Den här guiden beskriver Rackbeats inköpsorderprocess samt skapandet och hanteringen av inköpsorder från olika källor, såsom inköp-fliken, widgeten, försäljningsorder, produktlistan och återbeställningsrapporten.
INNEHÅLL
- Skapa inköpsorder via "Inköp"-fliken
- Skapa inköpsorder med hjälp av widgeten
- Skapa inköpsorder från försäljningsorder
- Skapa inköpsorder från produktlistan
- Skapa inköpsorder från Återbeställningsrapporten
Rackbeats inköpsprocess bygger på inköpsorder - mottagning - faktura-kedjan. Rackbeat erbjuder flera sätt att skapa inköpsorder. En ny inköpsorder kan skapas från inköpsorderlistan, försäljningsorder, produktlistan eller från startsidans återbeställnings-widget. Den metod du väljer beror på ditt arbetsflöde.
När en ny inköpsorder har skapats i systemet, visas den först i inköpsorderlistan. När inköpsordern har skickats, överförs den till Netvisor. När ordern har skickats, visas varan som inkommande och raderna visas på Mottagningsfliken i väntan på mottagning.
Skapa inköpsorder via "Inköp"-fliken
- Välj "Inköp" från toppmenyn.
- Klicka på "Inköp" i menyn.
- Klicka på "Skapa ny" i det övre högra hörnet.
- Välj önskad leverantör från rullgardinsmenyn eller skapa en ny leverantör genom att klicka på "Skapa" längst ner i rullgardinsmenyn och sedan "Skapa och redigera".
- Klicka på "Skapa ny" för att lägga till en eller flera produktlinjer för fakturan.
- Välj produkt, ange kvantitet och annan nödvändig information, och klicka på "Spara" eller "Spara och ny" om du vill lägga till fler rader.
- När en eller flera produktlinjer har skapats, kan du ange nödvändig information, referenser och betalningsvillkor för ordern.
- Klicka på "Skicka till leverantör" för att slutföra inköpsordern.
- Du kan välja om du vill skicka inköpsordern till leverantören via e-post genom att markera rutan i nästa fönster.
- Klicka på "Skicka" för att slutföra inköpsordern.
Skapa inköpsorder med hjälp av widgeten
Om det finns många produkter att beställa, rekommenderas det att använda startsidans återbeställnings-widget:
Genom att välja "Återbeställ alla", kan du massivt välja leverantörer från vilka du vill beställa produkter:
- Köp extra = Om du vill beställa en viss procentandel mer produkter utöver den saknade mängden, ange önskad extra procent här
- Lager = Om företaget har flera lager, välj vilket lager du vill att varorna ska levereras till. Inköpsorderns leveransadress hämtas från lagrets information.
- Kvantitet = Hur många enheter av produkten du vill beställa. Systemet föreslår den saknade mängden från lagret som standard.
- Leverantör = Leverantören från vilken du vill köpa raden
- Obs! Om en standardleverantör har ställts in för produkten, kommer systemet att styra skapandet av en ny inköpsorder till denna leverantör.
- Anteckningsikon = Om du vill dela upp raden i flera rader, klicka på denna ikon
- Kryss = Tar bort produktlinjen från urvalet
- Leverantör = Vem är leverantören av ordern
- Anteckning = Anteckning om ordern, visas på utskriften. Används till exempel för att ge ytterligare instruktioner till leverantören.
- Förväntat leveransdatum = Vilken dag orderns varor förväntas anlända
- Inköpsorderdatum = Vilken dag inköpsordern har gjorts
- Titel = Inköpsorderns titel, visas på utskriften.
Adress
- Fakturering = Leverantörens adress.
- Leveransadress = Till vilken adress du vill att de fysiska varorna ska levereras. Om företaget har flera adresser där leveranser ska tas emot, läggs adresserna till i Företagsinställningar under fliken Adresser. Dessutom möjliggör Rackbeat direktleverans. I detta fall väljs kunden som leveransadress, vilket gör att kundens adress visas på utskriften.
Referenser
- Vår referens = Egen referens. Fältet har valbara rackbeat-anställda från önskad anställdlista.
- Er referens = Kundens referens
- Ytterligare information = Kort ytterligare information om ordern
- Valuta och valutakurs = Vilken valuta och kurs används för ordern
- Betalningsvillkor = Vilket betalningsvillkor gäller för ordern
- Leveransvillkor = Vilket leveransvillkor gäller för ordern
- Momsbehandling = Är momsbehandlingen för ordern något annat än leverantörens standardmetod
- Layout = Vilken layoutmall används för utskriften
- Projekt = Eventuellt projektnummer
- Bifogad pdf = Eventuell pdf-bilaga till ordern. Pdf-bilagan läggs till i slutet av inköpsordern i samma fil som själva ordern.
Orderrader
Inköpsordern kan ha produktlinjer, kommentarrader eller flera rader med hjälp av paketprodukter.
För produktlinjen kan du söka efter produkten antingen genom att söka i hela registret med hjälp av Produktfältet, eller från leverantörens produkter med hjälp av Leverantörskodfältet. I Leverantörskodfältet listas de produkter som har en markering på leverantörskortet att de köps från den specifika leverantören.
Kvantitet, enhet och pris bestäms av produktens inställningar och eventuell leverantörsprislista. Om enhetsomvandlingar är aktiverade, visas standardinköpsenheten.
Enhetspriset kommer från produktkortets rekommenderade inköpsprisfält, men detta kan ändras manuellt på inköpsordern.
- Lager = Här kan du välja vilket lager produkten förväntas till, samt specificera hyllplatsen där den ska lagras. När du lägger till raden, visas produktens lagersituation längst ner i fönstret. Lagersituationen visas enligt den valda enheten. Med andra ord, om du beställer i inköpsenheten, visas lagersituationen i inköpsenheten. Om enheten ändras, uppdateras även lagersituationen.
- Rabatt = Eventuell rabattprocent
- Leveransdatum = Om du vill ha ett förväntat leveransdatum per rad, kan det specificeras här. Detta används om du beställer flera olika produkter med varierande leveranstider.
- Spara = Sparar raden och återgår till inköpsordern.
- Spara och ny = Sparar raden och låter användaren direkt lägga till nästa rad.
Efter att den första raden har lagts till, byter knapparna för att lägga till rader plats:
Dessutom visas en Ladda-knapp i vyn, som gör att orderraderna kan laddas ner till Excel. Filen kommer att ha tre kolumner: Produktkod, produktnamn och kvantitet.
Produktlinjefunktioner
- Penna och anteckningsblock = Öppnar raden för redigering
- Kryss = Tar bort raden från ordern
- Prislapp = Med denna funktion kan produktens försäljningspris uppdateras. Funktionen möjliggör uppdatering av försäljningspriset för alla tillgängliga valutor på en gång:
Från botten av raderna kan du både se en förhandsgranskning av inköpsordern, ladda ner filen till din dator och skicka den till leverantören.
Om inköpsordern har gjorts utanför Rackbeat, eller om den skickas från användarens egen e-post till leverantören, måste ordern ändå bearbetas i Rackbeat genom att trycka på knappen Skicka till leverantör.
Om inköpsordern redan har skickats till leverantören, lämnas den oskickad från Rackbeat.
Om inköpsordern ska skickas från Rackbeat, välj rutan "Skicka inköpsorder till leverantören via e-post?" aktiv.
- Mottagare-fältet fylls i med de adresser som ordern skickas till.
- CC och BCC -fälten kan användas för att lägga till kopior och dolda kopior.
- På vänster sida av skärmen listas de kontaktpersoner som har lagts till bakom leverantören.
- Ämne för meddelandet och meddelandefältet kan fortfarande ändras eller kompletteras här, om standardtexten av någon anledning inte är lämplig för situationen.
Efter att ordern har skickats, uppdateras orderns status till Skickad.
Skickad markeras med grönt om den har skickats från Rackbeat och med gult om den bara har kvitterats som skickad.
Skapa inköpsorder från försäljningsorder
Om en ny inköpsorder skapas från en försäljningsorder, kan du förutom leverantören också ta ställning till exempelvis direktleverans (dropshipping) och användning av radbeskrivningar:
- Köp större mängd = Om du vill köpa fler varor än vad som har sålts på ordern, ange här den procentuella ökningen som ska beräknas för den beställda mängden.
- Dropshipping = om aktivt, sätts leveransadressen för de skapade inköpsorderna till leveransadressen för försäljningsorderna
- Använd försäljningsorderns radbeskrivningar = om vald, kopieras radbeskrivningen från försäljningsorderraderna till motsvarande inköpsorderrad
- Inkludera batchprodukter = Om en huvudprodukt med produktstruktur har sålts på försäljningsordern, kan du med detta val köpa underprodukterna enligt produktstrukturen
- Överför kommentarrader = Ska kommentarraderna från försäljningsordern överföras till inköpsordern
- Produktlinjer = Samma som i andra inköpsfunktioner, se nedan
Skapa inköpsorder från produktlistan
Från produktlistan kan du välja flera produkter, och med funktionen "Köp produkter" i Massåtgärder-menyn kan du skapa inköpsorder massivt.
Funktionen är liknande som när du agerar från startsidans widget.
Till skillnad från återbeställnings-widgeten, kan användaren inte dela upp rader med anteckningsikonen när du agerar från denna funktion.
Skapa inköpsorder från Återbeställningsrapporten
Om det finns många produkter att beställa, rekommenderas det att använda startsidans återbeställnings-widget.
Genom att välja "Återbeställ alla", kan du massivt välja leverantörer från vilka du vill beställa produkter.
- Köp extra = Om du vill beställa en viss procentandel mer produkter utöver den saknade mängden, ange önskad extra procent här
- Lager = Om företaget har flera lager, välj vilket lager du vill att varorna ska levereras till. Inköpsorderns leveransadress hämtas från lagrets information.
- Kvantitet = Hur många enheter av produkten du vill beställa. Systemet föreslår den saknade mängden från lagret som standard.
- Leverantör = Leverantören från vilken du vill köpa raden
- Obs! Om en standardleverantör har ställts in för produkten, kommer systemet att styra skapandet av en ny inköpsorder till denna leverantör.
- Anteckningsikon = Om du vill dela upp raden i flera rader, klicka på denna ikon
- Kryss = Tar bort produktlinjen från urvalet
Nyckelord: Rackbeat inköpsorder
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback