Import av kunduppgifter

Den här hjälpen handlar om att behandla kundinformation i Netvisor med hjälp av CSV-filer.

INNEHÅLL

• Allmänt
• Fält som används vid import och uppdatering av kundinformation
• Redigering och uppdatering av kundinformation
• Förbereda data
• Steg för dataimport

Allmänt

Kundinformation kan importeras till Netvisor från Excel-tabeller eller andra system. Det kan också finnas behov av att uppdatera ett befintligt kundregister baserat på en Excel-tabell. För dessa situationer används funktionen Dataimport.

Dataimportfunktionen möjliggör import av kundinformation från ett annat system till Netvisor i CSV (Comma delimited / Lista (över)erotin) -format. CSV-filformatet är ett allmänt använt överföringsfilformat som ofta används vid överföring av data mellan olika programvaror. Du kan skapa en CSV-fil till exempel med ett kalkylprogram genom att välja CSV (Comma delimited / Lista (över)erotin) som sparformat. Observera att om filnamnet innehåller specialtecken kan det orsaka ett fel vid dataimporten. Med kundinformationimport kan du inte uppdatera kundkoden för befintliga kunder. Om det är nödvändigt att uppdatera kundkoden bör kunderna importeras som nya kunder eller använda funktionen Uppdatera kundkoder (Försäljning > Kundlista > Kundlistans funktioner > Uppdatera kundkoder).

Funktionen är tillgänglig för alla företag utan extra kostnad och användaren måste ha redigeringsrättigheter i Accounting-sektionens funktionsspecifika rättigheter för "Hantera grunddata" och "Importera grunddata".  Du hittar dataimportfunktionen i företagets meny i Netvisor-gränssnittet: Företagsmeny > Dataimport och export > Dataimport

Obligatorisk information för materialet är

• Kundkod (rekommenderas)
• Namn
• Adress
• Postnummer
• Postanstalt
• Fo-nummer (rekommenderas)

Fält som används vid import och uppdatering av kundinformation

Obligatoriska fält måste finnas i den Excel-fil som ska importeras för att importen ska kunna genomföras.

Här är exempel på filer för kundinformationimport:

• Excel-version
• CSV-version

Kostnadsställen kan inte importeras med kundinformationimport, men kostnadsställen kan uppdateras för kunder i massor via kundlistans funktioner under "Redigera kundinformation".

Redigering och uppdatering av kundinformation

Du kan också uppdatera och redigera befintliga kunders information med hjälp av CSV-import. För att redigering av kunder ska lyckas måste kunden ha en kundkod. Med kundinformationimport kan du inte uppdatera kundkoden för befintliga kunder. Om det är nödvändigt att uppdatera eller lägga till kundkoden bör kunderna importeras som nya kunder eller använda funktionen Uppdatera kundkoder (Försäljning > Kundlista > Kundlistans funktioner > Uppdatera kundkoder).

Obligatorisk information för uppdatering av kundinformation är:

• Kundkod
• Namn
• Adress
• Postnummer
• Postanstalt

Förutom obligatorisk information importeras den information som du vill redigera eller lägga till på kundkortet. Övrig information på kundkortet förblir oförändrad.

Förbereda data

I CSV-överföringsfilen måste informationen för en kund anges på en egen rad, med kundinformation uppdelade i kolumner. Om du namnger kolumnerna i Excel-filen som ska importeras enligt ovanstående lista, kommer kolumnerna automatiskt att matchas till de fält som används på Netvisors kundkort vid import av data. Ta bort tomma kolumner från filen, det vill säga om en kolumn inte används, ta bort den helt

Formatera tabellen i Excel som text innan importen för att undvika nummerproblem. Hantering av nummer som börjar med noll kan orsaka att förnollor saknas i Excel (till exempel: 00130 Helsingfors -> 130 Helsingfors) om tabellen hanteras med standardinställningar.

Gör så här:

1. Välj hela tabellen
2. Högerklicka
3. Välj "Formatera celler"
4. Välj kategori "Text" (se bild nedan)

Om du använder en MAC-arbetsstation bör sparformatet vara "Windows- pilkuin erotellut arvot (.csv)" eller "Windows Comma Separated (.csv)" för att få rätt tecken. Dessa sparformat kanske inte finns på de senaste MAC:arna, så i detta fall bör importen göras på en Windows-arbetsstation.

Steg för dataimport

1. Öppna Företagsmenyn och välj "Dataimport"
2. Välj datatyp "Kundinformationimport" (se bild nedan, punkt 1) och klicka på "Bläddra" (2)
3. Hitta den fil som innehåller kundinformation du har sparat och klicka på "Importera data" (3).
   
4. I nästa steg länkas fälten för den data som ska importeras till motsvarande fält i Netvisors kundregister. Genom att klicka på knappen "Välj" (se bild nedan, punkt 1) öppnas en rullgardinsmeny för varje kolumn där du väljer vilken information kolumnen innehåller. I bilden nedan har valet gjorts i punkt 2. I instruktionen är denna kolumn markerad som innehållande kundkod.
5. Om den första raden i den fil som ska importeras innehåller kolumnrubriker, genom att välja "Första raden innehåller kolumnrubriker (importeras inte)" -valet, importeras inte kolumnrubrikerna till Netvisor (3).
6. Efter länkningen, klicka på "Uppdatera valda fält" -knappen (4). Om du uppdaterar kundinformation och kundkoden matchar en befintlig kundkod, så uppdateras operationen till redigering efter att du har klickat på knappen för att uppdatera valda fält. Innan dess visas tillägg, även om kundkoden redan finns.
   
7. Grön färg indikerar att den data som ska importeras är korrekt (se bild nedan, punkt 1). Röd färg indikerar ett fel och importen av den raden kommer inte att lyckas. 
8. Sammanfattningen (se bild nedan, punkt 2) visar att materialet innehåller två nya och två redigerbara kundkort. "Redigeringar"-informationen betyder att det redan finns ett kundkort med samma kundkod i kundregistret. Om sammanfattningen har ett nummer i "Felrader" -sektionen, kommer dessa rader inte att kunna importeras. Felaktiga rader måste korrigeras i CSV-filen och importen måste startas om för att data ska kunna importeras till Netvisor.
9. "Referens"-länken (3) låter dig se vilket kundkort som refereras till (öppna med högerklick i ett nytt fönster).
   
10. Efter att fälten har uppdaterats visas två alternativa funktioner i vyn:
    1. "Behandla endast ovanstående redigerbara rader och valda fält" - Denna funktion behandlar endast redigerbara rader, nya poster ignoreras i denna behandling. 
    2. "Fortsätt till val av länkning av data" - Denna funktion importerar alla nya kunder (Tillägg) till registret och uppdaterar de gamla (Redigeringar).
11. "Behandla endast ovanstående redigerbara rader och valda fält" -knappen uppdaterar befintliga kundinformation i kundregistret. Efter att ha klickat på "Fortsätt till val av länkning av data" -knappen fortsätter du till val av länkning av data. De saker som ska länkas är:
    1. Kundgrupp
    2. Betalningsvillkor
    3. Land
    4. Fakturaspråk
    5. E-fakturaoperatör
    6. Prisgrupp
    7. Standardleveransvillkor
    8. Standardleveranssätt
    9. Standardförsäljare
12. Data i CSV-filen uppdateras automatiskt till befintliga poster. Om automatisk allokera/hänföra inte gjordes eller fältet var tomt i CSV-filen kan du välja posten (t.ex. kundgrupp, betalningsvillkor) manuellt från rullgardinsmenyn. Efter att ha gjort valen sker dataimporten genom att klicka på "Spara data" -knappen.

 Nyckelord: Kundinformation, Netvisor, CSV-fil, Excel, Import, Kundregister, Kundkod

Hjälpte det här svaret? Ja Nej