Innehållsförteckning

Bekanta dig med e-fakturering i Netvisor.

Allmänt
Det är inte nödvändigt att göra ett betalningsrörelseavtal med företagets bank för att skicka e-fakturor för företag. Alla våra kunder som använder Netvisors försäljningsreskontra kan automatiskt skicka e-fakturor för företag. Fakturorna skickas från Netvisor i Finvoice 3.0-format.

För att kunna skicka e-fakturor behövs information om kundens e-faktureringsuppgifter. E-faktureringsuppgifterna består av e-fakturaadressen och e-fakturaoperatörens operatörskod. Operatörskoden kallas bland annat i Tiekes register över e-fakturadresser för förmedlarkod.

E-fakturaadress

E-fakturaadressen är antingen i IBAN- eller EDI-format. Vanligast är att en e-fakturaadress bildas av antingen företagets bankkontonummer i IBAN-format eller företagets "normala" EDI-kod (0037 + företagets FO-nummer utan bindestreck).

Nätfakturaoperatör

En e-fakturaoperatör är den som förmedlar e-fakturorna till mottagarens system. Det finns två slags e-fakturaoperatörer:

  • Banknätverk: de flesta banker erbjuder e-fakturaförmedlingstjänster och kunden kan ingå ett avtal om mottagning av e-fakturor med sin kontobank
  • Operatörsnätverk: e-fakturaoperatören utgörs av ett företag som producerar e-faktureringstjänster Maventa hör till exempel till den här gruppen.

Operatörskod (förmedlarkod)

Varje e-fakturaoperatör har sin egen förmedlarkod (Intermediator-kod) som talar om till vilken e-fakturaoperatör fakturan ska skickas. För banknätverksoperatörer används bankens BIC-kod som identifierare och i operatörsnätverket är förmedlarkoden vanligtvis det ifrågavarande företagets EDI-kod.

Kolla de e-fakturaoperatörer som stöds i Netvisor i den här listan

Lägg till e-fakturauppgifter till kunduppgifterna  

För att det ska gå att skicka e-fakturor till en kund, bör de kundspecifika e-faktureringsuppgifterna sparas på kundkortets flik:

  • e-fakturaadress
  • nätfakturaoperatör

Om formen på kundens e-fakturaadress avviker från de normala e-fakturadresserna med IBAN- och EDI-format, ska rutan “Hoppa över kontrollen av e-fakturaadress när uppgifterna sparas" markeras innan uppgifterna sparas. Annars kan e-fakturaadressen inte sparas på kundkortet. Kundens e-fakturaoperatör väljs ur rullgardinsmenyn E-fakturaoperatör. Menyn innehåller alla e-fakturaoperatörer som stöds i Netvisor. Om kundens e-fakturaoperatör inte finns med på listan, går det inte att skicka fakturor som e-fakturor från Netvisor åt kunden. 

Övriga grunduppgifter som krävs på faktureringskundens kundkort för att fakturorna ska kunna skickas som e-fakturor:

  • FO-nummer
  • fullständiga faktureringsadressuppgifter (gatuadress, postnummer och postanstalt)

Om verksamhetsstället angetts på kundkortet och verksamhetsstället väljs för fakturan som skickas som e-faktura, måste även verksamhetsställets adressuppgifter (gatuadress, postnummer och postkontor) vara fullständigt ifyllda. Om adressuppgifterna saknas kan inte fakturan skickas som e-faktura. I det här fallet får användaren i sändningsprocessen ett felmeddelande om ofullständiga leveransadressuppgifter. 

Om ett e-fakturamaterial bör förmedla en kundspecifik identifierare (såsom fabriksnummer, byggplatsnummer eller dylikt) kan identifieraren anges på kundkortet i fältet "Mottagarens EDI-kod om uppgifterna skiljer sig från företagets FO-nummer" på fliken Redigera basuppgifter. I det här fallet importeras informationen till fakturameddelandet i fältet "BuyerOrganisationUnitNumber".

Lägg till bilagor till en faktura som ska skickas som e-faktura

Läs mer om hur du lägger till en bilaga till en faktura finns i den här anvisningen.

När ett företags e-faktura skickas till ett banknätverk (dvs. mottagarens e-fakturaoperatör är en bank) skickas bilden på fakturan och fakturans bilagor till mottagarens operatör i form av en länk i fakturans Finvoice-material. Det här beror på att banknätverket inte kan ta emot bilden på fakturan och bilagorna i något annat format. För att mottagaren ska se bilden på fakturan och bilagorna, måste mottagarens system stöda visning av bilagor som länkar i fakturans Finvoice-material.

Bilagorna och bilden på fakturan i ett företags e-faktura, som skickas till ett operatörsnätverk, vidarebefordras som sådana till mottagarens e-fakturaoperatör.

eScan-material kan inte bifogas till e-fakturor.

Skicka faktura som e-faktura

Försäljningsfakturor skickas som e-fakturor enligt den normala sändningsprocessen. Sändningen sker antingen direkt från fakturan genom att klicka på knappen "Sänd faktura" eller från vyn Öppna försäljningsfakturor genom att ange de fakturor du vill att ska vara aktiva och klicka på knappen "Skicka fakturor":

Om det finns brister i kunduppgifterna som gör att det inte går att skicka fakturan, får användaren ett meddelande om detta i sändningsprocessvyn.

I händelse av att e-fakturering inte finns tillgänglig för fakturan, är det en god idé att kontrollera kundens faktureringsadress och e-faktureringsuppgifter och vid behov uppdatera dem på fakturan genom att klicka på 'Uppdatera adressuppgifterna från kunden för de valda' i sändningsprocessen. När en e-faktura har skickats från programmet kan den inte längre återkallas.

 

Nätfaktura enligt EU-standard

Statskontoret kräver EU-standard, dvs. s.k. e-fakturamaterial i enlighet med EU-normerna. Dessa e-fakturor innehåller mer exakta datafält än vid vanlig fakturering. I Netvisor går det enkelt att aktivera kundspecifika datafält för e-fakturering i enlighet med EU-normerna. Om denna inställning inte är aktiverad kommer fakturorna inte att gå igenom Statskontorets kontroll. Även andra enskilda inhemska och utländska aktörer kan kräva att denna inställning är aktiverad. Inga ändringar har gjorts i fakturamaterial som skickas till konsumenternas e-fakturor och finansiella tjänster.

Nätfaktura_kund.png

Inställningen aktiveras för önskade kunder i kundkortet (ovan), på fliken redigering av basinformation. Genom att markera rutan kommer tilläggsuppgifterna som finns i "Faktureringsinställningar" (nedan) att skickas med materialet till kunden ifråga. Dessa uppgifter har i förväg fyllts i enligt de instruktioner som erhållits från Statskontoret, men uppgifterna kan vid behov ändras. "Förhandsifyllningen" har gjorts för att verifikationsbokföringen ska fungera så automatiskt som möjligt även för dessa fakturor enligt EU-standarden. Observera att dessa inställningar endast påverkar fakturor för de kunder för vilka inställningen "Nätfaktura enligt EU-standard" är vald.

Nätfaktura_inställningar.png

Denna information visas inte i fakturavyn eller på fakturautskriften men uppgifterna skickas i ett e-fakturameddelande enligt EU-standarden. Det är också bra att notera att det inte går att skicka samlingsfakturor till dessa kunder.

Nya fält som stöds i Finvoice 3.0 och som är i enlighet med EU-Standarden:

  • QuantityUnitCodeUN alltid C62
  • CountryCode för leveransadress
  • InvoiceTypeCodeUN 380/381
  • Kreditnotans uppgift OriginalInvoiceNumber + OriginalInvoiceDate
  • RowsTotalVatExcludedAmount
  • BuyerReferenceIdentifier
  • VatCode
  • VatFreeText (AE, E, G, K, O, för skattekoder)
  • InvoicedQuantity
  • UnitPriceNetAmount
  • RowPositionIdentifier
  • SubRowPositionIdentifier
  • EpiPaymentMeansCode alltid 58

Felkommunikation

Om en faktura som skickats som e-faktura till en konsument returneras med ett fel hittar du fakturan under rubriken "Avvisad" i vyn Öppna försäljningsfakturor. Bredvid fakturanumret finns en ikon. Klicka på ikonen för att se orsaken till att fakturan returnerats:

Ett meddelande om felaktiga fakturor som returnerats visas också på Netvisors startsida under rubriken Avvikelser och anmärkningar:

De vanligaste orsakerna till att en faktura som skickats som en e-faktura returneras som felaktiga:

  • Kundens e-fakturaadress och/eller operatörsinformation är felaktig och mottagaren hittas således inte 
  • Fakturans förfallodag ligger i det förflutna i förhållande till sändningsdagen

För att en felaktig faktura ska kunna redigeras, bör funktionen “Återkalla faktura" väljas i rullgardinsmenyn som öppnas via pilen i högra kanten på raden för fakturan som returnerats.

Detta returnerar fakturan under rubriken Oskickade fakturor och makulerar verifikationen som skapats för den, vilket innebär att fakturan kan redigeras igen.

Om kundens e-faktureringsuppgifter behöver korrigeras på kundkortet, måste fakturan genomgå följande åtgärder efter att kundkortets uppgifter rättats och sparats:

  • Sök efter en felaktig faktura som returnerats och öppna fakturan genom att klicka på fakturanumret
  • Klicka på knappen Byt kund (pilikonen) som finns bredvid kundens namn
  • Sök efter en annan kund för fakturan och klicka på "Byt"
  • Klicka igen på knappen Byt kund bredvid kundens namn på fakturan och hämta tillbaka rätt faktureringskund till fakturan och klicka på “Byt" 

På det här sättet uppdateras uppgifterna som uppdaterats på kundkortet också på fakturamaterialet. Efter det här kan fakturan skickas på nytt.

En e-faktura enligt EU-standard förblir felaktig.

Motstridiga uppgifter på försäljningsfakturan leder till att e-fakturor enligt EU-standaren avvisas. Nedan exempel på de vanligaste felen:

Exempel 1: På försäljningsfakturan är moms 0 % på inhemsk försäljning. I detta fall måste uppgifterna för bokföringskontot eller fakturaraden i kontot som valts i kontosättningsförslaget innehålla momskoden KOMY 0%.
Om momskoden är KOMY blir fakturan felaktig, eftersom KOMY:s standard "S (normal skattesats)" inte tillåter ett momsvärde på 0 %. För att rätta till situationen måste först produktens standardbokföringskonto korrigeras och efter det ska fakturaraderna i försäljningsfakturan uppdateras. Alternativt kan du korrigera kontot på försäljningsfakturans fakturarad vid punkten “Kontosättningsförslag". Detta bör göras innan fakturan skickas på nytt.

Exempel 2: Försäljningsfakturans standardbokföringskonto för EU-försäljning av produkter har en momskod för inhemsk försäljning, även om det borde vara fråga om utlandsförsäljning. Av denna anledning får även verifikationen momskoden KOMY. Under Försäljning > Faktureringsinställningar > Skattekoder för e-fakturering är KOMY = S Normal skattesats vald igen. Situationen korrigeras på samma sätt som i exempel 1.

Exempel 3: Det finns både försäljning inklusive skatt och skattefri försäljning på försäljningsfakturan. Fakturor enligt standarden kan inte innehålla båda samtidigt.

Om e-fakturan inte måste följa EU-standarden kan du i kundens uppgifter avmarkera rutan Redigera basuppgifter > Nätfaktura enligt EU-standard. Försäljningsfakturan kan efter den här åtgärden på nytt skickas som en e-faktura utan ovan nämnda korrigeringar.

FAQ

Kan jag återkalla en skickad e-faktura?
När en e-faktura har skickats från programmet kan den inte längre återkallas.

Kan en e-faktura skickas från Netvisor till ett svenskt företag med PEPPOL-adress?
Det går att skicka en faktura från Netvisor till Sverige med PEPPOL-adressen. Bakom kunden anges PEPPOL-adressen som e-fakturaadress och operatören som PEPPOL. Vidare markeras punkten “Hoppa över kontrollen av e-fakturaadress när uppgifterna sparas".









Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Synd att vi inte kunde vara till hjälp. Hjälp oss förbättra denna artikel med din feedback.