Import av bokföringsdata

Import av data -funktionen möjliggör import av bokföringsdata från ett annat system till Netvisor i CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -format. Det finns en separat instruktion för import av bokföringsdata från Fivaldi till Netvisor: Import av bokföringsdata från Fivaldi till Netvisor

INNEHÅLL

• Behörigheter och inställningar
• Förberedelse av material som ska importeras
• Fält som används vid import av bokföringsdata
• Starta import av bokföringsdata
• Länka kontoinformation
• Exempelmaterial
• Vanligaste fel och deras hantering
• Vanliga frågor

Behörigheter och inställningar

Import av data är tillgänglig för alla företag utan extra kostnad. Du hittar funktionen för import av data i företagsmenyn i Netvisor-gränssnittet: Företagsmeny > Import och export av data > Import av data. Användaren som importerar data måste ha redigeringsbehörighet i Försäljning, produkter, inköp och ekonomiförvaltning-sektionen för "Hantera grunddata" och "Importera grunddata". 

Innan import av data måste du kontrollera att räkenskapsåret som du importerar data till är skapat i Netvisor (Ekonomiförvaltning > Bokslut > Hantering av räkenskapsår > Nytt räkenskapsår) 

Förberedelse av material som ska importeras

Det är bra att göra åtminstone dessa förberedelser för materialet som ska importeras till Netvisor innan importen. På så sätt undviker du fel.

• Kontrollera vid behov med bokförare att materialet är bokföringsmässigt korrekt
• Ta bort tomma kolumner och rader
• Ta bort så kallad onödig information
• Ta bort saldo-rader
• Kopiera verifikations- och datuminformation till varje rad som ska importeras
• Ta bort extra mellanslag
• Kontrollera också att alla obligatoriska uppgifter för importen finns. Se instruktionens avsnitt "Fält som används vid import av bokföringsdata"
• Filen är sparad i csv-format (Comma delimited / Luetteloerotin)
• Filen kan vara zip-komprimerad för att påskynda överföringen
• Filnamnet innehåller inga specialtecken

Om du importerar ingående saldon eller data från tidigare räkenskapsår, är det bra att också beakta dessa

• Materialet måste importeras per räkenskapsår, det vill säga i ett material kan det bara finnas händelser från ett räkenskapsår. Du kan importera data från flera räkenskapsår, varje räkenskapsår importeras som en egen csv-fil.
• Du kan importera bokföringsdata från äldre räkenskapsår endast som ingående saldon eller som verifikationer, till exempel som dagbok- eller huvudboksmaterial. Om du importerar verifikationsmaterial som dagbok eller huvudbok, rekommenderas det att också importera ingående saldon för det föregående räkenskapsåret. Till exempel om historiska data importeras till Netvisor med dagboksmaterial från och med räkenskapsåret 2023, behövs ingående saldon per 31.12.2022
• Räkenskapsårets vinst/förlust ska inte importeras med materialet. Netvisor bokför räkenskapsårets vinst/förlust automatiskt när räkenskapsåret avslutas.
• Netvisor har som standard bokföringskonton som programmet använder för automatiska bokningar och det rekommenderas inte att bokföra till exempel ingående saldon eller andra egna bokningar på dessa. Se ersättande konton i tabellen nedan

Obligatoriska uppgifter i materialet är

• Verifikationsdatum
• Kontonummer
• Debet-kolumn samt Kredit-kolumn*
• Eller Belopp-kolumn*

Fält som används vid import av bokföringsdata

Om obligatoriska fält inte har angetts, kan importen inte göras. Uppgifterna måste anges radvis.

* = Debet och Kredit fält är inte obligatoriska om Belopp-fältet används. Belopp-fältet är inte obligatoriskt om materialet har Debet och Kredit-fält.

Debet och kredit kan också anges i samma kolumn, då separeras dessa med ett plustecken + eller minustecken -. Om debet och kredit är i separata kolumner, måste kreditbeloppen ha ett minustecken (-) framför och tom information anges som noll (0). En kolumn utan belopp får inte vara tom, utan måste ha noll som fyllning.

Vid import av bokföringsdata används alltid nettobokföring, vilket innebär att systemet inte automatiskt beräknar moms-rader, så moms-rader måste redan finnas med i importmaterialet. De verifikationer som ska importeras måste alltså vara helt färdiga i importfilen, eftersom ingen automatisk momshantering görs i Netvisor. Om du vill använda bruttobokföring vid importen, kan du använda SmartExcel.

Om en verifikationsrad inte har fått en momsprocent eller moms-ID, ställer systemet in standardvärden: 0% och "Ingen momshantering".

Instruktionens avsnitt Exempelmaterial innehåller exempelmaterial för nedladdning.

Starta import av bokföringsdata

Om du importerar ingående data från föregående räkenskapsår, öppna vid behov föregående räkenskapsår i Netvisor.

1. Öppna Företagsmenyn och välj Import av data
2. Välj datatypen Import av bokföringsdata
3. Välj avgränsare, avgränsaren kan vara semikolon, kolon, likhetstecken eller tabulator. Avgränsaren väljs utifrån vilken avgränsare som finns i den importerade Excel-filen.
4. Hitta filen som innehåller bokföringsmaterialet du har sparat på din dator genom att välja Choose file -knappen
5. Tryck slutligen på Importera data -knappen
   
6. Länka verifikationsfält. I nästa steg länkas fälten för de importerade uppgifterna till motsvarande fält i Netvisors verifikation. Genom att öppna rullgardinsmenyn öppnas en rullgardinsmeny per kolumn och du väljer vilken information den aktuella kolumnen innehåller. I bilden nedan har valen gjorts. När alla val har gjorts, tryck på Uppdatera rubriker. Om den första raden innehåller kolumnrubriker, välj Första raden innehåller kolumnrubriker (importeras inte). När länkningarna är gjorda, tryck på Importera rader -knappen.
   
7. Kostnadsobjektens länkning. Om materialet innehåller kostnadsobjekt, länkas kostnadsobjekten i nästa steg. I vyn kan du också skapa helt nya kostnadsobjekt och ändra kostnadsobjektrubrik.
   Om materialet innehåller kostnadsobjekt som redan finns i Netvisor, föreslås dessa automatiskt. Kostnadsobjektet i materialet visas på vänster sida och förslaget för länkning på höger sida. Från rullgardinsmenyn kan kostnadsobjektet ändras. När kostnadsobjektvalen är gjorda, välj Spara och fortsätt.
   
   Skapa nytt kostnadsobjekt Om materialet innehåller kostnadsobjekt som inte ännu finns i Netvisor, kan de skapas under importen. Välj från rullgardinsmenyn +Skapa nytt kostnadsobjekt, ange kostnadsobjektets namn och spara. Systemet skapar det nya kostnadsobjektet direkt efter att du tryckt på Spara-knappen.
   Ändra kostnadsobjektrubrik Om du vill ändra kostnadsobjektrubrik, kan du göra det genom att klicka på pennikonen bredvid kostnadsobjektets namn. Från menyn väljer du ny kostnadsobjektrubrik. Nya kostnadsobjektrubriker kan inte skapas under importen. Observera att efter att rubriken har ändrats måste kostnadsobjektlänkningarna göras om. Samma kostnadsobjekt kan inte finnas under två olika rubriker.
   
8. Länka bokföringskonton. I detta steg länkas bokföringskontona i materialet till bokföringskontona i Netvisor. Under importen kan du inte lägga till nya bokföringskonton eller ändra befintliga. Bokföringskonton kan hanteras via kontoförteckningen.

   Länka bokföringskonton

   Ursprungligt kontonummer Denna kolumn visar kontonumret i Excel-filen
   Netvisor-kontonummer Denna kolumn visar det valbara bokföringskontot i Netvisor. Valen kan göras manuellt eller använda automatiska förslag, se instruktionens avsnitt Kontolänkningsmallar
   Inkluderas i importen Om bokningen för det aktuella kontot ska importeras eller inte
   Ändring

   Räkenskapsperiod

   Räkenskapsperioden som uppgifterna läggs till Visar räkenskapsperioden som uppgifterna läggs till
   Räkenskapsperiodens status Status för räkenskapsperioden som uppgifterna läggs till
   Hantera räkenskapsperioder Länken Hantera räkenskapsperioder leder till hanteringsvyn för räkenskapsperioder (öppnas i ny flik).

   Kontolänkningsmallar

   Automatiska förslag Automatiska kontoförslag kan hämtas med de första 3 eller 4 siffrorna och/eller baserat på kontonamnet. Med knappen Ladda länkningsförslag görs valen enligt förslagen. Om motsvarande konto inte finns, måste valet göras manuellt.
   Observera konton som används i standardkonteringar Konton som används i standardkonteringar är konton som används i systemets automatiska bokningar. För att säkerställa funktionaliteten i automatisk rapportering, är det inte önskvärt att importera material till dessa konton. Genom att beakta dessa konton, ersätts de blockerade kontona med lämpliga alternativ i de föreslagna länkningsförslagen.
   Använd en färdig mall Från mallarna kan du välja systemets eller användarens skapade länkningsförslag. Från rullgardinsmenyn väljer du önskad mall och trycker på Ladda länkningsförslag

   Hantera mallar

   Hantera mallar finns via de tre punkterna (se bilden nedan)
   Spara länkar till mall... När önskade länkar har gjorts mellan de importerade och befintliga kontonumren i Netvisor, kan en ny mall sparas med önskat namn eller uppdatera befintlig mall med nya länkningsdata. Då är mallen tillgänglig för motsvarande importer även i framtiden och länkningsdata kan erhållas automatiskt utan att behöva göra länkningsvalen igen.
   Hantera mallar Befintliga mallar kan tas bort här
   När alla bokföringskonton har länkats, välj Spara och fortsätt. Länkarna kan också sparas som pågående genom att välja Spara som pågående.
9. Bekräfta import av data I vyn kan du fortfarande kontrollera det material som ska importeras. Om Länka bokföringskonton-vyn har valt Inkluderas i importen > Nej, visas detta val under den orangea rubriken "Ursprungligt kontonummer (ingår inte i importen). När du har kontrollerat uppgifterna, välj Bekräfta import och systemet skapar bokföringsverifikationen/verifikationerna.

Efter importen leder programmet användaren till bokföringsrapporterna, där de skapade verifikationerna kan kontrolleras. Om fel upptäcks i de importerade bokföringsuppgifterna, kan de skapade verifikationerna annulleras i mass genom att välja "Annullera verifikationer".
I tabellen Import av data visas Pågående importer och Färdiga importer

Pågående importer Här visas tidsstämpeln för den pågående importen, datatypen, användaren, tilläggsuppgifter och status. Fortsätt -knappen leder till att fortsätta den pågående importen. Ta bort -knappen leder till att ta bort den pågående importen.
Färdiga importer Här visas tidsstämpeln för den färdiga importen, datatypen, användaren, tilläggsuppgifter och status.

Exempelmaterial

Här är exempel filer för import av bokföringsdata:

• Excel-version
• CSV-version

Vanligaste fel och deras hantering

Vanliga frågor

Nyckelord: Bokföringsdata, Netvisor, CSV-fil, Räkenskapsår, Verifikationsdata, Import, Kontoavstämning, Behörigheter

Hjälpte det här svaret? Ja Nej