Voit avata näkymän valitsemalla Ostot > Avoimet ostolaskut. Tämä ohje auttaa navigoimaan ja hallitsemaan avoimia ostolaskuja. Ohje käsittelee näkymän käyttöoikeuksia, ostolaskujen kohdistusta, hakuehtojen käyttöä, massakäsittelyä sekä automaatiosääntöjen suorittamista.

SISÄLTÖ

Käyttöoikeudet avoimiin ostolaskuihin

Näkymä avautuu, kun sinulla on vähintään lukuoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin sekä näkymiin ja luetteloihin. Näillä oikeuksilla et voi tehdä muutoksia.

Jos haluat tehdä muutoksia, toimi näin:

  • Varmista, että sinulla on muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin.
  • Varmista, että sinulla on muokkausoikeudet ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin.

Avoimet ostolaskut näkymä

Ostoreskontran yläreunassa näkyy kooste erääntyneistä laskuista. Kooste näyttää:

  • kuukauden ajan menneisyyteen erääntyneet laskut (1)
  • seuraavan kuukauden sisällä erääntyvät laskut (2)
  • kassa-alennuksen piirissä olevat kuukauden sisällä erääntyvät laskut (3)

Koosteen alue näkyy sinisenä.

  • Laajenna kooste klikkaamalla sinistä aluetta.

Näkymän rajaaminen

Näytä sarakkeet -valinnalla määritetään, mitä sarakkeita näkymässä näytetään. Listausnäkymä päivittyy valittujen hakuehtojen mukaisesti.

Kun haluat rajata näkymää sarakevalinnoilla, toimi näin:

  1. Paina Näytä sarakkeet -painiketta.
  2. Valitse näkymään haluamasi sarakkeet. Voit rajata näkymää omilla valinnoillasi.
  3. Valitse esimerkiksi kohdasta Laskun perustiedot valinta Kanava, jotta näet, onko lasku saapunut verkkolaskuna, skannauspalvelun kautta vai luotu manuaalisesti.
  4. Kun olet tehnyt haluamasi valinnat, paina Päivitä valinnat -painiketta.

Päivitetyt valinnat tallentuvat käyttäjäkohtaisesti yritystasolla. Jos sinulla on oikeudet useaan yritykseen, voit muokata Avoimet ostolaskut -näkymää yrityskohtaisesti.


Näytä sarakkeet -valinnoista avoinna ja maksettu -kentät näkyvät, jos sinulla on jokin seuraavista:

  • Kirjanpitäjä -rooli
  • hyväksyjä -rooli
  • Laskun maksaja -rooli
  • pääkäyttäjä -oikeudet

Ostotilauskohdistukset

Jos yrityksessä on käytössä ostotilaus-osio, Avoimet ostolaskut -näkymässä näkyy, onko ostotilaus ja ostolasku kohdistettu keskenään. Tämä valinta löytyy Näytä sarakkeet -painikkeen alta.


  • Kohdistuksen rivikohtainen tilanne: Kuinka monta ostolaskun riveistä on kohdistettu ostotilausriviin.
  • Kohdistuksen arvon tilanne: Laskuun kohdistettujen ostotilausrivien veroton arvo koko laskun verottomasta arvosta.
  • Vastaanoton rivikohtainen tilanne: Kuinka moni ostolaskulle kohdistetuista ostotilausriveistä on vastaanotettu.
  • Vastaanoton arvon tilanne: Vastaanotettujen ostotilausrivien arvo prosentteina kaikista laskuun kohdistetuista ostotilausriveistä.


Ostolaskut näkyvät hakuehtojen perusteella näkymän keskellä ostolaskujen tilan mukaan: Uusi lasku, Asiatarkastuksessa, Hyväksynnässä, Hyväksytty.

Kun lasku on maksettu ja laskulle on lisätty suoritus manuaalisesti tai automaattisesti tiliotteelta, lasku poistuu Avoimet ostolaskut -näkymästä ja on haettavissa Ostolaskuluettelosta.

Jos maksaminen jää virheeseen, virhe näkyy tässä näkymässä virhekuvakkeena.

  • Paina virhekuvaketta, jotta näet virheen syyn.

Esimerkki virheilmoituksesta: Virhe maksatuksessa: Maksatus hylkäytyi, ole hyvä ja laita lasku uudelleen maksatukseen. Tarvittaessa tarkista pankistasi hylkäytymisen syy. (NARR :: Agreement missing .) Tämä tarkoittaa, että yrityksellä ei ole voimassaolevaa maksuliikennesopimusta.

Jos lasku on nollasummainen, lasku poistuu näkymästä, kun kirjaat laskulle nollasummaiset maksun.

Jos laskulla on huomautus, huomautus näkyy näkymässä.

Jos laskua on käsitelty ostolaskuautomaation avulla, tieto näkyy näkymässä.

Jos samalla tilikaudella on kaksi saman toimittajan laskua samalla laskunumerolla, laskulle tulee ilmoitus: "Ostoreskontrassa on jo toinen lasku samalta toimittajalta, jossa on sama numero".

Laskun ja tilikauden vertailussa käytetään laskun kirjauspäivää, jos se on määritelty. Muussa tapauksessa käytetään laskupäivää.

Lisäksi näytä vain -kohdasta voidaan rajata hakua. Ulkomaan laskujen kohdalla maa haetaan toimittajan pankkitilin perusteella. Jos ulkomaisella toimittajalla on suomalainen pankkitili, lasku katsotaan kotimaan laskuksi.

Valitse näytettävät 

Valitse näytettävät -kohdassa rajataan, minkä tilaiset laskut näytetään:

  • Uudet laskut: Näyttää laskut, jotka ovat Uusi lasku -tilassa. Näitä ei ole vielä asiatarkastettu, hyväksytty tai laitettu kiertoon asiatarkastettavaksi tai hyväksyttäväksi.
  • Käsittelyssä olevat laskut: Näyttää laskut, joissa olet mukana asiatarkastajana tai hyväksyjänä.
  • Maksatusvalmiita laskut: Näyttää laskut, jotka on hyväksytty, mutta joita ei ole vielä lähetetty maksuun.
  • Maksussa olevat laskut: Näyttää laskut, jotka on laitettu maksuun, mutta joita ei ole vielä merkitty maksetuiksi. Lasku menee maksetuksi, kun eräpäivän jälkeen tulee tiliote, jossa maksu on mukana ja laskunmaksupalvelusopimus on kunnossa pankin kanssa.
  • Hylätyt laskut: Näyttää laskut, jotka on hylätty kierrossa.

Lisäksi näytä vain

Lisäksi näytä vain -kohdassa rajataan näkymää tarkemmilla ehdoilla:

  • Minulle kohdistetut laskut: Näyttää vain laskut, jotka on kohdistettu sinulle asiatarkastus- tai hyväksyntäkierrossa.
  • Käsiteltävissä olevat laskut: Näyttää vain laskut, jotka voit käsitellä tällä hetkellä. Esimerkiksi olet kierrossa seuraavana asiatarkastajana.
  • Tiliöimättömät laskut: Näyttää laskut, joita ei ole vielä tiliöity.
  • Kassa-alennetut laskut: Näyttää laskut, joiden maksuehdossa on kassa-alennus.
  • Kotimaan laskut: Näyttää vain kotimaiset laskut.
  • Vain valuuttamaksut: Näyttää laskut, joissa valuutta on jokin muu kuin euro.
  • Erääntyneet laskut: Näyttää laskut, joiden eräpäivä on menneisyydessä.
  • Maksukiellossa olevat lasku: Näyttää laskut, joille on annettu maksukielto.
  • Laskut, jotka voin maksaa tai vahvistaa: Näyttää laskut, jotka voit maksaa tai vahvistaa. Vahvistus vaatii, että toiminto on otettu käyttöön myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa. Tällöin voidaan estää, että yksi henkilö maksaa laskut suoraan ilman vaadittua vahvistusmäärää.
  • Ei jälleenlaskutetut: Näyttää laskut, joita ei ole jälleenlaskutettu myyntilaskuksi.

Rajaa hakusanalla

Rajaa hakusanalla -toiminto hakee tietoja seuraavista kentistä:

  • Laskun numero
  • Laskun lisätietokenttä
  • Toimittaja
  • Viitenumero
  • Laskun viestikenttä
  • Laskun päivä
  • Kirjauspäivä
  • Eräpäivä
  • Alennuksen eräpäivä
  • Alkuperäinen asiatarkastaja
  • Laskun asiatarkastaja
  • Laskun hyväksyjä
  • Tositenumero
  • Kaikki kierrossa olevat käyttäjät
  • Laskun loppusumma

Laskuja voidaan rajata myös halutulla päiväyksellä, ja laskunäkymää voidaan ryhmitellä eri tilojen perusteella.

  • Valitse haluamasi päiväysrajaukset.
  • Valitse haluamasi ryhmittely tilojen perusteella.
  • Paina Päivitä valinnat, jotta muutokset tallentuvat.
  • Tallenna listaus Exceliin tarvittaessa.

Tallenna Excel tiedostona vie kaikki olemassa olevat kentät Exceliin, myös sellaiset, jotka eivät ole näkyvissä näytöllä.

Valitut Excel tiedostona vie Exceliin vain näytöllä näkyvät kentät.

Käsittele laskuja massana

Voit käsitellä useita ostolaskuja kerralla Avoimet ostolaskut -näkymästä.

  1. Valitse listalta haluamasi ostolaskut.
  2. Paina näkymän alareunaan aktivoituvaa Käsittele x laskua -painiketta.

Käsittelynäkymä avaa valitut laskut. Laskun tilasta ja käyttöoikeuksistasi riippuen voit:

  • asiatarkistaa laskun
  • hyväksyä laskun
  • tiliöidä laskun
  • maksaa laskun

Voit käsitellä laskut yksi kerrallaan ja siirtyä seuraavaan valittuun laskuun oikean yläkulman nuoli-painikkeella.

Laskujen asiatarkastus / hyväksyntä massana

Voit asiatarkastaa ja hyväksyä valittuja ostolaskuja massana Käsittele x laskua -painikkeen vieressä olevasta valikosta.

  1. Paina Käsittele x laskua -painikkeen vieressä olevaa nuoli ylös -painiketta.
  2. Tarkista valikosta näkyvät valitut laskut ja niiden lukumäärä.
  3. Valitse, asiatarkastatko vai hyväksytkö kaikki valitut laskut kerralla.

Henkilö näkyy asiatarkastajana tai hyväksyjänä, jos seuraavat ehdot täyttyvät:

  • lasku ei ole lukitulla kaudella (ei ALV-lukitusta, ei ostoreskontran lukitusta, tilikausi ei ole päätetty)
  • henkilö on mukana laskun kierrossa tai, jos ostolaskulle ei ole valittu kiertoa, henkilöllä on oikeus asiatarkastaa tai hyväksyä kyseiset laskut

Hyväksyntä onnistuu massana myös ALV-lukitun kauden laskuille, jos laskuilla on tosite jo olemassa.

Käyttäjä voi asiatarkastaa tai hyväksyä laskuja Avoimet ostolaskut -näkymän kautta, jos hänellä on asiatarkastaja- ja/tai hyväksyjä-oikeudet osto- ja myyntireskontran oikeuksissa sekä muokkausoikeudet ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin.

Jos käyttäjällä on lisäksi vain lukuoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin, hän ei voi asiatarkastaa laskuja suoraan laskulta, mutta asiatarkastus onnistuu Avoimet ostolaskut -näkymän kautta. Tällöin käyttäjä ei voi muokata laskun tietoja, mutta voi tehdä asiatarkastuksen tai hyväksynnän.


Asiatarkastajan / hyväksyjän vaihto massana.

Voit vaihtaa massana laskujen asiatarkastajia tai hyväksyjiä, jos myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa on ruksi kohdassa Ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja.

  • Voit vaihtaa asiatarkastajaa tai hyväksyjää vain laskuille, joilla on ennestään asiatarkastaja tai hyväksyjä.
  • Jos laskulla on useampi asiatarkastaja ja laskua ei ole vielä asiatarkastettu henkilön toimesta, voit vaihtaa kierrosta halutun asiatarkastajan toiseen.
  • Jos sinulla on vain oikeus vaihtaa kiertoa ja laskulla ei ole asiatarkastajaa eikä hyväksyjää, Käsittele laskua -painike ei aktivoidu.


HUOM! Tiliöinti ei ole mahdollista massana. Tee tiliöinti lasku kerrallaan. Ostolaskujen asiatarkastus / hyväksyntä massana ei tee tiliöintiä eikä luo laskuille tositetta, vaikka sinulla olisi tiliöintioikeudet.

Maksaminen

Maksaminen tapahtuu Vie maksuun -painikkeen kautta.

  • Vie lasku maksuun painamalla Vie maksuun.
  • Jos lasku on jäänyt virheeseen ja virheen syy on selvitetty ja korjattu sekä virheellinen maksu poistettu, paina Vie uudelleen maksuun -painiketta maksaaksesi laskun uudelleen.

Siirrä Severaan

Siirrä Severaan -painikkeesta voidaan siirtää Netvisoriin saapuneiden ostolaskujen kulu- tai jälleenlaskutustiedot Visma Severaan töille. Tästä toiminnosta löytyy oma ohjesivu. 

