Luethan huolellisesti ensin Palkkojen hyväksynnän käyttöönoton!

Palkkojen hyväksyntä
Hyväksyntäprosessi
Palkkojen hyväksynnän käyttöönotto
Yrityshierarkian rakentaminen
Käyttöoikeuksien asettaminen
Viestinnän onnistumisen varmistaminen
Hyväksynnän kytkeminen päälle
Kun asetukset on tehty

 

 

Palkkojen hyväksyntä

Netvisorissa on mahdollista hyväksyttää palkat ennen kuin ne siirretään maksuun.

Palkkojen hyväksyntä tulee erikseen kytkeä päälle, jos sitä halutaan käyttää palkanlaskennan asetuksista.

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset

Jos hyväksyntä kytketty päälle, tulee hyväksyntä uudeksi vaiheeksi palkanlaskentaprosessiin.

Hyväksyminen tapahtuu kätevästi omasta palkkojen hyväksyntänäkymästä Netvisorin sisällä, jolloin laskelmia ei tarvitse erikseen toimittaa hyväksyjälle.

Palkat > Palkanlaskenta > Hyväksy palkkoja

Hyväksyntänäkymästä on mahdollista myös nähdä muodostuvat palkkalaskelmat PDF-muodossa esikatselutilassa.

Palkkonen hyväksyjä saa sähköpostilla tiedon kun palkanlaskija siirtää palkkoja hyväksyntään. Palkanlaskija saa sähköpostilla tiedon kun palkkoja on hyväksytty tai hylätty.

Hyväksymistä varten on Esimies-rooli (E), joka voidaan antaa käyttäjälle, jonka on tarkoitus palkat hyväksyä. Tarvittaessa hyväksynnän voi tehdä myös palkanlaskijan (P) -roolilla.

Palkkalaskelmien hyväksynnästä jää merkintä palkkalaskelman käsittelyhistoriaan ja merkinnät ovat sekä palkanlaskijan että hyväksyjän luettavissa.

 

 

Hyväksyntäprosessi

Jos palkkojen hyväksyntä on otettu käyttöön, tulee palkanlaskentaprosessiin käyttöön uusi vaihe: "Hyväksynnässä olevat palkkalaskelmat".

Hyväksyntää käytettäessä käsittelemättömät palkkalaskelmat siirtyvät hyväksyttäviksi ennen palkkalaskelman toimitusvaihetta. Hyväksyntään siirtämisestä lähtee hyväksyjälle sähköpostilla tieto, että hänellä on hyväksyttäviä palkkoja.

Hyväksynnässä olevat laskelmat näkyvät erillisessä palkkojen hyväksyntänäkymässä, jossa niitä voi hyväksyä tai hylätä. Hyväksyminen vie palkkalaskelmat laskentaprosessissa eteenpäin tulostusvaiheeseen. Hylkääminen vie laskelman prosessissa takaisin käsittelemättömäksi. Palkanlaskijalle lähtee sähköpostitse ilmoitus hyväksymisestä ja hylkäämisestä.

Käsittelystä jää aina merkintä palkkalaskelman käsittelyhistoriaan kun palkkalaskelmaa siirretään vaiheesta toiseen.

 

 

Palkkojen hyväksynnän käyttöönotto

Käyttöönoton voi suorittaa kokonaisuudessaan yrityksen tilitoimiston pääkäyttäjä-roolin (TPK) omaava henkilö. Palkanlaskija-rooli (P) ei riitä antamaan asiakasyrityksen käyttäjille tarvittavia käyttöoikeuksia ja rooleja. Käyttäjähallitsija (KH) voi muokata käyttäjien toimintokohtaisia oikeuksia ja yrityshierarkiaa, mutta ei voi asettaa esimiesroolia (E). Esimiesroolin antamiseen tarvitaan tilitoimiston pääkäyttäjän rooli (TPK).

Palkanlaskija (P) pääsee näkemään kenellä on mikäkin rooli, ja etsiä henkilöt, jotka voivat asettaa tarvittavat oikeudet. Yrityksen käyttäjät ja roolit voi nähdä sivulla:

Yrityksen nimi > Käyttäjät ja roolit > Yrityksen käyttäjät -välilehdeltä näkee käyttäjät, joilla on käyttöoikeus yritykseen. 

Netvisorin tuki voi auttaa antamalla tarvittavan Esimies (E) -roolin. KH-käyttäjä voi muokata toimintokohtaisia oikeuksia. Jotta käyttöoikeuksia voidaan muuttaa asiakastuen toimesta, yrityksen nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön on vahvistettava tämä pyyntö, jonka voi liittää tukipyyntöön palvelun nopeuttamiseksi. 

Käyttöohje: Käyttäjät - Käyttöoikeuksien lisäys ja hallinta

Alla on eritelty yksittäisien toimintojen osalta, jos kyseinen vaihe on mahdollista toteuttaa pienemmilläkin käyttöoikeuksilla. 

 

Ensin on hyvä selvittää kenen tai keiden on tarkoitus hyväksyä palkkoja yrityksessä. Hyväksyykö yksi kaikkien palkat vai hyväksyykö jokainen esimies alaistensa palkat. Näiden taustatietojen jälkeen voidaan tehdä pohjatyöt, jotta haluttu hyväksyntäkäytäntö voidaan toteuttaa asettamalla hyväksyntäoikeudet yrtityshierarkiaan ennen kuin palkkojen hyväksyntä otetaan käyttöön.

 Palkkojen hyväksyntää varten hyväksyjällä on vähintään oltava: 

  • Yrityshierarkiassa hyväksyntäoikeus
  • Esimiesrooli (E)
  •  Toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeus kohtaan "Palkkojen hyväksyntä" 
  •  Toimintokohtaisissa oikeuksissa lukuoikeus kohtaan "Palkanlaskenta" 

 Ennen oikeuksien asettamista, käy vielä läpi alla olevat ohjeet ennen kuin valitset palkkojen hyväksynnän käyttöön palkanlaskennan asetuksista. 



 

Yrityshierarkian rakentaminen

Yrityshierarkiassa määritellään, kenen palkkalaskelmia käyttäjä voi hyväksyä. Yrityshierarkia mallintaa käyttäjien sijainnin yrityksessä ja heidän keskinäiset oikeudet toisiinsa hierarkiaoikeuksien avulla. Hierarkioita käytetään työajan ja matkalaskujen hyväksymisessä sekä matkalaskujen asiatarkastuksessa, mikäli asiatarkastus on valittu käyttöön. Hierarkioiden hyväksymisoikeutta käytetään näiden lisäksi palkkojen hyväksynnässä. Hierarkiat tulee siten rakentaa vastaamaan koko yrityksen hyväksyntähierarkiaa ja antaa oikeudet oikeille henkilöille oikeisiin hierarkiatasoihin. 

Lue lisää yrityshierarkioista ja niiden rakentamisesta: Yrityshierarkiat

Yrityshierarkian rakentaminen tapahtuu yritysvalikon kautta: 

Yritysvalikko > Yrityshierarkia > Hierarkiaoikeudet -välilehti

Hierarkian hallintaa varten tarvitaan käyttäjähallitsijan (KH) tai Tilitoimiston pääkäyttäjän (TPK) -rooli.

Yrityshierarkiat tulee rakentaa sen mukaan, että haluttu palkkojen hyväksyntätapa täyttyy, eli hyväksyjälle tullaan antamaan hyväksyntäoikeudet johonkin tasoon (tasoihin) ja hän saa oikeudet myös valitun tason alla oleviin alatasoihin.

Palkansaajat tulee sijoittaa rakennettuun hierarkiaan eli palkansaajille annetaan oletushierarkiataso.

Tämä voidaan tehdä kätevästi palkansaajalistauksesta massana tai yrityshierarkian "Hierarkiaoikeudet" -välilehdellä yksittäin.

Kun yrityshierarkia on tehty ja palkansaajat ovat oikeissa tasoissa, tulee hyväksyjille antaa hyväksyntäoikeudet haluttuihin tasoihin.

  • Huomioithan, että hyväksyjä saa oikeudet myös hänelle määritellyn tason alla oleviin tasoihin!

Mikäli hyväksyjällä on palkanlaskijan rooli (P), yliajaa tämä yrityshierarkian.

 

 

Käyttöoikeuksien asettaminen

Käyttäjän palkanlaskennan toimintokohtaisia oikeuksia ja rooleja muokataan "Käyttäjät ja roolit" -sivulla. Käyttäjähallitisija (KH) tai Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) voi muokata käyttöoikeuksia.

Yritysvalikko > Käyttäjät ja roolit > Porautuminen käyttäjälle > Toimintokohtaiset oikeudet

Muokkausoikeus palkkojen hyväksyntänäkymään

Hyväksyjällä tulee olla muokkausoikeus kohtaan "Palkkojen hyväksyntä". Pelkällä lukuoikeudella sivulla olevat hyväksyntä- ja hylkäystoiminnot eivät ole käytettävissä.

Jos käyttäjän on tarkoitus vain hyväksyä palkkoja, voidaan hänelle helposti räätälöidä toimintakohtaisien oikeuksien avulla pääsy vain esim. palkkojen hyväksyntään ja palkansaajiin, ja rajata pääsy muille sivuille.

Pelkkä toimintokohtainen käyttöoikeus ei kuitenkaan anna oikeutta päästä sivulle, vaan sivulle pääsy vaatii Esimies-roolin (E) tai Palkanlaskija-roolin (P).

Käyttäjällä jolla on valittuna "Kaikki oikeudet" -profiili, saa oletuksena tällekin sivulle muokkausoikeudet.

Toimintokohtainen oikeus kohtaan "Palkkojen hyvälsyntä" avaa palkkojen hyväksyjälle näkyviin sivun Palkat -valikkoon omaksi kohdakseen, joka on oletuksena lukittuna:

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkojen hyväksyntä

Muokkausoikeus palkansaajiin

Palkkojen hyväksyjälle tulee asettaa toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeus "Palkansaajien hallinta" kohtaan, jos hän haluaa:

  • Voida listata ja käsitellä palkansaajia palkansaajalistauksesta
  • Voida porautua palkansaajan perustietoihin

Jos käyttäjä vain hyväksyy palkkoja hyväksyntänäkymässä, eikä tarvitse pääsyä palkansaajien perustietoihin, voidaan oikeus jättää antamatta

 

Oikeus palkanlaskennan raportointiin

Palkkkojen hyväksyntänäkymästä avautuva palkansaajakohtainen palkkakausien vertailuikkuna (Avautuu hyväksynänäkymän "Vertailu"-sarakkeen linkistä) on yksi palkanlaskennan raporteista.

Palkanlaskennan toimintokohtaisista oikeuksista tarvitsee asettaa luku-tai muokkausoikeudet kohtaan "Raportointi", jotta raportin saa avattua.

 

 

Saman vertailuikkunan saa auki myös palkansaajalistaukseta:

Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Näytä sarakkeet > Palkanlaskennan tiedot > Palkkavertailu

Palkansaajalistaukseen päästäkseen tarvitaan toimintokohtainen oikeus palkansaajien hallintaan. Palkkojen hyväksyntänäkymän palkkojen vertailuikkunan näkemistä varten hyväksyjällä tulee olla toimintokohtaisissa oikeuksissa luku- tai muokkausoikeudet kohtaan "Palkansaajien hallinta" eli samat oikeudet ja logiikkaa kuten palkkalaskelmien näkemiseen.

Oikeus hyväksyntänäkymässä palkkalaskelmien esikatseluun

Palkkojen hyväksyntänäkymässä on mahdollista saada auki palkkalaskelmien esikatseluikkuna kohdasta "Näytä valitut palkkalaskelmat".

Painikkeesta avautuu esikatselutilassa oleva palkkalaskelma (Pdf), josta voi suoraan myös hyväksyä tai hylätä palkkalaskelman.

Palkkalaskelmien näkeminen (PDF) tarvitsee luku- tai muokkausoikeuden palkanlaskentaan. Toimintokohtainen oikeus on turvallista antaa, koska varsinaiseen palkanlaskentaan tarvitaan palkanlaskijan rooli (P).

24.8.2018 viikkopäivitysjulkaisun jälkeen on mahdollista nähdä palkansaajien palkkalaskelmien pdf-tulosteet palkansaajien tiedoista. Ennen tämä vaati palkanlaskijan (P)-roolin. Näin esimiesroolilla (E) voi tarkistaa maksetut palkkalaskelmat myös palkanlaskentaprosessin jälkeen. Esimiesroolilla (E) yrittäjä voi nähdä palkanlaskennan raportteja, joissa on samat tiedot kuin palkkalaskelmilla, mutta niitä ei vain näytetä pdf-tiedostona.

Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus

Tiedotusnäkymän oikeudet

Hyväksyjälle on tehty tiedotusnäkymään oma "Hyväksymättömät palkkalaskelmat (kpl)" -linkki "Minulla käsittelyssä" -widgetissä.

Palkanlaskenta-otsikko tulee näkyviin vasta kun hyväksyntä kytketään päälle palkanlaskennan asetuksista.

Jotta "Hyväksymättömät palkkalaskelmat" -linkki näkyisi tiedotusnäkymän widgetissä, tulee käyttäjällä olla:

    • Esimies (E) -rooli.
    • Muokkausoikeudet palkkojen hyväksyntään
    • Tiedotusnäkymän oikeuksissa mihin tahansa tietoon luku- tai muokkausoikeus, jolloin lisänä näkyy myös palkanlaskennan aiheiset linkit.

Tiedotusnäkymän oikeuksien hallinta tapahtuu paikasta:

Yritysvalikko > Tiedotusnäkymän oikeudet

 

Esimies (E) -roolin antaminen

Hyväksyjälle tulee antaa Esimies-rooli (E). Tällä roolilla käyttäjä saa pääsyn palkkojen hyväksyntänäkymään, sekä oikeuden nähdä palkansaajien palkkatietoja rakennetun yrityshierarkian hyväksyntäoikeuksien rajoissa. 

Palkanlaskijan roolilla (P) hyväksyntäsivulla näkee kaikkien hyväksynnässä olevat laskelmat.

 

 

Viestinnän onnistumisen varmistaminen

 Sähköpostiviestintä

Jotta hyväksynnän automaattiviestintä toimisi, tulee tarkistaa että hyväksyjien ja palkanlaskijoiden sähköpostiosoitteet ovat oikein järjestelmässä. 

Jos viestin vastaanottaja on palkansaajana yrityksessä

  • Käytetään palkansaajan perustiedoissa olevaa sähköpostia. 
  • Sähköpostin kieliversio valitaan palkansaajan kielivalinnan mukaisesti.

Jos viestin vastaanottaja ei ole yrityksen palkansaaja

  • Käytetään käyttäjätiedoista (Käyttäjävalikko > Omat perustiedot) löytyvää sähköpostia
  • Sähköpostin oletuskielenä on suomi, ellei perustiedoissa ole asetettu toista oletuskieltä
  •  Käyttäjän tiedoissa järjestelmäviestien kanavana on oltava Email 

Tiedotusnäkymä

Hyväksyntään liittyvät tiedot näytetään tiedotusnäkymässä oikeuksien ollessa kunnossa, mutta viestintä tehostaa hyväksyntäprosessia tekoa.

Palkanlaskennan valvontanäkymä

Palkanlaskija voi seurata hyväksynnän tilaa palkanlaskennan valvontanäkymässä (valikon "Palkat" -otsikkoa klikkaamalla).

Hyväksynnässä olevien sekä käsiteltyjen palkkojen määrä näkyy myös palkkajaksojen listauksessa Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot.

Hyväksyntään liittyvät sarakkeet ja tiedot tulevat näkyville kun hyväksyntä on kytketty päälle palkanlaskennan asetuksista.

 

 

Hyväksynnän kytkeminen päälle

Palkkojen hyväksyntä tulee erikseen valita käyttöön palkanlaskennan asetuksista. Tämä on hyvä tehdä vasta lopuksi, kun kaikki pohjatyöt on tehty.

Kytkeminen tapahtuu palkanlaskennan asetuksista. Kytkennän voi tehdä henkilö, jolla on käyttöoikeuksissa toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet kohtaan "Perustiedot".

Palkkojen hyväksynnän kytkentä tuo eri sivuille näkyviin hyväksyntään liittyvät sarakkeet sekä uuden hyväksyntävaiheen palkanlaskentaprosessiin, jotta palkanlaskija voi siirtää palkkoja hyväksyntään. Samoin palkkojen hyväksyntäsivulle pääseminen mahdollistuu.

Palkkojen hyväksynnän poistaminen käytöstä

Jos hyväksyntä kytketään palkanlaskennan asetuksista pois päätä, poistuvat näkymistä kaikki hyväksyntään liittyvät sarakkeet ja toiminnot. Samoin hyväksynnässä olevat laskelmat palautuvat käsittelemättömiksi. Jo hyväksytyt palkat pysyvät prosessissa siinä vaiheessa missä ovat.

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset

 

 

Kun asetukset on tehty

Palkanlaskija

  • Näkee palkanlaskentaprosessissa uuden hyväksyntävaiheen, johon hän siirtää palkat hyväksyttäviksi.
  • Ei voi siirtää palkkoja tulostettavaksi suoraan palkanlaskentaprosessin sivulta. 
  • Näkee hyväksynnässä olevien palkkojen tilan tiedotusnäkymässä, palkanlaskennan valvontanäkymässä, palkkajaksojen listauksessa sekä palkanlaskentaprosessissa. 
  • Palkanlaskija saa sähköpostiviestin kun palkkalaskelmat ovat hyväksytty.
  • HUOM! Sähköpostit lähetetään vain sille palkanlaskijalle, joka on palkkalaskelmat siirtänyt hyväksyntään.

Hyväksyjä

  • Näkee tiedotusnäkymässä "Hyväksyttävät palkat" -linkin sekä hänen hyväksyttävissä olevien palkkojen määrän. 
  • Näkee "Hyväksy palkkoja"-sivun "Palkanlaskenta"-otsikon alla
  • Pääsee "Hyväksy palkkoja" -näkymään. 
  • Näkee hyväksyntänäkymässä palkat vain palkansaajilta, joihin hänellä on annettu yrityshierarkian kautta hyväksyntäoikeus. 
  • Voi hyväksyä ja hylätä palkkoja hyväksyntänäkymässä. 
  • Voi porautua palkansaajien palkkalaskelmiin, joihin hierarkiaoikeus 
  • Näkee myös palkkatietoja niiltä palkansaajilta joihin hierarkian mukaan oikeus.
  •  Käyttäjän tiedoissa järjestelmäviestien kanavana on oltava Email 
  • Saa sähköpostiin viestin hyväksyttävistä palkkalaskelmista

 

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.