Den här guiden handlar om att importera eScan-material till Netvisor via e-post. Guiden ger detaljerade instruktioner om hur kvitton kan skickas som e-postbilagor för eScan-behandling i Netvisor och hur processen fungerar under implementeringsfasen. Den innehåller krav för att spara e-postadressen, debiteringsprinciper, särskilda instruktioner för hantering av PDF-filer, samt överväganden om eventuella utmaningar relaterade till vidarebefordran av e-post.

INNEHÅLL

Kvitton kan skickas till Netvisor som e-postbilagor, vilket gör att de kan behandlas i Netvisors eScan-materialhanteringsvy av användaren. Materialet kan behandlas färdigt från eScan-hanteringsvyn antingen som verifikat, reseräkning, försäljningsfaktura eller inköpsfaktura.

Användning av eScan-tjänsten kräver att avsändarens e-postadress är sparad i Netvisor under eScan-materialimportens e-postadresser eller i användarens systemkommunikationsinformation. Om e-postadressen är sparad i användarens systemkommunikationsinformation, riktas eScan-materialet till användarens grundföretag. Om personen som importerar eScan-material har Travel-tjänsten aktiv och är registrerad som användare i Netvisor, debiteras inte för import av kvitton separat. Annars används eScan-prissättning som debiteringsgrund. Om Travel-tjänsten aktiveras mitt i månaden, debiteras transaktionsavgift för kvitton som importerats fram till aktiveringsdagen samt Travel-tjänstens avgift för hela månaden. 

Aktivering av e-postimport

Innan material kan skickas till Netvisor, måste användaren lägga till sin egen e-postadress i Netvisor. E-postadressen kan läggas till genom att öppna Netvisors toppmeny Extensions> eScan-inställningar > eScan-materialimportens e-postadresser. I fältet för e-postadressens användare ska användarens namn väljas från rullgardinsmenyn. Observera att när e-postadressen är definierad i användarens systemkommunikationsinformation, kan den e-postadressen läggas till i "eScan-materialimportens e-postadresser" -vyn av en annan användare endast om de har samma grundföretag som e-postanvändaren.

Material som tas emot via eScan-tjänsten riktas till det företag där e-postadressen är definierad. En e-postadress kan alltså bara vara sparad för ett företag. Om e-postadressen behöver flyttas från ett företag till ett annat, måste e-postadressen först tas bort från det gamla företaget och sedan läggas till i det nya företaget.

En användare kan ha flera e-postadresser sparade i samma företag, vilket innebär att en användare kan vara användare av flera e-postadresser i samma företag. För att användaren ska kunna se e-postadresser som eventuellt har lagts till av andra än sin egen grundföretag, måste användaren ha KH-rättigheter till företaget. Utan KH-rättigheter kan användaren bara se e-postadresser för personer med samma grundföretag.

Skicka e-post till eScan-tjänsten

Kvitton som ska importeras till eScan-tjänsten skickas till adressen escan@netvisor.fi. Vid skickande av kvitton bör följande beaktas:

  • Bilagan i e-postmeddelandet måste vara i PDF-format
  • Det är bra att ge e-postmeddelandet en beskrivande rubrik. Rubriken fungerar som beskrivning av bilagorna när de kommer till Netvisor
  • Flera filer kan bifogas i ett e-postmeddelande. Observera att en fil räknas som ett material när den kommer till Netvisor. Om en PDF-fil innehåller flera fakturor, kan dessa inte längre delas upp i flera material i Netvisor, utan materialet riktas alltid till en "hel" PDF-fil. Material som ska riktas till olika händelser bör delas upp i olika filer
  • Alla PDF-filer som ingår i e-postmeddelandet behandlas som eScan-dokument. Om e-postmeddelandet till exempel innehåller en bildsignatur, läses även signaturen som ett dokument i eScan-materialhanteringsvyn
  • Storleken på ett eScan-material får inte överstiga en halv megabyte, det vill säga 512 kilobyte. Vi förbehåller oss rätten att blockera större filer från att skickas
  • Meddelandet måste skickas direkt som ett nytt meddelande från avsändarens adress, som har lagts till som eScan e-postadress och adressen måste matcha. Ingen vidarebefordran bör användas i bakgrunden.
  • Inga distributionslistor bör användas för att skicka meddelandet till eScan-adressen.
  • Den skickade PDF-filen får inte vara lösenordsskyddad

Om bilagan inte skickas i rätt format, ignoreras det skickade meddelandet och materialet importeras inte till Netvisors eScan-materialhanteringsvy. I detta fall skickas inte heller något felmeddelande till avsändaren av eScan-materialet om importen har ignorerats.

Debitering och överföring av material till ett annat företag

Samma eScan e-postadress kan bara läggas till ett företag, även om användaren har rättigheter till flera olika företag. Materialet kan sedan flyttas från detta företag till ett annat. Debiteringen sker så att det företag som materialet flyttas till betalar för det. Om det flyttas från företag a till företag b, flyttas debiteringen också till företag b. Om materialet stannar längre tid i företag a och detta redan har fakturerats, uppstår dubbeldebitering vid flytten om det flyttas till ett annat företag. Samma logik gäller även för Visma scanner, om ett kvitto som importeras med hjälp av den flyttas till ett annat företag. Om användaren har resursförvaltning (resor och arbetstid) tjänsten aktiv i målföretaget, ingår e-scan materialdebitering i den och ingen separat debitering sker.

Vidarebefordran av skanningsadress

Fråga: Kan man göra vidarebefordran av meddelanden till e-scan e-postadressen?

Svar: Vi rekommenderar inte detta och om det görs, är det på användarens eget ansvar. I praktiken händer det att om man skickar ett meddelande från adress A till adress B, där vidarebefordran är aktiv till adress C, som skulle vara Netvisors e-scan e-postadress, så kommer meddelandet fram. Men det kommer i bakgrunden från adress A. I praktiken kan det hända att om avsändaren från adress A inte har rätt att skicka meddelandet, kommer det inte fram. Eller om personens A adress i bakgrunden leder till ett annat företag, går meddelandet dit. I praktiken gör vidarebefordran att meddelandet kommer från den ursprungliga avsändaradressen, inte från den adress det har vidarebefordrats från. Detta kan inte påverkas från Netvisors sida.

Nyckelord: eScan, Netvisor, e-post, kvitto, material, användare, företag, e-postadress

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.