SISÄLTÖ

Myynti > Asiakaslistaus > klikataan asiakkaan nimeä > Hallinnoin asiakastietoja, tai klikataan suoraan nimen perästä olevaa kynä ja lehtiö -painiketta:


Asiakaskortti on jaettu eri välilehdille, joilla kullakin on omat toimintonsa:

Asiakkaan yleisnäkymä

Tälle sivulle on koostettu yhteenveto asiakastiedoista (perustiedot, yhteystiedot, toimipaikat ja yhteyshenkilöt, taloustiedot). Näkymästä voidaan lisätä uusi yhteyshenkilö tai toimipaikka.
Perustiedot - Kooste Perustietojen muokkaus -välilehden tiedoista.
Yhteystiedot - Kooste Perustietojen muokkaus -välilehden tiedoista.
Toimipaikat ja Yhteyshenkilöt - Yrityksen toimipaikkojen ja yhteyshenkilöiden listaus.
Taloustiedot - Asiakkaan laskutushistoria. Mikäli asiakkaalle on muodostettu laskuja, pääsee luvuista myyntilaskunäkymään. Näkymässä näytetään lisäksi mm. asiakkaan Keskimääräinen maksuaika 12kk sekä Maksupäivä suhteessa eräpäivään 12kk.

Näkymästä voi myös laskuttaa asiakkaan kertyneet viivästyskorot suoraan asiakaskortilta. Jos asiakkaalla on laskuttamattomia korkoja, voit siirtyä korkolaskun muodostukseen painamalla "Kertyneet viivästyskorot yhteensä" -summasta.


Viimeisimmät myyntilaskut - Viimeisimmät asiakkaalle tehdyt laskut.

Mikäli käytössä on Tilausosio, näkymässä näytetään myös viimeisimmät tarjoukset ja tilaukset.

"Lisää uusi yhteyshenkilö" - Toiminnolla lisätään uusi yhteyshenkilö asiakkaalle ja tämän jälkeen avautuu Asiakaskohtainen yhteystieto- näkymä.

Täytä yhteyshenkilön tiedot tarvittavassa laajuudessa. 

"Lisää uusi toimipaikka" - Toiminnolla lisätään asiakkaalle uusi toimipaikka. Muista täyttää toimipaikan nimen lisäksi  toimipaikan osoitetiedot, sillä laskujen sähköinen lähettäminen estyy ilman näitä.

Toimipaikalle voi antaa oman sähköpostilaskuosoitteen ja verkkolaskuosoitteen. Useampia sähköpostiosoitteita voi lisätä käyttämällä erottimena puolipistettä (;). Mikäli asiakkaalla on sekä toimipaikan verkkolaskuosoite että ns. normaali verkkolaskuosoite, käytetään lähetyksessä ensisijaisesti toimipaikan verkkolaskuosoitetta, mikäli toimipaikka on annettu laskulla. Mikäli toimipaikkakohtaista verkkolaskuosoitetta ei ole, poimitaan tällöin verkkolaskuosoite asiakkaan perustiedoista. Toimipaikkojen määrää ei ole rajattu.
Toimipaikan voi poistaa klikkaamalla Asiakkaan yleisnäkymässä toimipaikan nimeä > Poista yhteystieto. Toimipaikkaa ei pysty poistamaan, mikäli se on asetettu oletustoimipaikaksi (Lisätietojen muokkaus välilehti). Tällöin oletustoimipaikan voi vaihtaa toiseksi tai tyhjentää oletustoimipaikan kokonaan, jonka jälkeen toimipaikan poisto onnistuu.

Perustietojen muokkaus

Perustiedot (1)
Perustietojen muokkauksessa hallinnoidaan asiakkaan perustietoja, kuten Nimi, Asiakasryhmä, Asiakaskoodi ja Y-tunnus.

"Hae tiedot"

"Hae tiedot"-painikkeesta asiakaan tiedot voidaan päivittää suoraan YTJ:stä. Päivitys koskee yrityksen nimi- ja yhteystietoja. Verkkolaskuosoitetietoja ei haeta, vaan ne on syötettävä erikseen mikäli halutaan laskuttaa verkkolaskulla. Tällä hetkellä y-tunnushaku toimii yhtiömuodoilla: osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö ja osuuskunnat. Tiedot YTJ:stä haetaan YTJ:stä rajapintaa hyödyntäen ja toistaiseksi tätä kautta vain nämä yhtiömuodot on saatavilla.

Vastaanottajan OVT-tunnus, jos tieto poikkeaa yrityksen Y-tunnuksesta - Tähän kenttään voi laittaa jonkun asiakaskohtaisen tiedon, joka pitää välittyä verkkolaskuaineistolla vastaanottajalle. Esim. tehdasnumero tms. muuttumaton tieto, jonka vastaanottaja vaatii. Tämän kentän tieto menee finvoice-aineistolla tagiin BuyerOrganisationUnitNumber. Kenttään ei pidä laittaa asiakkaan verkkolaskuosoitetta.

Yhteystiedot (2)
Määrittele tässä vähintään asiakkaan laskutusosoite, postinumero- ja toimipaikka sekä maa, sillä ilman näitä tetoja laskujen sähköinen lähettäminen estyy. Mikäli asiakkaalla on c/o-osoite, kannattaa c/o-tieto laittaa ensimmäiselle osoiteriville ja loput osoitteesta toiselle riville.

Mikäli lasku halutaan lähettää sähköpostitse usealle eri vastaanottajalle, tulee erilliset sähköpostiosoitteet erotella puolipisteellä (;) ko. kenttään. Viimeisen osoitteen perässä ei saa olla puolipistettä.

Verkkolaskutustiedot (3)
Verkkolaskuosoite - Asiakkaan ilmoittama verkkolaskuosoite syötetään tähän kenttään. Kentässä on muototarkistus, eli vain standardin mukainen osoite voidaan syöttää. 

Mikäli asiakas on henkilöasiakas, niin tällöin pitää tehdä sopimus kuluttajaverkkolaskutuksesta ja kun sopimus on kunnossa ja kyseinen henkilö on hyväksynyt, että haluaa laskunsa verkkopankkiinsa, tulee asiakaskortille verkkolaskuosoite automaattisesti, jos alla olevat ehdot täyttyvät.

  • asiakasta on ainakin kertaalleen laskutettu paperilaskulla Netvisorista
  • asiakas antaa vastaanottoilmoituksella laskuttajailmoitukselle valitun tunnistetiedon (laskun viitenumero tai asiakasnumero)

Muuten kohdistus pitää tehdä manuaalisesti, tästä tarkemmin kuluttajaverkkolaskutuksen ohjeissa. Henkilöasiakkaalle ei voi syöttää käsin verkkolaskuosoitetta.

Verkkolaskuoperaattori - Listalta valitaan asiakkaan verkkolaskuoperaattori. Vain listassa olevia operaattoreita voidaan käyttää, listaa päivitetään palveluntarjoajan toimesta.

Ohita verkkolaskuosoitteen tarkistus tietoja tallennettaessa - Mikäli asiakkaan verkkolaskuosoite poikkeaa ns. standardeista (sisältää esim. OVT:ssa yrityskohtaisen tarkenteen), ei järjestelmä anna tallentaa tällaista osoitetta ilman tämän valinnan tekemistä. Kun tiedot on tallennettu, rasti häviää ruudusta. Tätä käytetään vain poikkeavan tiedon tallentamisvaiheessa.

"Tallenna" - Tallentaa sivulle tehdyt muutokset.

"Poista asiakas" - Poistaa asiakkaan asiakasrekisteristä. Jos asiakkaalle on kertynyt laskutus- tai muuta historiaa, ei asiakasta tule poistaa (tämä on myös tietyissä tapauksissa estetty). Asiakkaita oi myös poistaa massana Asiakaslistauksen toimintojen kautta. Asiakkaan voi passivoida "Lisätietojen muokkaus" -välilehdellä.

Asiakastiedot voi yhdistää toiseen asiakkaaseen "Siirrä asiakkaan laskutustiedot toiselle asiakkaalle" (4) -kautta. Toiminto siirtää tiedot toiselle asiakaskortille, mutta ei automaattisesti poista siirrettyä asiakaskorttia, vaan siirron jälkeen toisen asiakaskortin poisto tulee vielä tehdä "Poista asiakas"-toiminnon kautta. Laskutustietojen yhdistäminen vaatii KP-roolin. Toiminto siirtää myös siirrettävän asiakkaan takana olevat mahdolliset toimipaikat ja yhteyshenkilöt uuden asiakkaan taakse ja samalla poistaa ne vanhalta siirrettävältä asiakkaalta.

Lisätietojen muokkaus

 

Vaihtoehtoinen laskutusasiakas - Asiakkaalle voidaan määrittää vaihtoehtoinen laskutusasiakas, esim. perheen lapset ovat kukin omina asiakkainaan ja heidän laskutuksensa ohjataan vanhemman asiakastietoihin.
Laskun kieli - Asiakkaan laskujen oletuskieli. Asetus vaikuttaa myös tarjouksen sekä tilauksen kieleen.
Vakioviite - Kenttään voidaan syöttää pankkiviitenumero, jota käytetään kaikissa asiakkaan laskuissa. Vakioviite on asiakaskohtainen viite. Viite pitää olla muodollisesti oikein. Eri pankeilla on olemassa viitenumerolaskureja, joiden avulla voidaan saada muodostettua muodollisesti oikea viitenumero. Vakioviitteen tulee olla asetettuna asiakaskortille ennen laskun muodostamista, jotta viitesuoritukset kohdistuvat automaattisesti vakioviitteen mukaan oikeille laskuille. 

Käytä RF-viitettä laskutuksessa - Asiakkaan laskuille saa generoitua kansainvälisen RF-viitteen.

Käytä tilauksen viitenumeroa laskutuksessa - Myyntitilauksen viitenumero siirtyy myyntilaskulle.
Toimituskielto - Asiakas asetetaan toimituskieltoon. Toimituskiellossa olevalle asiakkaalle ei voi tehdä tarjousta, tilausta tai laskua. Toimituskielto ei estä asiakkaalle ennen kiellon asettamista tehtyjen tarjousten, tilausten tai laskujen lähettämistä. Toimituskielto ei estä myöskään ennen kiellon asettamista tehtyjen tilausten toimittamista tai laskuttamista, eikä ennen kiellon asettamista tehtyjen tarjousten muuttamista tilauksiksi.Perintäkielto - Asiakas asetetaan perintäkieltoon. Tällöin järjestelmästä ei voi tehdä maksumuistutusta tai kehotusta laskujen perintä kohdan kautta eikä Avoimista myyntilaskuista. Myyntilaskulta Lähetä lasku-painikkeen kautta voi lähettää maksumuistutuksen / kehotuksen, mutta muistutukselle ei saa lisättyä perintäkulua.
Verotuskäsittely

  • Asiakkaan laskutusmaaryhmän mukainen käsittely
    • Asiakkaalle valittu maatieto määrittää verokäsittelyn automaattisesti. Suomi - Kotimainen käsittely, EU - Yhteisökäsittely (jos Y-tunnus-kentässä on tietoja > ALV0%, jos henkilöasiakas > Tuotteen takana oleva ALV%), EU:n ulkopuolinen > ALV0%).
  • Ei arvonlisäverokäsittelyä
    • Kaikki asiakkaan myynti on oletuksena ALV0%
  • Kotimainen rakennuspalvelun verokäsittely
    • Asiakkaan myynnissä käytetään rakennuspalvelun verokäsittelyä.
  • Kotimaan mukainen ALV- käsittely
    • Asiakkaalle käytetään kotimaista ALV- käsittelyä maasta riippumatta.

Tässä on hyvä ottaa huomioon, että mikäli asiakkaan laskutusosoite on kotimaan ulkopuolella, mutta kyseessä on kuitenkin Suomessa ALV- velvollinen yritys, voidaan myyntilaskulle pakottaa kotimainen alv-käsittely seuraavasti:

1. Avataan asiakaskortti ja sieltä "Lisätietojen muokkaus" -välilehti ja asetetaan verotuskäsittelyksi "Kotimaan mukainen ALV- käsittely". Tämä kannattaa tehdä, jos myynti on jatkuvaa näillä ALV- kriteereillä.

2. Vaihtoehtoisesti, mikäli myynti on satunnaista näillä ALV- kriteereillä, asetetaan Verotuskäsittely suoraan laskulle. Tästä löytyy kattavampi ohjeistus Uuden myylaskun tekeminen- ohjeesta.


Käytä koontilaskutusta oletuksena - Jos asiakkaalla on useampia tilauksia ja ne käsitellään samassa prosessissa, muodostetaan niistä koontilasku. Ilman tilaustenkäsittelyä tällä kohdalla ei ole merkitystä.
Sopimustunnus - Käytössä vain verkkolaskutuksessa, kentän tieto välitetään Finvoice-sanomalla siihen tarkoitetussa kentässä (AgreementIdentifier).
Muistutusten automaatiosääntö: Voidaan asettaa asiakas muistutusten automaatiosääntöön.
Tulostusmuodot - Asiakaskohtaiset oletustulostusmuodot.

Aktiivinen - Jos valintaruutu on rastitettu, voidaan asiakkaalle muodostaa laskuja (sekä tarjouksia ja tilauksia, jos tilausosio käytössä).
Factoring-tili - Jos yritys käyttää Factoring-laskutusta, tästä valitaan käytettävä tili.
"Hintaryhmä" - Jos tuoterekisteriin on perustettu hintaryhmiä, valitaan tästä asiakkaalle sovellettava hintaryhmä.
Alennusprosentti - Alennusprosentti, joka vaikuttaa kaikkeen asiakkaalle tehtävään myyntiin.
Saldoraja - Asiakkaalle asetettu saldoraja, joka on lähinnä sisäiseen käyttöön, ei sisällä mitään automatiikkaa. Tieto näytetään asiakaskortin ensimmäisellä välilehdellä, kohdassa Taloustiedot.

Viivästyskorko - Asiakkailla joilla ei ole viivästyskorkoprosenttia määriteltynä asiakkaan tiedoissa, käytetään myynnin perustiedoista löytyvän viivästyskoron mukaista prosenttia.
"Koronlaskentakielto" - Listalta valitaan syy, miksi asiakas on asetettu koronlaskentakieltoon. Listaa voi ylläpitää toiminnon linkistä. Tämä vaikuttaa siihen, että tämän valinnan jälkeen uusille asiakkaan laskuille ei voi tehdä erillistä korkolaskua Netvisorista. Valinta ei vaikuta takautuvasti jo olemassa oleville laskuille. Myöskin tämä tieto voidaan päivittää laskulle koronlaskenta kielto -kenttään, joka yliajaa asiakkaan takana olevan valinnan.
Viimeisin korkoajo - Koska viimeisin korkoajo on tehty tälle asiakkaalle.
Asiakasstatus -
Suspekti; asiakkaalla ei ole yhtään tarjouksia tai laskuja
Prospekti; asiakkaalle on muodostettu tarjouksia
Kanta-asiakas; asiakkaalla on useita laskuja
Kokeilija; asiakkaalla on yksi lasku.
Kenttää voidaan päivittää manuaalisesti tai automaattisesti. Status muuttuu automaattisesti asiakkaalle tehtyjen myyntitapahtumien mukaan.
Kommentti - Asiakaskortin kommenttikenttä sisäiseen käyttöön.

 

"Oletusmyyjä" - Yrityksen asettama asiakkaan oletusmyyjä. Tietoa käytetään laskutuksessa.
"Oletusmaksuehto" - Asiakkaan oletusmaksuehto.
"Oletustoimitusehto" - Asiakkaan oletustoimitusehto.
"Oletustoimitustapa" - Asiakkaan oletustoimitustapa.
Oletustoimipaikka - Mikäli asiakaskortille on perustettu toimipaikkoja, määritetään tästä oletuksena käytettävä toimipaikka.
Oletusyhteyshenkilö - Mikäli asiakaskortille on perustettu yhteyshenkilöitä, määritetään tästä oletuksena käytettävä yhteyshenkilö. Tämä tieto menee mukaan verkkolaskuaineistolle. Jotta oletusyhteyshenkilö tulee automaattisesti asiakkaan laskulle, pitää myynnin perustiedoissa olla täppä kohdassa "Tuo asiakkaan oletusyhteyshenkilö laskulle".
Oletusviitteenne - Asiakkaan laskulle, Viitteenne-kenttään automaattisesti lisättävä perustieto.
Oletusteksti ennen laskurivejä - Asiakaskohtaiset oletustekstit laskuille, tarjouksille ja tilauksille (esim. rakennuspalvelun myynnin klausuulit). Tekstin saa tarvittaessa useammalle eri riville enteriä käyttämällä. Jos asiakkaalle on asetettu oletusteksti, yliajaa se yrityksen vakiotekstin.
Oletusteksti jälkeen laskurivien - Asiakaskohtaiset oletustekstit laskuille, tarjouksille ja tilauksille (esim. rakennuspalvelun myynnin klausuulit). Tekstin saa tarvittaessa useammalle eri riville enteriä käyttämällä. Jos asiakkaalle on asetettu oletusteksti, yliajaa se yrityksen vakiotekstin.

Oletuslaskentakohteet - Mikäli yrityksessä on käytössä laskentakohteet kirjanpidon puolella laskentakohteiden hallinnassa. Voidaan sieltä määritellä laskentakohteen otsikko asiakastietoihin, jolloin asiakkaalle on valittavissa kyseisen otsikon alta olevia laskentakohteita. Tällöin kyseinen laskentakohde tulee laskuriville ja tositteelle, kun asiakkaalle on tehty lasku ja se lähetetään/tulostetaan. Asiakkaalla voi olla vain yksi laskentakohde laskentakohde otsikon alta. Mutta jos yrityksessä on useampia laskentakohde otsikoita voi niiden alta valita aina sopivan laskentakohteen.

Viittaukset asiakkaisiin ja toimittajiin - Viittauksia asiakkaiden ja toimittajien tietojen välillä järjestelmän rekistereissä. Tällä voidaan siirtyä helposti viitatun asiakkaan asiakaskortille tai toimittajan tietoihin. 

Lisätietokenttien muokkaus

Mikäli ei ole luotu yhtään lisätietokenttiä, tulee tähän ilmoitus: Järjestelmässä ei ole yhtään lisätietokenttää, jotka on asetettu näkymään asiakastiedoissa. Lisätietokenttiä voi hallita lisätietokenttien hallinnasta.

 Lisätietokentistä on oma ohjeensa täällä.

Liitteiden hallinta

Liitteiden hallinta -välilehdelle voidaan tallettaa asiakasta koskevia liitetiedostoja. Nämä eivät ole muuten palvelussa käytettävissä. Nämä liitteet ovat ainoastaan asiakaskortilla tallessa. 

Asiakkaan käsittelyhistoria

Tällä välilehdellä näytetään asiakaskorttiin tehtyjen muutosten lokihistoria.

Asiakkaan palvelukorit

Tämä välilehti näyttää, mikäli asiakkaalle on tehty palvelukoreja, eli on käytetty sopimuslaskutusta. Sopimuslaskutuksesta löytyy tarkempi ohjeistus täältä.




Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.