Ibland uppstår en situation där en inköpsfaktura av misstag har betalats två gånger, och leverantören har återbetalat den extra betalningen till det bankkonto som syns i Netvisor. I denna hjälp går vi igenom två exempel och de åtgärder som är relaterade till att behandla situationen i Netvisor.
INNEHÅLL
- Faktura betald två gånger, extra betalning återbetald som pengar till bankkonto
- Faktura dubbel i systemet, båda betalda och pengar återbetalda från en till konto
Faktura betald två gånger, extra betalning återbetald som pengar till bankkonto
En faktura på 100 euro har av misstag betalats två gånger. Fakturan har registrerats med 2 x 100 euros betalningar och fakturan är öppen med -100 euro. Den extra betalningen har återbetalats till bankkontot. Situationen kan korrigeras på två sätt.
Korrigeringsmetod 1
I denna korrigeringsmetod lämnas båda de ursprungliga betalningarna kvar på fakturan och en tredje betalning registreras på fakturan som negativ.
- Gå till inköpsfakturan som har 2 x 100 euros betalningar och ett öppet belopp på -100 euro.
- Registrera en tredje betalning på fakturan med ett negativt belopp på -100 euro.
- Välj det bankkonto som återbetalningen har kommit till som källa för pengarna.
- Välj den dag då återbetalningen syns på kontoutdraget som betalningsdag.
- Notera OS-verifikatnumret som uppstår från betalningen, till exempel OS 123.
Fakturan har nu tre betalningar: 1 x -100 euro och 2 x 100 euro. Fakturan är i status "betald" och dess öppna belopp är noll.
- Gå till kontoutdraget genom att välja Bokföring > Kontoutdrag och referensbetalningar > Kontoutdrag och öppna kontoutdraget för återbetalningsdagen.
- Gå till kontoutdragets redigeringsvy.
- Välj länken "Annan transaktion".
- Välj funktionen "länka verifikat".
- Sök fram OS 123 och länka OS-verifikatet till den kontoutdragsrad där återbetalningen syns.
Korrigeringsmetod 2
I denna korrigeringsmetod tas den extra betalningen bort från fakturan och överbetalningen behandlas med ett separat verifikat i bokföringen.
- Gå till inköpsfakturan som har 2 x 100 euros betalningar och ett öppet belopp på -100 euro.
- Gå till Inköp > Betalningar.
- Ta bort den extra betalningen från fakturan.
- Gå och makulera även OS-verifikatet som är kopplat till den borttagna betalningen.
- Gör ett eget verifikat i bokföringen för överbetalningen på betalningens ursprungliga dag.
Fakturan har nu bara en betalning. Fakturans öppna belopp är noll och fakturan är i status "betald".
- Gå till kontoutdraget genom att välja Bokföring > Kontoutdrag och referensbetalningar > Kontoutdrag.
- Bokför den återbetalda summan direkt i bokföringen på kontoutdraget.
Faktura dubbel i systemet, båda betalda och pengar återbetalda från en till konto
Samma faktura har kommit dubbelt in i systemet, båda fakturorna har betalats och från den ena fakturan har pengarna återbetalats till kontot.
Korrigeringsmetod
I denna korrigeringsmetod behandlas en kreditfaktura som motsvarar den dubbla fakturan och betalningen som motsvarar återbetalningen länkas till kontoutdraget.
- Om återbetalningen ännu inte syns på kontoutdraget, vänta tills pengarna har överförts och återbetalningen syns på kontoutdraget.
- Gör inga ändringar i de dubbla fakturorna i systemet.
- Gör en kreditfaktura i systemet som motsvarar den dubbla fakturan.
- Behandla kreditfakturan normalt.
- Gå till leverantörsreskontravyn genom att välja Inköp > Leverantörsreskontra och lokalisera kreditfakturan.
- Klicka på länken "matcha" vid kreditfakturan.
- Välj funktionen "registrera betalning" på nästa sida.
- Registrera betalningen med ett negativt belopp.
- Välj det bankkonto som återbetalningen har kommit till som källa för pengarna.
- Välj återbetalningsdatumet som betalningsdag, det vill säga den dag som syns på kontoutdraget.
- Notera OS-verifikatet som skapas från denna betalning, till exempel OS 123.
- Gå till kontoutdraget genom att välja Bokföring > Kontoutdrag och referensbetalningar > Kontoutdrag och öppna det kontoutdrag där återbetalningen syns.
- Gå till kontoutdragets redigeringsvy.
- Välj Annan transaktion > länka verifikat.
- Sök fram OS 123 och länka OS-verifikatet till den kontoutdragsrad där återbetalningen syns.
Vanliga frågor
Fråga: Hur gör jag när en inköpsfaktura har betalats två gånger och leverantören har återbetalat den extra betalningen till bankkontot?
Svar: Du kan antingen registrera en tredje, negativ betalning på fakturan och länka OS-verifikatet som uppstår till kontoutdraget (Korrigeringsmetod 1), eller ta bort den extra betalningen från fakturan, makulera det relaterade OS-verifikatet och göra ett eget verifikat i bokföringen för överbetalningen samt bokföra återbetalningen direkt på kontoutdraget (Korrigeringsmetod 2).
Fråga: Hur behandlar jag situationen där samma faktura finns dubbelt i systemet, båda är betalda och från den ena har pengarna återbetalats till kontot?
Svar: Vänta tills återbetalningen syns på kontoutdraget, gör inga ändringar i de dubbla fakturorna, gör en kreditfaktura som motsvarar den dubbla fakturan, behandla den normalt, registrera en negativ betalning på kreditfakturan till rätt bankkonto med återbetalningsdatumet och länka OS-verifikatet som uppstår till kontoutdraget.
Fråga: När använder jag en negativ betalning vid behandling av en inköpsfaktura eller kreditfaktura?
Svar: Använd en negativ betalning när du vill matcha en extra betalning som har återbetalats till bankkontot direkt mot fakturan (Korrigeringsmetod 1) eller när du registrerar betalningen av en kreditfaktura i en situation där pengarna från en dubbel faktura har återbetalats till kontot.
Fråga: Måste OS-verifikatet makuleras när jag tar bort den extra betalningen från fakturan?
Svar: Ja. När du tar bort den extra betalningen från fakturan i Korrigeringsmetod 2 ska du också makulera betalningens OS-verifikat och göra ett eget verifikat i bokföringen för överbetalningen på betalningens ursprungliga dag.
Nyckelord: dubbel betalning, dubbel faktura, betald dubbelt, återbetalning, betalning återbetald
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback