Den här anvisningen beskriver hur man lägger till användare i företagets Netvisor och hanterar deras rättigheter. En anvisning om de vanligaste frågorna om användarrättigheter har också sammanställts: FAQ Användarrättigheter

INNEHÅLL

Hantera behörigheter

Hantera behörigheter

Användare med en användaradministratör-roll (KH) och/eller en bokföringsbyråns huvudanvändare-roll (TPK) kan ändra behörigheterna för andra användare i företaget. Företaget själv (eller bokföringsbyrån) ansvarar för riktigheten och förvaltningen av behörigheterna. Behörigheterna kan endast i undantagsfall ändras av Netvisors experter. I dylika fall behövs en skriftlig begäran från företagets huvudanvändare i Netvisor eller en person med firmateckningsrätt i företaget.

Hantering av behörigheterna sker företagsspecifikt, det vill säga att när det gäller det företag som genomgår administration, kan endast de användare som är anställda i det ifrågavarande företaget hanteras. När det gäller administrationen av ett företag kan även behörigheter för sådana användare utanför företaget, som har beviljats behörigheter i det ifrågavarande företaget, hanteras från samma plats. Det här gäller oftast exempelvis en bokförare eller revisor.

Företagets användare och deras behörigheter kan granskas via företagsmenyn i vyn Användare och roller. Endast användare med bokföringsbyråns huvudanvändare (TPK)-, användaradministratör (KH)- eller revisor (TT)-roll har åtkomst till vyn. Av dessa kan TPK/KH-användare redigera andra användares behörigheter.

Hantera företagets huvudanvändare

“Med huvudanvändare avses en fysisk person som har utsetts av Kunden och till vilken tilldelas huvudanvändarens behörigheter som inkluderar befogenheter att skapa nya användarnamn, lägga till eller radera Tjänstedelar samt underteckna avtal inne i Tjänsten; och som fungerar som Kundens representant.”

Skapa ny användare

1. Du skapar en ny användare i ett företag genom att gå till Företagsmeny (företagets namn uppe till vänster) > Användare och roller. I den här menyn kan du se de aktiva användarna i företaget och deras behörigheter.

2. Via knappen Lägg till användare kan du lägga till en ny användare.

3. Ett nytt fönster öppnas för att skapa användaren, där du först väljer identifieringsmetod.

En finsk användare kan endast läggas till med ett finskt personnummer. Du kan läsa mer om att lägga till och bjuda in en utländsk användare till Netvisor i anvisningen Inloggning och inbjudan för utländska användare

4. Ange användarens personuppgifter.

5. Definiera nödvändiga profiler och roller för användaren.

Giltig tills vidare: Som standard är rutan Giltig tills vidare markerad varvid behörigheten är giltig ända tills den raderas.

Giltighetstid: Ange behörighetens giltighetstid (avmarkera i det här fallet rutan Giltig tills vidare). När giltighetstiden gått ut kan den ifrågavarande personen inte logga in i det ifrågavarande företaget. Obs! Om giltighetstiden upphör, så upphör inte nödvändigtvis e-postkommunikationen från företaget, exempelvis relaterad till godkännandecirkulationen av inköpsfakturor (sakgranskning, godkännande, betalning). Om kommunikationen ska upphöra, så ska antingen reskontrabefogenheterna tas bort från användaren, eller så ska kommunikationsinställningarna i användarens personuppgifter redigeras.

6. Via länken Lägg till användare skapas en användare till det aktiva företagets användare. Efter det kan användarens behörigheter redigeras via menyn Användare och roller.

Lägga till användare från företagets löntagare

1. Om personen redan är löntagare i företaget, kan hen läggas till från menyn som visar alla företagets löntagare.

Det här alternativet visas endast om företaget har Lön-paketet, eller tilläggstjänsterna 'Löneberäkning och tidsregistrering' eller 'Rese- och kostnadsräkningar'.

Via det här valet skapas ingen ny användare, eftersom löntagarna redan är användare i bakgrunden. Den valda användaren ges endast behörighet till det ifrågavarande företaget.

2. När löntagaren väljs från menyn, visas nedan dennes e-post och telefonnummer från löntagaruppgifterna. Uppgifterna visas för identifiering, eftersom det kan finnas löntagare med samma namn i företaget.

3. Ange användarens personuppgifter. Användarens namn kan inte ändras i den här vyn.

4. Definiera nödvändiga profiler och roller för användaren.

Behörighet för försäljnings-, produkt-, inköps- och ekonomiförvaltningsdelen

Alla rättigheter – användaren har alla rättigheter till Ekonomiförvaltning-delen (Accounting).
Kundreskontraanvändare – användaren har behörigheter till Försäljningsdelen.
Inköpsreskontraanvändare – användaren har behörigheter till Inköpsdelen.
Reskontraanvändare – användaren har behörigheter till Försäljnings- och Inköpsdelarna.
Rätt att söka – användaren har rätt att söka i alla delar. Detta måste även specificeras separat för löneberäkningen. (alternativ visas inte om företaget inte har delar i användning).
Företagsanvändare – samma som Alla rättigheter förutom endast behörighet att läsa i bokföringens grundläggande funktioner och inkomstskattedeklarationen. I det här fallet går det inte att göra manuella verifikat till företaget och skicka en inkomstskattedeklaration.
Saknar behörighet – användaren har inga behörigheter till Ekonomiförvaltning-delen (Accounting). Användaren har dock åtkomst till Elektronisk signering för att se offentliga dokument, till Tillägg för att se eScan behandlingsvyn och till eScan-inställningar för att skapa användarnamn. Dessutom har användaren åtkomst till Netvisor Store, men kan inte göra något där.

Användaradministratör (KH) Kan hantera företagets användare och tjänster. KH kan skapa en bokförare, men inte en annan användaradministratör. Hen kan inte lägga till behörigheter för bokföringsbyrås huvudanvändare eller ge löneräknaren behörigheter. Hen kan inte lägga till behörigheter åt sig själv eller ändra sina egna behörigheter i Hantera behörigheter. För att kunna lägga till KH-rollen till en annan användare, måste den som lägger till ha TPK eller KH+huvudanvändarens behörigheter.
Bokföringsbyråns huvudanvändare (TPK) har som namnet antyder en roll som tillhör bokföringsbyrån. En TPK kan skapa en KH och en bokförare, men inte en annan TPK. TPK-rollen kan endast beviljas genom kopiering (kräver TPK eller KH+huvudanvändarens behörigheter) eller i undantagsfall av Netvisor-support. Efter att ha erhållit TPK-rollen läggs användaren automatiskt till som användare i nya företag etablerade av bokföringsbyrån. I det har fallet får hen TPK + KH + bokförare-behörigheter (+ löneräknare-behörigheter om företaget har en löneberäkningssektion i bruk) för den ifrågavarande bokföringsbyråklienten. Om bokföringsbyrån inte vill att den anställda ska se uppgifter om själva bokföringsbyrån, som har TPK-behörigheter till kundföretag, kan användaren tilldelas TPK-behörigheter till bokföringsbyrån utan KH-behörighet. På samma sätt måste användarprofilen vara i sin ordning eller så kan den möjligtvis sakna behörighet för själva bokföringsbyrån. I detta fall får personen dock TPK + KH + bokförare-behörigheter för de nya företag som öppnas. Hen kan inte öppna ett företag under själva bokföringsbyrån, men hen kan göra det under ett annat företag där hen har KH-behörigheter. I bakgrunden går bokföringsbyrålänkningen alltid under öppnarens primära företag. Om TPK-rollen ska tas bort från användaren, sker det genom kopiering av användarrättigheter, det vill säga kopiera användarrättigheter från en annan användare som inte har TPK-rollen.
Bokförare (bokförare) kan utföra mer krävande bokföringsåtgärder i ett företag. Hen kan skicka en tillsynsanmälan, radera en faktura och en verifikation, redigera skickade fakturor och levererade order, förbigå låsning av momsperiod md mera.
Revisor (TT) är en särskild roll som ges åt revisorn och för att kunna utdela denna roll måste användaren ha användaradministratörens behörigheter. Om användarens primära företag är något annat än Netvisor Revisorer, skicka vänligen in en begäran till supporten för att ändra det primära företaget. På så vis kan vi fixa den ifrågavarande användarens primära företag till Netvisor Revisorer.
Efter att användaren skapats är det ännu möjligt att ge användaren Redigerade behörigheter, där rollen kan definieras sektions- och funktionsspecifikt med olika rättigheter.

Användarens personuppgifter ska alltid fyllas i så fullständigt som möjligt, det kommer att göra det lättare att kontakta kunden vid eventuella problemsituationer.

När användaren har lagts till, har hen bara grundläggande behörigheter till företaget. Dessutom ska behörighet till reskontror, informationsvyn och arkivet för räkenskapsperioder definieras.

Löneberäkningens behörighet

Om löneberäkning införts i företaget kan användaren ges nödvändiga behörigheter för löneberäkning.

Noggrannare information om löneberäkningens behörigheter finns i anvisningarna för löneberäkningens funktionsspecifika rättigheter och roller.

Inom löneberäkningen kan profilerna och rollerna nedan anges.

Profiler

Löntagare -profil: Inga behörighet till löneberäkningen eller att redigera grundläggande uppgifter. Rätt att ange och redigera uppgifter i tidshanteringen (arbetstidsbokföring och reseräkningar) om Resor-tjänsten har aktiverats för löntagaren. Löntagaren kan se sina egna basuppgifter i löneberäkningen och kan se och skriva ut sina egna lönespecifikationer. Denna rättighet ger även användaren möjlighet att se offentliga elektroniska signeringsinbjudningar i Netvisor.

Alla rättigheter -profil: Ger alla rättigheter till HRM-sidan. Behörigheterna ges till löneräknaren. Dessutom bör löneräknaren få rollen löneräknare (P).

Godkännare -profil: Ingen behörighet till löneberäkningen eller att redigera grundläggande uppgifter. Rätt att redigera uppgifterna i tidshanteringen, exempelvis godkänna reseräkningar och arbetstidsbokföring. Utöver detta måste godkännaren tilldelas tillräckliga hierarkiska behörigheter för att kunna se sina underordnades reseräkningar och registreringar av arbetstid.

Företagsledning -profil: Ser lönespecifikationer och rapporter. Inga befogenheter att utföra månatliga eller årliga förpliktelser. Kan inte redigera grundläggande information. Om företagsledningen ska ges möjlighet att se över löneberäkningens olika stadier, ska skrivskyddad åtkomst (eller om så önskas redigeringsbehörighet) anges i de funktionsspecifika behörigheterna för löneberäkningen och hantering av lönemallar och löneslag.

Bläddringsbehörighet -profil: Ger skrivskyddad åtkomst till löneberäkningssidan.

Ingen behörighet -profil: Ingen behörighet till löneberäkningssektionen.

Roller

Löneräknarens roll (P): Rollen Löneräknare är obligatorisk för användare som räknar ut löner. Det är att rekommendera att löneräknaren har "Alla rättigheter" som sin profil. Löneräknaren behöver även utav reskontrabefogenheterna, utbetalningsbefogenheter för att kunna betala ut löner.

Löneräknarens roll (P) kan tilldelas av antingen bokföringsbyråns huvudanvändare (TPK) eller Netvisors huvudanvändare, som visas på företagshanteringens startsida. Båda bär även ha rollen Användaradministratör (KH). Du kan inte själv ge dig behörighet. Vid behov kan rollen ställas in av supporten.

Chefsrollen (E): Chefsrollen kan, som namnet antyder, ges åt en användare som arbetar i en arbetsledarposition. E-rollen respekterar företagshierarkin och användaren ser endast de anställda som hen enligt hierarkin har rätt att sakgranska eller godkänna. Rollen ger behörighet att se löntagarnas löneuppgifter.

Personuppgiftshandläggare (HH): Personuppgiftshandläggare (HH)-rollen låter dig hantera löntagarnas uppgifter i mer begränsad omfattning än löneräknaren. Denna roll ger inte tillgång till löneberäkningsprocessen och inte heller i princip till sidor som innehåller löntagarnas löneuppgifter. HH-rollen respekterar företagshierarkin och användaren ser endast de anställda som hen enligt hierarkin har rätt att sakgranska eller godkänna.

Redigera användare

Du kan redigera en användare genom att klicka på användarens namn i användarlistan. Användaren kan inte ändra sina egna behörigheter i Hantera behörigheter.
Välj "Lägg till ny behörighet" om du ger personen i fråga tillgång till ett annat företag som du hanterar; eller
Välj "Redigera användarens personuppgifter" om användarens personuppgifter behöver ändras.

Om användaren vill redigera sin egen e-post eller sitt telefonnummer lyckas detta genom att klicka på det egna namnet uppe till höger. Du hittar mer information i anvisningen Egna grundinställningar. Från samma vy kan du också byta gränssnittets språk.

Användarnamnets giltighet

Behörigheten kan gälla för obestämd tid eller för en viss tidsperiod. Med rollen som användaradministratör (KH) kan du ställa in giltighetsperioden för behörigheterna företagsspecifikt enligt följande: Företagsmeny > Användare och roller > Klicka på användarens namn > Länken "Redigera användarens inloggningsinställningar".

"Uppdatera giltighetstiden för alla företag" uppdaterar behörigheterna för alla de företag för vilka redigeraren har användaradministratörens befogenheter. Siffran efter valet visar i hur många företag ändringen kommer att genomföras. Genom att trycka på siffran visas en lista över företagen ifråga.

Obs! Om giltighetstiden upphör, så upphör inte nödvändigtvis e-postkommunikationen från företaget, exempelvis relaterad till godkännandecirkulationen av inköpsfakturor (sakgranskning, godkännande, betalning). Om kommunikationen ska upphöra, så ska antingen reskontrabefogenheterna tas bort från användaren, eller så ska kommunikationsinställningarna i användarens personuppgifter redigeras.

Ta bort användare

Endast användare med en användaradministratör-roll och/eller bokföringsbyråns huvudanvändare-roll kan radera användarnas behörigheter.

Borttagning av en användare med användaradministratör-roll kräver användaradministratör + huvudanvändarens behörighet.

Följ dessa steg för att ta bort en användares behörigheter från endast ett företag: Företagsmeny > Användare och roller > klicka på den ifrågavarande användarens namn > Användarens övriga behörigheter.

På sidan som öppnas klickar man på länken i Ta bort-kolumnen på raden för det företag som ska tas bort. Om användaren har behörigheter till flera företag och även användaradministratören som utför borttagningen har behörigheter till dessa samma företag, kan rättigheterna tas bort från antingen alla eller endast vissa företag genom att klicka på länken i Ta bort-kolumnen för de önskade företagen.

I ovanstående fall är användarens primära företag Porin Testiyritys Oyj. Om användaren fråntas behörigheterna till sitt primära företag, kommer hen inte att kunna logga in på något annat företag även om hen skulle ha behörigheter till det, förrän ett nytt primärt företag har ställts in av användaren själv eller i undantagsfall av Netvisors kundsupport. Om inloggningen hindras på grund av det primära företaget, kommer användaren att få ett popup-fönster nästa gång hen loggar in i Netvisor, där hen kan välja ett nytt primärt företag för sig själv.

Det primära företaget är det företag där användaren ursprungligen skapades, mer information finns i anvisningen Primärt företag i Netvisor. Användarens primära företag är ett aktivt företag om det i kolumnen Företagets egen användare står "Ja". Om användaren redan från förut har koder till ett annat företag, kommer det att stå "Nej" i kolumnen för hens del. Användarnas primära företag visas i kolumnen primärt företag i listan Användare och roller.

Auktorisera en användare till ett annat företag

En person med rollen som Användaradministratör (KH) kan ge en annan person behörigheter till ett annat företag där hen också har en KH-roll. Det finns två sätt att auktorisera en användare till ett annat företag. Det första sättet är att söka efter en användare från ett företag där både KH och användaren som ska läggas till är användare. Återvänd efter det till företagsmenyn och därifrån till vyn Användare och roller. Klicka på användarens namn och länken Lägg till ny behörighet på sidan som öppnas.

Välj det företag till vilket behörigheterna tilldelas och klicka på knappen Fortsätt

Välj härefter önskad användarprofil och eventuell specialroll och sedan Spara.

Nyckelord: Netvisor, användarrättigheter, hantering, huvudanvändare, auktorisering, löneberäkning, kundreskontra, användarrättigheter, ta bort användare

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej