Du kan skapa en ny leverantör antingen manuellt eller så kan systemet automatiskt skapa en ny leverantör när en faktura kommer in i inköpsreskontran, om inte fakturans leverantör kan fördelas till en befintlig leverantör. För fakturor som inkommer via skanningstjänsten försöker systemet identifiera namn, FO-nummer och bankkonto för en ny leverantör. Från e-fakturor fyller systemet även i adress- och kontaktuppgifter, om dessa nämnts i materialet.
Spara leverantörens bankkontouppgifter
Hantera leverantörens bokföringskonton
- Kontaktuppgifter-fliken
- Sakgranskare och cirkulationslistor-fliken
- Betalningsförbud-fliken
- Leverantörens behandlingshistorik-fliken
- Hantera bilagor-fliken
För att kunna lägga till en ny leverantör måste du ha minst redigeringsbehörigheter för hantering av leverantörer samt till grundläggande funktioner för inköpsreskontra.
Skapa en ny leverantör
Du kan börja skapa en ny leverantör via Inköp > Leverantörer > Ny leverantör. Det är bra att fylla i så detaljerade leverantörsuppgifter som möjligt.
Leverantörsgrupp: Om du har skapat en leverantörsgrupp i Netvisor kan du här välja önskad leverantörsgrupp.
Leverantörskod: Inte obligatorisk, men om du vill uppdatera leverantörslistan exempelvis från Excels .CSV-fil uppdateras leverantörsuppgifterna i Netvisor via leverantörskoden. Annars skapas leverantören på nytt i systemet.
Namn: Leverantörens namn
FO-nummer: Vi rekommenderar att ange dessa, då exempelvis skanningen av inköpsfakturor samt e-fakturafunktionerna hämtar sina leverantörsuppgifter på basis av bankkonto, leverantörsnamn och FO-nummer.
Kod: Om leverantören är utländsk kan du i detta fält ange leverantörens momsnummer eller annat liknande organisationsnummer. Fältet syns för att företaget använder byggnadsbranschens anmälningsförfarande.
Ange leverantörens adressuppgifter under fakturerings- och adressuppgifter.
Obs! Fältet Postanstalt rymmer högst 50 tecken.
Det land som valts för leverantören från listan påverkar automatisk kontosättning av fakturor beroende på om det är hemlandet, ett annat EU-land eller ett icke-EU-land. Obs! Vid utlands- och valutabetalningar måste du fylla i leverantörens adressuppgifter, annars kommer betalningsmaterialet inte att gå igenom på banken eller så får du ett felmeddelande om felaktiga/ofullständiga adressuppgifter under fakturans betalningsfas. Om du lägger till eller ändrar leverantörens adressuppgifter på leverantörskortet efter att fakturan mottagits/skapats ska du hämta leverantören på nytt till fakturan från "Byt leverantör" i rullgardinsmenyn Inköpsfakturans funktioner innan du för fakturan till betalning, så att de tillagda/ändrade uppgifterna uppdateras även på det betalningsmaterial som skickas till banken. Ändringen har trätt i kraft i samband med SEPA.
Språk för inköpsorder: Valet avgör språket för inköpsordern på dess utskrift/blankett som skickas från Netvisor. Möjliga språkval är finska, engelska och svenska. För nya företag kräver användning av Inköpsorder minst Professional-paket.
Under Tilläggsuppgifter kan du ställa in fler (standard)inställningar och hantera standardräkenskapsobjekt.
Standardbetalningsvillkor: Det här betalningsvillkoret erbjuds som standard för manuella fakturor. Om du dessutom väljer alternativet "Använd alltid standardbetalningsvillkor för inkommande fakturor" ställs standardbetalningsvillkoret automatiskt in för alla inkommande fakturor.
Förvald momssats: Leverantören kan tilldelas en förvald momssats, som alltid används på fakturablanketten.
När elektroniska fakturor inkommer utan att en momssats anges i fakturauppgifterna (e-fakturameddelandet) fastställs denna utifrån leverantörens basuppgifter. Om momsuppgiften anges i fakturameddelandet importeras den som standard från fakturameddelandet till Netvisors faktura- och kontosättningsrader. De momsuppgifterna som angivits i e-fakturameddelandet åsidosätter alltid uppgiften för förvald momssats som anges på leverantörskortet. Fakturor som tas emot via skanningstjänsten förmedlar ingen momsuppgift, så uppgiften läses från leverantörens förvalda momssats. Detsamma gäller även för fakturor som matats in manuellt i systemet.
Följande punkter kan väljas när leverantörsuppgifterna har sparats minst en gång.
Ytterligare information
När uppgifterna har sparats är det möjligt att välja använd alltid standardbetalningsvillkoret för inkommande fakturor, utan det här valet åsidosätter betalningsvillkoret på e-fakturan valet i leverantörens uppgifter. Från fakturor som inkommer via skanningstjänsten avläses inget betalningsvillkor, varvid systemet använder det standardbetalningsvillkor som valts i leverantörsuppgifterna.
Endast partiell avdragsrätt för moms: Det här gör egentligen ingenting, men genom en automation av inköpsfakturor kan du göra ett partiellt momsavdrag på leverantörens faktura. Läs mer på anvisningssidorna.
- Lägg till regeln "Partiellt momsavdrag"
- Användaren måste ange vilken andel av raderna som är avdragsgilla (%)
- Välj på vilken grund fakturaraden identifieras → produktkod eller produktnamn eller förklaring (eller kombinationer av dessa).
Standardvaluta för inköpsorder: Det här påverkar om företaget använder inköpsorder. I detta fall kan du skriva en inköpsorder i önskad valuta. Standardvalet är euro.
Spara leverantörens bankkontouppgifter
Lägg till ett bankkonto för leverantören under "Hantera leverantörens bankkonton" på leverantörskortet.
En utländsk leverantörs bankuppgifter bör omfatta bankens namn, kontonummer och bankens SWIFT/BIC-kod.
För betalningar till USA anges ofta också ett Clearing- eller Routingnummer. De här uppgifterna sparas i fältet "Clearingnummer" i leverantörens bankkontouppgifter. I fältet "Clearingkod" anges bokstavskombinationen USABA.
Vid en utlandsbetalning utanför SEPA-området ska även bankens adressuppgifter finnas angivna i leverantörens bankkontouppgifter. För att bankens adressuppgifter ska uppdateras på fakturans betalningsmaterial måste du när du lägger till kontouppgifterna kryssa för "Överför bankens adressuppgifter till betalningsmeddelande utöver BIC-koden".
I fältet Land väljer du det land som motsvarar banken (det här är alltid Finland som standard), och som standardvaluta är den valuta som betalas till leverantören. Spara till slut ändringarna genom att klicka på knappen "Spara".
På manuellt skrivna fakturor anges alltid leverantörens standardbankkonto som standard. Om e-fakturameddelandet eller en faktura som inkommit via skanningstjänsten har ett annat bankkonto i sitt meddelande överförs meddelandets bankkonto till fakturan.
Leverantörens standardvaluta
När du har skapat en leverantör kan du ställa in en standardvaluta för leverantören på leverantörskortet.
Standardvaluta-definitionen används som standard på två ställen:
- Vid hantering av ett leverantörsspecifikt inköpspris som matas in på produktkortet = anskaffningen anges i den valuta som är vald som standard i leverantörens uppgifter.
- När du väljer leverantör för en inköpsorder bestäms valutan för inköpsordern automatiskt på basis av leverantörens uppgifter.
Hantera leverantörens bokföringskonton
När du har skapat en leverantör kan du lägga till standardbokföringskonton för leverantören bakom denna länk. De valda kontona i fråga står högst upp i listan när du kontosätter en inköpsfaktura. För att hantera bokföringskonton kan du också lägga till ett standardbokföringskonto. I så fall visas detta konto direkt på inköpsfakturans kontosättningsrad. Netvisor avläser även kontot från nedanstående ställen i inkommande e-fakturamaterial, om uppgiften ingår i meddelandet.
- Fakturaspecifik import av bokföringskonto:
<NormalProposedAccountIdentifier>4000</NormalProposedAccountIdentifier>
- Fakturaradsspecifik import av bokföringskonto:
<RowNormalProposedAccountIdentifier>4000</RowNormalProposedAccountIdentifier>
Bifoga leverantörsuppgifter: Med hjälp av detta kan du kombinera två leverantörers uppgifter till en. Läs mer på anvisningssidorna.
Bläddra bland leverantörens fakturor: Bakom länken visas de inköpsfakturor som bildats för leverantören.
Anskaffningsuppgifter För att se anskaffningsuppgifter behöver du minst behörighet att läsa anskaffningspris i inköpsreskontras behörigheter. Vyn visar om ett produktspecifikt anskaffningspris har införts på produktkortet. Från länken leverantörens anskaffningsuppgifter ser du alla anskaffningsuppgifter som länkats till leverantören för olika produkter.
Kontaktuppgifter-fliken
På fliken Kontaktuppgifter kan du hantera leverantörens kontaktuppgifter. Om du anger rätt e-postadress i leverantörskortets uppgifter kan du skicka inköpsordern till leverantören i fråga via e-post. Kommentarsfältet är avsett för en intern kommentar.
Sakgranskare och cirkulationslistor-fliken
Läs mer på anvisningssidorna.
Betalningsförbud-fliken
På fliken Betalningsförbud kan du utfärda betalningsförbud för leverantören och kommentera orsaken till betalningsförbudet (obligatorisk uppgift). Om leverantören redan har betalningsförbud kan du ta bort betalningsförbudet genom att klicka på knappen. Uppgiften om ett tillagt eller borttaget betalningsförbud finns kvar i betalningsförbudshistoriken.
Leverantörens behandlingshistorik-fliken
Fliken Leverantörens behandlingshistorik visar ändringar som gjorts i leverantörens uppgifter.
Hantera bilagor-fliken
Du kan lägga till önskade bilagor för leverantören.
Redigera leverantör
Välj önskad leverantör från leverantörslistan för att redigera leverantörens uppgifter.
Ta bort leverantör
Knappen för att ta bort en leverantör finns längst ner på leverantörskortet. Du kan inte ta bort leverantören om den har fakturor eller inköpsordrar i reskontra. I sådana fall kan du i stället för att ta bort leverantören tillåta eller förhindra inmatning av en ny inköpsfaktura via aktiv-valet i basuppgifterna.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback