Tässä ohjeessa kerrotaan miten yrityksen Netvisoriin lisätään käyttäjiä ja hallinnoidaan niiden oikeuksia. Käyttöoikeuksista myös koostettu ohje useiten kysytyistä kysymyksistä: FAQ Käyttöoikeudet   

SISÄLTÖ

Käyttöoikeuksien hallinta

Käyttäjät, joilla on Käyttäjähallitsija-rooli (KH) ja/tai Tilitoimiston pääkäyttäjä-rooli (TPK), voivat muokata muiden yrityksen käyttäjien käyttöoikeuksia. Yritys itse (tai tilitoimisto) vastaa käyttöoikeuksien oikeellisuudesta ja hallinnasta. Käyttöoikeuksiin voidaan tehdä muutoksia Netvisor-asiantuntijoiden toimesta vain poikkeustapauksissa. Tällöin kirjallinen pyyntö on tultava yrityksen Netvisor-ympäristön pääkäyttäjältä tai yrityksen nimenkirjoitusoikeutetulta.

Käyttöoikeuksien hallinta tapahtuu yrityskohtaisesti, eli kulloinkin hallinnoitavana olevan yrityksen alta hallitaan niitä käyttäjiä, jotka ovat kyseisen yrityksen palveluksessa. Hallinnoitavaa yritystä koskien samasta paikasta voidaan myös hallita sellaisien yrityksen ulkopuolisten käyttäjien oikeuksia, joille on annettu käyttöoikeudet ko. yritykseen. Tämä koskee yleensä esimerkiksi kirjanpitäjää tai tilintarkastajaa.

Yrityksen käyttäjiä ja heidän käyttöoikeuksia voi tarkastella yritysvalikon kautta Käyttäjät ja roolit -näkymästä. Näkymään on pääsy vain tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK)-, käyttäjähallitsija (KH)- tai tilintarkastaja (TT) -roolin omaavilla käyttäjillä. Näistä TPK/KH-käyttäjät voivat muokata muiden käyttäjien käyttöoikeuksia. 

Yrityksen pääkäyttäjän hallinta

“Pääkäyttäjällä tarkoitetaan Asiakkaan nimeämää luonnollista henkilöä, jolle annetaan Palvelun pääkäyttäjäoikeudet, jotka sisältävät oikeudet perustaa uusia käyttäjätunnuksia, lisätä tai poistaa Palveluosioita ja allekirjoittaa sopimuksia Palvelun sisällä; ja joka toimii Asiakkaan edustajana.”

Uuden käyttäjän perustaminen

1. Uuden käyttäjän perustaminen yritykseen tapahtuu kohdasta Yritysvalikko (yrityksen nimi vasemmalla ylhäällä) > Käyttäjät ja roolit. Tässä valikossa näet aktiivisen yrityksen käyttäjät ja heidän käyttöoikeudet. 

2. Pääset lisäämään uuden käyttäjän painamalla Lisää käyttäjä-painikkeesta


3. Aukeaa uusi ikkuna käyttäjän luomista varten, jossa ensin valitaan tunnistamistapa.

Suomalaisen käyttäjän voi lisätä vain suomalaisella henkilötunnuksella. Ulkomaalaisen käyttäjän lisäämisestä ja kutsumisesta Netvisorin käyttäjäksi voit lukea ohjeesta Ulkomaalaisen käyttäjän kirjautuminen ja kutsuminen

4. Määrittele käyttäjälle henkilötiedot.

5. Määrittele käyttäjälle tarvittavat profiilit ja roolit.




Voimassa toistaiseksi: Oletuksena valinta on asetettuna voimassa toistaiseksi -kenttään, jolloin käyttöoikeus on voimassa niin kauan kunnes se poistetaan. 

Voimassaoloaika määräaikainen: Määritä käyttöoikeuden voimassaoloaika (tällöin valinta pois voimassa toistaiseksi kohdasta). Voimassaoloajan päättymisen jälkeen kyseinen henkilö ei pääse kirjautumaan ko. yritykseen. Huom! Jos voimassaoloaika päätetään, niin tämä ei lakkauta yrityksestä mahdollisesti tulevaa sähköpostiviestintää esim. ostolaskujen hyväksyntäkiertoon liittyen (asiatarkastus, hyväksyntä, maksatus). Jos viestintä halutaan päättää, niin silloin joko otetaan käyttäjältä reskontraoikeudet pois, tai sitten muokataan käyttäjän henkilötiedoissa olevia viestintäasetuksia.

6. Lisää käyttäjä -linkistä käyttäjä perustuu aktiivisen yrityksen käyttäjiin. Tämän jälkeen käyttäjän käyttöoikeuksia voidaan muokata Käyttäjät ja roolit -valikon kautta. 

Käyttäjän lisääminen yrityksen palkansaajista

1. Jos henkilö on jo yrityksessä palkansaajana, voidaan hänet lisätä valikosta, jossa näytetään kaikki yrityksen palkansaajat

Tämä vaihtoehto näkyy vain jos yrityksellä on käytössä Palkat-paketti, tai lisäpalveluista ‘Palkanlaskenta ja työajankirjaus’ tai ‘Matka- ja kululaskut’.

Tämän valinnan kautta uutta käyttäjää ei muodostu, koska palkansaajat ovat jo taustalla käyttäjiä. Valitulle käyttäjälle annetaan vain käyttöoikeus kyseiseen yritykseen.


2. Kun palkansaaja valitaan valikosta, näkyy alla hänen palkansaaja-tiedoista löytyvät sähköposti ja puhelinnumero. Tiedot näytetään tunnistamista varten, koska yrityksessä voi olla samannimisiä palkansaajia.

3. Määrittele käyttäjälle henkilötiedot. Käyttäjän nimeä ei voida tässä näkymässä muuttaa.

4. Määrittele käyttäjälle tarvittavat profiilit ja roolit.

Myynti, tuotteet, ostot ja taloushallinto -osion oikeudet

Kaikki oikeudet - käyttäjällä on kaikki oikeudet Taloushallinto (Accounting) -osioon.
Myyntireskontrakäyttäjä - käyttäjällä on oikeudet Myynti -osioon.
Ostoreskontrakäyttäjä - käyttäjällä on oikeudet Osto -osioon.
Reskontrakäyttäjä - käyttäjällä on oikeudet Myynti- ja Osto -osioihin.
Selausoikeus - käyttäjällä on selausoikeus kaikkiin osioihin. Tämä pitää määritellä erikseen myös palkanlaskennan osion osalta. (valintoja ei tule näkyville, jos osioita ei ole yrityksellä käytössä).
Yrityskäyttäjä - sama kuin Kaikki oikeudet, paitsi vain lukuoikeus kirjanpidon perustoimintoihin ja tuloveroilmoittamiseen. Tällöin ei voi tehdä käsin tositteita yritykseen ja lähettää tuloveroilmoitusta.
Ei oikeutta - käyttäjällä ei ole oikeutta Taloushallinto (Accounting) -osioon. Käyttäjä pääsee kuitenkin Sähköiseen allekirjoittamiseen näkemään julkisia asiakirjoja, Laajennoksiin eScan käsittelynäkymään ja eScan-asetuksiin luomaan käyttäjätunnukset. Lisäksi käyttäjä pääsee Netvisor Storeen, mutta ei pääse siellä tekemään mitään. 

Käyttäjähallitsija (KH) Voi hallita yrityksen käyttäjiä ja palveluita. KH voi perustaa KP:n, muttei toista käyttäjähallitsijaa. Hän ei voi lisätä tilitoimiston pääkäyttäjän oikeutta tai antaa palkanlaskijan oikeutta. Hän ei voi lisätä itselleen oikeuksia tai muuttaa omia oikeuksiaan Käyttäjäoikeuksien hallinnassa. Jotta KH-roolin voi lisätä toiselle käyttäjälle, tulee lisääjällä olla TPK tai KH+pääkäyttäjä käyttöoikeudet.
Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) on nimensä mukaisesti Tilitoimistolle kuuluva rooli. TPK voi perustaa KH:n ja KP:n, muttei toista TPK:ä. TPK-rooli voidaan antaa vain kopioimalla (vaatii TPK tai KH+pääkäyttäjä käyttöoikeudet) tai poikkeustapauksissa Netvisor tuen toimesta. TPK-roolin saatuaan käyttäjä lisätään automaattisesti uusien tilitoimiston perustamien yritysten käyttäjäksi. Tällöin hän saa TPK + KH+KP -oikeudet (+P oikeudet, jos yrityksessä on palkanlaskentaosio käytössä) kyseiseen tilitoimistoasiakkuuteen. Jos tilitoimisto ei halua työntekijän näkevän tietoja itse tilitoimistosta, jolla on TPK -oikeudet asiakasyrityksiin, voidaan kyseiselle käyttäjälle antaa TPK -oikeus tilitoimistoon ilman KH -oikeutta. Samoiten käyttäjäprofiili on mietittävä kuntoon tai mahdollisesti se voi olla ei oikeutta itse tilitoimistoon. Tällöin kuitenkin henkilö saa uusiin avattaviin yrityksiin  TPK+ KH+KP -oikeudet. Mutta hän ei voi avata yritystä itse tilitomiston alta, mutta se onnistuu jonkun muun yrityksen alta, jossa hänellä on KH-oikeudet. Taustalla tilitoimistolinkitys menee aina avaajan perusyrityksen alle. Mikäli TPK-rooli tulee poistaa käyttäjältä, tapahtuu se käyttöoikeuksien kopioinnin kautta eli kopioidaan ko. käyttäjälle käyttöoikeudet joltain sellaiselta käyttäjältä, jolla ei ole TPK-roolia.
Kirjanpitäjä (KP) voi tehdä vaativampia kirjanpidollisia toimenpiteitä yrityksessä. Hän voi lähettää valvontailmoituksen, poistaa laskun ja tositteen, muokata lähetettyjä laskuja ja toimitettuja tilauksia, tehdä alv-ohituksia jne. 
Tilintarkastaja (TT) on tilintarkastajalle annettava erityisrooli ja sen antaminen vaatii käyttäjältä käyttäjähallitsija -oikeudet. Mikäli käyttäjän perusyritys on jotain muuta kuin Netvisor Tilintarkastajat, niin laittakaa pyyntö tukeen perusyrityksen korjausta varten. Tällöin voimme korjata kyseisen käyttäjän perusyrityksen Netvisor Tilintarkastajiin.
Käyttäjän perustamisen jälkeen on vielä mahdollista antaa käyttäjälle Muokatut oikeudet, missä roolissa voidaan määritellä osio- ja toimintokohtaisesti eri oikeudet.

Käyttäjän henkilötiedot tulee aina täyttää mahdollisimman täydellisesti, se helpottaa yhteydenottoa asiakkaaseen päin mahdollisissa ongelmatilanteissa.

Kun käyttäjä on lisätty, hänellä on yritykseen vasta perusoikeudet. Lisäksi tulee määritellä oikeudet reskontriin, tiedotusnäkymään ja tilikausiarkistoon.

Palkanlaskennan oikeudet

Mikäli yrityksessä on otettu käyttöön palkanlaskenta voidaan käyttäjälle antaa tarvittavat oikeudet palkanlaskentaan. 

Tarkemmin palkanlaskennan oikeuksista on kerrottu palkanlaskennan ohjeessa Palkanlaskennan toimintokohtaiset oikeudet ja palkanlaskennan roolit.

Palkanlaskennassa voidaan antaa alla olevat profiilit ja roolit.

Profiilit

Palkansaaja -profiili: Ei oikeuksia palkanlaskentaan eikä perustietojen muokkaukseen. Oikeus ajanhallinnan (työajankirjaus ja matkalaskut) tietojen syöttämiseen ja muokkaukseen, jos Matkat -palvelu on otettu palkansaajalle käyttöön. Palkansaaja näkee omat palkanlaskennan perustiedot ja voi katsella ja tulostaa omat palkkalaskelmansa.

Kaikki oikeudet -profiili: Antaa kaikki oikeudet hrm puolelle. Oikeudet annetaan palkanlaskijalle. Lisäksi palkanlaskijalle pitää antaa palkanlaskija -rooli (P).

Hyväksyjä -profiili: Ei oikeutta palkanlaskentaan eikä perustietojen muokkaukseen. Oikeus ajanhallinnan tietojen muokkaukseen, esim. matkalaskujen ja tuntikirjausten hyväksymiseen. Hyväksyjälle täytyy tämän lisäksi määrittää riittävät hierarkiaoikeudet, jotta hän näkee alaistensa tuntikirjaukset ja matkalaskut.

Yrityksen johto -profiili: Näkee palkkalaskelmia ja raportteja. Ei oikeuksia kuukausivelvoitteiden tai vuosittaisten velvoitteiden tekoon. Ei voi muokata perustietoja. Jos yrityksen johdolle halutaan asettaa mahdollisuus tarkastella palkanlaskennan vaiheita, tulee toimintokohtaisista oikeuksista asettaa lukuoikeus (tai halutessa muokkausoikeus) palkanlaskentaan sekä palkkamallien ja -lajien hallintaan. 

Selausoikeus -profiili: Antaa lukuoikeudet palkanlaskennan puolelle.

Ei oikeutta -profiili: Ei oikeutta palkanlaskenta osioon.

Roolit

Palkanlaskijan rooli (P): Palkanlaskija-rooli on pakollinen käyttäjälle, joka laskee palkkoja. Suositeltavaa on, että palkanlaskijalla on palkanlaskennan profiilinaan "Kaikki oikeudet". Palkanlaskija tarvitsee myös maksatusoikeudet reskontraoikeuksista, jotta hän voi maksaa palkkoja. 

Palkanlaskija-roolin (P) voi antaa joko tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) tai yrityksen hallinnan etusivulla näkyvä Netvisor-ympäristön pääkäyttäjä, joilla on myös Käyttäjähallitsija-rooli (KH). Roolin poistaminen vaatii myös samat oikeudet. Itselleen ei voi antaa oikeutta. Poikkeustapauksissa rooli voidaan asettaa tuen toimesta. 

Esihenkilö rooli (E): Esihenkilö-rooli voidaan nimensä mukaisesti antaa esihenkilöasemassa toimivalle käyttäjälle. E-rooli kunnioittaa yrityshierarkiaa ja käyttäjä näkee palkansaajista vain ne, joihin hänellä on hierarkian kautta asiatarkistus- tai hyväksyntäoikeus. Rooli oikeuttaa näkemään palkansaajien palkkatietoja.

Henkilötietojen hallinnoija (HH): Henkilötietojen hallinnoija (HH) -roolilla voi hallita palkansaajien tietoja palkanlaskijan roolia rajoitetummin. Tällä roolilla ei pääse palkanlaskentaprosessiin eikä lähtökohtaisesti palkansaajien palkkatietoja sisältäville sivuille. HH-rooli kunnioittaa yrityshierarkiaa ja käyttäjä näkee palkansaajista vain ne, joihin hänellä on hierarkian kautta asiatarkistus- tai hyväksyntäoikeus.

Käyttäjän muokkaaminen

Käyttäjän muokkaamiseen pääsee klikkaamalla käyttäjän nimeä käyttäjälistauksessa. Käyttäjä ei voi muokata omia oikeuksiaan käyttäjäoikeuksien hallinnassa.
Valitse "Lisää uusi käyttöoikeus", jos lisäät ko. henkilölle pääsyn hallinnoimaasi toiseen yritykseen; tai
Valitse "Muokkaa käyttäjän henkilötietoja", mikäli käyttäjän henkilötietoja on tarve muuttaa.

Mikäli käyttäjä haluaa esimerkiksi muokata omaa sähköpostiaan tai puhelinnumeroaan onnistuu tämä klikkaamalla ylhäältä oikealta omaa nimeä. Lisätietoa löydät ohjeesta Omat perusasetukset. Samasta näkymästä voi myös vaihtaa käyttöliittymän kieltä.

Käyttäjätunnuksen voimassaolo

Käyttöoikeus voi olla voimassa toistaiseksi tai voimassaoloaika voidaan määritellä tietylle ajanjaksolle. Käyttäjähallitsijan (KH) roolilla voidaan asettaa käyttöoikeuksien voimassaoloaika yrityskohtaisesti seuraavasti: Yritysvalikko > Käyttäjät ja roolit > klikkaa käyttäjän nimeä > "Muokkaa käyttäjän kirjautumisasetuksia" -linkki. 

"Päivitä voimassaoloaika kaikkiin yrityksiin" -kohta päivittää käyttöoikeuden kaikkiin niihin yrityksiin, joissa muokkaajalla on käyttäjähallitsija -oikeudet. Valinnan perässä oleva numero näyttää moneen yritykseen muutos tehdään ja siitä painamalla saadaan kyseiset yritykset listattua.


Huom! Jos voimassaoloaika päätetään, niin tämä ei lakkauta yrityksestä mahdollisesti tulevaa sähköpostiviestintää esim. ostolaskujen hyväksyntäkiertoon liittyen (asiatarkastus, hyväksyntä, maksatus). Jos viestintä halutaan päättää, niin silloin joko otetaan käyttäjältä reskontraoikeudet pois, tai sitten muokataan käyttäjän henkilötiedoissa olevia viestintäasetuksia.

Käyttäjän poistaminen

Vain käyttäjät, joilla on KH- ja/tai TPK-rooli, voivat poistaa käyttäjien käyttöoikeuksia.

KH- roolillisen käyttäjän poistaminen vaatii KH + pääkäyttäjä oikeuden.

Mikäli halutaan poistaa käyttäjän käyttöoikeudet vain yhdestä yrityksestä, tehdään seuraavasti: Yritysvalikko > Käyttäjät ja roolit > klikataan halutun käyttäjän nimeä > Käyttäjän muut käyttöoikeudet.

Avautuvalta sivulta painetaan Poista-sarakkeen linkkiä poistettavan yrityksen rivillä. Mikäli käyttäjällä on käyttöoikeuksia useisiin yrityksiin ja myös poistoa tekevällä käyttäjähallitsijalla on näihin samoihin yrityksiin oikeudet, voidaan tässä näkymässä poistaa oikeudet joko kaikista tai vain osasta yrityksistä klikkaamalla Poista-sarakkeen linkkiä haluttujen yritysten kohdalla.

Yllä olevassa tapauksessa käyttäjän perusyritys on Porin Testiyritys Oyj. Mikäli käyttäjältä poistetaan oikeus hänen perusyritykseensä, ei hän pääse kirjautumaan mihinkään muuhunkaan yritykseen, vaikka hänellä olisikin niihin oikeuksia, ennenkuin uusi perusyritys on asetettu käyttäjän itsensä toimesta tai poikkeustapauksissa Netvisor asiakastuen toimesta. Mikäli kirjautuminen estyy perusyrityksen vuoksi,  käyttäjälle tulee ponnahdusikkuna kirjautuessaan Netvisoriin seuraavan kerran, josta hän voi valita itselleen uuden perusyrityksen. 

Perusyritys on se yritys, mihin käyttäjä on alun perin perustettu, lisätietoa ohjeessa Perusyritys Netvisorissa. Käyttäjän perusyrityksena on aktiivinen yritys, mikäli Yrityksen oma käyttäjä -sarakkeessa lukee "Kyllä".  Jos käyttäjällä on jo ennestään tunnukset johonkin muuhun yritykseen, tulee hänen osalta sarakkeeseen"Ei". Käyttäjien perusyrityksen näkee Käyttäjät ja roolit -listauksen perusyritys sarakkeesta.

Käyttäjän valtuuttaminen toiseen yritykseen

Käyttähallitsija (KH) -roolin omaava henkilö voi lisätä toiselle henkilölle oikeudet toiseen yritykseen, missä on hänellä on myös KH-rooli. Lisääminen onnistuu niin, että etsitään käyttäjä jostain yrityksestä, jossa sekä KH ja lisättävä käyttäjä ovat käyttäjinä. Tämän jälkeen mennään jälleen yritysvalikkoon, sieltä Käyttäjät ja roolit -näkymään. Klikataan käyttäjän nimeä ja avautuvalla sivulla Lisää uusi käyttöoikeus -linkkiä. 

Valitaan yritys mihin oikeudet ollaan antamassa ja klikataan Jatka-painiketta

Valitse seuraavaksi haluttu käyttäjäprofiili ja mahdollinen erityisrooli ja Tallenna.

Avainsanoja: Netvisor, käyttäjäoikeudet, hallinta, pääkäyttäjä, valtuuttaminen, palkanlaskenta, myyntireskontra, käyttöoikeudet, käyttäjän poistaminen



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.