Tämä on toistaiseksi vain pilotointivaiheessa ja ei vielä kaikkien käytettävissä.

Tämä ohje käsittelee Netvisorin uutta kuittien käsittelyä selaimessa. Ohje on tarkoitettu kirjanpitäjälle tai muulle käyttäjälle, joka tarkistaa, täydentää ja kohdistaa yrityksen kuitteja Netvisorissa.

Huom! Ohje ei koske Visma Scanneria tai eScan-materiaalinkäsittelyä.

Kuittien käsittely vaatii, että yrityksellä on käytössä uusi kuittien käsittely ja käyttäjällä vähintään toimintokohtaisissa oikeuksissa kuitit kohdassa muokkausoikeus. ReceiptHero-kuittien automaattinen toimitus vaatii lisäksi, että ReceiptHero on aktivoitu yritykselle.

SISÄLTÖ

Kuittien käsittely selaimessa

Kuitti käsittelyyn tulee valikko Ostot ylävalikon alle ja tänne tulee näkyville valinnat

  • Avoimet kuitit
  • Kuittiarkisto
  • Asetukset

Avoimet kuitit

Avoimet kuitit -näkymässä näkyvät kuitit, jotka vaativat vielä tarkistusta, täydennystä tai kohdistusta. Täsmätyt kuitit siirtyvät Kuittiarkistoon.

Tila - Kuitin nykyinen käsittelytila. Tila näkyy värillisenä merkintänä ja tekstinä.

Ostopäivä - Päivä, jolloin ostos on tehty.

Ostopaikka - Kuitin ostopaikka. Avaa kuitin käsittelysivun painamalla ostopaikan linkkiä.

Summa - Kuitin summa ja valuutta.

Maksutapa - Kuitille valittu kortti tai muu maksutapa.

Tositteet - Kuitille muodostetut tai siihen liittyvät tositteet. Näkymässä voi näkyä esimerkiksi KU- ja PT-tositteiden linkit.

Kuitin omistaja - Käyttäjä, jonka kuitiksi kuitti on kohdistettu.

Kuitti lisätty - Ajankohta, jolloin kuitti on tuotu Netvisoriin.

Kuitin tila kertoo suoraan, mitä sille tulee tehdä seuraavaksi:
  • Kuitti puuttuu: Maksutapahtuma (kuten tilioterivi tai credit-laskun rivi) on jo saapunut Netvisoriin, mutta varsinainen kuitti puuttuu. Kun käyttäjä toimittaa kuitin myöhemmin, Netvisor pyrkii yhdistämään sen tähän automaattisesti.
  • Vaillinaiset tiedot: Kuitilta puuttuu pakollisia käsittelytietoja (esim. ostopäivä, summa, ostopaikka, liiketoiminnan tarkoitus tai tiliöintirivit). Huom! ReceiptHero-kuiteilta tulee aina täydentää liiketoiminnan tarkoituksen kuvaus, jos se puuttuu.
  • Kohdistamaton: Kuitin tiedot on tallennettu onnistuneesti, mutta sitä ei ole vielä linkitetty tilioteriviin tai luottokorttilaskun riviin. Netvisor yrittää kohdistusta automaattisesti, mutta jos vaihtoehtoja on useita, se jää odottamaan vahvistusta.
  • Kohdistettu: Kuitti on onnistuneesti yhdistetty oikeaan maksutapahtumaan ja se poistuu avoimien listalta arkistoon.

Kuitin avaaminen ja tarkistaminen

Avaa kuitti painamalla Avoimet kuitit -listalla ostopaikan linkkiä.

Kuitin käsittelysivulla näkyvät kuitin tiedot, kuittikuva tai sähköinen kuittisisältö, maksutapahtuman tiedot sekä kirjanpidon rivit.

Tarkista ja täydennä vähintään seuraavat tiedot:

  • ostopaikka
  • liiketoiminnan tarkoituksen kuvaus
  • ostopäivä
  • summa
  • valuutta, jos kuitti ei ole euroissa
  • arvonlisäveron tiedot

ReceiptHero-kuiteilla arvonlisäveron summat tulevat kuitilta eikä niitä muokata samalla tavalla kuin käsin lisätyillä kuiteilla.

Kuitin Kuva

Kuitin oikeassa reunassa näkyy joko kuittikuva, PDF-liite tai ReceiptHero-palvelusta saatu sähköinen kuitti.

Voit suurentaa ja pienentää kuittinäkymää sivun painikkeilla. Jos kuitilla ei vielä ole liitettä, voit lisätä kuvan tai PDF-tiedoston lataamalla sen sivulle. Tuetut tiedostomuodot ovat JPG, JPEG, PNG ja PDF.


Lisää tai tarkista kirjanpidon rivit

Kuitin riveillä määritetään, miten kuitti kirjataan kirjanpitoon. Tarkista rivikohtaisesti:

  • summa
  • ALV-prosentti
  • kuvaus
  • kirjanpitotili
  • seurantakohde ja muut laskentakohteet, jos niitä käytetään

Voit lisätä uuden rivin, poistaa tarpeettomia rivejä ja vaihtaa rivin tiliä. 

Tallenna muutokset painamalla Tallenna. Tallennus luo tai päivittää kuitin kirjanpidon tositteen, jos tiedot ovat riittävät.

Maksutavan ja korttitietojen tarkistaminen

Kuitin maksutapa kertoo, mihin tapahtumaan kuitti voidaan kohdistaa.

Debit-kortilla maksettu kuitti kohdistetaan pankin tilioteriviin.

Credit-kortilla maksettu kuitti kohdistetaan luottokorttilaskun ostolaskuriviin.

Jos korttia ei tunnisteta tai kortilta puuttuu tietoja, kuitti ei välttämättä kohdistu automaattisesti. Täydennä kortin tiedot Asetukset-välilehdellä tai kuitin maksutapahtumaosiossa olevan linkin kautta.


Kortille tarvittavia tietoja ovat esimerkiksi:

  • kortin neljä viimeistä numeroa
  • kortinhaltija
  • korttiin linkitetty käyttäjä
  • kortin tyyppi, pankkikortti tai luottokortti
  • pankkitili vaaditaan pankkikortille
  • toimittaja vaaditaan luottokortille
  • seurantakohde. Tämä tulee olla asetettu valitun selvittelytilin taakse

Kuitin kohdistaminen maksutapahtumaan

Netvisor yrittää kohdistaa kuitin automaattisesti kuitin tietojen, maksukortin ja maksutapahtuman perusteella. Jos automaattinen kohdistus ei onnistu, voit kohdistaa kuitin käsin.

Netvisor pyrkii kohdistamaan kuitit automaattisesti. Jos automaattinen kohdistus ei onnistu, tee se manuaalisesti näiden vaiheiden mukaan:

  1. Avaa kuitti Avoimet kuitit -näkymästä.
  2. Klikkaa alareunan Kuitin Toiminnot-valikkoa.
  3. Valitse Linkitä maksutapahtumaan.
  4. Valitse, haetaanko tapahtumaa pankin tilioteriveiltä (Debit) vai ostolaskun riveiltä (Credit).
  5. Tarkista järjestelmän tekemät ehdotukset. Jos oikea tapahtuma löytyy listalta, valitse se.
  6. Jos ehdotuksissa ei näy oikeaa riviä, hae tapahtumaa laajemmilla hakuehdoilla (esim. päivämäärä, pankkitili tai toimittaja).
  7. Valitse oikea rivi ja paina Linkitä.

Kun tiedot ovat kunnossa ja kuitti on linkitetty, sen tilaksi päivittyy Kohdistettu

Lähetä lisätietopyyntö

Jos kuitilta puuttuu tieto, jonka vain kuitin omistaja voi antaa, voit pyytää lisätietoja.

  1. Avaa kyseinen kuitti.
  2. Avaa Kuitin Toiminnot-valikko ja valitse Lähetä lisätietopyyntö.
  3. Kirjoita avautuvaan kenttään selkeä kommentti siitä, mitä tietoa tarvitset.
  4. Lähetä pyyntö.

Kuitin tila muuttuu puutteelliseksi ja käyttäjälle lähetetään ilmoitus mobiilisovellukseen.

Uusi kuitti

Voit ladata kuitteja järjestelmään myös suoraan tietokoneelta:

  1. Siirry Avoimet kuitit -näkymään.
  2. Klikkaa Lisää kuitti -painiketta.
  3. Valitse tiedosto tiedostoselaimesta tai vedä ja pudota tiedosto sille varatulle latausalueelle.
  4. Avaa luotu kuitti listalta ostopaikan kohdalta, täydennä tarvittavat tiedot ja tallenna.

Huom! ReceiptHero-kuittiin ei lisätä kuvaliitteitä erikseen. Valmiiksi täsmättyyn kuittiin ei voi enää lisätä uutta liitettä.

Tuetut tiedostomuodot ovat JPG, JPEG, PNG ja PDF.

Kuitin käsittelyhistoria

Kuitin käsittelyhistoriasta näet, mitä kuitille on tehty.

Avaa kuitti ja paina Historia-linkkiä. Historiaikkunassa näkyvät esimerkiksi:

  • Tilamuutokset
  • Tositteisiin liittyvät tapahtumat
  • Kohdistukseen liittyvät tapahtumat
  • Kommentit
  • Audit-loki

Voit suodattaa historiaa tapahtumatyypin mukaan ja vaihtaa järjestystä uusimmasta vanhimpaan tai vanhimmasta uusimpaan.

Kuittiarkisto

Täsmätyt kuitit löytyvät Kuittiarkistosta. Kuittiarkistossa voit hakea kuitteja esimerkiksi:

- kirjanpitokauden perusteella

- omalla päivämäärävälillä

- ostopäivän tai tuontipäivän perusteella

- maksutavan perusteella

- kuitin lisänneen käyttäjän perusteella

Avaa arkistoitu kuitti painamalla ostopaikan linkkiä.

Esimerkkitilanteita


ReceiptHero-kuitti saapuu ennen tilioteriviä

Käyttäjän rekisteröidyllä yrityskortilla tehty ostos tuo kuitin Netvisoriin automaattisesti, kun ostospaikka kuuluu ReceiptHero-verkostoon.

Jos kuitilta puuttuu liiketoiminnan tarkoituksen kuvaus, kuitti näkyy puutteellisena. Kun käyttäjä täydentää tiedon mobiilisovelluksessa ja pankin tilioterivi saapuu Netvisoriin, kuitti voidaan kohdistaa automaattisesti.

QR-kuitin tiedot toimitetaan mobiilisovelluksesta

Käyttäjä lukee kuitin QR-koodin puhelimen kameralla ja toimittaa kuitin Netvisor Mobiilisovelluksen kautta. Jos maksutapahtuma on jo Netvisorissa ja korttitiedot ovat kunnossa, kuitti voidaan kohdistaa heti.

Paperikuitti liittyy luottokorttilaskuun

Käyttäjä skannaa paperikuitin mobiilisovelluksella ja valitsee yrityksen credit-kortin. Kun luottokorttilasku on Netvisorissa ja kortille on määritetty oikea toimittaja, kuitti voidaan kohdistaa ostolaskun riville.

Maksutapahtuma löytyy, mutta kuitti puuttuu

Netvisor voi muodostaa puuttuvan kuitin pankin tilioterivin tai luottokorttilaskun rivin perusteella. Kun käyttäjä toimittaa kuitin myöhemmin, puuttuva kuitti täydentyy ja siirtyy normaaliin käsittelyyn.

Yleisiä vinkkejä ja ongelmatilanteita

Jos Kuittien hallinta ei näy valikossa, tarkista että uusi kuittien käsittely on käytössä yrityksellä ja että käyttäjällä on tarvittavat oikeudet. Kirjaudu tarvittaessa ulos ja takaisin sisään tai vaihda yritystä, jotta valikko päivittyy.

Jos kuitti jää puutteelliseksi, tarkista pakolliset tiedot, kuittirivit ja mahdollinen lisätietopyyntö. ReceiptHero-kuitti tarvitsee myös liiketoiminnan tarkoituksen kuvauksen.

Jos kuitti ei kohdistu automaattisesti, tarkista kortin tyyppi ja kortille määritetty pankkitili tai toimittaja. Tarkista myös päivämäärä ja summa.

Jos oikea maksutapahtuma ei löydy ehdotuksista, käytä käsin kohdistamista ja laajenna hakuehtoja.

Jos kuitin poistaminen ei onnistu, tarkista ensin onko kuitti linkitetty maksutapahtumaan. Linkitys pitää poistaa ennen kuitin poistamista.

Jos tiedoston lataus epäonnistuu, tarkista tiedostomuoto ja tiedoston koko. Kuitille voi olla jo liite tai kuitti voi olla ReceiptHero-kuitti tai jo kohdistettu kuitti.






Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.