Jälleenlaskutus 

Jälleenlaskutus-toiminnolla voidaan ostolaskusta muodostaa myyntilasku. Tästä toiminnosta löytyy oma ohjesivu.


Automaatiosääntöjen suorittaminen laskuille

Jos yrityksellä on käytössä Ostolaskujen automaattinen käsittely, automaattikäsittelyt voidaan ajaa myös itse valituille laskuille suoraan Avoimet ostolaskut -näkymässä. Automaattisen käsittelyn asetukset löytyvät valitsemalla Ostot - Ostolaskut - Automaattinen käsittely.

Kun automaatio on käytössä, Avoimet ostolaskut -näkymän alaosaan tulee näkyviin Suorita automaatiosäännöt laskuille -nappi. Jos automaatio ei ole käytössä, toimintoa ei näytetä.

Voit suorittaa automaatiosäännöt valituille laskuille seuraavasti:

  1. Valitse esimerkiksi kaikki uudet laskut (kuvan kohta 1).
  2. Paina Suorita automaatiosäännöt laskuille (kuvan kohta 2).



Usein kysyttyjä kysymyksiä

Miten pääsen Avoimet ostolaskut -näkymään?
Valitse päävalikosta Ostot > Avoimet ostolaskut.

Mitä oikeuksia tarvitsen, jotta voin muokata avoimia ostolaskuja?
Tarvitset muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin sekä ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin. Pelkillä lukuoikeuksilla voit vain tarkastella tietoja.

Miksi en näe avoinna- ja maksettu-sarakkeita?
Avoinna- ja maksettu-kentät näkyvät Näytä sarakkeet -valinnoissa vain, jos sinulla on kirjanpitäjä-, hyväksyjä- tai Laskun maksaja -rooli tai pääkäyttäjä-oikeudet.

Miksi maksettu lasku ei enää näy Avoimet ostolaskut -näkymässä?
Kun lasku on maksettu ja sille on lisätty suoritus manuaalisesti tai tiliotteelta, lasku poistuu Avoimet ostolaskut -näkymästä ja löytyy Ostolaskuluettelosta.

Miten voin käsitellä useita laskuja kerralla?
Valitse Avoimet ostolaskut -näkymästä haluamasi laskut ja paina alareunassa näkyvää Käsittele x laskua -painiketta. Voit tämän jälkeen asiatarkistaa, hyväksyä, tiliöidä tai maksaa laskut yksi kerrallaan ja siirtyä nuoli-painikkeella seuraavaan.

Voinko tiliöidä laskut massana?
Et voi. Tiliöinti ei ole mahdollista massana, vaan se pitää tehdä lasku kerrallaan. Massatoiminto ei myöskään luo tositteita laskuille.

Miten toimin, jos maksatus on hylätty virheellä "Agreement missing"?
Virhe tarkoittaa, että yrityksellä ei ole voimassaolevaa maksuliikennesopimusta. Tarkista sopimustilanne pankistasi ja vie lasku uudelleen maksuun, kun virheen syy on korjattu ja virheellinen maksu poistettu.

Miten rajaan näkymää hakusanalla?
Kirjoita hakusana Rajaa hakusanalla -kenttään. Haku kohdistuu muun muassa laskun numeroon, toimittajaan, viitenumeroon, päivämääriin, asiatarkastajiin, hyväksyjiin ja laskun loppusummaan.

Miten voin suorittaa automaatiosäännöt vain tietyille laskuille?
Valitse Avoimet ostolaskut -näkymästä haluamasi laskut (esimerkiksi kaikki uudet laskut) ja paina näkymän alaosassa olevaa Suorita automaatiosäännöt laskuille -painiketta. Toiminto näkyy vain, jos Ostolaskujen automaattinen käsittely on käytössä.

Miten erotan kotimaan ja ulkomaan laskut?
Käytä Lisäksi näytä vain -valintaa ja valitse Kotimaan laskut tai Vain valuuttamaksut. Ulkomaan laskujen maa määräytyy toimittajan pankkitilin perusteella. Jos ulkomaisella toimittajalla on suomalainen pankkitili, lasku katsotaan kotimaan laskuksi.

Avainsanat

Avoimet ostolaskut, ostoreskontra, Näytä sarakkeet, ostotilauskohdistukset, massakäsittely, asiatarkastus, hyväksyntä, tiliöinti, maksaminen, Vie maksuun, Vie uudelleen maksuun, Siirrä Severaan, Jälleenlaskutus, automaatiosäännöt, Ostolaskujen automaattinen käsittely, Rajaa hakusanalla, Valitse näytettävät, Lisäksi näytä vain



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.