Skanningstjänsten för inköpsfakturor möjliggör elektronisk mottagning av fakturor i Netvisors system. Instruktionen behandlar aktivering av tjänsten, prissättning, mottagning av fakturor via e-post och post, hantering av originalmaterial samt identifierbara uppgifter vid skanning. Dessutom ger instruktionen vägledning i hantering av skanningsfel och stängning av skanningstjänsten.


INNEHÅLL

Om en faktura som skickats till skanningstjänstens e-postadress inte har fått en mottagningsbekräftelse till fakturans avsändares e-post och fakturan inte har anlänt till Netvisor inom 48 timmar, måste den skickas igen för skanning och kontrollera villkoren för meddelandet och bilagan via denna instruktionssida. Om inget skickat meddelande kommer fram, bör e-postinställningarna kontrolleras av företagets IT-avdelning eller av den person som har tillgång till företagets e-postserver och dess inställningar. Instruktioner finns längre ner på denna sida.

Ta i bruk tjänsten

Skanningstjänsten för inköpsfakturor gör det möjligt att elektroniskt ta emot fakturor i Netvisors sektion Inköp i sektionen Öppna inköpsfakturor då fakturans leverantör inte kan skicka en e-faktura. Fakturor kan skickas för att skannas på två sätt:

  • I PDF-format via e-post
  • Som pappersfaktura per post

Skanningstjänsten är klar att användas när:

  • Företaget har aktiverat Netvisors Inköp-del
  • Aktiverat en Maventa-anslutning som förmedlar skannat material och kontot har mottagning påslagen. 

Prissättning

För skanningen och identifiering av en fakturas uppgifter debiteras en fakturaspecifik transaktionsavgift. Om flera av fakturans sidor skannas debiteras tilläggssidorna enligt antal. Material som inte identifieras som en inköpsfaktura kommer också att skannas och för det debiteras en normal transaktionsavgift. Som grund för prissättningen av skannade fakturor används en s.k. volymklass som baserar sig på antal försäljnings- och inköpsfakturor. Transaktionsavgifterna debiteras i enlighet med den gällande prislistan.

Motta fakturor via e-post

Varje kundföretag i Netvisor har sin egen unika adress för mottagning av inköpsfakturor och dess form är företagets FO-nummer utan bindestrecket @scan.netvisor.fi, t.ex. 76543212@scan.netvisor.fi. Adressen finns på företagets sida för faktureringsadresser.

Inköpsfakturor kan skickas till ett företag som använder Netvisor med följande förutsättningar:

  • Företaget som fakturan skickas till måste ha Netvisors inköpsreskontra aktiverad
  • Du kan skicka flera fakturor i ett enda e-postmeddelande, förutsatt att varje faktura och dess bilagor finns som separata PDF-filer i e-posten.
  • Alla filer måste ha ett eget namn.
  • Den maximala storleken på ett e-postmeddelande är 10 Mb.
  • PDF-filerna måste vara äkta PDF-dokument (PDF-version 1.3 eller nyare).
  • PDF-filer får inte vara låsta eller skyddade med lösenord.
  • Dokumentets yttermått får vara högst 210 x 297 mm.
  • Tillåtna tecken i bilagans namn är vanliga skrivtecken, a-z, A-Z, 0-9 samt under-/bindestreck, samt parenteser ( ). Använd inga andra specialtecken för att namnge bilagor. Om du gör det, kommer fakturan inte fram.  
  • Ett e-postmeddelande kan innehålla flera fakturafiler men dock högst hundra (100) filer
  • E-postmeddelandets meddelandefält kan vara tomt, det bifogas inte till fakturan
  • Tomma filer (0 kB) raderas
  • Fakturorna bör skickas från en adress till vilken möjliga felmeddelanden kan skickas som svar
  • E-postmeddelanden som anländer till skanningstjänsten bör anlända som nya meddelanden, i praktiken fungerar inte automatisk vidarebefordran av e-postmeddelanden från den egna e-posten till skanningstjänsten
  • Skanningen sker den arbetsdag då e-posten anländer till skanningstjänsten och enligt servicelöftet ska materialet finnas i Netvisor inom två arbetsdagar, alltså inom 48 timmar efter skanningen.
  • Om det finns otillåtna bilagor i meddelandet som skickats för skanning, skannas dessa inte. Men om det finns en giltig PDF-fil, skannas den.
  • Skanning till e-post kan endast skicka fakturabilagan i pdf-format. Det går inte att skicka en så kallad e-postbekräftelse till denna adress. Om någon e-postavsändare kräver adressbekräftelse innan meddelandet skickas, fungerar det inte.

E-postmeddelandets avsändare får en automatisk kvittens vid lyckad mottagning. E-postmeddelandets avsändare informeras med ett felmeddelande i följande fall:

  • Felaktig mottagaradress
  • E-postfakturan har fler än en mottagaradress (det kan finnas mottagare i kopia-fältet, men mottagnings- eller felkvittens skickas inte till dessa adresser)
  • I slutet av e-postmeddelandet finns en automatisk bildfil i anslutning till signaturen, såsom en företagslogo som .bmp-bild eller motsvarande format (stämmer inte med pdf- eller tif-kravet)
  • E-postfakturans bilaga är felaktig:
    • Filformatet är felaktigt
    • Filen är för stor
    • Filen är lösenordsskyddad
    • Bilagan är korrupt (bilagan öppnas inte)

Om fakturans avsändare felaktigt skannat flera fakturor i samma fil kan inte fakturorna skiljas åt i skanningsprocessen. I dylika situationer kommer fakturorna till inköpsreskontran med uppgifterna på den första fakturan i fakturabunten.

Om exakt samma faktura skickas till skanningsadressen flera gånger kan det hända att fakturan inte kommer fram till Netvisors skanningstjänst på grund av den dubblettkontroll som används i skanningstjänstens e-post. Syftet med dubblettkontrollen är att radera dubbletter av fakturor från inkommande e-postfakturor. Ifall samma faktura skickas flera gånger och fakturan passerar dubblettfiltret, bildas en faktura för alla gånger som fakturan sänds och en transaktionsavgift genereras för varje faktura. I dubblettfiltret fastnar oftast månatliga hyresfakturor som är exakt identiska med varandra och fakturan saknar en tydlig förfallodag och har istället en lista över förfallodagar. Det enda sättet att framgångsrikt skicka sådana fakturor skulle vara att skicka dem som individuella fakturor med exakta förfallodagar. Då skulle de inte vara identiska. Alternativt kan hyresfakturor skickas i pappersformat till skanningstjänsten varvid de inte fastnar i dubblettfiltret.

Alla PDF-filer som skickas till e-postadressen för skanning dirigeras till företagets inköpsreskontra. Om filerna inte är fakturor behandlas de som material som inte hör till skanningen. Det uppkommer en transaktionsavgift även för material som inte hör till skanningen.

E-postinställningar

För att säkerställa att dina faktura-e-postmeddelanden når sina mottagare utan att markeras som skräppost är det viktigt att implementera vissa e-postautentiseringsmetoder. Du behöver inte hantera detta själv, men du kan be din IT-avdelning att kontrollera och tillämpa följande inställningar som är avgörande för både leveransbarhet och säkerhet:


1. SPF (Sender Policy Framework): SPF hjälper till att verifiera att e-postmeddelanden som skickas från din domän är auktoriserade genom att lista de e-postservrar som är godkända att skicka e-postmeddelanden för din domäns räkning. Detta förhindrar obehörig användning av din domän, vilket minskar risken för att dina e-postmeddelanden markeras som skräppost.

2. DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM lägger till en digital signatur till dina e-postmeddelanden, vilket bekräftar att e-postmeddelandet verkligen skickades från din domän och att dess innehåll har förblivit oförändrat under transporten. Denna autentiseringsprocess är avgörande för att upprätthålla ett gott avsändarrykte och säkerställa framgångsrik e-postleverans.

3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): DMARC ger e-postleverantörer instruktioner om hur de ska hantera meddelanden som inte klarar SPF- eller DKIM-kontroller. Det hjälper till att hantera hanteringen av sådana e-postmeddelanden, vilket förbättrar säkerheten genom att säkerställa att endast autentiserade e-postmeddelanden levereras.

Dessa mekanismer är nödvändiga för att skydda din e-postkommunikation från att markeras som skräppost och för att skydda mot phishing-attacker och andra e-postbaserade hot. Genom att uppmana din IT-avdelning att säkerställa att dessa inställningar är korrekt på plats kan du uppnå en högre nivå av förtroende och säkerhet i din e-postkommunikation, samtidigt som du förbättrar leveransbarheten till dina kunder och deras kunder.

Du kan kontrollera statusen för din domän med hjälp av den kostnadsfria tjänsten MX Toolbox.

Motta fakturor per post

Skanningsadressen till företag som använder skanningstjänsten finns på företagets faktureringsadressida. Det är en god idé att endast skicka fakturamaterial till skanningsadressen. Om materialet som skickas till skanningstjänsten inte är fakturor, behandlas de som material som inte hör till skanningen. Det uppkommer en transaktionsavgift även för material som inte hör till skanningen. Materialet som skickas till skanningstjänsten måste vara minst av A5-storlek. Pappersfakturorna tas emot och skannas i Joensuu. 

Varje faktura som skickas till skanningstjänsten måste ha en skanningsadress: det räcker inte att adressen finns på kuvertet som innehåller fakturorna. När fakturorna avlägsnas från sina kuvert för skanning kan fakturan inte längre riktas till rätt företag eftersom skanningstjänstens fullständiga adress saknas.

Skanningstjänstens postadress har formen:

Företag Oy Ab [Företagets namn]
76543212 [företagets FO-nummer utan bindestreck i slutet]
PB 100
80020 Kollektor Scan

Adresserna till skanningstjänsten som tidigare användes i Netvisor (PB 72, 00521 Helsingfors och PB 10, 57090 VISMA SCAN) är fortfarande giltiga, men av logistiska skäl kommer de inköpsfakturor som skickas till den nya adressen snabbare fram till kundens inköpsreskontra. Om du använder adressen till skanningstjänsten i gammalt format PL 72, 00521 Helsingfors, är det särskilt viktigt att tänka på hur adressen placeras i kuvertets adressfönster. Postbox-informationen måste finnas på en egen rad och måste vara synlig i kuvertets adressfönster. Om informationen inte är synlig, skickas fakturan till postens adresskontroll och fakturans leveranstid till skanningstjänsten förlängs med några dagar.

Behandling av originalmaterial

Allt skannat material arkiveras i 3 månader och förstörs därefter. Flyers och liknande kommer att levereras till pappersinsamlingen. Materialet som skickas till skanningstjänsten måste vara minst av A5-storlek. Material som är mindre än detta, samt sådant som inte lämpar sig för skanning på grund av informationssäkerhetsskäl eller fysiska egenskaper, kommer att vidarebefordras en gång i veckan och detta är avgiftsbelagt. Paketförsändelser som anländer till skanningstjänstens adress tas inte emot. Posten skickar tillbaka dem till avsändaren.

Identifierbara uppgifter från faktura

I skanningen tolkas material med följande rubriker som en faktura:

  • Faktura
  • Betalningstidsfaktura
  • Tullens periodspecifikation
  • Debetsedel för fordonsskatt
  • Betalningsblankett
  • Girering 
  • Samlingsfaktura
  • Förmedlingskontots fordran
  • Betalningsplan
  • Kostnadsverifikation
  • Förbrukningsfaktura
  • Begravningsbidrag
  • Betalningsspecifikation
  • Kostnadsräkning
  • Avbetalningsfaktura
  • Betalning
  • Betalningar
  • Infrastrukturavgift
  • Trängselskatt
  • Proforma
  • Invoice
  • Commercial Invoice
  • Arve
  • Rechnung
  • Räkning
  • Debit memo
  • TAX Invoice
  • Proforma Invoice
  • Travel Expense
  • Expense


I skanningen tolkas material med följande rubriker som en kreditnota:

  • Kreditnota
  • Garantikreditnota
  • Ersättningsnota
  • Credit note
  • Credit memo
  • Kreditnota
  • Kredit note
  • Kreditnota
  • Gutschrift
  • Kreeditaviis


Beloppet på en faktura som identifieras som en kreditnota skannas som negativt, även om det visas som positivt på fakturan.

Identifierbara uppgifter från faktura:

  • leverantör
  • leverantörens FO-nummer
  • bankkontonummer
  • fakturanummer
  • fakturadatum
  • förfallodag
  • bankreferensnummer
  • slutsumma
  • valuta

Uppgifterna identifieras på fakturor på finska, svenska, engelska, tyska och estniska.

Behandling av betalningsvillkor i skanning

Inga betalningsvillkor kunde identifieras på den skannade fakturan. Om fakturan har ett betalningsvillkor utan förfallodag, blir förfallodagen för fakturan det datum då fakturan importerades till Netvisor.

Bankkontots övriga uppgifter

Övriga uppgifter om bankkontot I skanningstjänsten extraheras inte Swift/Bic-koden (eller annan liknande kod, t.ex. clearingkod) från fakturan utan användaren ska alltid själv lägga till den i leverantörens bankkontouppgifter.

Referensnummer

Om en faktura har ett referensnummer i form av text i fakturans referensnummerfält skannas texten inte. Endast ett numeriskt referensnummer skannas för en faktura. Meddelandet i fakturans meddelandefält skannas inte heller, utan användaren måste själv lägga till det på fakturan.

Fakturans slutsumma

En fakturarad bildas av fakturans slutsumma, vars skattesats blir leverantörens standardskattesats (25,5 % vid ny leverantör). All andra uppgifter förmedlas endast via bilden på den skannade fakturan.

Vår referens och er referens fält

Skanningstjänsten läser värdet i er referens fältet. Vår referens fältet läses inte. 

Identifiering av uppgifter i samband med utlandsbetalningar

FO-nummer och referensnummer avläses inte för utlandsbetalningar. Övriga uppgifter om bankkontot I skanningstjänsten extraheras inte Swift/Bic-koden (eller annan liknande kod, t.ex. clearingkod) från fakturan utan användaren ska alltid själv lägga till den i leverantörens bankkontouppgifter. Meddelandet bredvid referensnumret skannas inte heller på fakturan. Valutan bestäms utifrån fakturans kontonummer, om fakturamaterialet inte innehåller information om valutan.

Hantera material som inte hör till skanningen

Om materialet som skickas för skanning inte identifieras som en faktura, klassas det som material som inte hör till skanningen i inköpsreskontran. Som material som inte hör till skanningen tolkas

  • Ordrar
  • Avtal
  • Betalningspåminnelser
  • Betalningsuppmaningar
  • Betalningsanmärkningar
  • Indrivningsbrev
  • Fakturor med namnet kontoutdrag
  • Autogirofakturor och autogiromaterial

Materialet som inte hör till skanningen dirigeras förutom till företagets inköpsreskontra till e-postadressen som angivits som skanningstjänstens returadress på sidan Faktureringsadresser. Returadressen för skanningstjänsten bör vara en e-post som någon kan läsa. Ange inte företagets skanningstjänstadress som returadress för skanningstjänsten, eftersom detta kommer att skapa en oändlig cykel av icke-skannande material. För material som inte hör till skanningen debiteras en transaktionsavgift för inköpsfakturans skanningstjänst.

Ur materialet som inte hör till skanningen försöker tjänsten identifiera:

  • Leverantörens FO-nummer
  • leverantörens kontonummer
  • fakturans valuta

Fakturans ankomstdatum anges som fakturans datum och förfallodag och fakturan importeras till reskontran med ett nollbelopp. Fakturans nummer anges som NOT_FOUND, och om varken FO-nummer eller kontonummer kunde identifieras bokförs UNKNOWN_VENDOR som leverantör. Om däremot företagets FO-nummer/kontonummer har identifierats, men det för ifrågavarande uppgifter inte finns en leverantör i leverantörsregistret, skapas med dessa uppgifter en leverantör med namnet "Ingen leverantör". Om det i materialet som inte hör till skanningen finns sakligt material, ska fakturahanteraren kontrollera övriga uppgifter på bilden av fakturan och lägga till dem på fakturan manuellt.

Rese- och kostnadsfakturor samt kostnadsverifikationer

För att kunna skapa rese- och kostnadsräkningar och skapa verifikat för dem i Netvisor rekommenderar vi mobilapplikationen Visma Scanner.

Bruksanvisning: Visma Scanner-mobilappen

Visma Scanner kan användas för att automatiskt generera rese- och kostnadsräkningar och verifikationer av dem för bokföringen. När det gäller reseräkningar, kan en anmälan om löneuppgifter skickas till inkomstregistret.

Skanningstjänsten kan i viss mån känna igen reseräkningsliknande information, men med mobilapplikationen Visma Scanner kan rese- och kostnadsräkningar garanterat genereras i Netvisors sektion Resor, om all nödvändig tilläggsinformation anges för kostnaderna under förbehandlingen.

  • Resekostnad
  • Kostnadsverifikation
  • Reseräkning
  • Rese- och kostnadsräkning

För att kunna hantera reseräkningar måste företaget ha valt Rese- och kostnadsräkningar som tilläggstjänst. 

Bruksanvisning: Netvisor Store

På det här sättet behöver löntagaren inte skapas som leverantör. 

Fördela faktura till leverantör

Fakturans fördelning sker med hjälp av FO-nummer, namn och leverantörskod. Detta beskrivs mer detaljerat på en egen instruktionssida.

För att kopplingen ska ske till rätt leverantör och att en befintlig leverantör inte skapas på nytt, rekommenderar vi att du för varje leverantör lägger till alla uppgifter leverantören ifråga meddelat till leverantörsregistret, inklusive bankkonton. Fyll i leverantörernas uppgifter så ingående som möjligt.

Schemalägg skanning

Schemat för transport och hantering av materialet är följande:

Dag 1: Kunden postar brevet. Om brevet hinner med transporten under samma dag, kommer det till skanningstjänsten nästa vardag. Om det inte finns tid läggs en arbetsdag till i schemat.

Dag 2–3: Brevet anländer till postanstalten "80020 Kollektor Scan".

Dag 2–4: Brevet transporteras till skanningstjänsten där inköpsfakturor avlägsnas från sina kuvert, skannas och tolkas. Skanningen sker den arbetsdag då brevet kommer till skanningstjänsten och enligt servicelöftet ska materialet finnas i Netvisor inom två arbetsdagar, alltså inom 48 timmar efter skanningen.

Dag 4–5: Fakturorna överförs till Netvisor. Om mottagaren har identifierats automatiskt överförs materialet direkt till mottagarens inköpsreskontra. I annat fall kommer fakturan i Netvisor att ligga kvar i manuell allokering, vilket kommer att ske nästa vardag.

När allt går som det ska, är fakturan skannad hos kunden senast den femte arbetsdagen efter att fakturan skickats. Observera att datumet för fakturan inte nödvändigtvis är det datum då fakturan skickades. Fakturan kan ha daterats till det förflutna eller framtiden.

Faktorer som påverkar handläggningstiden:

  • Veckoslut och andra helgdagar då posten inte levereras
  • Korrekthet och tydlighet i adressmarkeringarna både gällande brev och egentliga fakturor 
  • Varje faktura bör ha en fullständig skanningsadress, inte bara på kuvertet.
  • Vid användning av den gamla adressen (PB 72, 00521 Helsingfors) är handläggningstiden längre på grund av logistiska skäl.

Anmäl och hantera skanningsfel

Om det är fråga om en finsk leverantör eller en utländsk leverantör som har möjlighet att använda Peppol-nätverket, rekommenderar vi att du i framtiden beställer fakturan från leverantören som en e-faktura. Användning av Peppol-nätverket kräver att företaget har aktiverat mottagning av e-fakturor via Maventa. 

Observera att krav på kreditering endast behandlas om skadan rapporteras samlat via e-post inom 3 månader efter händelsen och deras totalsumma överstiger 50 €, nedan kan du hitta mer information.

Felaktigt leverantörsnamn kan rapporteras till Netvisor med hjälp av systemets inbyggda funktionalitet, det vill säga via tjänsten kan du rapportera om leverantörsnamnet har blivit till exempel FO-nummer eller bankkontonummer. Fel i leverantörsnamn rapporteras i fakturavyn "Inköpsfakturans funktioner > Skanningsfel" funktionen. Observera ovanstående punkter om fakturans fördelning till leverantör.



Detta öppnar vyn nedan.
 

Reklamation och kreditering av skanning

I skanningstjänsten uppstår fel både i samband med den optiska identifieringen och den manuella kontrollen. Det slutgiltiga ansvaret för materialets riktighet och dess kontroll ligger på den som godkänner inköpsfakturorna. Observera att Netvisor Helpdesk inte redigerar felaktigt skannade uppgifter, utan användaren eller användarens bokförare korrigerar materialet.

På grund av tjänstens karaktär ansvarar Visma Solutions Oy inte för andra direkta eller indirekta kostnader som orsakas av skanningsfel annat än genom att ersätta skanningskostnaden vid felsituationer. Visma Solutions Oy återbetalar fakturatransaktionen om reklamationen är berättigad och om skadan rapporteras samlat via e-post till adressen tuki.netvisor@visma.com inom 3 månader efter händelsen och om skanningskostnadernas totalsumma överstiger 50 €. E-postmeddelandet bör innehålla företagets namn och FO-nummer, samt så exakt som möjligt beskrivningar av felen och fakturanummer.

Observera att om den saknade informationen beror på något av följande kommer vi inte att återbetala fakturan:

  • Inga betalningsvillkor kunde identifieras på den skannade fakturan. Om fakturan har ett betalningsvillkor utan förfallodag, blir förfallodagen för fakturan det datum då fakturan importerades till Netvisor.
  • Betalningsuppmaningar läses i skanningstjänsten som så kallade tomma fakturor som endast innehåller
    • Mottagarens uppgifter
    • Leverantörens uppgifter 
    • namn
    • FO-nummer
    • Fakturans uppgifter 
    • valuta
  • För Autogiron skannas inte fakturabeloppet.
  • FO-nummer och referensnummer avläses inte för utlandsbetalningar
  • Övriga uppgifter om bankkontot I skanningstjänsten extraheras inte Swift/Bic-koden (eller annan liknande kod, t.ex. clearingkod) från fakturan utan användaren ska alltid själv lägga till den i leverantörens bankkontouppgifter.
  • En fakturarad bildas av fakturans slutsumma, vars skattesats blir leverantörens standardskattesats (25,5 % vid ny leverantör). All andra uppgifter förmedlas endast via bilden på den skannade fakturan.

Stäng skanningstjänsten

Om Netvisors skanningstjänst stängs, skickas material ännu till företaget 60 dagar efter att skanningskontot stängts. Om skanningstjänsten stängs via Netvisor Store, stänger det mottagningen och skanningstjänsten från Maventa-kontot helt, inte bara anslutningen till Netvisor. Om mottagningen ska lämnas öppen till ett annat system, vänligen kontakta Netvisor support för att stänga anslutningen till Netvisor.


Nyckelord: skanningstjänst, inköpsfakturor, mottagning 

This article has been translated using an AI-based translation tool. The contents or wording of these instructions may differ from those in other instructions or in the software.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.