Denna hjälp täcker hanteringen av användarrättigheter relaterade till kontering, sakgranskning, godkännande och betalning av inköpsfakturor i Netvisor. Dessutom lär du dig att ställa in rättigheter i kundreskontran och kommunikation.

Användarrättigheter relaterade till sakgranskning, godkännande och betalning av inköpsfakturor finns i reskontrarnas användarrättigheter under (Företagsmeny > Kund- och leverantörsreskontrans rättigheter) Vy nås med användaradministratörsrollen.

INNEHÅLL

Kund- och leverantörsreskontrans rättigheter
Kommunikation
Vanliga frågor

Kund- och leverantörsreskontrans rättigheter

Kontering av inköpsfaktura

Ingen rätt till kontering: Personen ser inte konteringsraderna på inköpsfakturan eller eventuella beräkningsobjekt.

Hantera radinformation utan konteringsinformation: Beräkningsobjekt kan definieras för inköpsfakturan, men konteringsraderna är inte synliga.

Konteringsförslag: Användaren kan ge ett konteringsförslag för konteringsraderna på inköpsfakturan. Detta skapar dock inte en kontering, dvs. inget verifikat skapas för fakturan t.ex. vid godkännande. Personen kan definiera önskade beräkningsobjekt för inköpsfakturan.

Konteringsmöjlighet, som standard inte konterad: Ger möjlighet att kontera inköpsfakturan. Konteringsrutan är inte automatiskt markerad.

Konteringsmöjlighet, som standard konterad: Ger möjlighet att kontera inköpsfakturan. Konteringsrutan är automatiskt markerad som kontera faktura.

Sakgranskare av inköpsfakturor

En användare med sakgranskningsrätt kan sakgranska inköpsfakturor i Ny faktura-status eller fakturor där han/hon har valts som sakgranskare (då är fakturan i sakgranskning-status). Endast tilldelade till användaren -valet gör att användaren kan sakgranska och ser i leverantörsreskontran endast de inköpsfakturor där han/hon har valts som sakgranskare. Detta val påverkar också rapportering och fakturalista, och användaren ser i rapporterna och fakturalistan endast de fakturor där han/hon har varit med i sakgranskningsprocessen.

Sakgranskningsrätten kan begränsas till att endast gälla fakturor från vissa leverantörer. Begränsningen av leverantörer görs med knappen Förfina. Dessutom kan det påverkas om användaren överhuvudtaget ser fakturor från andra leverantörer. Om begränsningen Ingen åtkomst till andra-valet är aktiverad, ser användaren endast fakturor från tillåtna leverantörer. Men om du tidigare har hanterat fakturor utan leverantörsbegränsning, ser du fortfarande de gamla fakturorna från andra leverantörer som du tidigare har hanterat.

Godkännare av inköpsfakturor

Fakturan kan godkännas av en användare som har godkännanderätt för inköpsfakturor i leverantörsreskontrans rättigheter. Användaren kan också ha en fakturaspecifik eurogräns för godkännande, och fakturor som överstiger denna gräns kan inte godkännas av användaren. Användaren kan inte heller läggas till som godkännare via manuell cirkulation om fakturabeloppet överstiger användarens godkännanderätt. Om automatisk cirkulation används där användaren är godkännare och godkännanderätten överskrids, används inte den cirkulationslistan för fakturan. Fakturakommentaren kommer då att läsa: Godkännandecirkulationen kunde inte sättas eftersom cirkulationens 'Skapade cirkulationens namn' godkännanderätt för fakturan inte räcker till.

Om godkännandefältets fakturagräns i kund- och leverantörsreskontrans rättigheter är tom eller gränsen är noll, är begränsningen inte aktiv.

Användaren kan begränsas från att godkänna fakturor där han/hon inte har valts som godkännare. "Endast tilldelade till användaren"-valet gör att personen kan godkänna endast de inköpsfakturor där han/hon har valts som godkännare.

Om ingen godkännare har valts för inköpsfakturan kan den godkännas av vilken användare som helst med godkännanderätt. Om godkännandet har allokering aktiverad och personen har sakgranskningsrätt utan allokeringsbegränsningar och han/hon inte har varit med i fakturans cirkulation, ser han/hon inte fakturan via fakturalistan. Om han/hon var med i sakgranskningen, ser han/hon fakturan även om godkännaren var en annan.

Betalare av inköpsfakturor och löner

Inköpsfakturan kan betalas av en användare som har betalningsrätt för inköpsfakturor i leverantörsreskontrans rättigheter. Om företaget använder dubbelbetalning måste användaren ha betalningsrätt aktiverad för att kunna bekräfta betalningsmaterialet. Användaren kan ha en fakturaspecifik eurogräns för betalning, och fakturor som överstiger denna gräns kan inte betalas av användaren. Om fältet är tomt eller gränsen är noll, är begränsningen inte aktiv och kan betala så mycket som det finns tillgängliga pengar på kontot.

Rättigheterna kan också ges en eurogräns per betalningsdag. Om ett värde ges här, kontrollerar programmet summorna som ska betalas på betalningsdagen, och om dessa överskrids kan betalningen inte genomföras.

Använd samma leverantörsbegränsningar som i sakgranskningen. Om detta är valt påverkar det betalningen, och om något har begränsats bort i sakgranskningen kan betalningen inte genomföras för dessa leverantörer. Även om sakgranskningen har valts endast för användaren och personen inte har sakgranskat denna faktura, kan han/hon inte heller betala denna faktura.

Bekräftelse av betalningar

Antalet nödvändiga godkännanden för betalningar ställs in under knappen Inställningar för bekräftelse av betalningar. Denna funktion syns endast för TPK-användare eller användare med KH + företags huvudanvändare-rättigheter.

Välj hur många bekräftare som krävs för inköpsfakturan.

När tillräckligt många bekräftare med betalningsrätt har godkänt betalningen, skickas betalningarna som betalningsuppdrag till banken. Detta val påverkar betalningen av inköpsfakturor och löner.

Användare kan också ges rätt att skicka betalningsuppdrag till banken utan andra godkännanden genom att välja från listan på personens sida.

Godkännare av gireringar

Detta möjliggör godkännande av gireringar. Detta kan aktiveras i inställningarna för bekräftelse av betalningar (kräver TPK eller KH + företags huvudanvändare-rättigheter för att komma åt vyn). Därefter kan du i vyn definiera hur många godkännare som behövs för gireringar. Dessa kan vara 1-3 stycken. Sedan definieras i kund- och leverantörsreskontrans rättigheter vem som har rätt att godkänna gireringar. Personen som godkänner gireringen kan inte betala den aktuella gireringen, så någon annan användare måste ha betalningsrätt för gireringar. Mer detaljerad instruktion finns på sidan Godkännande och betalning av gireringar.

Betalare av gireringar

För att kunna betala gireringar i Netvisor måste du ha betalningsrätt för gireringar. Här är det inte möjligt att definiera en betalningsgräns.

Godkännare av inköpsorder

Personen som godkänner inköpsorder måste ha denna rättighet. Annars kan inte inköpsförslaget godkännas.

Sättare av godkännandecirkulation för inköpsfaktura

Med denna rättighet kan personen definiera vem som sakgranskar och vem som godkänner inköpsfakturan. Även om en sakgranskare/godkännare redan har satts för fakturan kan denna rättighet användas för att ändra eller ta bort hela fakturans cirkulation. Det finns också automatiska inställningar för fakturacirkulation i Netvisor. Mer detaljerad instruktion finns på sidan Hantering av inköpsfakturor och cirkulationslistor.

Automatiseringsregler för inköpsfaktura

Denna rättighet ger möjlighet att skapa automatiseringsregler för inköpsfakturor.

Kundreskontrans rättigheter

Vid hantering av försäljningsorder och -fakturor kan användarens rättigheter specificeras för att avgöra om inköpspriset för produkter som sparats i produktlistan är synligt för användaren eller kan redigeras av användaren. Samma synlighet kan ställas in för eventuella försäljningsprovisioner som ska betalas från försäljningsfakturor. Om dessa uppgifter inte är synliga för användaren, visas *-tecken istället för siffrorna.

Dessutom kan användarens rättigheter begränsas så att han/hon endast ser sina egna skapade försäljningsfakturor eller även försäljningsfakturor skapade av andra användare eller systemets automatisering. Med systemets automatisering menas i detta fall exempelvis avtalsfakturering, där användare kan spara faktureringsinformation, men den faktiska faktureringen sker inte av användaren.

Rättigheterna sparas i systemet med knappen Uppdatera information.

Kommunikation

Användaren börjar få meddelanden till den valda kommunikationskanalen när alla villkor i denna hjälp är uppfyllda.

För kommunikation måste användaren ha minst följande rättigheter i inköpssektionen i användarprofilen (funktionsspecifika rättigheter):
Leverantörsreskontrans grundfunktioner och Leverantörsreskontrans vyer och listor, båda kräver redigeringsrättigheter. Lämpliga färdiga profiler är Leverantörsreskontraanvändare, Reskontraanvändare, Företagsanvändare och Alla rättigheter.
I användarens egna basinformation måste kommunikationskanalen för systemmeddelanden vara vald. Du kommer åt din egen basinformation från ditt namn i vyns toppmeny och från kommunikationsfliken.
När basinformationen är öppen, kontrollera punkten "Kommunikationskanal för systemmeddelanden". Det måste vara valt som Email för att meddelanden ska skickas. Även e-postadressen måste vara korrekt. E-postadressen måste läggas till personligen av användaren. När adressen läggs till, skickas en bekräftelsekod till denna adress och den måste anges i programmet för att adressen ska kunna användas. På samma sätt, om adressen behöver ändras, måste detta göras personligen och det kan inte göras av någon annan. E-postadressen kan endast användas av en person.
Nästa steg är att välja personliga inställningar för kommunikationsschemat:

Exempel: Enligt ovanstående inställningar, om en inköpsfaktura anländer eller sätts i cirkulation till användaren på måndag, får han/hon en notifikation på tisdag klockan 9:00.

Slutligen väljs de saker som ska meddelas:

Nedan visas kommunikationsinställningarna även under reskontrarättigheterna.

Notifikation om sakgranskning av inköpsfakturor: Meddelandet skickas om inköpsfakturan till alla personer som kan sakgranska inköpsfakturor i det aktuella företaget.

Notifikation endast till användaren om sakgranskning av inköpsfakturor: Meddelandet skickas om inköpsfakturan endast till den person som har definierats som sakgranskare för inköpsfakturan.

Notifikation om godkännande av inköpsfakturor: Meddelandet skickas till personen som kan godkänna fakturan i det aktuella företaget.

Vanliga frågor

Vem kan hantera användarrättigheter för inköpsfakturor?

Personer med användaradministratörsrollen.

Hur ställer jag in godkännanderätt för fakturor?

Du kan ställa in en eurogräns i leverantörsreskontrans rättigheter.

Hur ställer jag in kommunikationsinställningar korrekt?

Kontrollera användarens grundinställningar för att säkerställa att e-postadressen är bekräftad och att kommunikationskanalen är korrekt vald.

Nyckelord: Netvisor, användarrättigheter, inköpsfakturor, sakgranskning, godkännande, kundreskontra, kommunikationsinställningar

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej