Via Netvisor-mobilappen bokför du lätt arbetstid och reseräkningar. Läs mer: Visma Scanner-mobilappen

Videor med anvisningar

Skapa en reseräkning
Godkänn en reseräkning
Bifoga ett kvitto till befintlig reseräkning via Visma Scanner-mobilappen

Innehåll

Skapa en ny rese- och kostnadsräkning


Ta bort reseräkning
Reseräkningens godkännandecirkulation
Behörigheter

 

Skapa en ny rese- och kostnadsräkning

För att kunna skapa reseräkningar för företaget måste tilläggstjänsten Resor vara aktiverad. I Löntagarens basuppgifter bör Resor-tjänsten vara vald.

Du kan skapa en ny reseräkning från Resor-sektionen genom att välja "Ny reseräkning" eller från menyn "Skapa ny" uppe till höger på Netvisors startsida.

Resor > Ny reseräkning

 

Du kommer åt vyn för hantering av rese- och kostnadsräkningars bokföring via reseräkningens namn (exempelvis från reseräkningslistan). Reseräkningsvyn kan även nås efter att du har angett basuppgifterna när du skapar en ny reseräkning.

 

 

Reseräkningens basuppgifter

När du skapar en ny reseräkning kan du ange reseräkningens basuppgifter

Reseräkningens basuppgifter består av titel, beskrivning och deltagare. Som undantag kan du i basuppgifterna även ställa in räkningens sakgranskare och godkännare. Som standard följer reseräkningen företagshierarkins inbyggda godkännandecirkulation. Du kan redigera reseräkningens uppgifter via länken "Redigera titelns uppgifter".

 

Resans titel
Ange reseräkningens titel som resans titel. Detta kan användas vid filtrerad sökning av reseräkningar.

 

Beskrivning
Fritt formulerad text som preciserar/kompletterar titelns uppgifter.

 

Deltagare
Reseräkningen ska ha minst en deltagare, till vilken kostnadsraderna betalas. Kostnadsrader kan endast skapas på en reseräkning för personer som valts till deltagare i listan. Välj flera deltagare genom att hålla Ctrl-tangenten nedtryckt medan du väljer personer från listan.

Om en användare skapats som löntagare ser hen sig själv på listan och kan därmed skapa reseräkningar åt sig själv. Användaren ser även andra löntagare i enlighet med sina hierarkiska behörigheter. Personer som i Netvisor har Löneräknarroll (P) ser alla löntagare på listan.

Listan visar både aktiva och passiva löntagare. Listan visar också löntagare som inte längre använder Resor-tjänsten. För dylika användare kan du dock inte lägga till nya kostnadsrader.

Bruksanvisning: Löneberäkningens faktureringsgrunder

 

Reseräkningens sakgranskare
Som standard sker sakgranskningen av reseräkningsrader enligt företagshierarkins hierarkiska behörigheter. I så fall är denna rad tom i reseräkningens basuppgifter.

Sakgranskning är ett frivilligt val som kan tas i bruk eller ur bruk från inställningarna för löneberäkningen.

Löner > Inställningar > Inställningar för löneberäkningen

Om du vill utöka denna behandling eller ställa in ett undantag för den kan du på det här stället i reseräkningen välja en godkännare för reseräkningen, som därmed får godkännanderätt för alla rader i reseräkningen.

Till listrutan Sakgranskare importeras de användare som har rätt att sakgranska någon hierarkinivå.


Reseräkningens godkännare 

Standardinställningen för reseräkningar följer företagshierarkins hierarkiska behörigheter. I så fall är denna rad tom i reseräkningens basuppgifter.

Bruksanvisning: Behörigheter: Sakgranska och godkänn reseräkningar

Om du vill utöka denna behandling eller ställa in ett undantag för den kan du på det här stället i reseräkningen välja en godkännare för reseräkningen, som därmed får godkännanderätt för alla rader i reseräkningen.

Listrutan Godkännare importerar användare som har godkännande till någon hierarkinivå.

Bruksanvisning: Företagshierarkier

 

Redigera basuppgifter

Du kan redigera rese- och kostnadsräkningars basuppgifter via länken "Redigera rubrikuppgifter" uppe till höger.


Länken öppnar uppgifterna i redigeringsläge. Du kan spara ändringarna i reseräkningen genom att klicka på knappen "Spara", som du hittar under basuppgifterna (eller på eventuella halvfärdiga reseräkningsrader, om det finns sådana).

 

 

Lägg till kostnadsrad

Varje typ av kostnadsslag har egna länkar:

  • Lägg till övrig kostnad
  • Lägg till övrig kostnad i valuta
  • Lägg till kilometerersättning
  • Lägg till dagpenning

Du kan lägga till en ny rese- eller kostnadsrad från det gröna plustecknet. Raden uppenbarar sig på kostnadsräkningen, från vars rullgardinsmeny du kan välja önskad kostnadsrad.

Det finns tre olika typer av kostnadsrader: Kilometerersättning, Dagpenning samt Övrig kostnad.


Lägg till övrig kostnad

På raden Övrig kostnad kan du välja bland användarens aktiva kostnadsslag. Kostnadsslag är samma sak som löneslag. Du hittar Kostnadsslagen under Företagsspecifika löneslag.

Löner > Löneberäkning > Hantera lönemallar > Företagsspecifika löneslag > Skattefria kostnadsersättningar. Löneslagets källa är Reseräkning-kostnadsraderna.

I menyn Övrig kostnad kan du utöka alternativen genom att lägga till nya löneslag från de företagsspecifika löneslagen. När du väljer "Reseräkning – kostnadsrader" som löneslagets källa visas löneslaget i menyn Övrig kostnad.

Bruksanvisning: Skapa nytt kostnadsslag för rese- och kostnadsposter

På raden Övriga kostnader kan du också välja en momssats för behandling av moms.

 

Lägg till övrig kostnad i valuta

Lägg till annan kostnad i valuta ger samma valmöjligheter som "Lägg till övrig kostnad", men du kan välja en annan valuta i stället för euro.

Netvisor hämtar automatiskt Europeiska centralbankens noterade växelkurser från föregående bankdag. Om Europeiska centralbanken inte noterar någon växelkurs syns växelkursen för valutan i fråga att vara noll i Netvisor och användaren måste själv lägga till växelkursen.

Du kan se växelkurserna som noterats av ECB här: https://www.suomenpankki.fi/fi/Tilastot/valuuttakurssit/taulukot/

 

Lägg till kilometerersättning

På raden Lägg till kilometerersättning finns färdigt de kilometerersättningar som publicerats av skattemyndigheten. Dessa värden uppdateras årligen automatiskt av Netvisor.

Enhetspriset bildas automatiskt när du valt kostnadsslaget.


Lägg till dagpenning

På raden Lägg till dagpenning finns färdigt de dagpenningar som publicerats av skattemyndigheten. Dessa värden uppdateras årligen automatiskt i Netvisor.

En rätt till ersättning på basis av resans längd återstår att fastställa av användaren. Kalender För närvarande beräknar kalenderfunktionen inte automatiskt antalet berättigade dagar för kostnadsersättning. För det hör ändamålet finns en egen Dagpenningräknare


Dagpenningsräknare

Du kan också använda dagpenningsräknaren för att lägga till dagpenningsrader. Uppgifterna matas in i räknaren, som skapar nödvändigt antal dagpenningsrader.

Vid beräkning av dagpenning följer räknaren Skatteförvaltningens bestämmelser om resor som berättigar till partiellt dagtraktamente.
I räknarens avancerade inställningar kan du för att beräkna dagpenningen bland annat välja om dagen omfattar mat eller inte.

 

Exempel på användning av dagpenningsräknaren

En person åker hemifrån på en affärsresa till Norge. På den första platsen kan hen kryssa för rutan "Flyg-/båtresa", ange Norge som Resmål och som starttid den tid när hen lämnade hemmet:

Med knappen Lägg till kan du skapa en ny ruta.

Lägg därefter till mållandet, som starttid ankomsttiden till landet och som sluttid stunden du startar till hemlandet:

På den sista platsen, kryssa i rutan "Resa med flyg/fartyg", ange Finland som målland och under Sluttid när du återvänt hem:

Spara resan.

Programmet räknar automatiskt ut dagpenningar och reseregler på basis av angivna uppgifter samt skattemyndighetens värden för dagpenningar och reseregler.


Ta bort en rad som lagts till med dagpenningsräknaren

Om du vill ta bort en kostnadsrad som lagts till resan med dagpenningsräknaren raderas även resten av dagpenningsraderna mellan resans start- och slutdatum.

Programmet meddelar att alla rader tas bort i samband med att en kostnadsrad tas bort. Hela reseräkningen tas inte bort, utan övriga kostnadsrader och reseräkningens uppgifter förblir oförändrade efter borttagande av en kostnadsrad som lagts till med dagpenningräknaren.

 

Kopiera valda rader

Du kan kopiera rader till andra deltagare. Kopiera raden genom att välja önskade rader och klicka på länken "Kopiera valda rader".

Länken öppnar ett fönster där du kan välja till vilka deltagare de valda raderna ska kopieras. Håll ned Ctrl-tangenten medan du väljer personer från listan för att välja flera löntagare.

Om raden har räkenskapsobjekt och du vill ersätta dem med löntagarens standardräkenskapsobjekt för den löntagare som raden kopieras till, kan du välja alternativet "Ställ in räkenskapsobjekt enligt användare". Nya rader som skapas genom kopiering är alltid halvfärdiga rader.

 

Återställ och radera kostnadsrad

Du kan återställa en kostnadsrad till föregående skede genom att välja den röda pilen i slutet av kostnadsraden.

Före återställningen frågar programmet: Är du säker att du vill återställa vald rad för redigering?

När en reseräkningen inte kvitterats kan raden tas bort från det röda krysset.

 

Bilagor

Du kan lägga till bilagor, såsom skannade kvitton, inköpsfakturarader eller eScan-dokument, till alla kostnadsrader. Kostnadsraden måste först sparas i reseräkningen för att du ska kunna lägga till en bilaga. 

Det är inte längre möjligt att lägga till bilagor till Arbetstidsinmatningen via en säker länk. Information om detta hittar du i Community.

 

Bifoga eScan-dokument till rad

Du kan bifoga eScan-material till halvfärdiga reseräkningsrader på reseräkningar. Efter att ha sparat raden aktiveras bilagefunktionen. Du kan bifoga samma eScan-bild till flera rader på en gång. Läs detaljerad anvisning: Bifoga eScan-material till reseräkning

Bifogandet av ett skannat kvitto till reseräkningen sker först efter att kostnadsraden har sparats. Klicka på länken "Fördela kvitto" på önskad rad för att fördela den visade bilagan till denna kostnadsrad.


Bifoga annat än eScan-dokument

Bifoga material från ikonen Bilagor i slutet av raden. Ikonen åtföljs av antalet bilagor för raden i fråga. Genom att klicka på ikonen öppnas ett litet fönster som visar radens bilagor. Länken "Skapa ny bilaga" erbjuder en funktion för att lägga till en ny bilaga.

Du kan lägga till en bilaga genom att klicka på knappen Lägg till bilagor och välja filen du vill bifoga från mapparna på din dator eller med att direkt välja filmappen genom att dra den till rutan.

Du kan ta bort bilagan genom att klicka på ikonen på nytt och välja Ta bort.

Dela kostnadsrad

Rader som importeras till en inköpsfaktura kan delas upp på flera rader i en reseräkning. Med den här metoden kan du exempelvis anmäla kostnaderna för en hotellövernattning enligt de faktiska momsprocent. Fördelningen av reseräkningen bevarar länkningen till inköpsfakturan också för nya raders del.

Fördelningslänken visas när du öppnar raden som importerats från inköpsfakturan i redigeringsläge. Med den här metoden kan du exempelvis ange kostnaderna för en hotellövernattning enligt de faktiska momsprocenterna.

 

Om den totala summan av de fördelade raderna inte stämmer överens visas ett felmeddelande när du sparar och raderna som orsakade felet visas i rött.

 

Rese- och kostnadsräkningens räkenskapsobjekt

Rese- och kostnadsräkningens räkenskapsobjekt kan ställas in från den andra fliken i reseräkningsvyn. Om löntagaren har inställda standardräkenskapsobjekt visas uppgifterna som standard på en kostnadsrad som skapas för löntagaren.

Du kan redigera radens Räkenskapsobjekt från redigeringsikonen efter raden, vilket öppnar raden i redigeringsläge. Spara valen genom att klicka på knappen Spara, som uppenbarar sig i sidans nedre kant.

Reseräkning till PDF-format

Du kan få hela reseräkningen i PDF-format från länken "Skapa PDF" via funktionslänkarna längst upp till höger på sidan.

Länken öppnar en PDF-förhandsvisning av reseräkningen som du kan skriva ut eller spara på din dator. PDF-utskriften visar också en sammanställning av hela reseräkningen och dess belopp.

 

Ta bort reseräkning

Du kan ta bort en reseräkning från länken "Ta bort reseräkning" via funktionslänkarna längst upp till höger på sidan. Före borttagningen frågar programmet om du är säker på att du vill ta bort reseräkningen och alla dess rader?

Reseräkningens godkännandecirkulation

Godkännandecirkulationen för reseräkningen, från skapandet av rader till betalning, beskrivs fas för fas på en egen anvisningssida.

Läs mer: Behandla rese- och kostnadsräkningar

 

Användarrättigheter

För att kunna komma åt reseräkningsvyn krävs behörighet att läsa och redigera "Hantera reseräkningar" under tidshantering i de funktionsspecifika behörigheterna.

Läs mer om behörigheter till hantering av reseräkningar på dess egen sida: Behörigheter: Sakgranska och godkänn reseräkningar

 

 

 

 

 



Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Synd att vi inte kunde vara till hjälp. Hjälp oss förbättra denna artikel med din feedback.