Import av leverantörsinformation

Den här guiden handlar om att importera och uppdatera leverantörsinformation i Netvisor med hjälp av CSV-filer.

INNEHÅLL

• Allmänt
• Fält som används vid import och uppdatering av leverantörsinformation
• Förbereda data
• Steg för dataimport

Allmänt

Leverantörsinformation kan importeras till Netvisor från Excel-tabeller eller andra system. Det kan också finnas behov av att uppdatera ett befintligt leverantörsregister baserat på en Excel-tabell. För dessa situationer används funktionen Dataimport.

Dataimportfunktionen möjliggör import av leverantörsinformation från ett annat system till Netvisor i CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -format. CSV-filformatet är ett allmänt använt överföringsfilformat som ofta används vid överföring av data mellan olika programvaror. Du kan skapa en CSV-fil till exempel med ett kalkylprogram genom att välja CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) som sparformat. Observera att om filnamnet innehåller specialtecken kan det orsaka ett fel vid dataimporten.

Funktionen är tillgänglig för alla företag utan extra kostnad och användaren måste ha redigeringsrättigheter i Accounting-sektionens funktionsspecifika rättigheter för "Hantera grunddata" samt "Importera grunddata". Du hittar dataimportfunktionen i företagets meny i Netvisor-gränssnittet: Företagsmeny > Dataimport och export > Dataimport

Obligatorisk information i materialet är

• Leverantörskod (rekommenderas)
• Namn
• Adress
• Postnummer
• Postort
• Organisationsnummer
• Obs! Om leverantörens bankkontoinformation importeras måste även BIC/Swift och bankkontonamn finnas i en egen kolumn

Fält som används vid import och uppdatering av leverantörsinformation

Om obligatoriska fält inte har angetts kan importen inte genomföras.

* Varje bankkontos information anges i separata kolumner i importfilen, de placeras inte i samma cell.
Samma praxis gäller även för Bokföringskonto, Standard bokföringskonto och Kostnadsställe.

Här är exempel på filer för import av leverantörsinformation:

• Excel-version
• CSV-version

Förbereda data

I CSV-överföringsfilen måste informationen för en leverantör anges på en egen rad, med leverantörsinformationen uppdelad i kolumner. Om du namnger kolumnerna i Excel-filen enligt ovanstående lista, kommer kolumnerna automatiskt att matchas med fälten som används på Netvisors leverantörskort vid import av data. Ta bort tomma kolumner från filen, det vill säga om en kolumn inte används, ta bort den helt.

Formatera tabellen i Excel som text innan importen för att undvika nummerproblem. Hantering av nummersekvenser som börjar med noll kan orsaka att nollorna saknas i Excel (till exempel: 00130 Helsingfors -> 130 Helsingfors), om tabellen hanteras med standardinställningar.

Gör så här:

1. Välj hela tabellen
2. Högerklicka
3. Välj "Formatera celler"
4. Välj kategori "Text" (se bild nedan)

Om du använder en MAC-arbetsstation bör sparformatet vara "Windows-komma separerade värden (.csv)" eller "Windows Comma Separated (.csv)" för att få rätt på åäö. Dessa sparformat kanske inte finns på de nyaste MAC:arna, så i detta fall bör importen göras på en Windows-arbetsstation.

Steg för dataimport

1. Öppna Företagsmenyn och välj "Dataimport"
2. Välj datatyp "Import av leverantörsinformation" (se bild nedan, punkt 1) och klicka på "Bläddra" (2)
3. Hitta filen som innehåller den sparade leverantörsinformationen och klicka på "Importera data" (3).
   
4. I nästa steg länkas fälten för den importerade informationen till motsvarande fält i Netvisors leverantörsinformation. Genom att klicka på "Välj" (se bild nedan, punkt 1) öppnas en rullgardinsmeny för varje kolumn där du väljer vilken information kolumnen innehåller. I bilden nedan har valet gjorts i punkt 2. I instruktionen är denna kolumn markerad som innehållande leverantörskod.
5. Om den första raden i den importerade filen innehåller kolumnrubriker, genom att välja "Första raden innehåller kolumnrubriker (importeras inte)" -valet, kommer kolumnrubrikerna inte att importeras till Netvisor (3).
6. Efter länkningen, klicka på "Uppdatera valdafält" -knappen (4)
   
7. Grön färg indikerar att den importerade informationen är korrekt (se bild nedan, punkt 1). Röd färg indikerar ett fel, och importen av den raden skulle inte lyckas.
8. I sammanfattningen (3) ser du att det finns ett redigerbart leverantörskort i materialet men inga nya leverantörskort. "Redigeringar"-informationen betyder att det redan finns ett leverantörskort med samma leverantörskod i leverantörsregistret. Om det finns ett nummer i "Felrader" -sektionen i sammanfattningen, kan dessa rader inte importeras. Felaktiga rader måste korrigeras i CSV-filen och importen måste startas om för att få informationen importerad till Netvisor.
9. "Referens"-länken (2) låter dig se vilket leverantörskort som refereras till (öppna med högerklick i ett nytt fönster).
   
10. Efter att fälten har uppdaterats visas två alternativa funktioner i vyn:
    1. "Bearbeta endast ovanstående redigerbara rader och valda fält" - Denna funktion bearbetar endast redigerbara rader, nya poster ignoreras i bearbetningen.
    2. "Fortsätt till val av länkning av data" - Denna funktion importerar alla nya leverantörer (Tillägg) till registret och uppdaterar de gamla (Redigeringar).
11. "Bearbeta endast ovanstående redigerbara rader och valda fält"-knappen uppdaterar befintlig leverantörsinformation i leverantörsregistret. Efter att ha klickat på "Fortsätt till val av länkning av data"-knappen fortsätter du till val av länkning av data. De saker som ska länkas är: 
    1. Leverantörsgrupp
    2. Standard moms-sats
    3. Land
    4. Standard betalningsvillkor
12. Informationen i CSV-filen uppdateras automatiskt till befintliga poster. Om automatisk matchning inte gjordes eller om fältet var tomt i CSV-filen, kan du välja posten (t.ex. leverantörsgrupp) manuellt från rullgardinsmenyn. Efter valen sker dataimporten genom att klicka på "Spara data" -knappen. 

Nyckelord: Leverantörsinformation, Netvisor, CSV-fil, Excel, Import, Länkning av data

Hjälpte det här svaret? Ja Nej