SISÄLTÖ
Netvisoriin on helppoa tuoda kirjanpitotietoja Excel-taulukoista tai muista järjestelmistä. Tietojen tuonti -toiminto mahdollistaa kirjanpitotietojen tuonnin toisesta järjestelmästä Netvisoriin CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -muodossa. CSV- tiedostomuoto on yleisesti käytössä oleva siirtotiedostomuoto, jota käytetään usein siirrettäessä tietoa eri ohjelmistojen välillä. CSV-tiedoston saat luotua esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla valitsemalla tallennusmuodoksi CSV (Comma delimited / Luetteloerotin). Huomaa, että jos tiedostonimi sisältää erikoismerkkejä, se saattaa aiheuttaa virheen tietojen tuonnissa.
Toiminto on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä veloitusta ja käyttäjällä tulee olla Accounting-osion toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet "Perustietojen hallintaan" sekä "Perustietojen tuontiin". Tietojen tuonti -toiminnon löydät Netvisor-käyttöliittymän yritysvalikossa sijaitsevasta näkymästä: Yritysvalikko > Tietojen tuonti ja vienti > Tietojen tuonti.
Huomioithan, että tilikauden voittoa/tappiota ei tule tuoda aineistolla, vaan järjestelmä tekee tämän itse, kun tilikausi päätetään. Tilikauden tuloksen käsittely tulee siis tarvittaessa poistaa, kun tuodaan useamman tilikauden tietoja.
Aineisto tulee tuoda tilikausikohtaisesti, eli yhdessä aineistossa voi olla vain yhden tilikauden tapahtumia.
Voit tuoda aineistoa myös Tikonista, Emcestä, Econetistä ja Fivaldista. Katsothan alta erilliset ohjeet:
Kirjanpitotietojen tuonnissa käytettävät kentät
Mikäli pakollisia kenttiä ei ole annettu, tuontia ei voi tehdä. Tiedot tulee antaa riveittäin.
| Tuotava tieto | Kuvaus |
| Tositelaji | Annettu tositelaji tulee Netvisorissa kyseisen rivin riviselitteeseen sulkuihin. Tositelajiksi tulee Netvisorissa "Pump Tuodut tapahtumat" |
| Tositenumero | Tositenumero |
| Päivämäärä (PVM) | Pakollinen. Huomioi että tuonti ei tarkista Netvisoriin asetettuja alv- ja tilikauden lukituksia. |
| Selite 1-5 | Selite -sarakkeiden yhteismaksimimerkkimäärä tuonnissa on 255 merkkiä |
| Tilinumero | Pakollinen. Anna vain kirjanpidon tilin numero. Max 55 merkkiä. |
| Debet | Pakollinen. Debet ja kredit voidaan myös antaa samassa sarakkeessa, tällöin nämä erotetaan etumerkillä + tai - |
| Kredit | Pakollinen. Jos debet ja kredit ovat omissa sarakkeissaan, tulee kredit-lukujen edessä olla miinus-merkki (-) ja tyhjä tieto antaa nollana (0) |
| Summa ( + = Debet / - = Kredit) | Pakollinen, annetaan ilman tuhaterotinta tai tuhaterottimena välilyönti, ei piste. Desimaalierottimena pilkku. Debet ja kredit voidaan antaa samassa sarakkeessa, tällöin nämä erotetaan etumerkillä + tai -. |
| Summa ( - = Debet / + = Kredit) | Pakollinen, annetaan ilman tuhaterotinta tai tuhaterottimena välilyönti, ei piste. Desimaalierottimena pilkku. Debet ja kredit voidaan antaa samassa sarakkeessa, tällöin nämä erotetaan etumerkillä + tai -. |
| ALV-tunnus | ALV-tunniste. Netvisorin ALV-tunnisteet voit tarkistaa täältä. Esim. KOMY. Annetaan, jos ALV-prosentti on annettu. |
| ALV-prosentti | ALV-prosentti. Esim. 24, 25,5. Desimaalierottimena pilkku |
| Laskentakohdeotsikko | Laskentakohdeotsikko samoin kuin Netvisorissa. Laskentakohteet linkitetään myöhemmin tuonnissa. |
Debet ja kredit voidaan myös antaa samassa sarakkeessa, tällöin nämä erotetaan etumerkillä + tai -. Jos debet ja kredit ovat omissa sarakkeissaan, tulee kredit-lukujen edessä olla miinus-merkki (-) ja tyhjä tieto antaa nollana (0). Summaton sarake ei saa olla tyhjä, vaan siinä tulee olla täytteenä nolla.
Kirjanpitotietojen tuonnissa käytetään aina nettokäsittelyä, jolloin järjestelmä ei laske ALV-rivejä automaattisesti eli ALV-rivit pitää olla mukana jo tuontiaineistolla. Tuotavien tositteiden tulee siis olla täysin valmiita tuontitiedostolla, sillä näille ei tehdä automaattista ALV-käsittelyä enää Netvisorissa.
Mikäli tositeriville ei ole asetettu ALV-prosenttia eikä ALV-tunnusta, järjestelmä asettaa oletusarvot: 0% ja "Ei alv-käsittelyä".
Ohessa esimerkkitiedosto ladattavaksi: Esimerkkiaineisto.csv
Kirjanpitotietojen tuonnin aloittaminen
Mikäli olet tuomassa avaavia tietoja edelliseltä tilikaudelta, avaa tarvittaessa edellinen tilikausi Netvisoriin.
- Avaa Yritysvalikko ja valitse "Tietojen tuonti"
- Valitse tietotyypiksi sopivin tiedostomuoto (katso kuva alla, kohta 1) ja paina "Selaa" (2)
- Etsi tallettamasi kirjanpitoaineiston sisältävä tiedosto ja paina "Tuo tietoja" (3).
- Seuraavassa vaiheessa linkitetään tuotavien tietojen kentät Netvisorin tositteen vastaaviin kenttiin. Alasvetovalikon avaamalla (katso kuva alla, kohta 1) aukeaa sarakkeittain alasvetovalikko ja valitaan mitä tietoa kyseinen sarake sisältää. Alla olevassa kuvassa (2), valinta on tehty. Ohjekuvassa tämän sarakkeen on merkitty sisältävän Tilinumerot.
- Paina linkityksen jälkeen sivun alareunasta löytyvää painiketta "Päivitä".
Seuraavassa vaiheessa linkitetään tuotavien tietojen kentät Netvisorin tositteen vastaaviin kenttiin. Mikäli valinnoissa on vielä virheellisyyksiä, alasvetovalikosta voidaan valita uusi linkitystieto valitulle sarakkeelle. Kun muutokset on tehty, tallenna linkitystiedot valitsemalla "Päivitä".
Yhteenvedosta nähdään tässä vaiheessa tuotavien ja virheellisten rivien määrä. Kun tiedot ovat oikein, voidaan siirtoa jatkaa painamalla painiketta "Valmis".
Tilitietojen linkittäminen
Tässä näkymässä linkitetään tilitiedot. Tiliehdotuksia voidaan hakea 3:lla ensimmäisellä tilinumeron numerolla ja/tai tilin nimen perusteella. Painikkeesta "Ehdota tilivalintoja"- tehdään valintojen mukaiset ehdotukset ja "Tyhjennä ehdotukset" tyhjentää ehdotetut tilivalinnat (katso kuva alla, kohta 1).
Ehdotukset voidaan myös hakea valmiista profiileista. Valmiin profiilin voit valita pudotusvalikosta ja tämän jälkeen klikkaamalla "Hae ehdotukset profiilista" tarjotaan kyseiseen profiiliin tallennetut ehdotukset (2). Alasvetovalikosta tallennetun profiilin voit poistaa klikkaamalla "Poista valittu profiili" (3).
Kun halutut linkitykset on tehty tuotujen ja Netvisorissa olemassa olevien tilinumeroiden välille, voidaan uusi profiili tallentaa halutulla nimellä (4). Tällöin profiili on käytettävissä vastaavissa tuonneissa myös jatkossa ja linkitystiedot saadaan näin automaattisesti tekemättä linkitystietojen valintoja uudelleen
Tilitietoja voidaan myös linkittää manuaalisesti. Tällöin valitaan kohta "linkitä". Tiputusvalikosta saadaan valittua haluttu tilitieto. Tili voidaan myös poistaa tuonnista valitsemalla halutun alkuperäisen tilinumeron kohdalta linkkiä "poista" (5). Mikäli käytössä on 5-numeroisia tilejä, listautuvat ne tilien linkitysvaiheessa alasvetovalikossa alimmaiseksi, eivät numerojärjestyksessä.
Tilin valinta linkityslistalta ei tee sivuhakua palvelimelle, joten tallenna linkitykset esim. tunnin välein, ettei istuntosi ehdi katkeamaan palvelimella. Istunto on voimassa kaksi tuntia viimeisimmästä sivuhausta.
Kun linkitystiedot on tehty, valitse "Tallenna valinnat" (6). Onnistuneet linkitystiedot näkyvät vihreinä. Viimeistele tuonti painikkeesta "Tuo tiedot".
Tuonnin jälkeen ohjelma ohjaa käyttäjän kirjanpidon raportteihin, jossa muodostuneet tositteet voidaan tarkistaa. Mikäli tuoduissa kirjanpidon tiedoissa havaitaan virheitä, voidaan kokonainen tuontierä poistaa valitsemalla Yritysvalikko > Tietojen tuonti.
Sivulla on listattu viimeisimpänä tuodut kirjanpidon erät. Pääset tarkistamaan kussakin erässä tuodut kirjanpidon tiedot klikkaamalla halutun tuontierän kohdalta linkkiä "Tapahtumat tositeselailussa". Tositeselailu-näkymässä voit poistaa tai mitätöidä yksittäisiä tositteita tai mitätöidä koko erän.
Ohessa esimerkkitiedostot kirjanpitotietojen tuontia varten:
Emce - import
Emce-import -toiminnolla voidaan tuoda Netvisoriin tositepäiväkirja Emce-ohjelmasta saatavalla .xls-tiedostolla. Tämä kirjanpitoaineisto on tuotavissa Netvisoriin "Tietojen tuonti"- toimintoa käyttäen. Emcen kirjanpitoaineiston tuomiseksi tarvitaan Emcen tositepäiväkirja ja "Tietojen tuonti" -valikosta valitaan tietotyypiksi "EmceImport".
Päiväkirja tulee tulostaa Emcestä seuraavin rajauksin:
Aikarajaus
- Päivämäärästä – päivämäärään: esim. 01.01.2023 – 31.12.2023
Tulostus
- Päiväkirjaosa: Kyllä
- Yhteenveto tositelajeittain: Ei
- Yhteenveto: Tulostetaan
- Kohdeviennit: Ei
- Tositelajityyppi: Tapahtumat
- Pitkät kentät: Katkaisu
Tallenna raportti .xls-tiedostoksi työasemalla. Raportin tallentamisen jälkeen avaa se Excelissä mahdollista muokkausta varten ja tallenna uudelleen. Jos tiedostossa on Protected View päällä se ei kelpaa tuotavaksi Netvisoriin.
Fivaldi - kirjanpitoaineiston tuonti
Kirjanpidon vertailutiedot edellisiltä tilikausilta siirretään Netvisoriin Fivaldin päiväkirjatiedostosta. Tiedoston voi muodostaa Fivaldissa kohdassa Kirjanpito > Tiedon vienti.
Valitaan Kaikki viennit tositteittain (päiväkirja).
Valitse siirrettävä tilikausi (tai kuukausi, jos siirrät kuukausi kerrallaan). Klikkaa "Vie tiedot".
Malli päiväkirjasta alla:
Muokkaa tiedostosta tyhjät rivit pois: Valitse koko työkirja (Ctrl+A) > Lisää ensimmäiselle riville suodattimet (Ctrl + shift + L) > suodata tyhjät rivit näkyviin ensimmäisen sarakkeen suodattimesta valinnalla "Blanks" > Ok > valitse yksi rivi > Delete/Poista. Tämän jälkeen tiedostoon jää näkyviin vain kirjausrivejä. Poista suodattimet. Tallenna tiedosto .csv-muotoon Excelissä. Tuo tiedosto normaalisti Kirjanpitotietojen tuonnilla Netvisoriin.
Päiväkirjan avulla saadaan siirrettyä tilikauden tapahtumat (muutokset), eli tämän lisäksi Netvisoriin pitää siirtää vielä avaava tase.
Avaava tase Fivaldista
Raportti > Avaavat saldot > tulosta Exceliin. Lisää raportille päivämäärä-sarake (esim. 31.12.2023) ja tallenna .csv -muotoon. Tuo normaalisti Tietojen tuonnilla Netvisoriin.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback