Du kan öppna vyn genom att välja Inköp > Öppna inköpsfakturor. Denna anvisning hjälper dig att navigera och hantera öppna inköpsfakturor. Anvisningen behandlar vybehörigheter, allokering/hänföring av inköpsfakturor, användning av sökkriterier, masshantering samt utförande av automatiseringsregler.

SISÄLTÖ

Behörigheter till öppna inköpsfakturor

Du kan nå vyn om du har minst läsbehörighet till leverantörsreskontrans grundläggande funktioner, vyer och listor. Dessa kan dock inte ändras.

Om du vill göra ändringar, gör så här:

  • Kontrollera att du har redigeringsbehörighet till leverantörsreskontrans grundläggande funktioner.
  • Kontrollera att du har redigeringsbehörighet till leverantörsreskontrans vyer och listor.

Öppna inköpsfakturor vy

Överst i leverantörsreskontran finns en sammanställning av förfallna fakturor. Sammanställningen visar:

  • fakturor som förfallit under en månad bakåt i tiden (1)
  • fakturor som förfaller inom nästa månad (2)
  • fakturor som förfaller inom en månad och omfattas av kontantrabatt (3)

Sammanställningsområdet visas i blått.

  • Expandera sammanställningen genom att klicka på det blå området.

Begränsa vyn

Med valet Visa kolumner anger du vilka kolumner som ska visas i vyn. Listvyn uppdateras enligt de valda sökkriterierna.

När du vill begränsa vyn med kolumnval gör du så här:

  1. Klicka på knappen Visa kolumner.
  2. Välj de kolumner du vill visa i vyn. Du kan begränsa vyn med dina egna val.
  3. Välj till exempel under Fakturans basinformation alternativet Kanal för att se om fakturan har kommit som e-faktura, via skanningtjänsten eller skapats manuellt.
  4. När du har gjort de önskade valen klickar du på knappen Uppdatera val.

De uppdaterade valen sparas användarspecifikt på företagsnivå. Om du har behörighet till flera företag kan du redigera vyn Öppna inköpsfakturor separat för varje företag.


Visa kolumner valen för öppna och betalda fält visas om användaren har någon av följande:

  • Bokförare-roll
  • godkännare-roll
  • Fakturabetalningsroll.
  • huvudanvändare-behörigheter

Inköpsorderkopplingar

Om företaget har aktiverat inköpsorder-delen kan du i Öppna inköpsfakturor-vyn se om inköpsordern och inköpsfakturan har allokerats/hänförts sinsemellan. Det här valet finns under knappen Visa kolumner.


  • Status för radspecifik koppling: Hur många av inköpsfakturans rader har allokerats/hänförts till inköpsorderrader.
  • Status för värde av koppling: Det skattefria värdet av rader som allokerats/hänförts till fakturan av hela fakturans skattefria värde.
  • Status för mottagning per rad: Hur många av raderna som allokerats/hänförts till inköpsordern som har mottagits.
  • Status för mottagningens värde: De mottagna inköpsorderradernas procentuella värde av alla inköpsorderrader som allokerats/hänförts till fakturan.


Inköpsfakturor listas efter sökkriterier i mitten av vyn enligt status för inköpsfakturorna: Ny faktura, Sakgranskas, I godkännande, Godkänd.

När en inköpsfaktura har betalats och en betalning har lagts till den antingen manuellt eller automatiskt från kontoutdraget, försvinner den från Öppna inköpsfakturor-vyn och kan hämtas från Inköpsfakturalistan.

Om betalningen av någon anledning misslyckas visas felet i denna vy som en felikon.

  • Klicka på felikonen för att se orsaken till felet.

Exempel på felmeddelande: Fel i betalning: Betalning avvisad, vänligen skicka fakturan för betalning på nytt. Vid behov, kontrollera med banken varför fakturan förkastades. (NARR :: Agreement missing .) Detta indikerar att företaget saknar ett giltigt betalningsrörelseavtal.

Om fakturan har ett nollbelopp får du den att försvinna från vyn genom att redovisa en betalning med summan noll på fakturan.

Om en faktura har något att anmärka på visas detta i vyn.

Om fakturan har behandlats med hjälp av inköpsfakturaautomationen visas detta i vyn.

Om det finns två fakturor från samma leverantör med samma fakturanummer under samma räkenskapsperiod, kommer ett meddelande att visas på fakturan: "Det finns redan en annan faktura från samma leverantör i leverantörsreskontran med samma nummer".

För jämförelse av fakturan och räkenskapsperioden används fakturans bokföringsdatum, om det är angivet. Annars används fakturadatumet.

Därtill kan sökningen filtreras med hjälp av punkten Visa endast. För utländska fakturor hämtas landet på basis av leverantörens bankkonto. Om en utländsk leverantör har ett finskt bankkonto i uppgifterna anses den aktuella fakturan vara en inhemsk faktura.

Välj vad som ska visas 

I Välj vad som ska visas begränsar du vilka fakturor som visas enligt status:

  • Nya fakturor: Visar fakturor som är i status ny faktura. Dessa har ännu inte sakgranskats eller godkänts eller skickats till någon person för sakgranskning eller godkännande.
  • Fakturor under behandling: Visar fakturor där du är med som sakgranskare eller godkännare.
  • Betalningsklara fakturor: Visar fakturor som har godkänts men ännu inte skickats för betalning.
  • Fakturor under betalning: Visar fakturor som har skickats för betalning men ännu inte har blivit betalda. Fakturan blir betald när kontoutdraget kommer efter förfallodagen och betalningstjänsten-avtalet är i ordning med banken.
  • Avvisade fakturor: Visar fakturor som har avvisats i cirkulationen.

Visa endast

I Visa endast begränsar du vyn med mer detaljerade villkor:

  • Fakturor tilldelade mig: Visar endast de fakturor som har tilldelats användaren i sakgranskning- eller godkännandecirkulationen.
  • Fakturor som kan behandlas: Visar endast de fakturor som jag kan behandla just nu. Det vill säga jag är till exempel nästa sakgranskare i cirkulationen.
  • Fakturor utan kontosättning: Visar fakturor som ännu inte har kontosatts.
  • Fakturor med kontantrabatt: Visar fakturor där betalningsvillkoret innehåller kontantrabatt.
  • Inhemska fakturor: Visar endast fakturor som är inhemska.
  • Endast valutabetalningar: Visar fakturor där valutan är något annat än euro.
  • Förfallna fakturor: Visar fakturor vars förfallodag är i det förflutna.
  • Fakturor med betalningsförbud: Visar fakturor som har fått betalningsförbud.
  • Fakturor jag kan betala eller bekräfta: Visar fakturor jag kan betala eller bekräfta. Bekräftelse kräver att detta har aktiverats i försäljnings- och leverantörsreskontrabehörigheter. Detta kan förhindra att en person direkt kan betala fakturor, utan kräver önskat antal bekräftelser innan.
  • Ej återfakturerade: Visar fakturor som inte har återfakturerats som försäljningsfaktura.

Begränsa med sökord

Begränsa med sökord-funktionen söker information från följande fält:

  • Fakturanummer
  • Fakturans tilläggsinformationsfält
  • Leverantör
  • Referensnummer
  • Fakturans meddelandefält
  • Fakturadatum
  • Bokföringsdatum
  • Förfallodag
  • Rabattens förfallodag
  • Ursprunglig sakgranskare
  • Fakturans sakgranskare
  • Fakturans godkännare
  • Verifikationsnummer
  • Alla användare i cirkulationen
  • Fakturans slutsumma

Fakturor kan dessutom begränsas med önskat datum, och fakturavyn kan grupperas enligt olika status.

  • Välj önskade datumbegränsningar.
  • Välj önskad gruppering enligt status.
  • Klicka på Uppdatera val för att spara ändringarna.
  • Spara listan i Excel vid behov.

Spara som Excel-fil exporterar alla befintliga fält till Excel, även sådana som inte är synliga på skärmen.

Valda som Excel-fil exporterar de fält som är synliga på skärmen till Excel.

Masshantering av fakturor

Du kan hantera flera inköpsfakturor åt gången från Öppna inköpsfakturor-vyn.

  1. Välj de önskade inköpsfakturorna i listan.
  2. Klicka på knappen Behandla x fakturor som aktiveras längst ner i vyn.

Behandlingsvyn öppnar de valda fakturorna. Beroende på fakturans status och dina behörigheter kan du:

  • sakgranska fakturan
  • godkänna fakturan
  • kontosätta fakturan
  • betala fakturan

Du kan behandla fakturorna en i taget och gå vidare till nästa valda faktura med pilknappen uppe till höger.

Sakgranskning / godkännande av fakturor massvis

Från menyn som öppnas bredvid knappen Behandla x fakturor (pil upp) kan du också massvis sakgranska och godkänna valda inköpsfakturor.

  1. Klicka på pil upp-knappen bredvid knappen Behandla x fakturor.
  2. Kontrollera i menyn vilka fakturor som är valda och deras antal.
  3. Välj om du vill sakgranska eller godkänna alla valda fakturor på en gång.

Personen visas som sakgranskare eller godkännare om följande villkor uppfylls:

  • fakturan är inte på en låst period (det får inte finnas MOMS-låsning, leverantörsreskontra-låsning och räkenskapsperioden får inte vara avslutad)
  • personen är med i fakturans cirkulation eller, om inköpsfakturan inte har någon cirkulation vald, har personen rätt att sakgranska eller godkänna dessa fakturor

Godkännande lyckas massvis även för fakturor på en MOMS-låst period, om fakturorna redan har ett verifikat.

Användaren kan sakgranska eller godkänna fakturor via Öppna inköpsfakturor-vyn om han har sakgranskare- och/eller godkännare-rättigheter i försäljnings- och leverantörsreskontrabehörigheter samt redigeringsbehörigheter till leverantörsreskontrans vyer och listor.

Om användaren dessutom endast har läsbehörighet till leverantörsreskontrans grundläggande funktioner kan han inte sakgranska fakturor direkt från fakturan, men sakgranskning lyckas via Öppna inköpsfakturor-vyn. Då kan användaren inte redigera fakturans uppgifter, men kan göra sakgranskning eller godkännande.


Byte av sakgranskare / godkännare massvis.

Om användaren i försäljnings- och leverantörsreskontrabehörigheter har en bock vid punkten Ställare av godkännandecirkulation för inköpsfaktura kan hen massvis byta sakgranskare eller godkännare på fakturorna.

  • Du kan endast byta sakgranskare eller godkännare för fakturor som redan har en sakgranskare eller godkännare.
  • Om fakturan har flera sakgranskare och fakturan ännu inte har sakgranskats av personen kan du byta önskad sakgranskare i cirkulationen till en annan.
  • Om personen endast har rätt att byta cirkulation och fakturan inte har en sakgranskare eller godkännare aktiveras inte knappen Behandla faktura.


OBS! Kontosättning är inte möjligt massvis. Kontosättning måste göras faktura för faktura. Sakgranskning / godkännande av inköpsfakturor massvis gör inte kontosättning och skapar inte verifikat för fakturorna, även om användaren har kontosättningsbehörighet.

Betalning

Betalning sker via knappen Exportera till betalning.

  • Skicka fakturan till betalning genom att klicka på Exportera till betalning.
  • Om fakturan har fastnat i ett fel och orsaken till felet har utretts och korrigerats samt den felaktiga betalningen tagits bort, klicka på knappen Exportera på nytt för att betala fakturan på nytt.

Överför till Severa

Överför till Severa-knappen används för att smidigt överföra kostnads- eller återfaktureringsuppgifter för inköpsfakturor som kommit till Netvisor till arbeten i Visma Severa. Läs mer på anvisningssidan. 

Återfakturering 

Med funktionen Återfakturering kan du skapa en försäljningsfaktura från en inköpsfaktura. Läs mer på anvisningssidan.


Utför automatiseringsregler för fakturor

Om ditt företag använder automatisk hantering av inköpsfakturor kan du även köra automatisk hantering direkt för fakturor du väljer själv i vyn Öppna inköpsfakturor. De automatiska inställningarna finns genom att välja Inköp - Inköpsfakturor - Automatisk hantering.

När automatisering är aktiverat visas knappen Kör automatiseringsregler för fakturor nedtill i vyn Öppna inköpsfakturor. Om inte automationen används visas inte denna funktion.

Du kan köra automatiseringsregler för valda fakturor enligt följande:

  1. Välj till exempel alla nya fakturor (se bild ovan, punkt 1).
  2. Klicka på Kör automatiseringsregler för fakturor (2).



Vanliga frågor

Hur kommer jag till Öppna inköpsfakturor-vyn?
Välj i huvudmenyn Inköp > Öppna inköpsfakturor.

Vilka behörigheter behöver jag för att kunna redigera öppna inköpsfakturor?
Du behöver redigeringsbehörighet till leverantörsreskontrans grundläggande funktioner samt till leverantörsreskontrans vyer och listor. Med enbart läsbehörighet kan du endast granska uppgifterna.

Varför ser jag inte kolumnerna öppna och betalda?
Fälten öppna och betalda visas i Visa kolumner-valen endast om du har bokförare-, godkännare- eller fakturabetalningsroll eller huvudanvändare-behörigheter.

Varför visas inte en betald faktura längre i Öppna inköpsfakturor-vyn?
När fakturan har betalats och en betalning har lagts till den manuellt eller från kontoutdraget försvinner fakturan från Öppna inköpsfakturor-vyn och finns i stället i Inköpsfakturalistan.

Hur kan jag hantera flera fakturor samtidigt?
Välj de önskade fakturorna i Öppna inköpsfakturor-vyn och klicka på knappen Behandla x fakturor längst ner. Därefter kan du sakgranska, godkänna, kontosätta eller betala fakturorna en i taget och gå vidare med pilknappen.

Kan jag kontosätta fakturor massvis?
Nej. Kontosättning är inte möjligt massvis utan måste göras faktura för faktura. Massfunktionen skapar inte heller verifikat för fakturorna.

Hur gör jag om betalningen har avvisats med felet "Agreement missing"?
Felet innebär att företaget saknar ett giltigt betalningsrörelseavtal. Kontrollera avtalssituationen med banken och exportera fakturan på nytt till betalning när orsaken har korrigerats och den felaktiga betalningen tagits bort.

Hur begränsar jag vyn med ett sökord?
Skriv sökordet i fältet Begränsa med sökord. Sökningen riktas bland annat till fakturanummer, leverantör, referensnummer, datum, sakgranskare, godkännare och fakturans slutsumma.

Hur kan jag köra automatiseringsregler endast för vissa fakturor?
Välj de önskade fakturorna (till exempel alla nya fakturor) i Öppna inköpsfakturor-vyn och klicka på knappen Kör automatiseringsregler för fakturor längst ner i vyn. Funktionen visas endast om automatisk hantering av inköpsfakturor är aktiverad.

Hur skiljer jag mellan inhemska och utländska fakturor?
Använd valet Visa endast och välj Inhemska fakturor eller Endast valutabetalningar. För utländska fakturor bestäms landet utifrån leverantörens bankkonto. Om en utländsk leverantör har ett finskt bankkonto anses fakturan vara inhemsk.

Nyckelord

Öppna inköpsfakturor, leverantörsreskontra, Visa kolumner, inköpsorderkopplingar, masshantering, sakgranskning, godkännande, kontosättning, betalning, Exportera till betalning, Exportera på nytt, Överför till Severa, Återfakturering, automatiseringsregler, automatisk hantering av inköpsfakturor, Begränsa med sökord, Välj vad som ska visas, Visa endast

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.