Tietojen tuonti -toiminto mahdollistaa kirjanpitotietojen tuonnin toisesta järjestelmästä Netvisoriin CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -muodossa. Kirjanpidon tietojen tuonnista Fivaldista Netvisoriin on oma ohjeensa
SISÄLTÖ
- Käyttöoikeudet ja asetukset
- Tuotavan aineiston valmistelu
- Kirjanpitotietojen tuonnissa käytettävät kentät
- Kirjanpitotietojen tuonnin aloittaminen
- Tilitietojen linkittäminen
- Yleisimmät virhetilanteet ja niiden käsittely
- Usein kysytyt kysymykset
Käyttöoikeudet ja asetukset
Tietojen tuonti on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä veloitusta. Tietojen tuonti -toiminnon löydät Netvisor-käyttöliittymän yritysvalikossa sijaitsevasta näkymästä: Yritysvalikko > Tietojen tuonti ja vienti > Tietojen tuonti. Tietoja tuovalla käyttäjällä tulee olla Myynti, tuotteet, ostot ja taloushallinto-osion toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet "Perustietojen hallintaan" sekä "Perustietojen tuontiin".
Ennen tietojen tuontia on tarkastettava, että tilikausi jolle tietoja tuodaan on perustettuna Netvisorissa (Taloushallinto > Tilinpäätös > Tilikausien hallinta > Uusi tilikausi)
Tuotavan aineiston valmistelu
Netvisoriin tuotavalle aineistolle on hyvä tehdä ainakin nämä valmistelut ennen tuontia. Näin vältytään virhetilanteilta.
- Tyhjien sarakkeiden ja rivien poistaminen
- Ns. turhien tietojen poistaminen
- Saldo-rivien poistaminen
- Tosite- ja päivämäärätietojen kopioiminen jokaiselle tuotavalle riville
- Ylimääräisten välilyöntien poistaminen
- Tarkista myös, että kaikki tuonnissa pakolliset tiedot löytyy. Kts. ohjeen kohta "Kirjanpitotietojen tuonnissa käytettävät kentät"
- Tiedosto on tallennettu csv-muodossa (Comma delimited / Luetteloerotin)
- Tiedoston nimi ei sisällä erikoismerkkejä
Mikäli tuodaan alkusaldoja tai aikaisempien tilikausien tietoja, on hyvä huomioida myös nämä
- Aineisto tulee tuoda tilikausikohtaisesti, eli yhdessä aineistossa voi olla vain yhden tilikauden tapahtumia. Useamman tilikauden tietoja voi tuoda, jokainen tilikausi tuodaan omana csv-tiedostonaan.
- Voit tuoda vanhempien tilikausien kirjanpitotietoja pelkkinä alkusaldoina tai tositteina, esim. päiväkirja- tai pääkirja-aineistona. Jos tuot tositeaineistoa päivä- tai pääkirjana, on suositeltavaa tuoda myös edeltävälle tilikaudelle alkusaldot. Esimerkiksi jos Netvisoriin tuodaan historiatietoja päiväkirja-aineistolla tilikaudesta 2023 alkaen, tarvitaan alkusaldot per 31.12.2022
- Tilikauden voittoa/tappiota ei tule tuoda aineistolla. Netvisor kirjaa tilikauden voiton/tappion automaattisesti silloin, kun tilikausi päätetään.
- Netvisorissa on oletuksena kirjanpidon tilejä, joita ohjelma käyttää automaatiokirjauksiin ja näille ei suositella kirjattavaksi mm. alkusaldoja tai muita omia kirjauksia. Kts. korvaavat tilit alla olevasta taulukosta
| Seuraaville tileille ei voi viedä tietoja | Vaihtoehtoisia tilejä |
| 1701 | 1702 |
| 1763 | 1761 |
| 2371 | Tilikauden tulostili: ei tuoda |
| 2375 | Tilikauden tulostili: ei tuoda |
| 2939 | 2946, 2948 |
| 2871 | 2872, 2873 |
Kirjanpitotietojen tuonnissa käytettävät kentät
Mikäli pakollisia kenttiä ei ole annettu, tuontia ei voi tehdä. Tiedot tulee antaa riveittäin.
| Tuotava tieto | Kuvaus |
| Tositelaji | Annettu tositelaji tulee Netvisorissa kyseisen rivin riviselitteeseen sulkuihin. Tositelajiksi tulee Netvisorissa "Pump Tuodut tapahtumat" |
| Tositenumero | Tositenumero |
| Päivämäärä (PVM) | Pakollinen. Huomioi että tuonti ei tarkista Netvisoriin asetettuja alv- ja tilikauden lukituksia. |
| Selite 1-5 | Selite -sarakkeiden yhteismaksimimerkkimäärä tuonnissa on 255 merkkiä |
| Tilinumero | Pakollinen. Anna vain kirjanpidon tilin numero. Max 55 merkkiä. |
| Debet | Pakollinen. Debet ja kredit voidaan myös antaa samassa sarakkeessa, tällöin nämä erotetaan etumerkillä + tai - |
| Kredit | Pakollinen. Jos debet ja kredit ovat omissa sarakkeissaan, tulee kredit-lukujen edessä olla miinus-merkki (-) ja tyhjä tieto antaa nollana (0) |
| Summa ( + = Debet / - = Kredit) | Pakollinen, annetaan ilman tuhaterotinta tai tuhaterottimena välilyönti, ei piste. Desimaalierottimena pilkku. Debet ja kredit voidaan antaa samassa sarakkeessa, tällöin nämä erotetaan etumerkillä + tai -. |
| Summa ( - = Debet / + = Kredit) | Pakollinen, annetaan ilman tuhaterotinta tai tuhaterottimena välilyönti, ei piste. Desimaalierottimena pilkku. Debet ja kredit voidaan antaa samassa sarakkeessa, tällöin nämä erotetaan etumerkillä + tai -. |
| ALV-tunnus | ALV-tunniste. Netvisorin ALV-tunnisteet voit tarkistaa täältä. Esim. KOMY. Annetaan, jos ALV-prosentti on annettu. |
| ALV-prosentti | ALV-prosentti. Esim. 24, 25,5. Desimaalierottimena pilkku |
| Laskentakohdeotsikko | Laskentakohdeotsikko samoin kuin Netvisorissa. Laskentakohteet linkitetään myöhemmin tuonnissa. |
Debet ja kredit voidaan myös antaa samassa sarakkeessa, tällöin nämä erotetaan etumerkillä + tai -. Jos debet ja kredit ovat omissa sarakkeissaan, tulee kredit-lukujen edessä olla miinus-merkki (-) ja tyhjä tieto antaa nollana (0). Summaton sarake ei saa olla tyhjä, vaan siinä tulee olla täytteenä nolla.
Kirjanpitotietojen tuonnissa käytetään aina nettokäsittelyä, jolloin järjestelmä ei laske ALV-rivejä automaattisesti eli ALV-rivit pitää olla mukana jo tuontiaineistolla. Tuotavien tositteiden tulee siis olla täysin valmiita tuontitiedostolla, sillä näille ei tehdä automaattista ALV-käsittelyä enää Netvisorissa.
Mikäli tositeriville ei ole asetettu ALV-prosenttia eikä ALV-tunnusta, järjestelmä asettaa oletusarvot: 0% ja "Ei alv-käsittelyä".
Ohessa esimerkkitiedosto ladattavaksi: Esimerkkiaineisto.csv
Kirjanpitotietojen tuonnin aloittaminen
Mikäli olet tuomassa avaavia tietoja edelliseltä tilikaudelta, avaa tarvittaessa edellinen tilikausi Netvisoriin.
- Avaa Yritysvalikko ja valitse "Tietojen tuonti"
- Valitse tietotyypiksi sopivin tiedostomuoto (katso kuva alla, kohta 1) ja paina "Selaa" (2)
- Etsi tallettamasi kirjanpitoaineiston sisältävä tiedosto ja paina "Tuo tietoja" (3).
- Seuraavassa vaiheessa linkitetään tuotavien tietojen kentät Netvisorin tositteen vastaaviin kenttiin. Alasvetovalikon avaamalla (katso kuva alla, kohta 1) aukeaa sarakkeittain alasvetovalikko ja valitaan mitä tietoa kyseinen sarake sisältää. Alla olevassa kuvassa (2), valinta on tehty. Ohjekuvassa tämän sarakkeen on merkitty sisältävän Tilinumerot.
- Paina linkityksen jälkeen sivun alareunasta löytyvää painiketta "Päivitä".
Seuraavassa vaiheessa linkitetään tuotavien tietojen kentät Netvisorin tositteen vastaaviin kenttiin. Mikäli valinnoissa on vielä virheellisyyksiä, alasvetovalikosta voidaan valita uusi linkitystieto valitulle sarakkeelle. Kun muutokset on tehty, tallenna linkitystiedot valitsemalla "Päivitä".
Yhteenvedosta nähdään tässä vaiheessa tuotavien ja virheellisten rivien määrä. Kun tiedot ovat oikein, voidaan siirtoa jatkaa painamalla painiketta "Valmis".
Tilitietojen linkittäminen
Tässä näkymässä linkitetään tilitiedot. Tiliehdotuksia voidaan hakea 3:lla ensimmäisellä tilinumeron numerolla ja/tai tilin nimen perusteella. Painikkeesta "Ehdota tilivalintoja"- tehdään valintojen mukaiset ehdotukset ja "Tyhjennä ehdotukset" tyhjentää ehdotetut tilivalinnat (katso kuva alla, kohta 1).
Ehdotukset voidaan myös hakea valmiista profiileista. Valmiin profiilin voit valita pudotusvalikosta ja tämän jälkeen klikkaamalla "Hae ehdotukset profiilista" tarjotaan kyseiseen profiiliin tallennetut ehdotukset (2). Alasvetovalikosta tallennetun profiilin voit poistaa klikkaamalla "Poista valittu profiili" (3).
Kun halutut linkitykset on tehty tuotujen ja Netvisorissa olemassa olevien tilinumeroiden välille, voidaan uusi profiili tallentaa halutulla nimellä (4). Tällöin profiili on käytettävissä vastaavissa tuonneissa myös jatkossa ja linkitystiedot saadaan näin automaattisesti tekemättä linkitystietojen valintoja uudelleen
Tilitietoja voidaan myös linkittää manuaalisesti. Tällöin valitaan kohta "linkitä". Tiputusvalikosta saadaan valittua haluttu tilitieto. Tili voidaan myös poistaa tuonnista valitsemalla halutun alkuperäisen tilinumeron kohdalta linkkiä "poista" (5). Mikäli käytössä on 5-numeroisia tilejä, listautuvat ne tilien linkitysvaiheessa alasvetovalikossa alimmaiseksi, eivät numerojärjestyksessä.
Tilin valinta linkityslistalta ei tee sivuhakua palvelimelle, joten tallenna linkitykset esim. tunnin välein, ettei istuntosi ehdi katkeamaan palvelimella. Istunto on voimassa kaksi tuntia viimeisimmästä sivuhausta.
Kun linkitystiedot on tehty, valitse "Tallenna valinnat" (6). Onnistuneet linkitystiedot näkyvät vihreinä. Viimeistele tuonti painikkeesta "Tuo tiedot".
Tuonnin jälkeen ohjelma ohjaa käyttäjän kirjanpidon raportteihin, jossa muodostuneet tositteet voidaan tarkistaa. Mikäli tuoduissa kirjanpidon tiedoissa havaitaan virheitä, voidaan kokonainen tuontierä poistaa valitsemalla Yritysvalikko > Tietojen tuonti.
Sivulla on listattu viimeisimpänä tuodut kirjanpidon erät. Pääset tarkistamaan kussakin erässä tuodut kirjanpidon tiedot klikkaamalla halutun tuontierän kohdalta linkkiä "Tapahtumat tositeselailussa". Tositeselailu-näkymässä voit poistaa tai mitätöidä yksittäisiä tositteita tai mitätöidä koko erän.
Ohessa esimerkkitiedostot kirjanpitotietojen tuontia varten:
Yleisimmät virhetilanteet ja niiden käsittely
Usein kysytyt kysymykset
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback