Ohje käsittelee Controllerin käyttöönottoa, käyttöoikeuksia ja erilaisia toiminnallisuuksia. Mukana ovat ohjeet ohjelman käyttöönottamisesta Netvisorin kautta, käyttäjäprofiilien ja käyttöoikeuksien hallinnasta, sekä tietojen päivittämisestä. Ohje sisältää myös tiedot vanhasta ja uudesta Controllerista, Financial Overviewistä, erilaisten raporttien luomisesta ja muokkaamisesta, sekä budjettien ja ennusteiden hallinnasta. Lisäksi ohjeessa kuvataan laskutuskäytännöt ja usein kysytyt kysymykset ohjelmasta.

SISÄLTÖ

Käyttöönotto ja käyttöoikeudet

Controller löytyy Netvisorin yläpalkista.

Controller on automaattisesti käytössä kaikilla Professional- ja Premium-pakettien asiakkailla, eikä osioita tarvitse erikseen ottaa käyttöön. Jokaisella Controllerin käyttäjällä tulee olla toimintokohtaisissa oikeuksissa kohta "Controller sivulle pääsy". Tämä on valmiina Kaikki oikeudet profiilissa.

Ensimmäinen Controlleriin siirtyvä käyttäjä saa automaattisesti Controllerin pääkäyttäjäoikeudet. Hänellä pitää kuitenkin olla siihen yritykseen, johon palvelu halutaan ottaa käyttöön, joku seuraavista Netvisorin oikeuksista, jotta pääsee siirtymään Controlleriin: Kirjanpitäjä (KP), Käyttäjähallitsija (KH), Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK), Yrityksen pääkäyttäjä, Yrityskäyttäjä-profiili tai Kaikki oikeudet-profiili.

Käyttöönoton jälkeen muut Netvisorin käyttäjät tulee lisätä käyttäjiksi Lisää uusi-painikkeen kautta pääkäyttäjän toimesta. Omia käyttöoikeuksia ei voi muokata. Mikäli Controlleriin siirtyvällä käyttäjällä ei ole oikeuksia Controller-osioon, käyttäjää huomautetaan käyttöoikeuksien puuttumisesta ja käyttäjälle näytetään pääkäyttäjän nimi, kehen voi olla yhteydessä. Käyttäjän lisäys tulee controlleriin valittavaksi, kun tiedot on vähintään kerran päivittyneet käyttäjän lisäyksen jälkeen. Jos halutaan lisätä juuri Netvisoriin perustettu käyttäjä, pitää controllerin tiedot päivittää manuaalisesti ja sen jälkeen tämä uusi käyttäjä on valittavissa Controlleriin.

Mikäli käyttäjä, joka on lisätty Controlllerin käyttäjäksi, poistetaan Netvisorista, niin Controllerin käyttäjyys tulee poistaa erikseen Controller > Käyttäjähallinta-näkymässä.

Luvut päivittyvät oletuksena Controlleriin kerran vuorokaudessa (aamuyöstä). "Päivitä controllerin tiedot" -toiminto päivittää grafiikan ja luvut viimeisimmillä tiedoilla, joita järjestelmästä on saatavissa. Controller tekee kaikkien muutosten (budjetti, ennuste yms.) tallennukset automaattisesti. Huom! Controller ei tue 6-numeroisia tai tätä suurempia kirjanpidon tilinumeroita.

Mittaristo

Mittaristo sivulla on oletuksena kaavioita, kuten liikevaihto ja liikevoitto. Oletuskaaviot ovat vakiokaavioita, eikä näitä ole mahdollista muokata tai poistaa. Kaavioihin voi lisätä hakukentän kautta esimerkiksi tilin tai kustannuspaikan. Mikäli halutaan näyttää vain kustannuspaikan luvut, niin koko yrityksen luvut saadaan piiloon hakukentän alla näkyvän yrityksen nimen perässä olevasta piilota-ikonista.

Jokaisen kaavion yläpuolella olevasta sinisestä nuolipainikkeesta saa auki valikon, jossa voi vaihtaa kaavion tarkastelujaksoa, kaaviossa näytettyjä lukuja ja vertailulukuja. Vertailuluvuiksi voidaan valita toteutuneita lukuja, budjetti tai ennuste.

Kaikki valittavissa olevat luvut saat näkyviin toiminnon Näytä kaikki-painikkeen kautta tai voit hakea haluttua jaksoa tai kohdetta suoraan hakukentästä.

Oikeassa reunassa olevasta valikosta voidaan valita kaavion näyttötapa (kaksi erilaista pylväsdiagrammia, viivadiagrammi, piirakkakaavio tai numeerinen kaavio).

Raportit

Raportit välilehdeltä löytyy Tuloslaskelma, Tase, Tunnusluvut  ja Omat raportit.

Tuloslaskelma ja tase

Raportin alla olevasta sinisestä nuolipainikkeesta voi vaihtaa raportin tarkastelujaksoa ja vertailulukuja. Lukujen näkyvyyden raportilla voi valita joko euroissa tai tuhansissa euroissa. Raportin voi hakea myös laskentakohteella hakukentän kautta ja raportin voi ladata exceliin ja pdf:ksi kolmen pisteen kautta. Lisäksi taseraportilla voi valita laskennan tavaksi tasearvon tai kauden muutoksen. Raportilla voi avata ja sulkea kaikki ryhmät tai piilottaa tyhjät tilit, eli sellaiset joilla ei ole tapahtumia valitulla ajanjaksolla. Mikäli tilin saldo on nolla, näkyy tili raportilla.

Esimerkiksi toteuma-budjettivertailun voitte rajata valitsemalla vertailuluvuksi haluamanne budjetin hakuvalikosta:


Voit myös porautua yhden kuukauden lukuihin klikkaamalla otsikkosarakkeen haluttua kuukautta, esim. 2/2022. Kuukausinäkymässä näet myös vertailun edellisen tarkastelujakson toteumaan.

Tuloslaskelmalta ja taseeltaa pääsee porautumaan tilitason luvusta tarkemmin tapahtumiin, aina Netvisorin tositteelle asti.

Tunnusluvut

Tunnusluvut välilehdellä on oletuksena yrityksen talouteen liittyviä tunnuslukuja. Lisäksi näkymään voidaan lisätä omia tunnuslukuja kohdassa Luo uusi. Kiinteät tunnusluvut ovat käytössä vain osakeyhtiöillä. Yhdistykset pääsevät Tunnusluku-välilehdelle josta voidaan luoda omia tunnuslukuja. Yhdistykset voivat luoda omia tunnuslukuja, joita he voivat valita omille raporteille. Ts. omille raporteille voi valita mittareita ja niihin omia tunnuslukuja.


Luo kaava-kenttään voidaan syöttää haluttu luku, tunnusluku, tili tai tiliryhmä. Tili tai tiliryhmä tulee hakea tilin tai tiliryhmän nimellä. Hakukenttä näyttää nämä termeillä account (tili), group (ryhmä) ja calculated (tunnusluku).


Kaavan alapuolella lasketaan koko ajan reaaliaikaista kaavan mukaista summaa. Kaavaa lisättäessä tulee noudattaa matematiikan laskentasääntöjä, mitkä voit tarkastaa Katso laskusäännöt-painikkeen kautta.

Tässä esimerkkinä liikevaihdon muutos koskien edellistä kuukautta. 

Kun kaavaan valitaan tili tai tiliryhmä, niin voidaan päättää, mitä arvoa näiden osalta käytetään. Valittavina on viimeisin ajanhetki (viimeksi lukitun kauden toteuma) tai siirtymä nykyisestä ajanhetkestä. Ajanhetki määräytyy raportilla valitun tarkastelujakson mukaan. Tarkastelujakson voit tarkistaa raporttipohjalla kohdasta Luvut.

Vinkkinä, mikäli tunnuslukua on tarkoitus tarkastella esimerkiksi kuukausitasolla, niin kaavan nimeen kannattaa tehdä merkintä (esim. kk), jotta raportilla näkee selkeästi, mitä ajanjaksoa tunnusluku kuvaa. Joskus siirtymäkaavat voivat näyttää oudoilta kun tarkastellaan raporttia vuositasolla.

Omat Raportit 

Omien raporttien avulla yritykselle voidaan luoda raportteja omiin tarpeisiin ja tänne voidaan luoda omia pysyviä raportteja/mittareita joita halutaan seurata säännöllisesti. Mikäli käyttäjällä on luku- tai muokkausoikeudet Omiin raportteihin, niin tällöin hänellä on pääsy kaikkiin yrityksen Omiin raportteihin. Oikeuksia ei ole mahdollista rajata raporttikohtaisesti. 

Voit luoda omia raportteja kohdassa Raportit > Omat raportit > Luo uusi. Pääset luomaan raportille uusia elementtejä painikkeen "Luo elementti" kautta. Elementeiksi voidaan valita Taulukko tai Mittari. Taulukkoon voit valita tyhjän pohjan, tuloslaskelman tai taseen. Taulukon luonnin jälkeen voit muokata raporttia "Muokkaa raporttia"-toiminnon kautta. Taulukon voi nimetä halutessaan uudelleen ottamalla raportti muokkaustilaan.

Taulukon rivejä pääset muokkaamaan ottamalla taulukon muokkaustilaan. Täällä voit lisätä ja poistaa rivejä sekä siirtää niiden paikkaa. Tässä tulee huomioida, että rivijärjestys muuttaa vain rivijärjestystä ei laskentaa taulukon takana. Jos tiliä siirretään tiliryhmästä toiseen esimerkiksi kiinteistä kuluista muuttuviin kuluihin niin myyntikate ei muutu. 



Mittari muodostaa samankaltaisen kaavion, kuin Mittaristo-sivulla ja voit valita kerralla myös useamman tunnusluvun samaan kaavioon. Mittaristoa pääsee muokkaamaan samalla tavalla kuin taulukkoa ottamalla ensin raportti muokkaustilaan ja sen jälkeen "Muokkaa mittaria."

Raporteilla on erikseen luku- ja muokkaustila. Lukutilassa tehdyt muokkaukset eivät tallennu raportille eli mikäli lukutilassa muokkaat raportin hakuehtoja, eivät nämä päivity raportille. 

Omien raporttien käyttöesimerkkejä:

1. Asiakas haluaa tehdä oman yrityksen tuloslaskelman

Esimerkki 1: Ota pohjaksi standardituloslaskelma ja muokkaa sitä tarpeiden mukaisesti. Siirrä tilejä ja tiliryhmiä esim. myyntikatteen ylä- ja alapuolelle. Tässä tulee huomioida, että kiinteänä olevat myynti- ja käyttökate eivät päivity tässä tapauksessa. Tässä voidaan tunnuslukujen kautta luoda myynti- ja käyttökate tunnunluvuiksi ja lisätä nämä raportille. 

Esimerkki 2: Ota tyhjä pohja. Lisää siihen tuloslaskelman erät, katteet ja tulokset.

2. Asiakas haluaa tehdä tuloslaskelman lyhennelmän

Esimerkki: Valitse liikevaihto, muuttuvat kulut, myyntikate, kiinteät kulut, käyttökate, poistot, liikevoitto, rahoituskulut netto, tulos rahoituskulujen jälkeen, verot ja tilikauden tulos.

3. Asiakas haluaa tehdä oman KPI-raportin

Esimerkki: Laadi 5 omaa kannattavuuden KPI:tä ja liitä tyhjään raporttiin. Tämän jälkeen lisää em. raporttiin viisi valmista tunnuslukua.

4. Asiakas haluaa tehdä oman dashboardin

Esimerkki: Valitse viisi KPI:ta, kukin omille graafisivuille.

5. Asiakas haluaa tehdä hallitusraportin

Esimerkki: Valitse tyhjään tuloslaskelmapohjaan liikevaihto, myyntikate, käyttökate, liikevoitto, tulos rahoituserien jälkeen ja tilikauden tulos. Lisää sitten uudet elementti luomalla graafit liikevaihdosta ja käyttökatteesta omille graafisivuilleen.

Budjetit

Controllerin budjetointi sopii kaikille yhtiömuodoille. Budjetin voi luoda tiliryhmätasolle, tilitasolle tai laskentakohdetasolle. Budejetin luonti onnistuu toistaiseksi 4- ja 5-numeroisille tileille. Mikäli tililuetteloon on luotu 6-numeroisia (tai suurempia) tilejä, niin näille budjetointi ei onnistu. Budjetin voi poistaa, kopioida tai valita ensisijaiseksi budjetiksi kolmen pisteen kautta. Ensisijainen budjetti vaikuttaa vain järjestykseen, missä budjetit näytetään Controllerissa. Budjetin teko aloitetaan kohdasta Luo uusi. Uudelle budjetille annetaan nimi ja aikaväli. Lisäksi voidaan asettaa määräaika, jolloin budjetin tulee olla valmis. Budjetin syöttö voidaan aloittaa tyhjälle pohjalle tai voidaan käyttää valmiita lukuja. Budjetin jakosääntö on automaattisesti tasajako kuukausille. Jakosääntöjä tullaan lisäämään tulevaisuudessa. Budjetin syötössä tulee huomioida, että budjetin syöttö ei tue desimaaleja. Kerran luodun budjetin rakennetta ei pysty enää muokkaamaan, eli mahdolliset tilikartan muutokset budjetoitavien tilien osalta tulee tehdä ennen budjetin luontia.

Controllerissa voidaan tehdä tuloslaskelman sekä taseen budjetti. Tuotot budjetoidaan positiivisella arvolla ja kulut negatiivisella arvolla. Tiliryhmätasolle budjetoitaessa summa valuu automaattisesti ryhmän alla olevalle ensimmäiselle tilille. Mikäli budjetin syöttö on aloitettu tilitasolle ja tämän jälkeen syötetään budjettia tiliryhmätasolle niin tiliryhmän alla olevien tilien budjettiarvot yliajetaan.

Budjetin ja ennusteen luonti murretun (yli 12 kk)  tilikauden toteuman pohjalta kopioi aina jokaisen kuukauden "uusimmat arvot". Sama arvo voi siis tulla uudelle budjetille/ennusteelle useampaan kertaan jos toteuman ajanjakso on yli 12 kk.


Budjetointi laskentakohteittain

Laskentakohteelle budjetointi aloitetaan hakemalla haluttu kohde budjetin yläreunan hakukentästä. Budjetointi voidaan tehdä suoraan myös laskentakohdeyhdistelmälle. Jotta laskentakohde löytyy listasta, on se oltava näkyvissä (ei saa olla piilotettu). Myöskin jos laskentakohde on jonkin toisen kohteen alikohde, on pääkohteen oltava myöskin näkyvissä laskentakohteiden hallinnassa. Jos laskentakohteita muokkaa on controller päivitettävä käsin, jotta muutokset päivittyvät sinne. Controller päivittyy automaattisesti yön aikana.


Laskentakohteen voi valita myös porautumalla budjetin arvo-kentän nuolipainikkeesta ja valitsemalla Lisää laskentakohde. Laskentakohdeyhdistelmälle budjetointi tehdään lisäämällä molemmat laskentakohteet samanaikaisesti kohdassa Lisää laskentakohde.

Avautuvassa näkymässä yläreunassa näkyvä suurennuslasin hakukenttä toimii vain filtterinä, halutut laskentakohteet tulee lisätä Lisää laskentakohde-toiminnon kautta. Mikäli budjetilla on kohdistamatonta saldoa, jota kohdistetaan laskentakohteelle, niin tämä tulee muistaa poistaa manuaalisesti kohdistamattomat sarakkeesta. Muuten kohdistamaton-sarakkeen saldo kasvattaa kokonaisbudjettia.

Mikäli budjetti on tehty laskentakohdeyhdistelmälle ja etusivulla valitaan vain yksi kohde näytettäväksi, niin tällöin tuodaan näkyviin koko yhdistelmälle budjetoitu summa. Porautumalla budjettikentän nuolipainikkeesta saadaan näkyviin, muut laskentakohteet, joille samaa summaa on budjetoitu.

Laskentakohdebudjettia kirjattaessa tulee muistaa, että budjetoidut summat kasvattavat myös kokonaisbudjettia.


Oman budjetin tuonti

Budjetti voidaan ladata exceliin muokkausta varten ja se voidaan tuoda excelistä takaisin Controlleriin. Voidaan myös luoda uusi tyhjä budjetti, ladata se koneelle ja muokata siihe omat budjettitiedot ja tuoda se takaisin Controlleriin. Tyhjään budjettipohjaan nousee tiedot sarakkeittain: tili, laskentakohdeotsikot ja kuukausi. Oletusotsikoita ei saa poistaa. Mikäli ei haluta budjetoida laskentakohtaittain, jätetään laskentakohdeotsikko-sarakkeiden rivitiedot tyhjiksi. Eli vaikka yrityksellä ei olisi yhtään laskentakohdetta olemassa, pitää silti exceliin jättää/lisätä sarake "laskentakohdeotsikko", jotta tuonnin saa onnistumaan (kts.kuvat alla). 

Lisätään laskentakohdeotsikkosarake A ja B-sarakkaiden väliin. Tai jätetään tämä B sarake Excelissä kokonaan tyhjäksi, jos yritykseen ei ole perustettu laskentakohteita. 

Mikäli halutaan budjetoida laskentakohteittain, tulee haluttu laskentakohde kirjata käsin pilkulleen oikein oikean laskentakohdeotsikon alle. Niin miten se on esitetty laskentakohteiden hallinnassakin.

Budjettitiedot tulee syöttää rivikohtaisesti tilitasolla. Tilitasoille syötetyt tiedot päivittyvät Controllerissa tiliryhmätasolle. HUKaikkien budjetissa tuotavien tilien takana pitää Netvisorin puolella olla valinta "Salli budjetointi tilille", muuten siirto jää virheeseen.


Ennusteet

Ennuste on työkalu, jolla voidaan arvioida tilikauden tuloja ja kuluja perustuen toteutuneisiin ja budjetoituihin arvoihin tai tuotuihin kirjanpidon tietoihin. Ennusteen teko aloitetaan kohdasta Luo uusi. Luo uusi-kohdassa annetaan ennusteelle nimi valitaan joko Rullaava ennuste tai Ennuste ajalle. Ennusteen pohjaksi voidaan valita valmiit luvut tai käyttää tyhjää pohjaa. Ennusteen voi tehdä myös laskentakohteelle. Valintaa Rullaava ennuste tai Ennuste ajalle ei voi muuttaa enää ennusteen luonnin jälkeen, mutta ennusteen päivämääriä voi muokata ennustepohjalla avaamalla yläosan valikon nuolipainikkeesta. Ennusteen voi poistaa, kopioida tai valita oletusennusteeksi kolmen pisteen kautta.

Ennusteella näytettään toteutuneet arvot niiltä osin kun toteuma löytyy eli alv-lukitulta kaudelta. Kun ennuste haetaan Raportit-näkymästä, niin näytetään ennusteelle syötetyt alkuperäiset arvot.

Ennusteella ei ole toiminnallisuutta tuoda tietoja excelistä, mutta Controllerissa voi kuitenkin kopioida useampia soluja kerralla excelistä, jolloin tietoa saadaan syötettyä ns. massana.

Siirtyminen vanhasta Controllerista ja Financial Overviewistä uuteen Controlleriin (HUOM! > sis. aikataulu)

Controller on automaattisesti käytössä kaikilla Professional- ja Premium-pakettien asiakkailla, eikä osioita tarvitse erikseen ottaa käyttöön.

1. Vanha Controller > Uusi Controller

Basic-ja Core-pakettien asiakkaat: Uusi Controller sisältyy 1.4.2022 alkaen Professional- ja Premium-paketteihin automaattisesti. Jos yrityksellä on käytössä Basic- tai Core-paketti, uuden Controllerin saa aktivoitua käyttöön päivittämällä yrityksen Professional- tai Premium-pakettiin Netvisor Storessa. Kun olette siirtyneet Uuden Controllerin käyttäjäksi, Vanha Controller täytyy käydä lopettamassa Netvisor Storessa.

Professional- ja Premium-pakettien asiakkaat: Uusi Controller sisältyy 1.4.2022 alkaen Professional- ja Premium-paketteihin automaattisesti. Uutta Controlleria ei  siis tarvitse erikseen aktivoida Netvisor Storesta. Kun olette siirtyneet Uuden Controllerin käyttäjäksi, Vanha Controller täytyy käydä lopettamassa Netvisor Storessa.

Vanhan ja uuden Controllerin väliin laaditaan rajapinta, jonka avulla budjettitiedot voidaan siirtää vanhasta Controllerista uuteen Controlleriin. Rajapinnan arvioidaan valmistuvan alkuvuoden 2023 aikana. Tämän jälkeen asiakas voi sulkea vanhan Controllerin, jos asiakas ei muutoin tarvitse vanhaa Controlleria. Tiedotamme tästä vielä erikseen.

Vanhan Controllerin asiakaskohtaiset raportit ja tunnusluvut eivät ole muunnettavissa Uuteen Controlleriin, vaan ne täytyy tarvittavin osin laatia Uudessa Controllerissa sen Omien raporttien toiminnoilla. HUOM! Kun vanha Controller on lopetettu Storesta, kirjanpidon raporteille ei tule enää budjettivertailuja, vaan ne saadaan raportoitua Controllerista.

Vanhaa Controlleria on mahdollisuus käyttää uuden Controllerin rinnalla 31.12.2023 saakka.

2. Financial Overview > Uusi Controller

Financial Overview:n budjettitiedot siirretään Excel-muodossa tiedostoksi dimensioittain eli esimerkkinä kustannuspaikat yhteen tiedostoon ja projektit toiseen tiedostoon. Edellä mainitut tiedostot luetaan sisään uuteen Controlleriin tiedosto/dimensio kerrallaan eli esimerkkinä kustannuspaikat ja sen jälkeen projektit.

Financial Overviewin budjetissa valitaan ensin haluttu laskentakohdeotsikko ja tämän jälkeen budjetti voidaan ladata exceliin kuvassa näkyvän toiminnon kautta.

Excelin lataus tehdään jokaiselle laskentakohdeotsikolle ja jokainen excel-tiedosto viedään erikseen Controlleriin. Controllerissa tulee ensin luoda budjettipohja toiminnolla Luo uusi ja tämän jälkeen voidaan tuoda excel sisään budjettipohjan yläreunassa olevan kolmen pisteen kautta Tuo Financial Overviewistä. Tuo Financial Overviewista-toiminto tullaan poistamaan siirtymäajan päätyttyä.

Ennusteella ei ole toiminnallisuutta tuoda tietoja excelistä, mutta Controllerissa voi kuitenkin kopioida useampia soluja kerralla excelistä. Tällöin Financial Overviewistä otettu ennuste exceliin voidaan kopioida Controlleriin tyhjälle ennustepohjalle.

Financial Overview:tä on mahdollisuus käyttää uuden Controllerin rinnalla 30.06.2022 asti eli em. päivämäärään mennessä budjettitiedot / ennustetiedot täytyy siirtyy uuteen Controlleriin.

3. Laskutus

Professional- ja Premium-pakettien laskutus jatkuu normaalisti 1.4.2022 lähtien. Uudesta Controllerista ei lähetetä erillistä laskua, koska se sisältyy edellä mainittuihin paketteihin.

Vanhan Controllerin laskutus päättyy sen kuukauden lopussa, kun asiakas on itse lopettanut vanhan Controllerin Netvisor Storessa.

Usein kysyttyä

Saako Controllerista pdf-muotoisia raportteja? 

Tuloslaskelma, Tase ja Tunnusluvut on tulostettavissa myös PDF-raporteiksi. Raportin saa ladattua PDF-muotoon oikeassa reunassa olevan kolmen pisteen kautta.

Mistä löydän vanhan budjetin? 

Siirtymä-ajan vanha budjetti löytyy Controller-valikosta Konsernit valikon alta:

Onko Controllerissa mahdollista luoda pikalinkkejä?

Ei. Omien raporttien kautta voidaan luoda pysyviä Omia usein käytettyjä raportteja.

Miten saan Omien raporttien taulukon tai mittarin muokkaustilaan?

Taulukko tai mittari on mahdollista ottaa muokkaustilaan joko avaamalla raportti kohdan 1. mukaan ja sen jälkeen vaihtamalla raportti lukutilasta muokkaustilaan. Tai valitsemalla raportti suoraan muokkaustilaan kohdan 2. mukaisesti:

Avainsanat:Controller, Netvisor, käyttöönotto, käyttöoikeudet, mittaristo, raportit, tuloslaskelma, tase, tunnusluvut, omat raportit, budjetointi, ennusteet, vanha Controller, uusi Controller, Financial Overview, laskutus, käyttäjähallinta, PDF-raportit




Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.