Käyttäjähallinta on toimintokokonaisuus, jolla käyttäjähallintaan valtuutetun henkilön toimesta voidaan (valtuuksien rajoissa) lisätä uusia ja muokata olemassa olevia käyttäjätunnuksia.

Käyttäjät, joilla on KH-rooli ja TPK-rooli, voivat muokata muiden yrityksen käyttäjien käyttöoikeuksia.

Suhtaudumme käyttöoikeusasioihin vakavasti, joten tarvitsemme niiden lisäämiseen selvästi yksilöidyn viestin, mitä käyttöoikeuksia tarkalleen ottaen halutaan antaa, kenelle ja mihin yritykseen. Käyttöoikeuksien lisäyspyyntö pitää tulla yrityksen Netvisor-ympäristön pääkäyttäjältä tai yrityksen nimenkirjoitusoikeutetulta.

Sisällysluettelo:

Uuden käyttäjän perustaminen
Myynti, tuotteet, osto ja Taloushallinto -osion oikeudet
Palkanlaskenta -osion oikeudet
CRM -osion oikeudet
Käyttäjien muokkaaminen
Käyttäjätunnusten voimassaolo
Käyttäjätunnusten poistaminen
Käyttäjätunnusten valtuuttaminen toiseen yritykseen

 

Käyttäjäoikeuksien hallinta tapahtuu yrityskohtaisesti, eli kulloinkin hallinnoitavana olevan yrityksen alta hallitaan niitä käyttäjiä, jotka ovat kyseisen yrityksen palveluksessa. Hallinnoitavaa yritystä koskien samasta paikasta voidaan myös hallita sellaisien yrityksen ulkopuolisten käyttäjien oikeuksia, joille on annettu käyttöoikeudet ko. yritykseen. Tämä koskee yleensä esimerkiksi kirjanpitäjää tai tilintarkastajaa.

 

Uuden käyttäjän perustaminen

1. Uuden käyttäjän perustaminen yritykseen tapahtuu kohdasta Käyttäjät ja roolit. Tällä toiminnolla hallitaan aktiivisen yrityksen käyttäjiä ja heidän oikeuksiaan. Perustajalla tulee olla Käyttäjähallitsijan erityisrooli eli KH.

2. Linkistä Lisää uusi käyttäjä tai lisää yrityksen ulkopuoliselle henkilölle käyttöoikeus pääset lisäämään käyttäjän.

Netvisor -palvelun hintaan sisältyy yksi yrityksen oma käyttäjä, joka näkyy listauksen kohdassa yrityksen oma käyttäjä. Tällöin tässä lukee kyseisen henkilön kohdalla "Kyllä".  Jos käyttäjällä on jo ennestään tunnukset johonkin muuhun yritykseen, tulee hänen osalta listaukseen "Ei" yrityksen oma käyttäjä -kohtaan. Uudistuneessa pakettihinnoittelussamme ei kuitenkaan veloiteta lisäkäyttäjistä (pl. tilintarkastajaveloitus). Lisätietoa pakettihinnoittelustamme täältä.

Käyttäjillä voi olla voimassaoloaika, jonka sisällä he pääsevät kirjautumaan yritykseen. Jos voimassaoloaika on umpeutunut, näytetään se punaisella. Tällöin kyseinen henkilö ei pääse kirjautumaan ainakaan tähän yritykseen. Käyttäjällä voi olla eri voimassaoloaikoja eri yrityksiin. Voimassaoloajoista löytyy oma ohjesivu.

Hallitse yrityksen pääkäyttäjää. Tämän linkin takaa voidaan lisätä tai vaihtaa yrityksen pääkäyttäjä. Tämä voidaan tehdä KH -oikeuksilla. Pääkäyttäjän tulisi olla yrityksessä työskentelevä henkilö. Mikäli pääkäyttäjällä on lisäksi KH -oikeudet, voi hän jatkossa lisätä yritykseen toisia KH -tason käyttäjiä ja lisätä palkanlaskijan -oikeudet halutuille henkilöille. 

“Pääkäyttäjällä tarkoitetaan Asiakkaan nimeämää luonnollista henkilöä, jolle annetaan Palvelun pääkäyttäjäoikeudet, jotka sisältävät oikeudet perustaa uusia käyttäjätunnuksia, lisätä tai poistaa Palveluosioita ja allekirjoittaa sopimuksia Palvelun sisällä; ja joka toimii Asiakkaan edustajana.”

3. Syötä ensimmäiseksi uuden käyttäjän henkilötunnus. Mikäli henkilötunnus on oikein, tulee kentän perään vihreä ruksi, tällöin henkilötunnus on ainakin muodollisesti oikein. Mikäli henkilötunnus, ei mene tarkistuksesta läpi, näkyy rivin perässä punainen rasti. Tällöin tulee vielä seuraava ilmoitus tarkista käyttäjä -napin painalluksen jälkeen. "Antamasi henkilötunnus ei ole kelvollinen suomalainen henkilötunnus. Henkilötunnusta ei voi muokata käyttäjän perustamisen jälkeen. Haluatko varmasti perustaa käyttäjän?"

Mikäli syötät suomalaisen käyttäjän Netvisoriin, pitää maa kentässä olla Finland. Mikäli olet tehnyt kutsun Netvisor ID -sovelluksella ulkomaisen käyttäjän osalta, tai virolaisella, norjalaisella tai ruotsalaisella ID-kortilla, valitse maa kentästä käyttäjän oikea kansallisuus. Tällöin järjestelmä ei tarkista taustalla henkilötunnuksen oikeellisuutta.

4. Määrittele käyttäjälle profiili ja käyttäjän erityisrooli mikäli tarpeellista.

Voimassaoloaika: Määritellään millä välillä käyttäjä pääsee kirjautumaan palveluun. Jos ruksi on kentässä "voimassa toistaiseksi" ei voimassaoloaika kentillä ole väliä. 

Myynti, tuotteet, ostot ja taloushallinto -osion oikeudet

Kaikki oikeudet - käyttäjällä on kaikki oikeudet Taloushallinto (Accounting) -osioon.
Myyntireskontrakäyttäjä - käyttäjällä on oikeudet Myynti -osioon.
Ostoreskontrakäyttäjä - käyttäjällä on oikeudet Osto -osioon.
Reskontrakäyttäjä - käyttäjällä on oikeudet Myynti- ja Osto -osioihin.
Selausoikeus - käyttäjällä on selausoikeus kaikkiin osioihin. Tämä pitää määritellä erikseen myös palkanlaskennan ja CRM -osion osalta. (valintoja ei tule näkyville, jos osioita ei ole yrityksellä käytössä).
Yrityskäyttäjä - sama kuin Kaikki oikeudet, paitsi vain lukuoikeus kirjanpidon perustoimintoihin ja tuloveroilmoittamiseen. Tällöin ei voi tehdä käsin tositteita yritykseen ja lähettää tuloveroilmoitusta.
Ei oikeutta - käyttäjällä ei ole oikeutta Taloushallinto (Accounting) -osioon.

Käyttäjähallitsija (KH) Voi hallita yrityksen käyttäjiä ja palveluita. KH voi perustaa KP:n, muttei toista käyttäjähallitsijaa. Hän ei voi lisätä tilitoimiston pääkäyttäjän oikeutta tai antaa palkanlaskijan oikeutta. Hän ei voi lisätä itselleen oikeuksia tai muuttaa omia oikeuksia.
Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) on nimensä mukaisesti Tilitoimistolle kuuluva rooli. TPK voi perustaa KH:n ja KP:n, muttei toista TPK:ä. TPK-rooli voidaan antaa vain kopioimalla (vaatii TPK tai KH+pääkäyttäjä käyttöoikeudet) tai poikkeustapauksissa Netvisor tuen toimesta. TPK-roolin saatuaan käyttäjä lisätään automaattisesti uusien tilitoimiston perustamien yritysten käyttäjäksi. Tällöin hän saa TPK + KH+KP -oikeudet kyseiseen tilitoimistoasiakkuuteen. Jos tilitoimisto ei halua työntekijän näkevän tietoja itse tilitoimistosta, jolla on TPK -oikeudet asiakasyrityksiin, voidaan kyseiselle käyttäjälle antaa TPK -oikeus tilitoimistoon ilman KH -oikeutta. Samoiten käyttäjäprofiili on mietittävä kuntoon tai mahdollisesti se voi olla ei oikeutta itse tilitoimistoon. Tällöin kuitenkin henkilö saa uusiin avattaviin yrityksiin  TPK+ KH+KP -oikeudet. Mutta hän ei voi avata yritystä itse tilitomiston alta, mutta se onnistuu jonkun muun yrityksen alta, jossa hänellä on KH-oikeudet. Taustalla tilitoimistolinkitys menee aina avaajan perusyrityksen alle. 


Kirjanpitäjä (KP) voi tehdä vaativampia kirjanpidollisia toimenpiteitä yrityksessä. Hän voi lähettää valvontailmoituksen, poistaa laskun ja tositteen, muokata lähetettyjä laskuja ja toimitettuja tilauksia, tehdä alv-ohituksia jne. 
Tilintarkastaja (TT) on tilintarkastajalle annettava erityisrooli ja sen antaminen vaatii käyttäjältä käyttäjähallitsija -oikeudet. Mikäli käyttäjän perusyritykseksi tulee Netvisor tilintarkastajat, asiasta kannattaa olla yhteydessä tukeemme. Tällöin voimme korjata kyseisen käyttäjän perusyrityksen Netvisor tilintarkastajiin.


Käyttäjän perustamisen jälkeen on vielä mahdollista antaa käyttäjälle Muokatut oikeudet, missä roolissa voidaan määritellä osio- ja toimintokohtaisesti eri oikeudet.

Käyttäjän henkilötiedot tulee aina täyttää mahdollisimman täydellisesti, se helpottaa yhteydenottoa asiakkaaseen päin mahdollisissa ongelmatilanteissa.

Käyttäjä lisätään Lisää käyttäjä -painikkeesta.

Kun käyttäjä on lisätty, hänellä on yritykseen vasta perusoikeudet. Lisäksi tulee määritellä oikeudet reskontriin, tiedotusnäkymään ja tilikausiarkistoon.

 

Palkanlaskennan oikeudet

Mikäli yrityksessä on otettu käyttöön palkanlaskenta voidaan käyttäjälle antaa tarvittavat oikeudet palkanlaskentaan. 

Tarkemmin palkanlaskennan oikeuksista on kerrottu palkanlaskennan käyttöoikeus ohjeissa.

Palkanlaskennassa voidaan antaa alla olevat profiilit ja roolit.

Profiilit

Palkansaaja -profiili: Ei oikeuksia palkanlaskentaan eikä perustietojen muokkaukseen. Oikeus ajanhallinnan (työajankirjaus ja matkalaskut) tietojen syöttämiseen ja muokkaukseen, jos Matkat -palvelu on otettu palkansaajalle käyttöön. Palkansaaja näkee omat palkanlaskennan perustiedot ja voi katsella ja tulostaa omat palkkalaskelmansa.

Kaikki oikeudet -profiili: Antaa kaikki oikeudet hrm puolelle. Oikeudet annetaan palkanlaskijalle. Lisäksi palkanlaskijalle pitää antaa palkanlaskija -rooli (P).

Hyväksyjä -profiili: Ei oikeutta palkanlaskentaan eikä perustietojen muokkaukseen. Oikeus ajanhallinnan tietojen muokkaukseen, esim. matkalaskujen ja tuntikirjausten hyväksymiseen. Hyväksyjälle täytyy tämän lisäksi määrittää riittävät hierarkiaoikeudet, jotta hän näkee alaistensa tuntikirjaukset ja matkalaskut.

Yrityksen johto -profiili: Näkee palkkalaskelmia ja raportteja. Ei oikeuksia kuukausivelvoitteiden tai vuosittaisten velvoitteiden tekoon. Ei voi muokata perustietoja. Jos yrityksen johdolle halutaan asettaa mahdollisuus tarkastella palkanlaskennan vaiheita, tulee toimintokohtaisista oikeuksista asettaa lukuoikeus (tai halutessa muokkausoikeus) palkanlaskentaan sekä palkkamallien ja -lajien hallintaan. 

Selausoikeus -profiili: Antaa lukuoikeudet palkanlaskennan puolelle.

Ei oikeutta -profiili: Ei oikeutta palkanlaskenta osioon.

Roolit

Palkanlaskijan rooli (P): Palkanlaskija-rooli on pakollinen käyttäjälle, joka laskee palkkoja. Suositeltavaa on, että palkanlaskijalla on palkanlaskennan profiilinaan "Kaikki oikeudet". Palkanlaskija tarvitsee myös maksatusoikeudet reskontraoikeuksista, jotta hän voi maksaa palkkoja. 

Palkanlaskija-roolin (P) voi antaa joko tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) tai yrityksen hallinnan etusivulla näkyvä Netvisor-ympäristön pääkäyttäjä, joilla on myös Käyttäjähallitsija-rooli (KH). Itselleen ei voi antaa oikeutta. Tarvittaessa rooli voidaan asettaa tuen toimesta. 

Esimies rooli (E): Esimies-rooli voidaan nimensä mukaisesti antaa esimiesasemassa toimivalle käyttäjälle. E-rooli kunnioittaa yrityshierarkiaa ja käyttäjä näkee palkansaajista vain ne, joihin hänellä on hierarkian kautta asiatarkistus- tai hyväksyntäoikeus. Rooli oikeuttaa näkemään palkansaajien palkkatietoja.

Henkilötietojen hallinnoija (HH): Henkilötietojen hallinnoija (HH) -roolilla voi hallita palkansaajien tietoja palkanlaskijan roolia rajoitetummin. Tällä roolilla ei pääse palkanlaskentaprosessiin eikä lähtökohtaisesti palkansaajien palkkatietoja sisältäville sivuille. HH-rooli kunnioittaa yrityshierarkiaa ja käyttäjä näkee palkansaajista vain ne, joihin hänellä on hierarkian kautta asiatarkistus- tai hyväksyntäoikeus.

CRM oikeudet

Mikäli yrityksessä on otettu CRM -osio käyttöön voidaan yrittäjälle antaa tarvittavat oikeudet CRM osioon.

Selaus: Antaa luku oikeudet CRM puolelle.

Käsittely: Antaa oikeudet käyttää osiota, mutta asetuksiin ja käyttöönottoon ei ole pääsyä.

Manageri: Muuten sama kuin käsittely, mutta antaa mahdollisuuden muokata ja lisätä viestipohjia.

Hallinta: Antaa laajimmat oikeudet. Mahdollistaa käyttöönoton teon ja pääsyn CRM asetuksiin. Vähintään yhden henkilön pitäisi olla hallinta oikeuksilla.

Ei oikeutta: Ei pääsyä CRM -osioon.

Käyttäjän muokkaaminen

Käyttäjän muokkaamiseen pääsee klikkaamalla käyttäjän nimeä. Käyttäjä ei voi muokata omia oikeuksiaan. Vastaavasti käyttäjän henkilötietoja voi muokata vain henkilö itse tai tämän lisännyt henkilö.
Valitse "Lisää uusi käyttöoikeus", jos lisäät ko. henkilölle pääsyn hallinnoimaasi toiseen yritykseen; tai
Valitse "Muokkaa käyttäjän henkilötietoja", mikäli käyttäjän henkilötietoja on tarve muuttaa.

Mikäli käyttäjä haluaa muokata omaa sähköposti tai puhelinnumeroaan onnistuu tämä klikkaamalla omaa nimeä yrityslistan vieressä pääsivulla. Täältä löytyy omat perusasetukset, jossa tietoja voi korjata. Samalla voi myös määritellä käyttöliittymän kielen.

Käyttäjätunnuksen voimassaolo

Käyttäjätunnukselle voidaan määritellä voimassaoloaika, tai se voi olla voimassa toistaiseksi. Vain voimassaolevalla käyttäjätunnuksella voi kirjautua palveluun. Yritystä, johon käyttäjätunnus on perustettu, laskutetaan myös tunnuksista, jotka eivät ole voimassa. Voimassaoloaika voidaan asettaa yrityskohtaisesti. Tästä löytyy ohjeistus omalta ohjesivultaan. Laskutuksen lopettamiseksi käyttäjältä on poistettava oikeudet perusyritykseensä. Mikäli oikeus perusyritykseen poistetaan, ei käyttäjä pääse kirjautumaan enää muihinkaan yrityksiin. HUOM! Käyttäjäprofiili "Ei oikeutta" ei myöskään katkaise laskutusta.

Käyttäjän poistaminen

Netvisor-käyttäjän käyttöoikeus voidaan poistaa vain yrityksen tai tilitoimiston käyttäjähallitsijan (KH) toimesta. Käyttäjän käyttöoikeutta poistettaessa tulisi aina ensin varmistua halutusta lopputulemasta:

  1. Halutaanko käyttäjän käyttöoikeus poistaa kaikista yrityksistä, vai..
  2. Halutaanko käyttäjän käyttöoikeus poistaa vain joistakin yrityksistä (käyttäjällä voi olla käyttöoikeudet useisiin yrityksiin, onkin syytä varmistaa henkilöltä itseltään tämä asia ennen kohdan yksi mukaista poistoa)

Käyttäjän käyttöoikeuden poistaminen kokonaan

Avaa yritysvalikko -Käyttäjät ja roolit. Täältä avataan käyttäjä klikkaamalla käyttäjän nimeä (toimii linkkinä) 

Avautuvalla sivulla näkyvät käyttäjän oikeudet käsiteltävässä yrityksessä:



Käyttäjän kaikkien yritysten käyttöoikeudet näkyvät painettaessa linkkiä "Käyttäjän muut käyttöoikeudet". Oikeuksien poisto tapahtuu painamalla "Poista"-sarakkeen linkkiä poistettavan yrityksen rivillä. Huom! Mikäli käyttäjällä on oikeuksia yrityksiin, joihin poistoa tekevällä käyttäjähallitsijalla ei ole, ei nämä yritykset näy alla olevassa listauksessa!

 

 

Käyttäjän perusyritys on Porin Testiyritys oy. Käyttöoikeuden poisto tästä perusyrityksestä lakkauttaa käyttäjätunnuksesta laskuttamisen. 

Mikäli käyttäjältä poistetaan oikeus hänen perusyritykseensä, ei hän pääse kirjautumaan mihinkään muuhunkaan yritykseen, vaikka hänellä olisikin niihin oikeuksia: mikäli tässä tapauksessa käyttäjälle jätettäisiin oikeudet Koulutusyritys 1:een, ei hän kuitenkaan pystyisi kirjautumaan ko. yritykseen.

Perusyritys on se yritys, mihin käyttäjä on alun perin perustettu, ja käyttäjäoikeus laskutetaan perusyrityksestä. Käyttäjien perusyrityksen näkee Käyttäjät ja roolit -listauksen perusyritys sarakkeesta. Perusyritys voidaan tarvittaessa muuttaa Netvisor asiakaspalvelun toimesta. Muutospyynnön voi tehdä uuden perusyrityksen käyttäjähallitsijatason (KH) käyttäjä.

Käyttäjän käyttäjäoikeuksien poistaminen osasta yrityksistä

Tehdään kuten käyttäjän poistaminen kokonaan, mutta poisto tehdään vain niiden yritysten osalta, kuin tarpeellista. 

Huom! Mikäli käyttäjän oikeudet perusyrityksestä poistetaan, mutta hänen on tarkoitus jatkaa käyttäjänä jossain muussa yrityksessä, tulee hänen perusyrityksensä muuttaa edellä kuvatulla tavalla -muutoin hän ei pääse kirjautumaan järjestelmään.

Käyttäjän valtuuttaminen toiseen yritykseen

Käyttähallitsija (KH) -roolin omaava henkilö voi lisätä toiselle henkilölle oikeudet toiseen yritykseen, missä on hänellä on myös KH-rooli. Lisääminen onnistuu kahdella tavalla. Ensimmäinen tapa menee siten, että etsitään käyttäjä jostain yrityksestä, jossa sekä KH ja lisättävä käyttäjä ovat käyttäjinä. Tämän jälkeen mennään jälleen yritysvalikkoon, sieltä Käyttäjät ja roolit -näkymään. Klikataan käyttäjän nimeä ja avautuvalla sivulla Lisää uusi käyttöoikeus -linkkiä. 


Valitaan yritys mihin oikeudet ollaan antamassa ja klikataan Jatka-painiketta

 

Valitse seuraavaksi haluttu käyttäjäprofiili ja mahdollinen erityisrooli ja Tallenna.

Toinen tapa käyttäjän valtuuttamiseksi on seuraava:

  1. Avaa Yritysvalikko - Vaihda yritykseen mihin haluat oikeuden antaa - Avaa uudelleen yritysvalikko -Käyttäjät ja roolit
  2. Klikkaa linkkiä lisää uusi käyttäjä tai lisää yrityksen ulkopuoliselle henkilölle käyttöoikeus
  3. Syötä lisättävän henkilön Hetu ja paina Tarkista (Suomi), tarkistaaksesi syöttämäsi Hetun oikeellisuuden. Mikäli saat virheen, Hetu ei ole suomalaista muotoa.
  4. Täytä käyttäjän henkilö- ja yhteystiedot sekä profiili ja paina Lisää käyttäjä.
  5. Määrittele käyttäjälle käyttäjäprofiili ja mahdolliset erityisroolit.

Huom! KH ei voi perustaa toista KH-roolin käyttäjää, vain tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) voi sen tehdä. KH voi kuitenkin lisätä KP-roolin käyttäjälle. TPK ei voi lisätä TPK-roolia toiselle käyttäjälle suoraan, vaan rooli voidaan antaa vain kopioimalla (vaatii TPK tai KH+pääkäyttäjä käyttöoikeudet). Poikkeustapauksissa TPK-rooli voidaan lisätä Netvisor tuen toimesta.

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.