Tack för att du har valt e-fakturering! Du minskar samtidigt miljöpåverkan.Den här guiden visar hur du lägger till e-faktureringsuppgifter till kunduppgifterna i Netvisor, hur du skickar en faktura som e-faktura, hur du skapar en nätfaktura enligt EU-standard samt hur du hanterar felkommunikation och svarar på de vanligaste frågorna om e-fakturering.
Innehållsförteckning
Bekanta dig med e-fakturering i Netvisor.
Allmänt
Det är inte nödvändigt att göra ett betalningsrörelseavtal med företagets bank för att skicka e-fakturor för företag. Alla våra kunder som använder Netvisors försäljningsreskontra kan automatiskt skicka e-fakturor för företag. Fakturorna skickas från Netvisor i Finvoice 3.0-format.
För att kunna skicka e-fakturor behövs information om kundens e-faktureringsuppgifter. E-faktureringsuppgifterna består av e-fakturaadressen och e-fakturaoperatörens operatörskod. Operatörskoden kallas bland annat i Tiekes register över e-fakturadresser för förmedlarkod.
E-fakturaadress
E-fakturaadressen är antingen i IBAN- eller EDI-format. Vanligast är att en e-fakturaadress bildas av antingen företagets bankkontonummer i IBAN-format eller företagets "normala" EDI-kod (0037 + företagets FO-nummer utan bindestreck).
Nätfakturaoperatör
En e-fakturaoperatör är den som förmedlar e-fakturorna till mottagarens system. Det finns två slags e-fakturaoperatörer:
- Banknätverk: de flesta banker erbjuder e-fakturaförmedlingstjänster och kunden kan ingå ett avtal om mottagning av e-fakturor med sin kontobank
- Operatörsnätverk: e-fakturaoperatören utgörs av ett företag som producerar e-faktureringstjänster. Maventa hör till exempel till den här gruppen.
Operatörskod (förmedlarkod)
Varje e-fakturaoperatör har sin egen förmedlarkod (Intermediator-kod) som talar om till vilken e-fakturaoperatör fakturan ska skickas. För banknätverksoperatörer används bankens BIC-kod som identifierare och i operatörsnätverket är förmedlarkoden vanligtvis det ifrågavarande företagets EDI-kod.
Kolla de e-fakturaoperatörer som stöds i Netvisor i den här listan
Lägg till e-fakturauppgifter till kunduppgifterna
För att det ska gå att skicka e-fakturor till en kund, bör de kundspecifika e-faktureringsuppgifterna sparas på kundkortets flik Perustietojen muokkaus:
- e-fakturaadress
- nätfakturaoperatör
Om formen på kundens e-fakturaadress avviker från de normala e-fakturadresserna med IBAN- och EDI-format, ska rutan “Hoppa över kontrollen av e-fakturaadress när uppgifterna sparas" markeras innan uppgifterna sparas. Annars kan e-fakturaadressen inte sparas på kundkortet. Kundens e-fakturaoperatör väljs ur rullgardinsmenyn E-fakturaoperatör. Menyn innehåller alla e-fakturaoperatörer som stöds i Netvisor. Om kundens e-fakturaoperatör inte finns med på listan, går det inte att skicka fakturor som e-fakturor från Netvisor åt kunden.
Övriga grunduppgifter som krävs på faktureringskundens kundkort för att fakturorna ska kunna skickas som e-fakturor:
- FO-nummer
- fullständiga faktureringsadressuppgifter (gatuadress, postnummer och postanstalt)
Verksamhetsställets e-fakturaadress
Om verksamhetsstället angetts på kundkortet och verksamhetsstället väljs för fakturan som skickas som e-faktura, måste även verksamhetsställets adressuppgifter (gatuadress, postnummer och postkontor) vara fullständigt ifyllda. Om adressuppgifterna saknas kan inte fakturan skickas som e-faktura. I det här fallet får användaren i sändningsprocessen ett felmeddelande om ofullständiga leveransadressuppgifter, såsom "Valituissa laskuissa on verkkolaskuiksi kelpaamattomia laskuja puutteellisten toimitusosoitetietojen johdosta.".
Verksamhetsstället kan också ges en e-fakturaadress och om detta verksamhetsställe används på fakturan, åsidosätter detta e-fakturaadressen bakom kunden.
Om ett e-fakturamaterial bör förmedla en kundspecifik identifierare (såsom fabriksnummer, byggplatsnummer eller dylikt) kan identifieraren anges på kundkortet i fältet "Mottagarens EDI-kod om uppgifterna skiljer sig från företagets FO-nummer" på fliken "Redigera basuppgifter". I det här fallet importeras informationen till fakturameddelandet i fältet "BuyerOrganisationUnitNumber".
Lägg till bilagor till en faktura som ska skickas som e-faktura
Läs mer om hur du lägger till en bilaga till en faktura finns i den här anvisningen.
När ett företags e-faktura skickas till ett banknätverk (dvs. mottagarens e-fakturaoperatör är en bank) skickas bilden på fakturan och fakturans bilagor till mottagarens operatör i form av en länk i fakturans Finvoice-material. Det här beror på att banknätverket inte kan ta emot bilden på fakturan och bilagorna i något annat format. För att mottagaren ska se bilden på fakturan och bilagorna, måste mottagarens system stöda visning av bilagor som länkar i fakturans Finvoice-material.
Bilagorna och bilden på fakturan i ett företags e-faktura, som skickas till ett operatörsnätverk, vidarebefordras som sådana till mottagarens e-fakturaoperatör.
Skicka faktura som e-faktura
Försäljningsfakturor skickas som e-fakturor enligt den normala sändningsprocessen. Sändningen sker antingen direkt från fakturan genom att klicka på knappen "Sänd faktura" eller från vyn Öppna försäljningsfakturor genom att ange de fakturor du vill att ska vara aktiva och klicka på knappen "Skicka fakturor":
Om det finns brister i kunduppgifterna som gör att det inte går att skicka fakturan, får användaren ett meddelande om detta i sändningsprocessvyn.
I händelse av att e-fakturering inte finns tillgänglig för fakturan, är det en god idé att kontrollera kundens faktureringsadress och e-faktureringsuppgifter och vid behov uppdatera dem på fakturan genom att klicka på 'Uppdatera adressuppgifterna från kunden för de valda' i sändningsprocessen. När en e-faktura har skickats från programmet kan den inte längre återkallas.
Nätfaktura enligt EU-standard
EU-Standardin mukaisesta verkkolaskusta on kerrottu omassa ohjeessa täällä. Jos tämä on valittu, niin tätä asetusta käytetään myös, jos asiakkaan takana on verkkolaskuosoite toimipaikalla.
Felkommunikation
Om en faktura som skickats som e-faktura till en konsument returneras med ett fel hittar du fakturan under rubriken "Avvisad" i vyn Öppna försäljningsfakturor. Bredvid fakturanumret finns en ikon. Klicka på ikonen för att se orsaken till att fakturan returnerats:
Ett meddelande om felaktiga fakturor som returnerats visas också på Netvisors startsida under rubriken Avvikelser och anmärkningar:
De vanligaste orsakerna till att en faktura som skickats som en e-faktura returneras som felaktiga:
- Kundens e-fakturaadress och/eller operatörsinformation är felaktig och mottagaren hittas således inte
- Fakturans förfallodag ligger i det förflutna i förhållande till sändningsdagen
- Maventa-yhteyden rekisteröimiseen liittyvää Visma Sign-lomaketta ei ole allekirjoitettu. Lisätietoja tähän virheeseen liittyen löytyy Uuden Maventa-verkkolaskuyhteyden avaaminen Netvisoriin -tiedotteesta
- Verkkolaskun lähetys epäonnistui, koska myyntilaskulla olevien tuotteiden kirjanpidon oletustiliksi on valittu tili, jonka ALV-tunnus on ristiriidassa verkkolaskutuksen verokoodin (Myynti > Laskutuksen asetukset > Verkkolaskutuksen verokoodit) kanssa. Ohjeet tähän virheeseen liittyen löytyy EU-standardin mukaiset verkkolaskut -ohjeesta
För att en felaktig faktura ska kunna redigeras, bör funktionen “Återkalla faktura" väljas. Detta returnerar fakturan under rubriken Oskickade fakturor och makulerar verifikationen som skapats för den, vilket innebär att fakturan kan redigeras igen. Om kundens e-faktureringsuppgifter behöver korrigeras på kundkortet, måste fakturan genomgå följande åtgärder efter att kundkortets uppgifter rättats och sparats:
Ett annat alternativ är att markera fakturan/fakturorna i listan över öppna försäljningsfakturor och välja funktionen "Återkalla faktura" (samma funktion finns också i menyn Försäljningsfakturans funktioner):
En e-faktura enligt EU-standard förblir felaktig
Motstridiga uppgifter på försäljningsfakturan leder till att e-fakturor enligt EU-standaren avvisas. Nedan exempel på de vanligaste felen:
Exempel 1: På försäljningsfakturan är moms 0 % på inhemsk försäljning. I detta fall måste uppgifterna för bokföringskontot eller fakturaraden i kontot som valts i kontosättningsförslaget innehålla momskoden KOMY 0%.
Om momskoden är KOMY blir fakturan felaktig, eftersom KOMY:s standard "S (normal skattesats)" inte tillåter ett momsvärde på 0 %. För att rätta till situationen måste först produktens standardbokföringskonto korrigeras och efter det ska fakturaraderna i försäljningsfakturan uppdateras. Alternativt kan du korrigera kontot på försäljningsfakturans fakturarad vid punkten “Kontosättningsförslag". Detta bör göras innan fakturan skickas på nytt.
Exempel 2: Försäljningsfakturans standardbokföringskonto för EU-försäljning av produkter har en momskod för inhemsk försäljning, även om det borde vara fråga om utlandsförsäljning. Av denna anledning får även verifikationen momskoden KOMY. Under Försäljning > Faktureringsinställningar > Skattekoder för e-fakturering är KOMY = S Normal skattesats vald igen. Situationen korrigeras på samma sätt som i exempel 1.
Exempel 3: Det finns både försäljning inklusive skatt och skattefri försäljning på försäljningsfakturan. Fakturor enligt standarden kan inte innehålla båda samtidigt.
Om e-fakturan inte måste följa EU-standarden kan du i kundens uppgifter avmarkera rutan Redigera basuppgifter > Nätfaktura enligt EU-standard. Försäljningsfakturan kan efter den här åtgärden på nytt skickas som en e-faktura utan ovan nämnda korrigeringar.
FAQ
Kan jag återkalla en skickad e-faktura?
När en e-faktura har skickats från programmet kan den inte längre återkallas.
När skickas en försäljningsfaktura som skickats som e-faktura vidare från Netvisor?
När e-fakturan skickas från Netvisor går den vidare direkt.
Kan en e-faktura skickas från Netvisor till ett svenskt företag med PEPPOL-adress?
En faktura kan skickas från Netvisor till Sverige med PEPPOL-adress. PEPPOL-adressen anges som e-fakturaadress bakom kunden och PEPPOL som operatör, och kryssrutan "Hoppa över kontrollen av e-fakturaadress när uppgifterna sparas" markeras.
Varför blir e-fakturan felaktig på grund av förfallodagen?
Bankerna kräver att alla fakturamaterial som skickas till banknätverket har minst fyra bankdagar till förfallodagen. Maventa kan inte förmedla fakturor till bankerna om förfallodagen inte är inom den tillåtna tidsramen, eftersom den mottagande bankoperatören avvisar fakturan. När fakturan skickas till operatörsnätverket får förfallodagen inte ligga i det förflutna.
Varför blev e-fakturan felaktig: Skickandet av e-fakturan misslyckades, eftersom fakturan med detta nummer redan har skickats. Vänligen korrigera fakturan.
Detta beror på att företaget har aktiverat en spärr för dubbel sändning på sitt Maventa-konto, vilket hindrar att samma faktura skickas inom en vecka. I detta fall måste du antingen vänta en vecka efter den lyckade sändningen och sedan skicka fakturan igen, eller meddela Netvisors support att du vill ta bort spärren för dubbel sändning från Maventa-kontot.
Vad ska jag göra om e-fakturan blir felaktig?
Beroende på orsaken till felet måste fakturan återkallas genom att välja den aktuella raden i öppna försäljningsfakturor och klicka på triangeln vid raden för att återkalla fakturan. Detta returnerar fakturan som oskickad och makulerar även den befintliga verifikationen, om den är på en öppen moms- och räkenskapsperiod. Sedan kan fakturan redigeras, korrigeras och skickas igen.
Kan jag fortfarande redigera försäljningsfakturan efter att den har skickats?
I fakturavyn kan fakturans uppgifter redigeras till viss del även efter att fakturan har skickats. Redigeringar är begränsade så att reskontrarättigheter kan användas för att redigera fakturauppgifter som inte enligt skattemyndighetens anvisningar "tvingar" till att skicka fakturan igen. Det är inte möjligt att ändra uppgifter som påverkar fakturans belopp eller fakturans adressuppgifter efter att den har skickats.
Uppgifter som kan redigeras med reskontrarättigheter är:
- Ändringar i fakturans tilläggsinformationsfält och fakturans kommentarer i allmänhet
- Beskrivningar och kommentarer på fakturaraderna
- Ändringar i fälten "Vår referens" och "Er referens"
- Fri text före eller efter fakturaraderna
- Ändring av leveranssätt eller -villkor
- Redigering av bokföringsdatum (observera att detta inte påverkar uppgifterna i den befintliga verifikationen)
- Lägg till avtalsnummer
- Lägg till / ändra försäljare
- Interna uppgifter såsom:
- Ränte- och indrivningsförbud
- Lägg till betalningsplan på fakturan
- Lägg till bilaga på fakturan
- Uppdatering av inköpspris (påverkar bruttovinst och provision)
Nyckelord: E-faktura, Netvisor, Finvoice, kundkort, EU-standard, felkommunikation, PEPPOL.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback