Reseräkningarnas behandlingsprocess innehåller kvittering, (sakgranskning), godkännande och slutligen betalning. Sakgranskningen är frivillig. Ur företagshierarkin väljs en person som godkänner och en som sakgranskar reseräkningarna. Rese- och kostnadsräkningar kan betalas direkt från Netvisor eller i samband med löneberäkningen.
Behörigheter
Skapa en reseräkning
Kvittera
Sakgranska
Godkänn
Betala och anmäl löneuppgifter
Betala via Netvisors löneberäkning
Betala i betalningsvyn
Betala från ett annat system/kvittera som betald i Netvisor
Bokföring/verifikationer
Rese- och kostnadsräkningars cirkulation och behandlingsprocess
Med reseräkningarnas godkännandecirkulation avses hela processen från att fylla i kostnadsraderna på reseräkningen fram till betalningen. Den här anvisningssidan beskriver processen i sin helhet med dess olika steg.
- Löntagaren lägger till en ny rese- och kostnadsräkning som hen sparar och slutligen kvitterar. När rese- och kostnadsräkningen har kvitterats skickas den vidare för sakgranskning eller godkännande.
- Arbetsledaren granskar och redigerar vid behov rese- och kostnadsräkningen. Arbetsledaren granskar och godkänner reseräkningen. När rese- och kostnadsräkningen har godkänts övergår reseräkningen till betalningsfasen. En reseräkning kan bara godkännas varvid den betalas i samband med löneberäkningen eller alternativt godkännas och direkt överföras till betalning.
- En godkänd reseräkning betalas i samband med löneberäkningen. Godkända reseräkningar når på lönespecifikationen skedet "Kontrollera lönegrunder för valda". Under rubriken "Rese- och kostnadsbokföring" visas de godkända reseräkningarna. Som standard är de valda att betalas på lönespecifikationen. Kvitterade reseräkningar visas också och de kan i detta skede godkännas och väljas för betalning, men de är inte förvalda på specifikationen.
Ta bort markeringen vid kostnadsraden och tryck på “Spara", om reseräkningen inte ska betalas på lönespecifikationen som bildas. Den godkända kostnadsraden för reseräkningen returneras då som kvitterad. Kostnadsraden måste sakgranskas och godkännas på nytt för betalning.
När en kostnadsrad blir vald för betalning på en lönespecifikation, visas kostnadsraden i lönespecifikationens raduppgifter.
Uppgifterna på kostnadsraden som skapats utifrån reseräkningen visas på lönespecifikationens flik "Arbetstid, resor och frånvaro". Kostnadsrader som manuellt läggs till lönespecifikationen visas inte i reseräkningens uppgifter.
Om en kostnadsrad inte ska betalas med lönespecifikationen kan den vid behov tas bort med den röda. När löneräknaren avmarkerar kostnadsraden och sparar uppgifterna, återgår kostnadsraden till obetald på sidan "Öppna rese- och kostnadsräkningar" och en tidigare gjord godkännandemarkering förblir synlig på kostnadsraden.
- "Godkänn och överför till betalning" flyttar reseräkningen till sidan "Betala rese- och kostnadsräkningar", där reseräkningen förs över till betalning och företagets konto debiteras. En användare med betalningsbehörigheter kan överföra kostnadsräkningen till betalning.
- När rese- och kostnadsräkningen är betald skapas direkt en verifikation över den betalda reseräkningen i bokföringen enligt betalningsdagen.
Kontosättningar i bokföringen för rese- och kostnadsrader som betalats via en lönespecifikation hämtas till löneberäkningens verifikation enligt redovisningsdagen för lönespecifikationens verifikation.
Användarrättigheter
Behörighet och inställningar som krävs för att behandla rese- och kostnadsräkningar beskrivs separat på en egen sida. På sidan behandlas effekterna av användarbehörigheterna och rollerna och uppbyggnaden av företagshierarkin för godkännaren.
Läs mer: Sakgranska och godkänn reseräkningar
Reseräkningar kan endast skapas för en person som är löntagare i företaget och den löntagaren ska ha tjänsten Resor i användning.
Löntagarna kan tilldelas profilen “Löntagare" som är en av löneberäkningens användarbehörigheter. Via profilen får löntagarna automatiskt funktionsspecifika behörigheter att bokföra arbetstid och göra reseräkningar.
Bakom profilen "Löntagare" finns funktionsspecifika behörigheter för tidshantering och hantering av löntagare. Utan företagshierarkins godkännanderätt ser löntagaren endast sina egna arbetstids- och reseräkningsuppgifter.
Behörighet till informationsvyn
Godkännaren kan i Netvisors gränssnitt få meddelande om reseräkningar som är hänförda till hen och som inte är sakgranskade och inte godkända.
Sakgranska och godkänn reseräkningar i stora partier via Resor > Godkänn rese- och kostnadsräkningar.
Det enklaste sättet att hitta dina egna reseräkningar, som ska sakgranskas och godkännas, är genom informationsvyn som ger dig tillgång till massbehandling av reseräkningsrader.
Reseräkningens kostnadsrader kan behandlas i stora partier i massbehandlingsvyn eller raderna i en reseräkning åt gången genom att fördjupa sig i reseräkningen.
Skapa ny reseräkning
Reseräkningens cirkulation inleds genom att skapa en reseräkning. Användaren kan skapa en ny reseräkning via några olika rutter:
Via menyn "Skapa ny" eller via gränssnittets meny Resor > Ny reseräkning.
Det går också smidigt att skapa en reseräkning direkt via mobilappen.
Kvittera rese- eller kostnadsräkning
Reseräkningsraderna som skapats ska kvitteras (1) för att de ska kunna sakgranskas och godkännas. Välj de färdiga raderna som ska kvitteras och skicka med kvitteringsknappen för godkännande.
En ofullständig rad kan tas bort med det röda krysset som finns i slutet av raden.
Sakgranska och avslå i sakgranskningen
Om sakgranskningsskedet aktiverats i Inställningar för löneberäkningen, sakgranskas kostnadsraderna efter att de kvitterats
Om företaget är litet och samma person sakgranskar och godkänner reseräkningarna, kan sakgranskningsskedet vara onödigt och behöver inte tas i bruk. Då går raderna direkt till godkännande efter att de kvitterats.
Välj de linjer som är i sin ordning och markera dem som sakgranskade med sakgranskningsknappen (2).
Sakgranskarens namn och tidpunkten för sakgranskningen kommer att förbli synliga i loggen som finns under raden.
Avslå vid sakgranskning
Reseräkningens kostnadsrad kan också återföras till föregående skede som öppen genom att avvisa den med den röda pilen i slutet av kostnadsraden. Därefter ska reseräkningens kostnadsrad kvitteras på nytt så att den kan sakgranskas på nytt.
Godkänn och avslå
Från sakgranskningen överförs reseräkningens kostnadsrad till vald godkännare för godkännande. Godkännaren kan definieras bakom löntagarens uppgifter, enligt företagshierarkin eller förbigås i reseräkningens uppgifter. Läs mer om att sakgranska och godkänna reseräkningar.
Godkänn
Efter sakgranskningen ska kostnadsraderna godkännas. Endast godkända kostnadsrader kan överföras till betalning eller betalas i samband med löneberäkningen. Om godkännaren också har betalningsrättigheter kan hen välja att överföra raderna direkt till betalning i samband med godkännandet.
Med knappen "Godkänn de valda" (3) går det att betala reseräkningens kostnadsrader i samband med löneberäkningen.
Knappen "Godkänn och överför de valda till betalning" (4) överför reseräkningarna till sidan "Betala rese- och kostnadsräkningar".
Mer detaljerade anvisningar finns längre fram i de här anvisningarna under Betala.
Godkännarens namn och tidpunkten för godkännandet kommer att förbli synliga i loggen under kostnadsraden.
Avslå
Reseräkningens kostnadsrad kan också avslås och återföras till sakgranskningsskedet med den röda pilen i slutet av kostnadsraden. Den avslagna raden kommer att behålla den godkännandeinformation som den hade.
Betala och anmäl löneuppgifter
Reseräkningens kostnadsrader kan i Netvisor betalas antingen i samband med lönespecifikationen eller genom en separat girering. I båda fallen bildas för en reseräkning, som innehåller uppgifter såsom kilometerersättning och dagtraktamente som ska redovisas till inkomstregistret, automatiskt en anmälan om löneuppgifter. I utbetalningsskedet är det möjligt att skicka den resulterande anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret.
Anmälan som skickats kan ses under Löner > Löneberäkning > Anmälan om löneuppgifter.
Bruksanvisning: Reseräkningar till inkomstregistret
För att anmälan om löneuppgifter ska genereras korrekt måste Netvisors kopplingar för inkomstslagen under "Skattefria kostnadsersättningar" vara angivna under Löner > Löneberäkning > Hantera lönemallar > Företagsspecifika lönetyper > klicka på löneslaget > Inkomstslag.
Exempel på allokering av inkomstslag:
För löneslaget "Heldagstraktamente" anges 331 Dagtraktamente som inkomstslag i inställningarna för de företagsspecifika löneslagen. Utöver detta väljs dagtraktamentets typ i rullgardinsmenyn, i detta exempel väljs “Heldagstraktamente".
Betala via Netvisors löneberäkning
Om du vill betala reseräkningen via löneberäkningen välj "Godkänn valda" (3).
Löner > Löneberäkning > Lönespecifikationer och -perioder
Om kostnadsraden ska betalas i samband med löneberäkningen och inte direkt via girering, ska kostnadsraden inte överföras till betalning på sidan “Betala rese- och kostnadsräkningar" utan lämnas med status “Godkänd". Löneräknaren vet då att raden är färdig att betalas till lönespecifikationen. När reseräkningens kostnadsrad godkänts kommer reseräkningen att synas under rubriken "Obetalda reseräkningar".
I löneberäkningen visas reseräkningens kostnadsrader i skedet "Kontrollera lönegrunder för valda".
Löntagarens alla godkända och obetalda reseräkningsrader visas i löneberäkningen när lönegrunderna kontrolleras. Som standard kommer endast raderna med statusen "Godkänd" att tas med på lönespecifikationen till betalning i samband med lönen.
De övriga kostnadsraderna kan också väljas för betalning. Då uppdateras deras status direkt till godkända. De valda kostnadsraderna ingår i lönespecifikationens belopp som ska betalas och visas i lönespecifikationens raduppgifter.
En verifikation för bokföringen genereras när en bokföringsverifikation genereras i löneberäkningsprocessen.
Betala i betalningsvyn
Valet “Godkänn och överför de valda till betalning" (4) överför reseräkningens kostnadsrader till sidan "Betala rese- och kostnadsräkningar".
Om reseräkningens kostnadsrader inte ska betalas i samband med lönen, godkänns raderna och överförs efter det till betalning. Betalningen sker då via betalningsvyn och inte via löneberäkningen.
Resor > Rese- och kostnadsräkningar > Betala rese- och kostnadsräkningar
Om godkännaren också har behörighet att godkänna betalningar kan hen samtidigt godkänna och överföra raderna till betalning utan mellansteg. Det kan också vara så att det är olika personer som godkänner och betalar ut reseräkningarna. I det fallet ser inte godkännaren på grund av sin behörighet betalningsknappen utan sköter endast godkännandet och en annan person överför raderna till betalning.
De valda raderna omvandlas till en mottagarspecifik gireringsavgift som kan betalas i betalningsvyn. Om reseräkningsrader väljs från flera olika reseräkningar till samma person, slås de samman till en betalning. Samtidigt som raderna väljs till betalning genereras en bokföringsverifikation för dessa enligt betalningsdagen.
Om programmet ger felmeddelandet "Det gick inte att skicka materialet. Försök på nytt senare. När du väljer "Fortsätt till bekräftelsevyn" och "Skicka till betalning", kontrollera i hanteringen av lönemallar på fliken Företagsspecifika löneslag att alla löneslag har kontosättningsinställningar för både debet- och kreditsidan.
Löner > Löneberäkning > Hantera lönemallar > Företagsspecifika löneslag
Betalningen misslyckas om löneslagen saknar kontosättningar.
Reseräkningen har betalats via ett annat system och du vill markera den som betald i Netvisor.
Reseräkningen är redan betald till löntagaren via ett annat system och istället för att betala reseräkningen, vill du markera den som betald i Netvisor. I det här fallet kvitteras reseräkningen som betald genom att för löntagaren ifråga spara ett reseförskott med samma summa som den på reseräkningen som ska kvitteras. Detta görs i sektionen “Löne- och reseförskott".
Du kan registrera reseförskottet i Löner > Löneberäkning > Lön- och reseförskott > Lägg till nytt löne- eller reseförskott
- Välj Typen: "Reseförskott"
- Betalningsdagen kan inte vara tidigare än den aktuella dagen, men i fältet "Förklaring" kan du ange den faktiska betalningsdagen
- Spara och markera som betald
Reseräkningen som ska kvitteras bör ha statusen “Reseräkningar som väntar på betalning" för att den ska synas på sidan “Betala rese- och kostnadsräkningar".
Du kommer till betalningsvyn via Löner> Löneberäkning > Betala löner eller Resor > Rese- och kostnadsräkningar > Betala rese- och kostnadsräkningar
Genom att klicka på rutan framför löntagarens namn öppnas uppgifterna om reseförskottet som ska fördelas:
Fördela reseförskottet med reseräkningens summa så att saldot på raden "Betalas" är noll.
Betalda rese- och kostnadsräkningar
Slutligen visas raderna som betalda. Reseräkningar som betalats via sidan "Öppna rese- och kostnadsfakturor" kan hämtas med avancerad sökning genom att välja att visa betalda reseräkningar.
Bokföring och verifikationer
Reseräkning betald via löneberäkningen
En verifikation för bokföringen genereras när en bokföringsverifikation genereras i löneberäkningsprocessen.
Reseräkning överförd till betalning
Bokföringsverifikatet genereras enligt betalningsdagen.
Reseräkning betald på annat håll
Verifikationen skapas genast när en reseräkning med 0-summa betalas via betalningsvyn om den fördelas till ett reseförskott.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback