Ta emot inköpsfakturor via skanningstjänsten : Netvisor

Ta i bruk tjänsten
Prissättning
Motta fakturor via e-post
Motta fakturor per post
Identifierbara uppgifter från faktura
Hantera material som inte hör till skanningen
Fördela faktura till leverantör
Schemalägg skanning
Anmäl och hantera skanningsfel

Ta i bruk tjänsten

Skanningstjänsten för inköpsfakturor gör det möjligt att elektroniskt ta emot fakturor i Netvisors sektion Inköp i sektionen Öppna inköpsfakturor då fakturans leverantör inte kan skicka en e-faktura. Fakturor kan skickas för att skannas på två sätt:

I PDF-format via e-post
Som pappersfaktura per post

Skanningstjänsten är klar att användas när:

företaget aktiverat Netvisors Inköp-del
aktiverat en Maventa-anslutning som förmedlar skannat material

Prissättning

För skanningen och identifiering av en fakturas uppgifter debiteras en fakturaspecifik transaktionsavgift. Om flera av fakturans sidor skannas debiteras tilläggssidorna enligt antal. Material som inte identifieras som en inköpsfaktura kommer också att skannas och för det debiteras en normal transaktionsavgift. Som grund för prissättningen av skannade fakturor används en s.k. volymklass som baserar sig på antal försäljnings- och inköpsfakturor. Transaktionsavgifterna debiteras i enlighet med den gällande prislistan.

Motta fakturor via e-post

Varje kundföretag i Netvisor har sin egen unika adress för mottagning av inköpsfakturor och dess form är företagets FO-nummer utan bindestrecket @scan.netvisor.fi, t.ex. [email protected]. Adressen finns på företagets sida för faktureringsadresser.

Inköpsfakturor kan skickas till ett företag som använder Netvisor med följande förutsättningar:

Företaget som fakturan skickas till måste ha Netvisors inköpsreskontra aktiverad
Du kan skicka flera fakturor i ett enda e-postmeddelande, förutsatt att varje faktura och dess bilagor finns som separata PDF-filer i e-posten.
Alla filer måste ha ett eget namn.
Den maximala storleken på ett e-postmeddelande är 10 Mb. (fram till 13.9.2018 var maxstorleken 5 MB)
PDF-filerna måste vara äkta PDF-dokument (PDF-version 1.3 eller nyare).
PDF-filer får inte vara låsta eller skyddade med lösenord.
Dokumentets yttermått får vara högst 210 x 297 mm.
Tillåtna tecken i bilagans namn är vanliga skrivtecken, a–z, A–Z, 0–9 samt under-/bindestreck. Använd inga andra specialtecken för att namnge bilagor.
Ett e-postmeddelande kan innehålla flera fakturafiler men dock högst hundra (100) filer
E-postmeddelandets meddelandefält kan vara tomt, det bifogas inte till fakturan
Tomma filer (0 kB) raderas
Fakturorna bör skickas från en adress till vilken möjliga felmeddelanden kan skickas som svar
E-postmeddelanden som anländer till skanningstjänsten bör anlända som nya meddelanden, i praktiken fungerar inte automatisk vidarebefordran av e-postmeddelanden från den egna e-posten till skanningstjänsten

E-postmeddelandets avsändare informeras med ett felmeddelande i följande fall:

Felaktig mottagaradress
E-postfakturan har fler än en mottagaradress
I slutet av e-postmeddelandet finns en automatisk bildfil i anslutning till signaturen, såsom en företagslogo som .bmp-bild eller motsvarande format (stämmer inte med pdf- eller tif-kravet)
E-postfakturans bilaga är felaktig:
- Filformatet är felaktigt
- Filen är för stor
- Filen är lösenordsskyddad
- Bilagan är korrupt (bilagan öppnas inte)

Om fakturans avsändare felaktigt skannat flera fakturor i samma fil kan inte fakturorna skiljas åt i skanningsprocessen. I dylika situationer kommer fakturorna till inköpsreskontran med uppgifterna på den första fakturan i fakturabunten.

Om exakt samma faktura skickas till skanningsadressen flera gånger kan det hända att fakturan inte kommer fram till Netvisors skanningstjänst på grund av den dubblettkontroll som används i skanningstjänstens e-post. Syftet med dubblettkontrollen är att radera dubbletter av fakturor från inkommande e-postfakturor. Ifall samma faktura skickas flera gånger och fakturan passerar dubblettfiltret, bildas en faktura för alla gånger som fakturan sänds och en transaktionsavgift genereras för varje faktura. I dubblettfiltret fastnar oftast månatliga hyresfakturor som är exakt identiska med varandra. Vidare saknar de en tydlig förfallodag och har istället en lista över förfallodagar. Det enda sättet att framgångsrikt skicka sådana fakturor skulle vara att skicka dem som individuella fakturor med exakta förfallodagar. Då skulle de inte vara identiska. Alternativt kan hyresfakturor skickas i pappersformat till skanningstjänsten varvid de inte fastnar i dubblettfiltret.

Alla PDF-filer som skickas till e-postadressen för skanning dirigeras till företagets inköpsreskontra. Om filerna inte är fakturor behandlas de som material som inte hör till skanningen. Det uppkommer en transaktionsavgift även för material som inte hör till skanningen.

Motta fakturor per post

Skanningsadressen till företag som använder skanningstjänsten finns på företagets faktureringsadressida. Det är en god idé att endast skicka fakturamaterial till skanningsadressen. Om materialet som skickas till skanningstjänsten inte är fakturor, behandlas de som material som inte hör till skanningen. Det uppkommer en transaktionsavgift även för material som inte hör till skanningen. Materialet som skickas till skanningstjänsten måste vara minst av A5-storlek. Pappersfakturorna tas emot och skannas i Joensuu.

Varje faktura som skickas till skanningstjänsten måste ha en skanningsadress: det räcker inte att adressen finns på kuvertet som innehåller fakturorna. När fakturorna avlägsnas från sina kuvert för skanning kan fakturan inte längre riktas till rätt företag eftersom skanningstjänstens fullständiga adress saknas.

Skanningstjänstens postadress har formen:

Företag Oy Ab [Företagets namn]
76543212 [företagets FO-nummer utan bindestreck i slutet]
PB 100
80020 Kollektor Scan

Adresserna till skanningstjänsten som tidigare användes i Netvisor (PB 72, 00521 Helsingfors och PB 10, 57090 VISMA SCAN) är fortfarande giltiga, men av logistiska skäl kommer de inköpsfakturor som skickas till den nya adressen snabbare fram till kundens inköpsreskontra. Om du använder adressen till skanningstjänsten i gammalt format PL 72, 00521 Helsingfors, är det särskilt viktigt att tänka på hur adressen placeras i kuvertets adressfönster. Postbox-informationen måste finnas på en egen rad och måste vara synlig i kuvertets adressfönster. Om informationen inte är synlig, skickas fakturan till postens adresskontroll och fakturans leveranstid till skanningstjänsten förlängs med några dagar.

Behandling av originalmaterial

Allt skannat material arkiveras i 3 månader och förstörs därefter. Flyers och liknande kommer att levereras till pappersinsamlingen. Materialet som skickas till skanningstjänsten måste vara minst av A5-storlek. Material som är mindre än detta, samt sådant som inte lämpar sig för skanning på grund av informationssäkerhetsskäl eller fysiska egenskaper, kommer att vidarebefordras en gång i veckan och detta är avgiftsbelagt. Paketförsändelser som anländer till skanningstjänstens adress tas inte emot. Posten skickar tillbaka dem till avsändaren.

Identifierbara uppgifter på en skannad faktura

I skanningen tolkas material med följande rubriker som en faktura:

Faktura
Betalningstidsfaktura
Tullens periodspecifikation
Debetsedel för fordonsskatt
Betalningsblankett
Girering
Samlingsfaktura
Förmedlingskontots fordran
Betalningsplan
Kostnadsverifikation
Förbrukningsfaktura
Begravningsbidrag
Betalningsspecifikation
Kostnadsräkning
Avbetalningsfaktura
Betalning
Betalningar
Infrastrukturavgift
Trängselskatt
Proforma
Invoice
Commercial Invoice
Arve
Rechnung
Räkning
Debit memo
TAX Invoice
Proforma Invoice
Travel Expense
Expense

I skanningen tolkas material med följande rubriker som en kreditnota:

Kreditnota
Garantikreditnota
Ersättningsnota
Credit note
Credit memo
Kreditnota
Kredit note
Kreditnota
Gutschrift
Kreeditaviis

Beloppet på en faktura som identifieras som en kreditnota skannas som negativt, även om det visas som positivt på fakturan.

Identifierbara uppgifter från faktura:

leverantör
leverantörens FO-nummer
bankkontonummer
fakturanummer
fakturadatum
förfallodag
bankreferensnummer
slutsumma
valuta

Uppgifterna identifieras på fakturor på finska, svenska, engelska, tyska och estniska.

Behandling av betalningsvillkor i skanning

Inga betalningsvillkor kunde identifieras på den skannade fakturan. Om fakturan har ett betalningsvillkor utan förfallodag, blir förfallodagen för fakturan det datum då fakturan importerades till Netvisor.

Bankkontots övriga uppgifter

Övriga uppgifter om bankkontot I skanningstjänsten extraheras inte Swift/Bic-koden (eller annan liknande kod, t.ex. clearingkod) från fakturan utan användaren ska alltid själv lägga till den i leverantörens bankkontouppgifter.

Referensnummer

Om en faktura har ett referensnummer i form av text i fakturans referensnummerfält skannas texten inte. Endast ett numeriskt referensnummer skannas för en faktura. Meddelandet i fakturans meddelandefält skannas inte heller, utan användaren måste själv lägga till det på fakturan.

Fakturans slutsumma

En fakturarad bildas av fakturans slutsumma, vars skattesats blir leverantörens standardskattesats (24 % vid ny leverantör). All andra uppgifter förmedlas endast via bilden på den skannade fakturan.

Identifiering av uppgifter i samband med utlandsbetalningar

FO-nummer och referensnummer avläses inte för utlandsbetalningar. Övriga uppgifter om bankkontot I skanningstjänsten extraheras inte Swift/Bic-koden (eller annan liknande kod, t.ex. clearingkod) från fakturan utan användaren ska alltid själv lägga till den i leverantörens bankkontouppgifter. Meddelandet bredvid referensnumret skannas inte heller på fakturan. Valutan bestäms utifrån fakturans kontonummer, om fakturamaterialet inte innehåller information om valutan.

Hantera material som inte hör till skanningen

Om materialet som skickas för skanning inte identifieras som en faktura, klassas det som material som inte hör till skanningen i inköpsreskontran. Som material som inte hör till skanningen tolkas

Ordrar
Avtal
Betalningspåminnelser
Betalningsuppmaningar
Betalningsanmärkningar
Indrivningsbrev
Fakturor med namnet kontoutdrag
Autogirofakturor och autogiromaterial

Materialet som inte hör till skanningen dirigeras förutom till företagets inköpsreskontra till e-postadressen som angivits som skanningstjänstens returadress på sidan Faktureringsadresser. Returadressen för skanningstjänsten bör vara en e-post som någon kan läsa. Ange inte företagets skanningstjänstadress som returadress för skanningstjänsten, eftersom detta kommer att skapa en oändlig cykel av icke-skannande material. För material som inte hör till skanningen debiteras en transaktionsavgift för inköpsfakturans skanningstjänst.

Ur materialet som inte hör till skanningen försöker tjänsten identifiera:

Leverantörens FO-nummer
leverantörens kontonummer
fakturans valuta

Fakturans ankomstdatum anges som fakturans datum och förfallodag och fakturan importeras till reskontran med ett nollbelopp. Fakturans nummer anges som NOT_FOUND, och om varken FO-nummer eller kontonummer kunde identifieras bokförs UNKNOWN_VENDOR som leverantör. Om däremot företagets FO-nummer/kontonummer har identifierats, men det för ifrågavarande uppgifter inte finns en leverantör i leverantörsregistret, skapas med dessa uppgifter en leverantör
med namnet "Ingen leverantör". Om det i materialet som inte hör till skanningen finns sakligt material, ska fakturahanteraren kontrollera övriga uppgifter på bilden av fakturan och lägga till dem på fakturan manuellt.

Rese- och kostnadsfakturor samt kostnadsverifikationer

För att kunna skapa rese- och kostnadsräkningar och skapa verifikat för dem i Netvisor rekommenderar vi mobilapplikationen Visma Scanner.

Bruksanvisning: Visma Scanner-mobilappen

Visma Scanner kan användas för att automatiskt generera rese- och kostnadsräkningar och verifikationer av dem för bokföringen. När det gäller reseräkningar, kan en anmälan om löneuppgifter skickas till inkomstregistret.

Skanningstjänsten kan i viss mån känna igen reseräkningsliknande information, men med mobilapplikationen Visma Scanner kan rese- och kostnadsräkningar garanterat genereras i Netvisors sektion Resor, om all nödvändig tilläggsinformation anges för kostnaderna under förbehandlingen.

Resekostnad
Kostnadsverifikation
Reseräkning
Rese- och kostnadsräkning

För att kunna hantera reseräkningar måste företaget ha valt Rese- och kostnadsräkningar som tilläggstjänst.

Bruksanvisning: Netvisor Store

På det här sättet behöver löntagaren inte skapas som leverantör.

Fördelning av faktura till leverantör

Fördelningen av en skannad faktura och en faktura som anlänt som e-faktura till en leverantör sker med följande prioritering:

1. Namnet överensstämmer med den inkomna fakturan och företagets FO-nummer är detsamma som på fakturan.
2. Företagets FO-nummer överensstämmer med den inkomna fakturan.
3. Leverantörskoden överensstämmer med den inkomna fakturan (leverantörskoden avläses endast från fakturor som tas emot via gränssnittet).
4. Namnet överensstämmer med den inkomna fakturan.

Under FO-nummer kontrolleras FO-numret i normalt format, i momsnummerformat och i ett format utan bindestreck för varje villkor.

Om inget av dessa villkor uppfylls skapas en ny leverantör i systemet. Namn, FO-nummer och bankkonto kommer att fyllas i för den nya leverantören, om dessa kan identifieras i fakturan.

För att kopplingen ska ske till rätt leverantör och att en befintlig leverantör inte skapas på nytt, rekommenderar vi att du för varje leverantör lägger till alla uppgifter leverantören ifråga meddelat till leverantörsregistret, inklusive bankkonton. Fyll i leverantörernas uppgifter så ingående som möjligt.

Automatiken för inköpsfakturor accepterar en faktura om det är en e-faktura eller om en skannad fakturas leverantör autentiserats "starkt", det vill säga med minst ett namn och ett FO-nummer.

Schemalägg skanning

Schemat för transport och hantering av materialet är följande:

Dag 1: Kunden postar brevet. Om brevet hinner med transporten under samma dag, kommer det till skanningstjänsten nästa vardag. Om det inte finns tid läggs en arbetsdag till i schemat.

Dag 2–3: Brevet anländer till postanstalten "80020 Kollektor Scan".

Dag 2–4: Brevet transporteras till skanningstjänsten där inköpsfakturor avlägsnas från sina kuvert, skannas och tolkas. Skanningen sker den arbetsdag då brevet kommer till skanningstjänsten och enligt servicelöftet ska materialet finnas i Netvisor inom två arbetsdagar, alltså inom 48 timmar efter skanningen.

Dag 4–5: Fakturorna överförs till Netvisor. Om mottagaren har identifierats automatiskt överförs materialet direkt till mottagarens inköpsreskontra. I annat fall kommer fakturan i Netvisor att ligga kvar i manuell allokering, vilket kommer att ske nästa vardag.

När allt går som det ska, är fakturan skannad hos kunden senast den femte arbetsdagen efter att fakturan skickats. Observera att datumet för fakturan inte nödvändigtvis är det datum då fakturan skickades. Fakturan kan ha daterats till det förflutna eller framtiden.

Faktorer som påverkar handläggningstiden:

Veckoslut och andra helgdagar då posten inte levereras
Korrekthet och tydlighet i adressmarkeringarna både gällande brev och egentliga fakturor
Varje faktura bör ha en fullständig skanningsadress, inte bara på kuvertet.
Vid användning av den gamla adressen (PB 72, 00521 Helsingfors) är handläggningstiden längre på grund av logistiska skäl.

Anmäl och hantera skanningsfel

Du kan göra en reklamation om en felaktig skanning till Netvisor med hjälp av systemets inbyggda funktionalitet. Skanningsfel rapporteras i fakturavyn “Inköpsfakturans funktioner > Skanningsfel"-funktionen. Om det är fråga om en finsk leverantör rekommenderar vi att du i framtiden beställer fakturan från leverantören som en e-faktura.

Alla klagomål behandlas av Netvisor Helpdesk och informationen om fakturamaterialet sparas i felloggen. Det går alltså att göra nödvändiga ändringar (leverantörsbyte eller datakorrigering) innan felmeddelandet har behandlats. Det går också att ta bort felaktigt dirigerad data när ett felmeddelande har utfärdats.

På grund av tjänstens karaktär ansvarar Visma Solutions Oy inte för andra direkta eller indirekta kostnader som orsakas av skanningsfel annat än genom att ersätta skanningskostnaden vid felsituationer.

I skanningstjänsten uppstår fel både i samband med den optiska identifieringen och den manuella kontrollen. Det slutgiltiga ansvaret för materialets riktighet och dess kontroll ligger på den som godkänner inköpsfakturorna.

Visma Solutions Oy återbetalar fakturatransaktionen om reklamationen är berättigad. Observera att Netvisor Helpdesk inte redigerar felaktigt skannade uppgifter, utan användaren eller användarens bokförare korrigerar materialet.

Skanningens felmeddelande genereras enligt följande:

Välj feltyp (se bilden nedan, punkt 1)
Välj om materialet ska skannas på nytt av skanningstjänsten (2)
Skriv en felbeskrivning
Om du så vill, sätt ett kryss i rutan "Jag begär kreditering av fakturan" (4)
"Skicka reklamation" (5)

Feltyper:

Operationstid för lång
- Högre upp ser du schemat för skanningen och hur lång tid dirigeringen får ta.
Rotad till inköpsbok av fel bolag
- Om du i er reskontra hittar material som inte hör till ditt företag, omdirigerar vi det utifrån felmeddelandet till rätt företag.
Inriktad mot fel leverantör
- Om fakturan är riktad till fel leverantör kan ni få återbetalning om ni begär det, förutsatt att felinriktningen berodde på ett fel i skanningen. Netvisor Helpdesk ändrar inte på fakturans leverantörsuppgifter, användaren gör det själv.
Annan orsak
- Den här typen av fel registrerar till exempel innehållsfel i skanningen, såsom felaktiga eller saknade belopp, datuminformation och så vidare. Du kan berätta mer om felet i fritextfältet.

Observera att om den saknade informationen beror på något av följande kommer vi inte att återbetala fakturan.

Inga betalningsvillkor kunde identifieras på den skannade fakturan. Om fakturan har ett betalningsvillkor utan förfallodag, blir förfallodagen för fakturan det datum då fakturan importerades till Netvisor.
Betalningsuppmaningar läses i skanningstjänsten som så kallade tomma fakturor som endast innehåller
- Mottagarens uppgifter
- Leverantörens uppgifter
- namn
- FO-nummer
- Fakturans uppgifter
- valuta
För Autogiron skannas inte fakturabeloppet.
FO-nummer och referensnummer avläses inte för utlandsbetalningar.
Övriga uppgifter om bankkontot I skanningstjänsten extraheras inte Swift/Bic-koden (eller annan liknande kod, t.ex. clearingkod) från fakturan utan användaren ska alltid själv lägga till den i leverantörens bankkontouppgifter.
En fakturarad bildas av fakturans slutsumma, vars skattesats blir leverantörens standardskattesats (24 % vid ny leverantör). All andra uppgifter förmedlas endast via bilden på den skannade fakturan.

Stäng skanningstjänsten

Om Netvisors skanningstjänst stängs, skickas material ännu till företaget 60 dagar efter att skanningskontot stängts.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej