Skapa en ny försäljningsfaktura : Netvisor

Du kan skapa en ny försäljningsfaktura på följande sätt:

Försäljning > Fakturering > Ny försäljningsfaktura
Via kundsökning med funktionen "Skapa kund och fakturera"
Från det gröna pluset i kundvyns "Senaste försäljningsfakturor" -låda
Via produktsökning, från "Exportera valda till försäljningsfaktura" -funktionen längst ner på sidan
Med funktionen Skapa ny > Försäljningsfaktura i övre balken

Innehåll i instruktionen

INNEHÅLL

Ny faktura

Kund: En befintlig kund kan väljas i listan. Vid behov kan du skapa en ny kund via länken Ange ny kund. Det finns en separat instruktionssida för att skapa en kund. På fakturan kan du välja Tillfällig kund om du vill skapa en faktura för en kund som inte har ett eget kundkort.

Bifirma: Om företaget har en bifirma kan denna väljas i listan. Det finns en separat instruktionssida för bifirmor.

Datum: Fakturans datum. Som datum på fakturaverifikationen anges fakturans datum.

Bokföringsdag: Om fakturan tilldelas en bokföringsdag avgör denna fakturaverifikationens datum. Om ingen bokföringsdag anges används fakturans datum som standard på verifikationen.

Valuteringsdag: Påverkar betalningsvillkoret. Om ett betalningsvillkor på exempelvis 14 dagar netto används, räknas detta från valuteringsdagen. Om inget valuteringsdatum har angivits, räknas detta från fakturans datum.

Betalningsvillkor: Välj ett befintligt betalningsvillkor. Du kan skapa nya betalningsvillkor under Försäljning > Basuppgifter och inställningar > Hantera betalningssätt. Systemet räknar ut förfallodagen enligt betalningsvillkoret och fakturans datum. Om betalningsvillkoret är förfallodag, anges förfallodagen manuellt i fältet förfallodag. Om e-fakturering används ska förfallodagen vara minst fyra bankdagar i framtiden.

Förfallodag: Fakturans förfallodag. Skapas på basis av betalningsvillkoret. Om betalningsvillkoret är förfallodag, kan förfallodagen anges manuellt på önskad dag.

Leveransdag: Leveransdag för fakturans produkter.

Försäljare: Om företaget har personer angivna som försäljare i Försäljningens basuppgifter kan dessa väljas i rullgardinsmenyn. Om försäljaren tilldelats en provisionsprocent, kommer den provisionsprocent som väljs för produktraderna att hämtas direkt från säljaren.

Vår referens/ Er referens: Fälten kan innehålla högst 35 tecken om fakturan skickas som e-faktura. En pappersfaktura rymmer ca 21 tecken (siffran är vägledande, då fältet på fakturan som ska skrivas ut som PDF inte skalas).
Informationen i fältet Er referens visas både under "WaybillIdentifier" och "BuyerReferenceIdentifier". Informationen i fältet Vår referens visas under "SellerReferenceIdentifier".

Kopiera kundens tilläggsuppgiftsfält till fakturan: Hämta kundkortets Tilläggsuppgifter-fält till fakturan. Tilläggsuppgifter-fältet hittar du under fliken "Redigering av tilläggsuppgifter".

Spara: Sparar uppgifterna och styr till fakturavyn.

Spara utkast: Fakturan kan sparas i läget “Utkast”, varvid den inte ännu kan skickas. På så sätt kan du komplettera fakturan efter behov utan att behöva oroa dig för att den skickas av misstag. När du samlat all nödvändig information på fakturan kan fakturan göras klar för sändning och skickas till kunden. Utkastet skapar inget fakturanummer eller referensnummer för fakturan. Utkastet har inte heller någon bokföringsmässig effekt och det syns inte på rapporter eller exempelvis kassaflödesprognosen. Utkastet kan fortfarande redigeras även om utkastets datum är på en låst period, men i det fallet måste utkastets datum flyttas till en öppen period för att ändringarna ska sparas. Om utkastet är på en låst period kan det endast uppdateras till en faktura om datumet flyttas till en öppen period innan denna åtgärd. Utkastet kan inte tas bort från en låst period, men dess datum kan flyttas till en öppen period innan och därefter kan det tas bort. Om utkastet faktureras kommer fakturan att ha samma datum som utkastet, dvs. fakturadatum och bokföringsdatum. Då kommer det också att få ett fakturanummer och referensnummer.

När du skapar en försäljningsfaktura visas en varning, om förseningar har upptäckts i kundens betalningsbeteende:
- Kundens betalningsdag är minst 30 dagar senare än förfallodagen under de senaste 12 månaderna.
- Kundens betalningsdag är minst 14 dagar senare än förfallodagen under de senaste 3 månaderna jämfört med 12-månadersvärdet (t.ex. 0 dgr -> +14 dgr). Dessutom måste kunden ha minst en betald faktura eller kreditförlustfaktura per kvartal under de senaste 12 månaderna.

Vid skapandet av en ny försäljningsfaktura är det också möjligt att fakturera kunden för ackumulerade räntor. Mer information om detta finns i instruktionen Skapa räntefakturor.

Fakturans uppgifter

Använd framåt- och bakåtpiltangenterna för att bläddra igenom de förvalda fakturorna i försäljningsfakturalistan.
Punkten Verifikation visar fakturans verifikationsuppgifter. Verifikationen skapas när fakturan har skrivits ut eller skickats till kunden via funktionen "Skicka faktura".
Från punkten Betalningsplan kan du välja en betalningsplan för fakturan. Om du ursprungligen valt ett utkast kan en betalningsplan inte göras före du har sparat utkastet som faktura.
Till en början är fakturans status osänd. I referensnummerfältet visas fakturans referens, och fakturan får ett nummer enligt löpande numrering. Fakturanumret kan vara högst 18 tecken långt.

Kunduppgifter

Vyn visar kunduppgifterna, som kommer från kundkortet.

Genom att klicka på kundens namn kan du förhandsgranska kundkortets uppgifter. Genom att klicka på knappen "Hantera kunduppgifter" kan du uppdatera kundkortets uppgifter. Om kunduppgifterna uppdateras måste du söka kunden på nytt till fakturan för att uppgifterna ska uppdateras även för den behandlade fakturan.

Du kan byta kund i vyn genom att klicka på pilikonen av cirkelmodell bredvid kundens namn, eller klicka på penna och block-ikonen för att gå till kundkortet.

Leveransadress och fakturans övriga uppgifter

Leveransadress-fältet kan du vid behov redigera leveransinformationen för den faktura som behandlas.

Bokföringsdag: Om du anger en bokföringsdag för fakturan bestämmer denna datumet för den verifikation som bildas av fakturan. Om ingen bokföringsdag anges används fakturans datum som standard på verifikationen.

Företag/bifirma: Du kan välja om du vill skapa en faktura för huvudföretaget eller för en eventuell bifirma.

Försäljare: Om företaget har personer angivna som försäljare under punkten Försäljning > Basuppgifter och inställningar > Försäljare kan dessa väljas i rullgardinsmenyn. Om försäljaren tilldelats en provisionsprocent, kommer den provisionsprocent som väljs för produktraderna att hämtas direkt från säljaren.

Valuta: Om du vill skapa en faktura i en annan valuta än euro, välj rätt valuta från listan. Kursen efter valutan är föregående dags ECB-referenskurs vid hämtningstillfället. Kursen hämtas en gång per dag, cirka klockan 17.15. Bokföringsvalutan är alltid euro, varvid verifikationen alltid visar summan i euro. Om en annan valuta än euro används och fakturans faktureringsland är Finland visas både den valda valutan och eurosumman på fakturamallen. Om faktureringslandet till exempel är United Kingdom och valutan är pund visas endast beloppet i pund på fakturan.

Referensnummer: Om det inte finns en standardreferens för kunden beräknar programmet automatiskt referensnumret, om inte ett standardreferensnummer har definierats bakom kunden. För en osänd faktura kan du byta referensnummer från kugghjulsikonen. Valet "Tillåt överlappande referensnummer" gör det möjligt att använda samma referensnummer på flera olika fakturor. Alternativet "Beräkna kontroll" beräknar ett kontrollnummer för det angivna referensnumret, så att referensen är formellt korrekt. Om du väljer "Skapa RF-referens" genereras en internationell RF-referens för fakturan.

Netvisors referensnummer skapas enligt följande:

- först är företagets databas-id
- därefter en nolla
- sedan fakturans databas-id
- slutligen kontrollnummer

Avtals-ID: Det här fältet syns endast på e-fakturor. Avtals-ID sparas i meddelandefältet "AgreementIdentifier". Det här skrivs inte ut på pappersfakturor.

Behandling vid beskattningen: Behandling vid beskattningen kan förkonfigureras i kunduppgifterna, under Beskattningshantering på fliken Redigering av tilläggsuppgifter på kundkortet. Vid behov kan detta ändras på fakturan, varvid de uppgifter som matats in på fakturan åsidosätter valet i kundens uppgifter, eller så kan detta alltid väljas vid skapandet av en faktura.

Behandling enligt kundens faktureringslandsgrupp: Den landsinformation som valts för kunden avgör automatiskt skattebehandlingen. Finland - Inhemsk behandling, EU - Gemenskapsbehandling (om fältet FO-nummer innehåller data > MOMS 0 %, om personkund > Momssats i produktens uppgifter), Utanför EU > MOMS 0 %. Landsinformation läses från faktureringsadressens landfält och inte från landfältet för en eventuell leveransadress.
Ingen momsbehandling: all försäljning till kunden har MOMS 0 % som standard
Inhemsk skattebehandling för byggtjänst: I kundförsäljningen används skattebehandling för byggtjänst.
Inhemsk momsbehandling: För kunden används inhemsk momshantering oavsett land.

Skattetext på fakturan: Här kan du välja skattetext för fakturan. Texterna i rullgardinsmenyn är Netvisors standardtexter och kan inte redigeras eller utökas. Om punkten "Skattetext på faktura" har lagts till på kundkortet överförs detta automatiskt till försäljningsfakturan.

Betalningar, interna tilläggsuppgifter och fakturans bilagor

Betalningar -avsnittet kan du se betalningar och försäljningsbetalningsverifikationer som fördelats till fakturan
Interna tilläggsuppgifter -fältet kan du vid behov skriva en kommentar i textformat, som inte skrivs ut på fakturan som skickas.
Fakturarelaterade dokument -fältet länkar till ordernumret, om fakturan skapats via en försäljningsorder.
Fakturans bilagor: Lägg till bilagor antingen genom att dra dem till fakturan eller genom att hämta filen från din dator. När du lägger till en bilaga väljer du om du vill att bilagan ska skickas med den utgående fakturan. Inställningen kan ändras även i efterskott. Om bilagan inte är avsedd att medfölja fakturan utan fungerar som ytterligare intern information exempelvis kommer anges detta med en separat anmärkning (låsikon). Godkända filformat är: .pdf (för e-fakturor även .doc, .xls, .csv, .tif, .jpg, .gif, .txt, .xsl, och .html, xlsx. Maximilängden på bifogade filers namn är 50 tecken. Maximilängden på bifogade filers namn omfattar även filtypen, såsom .pdf. Storleksgränsen för försäljningsfakturornas bilagor är i allmänhet 5 MB / bilaga för nät- och e-postfakturor, och för hela e-fakturan maximalt 25 MB. Vissa av mottagarnas operatörer kan ha mottagarspecifika gränser på 2 MB. Om fakturan skickas som PDF eBrev måste bilagans format vara .pdf. Annars skickas inte bilagan med fakturan. E-fakturering tillåter bredare filformat. Försäljningsfakturans sändning tillåter inte skyddade bilagor. I utbildningsmiljön överförs inte försäljningsfakturans bilaga med e-fakturan till ett annat företag.

Lägg till eScan-bilaga: Öppnar en vy där du kan välja bilagan du har skickat till eScan-tjänsten. Om fakturan redan har skickats, dvs. den har en verifikation, krävs bokförarens rättigheter för att lägga till bilagan. För en osänd faktura kan bilagan läggas till utan bokförarens rättigheter.
Senaste sändnings- och statusinformation: Här ser du vilka åtgärder som gjorts på fakturan. Från vyn kan du öppna och skriva ut en faktura i den form som den ursprungligen skickades till kunden (PDF-länk).

Tilläggsuppgifter

Ytterligare information om kunden eller fakturan som ska importeras till fakturan kan läggas till bakom avsnittet Försäljningsfakturans funktioner -fältet bakom punkten "Tilläggsuppgifter".

Dröjsmålsränta: Ränteprocenten ställs in under Försäljning > Basuppgifter och inställningar > Försäljningens basuppgifter. Vid behov kan ränteprocenten ändras på fakturan. Använd ränteprocenten om du vill skapa en separat räntefaktura från systemet. Systemet beräknar räntan utifrån denna procent och på basis av hur försenad betalningen var i förhållande till förfallodagen.

Trepartshandel: Det här påverkar MOMS-sammandragsdeklarationen och dess handelsvarukod. Ifall du har kryssat för "Trepartshandel" för fakturan, anges handelsvarukoden trepartshandel som standard på fakturan. Du ska dock ange manuellt på fakturan att det handlar om trepartshandel.

Utskriftsformat: Välj i vilket format fakturan skrivs ut. Valet avgör om enbart en faktura ska skickas eller om den ska bestå av faktura + girering. Som standard hämtas valet från kunden, men valet kan ändras på fakturan.

Föregående räntekörning -punkten visar datumet för föregående räntekörning. Vid behov kan datumet tas bort om du vill skapa en ny räntefaktura för att ersätta en borttagen faktura. Läs mer om räntefakturor här.

Fält för tilläggsuppgifter: I Försäljningens basuppgifter kan du kan lägga till kundspecifika tilläggsuppgifter, som du vid behov kan lägga till även i fakturavyn. Fältet för tilläggsuppgifter kan vara ett datum, fritext eller ett decimaltal. Du kan lägga till fält för tilläggsuppgifter på fakturan genom att klicka på knappen "Kopiera kundens tilläggsuppgiftsfält till fakturan" i fakturans tilläggsuppgifter. Läs mer om användningen av tilläggsuppgiftsfält här.

Fakturarader

Fritext före/efter fakturarader: I fälten kan du skriva uppgifter som syns på fakturan.

Observera att standardtexterna före och efter fakturaraderna i Försäljningens basuppgifter använder samma fält. Om text skrivs ut i dessa textfält från kundens standarduppgifter ersätter standardtexten från kundkortet den text som anges i Försäljningens basuppgifter. Fälten Fritext före/efter fakturarader rymmer 500 tecken vardera.

Välj vilken produkt som ska faktureras genom att ange produktnamnet eller produktkoden i fältet Hämta fakturerad produkt. Tryck på förstoringsglaset för att visa produktlistan. Om företaget använder lagerhantering visas samtidigt produktens lageruppgifter. I lager är antalet produkter i lager, reserverade är öppna försäljningsorder och inkommande är inköpsorder för produkten som ännu inte har mottagits till lagret.

När du har valt produkten för fakturan lägger du till rätt antal produkter som ska säljas på raden.

På radförklaringen kan du ange önskad förklaring (fältet kan innehålla 512 tecken). Anskaffningsprisets och provisionens synlighet kan ställas in i Behörighet till försäljnings- och inköpsreskontror (Företagsmeny > Behörighet till försäljnings- och inköpsreskontror). För att anskaffningspriset och försäljningsvinsten ska synas krävs minst behörighet att läsa produktens anskaffningspris. För att kunna redigera uppgiften måste användaren ha redigeringsbehörighet för anskaffningspriset.

Prisuppgifterna hämtas till produktraden från produkten, men raderna kan uppdateras vid behov.
Enhetspriset kan anges med upp till 12 decimalers precision. Beräkningen av fakturaradens summa görs också med denna precision, om talet inte tidigare avrundas till ett jämnt tal. Det här kommer att hjälpa de kunder som har produkter/produktpaket där produktens enhetspris förblir lågt. En e-faktura som skickas till en kund kan ha ett värde på maximalt fem decimaler. För andra överföringsformat visas uppgiften med högst fyra decimalers precision.

Kundens kontosättningsförslag -fältet kan du mata in kundens kontosättningsförslag, varvid detta syns även på e-fakturans meddelande.

Kontosättningsförslag -fältets kontosättning är företagets interna information och det här kontot bildas på försäljningsfakturans verifikation. Detta åsidosätter kontosättningen bakom produkten.

Fakturaradens funktioner

Framför fakturaraden finns en knapp som du kan klicka på för att lägga till följande funktioner:

Förflytta dig till produktkortet: öppnar produktkortet.

Öppna produktkort: öppnar produktkortets förhandsvisning.

Lägg till fakturarad: Lägger till en fakturarad, till vilken du kan välja önskad produkt att fakturera.

Lägg till mellansummarad: Mellan fakturaraderna kan du lägga till mellansummarader för att räkna ihop fakturaraderna ovanför den här raden. Det här kan du utnyttja exempelvis i samlingsfakturor, när du vill åtskilja uppgifter exempelvis per order.

Lägg till kommentarsrad: Lägger till en kommentarsrad som skrivs ut på/skickas med fakturan.

Kopiera rad: Välj raden i fråga till ny fakturarad

Ta bort rad: Tar bort raden i fråga från fakturan.

Länka transaktionsrad: Den här funktionen låter dig länka försäljningsraden till önskad lagerinköpsrad om FIFO är specificerat för massbearbetning av produkten.

Kopiera räkenskapsobjekt till valda rader: Om räkenskapsobjekt-uppgiften har exporterats till fakturaraden kan du med denna funktion kopiera räkenskapsobjektet även till andra rader. Du bör kryssa för önskade rader som aktiva innan du utför åtgärden.

Framför fakturaraderna finns tre prickar som låter dig ändra ordningen på raderna. Du kan ändra ordningen genom att dra raden till önskad plats.
Förutom rullgardinsmenyn framför fakturaraden har vissa funktioner även egna knappar, som beskrivs nedan.

Gör för valda: Med detta kan du ta bort, kopiera, periodisera och kreditera de valda raderna.

Fakturans MOMS-beräkningslogik

I Netvisor används radvis momsberäkning, vilket är ett sätt att beräkna mervärdesskatt enligt europeisk standard. Det innebär att momsunderlaget beräknas utifrån fakturans skattefria radsummor (vid behov per momssats). Utifrån detta momsunderlag beräknas mervärdesskatten och fakturans slutsumma.

Radvis beräkning: Programmet beräknar först varje fakturarads skattefria summa (antal × enhetspris) och avrundar den till två decimaler.
Beräkning av MOMS: Därefter beräknas mervärdesskatten för varje rad utifrån radens skattefria summa, och även denna momssumma avrundas till två decimaler.
Totalsumma: Fakturans totala MOMS är summan av dessa radvisa, avrundade momssummor.

Radspecifika funktioner, bearbetningshistorik och tilläggsuppgifter

Om du vill kan du lägga till en delsummarad, en kommentarsrad samt faktureringstillägg med separata funktioner till fakturan.

Lägg till fakturarad: Lägger till en ny, tom fakturarad på fakturan

Lägg till kommentarsrad: Lägger till en kommentarsrad på raden som skrivs ut på fakturan.

Lägg till faktureringstillägg: Lägger till faktureringstillägg, som kan ställas in under Försäljning > Inställningar > Faktureringsinställningar > Tillägg till försäljningsfakturor.

Du kan skapa en ny produkt från försäljningsfakturavyn. Du hittar detaljerade instruktioner för att skapa en produkt på en separat instruktionssida.

Bearbetningshistorik: Visar försäljningsfakturans transaktioner samt ändringar som gjorts på fakturan. I bearbetningshistoriken sparas även uppgiften om fakturans skapare och redigerare. Kommentarer som lagts till i bearbetningshistoriken kan hittas via nummerräknaren bredvid länken.
Bakom knappen Tilläggsuppgifter kan du hantera tilläggsuppgifter om kunden eller aktuell faktura som du vill importera till fakturan.

Kolumner

Användaren kan själv påverka vilka kolumner som visas på raderna i användargränssnittet. Så här kan du dölja så kallade onödiga kolumner. Vyn är användarspecifik. Du kan också justera kolumnbredderna så att de passar dig bäst. Valet påverkar inte uppgifterna på fakturan som skickas till kunden.

Du kan också se radspecifika funktioner genom att högerklicka på valfri kolumn i produktraden.

Förflytta dig till produktkortet: Detta öppnar produktkortet.

Öppna produktkort: Detta öppnar produktkortets förhandsvisning.

Lägg till fakturarad: Med detta kan du lägga till en ny fakturarad på fakturan

Lägg till mellansummarad: Med detta kan du lägga till en rad som räknar ihop de produktrader som finns ovanför.

Lägg till kommentarsrad: Med detta kan du lägga till en helt ny kommentarsrad på fakturan.

Kopiera rad: Kopiera den aktuella raden

Ta bort rad: Tar bort den aktuella produktraden

Kopiera räkenskapsobjekt till valda rader. Kopiera räkenskapsobjekt till raderna. Om ett räkenskapsobjekt redan har valts bakom produkten kommer detta automatiskt också att visas på fakturan.

Periodisera rader: Med detta kan du periodisera de valda raderna med önskad månadsfördelning eller önskad fördelningskurva. Fördelningskurvor kan redigeras via bokföringens grundfunktioner. Mer detaljerad instruktion här.

Försäljningsfakturans funktioner

Menyn Försäljningsfakturans funktioner finns längst upp till höger i försäljningsfakturavyn. I menyn finns följande funktioner:

Kopiera faktura: Kopierar fakturans uppgifter till en ny faktura. Detta kan användas som ett hjälpmedel om samma faktura görs mer än en gång. Sedan kan du redigera nödvändiga uppgifter (såsom datum) innan du skickar fakturan.

Kopiera faktura som utkast: Kopierar fakturans uppgifter men gör den nya fakturan till ett utkast.

Skapa kreditnota: Bildar en kreditnota av fakturan. Detta bildar den så kallade hela krediten för den ursprungliga fakturan. Om du vill skapa en kreditnota bara från en del av uppgifterna på originalfakturan, måste du redigera raderna i kreditnotan innan du skickar den.

Skapa och tilldela kreditnota: Denna funktion tilldelar automatiskt kreditnotan till den faktura från vilken kreditnotan skapas, och skapar automatiskt en verifikation för kreditnotan.

Lägg till betalning: Denna funktion låter dig lägga till en manuell betalning på fakturan.

Lägg till girering: Med denna funktion kan du skapa en girering direkt från kreditnotan eller om en överbetalning har registrerats på fakturan. Funktionen leder till att skapa en ny girering och gireringen fylls automatiskt med fakturans: Belopp, referensnummer, förfallodag och mottagarens uppgifter. Mottagarens och betalarens kontonummer måste läggas till manuellt på gireringen.

Fakturans tilläggsuppgifter: Tilläggsuppgifterna visar tilläggsuppgifter om kunden eller fakturan som importeras till fakturan. Informationen kommer från kundkortet och kan redigeras och läggas till i tilläggsuppgifter-vyn. Data som anges i denna vy skriver över uppgifterna från kundkortet. Läs mer om tilläggsuppgifter på en skild instruktionssida.

Fakturaspecifika räkenskapsobjekt: Om försäljningsfakturans standardräkenskapsobjekt under Försäljning > Basuppgifter och inställningar > Försäljningens basuppgifter har ställts in att vara fakturaspecifika kan du med den här funktionen dela upp försäljningsfakturans fordringar på räkenskapsobjekt.

Lageruppgifter: Om företaget använder lagerhantering syns fliken Lageruppgifter. Bakom fliken ser du lagerposter som genererats från försäljningsfakturan. Försäljningsfakturan gör transaktionen Försäljning för de produkter som är lagerprodukter. Statusen är "behandlad". Det här innebär att en försäljningsfaktura minskar antalet produkter på lagret. Ingen lagerpost skapas för produkter som inte lagras.

Ta bort faktura: Tar bort fakturan från reskontra. Fakturan kan tas bort om den är osänd eller utan verifikation utan bokförarens rättigheter. Om du har rättigheter att skapa fakturan kan du också ta bort den. Om den skickade fakturan var extra måste du skapa en kreditnota för den, skicka den också till kunden och sedan tilldela dem till varandra. Med bokförarens rättigheter kan du också ta bort en faktura med verifikation och skickad faktura, men vi rekommenderar att hantera extra fakturor via kreditnota.

Förhandsgranska: Öppnar fakturan i förhandsgranskningsläge. Förhandsgranskningsläget följer fakturans status, dvs. om fakturan är i status förfallen förhandsgranskar knappen fakturan med rubriken betalningspåminnelse. Knappen visar hur nästa utskrift i sändningsprocessen kommer att se ut. Förhandsgranskningen visar hur fakturan skulle se ut om den skrivs ut lokalt på skrivare, men för PDF eBrev har fakturamallen justerats något så att uppgifterna hamnar på de positioner som utskriftstjänstens leverantör kräver. PDF eBrev har något annorlunda marginaler.

Det är inte möjligt att ta bort eller dölja fält på fakturan eller kolumner i fakturaraderna (till exempel produktkod).

Skicka faktura

Tryck på knappen Skicka faktura för att skicka en faktura. Det här tar dig till sändningsprocessvyn, som beskrivs nedan. I en sändningsprocess kan fakturan skickas via en kanal. Nedan beskrivs sändning av faktura via olika kanaler. Vid behov kan fakturan skickas på nytt via en annan kanal genom att föra den på nytt till sändningsprocessen.

Skicka faktura som e-faktura.

Om en e-fakturaadress har angetts i kunduppgifterna erbjuder sändningsprocessen e-faktura som primär fakturasändningskanal. I sändningsprocessvyn trycker du på knappen "Skicka e-fakturor", varvid fakturan skickas till kunden.

Om du vill skicka fakturan som e-faktura, men det inte finns någon e-fakturaadress för kunden, kan du söka kundens e-fakturaadress via länken "Granska tillgängligheten till kunders e-fakturaadress". E-fakturaadresserna hämtas från Tieke.

Skicka faktura per e-post

Om kundkortet saknar e-fakturaadress, men har en e-postadress, erbjuder programmet e-post som primär sändningskanal. I sändningsprocessvyn kan du ännu granska mottagarens e-postadress och, om du vill, lägga till en PDF-bilaga till fakturan.

Du hittar mer information om att skicka fakturor per e-post i anvisningen Skicka försäljningsfakturor via e-post.

Skicka faktura som PDF eBrev

Utskriftstjänsten PDF eBrev möjliggör sändning av fakturor via utskriftsservice även till utlandet. Tjänsten genomförs i samarbete med Posti och kan användas parallellt med sändningstjänsten för e-fakturor. Mer information om tjänsten hittar du här

1. Välj 1:a eller 2:a klass brev som sändningsklass.

2. Välj svartvit eller färg som utskriftsfärg. Färgutskrift kostar något mer när PDF eBrev används.

3. Du kan lägga till en bilaga till fakturorna ännu i sändningsprocessvyn. Denna bilaga skickas med alla fakturor som skickas som PDF eBrev i samma sändningsprocess.

4. Genom att klicka på bildikonen kan du förhandsgranska den utgående fakturan. Detta val finns för fakturor som skickas som PDF eBrev.

5. Skicka materialet till PDF eBrev-utskriftstjänsten

I standardinställningarna för PDF eBrev-utskriftstjänsten (Företagets basuppgifter -> Standardinställningar för PDF eBrev-utskriftstjänsten) kan du ändra standardinställningarna som visas i punkterna 1, 2 och 3.

OBS! Det är möjligt att förmedla konsumentkunders fakturor till Kivras digitala brevlådor. Om en konsumentkunds faktura skickas från Netvisor som PDF eBrev och mottagaren använder Kivra, styrs fakturan automatiskt till Kivra i stället för papperspost.

Lokal utskrift av faktura

Om faktureringsadressuppgifter inte har angetts på kundkortet, eller om fakturan ska föras till sändningsprocessen utan att den faktiskt skickas på nytt till kunden, kan den skrivas ut lokalt i PDF-format. Fakturan förs normalt till sändningsprocessen. I den öppnade sändningsprocessvyn kontrollerar du via vilken kanal Netvisor försöker skicka fakturan. Om det under fakturan står något annat än "Skriv ut" och fakturan ska skrivas ut lokalt, kryssar du i önskad fakturarad längst till höger på raden. Via rullgardinsmenyn Byt kanal för valda väljer du "Lokal utskrift" och bekräftar valet med knappen Byt bredvid.

Därefter visas knappen Skriv ut.

Via knappen Skriv ut material öppnas ett PDF-utskriftsfönster. Via detta kan du ännu ändra fakturans utskriftsformat. Utskriftsalternativen är:

Enligt faktura/kund - skriver ut enligt valet Utskriftsformat på kundkortet
Faktura + girering
Faktura
Faktura (export) - skriver ut tullkod och produktbeskrivning, om dessa har sparats för produkten
Faktura + girering (brutto) - skriver ut fakturaradernas bruttopriser / skattefria priser. Brutto á-pris visas som en egen kolumn på utskriften utöver det skattefria enhetspriset

Byt fakturans sändningskanal

Med funktionen för att byta fakturans sändningskanal kan du ändra sändningssättet för valda fakturor i sändningsprocessen. Den aktuella raden måste kryssas i via rutan längst till höger (1), därefter väljer du ett nytt sändningssätt (2) och trycker på knappen Byt (3). Fakturornas standardsändningskanal väljs utifrån vilka faktureringsadresser som har angetts för kunden.
Om kunden har en e-fakturaadress är standardsändningskanalen e-faktura. Om ingen e-fakturaadress finns erbjuds e-postsändning. Därefter erbjuds PDF eBrev-utskrift som standardsändningssätt. Sista utskriftsalternativet är lokal utskrift. Om faktureringskundens uppgifter saknar adressuppgifter som krävs för sändningskanalen meddelas detta och fakturan lämnas i den ursprungliga kanalen.

Ta bort valda från processen tar bort valda fakturor från sändningsvyn och dessa skickas inte denna gång.

Sändningsprocessens tilläggsfunktioner

1. Uppdatera adressuppgifter från kunden för valda. Då hämtas kunduppgifterna på nytt och uppdateras enligt vad som finns på kundkortet. Om fakturan redan har en verifikation, dvs. fakturan har skickats en eller flera gånger, kan fakturans postadressuppgifter inte längre ändras från kundens uppgifter. De förblir då sådana som de ursprungligen var på fakturan vid första sändningstillfället. E-fakturaadress eller platsens adress kan dock ändras även i efterhand och med knappen "Uppdatera adressuppgifter från kunden för valda" får du den uppdaterade e-fakturaadressen till fakturan för återutsändning.

2. Ta bort valda från processen. Du kan vid behov ta bort en eller flera fakturor från sändningsprocessen. Kryssa i rutan för de fakturor du vill ta bort och ta sedan bort dem från sändningsprocessen.

3. Avbryt processen: Via denna kan du vid behov återgå till fakturan eller öppna försäljningsfakturor. Om du inte har tryckt på knappen Skicka faktura har fakturan inte skickats vidare.

Skicka fler än 100 fakturor åt gången

Det material du har skickat har tagits emot och placerats i behandlingskön. Materialet behandlas i den ordning det tas emot och du kan följa behandlingsprocessens status längst upp på sidan under "Bakgrundsprocesser". När en bakgrundsprocess pågår kan du navigera bort från fakturans sändningssida och göra andra saker medan bakgrundskörningen pågår.

När materialet är klart kan fakturorna skickas/skrivas ut via länken gå till materialet.

När materialet har skickats/skrivits ut ska du slutligen trycka på knappen slutför processen.

Det finns ingen begränsning för antalet fakturor som kan skickas. Naturligtvis tar det längre tid att behandla bakgrundsprocessen ju fler fakturor som finns i den, till exempel 50 000 fakturor jämfört med 500 fakturor.

När fakturan skickas till kunden skapas en streckkod längst ner på fakturan. Fakturans streckkod i Finland följer vanligtvis standarden och innehåller flera olika uppgifter som underlättar automatisk databehandling. Vanligtvis innehåller fakturans streckkod följande uppgifter:

Mottagarens kontonummer - i IBAN-format, så att betalningen hamnar på rätt konto.

Fakturans förfallodag - Datum då fakturan ska vara betald.

Betalningsbelopp - Beloppet som ska betalas enligt fakturan.

Referensnummer - Ett unikt nummer som kopplar betalningen till rätt faktura eller kundnummer.

Betalarens kontouppgifter - Ibland kan streckkoden också innehålla uppgifter om betalaren, särskilt om fakturan är förifylld.

Dessa uppgifter gör hanteringen och betalningen av fakturan smidigare och minskar fel vid manuell inmatning. Streckkoden kan läsas med en optisk skanner, som ofta är en del av nätbankernas och betalautomatens system.

Fakturan skickas inte som e-faktura

Om en försäljningsfaktura inte kan skickas som e-faktura ska du kontrollera att kunden har en e-fakturaadress och att adressen är i rätt format. Samtidigt ska du kontrollera att fakturan har fullständiga adressuppgifter. Om fakturan har en leveransadress ska du kontrollera att den är i rätt format. Även fakturans bilaga kan i vissa fall förhindra sändning av e-faktura, till exempel specialtecken i bilagans rubrik kan förhindra sändningen. Det är också möjligt att sändning av e-faktura inte är aktiverad i de elektroniska tjänstekanalerna.

Verifikationen kan inte skapas vid sändning av faktura

Om bokföringskontots MOMS-kod inte motsvarar den MOMS-procent som valts på fakturaraden misslyckas sändningen av försäljningsfakturan och användaren får meddelandet "Riville valittu verokoodi ei ole yhteensopiva valitun Alv% kanssa." I detta fall kan verifikationen inte heller skapas automatiskt för fakturan. För att sändningen av fakturan ska lyckas måste MOMS-koden korrigeras så att den motsvarar den MOMS-procent som valts på fakturaraden.

Exempel: Försäljningsfakturan innehåller 25,5 % inhemsk försäljning. I detta fall ska MOMS-koden på produktens bokföringskonto eller det konto som valts i kontosättningsförslaget på fakturaraden vara KOMY. Om MOMS-koden är Ingen momsbehandling hamnar fakturan i fel, eftersom koden Ingen momsbehandling har standardvärdet "O (veroton palvelu)" och tillåter inte MOMS-värdet 25,5 %. För att korrigera situationen ska du först korrigera produktens standardkonto för bokföring och därefter uppdatera fakturaraderna. Alternativt kan du korrigera kontot på fakturaraden i fältet "Kontosättningsförslag". Detta ska göras innan fakturan skickas på nytt.

Redigera fakturainformation efter sändning

I fakturavyn kan fakturans uppgifter delvis redigeras även efter att fakturan har skickats. Möjligheten att göra ändringar är begränsad så att du med reskontrabehörighet kan redigera sådana fakturauppgifter som enligt Skatteförvaltningens anvisningar inte kräver att fakturan skickas på nytt. Uppgifter som påverkar fakturans belopp eller fakturans adressuppgifter kan inte ändras efter sändning.

Uppgifter som kan redigeras med reskontrabehörighet är:

Ändringar i fakturans tilläggsuppgiftsfält och fakturans kommentarer i allmänhet
Radförklaringar och kommentarer på fakturaraderna
Ändringar i fälten Vår referens och Er referens
Fritext före eller efter fakturaraderna
Ändring av leveranssätt eller -villkor
Tillägg av avtals-ID
Tillägg/ändring av försäljare
Interna uppgifter såsom:
- ränte- och indrivningsförbud
- Tillägg av betalningsplan på fakturan
- Tillägg av bilaga på fakturan
- Uppdatering av anskaffningspris (påverkar försäljningsvinst och provision)

Ändring av bokföringsdag (efter att fakturan har skickats krävs KP-roll för att ändra bokföringsdagen)

Skicka påminnelsefakturor elektroniskt (= som e-faktura)

För att betalningspåminnelser och -anmärkningar samt kravbrev ska kunna skickas elektroniskt måste deras förfallodag ändras till ett datum i framtiden i förhållande till sändningsdagen i sändningsprocessen. Systemet ändrar förfallodagen endast för fakturamaterialet, den ursprungliga förfallodagen förblir oförändrad på själva fakturan.

När fakturorna har valts och förts till sändningsprocessen ska fakturorna fortfarande markeras i sändningsprocessen genom att kryssa i den lilla rutan längst till höger på fakturaraden, så att fakturans förfallodag ändras. Därefter väljer du en förfallodag som ligger i framtiden i förhållande till fakturans sändningsdatum. Den nya förfallodagen bör sättas till 5 bankdagar efter fakturans sändningsdatum. När den nya förfallodagen har satts är fakturorna klara att skickas. Sändningsprocessen ska fortfarande slutföras när fakturorna har skickats.

Fakturering i annan än bokföringens valuta

Som faktureringsvaluta kan du välja en annan valuta än den valuta som används i företagets bokföring. Då antas fakturaraderna vara i utländsk valuta och de överförs som sådana till pappersfakturan eller andra kanaler. För valutan föreslås föregående bankdags mittkurs, som vid behov kan ändras. Fakturans slutsumma visas efter första sparandet även i euro. I fakturalistan och i kundreskontravyn visas endast denna slutsumma i euro. Den angivna valutakursen används också när verifikationen skapas för fakturan i bokföringen. Om en annan valuta än euro används och fakturans faktureringsland är Finland visas både den valda valutan och eurosumman på fakturamallen. Om faktureringslandet till exempel är United Kingdom och valutan är pund visas endast beloppet i pund på fakturan.

Kan inte skriva ut faktura

Om lokal utskrift av försäljningsfaktura inte lyckas ska du kontrollera följande punkter:

Adobe Reader eller motsvarande program är installerat på datorn.
Du använder den senaste versionen av Adobe Reader eller motsvarande program.
Om resultatet av utskriften är en tom vit ruta är det ett tecken på att en uppdatering är på väg till Adobe Reader – uppdatera Adobe Reader.
Du använder den senaste versionen av webbläsaren.

Övriga tips:

Det lönar sig att testa utskriften även i en annan webbläsare för att utesluta andra fel än webbläsarrelaterade.
Omstart av datorn kan också hjälpa vid utskriftsproblem.
En pågående sändningsprocess för fakturor förhindrar utskrift av nya fakturor. I kundreskontravyn ska du kontrollera pågående processer och slutföra dem innan nya fakturor förs till utskrift.

Vanliga frågor

Kan jag avbryta sändningen av en försäljningsfaktura?
Tyvärr kan sändningen av en försäljningsfaktura inte avbrytas i efterhand på grund av den automatiserade sändningsprocessen, utan fakturan måste krediteras och vid behov ska en ny korrigerad faktura skapas.

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej