Kirjanpitotietojen tuonti

Tietojen tuonti -toiminto mahdollistaa kirjanpitotietojen tuonnin toisesta järjestelmästä Netvisoriin CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -muodossa. Kirjanpidon tietojen tuonnista Fivaldista Netvisoriin on oma ohje: Kirjanpitotietojen tuonti Fivaldista Netvisoriin

SISÄLTÖ

• Käyttöoikeudet ja asetukset
• Tuotavan aineiston valmistelu
• Kirjanpitotietojen tuonnissa käytettävät kentät
• Kirjanpitotietojen tuonnin aloittaminen
• Tilitietojen linkittäminen
• Esimerkkiaineistot
• Yleisimmät virhetilanteet ja niiden käsittely
• Usein kysytyt kysymykset

Käyttöoikeudet ja asetukset

Tietojen tuonti on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä veloitusta. Tietojen tuonti -toiminnon löydät Netvisor-käyttöliittymän yritysvalikossa sijaitsevasta näkymästä: Yritysvalikko > Tietojen tuonti ja vienti > Tietojen tuonti. Tietoja tuovalla käyttäjällä tulee olla Myynti, tuotteet, ostot ja taloushallinto-osion toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet "Perustietojen hallintaan" sekä "Perustietojen tuontiin". 

Ennen tietojen tuontia on tarkastettava, että tilikausi jolle tietoja tuodaan on perustettuna Netvisorissa (Taloushallinto > Tilinpäätös > Tilikausien hallinta > Uusi tilikausi) 

Tuotavan aineiston valmistelu

Netvisoriin tuotavalle aineistolle on hyvä tehdä ainakin nämä valmistelut ennen tuontia. Näin vältytään virhetilanteilta.

• Tarkista tarvittaessa kirjanpitäjältä, että aineisto on kirjanpidollisesti oikeellista
• Tyhjien sarakkeiden ja rivien poistaminen
• Ns. turhien tietojen poistaminen
• Saldo-rivien poistaminen
• Tosite- ja päivämäärätietojen kopioiminen jokaiselle tuotavalle riville
• Ylimääräisten välilyöntien poistaminen
• Tarkista myös, että kaikki tuonnissa pakolliset tiedot löytyy. Kts. ohjeen kohta "Kirjanpitotietojen tuonnissa käytettävät kentät"
• Tiedosto on tallennettu csv-muodossa (Comma delimited / Luetteloerotin)
• Tiedosto voi olla zip-pakattu siirron nopeuttamiseksi
• Tiedoston nimi ei sisällä erikoismerkkejä

Mikäli tuodaan alkusaldoja tai aikaisempien tilikausien tietoja, on hyvä huomioida myös nämä

• Aineisto tulee tuoda tilikausikohtaisesti, eli yhdessä aineistossa voi olla vain yhden tilikauden tapahtumia. Useamman tilikauden tietoja voi tuoda, jokainen tilikausi tuodaan omana csv-tiedostonaan.
• Voit tuoda vanhempien tilikausien kirjanpitotietoja pelkkinä alkusaldoina tai tositteina, esim. päiväkirja- tai pääkirja-aineistona. Jos tuot tositeaineistoa päivä- tai pääkirjana, on suositeltavaa tuoda myös edeltävälle tilikaudelle alkusaldot. Esimerkiksi jos Netvisoriin tuodaan historiatietoja päiväkirja-aineistolla tilikaudesta 2023 alkaen, tarvitaan alkusaldot per 31.12.2022
• Tilikauden voittoa/tappiota ei tule tuoda aineistolla. Netvisor kirjaa tilikauden voiton/tappion automaattisesti silloin, kun tilikausi päätetään.
• Netvisorissa on oletuksena kirjanpidon tilejä, joita ohjelma käyttää automaatiokirjauksiin ja näille ei suositella kirjattavaksi mm. alkusaldoja tai muita omia kirjauksia. Kts. korvaavat tilit alla olevasta taulukosta

Seuraaville tileille ei suositella vietävän tietoja	Vaihtoehtoisia tilejä
1701	1702
1763	1761
2371	Tilikauden tulostili: ei tuoda
2375	Tilikauden tulostili: ei tuoda
2939	2946, 2948
2871	2872, 2873

Aineistolla pakollisia tietoja ovat

• Tositteen päiväys
• Tilinumero
• Debet-sarake sekä Kredit-sarake*
• Tai Summa-sarake*

Kirjanpitotietojen tuonnissa käytettävät kentät

Mikäli pakollisia kenttiä ei ole annettu, tuontia ei voi tehdä. Tiedot tulee antaa riveittäin.

Tuotava tieto	Kuvaus
Tositelaji	Annettu tositelaji tulee Netvisorissa kyseisen rivin riviselitteeseen sulkuihin. Tositelajiksi tulee Netvisorissa "Pump Tuodut tapahtumat"
Tositenumero	Tositenumero. Jos tositenumeroa ei anneta aineistolla, tuonti asettaa saman päivän kirjaukset samalle tositteelle.
Päivämäärä (PVM)	Pakollinen.  Huomioi, että tuonti ei tarkista Netvisoriin asetettuja alv- ja tilikauden lukituksia.
Selite 1-5	Selite -sarakkeiden yhteismaksimimerkkimäärä tuonnissa on 255 merkkiä. Huom! Jos selitteissä on mukana erikoismerkkejä, esim. / , raja on pienempi. Lyhennä tällöin selitettä reilusti alle maksimimäärän.
Tilinumero	Pakollinen. Anna vain kirjanpidon tilin numero, ei nimeä. Max 55 merkkiä.
Debet	Pakollinen*. Annetaan ilman tuhaterotinta tai tuhaterottimena välilyönti, ei piste. Desimaalierottimena pilkku. Tyhjä tieto antaa nollana (0).
Kredit	Pakollinen*. Jos debet ja kredit ovat omissa sarakkeissaan, tulee kredit-lukujen edessä olla miinus-merkki (-) ja tyhjä tieto antaa nollana (0). Annetaan ilman tuhaterotinta tai tuhaterottimena välilyönti, ei piste. Desimaalierottimena pilkku.
Summa ( + = Debet / - = Kredit)	Pakollinen*, annetaan ilman tuhaterotinta tai tuhaterottimena välilyönti, ei piste. Desimaalierottimena pilkku. Kredit kirjaukset erotetaan etumerkillä -.
Summa ( - = Debet / + = Kredit)	Pakollinen*, annetaan ilman tuhaterotinta tai tuhaterottimena välilyönti, ei piste. Desimaalierottimena pilkku. Debet kirjaukset erotetaan etumerkillä -.
ALV-tunnus	ALV-tunniste. Netvisorin ALV-tunnisteet voit tarkistaa täältä. Esim. KOMY. Pakollinen, jos ALV-prosentti on annettu.
ALV-prosentti	ALV-prosentti. Esim. 24, 25,5. Desimaalierottimena pilkku.
Laskentakohdeotsikko	Laskentakohdeotsikko samoin kuin Netvisorissa. Laskentakohdeotsikko tulee olla perustettuna Netvisoriin ennen tuontia.

* = Debet ja Kredit kentät ei pakollisia, jos käytetään Summa -kenttää. Summa -kentät ei pakollisia, jos aineistolla on Debet ja Kredit -kentät.

Debet ja kredit voidaan myös antaa samassa sarakkeessa, tällöin nämä erotetaan etumerkillä + tai -. Jos debet ja kredit ovat omissa sarakkeissaan, tulee kredit-lukujen edessä olla miinus-merkki (-) ja tyhjä tieto antaa nollana (0). Summaton sarake ei saa olla tyhjä, vaan siinä tulee olla täytteenä nolla.

Kirjanpitotietojen tuonnissa käytetään aina nettokäsittelyä, jolloin järjestelmä ei laske ALV-rivejä automaattisesti eli ALV-rivit pitää olla mukana jo tuontiaineistolla. Tuotavien tositteiden tulee siis olla täysin valmiita tuontitiedostolla, sillä näille ei tehdä automaattista ALV-käsittelyä enää Netvisorissa. Mikäli halutaan käyttää tuonnissa bruttokäsittelyä, voidaan käyttää ÄlyExceliä.

Mikäli tositeriville ei ole asetettu ALV-prosenttia eikä ALV-tunnusta, järjestelmä asettaa oletusarvot: 0% ja "Ei alv-käsittelyä".

Ohjeen kohdasta Esimerkkiaineistot löytyy esimerkkiaineistot ladattavaksi.

Kirjanpitotietojen tuonnin aloittaminen

Mikäli olet tuomassa avaavia tietoja edelliseltä tilikaudelta, avaa tarvittaessa edellinen tilikausi Netvisoriin.

1. Avaa Yritysvalikko ja valitse Tietojen tuonti
2. Valitse tietotyypiksi Kirjanpitotietojen tuonti
3. Valitse erotin, erottimena voi olla puolipiste, kaksoispiste, yhtäsuuruusmerkki tai tabulaattori. Erotin valitaan sen mukaan, mikä erotin on tuotavassa Excel-tiedostossa.
4. Etsi tallettamasi kirjanpitoaineiston sisältävä tiedosto tietokoneeltasi valitsemalla Choose file -painike
5. Lopuksi paina Tuo tietoja -painiketta
   
6. Tositekenttien linkitys. Seuraavassa vaiheessa linkitetään tuotavien tietojen kentät Netvisorin tositteen vastaaviin kenttiin. Alasvetovalikon avaamalla aukeaa sarakkeittain alasvetovalikko, josta valitaan mitä tietoa kyseinen sarake sisältää. Alla olevassa kuvassa valinnat on tehty. Kun kaikki valinnat on tehty, paina Päivitä otsikot. Mikäli ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot, valitse Ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot (ei tuoda). Kunhan linkitykset on tehty, paina Tuo rivit -painiketta.
   
7. Laskentakohteiden linkitys. Jos aineistolla on laskentakohteita, seuraavaksi linkitetään laskentakohteet. Näkymässä pystyy myös luomaan kokonaan uusia laskentakohteita ja vaihtamaan laskentakohdeotsikkoa.
   Mikäli aineistolla on laskentakohteita, jotka löytyvät jo Netvisorista, ehdotetaan näitä automaattisesti. Aineistolla oleva laskentakohde näkyy vasemmalla puolella ja ehdotus linkitykseksi oikealla puolella. Alasvetovalikosta laskentakohdetta pystyy vaihtamaan. Kun laskentakohdevalinnat on tehty, valitse Tallenna ja jatka.
   
   Uuden laskentakohteen luominen Mikäli aineistolla on laskentakohteita, joita ei vielä löydy Netvisorista, pystyy ne perustamaan tuonnin yhteydessä. Valitse alasvetovalikosta +Luo uusi laskentakohde, syötä laskentakohteen nimi ja tallenna. Järjestelmä perustaa uuden laskentakohteen tässä vaiheessa heti Tallenna-painikkeen painamisen jälkeen.
   Laskentakohdeotsikon vaihtaminen Mikäli laskentakohdeotsikkoa halutaan vaihtaa, onnistuu se klikkaamalla laskentakohteen nimen perässä olevaa Kynä-ikonia. Valikosta valitaan uusi laskentakohdeotsikko. Uusia laskentakohdeotsikoita ei pysty perustamaan tietojen tuonnin yhteydessä. Huomioithan, että otsikon vaihdon jälkeen laskentakohdelinkitykset tulee tehdä uudestaan. Saman nimistä laskentakohdetta ei pysty olemaan kahden eri otsikon alla.
   
8. Kirjanpitotilien linkitys. Tässä vaiheessa linkitetään aineistolla olevat kirjanpidon tilit Netvisorin kirjanpidon tileihin. Tuonnin yhteydessä ei pysty lisäämään uusia kirjanpidon tilejä eikä muokkaamaan olemassaolevia. Kirjanpidon tilejä voidaan hallinnoida tililuettelonkautta.

   Kirjanpitotilien linkitys

   Alkuperäinen tilinumero Tämä sarake näyttää Excel-tiedostossa olevan kirjanpidon tilin numeron
   Netvisor-tilinumero Tämä sarake näyttää valittavissa olevan Netvisorissa olevan kirjanpidon tilin. Valinnat voi tehdä manuaalisesti tai käyttää automaattisia ehdotuksia kts. ohjeen kohta Tilien linkityspohjat
   Mukana tuonnissa Tuodaanko kyseisen tilin kirjaus vai ei
   Muutos

   Tilikausi

   Tilikausi, jolle tiedot lisätään Näytetään tilikausi, jolle tietoja ollaan lisäämässä
   Tilikauden tila Sen tilikauden tila, jolle tietoja ollaan lisäämässä
   Hallinnoi tilikausia Linkistä Hallinnoi tilikausia pääsee tilikausien hallinnan näkymään(aukeaa uuteen välilehteen).

   Tilien linkityspohjat

   Automaattiset ehdotukset Automaattiset tiliehdotukset voidaan hakea 3:lla tai 4:llä ensimmäisellä numerolla ja/tai tilin nimen perusteella. Painikkeesta Lataa linkitysehdotukset tehdään valintojen mukaiset ehdotukset tileiksi. Mikäli vastaavaa tiliä ei löydy, tulee valinta tehdä manuaalisesti.
   Huomioi oletustiliöinneissä käytettävät tilit Oletustiliöinneissä käytettävät tilit ovat tilejä, joita käytetään järjestelmän automaattisissa kirjauksissa. Automaattisen raportoinnin toiminnallisuuksien varmistamiseksi, aineiston tuonti näille tileille ei ole suotavaa. Huomioimalla nämä tilit, estetyt tilit korvataan sopivilla vaihtoehdoilla tarjotuissa linkitysehdotuksissa.
   Käytä valmista mallipohjaa Mallipohjista voi valita järjestelmän tarjoamia tai käyttäjän luomia linkitysehdotuksia. Alasvetovalikosta valitaan haluttu mallipohja ja painetaan Lataa linkitysehdotukset

   Mallipohjien hallinta

   Mallipohjien hallinta löytyy kolmen pisteen kautta (kts. alla oleva kuva)
   Tallenna linkitykset mallipohjaan... Kun halutut linkitykset on tehty tuotujen ja Netvisorissa olemassa olevien tilinumeroiden välille, voidaan uusi mallipohja tallentaa halutulla nimellä tai päivittää olemassa olevaa mallipohjaa uusilla linkitystiedoilla. Tällöin mallipohja on käytettävissä vastaavissa tuonneissa myös jatkossa ja linkitystiedot saadaan näin automaattisesti tekemättä linkitystietojen valintoja uudelleen.
   Hallinnoi mallipohjia Olemassa olevia mallipohjia pystyy poistamaan täältä
   Kun kaikki kirjanpidon tilit on linkitetty, valitaan Tallenna ja jatka. Linkitykset voidaan myös tallentaa keskeneräisenä valitsemalla Tallenna keskeneräisenä.
9. Tietojen tuonnin vahvistus Näkymässä pääsee vielä tarkistamaan tuotavan aineiston. Jos Kirjanpitotilien linkitys -näkymässä on valinnut Mukana tuonnissa > Ei, näkyy tämä valinta oranssin otsikon alla "Alkuperäinen tilinumero (ei mukana tuonnissa). Kun olet tarkistanut tiedot, valitse Vahvista tuonti ja järjestelmä muodostaa kirjanpidon tositteen/tositteet.

Tuonnin jälkeen ohjelma ohjaa käyttäjän kirjanpidon raportteihin, jossa muodostuneet tositteet voidaan tarkistaa. Mikäli tuoduissa kirjanpidon tiedoissa havaitaan virheitä, voidaan muodostuneet tositteet mitätöidä massana valitsemalla "Mitätöi tositteita".
Tietojen tuonnit -taulukossa näytetään Keskeneräiset tuonnit ja Valmiit tuonnit

Keskeneräiset tuonnit Tästä näkee keskeneräisen tuonnin aikaleiman, tietotyypin, käyttäjän, lisätiedot ja tilan. Jatka -painikkeesta pääsee jatkamaan kesken jäänyttä tuontia. Poista -painikkeesta pääsee poistamaan keskeneräisen tuonnin.
Valmiit tuonnit Tästä näkee valmiin tuonnin aikaleiman, tietotyypin, käyttäjän, lisätiedot ja tilan.

Esimerkkiaineistot

Ohessa esimerkkitiedostot kirjanpitotietojen tuontia varten:

• Excel-versio
• CSV-versio

Yleisimmät virhetilanteet ja niiden käsittely

-Selite -sarakkeen merkkimäärä ylittyy. Yhteismaksimimerkkimäärä Selite -sarakkeessa on 255 merkkiä, mutta mikäli sarakkeessa on käytetty erikoismerkkejä (pilkku, kauttaviiva) tulee merkkimäärää lyhentää huomattavasti.

Usein kysytyt kysymykset

Avainsanat: Kirjanpitotiedot, Netvisor, CSV-tiedosto, Tilikausi, Tositetiedot, Tuonti, Tiliöinti, Käyttöoikeudet

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback