Den här guiden beskriver hur man skapar och skickar betalningspåminnelser, -anmärkningar och inkassobrev för förfallna försäljningsfakturor samt hanterar inkassokostnader. Guiden behandlar också manuell inkasso och bokföring av inkassokostnader.
När en försäljningsfaktura har förfallit, det vill säga fakturans förfallodag är i det förflutna, kan en betalningspåminnelse skapas för fakturan. Fakturan flyttas automatiskt från öppna till förfallna när förfallodagen har passerat. Betalningspåminnelsen har samma förfallodag som den ursprungliga fakturan.
Påminnelsen, anmärkningen och inkassobrevet har fakturans ursprungliga datum som datum, vilket gör det möjligt för mottagaren att identifiera vilken faktura inkassobrevet gäller. Detta datum ger också information om hur länge fakturan har varit obetald. I Netvisor är till exempel en betalningsanmärkning en kopia av den ursprungliga fakturan, till vilken eventuella förseningskostnader har lagts till, och därför behåller den det ursprungliga fakturadatumet. På så sätt kan mottagaren lägga till anmärkningen direkt i reskontran utan att behöva begära en kopia av den ursprungliga fakturan.
Skapa betalningspåminnelse
Obs! En räntefaktura kan inte påminnas, och inkassokostnader kan inte läggas till den.
En betalningspåminnelse kan skickas för en förfallen faktura i vyn Öppna försäljningsfakturor. Börja med att välja faktura/fakturor som betalningspåminnelsen ska skapas för och välj längst ner på sidan Hantera förfallna > Skicka påminnelse, anmärkning eller inkassobrev.
När en förfallen faktura tas upp för behandling kan inkassokostnader läggas till:
Om "Lägg till inkassokostnad" väljs, bestäms inkassokostnadens belopp i nästa steg. Det föreslagna beloppet kommer från det inkassokostnadsbelopp som definierats i försäljningsgrunddata.
Fakturor kan skickas i ursprunglig form genom att välja Hantera förfallna > Skicka som ursprungliga fakturor.
När betalningspåminnelser, -anmärkningar eller inkassobrev skickas föreslås det att inkassokostnader läggs till fakturan, om det finns fakturor utan inkassokostnader eller betalningsplan. I vyn Öppna försäljningsfakturor finns en kolumn där inkassokostnadens belopp visas.
Eventuella inkassokostnader för privatkunder informeras separat:
Inkassokostnader kan läggas till en enskild försäljningsfaktura via menyn Försäljningsfakturans funktioner. Om betalningspåminnelsen skickas direkt från försäljningsfakturan via "Skicka faktura", föreslås det att inkassokostnader läggs till även här.
I vyn för sändningsprocessen skickas fakturan till kunden via den valda kanalen. Mer information om att skicka försäljningsfakturor finns här.
Fakturan kan också skickas till Visma duetto anmärkningsservice. Mer detaljerade instruktioner finns här.
Påminnelser till privatkunder kan inte skickas som e-fakturor (konsument-e-faktura), utan dessa bör skickas via t.ex. pdf-utskriftstjänst.
Ta bort inkassokostnad från faktura
Inkassokostnaden kan tas bort från fakturan via Försäljningsfakturans funktioner > Redigera inkassokostnad. För att kunna ta bort inkassokostnaden får ingen betalning ha lagts till fakturan.
Skapa betalningsanmärkning
När försäljningsfakturan är i status Påminnad kan en betalningsanmärkning skickas. Detta görs på samma sätt som att skicka en betalningspåminnelse för en förfallen faktura.
Skicka påminnelsefakturor som e-fakturor
För att betalningspåminnelser och -anmärkningar samt inkassobrev ska kunna skickas som e-fakturor, ändras deras förfallodag automatiskt till 5 bankdagar framåt från sändningsdagen i sändningsprocessen. Systemet ändrar förfallodagen endast för fakturaunderlaget, den ursprungliga förfallodagen förblir oförändrad på själva fakturan. Det är möjligt att ändra förfallodagen till önskat datum i sändningsprocessen. När e-faktura skickas måste detta dock vara minst 5 bankdagar framåt.
Manuellt inkassobrev
När fakturan är i status Anmärkt, kan ett inkassobrev skickas. Vid användning av manuell inkasso bör korrektheten av de inkassotexter som skapas för fakturan kontrolleras under Försäljning > Försäljningsgrunddata och inställningar > Inkassotexter. Mer information om detta finns här.
Om du vill använda Visma duetto elektronisk inkasso finns instruktioner här.
Betalningspåminnelse, -anmärkning eller inkassobrev kan också skapas via menyn "Ränta och inkasso" - "Inkasso av fakturor". Mer detaljerade instruktioner finns här.
Inkassotexter
Inkassotexter som används för betalningspåminnelse, -anmärkning och inkassobrev definieras under Försäljning > Försäljningsgrunddata och inställningar > Inkassotexter. Mer information om detta finns här.
Utskrift av ursprunglig faktura
Fakturan kan skrivas ut i ursprunglig form även om den redan har påminnts, anmärkts eller är i manuell inkasso. Detta görs i vyn Öppna försäljningsfakturor genom att välja faktura/fakturor och Hantera förfallna > Skicka som ursprungliga fakturor.
Räntefakturor
Räntefakturor skapas alltid separat i systemet. Ränta kan inte läggas till vid utskrift av betalningsanmärkning, betalningsuppmaning och inkassobrev för fakturor. Instruktioner för räntefakturor finns här.
Bokföring av inkassokostnader vid mottagande av betalning
När en betalning kommer in på fakturan behandlas betalningar som kommer in med fakturans belopp normalt. För bokföring av inkassokostnader används den inställning som ges i standardkonton (Ekonomihantering > Bokföringsinställningar > Standardkonton) som kan ändras vid behov.
Om inkassokostnader också har lagts till betalningen, behandlas det på samma sätt som en "normal" betalning. Även matchningar för radernas kalkylobjekt görs automatiskt och fakturan bokförs som betald.
Till exempel, om fakturans öppna belopp är 100e och inkassokostnader på 10e har lagts till:
1. Kunden betalar 110e med fakturans referens -> Fakturan är helt betald och inkassokostnadsdelen 10e bokförs som ränteintäkter.
2. Kunden betalar 100e med fakturans referens -> Fakturan är helt betald och det är upp till företaget att besluta om de vill fortsätta inkasso för kostnadsdelen.
3. Kunden betalar x belopp utan referensnummer -> Betalningen hamnar i omatchade referensbetalningar.
4. Kunden betalar med fakturans referens, men det betalda beloppet är över 110e -> Betalningen hamnar i omatchade referensbetalningar.
5. Kunden betalar med fakturans referens, men det betalda beloppet är under 100e -> Normal delbetalning; inkassokostnadsdelen beaktas först när det öppna beloppet är betalt.
Är inkassokostnaden betald eller inte?
Om fakturan är betald kan alla betalda fakturor med inkassokostnader sökas via försäljningsfakturalistan.
I fakturalistan finns fältet "Tillagd inkassokostnad". Om det finns en varningstriangel här är inkassokostnaden obetald.
Nyckelord: Betalningspåminnelse, inkassobrev, inkassokostnad, manuell inkasso, räntefaktura, bokföring av betalning
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback