenttään tulee se päivä, joka oli annettu inventointipäivänä.

Takautuvaa inventointia varten toimi näin:

  1. Valitse Varastoraportit > Inventaarioraportti > Varaston inventaariolista.
  2. Ota käyttöön laajennettu haku.
  3. Hae varaston tilanne haluttuun päivään asti (esimerkissä haetaan tilanne vuoden 2023 loppuun asti ja aloituspäivä jätetään tyhjäksi).

Raportilta nähdään, paljonko tuotteita on ollut varastossa vuoden lopussa. Jos inventaario tehtiin vuoden loppuun, raportin voi tulostaa ja merkitä siihen käsin inventoidun määrän niiden tuotteiden osalta, joilla on varastossa ollut oikea inventoitu määrä.

Jos takautuvan inventaariokirjauksen tekee käsin manuaalisella varastokirjauksella, toimi näin:

  1. Laske nykyisen varastomäärän ja vuoden lopun määrän erotus tuotteittain.
  2. Valitse Luo uusi > Varastotapahtuma > Inventointi.
  3. Aseta toimituspäiväksi haluttu päivä, esimerkiksi vuoden viimeinen päivä.
  4. Syötä tuotteelle laskettu erotusmäärä, oikea varasto ja hankintahinta.

Esimerkki: Jos varastossa oli vuoden lopussa määränä -5 ja arvo halutaan nollata, inventaariokirjauksessa määräksi asetetaan 5 oikealle varastolle ja hankintahinta asetetaan oikein. Toimituspäiväksi asetetaan 31.12.2023. Tällöin varasto nollaantuu vuoden loppuun, mutta nykyinen varastomäärä voi poiketa nollasta, jos vuoden lopun jälkeen on hankittu tai myyty kyseistä tuotetta.

Inventaarion toimituspäivän voi vaihtaa siinä vaiheessa, kun varastorivi on muodostettu. Tällöin toimituspäivä-kenttää muokataan halutuksi.

Tämänhetkisen varastosaldon muutos/nollaus

Ennen inventaarion tekoa varmista, että tuotteella on oikea hankintahinta.

Inventaariokirjauksen voi tehdä tuotelistauksen käsittelykorin kautta. Inventaariota ei voi tehdä tuotteelle, joka ei ole varastoitava. Toimi näin:

  1. Avaa Tuotelistaus.
  2. Hae haluttu tuote tai tuotteet.
  3. Ruksaa tuotteet, jotka haluat inventoida.
  4. Valitse näytön alareunasta lisää valitut käsittelykoriin.

Käsittelykorin vierestä avautuvasta valikosta valitse:

  • Suorita tuotteille > Inventointi

Avautuvassa näkymässä näkyvät Netvisoriin luodut varastot ja tuotteen määrä kussakin varastossa. Tässä näkymässä tuotteen määrää voidaan korjata varastokohtaisesti.

Jos et halua käsitellä kaikkia olemassa olevia varastoja, valitse painikkeesta Valitse käsiteltävät varastot ne varastot, jotka tuodaan näkyville inventaariokirjauksen tekoon.

Tulostettavaan muotoon -painike lisää tuotteen määrän per varasto -rivin perään ________ -kentän. Näkymä voidaan tulostaa painamalla Netvisorissa printterin kuvaa. Tulosteen voi toimittaa varastohenkilökunnalle, joka merkitsee lomakkeelle käsin tuotteiden oikean määrän. Inventaariokirjaus voidaan tämän jälkeen tehdä lomakkeelle merkityn oikean määrän perusteella per varasto.

Alla olevassa näkymässä näkyy varastoittain, montako kappaletta tuotetta on missäkin varastossa. Kootusti-kohta laskee tuotteet yhteen. Kenttien merkitykset:

  • Varastossa: tuotteiden kokonaismäärä eri varastoissa
  • Varattu: määrä, josta on tehty tilauksia, joita ei ole vielä laskutettu
  • Tilattu: määrä, jota on tilattu ostotilauksilla
  • Hankintahinta: tuotekortilla oleva tuotteen hankintahinta
  • Keskihinta: varaston keskihinta kyseisen tuotteen osalta

Inventoinnissa voidaan päivittää halutun tuotteen yksikköhinta, jos se poikkeaa tuotteen keskihinnasta, ja merkitä se tuotteen hankintahinnaksi. Keskihinnan voi halutessaan nollata, jos halutaan nollata kyseisen tuotteen varastosaldo ja arvot.

Lisäksi Inventointi-toiminto osaa tarvittaessa päivittää inventointia edeltävien hankintojen vapaiden linkitysten määrän ajan tasalle, jos yrityksellä on eräpohjainen varastonarvostusmenetelmä käytössä.

Alla esimerkki alkutilanteesta: tuotetta "Testituote 1" on 37 kpl ilman varastoa ja 20 kpl varastossa "Yksikkö 1".

Jos oikea tilanne on se, että ilman varastoa ei pitäisi olla yhtään tuotetta ja varastossa "Yksikkö 1" pitäisi olla 50 kpl tuotetta, inventaariokirjauksessa muutetaan määrät alla olevan kuvan mukaisesti. Samalla muutetaan tuotteen yksikköhinta 1,5 euroon ja asetetaan se tuotteen hankintahinnaksi.

Paina lopuksi tallenna muutokset -painiketta.

Tallennus tekee tuotteille automaattisesti varastokirjauksen. Tapahtuman tyyppi on Inventointi (ellei varastotapahtumatyyppiä ole vaihdettu) ja tila on käsitelty. Toimituspäiväksi tulee inventaarion teko päivä. Selite-kenttään tallentuu tieto siitä, mikä oli tuotteen alkuperäinen määrä ja miksi määrä muuttui inventaariokirjauksen yhteydessä.

Varastorivejä syntyy kaksi, koska kyseessä oli kahden eri varaston saldojen muutos.

Inventaarion massatoiminnot

Tuotteita voidaan päivittää massana haluttuun varastoon. Alla esimerkkinä tilanne, jossa halutaan kaikille tuotteille "ei oletusvarastoon" 10 tuotetta ja varastoon "Yksikkö 1" 30 tuotetta. Tiedot asetetaan ylimmälle riville.

Rivin perästä painetaan vihreää alaspäin osoittavaa nuolta. Tämä päivittää riville syötetyt muutokset kaikkiin käsittelykorissa oleviin tuoteriveihin. Punainen neliö rivin perässä poistaisi kyseisen tuoterivin käsittelykorista.

Kun muutokset on tehty massana, ne päivittyvät jokaiseen käsittelykorissa olevaan tuoteriviin. Taustalla syntyvät vastaavat varastokirjaukset.

Inventaario hyllypaikoittain

Käsittelykori ei näytä hyllypaikkaa tuotteiden osalta. Jos inventoit tuotteen, jonka taakse on määritelty oletusvarasto ja hyllypaikka, ohjelma inventoi uuden määrän suoraan kyseiselle hyllypaikalle ja nollaa kyseisen varaston osalta mahdollisen vanhan hyllypaikan.

Jos tuotteelle ei ole määritelty oletushyllypaikkaa, mutta haluat hyllypaikan uudelle inventoidulle riville, inventaarion jälkeen muodostettuun varastoriviin pitää käydä käsin korjaamassa haluttu hyllypaikka.

Jos tuotetta on monella eri hyllypaikalla ja nämä pitäisi jatkossa korjata oletushyllypaikalle, toimi seuraavasti (esimerkissä tuotteilla ei ole eräkäsittelyä päällä):

  • Muutama hyllypaikka on miinuksella.
  • Kokonaisvarastossa on 2 tuotetta.
  • Tuotteen oletushyllypaikka on A15.

Suora inventointi ei korjaa tilannetta, koska se päivittää vain oletushyllypaikkaa.

Tee manuaaliset kirjaukset näin:

  1. Valitse manuaaliseksi varastotapahtumaksi Inventointi.
  2. Syötä määräksi +3 hyllypaikalle A13.
  3. Muuta kirjauksessa hyllypaikka-kenttä käsin A13:ksi.
  4. Tee vastaava kirjaus määrälle +5 hyllypaikalle A14 ja muuta hyllypaikka A14:ksi.

Sama tehdään hyllypaikalle A14.

Tämän jälkeen vanhat hyllypaikat ovat nollilla, mutta kokonaisvaraston määrä on kasvanut.

Jos myös oletushyllypaikka pitää korjata, voit tehdä sen samalla tavalla manuaalisella inventointikirjauksella tai käyttää tuotelistan kautta inventointia käsittelykorin kautta ja korjata sinne halutun määrän. Tämä päivittää samalla oletushyllypaikan tiedot.

Varaston inventaariolista raportti

Varastoraporteista löytyy varaston inventaariolista, jota voidaan käyttää apuna ennen inventaariokirjauksen tekemistä. Raportti näyttää tuotteiden varastomäärän per valittu varasto.

Jos raportin tulostaa esimerkiksi varastonhoitajalle, hän voi käydä tuotteet läpi ja kirjata Inventoitu määrä -kenttään oikean tuotteiden määrän. Inventaariokirjaus voidaan tämän jälkeen tehdä raportille merkityn tiedon perusteella.

Varastoraporteista löytyy tarkempi ohjeistus omalta ohjesivultaan.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Miten korjaan tuotteen määrän takautuvasti tiettyyn päivään?
Vastaus: Hae ensin varaston tilanne haluttuun päivään asti varastoraporteista (inventaarioraportti ja varaston inventaariolista). Laske nykyisen varastomäärän ja halutun päivän määrän erotus ja tee manuaalinen varastokirjaus tyyppiä Inventointi valitulle toimituspäivälle. Tarvittaessa inventoi tuote ensin nolliin ja tee sen jälkeen uusi inventaariokirjaus oikealla määrällä ja arvolla.

Kysymys: Miten muutan tai nollaan tämänhetkisen varastosaldon?
Vastaus: Avaa Tuotelistaus, lisää tuotteet käsittelykoriin ja valitse Suorita tuotteille > Inventointi. Korjaa varastokohtaiset määrät inventaariokirjaus-näkymässä ja tallenna muutokset. Näin syntyy automaattinen varastokirjaus, joka päivittää varastosaldon.

Kysymys: Voinko inventoida useita tuotteita kerralla?
Vastaus: Kyllä. Käsittelykorissa voit syöttää halutut määrät ylimmälle riville ja käyttää vihreää alaspäin osoittavaa nuolta, jolloin samat määrät päivittyvät kaikkiin käsittelykorissa oleviin tuotteisiin. Tallennus tekee varastokirjaukset kaikille riveille.

Kysymys: Miten inventoin tuotteet hyllypaikoittain?
Vastaus: Jos tuotteella on oletusvarasto ja hyllypaikka, inventointi päivittää määrän tälle hyllypaikalle ja nollaa vanhan hyllypaikan. Jos hyllypaikkaa ei ole määritelty tai tuotteita on useilla hyllypaikoilla, tee manuaaliset inventointikirjaukset halutuille hyllypaikoille ja korjaa hyllypaikka-kenttä käsin varastoriveille.

Kysymys: Miten käytän varaston inventaariolista -raporttia inventoinnin tukena?
Vastaus: Avaa varaston inventaariolista varastoraporteista ja tulosta raportti varastonhoitajalle. Varastonhoitaja merkitsee raportin Inventoitu määrä -kenttään oikeat määrät, ja inventaariokirjaus tehdään tämän tiedon perusteella.

Avainsanat: Takautuva inventointi, inventaariokirjaus, varastonhallinta, käsittelykori, varaston inventaariolista, hyllypaikat



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.