Import av data -funktionen möjliggör import av bokföringsdata från ett annat system till Netvisor i CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -format. Det finns en separat instruktion för import av bokföringsdata från Fivaldi till Netvisor: Import av bokföringsdata från Fivaldi till Netvisor
INNEHÅLL
- Behörigheter och inställningar
- Förberedelse av material som ska importeras
- Fält som används vid import av bokföringsdata
- Starta import av bokföringsdata
- Länka kontoinformation
- Vanligaste fel och deras hantering
- Vanliga frågor
Behörigheter och inställningar
Import av data är tillgänglig för alla företag utan extra kostnad. Du hittar funktionen för import av data i företagsmenyn i Netvisor-gränssnittet: Företagsmeny > Import och export av data > Import av data. Användaren som importerar data måste ha redigeringsbehörighet i Försäljning, produkter, inköp och ekonomiförvaltning-sektionen för "Hantera grunddata" och "Importera grunddata".
Innan import av data måste du kontrollera att räkenskapsåret som du importerar data till är skapat i Netvisor (Ekonomiförvaltning > Bokslut > Hantering av räkenskapsår > Nytt räkenskapsår)
Förberedelse av material som ska importeras
Det är bra att göra åtminstone dessa förberedelser för materialet som ska importeras till Netvisor innan importen. På så sätt undviker du fel.
- Ta bort tomma kolumner och rader
- Ta bort så kallad onödig information
- Ta bort saldo-rader
- Kopiera verifikations- och datuminformation till varje rad som ska importeras
- Ta bort extra mellanslag
- Kontrollera också att alla obligatoriska uppgifter för importen finns. Se instruktionens avsnitt "Fält som används vid import av bokföringsdata"
- Filen är sparad i csv-format (Comma delimited / Luetteloerotin)
- Filnamnet innehåller inga specialtecken
Om du importerar ingående saldon eller data från tidigare räkenskapsår, är det bra att också beakta dessa
- Materialet måste importeras per räkenskapsår, det vill säga i ett material kan det bara finnas händelser från ett räkenskapsår. Du kan importera data från flera räkenskapsår, varje räkenskapsår importeras som en egen csv-fil.
- Du kan importera bokföringsdata från äldre räkenskapsår endast som ingående saldon eller som verifikationer, till exempel som dagbok- eller huvudboksmaterial. Om du importerar verifikationsmaterial som dagbok eller huvudbok, rekommenderas det att också importera ingående saldon för det föregående räkenskapsåret. Till exempel om historiska data importeras till Netvisor med dagboksmaterial från och med räkenskapsåret 2023, behövs ingående saldon per 31.12.2022
- Räkenskapsårets vinst/förlust ska inte importeras med materialet. Netvisor bokför räkenskapsårets vinst/förlust automatiskt när räkenskapsåret avslutas.
- Netvisor har som standard bokföringskonton som programmet använder för automatiska bokningar och det rekommenderas inte att bokföra till exempel ingående saldon eller andra egna bokningar på dessa. Se ersättande konton i tabellen nedan
| Data kan inte importeras till följande konton | Alternativa konton |
| 1701 | 1702 |
| 1763 | 1761 |
| 2371 | Räkenskapsårets resultatkonto: inte importeras |
| 2375 | Räkenskapsårets resultatkonto: inte importeras |
| 2939 | 2946, 2948 |
| 2871 | 2872, 2873 |
Obligatoriska uppgifter i materialet är
- Verifikationsdatum
- Verifikationsnummer
- Kontonummer
- Debet-kolumn samt
- Kredit-kolumn
Fält som används vid import av bokföringsdata
Om obligatoriska fält inte har angetts, kan importen inte göras. Uppgifterna måste anges radvis.
| Data som ska importeras | Beskrivning |
| Verifikationstyp | Den angivna verifikationstypen kommer i Netvisor att visas i radbeskrivningen för den aktuella raden inom parentes. Verifikationstypen kommer i Netvisor att vara "Pump Tuodut tapahtumat" |
| Verifikationsnummer | Verifikationsnummer |
| Datum (PVM) | Obligatorisk. Observera att importen inte kontrollerar moms- och räkenskapsårslåsningar som är inställda i Netvisor. |
| Beskrivning 1-5 | Maximalt antal tecken för beskrivningskolumnerna vid import är 255 tecken Obs! Om beskrivningarna innehåller specialtecken, t.ex. / , är gränsen mindre. Förkorta då beskrivningen rejält under maxgränsen. |
| Kontonummer | Obligatorisk. Ange endast bokföringskontots nummer. Max 55 tecken. |
| Debet | Obligatorisk. Ange utan tusentalsavgränsare eller med tusentalsavgränsare som mellanslag, inte punkt. Decimalavgränsare är komma. |
| Kredit | Obligatorisk. Om debet och kredit är i separata kolumner, måste kreditbeloppen ha ett minustecken (-) framför och tom information anges som noll (0). Ange utan tusentalsavgränsare eller med tusentalsavgränsare som mellanslag, inte punkt. Decimalavgränsare är komma. |
| Belopp ( + = Debet / - = Kredit) | Obligatorisk, ange utan tusentalsavgränsare eller med tusentalsavgränsare som mellanslag, inte punkt. Decimalavgränsare är komma. Kreditbokningar separeras med ett minustecken -. |
| Belopp ( - = Debet / + = Kredit) | Obligatorisk, ange utan tusentalsavgränsare eller med tusentalsavgränsare som mellanslag, inte punkt. Decimalavgränsare är komma. Debetbokningar separeras med ett minustecken -. |
| Moms-ID | Moms-ID. Du kan kontrollera Netvisors moms-ID:n här. T.ex. KOMY. Ange om momsprocenten har angetts. |
| Momsprocent | Momsprocent. T.ex. 24, 25,5. Decimalavgränsare är komma |
| Kostnadsställe rubrik | Kostnadsställe rubrik precis som i Netvisor. Kostnadsställen länkas senare vid importen. |
Debet och kredit kan också anges i samma kolumn, då separeras dessa med ett plustecken + eller minustecken -. Om debet och kredit är i separata kolumner, måste kreditbeloppen ha ett minustecken (-) framför och tom information anges som noll (0). En kolumn utan belopp får inte vara tom, utan måste ha noll som fyllning.
Vid import av bokföringsdata används alltid nettobokföring, vilket innebär att systemet inte automatiskt beräknar moms-rader, så moms-rader måste redan finnas med i importmaterialet. De verifikationer som ska importeras måste alltså vara helt färdiga i importfilen, eftersom ingen automatisk momshantering görs i Netvisor.
Om en verifikationsrad inte har fått en momsprocent eller moms-ID, ställer systemet in standardvärden: 0% och "Ingen momshantering".
Här är en exempel fil för nedladdning: Exempelmaterial.csv
Starta import av bokföringsdata
Om du importerar ingående data från föregående räkenskapsår, öppna vid behov föregående räkenskapsår i Netvisor.
- Öppna Företagsmenyn och välj "Import av data"
- Välj den mest lämpliga filtypen för datatypen (se bild nedan, punkt 1) och tryck på "Bläddra" (2)
- Hitta filen som innehåller bokföringsmaterialet du har sparat och tryck på "Importera data" (3).
- I nästa steg länkas fälten för de importerade uppgifterna till motsvarande fält i Netvisors verifikation. Genom att öppna rullgardinsmenyn (se bild nedan, punkt 1) öppnas en rullgardinsmeny per kolumn och du väljer vilken information den aktuella kolumnen innehåller. I bilden nedan (2) har valet gjorts. I instruktionen har denna kolumn markerats som innehållande kontonummer.
- Tryck efter länkningen på knappen längst ner på sidan "Uppdatera".
I nästa steg länkas fälten för de importerade uppgifterna till motsvarande fält i Netvisors verifikation. Om det fortfarande finns felaktigheter i valen, kan en ny länkdata väljas för den valda kolumnen från rullgardinsmenyn. När ändringarna har gjorts, spara länkdata genom att välja "Uppdatera".
Sammanfattningen visar vid detta steg antalet rader som ska importeras och felaktiga rader. När uppgifterna är korrekta kan överföringen fortsätta genom att trycka på knappen "Klar".
Länka kontoinformation
I denna vy länkas kontoinformation. Kontoförslag kan sökas med de första 3 siffrorna i kontonumret och/eller baserat på kontonamnet. Med knappen "Föreslå kontoval" görs valen enligt förslagen och "Rensa förslag" rensar de föreslagna kontoval (se bild nedan, punkt 1).
Förslag kan också hämtas från befintliga profiler. Du kan välja en befintlig profil från rullgardinsmenyn och efter detta genom att klicka på "Hämta förslag från profil" erbjuds de förslag som sparats i den aktuella profilen (2). Du kan ta bort den sparade profilen från rullgardinsmenyn genom att klicka på "Ta bort vald profil" (3).
När önskade länkar har gjorts mellan de importerade och befintliga kontonumren i Netvisor, kan en ny profil sparas med önskat namn (4). Då är profilen tillgänglig för motsvarande importer även i framtiden och länkdata kan erhållas automatiskt utan att behöva göra länkvalen igen
Kontoinformation kan också länkas manuellt. Då väljs alternativet "länka". Från rullgardinsmenyn kan önskad kontoinformation väljas. Kontot kan också tas bort från importen genom att välja länken "ta bort" (5) vid det önskade ursprungliga kontonumret. Om 5-siffriga konton används, listas de längst ner i rullgardinsmenyn vid kontolänkningen, inte i nummerordning.
Val av konto från länklistan gör ingen sidförfrågan till servern, så spara länkarna till exempel varje timme, så att din session inte hinner avbrytas på servern. Sessionen är aktiv i två timmar från den senaste sidförfrågan.
När länkdata har gjorts, välj "Spara val" (6). Lyckade länkdata visas i grönt. Slutför importen med knappen "Importera data".
Efter importen leder programmet användaren till bokföringsrapporterna, där de skapade verifikationerna kan kontrolleras. Om fel upptäcks i de importerade bokföringsuppgifterna, kan hela importbatchen tas bort genom att välja Företagsmeny > Import av data.
På sidan listas de senast importerade bokföringsbatcherna. Du kan kontrollera de bokföringsuppgifter som importerats i varje batch genom att klicka på länken "Händelser i verifikationsbläddring" vid den önskade importbatchen. I verifikationsbläddringsvyn kan du ta bort eller annullera enskilda verifikationer eller annullera hela batchen.
Här är exempel filer för import av bokföringsdata:
Vanligaste fel och deras hantering
Vanliga frågor
Nyckelord: Bokföringsdata, Netvisor, CSV-fil, Räkenskapsår, Verifikationsdata, Import, Kontoavstämning, Behörigheter
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback