Den här guiden går igenom användarrättigheter relaterade till granskning, godkännande och betalning av inköpsfakturor. Dessa användarrättigheter ställs in och ändras från rättigheterna för reskontran. I vyn kan man också definiera rättigheter för försäljningsreskontran, som påverkar synligheten av fakturor och lagerhantering.
INNEHÅLL
Försäljnings- och inköpsreskontrans rättigheter
Rättigheterna för reskontran kan definieras av en person som har användaradministratör (KH) -rättigheter för företaget (Användaradministratören kan också ändra sina egna rättigheter).
Inköpsreskontra
Genom att klicka på rubriken öppnas vyn nedan per användare. För att en person ska synas på listan måste de ha användarrättigheter för företaget.
Bokföring av inköpsfaktura
Ingen rätt till bokföring: Denna person ser inte bokföringsraderna för inköpsfakturan eller eventuella kalkyleringsobjekt på inköpsfakturan.
Hantera radinformation utan bokföringsinformation: Kalkyleringsobjekt kan definieras för inköpsfakturan, men bokföringsraderna är inte synliga.
Bokföringsförslag: Denna användare kan ge ett bokföringsförslag för bokföringsraderna på inköpsfakturan. Detta gör dock inte bokföringen. Personen kan definiera önskade kalkyleringsobjekt för inköpsfakturan.
Möjlighet till bokföring, som standard inte bokförd: Ger möjlighet att bokföra inköpsfakturan. Det finns ingen automatisk kryssruta i bokföringssektionen.
Möjlighet till bokföring, som standard bokförd: Ger möjlighet att bokföra inköpsfakturan. I bokföringssektionen är "bokför faktura" automatiskt valt.
Rättigheter för granskning av inköpsfakturor
En person som har fått granskningrättigheter kan väljas som granskare av inköpsfakturan. Med samma rättigheter kan man också vara huvudgranskare av fakturan.
Begränsning av inköpsfakturor per leverantör
Som standard har användaren granskningrättigheter för alla leverantörers fakturor. Granskningrättigheter kan begränsas till att endast gälla fakturor från vissa leverantörer. Begränsningen av leverantörer görs med knappen "Förfina".
Kan inte bläddra bland andra leverantörers fakturor
Dessutom kan det väljas att denna användare inte ens ser fakturor från andra leverantörer. Om begränsningen "Kan inte bläddra bland andra leverantörers fakturor" är aktiv, ser användaren endast fakturor från de leverantörer som är tillåtna för dem. Men om du tidigare har hanterat fakturor utan leverantörsbegränsning, ser du fortfarande de gamla fakturorna du tidigare har hanterat från andra leverantörer.
Granskningrättigheter endast för fakturor riktade till sig själv
Användaren kan begränsas från att granska fakturor som de inte specifikt har blivit utsedda som granskare för. Om ingen granskare har valts för fakturan kan den granskas av vem som helst med tillräckliga rättigheter. Med valet "Endast fakturor riktade till användaren" får personen endast granska de inköpsfakturor där de specifikt har valts som granskare. Vyn blir valbar när rättigheterna har sparats en gång genom att trycka på knappen "Uppdatera information" längst ner på skärmen. Detta val påverkar också rapportering och fakturalistan, och användaren ser endast de fakturor där de har varit involverade i granskningsprocessen.
Godkännanderättigheter för inköpsfakturor
Fakturan kan godkännas av en person som har fått godkännanderättigheter för inköpsfakturor i inköpsreskontran.
Godkännanderättigheter endast för fakturor av en viss storlek
Användaren kan också få en fakturaspecifik eurogräns för godkännande, vilket innebär att de inte har godkännanderättigheter för fakturor som överstiger denna gräns. Personen kan inte utses som godkännare genom att till exempel ändra fakturans cirkulation eller ställa in cirkulationen med en automationsregel, om personens summagräns inte räcker för att godkänna fakturan. Om en automatisk cirkulation används där denna användare är godkännare och godkännanderättigheterna överskrids, används inte denna cirkulationslista för fakturan. I fakturakommentaren kommer det då att stå: Godkännandecirkulationen kunde inte ställas in eftersom godkännanderättigheterna för cirkulationens 'Skapade cirkulationsnamn' inte räcker för fakturan.
Godkännanderättigheter endast för fakturor riktade till sig själv
Användaren kan begränsas från att godkänna fakturor som de inte specifikt har blivit utsedda som godkännare för. Om ingen godkännare har valts för fakturan kan den godkännas av vem som helst med tillräckliga rättigheter. Med valet "Endast fakturor riktade till användaren" får personen endast godkänna de inköpsfakturor där de specifikt har valts som godkännare. Detta påverkar också fakturalistan och rapporteringen, och personen ser endast de fakturor där de har varit godkännare.
Begränsning av granskning och godkännande är olika.
Om användaren har rättigheter på detta sätt, dvs. ingen begränsning i granskningen men en begränsning i godkännandet, ser användaren alla nya fakturor (utan cirkulation), men när fakturan har granskats ser de från och med då endast fakturan riktad till användaren, som de kan godkänna. I fakturahistoriken ser de de fakturor de har hanterat tidigare.
Rättigheter för betalning av inköpsfakturor
Fakturan kan betalas av en person som har fått rättigheter för betalning av inköpsfakturor i inköpsreskontran. Valet påverkar också löneberäkningen, och om löneberäkningar ska betalas måste personen ha rättigheter för betalning av inköpsfakturor. Betalningsrättigheter påverkar också synligheten av kassaflödesprognosen (den syns också utan betalningsrättigheter om personen har bokföringsrättigheter).
Betalningsrättigheter endast för fakturor av en viss storlek
Användaren kan få en fakturaspecifik eurogräns för betalning, vilket innebär att de inte har betalningsrättigheter för fakturor som överstiger denna gräns. Om fältet är tomt eller gränsen är noll, är begränsningen inte aktiv och de kan betala så mycket som det finns tillgängliga pengar på kontot.
Rättigheterna kan också ges en eurogräns per betalningsdag. Om detta ges ett värde, kontrollerar programmet summorna som ska betalas på betalningsdagen, och om dessa överskrids kan betalningen inte längre genomföras.
Använd samma leverantörsbegränsningar som i granskningen.
Om detta är valt påverkar det betalningen, och om något har begränsats bort i granskningen kan betalningen inte heller genomföras för dessa leverantörer. Även om granskningen har valts endast för användaren och denna person inte har granskat denna faktura, kan de inte heller betala denna faktura.
Bekräftelse av betalningar
Om det önskas att en person inte kan betala företagets fakturor direkt kan företaget införa en betalningsbekräftelsepraxis. Detta innebär att det definieras hur många personer som måste bekräfta betalningen innan den kan skickas till banken. Vid behov kan en person också definieras som kan betala fakturan direkt utan bekräftelsemetod. Vyn nås via länken "Inställningar för betalningsbekräftelse". För att kunna definiera dessa rättigheter måste du ha antingen Huvudanvändare för redovisningsbyrån (TPK) -roll eller Användaradministratör (KH) -roll samt huvudanvändarrättigheter för företaget.
Bekräftelsen påverkar också betalningen av överföringar mellan konton samt lönebetalning.
Betalare av överföringar mellan konton
För att kunna betala överföringar mellan konton i Netvisor måste man ha betalningsrättigheter för överföringar mellan konton. Det är inte möjligt att definiera en betalningsgräns här.
Godkännare av överföringar mellan konton
Detta möjliggör godkännande av överföringar mellan konton. Detta kan aktiveras i inställningarna för betalningsbekräftelse (kräver TPK eller KH + huvudanvändarrättigheter för att nå vyn). Därefter kan det definieras hur många godkännare som behövs för överföringar mellan konton. Dessa kan vara 1-3 stycken. Sedan definieras i rättigheterna för försäljnings- och inköpsreskontran vem som har rätt att godkänna överföringar mellan konton. Personen som godkänner överföringen kan inte betala den, så någon annan användare måste ha betalningsrättigheter för överföringar mellan konton. Det finns en mer detaljerad instruktion här. Om företaget inte har aktiverat godkännande av överföringar mellan konton påverkar inte punkten "Godkännare av överföringar mellan konton" i reskontrarättigheterna något, och då kan personen också betala överföringar mellan konton.
Godkännare av inköpsorder
Om företaget har inköpsordersektionen i bruk måste den önskade/önskade personen/personerna ha rätt att godkänna inköpsorder. Inköpsorder kan inte skickas utan att de har blivit godkända.
Sättare av godkännandecirkulation för inköpsfaktura
Med denna rättighet kan personen definiera vem som granskar och vem som godkänner inköpsfakturan. Även om en granskare/godkännare redan har ställts in för fakturan kan denna rättighet användas för att ändra eller ta bort hela fakturans cirkulation. Det finns också automatiska inställningar för fakturans cirkulation i Netvisor. Mer detaljerad instruktion finns på en egen sida.
Automationsregler för inköpsfakturor
Denna rättighet ger möjlighet att skapa automationsregler för inköpsfakturor, även om man inte har godkännanderättigheter för det aktuella företaget.
Försäljningsreskontra
Rättigheter för försäljningsreskontran
Vid hantering av försäljningsorder och -fakturor kan användarens rättigheter specificeras i förhållande till om inköpspriset för produkterna som sparats i produktlistan är synligt för användaren eller kan redigeras av användaren. Om dessa uppgifter inte är synliga för användaren visas * -tecken istället för siffrorna. Valet påverkar också lagerhantering och registrering av lagerhändelser.
Samma synlighet kan ställas in för eventuella försäljningsprovisioner som ska betalas från försäljningsfakturor. Provisionspunkten påverkar också t.ex. kundstatistik per grupp rapport, där provision och provision från marginalen visas.
Dessutom kan användarens rättigheter begränsas till att endast visa de försäljningsfakturor och eventuella order som användaren själv har skapat, eller även de försäljningsfakturor som andra användare eller systemets automatisering har skapat. Order kräver att orderhanteringssektionen är i bruk. Med systemets automatisering avses i detta fall t.ex. avtalsfakturering, där användare kan spara faktureringsinformation, men den faktiska skapandet av fakturor sker inte av användaren.
Om punkten är markerad och personen manuellt skapar en faktura via avtalsfakturering, ser de dessa fakturor. Om avtalsfaktureringen automatiskt skapar fakturor under natten, ser användaren inte dessa fakturor.
När rättigheterna för inköps- och försäljningsreskontran har definierats, kom ihåg att trycka på knappen "Uppdatera information" längst ner på skärmen. Annars sparas inte ändringarna.
Kommunikation
Användaren börjar få meddelanden till den valda kommunikationskanalen när alla villkor i denna guide är uppfyllda.
- För kommunikation måste användaren ha minst följande rättigheter i användarprofilen för inköpssektionen (funktionsspecifika rättigheter):
- Grundläggande funktioner för inköpsreskontran och vyer och listor för inköpsreskontran, båda kräver redigeringsrättigheter. Lämpliga färdiga profiler är Inköpsreskontraanvändare, Reskontraanvändare, Företagsanvändare och Alla rättigheter.
- I användarens egna grunduppgifter måste kommunikationskanalen för systemmeddelanden vara vald. Du kan komma åt dina egna grunduppgifter från ditt namn i toppmenyn (personen som skapade användaren kan också ställa in dessa uppgifter):
När grunduppgifterna är öppna, kontrollera punkten "Kommunikationskanal för systemmeddelanden" och ställ in önskat alternativ:
- När grunduppgifterna är öppna, kontrollera punkten "Kommunikationskanal för systemmeddelanden". Det måste vara valt som Email för att meddelanden ska skickas. Även e-postadressen måste vara korrekt. E-postadressen måste läggas till personligen av användaren. När adressen läggs till skickas en bekräftelsekod till denna adress och den måste anges i programmet för att adressen ska kunna användas. På samma sätt, om adressen måste ändras, måste detta göras personligen och det kan inte göras av någon annan. E-postadressen kan endast användas av en person.
- Nästa steg är att välja personliga inställningar för "Kommunikationsschemaläggning":
- Slutligen väljs de saker som ska meddelas:
Nedan visas kommunikationsinställningarna också under reskontrarättigheterna.
Meddelande om inköpsfakturor som ska granskas: Meddelandet skickas om inköpsfakturan till alla personer som kan granska inköpsfakturor i det aktuella företaget.
Meddelande endast om inköpsfakturor som ska granskas och riktade till användaren: Meddelandet skickas om inköpsfakturan endast till den person som har utsetts som granskare av inköpsfakturan.
Meddelande om inköpsfakturor som ska godkännas: Meddelandet skickas till personen som kan godkänna fakturan i det aktuella företaget.
Nyckelord: godkännande av inköpsfakturor, användarrättigheter, reskontrarättigheter, kommunikationsinställningar
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback