Via Netvisor-mobilappen bokför du lätt arbetstid och reseräkningar. Läs mer: Netvisor-mobilappen

INNEHÅLL


 

Bokförd arbetstid kan användas för att följa upp en timanställd löntagares arbetstimmar, löneberäkning och fördelning på räkenskapsobjekt. För månadslöntagare kan du följa med arbetstimmar och fördela lönen på olika räkenskapsobjekt. När ett företag använder tidshantering och räkenskapsobjekt kan månadsförpliktelserna i fråga om arbetstimmar fördelas automatiskt på räkenskapsobjekten.

Bruksanvisning: Fördelningskurva

I Netvisors fullversion bokförs arbetstid under Arbetstid > Arbetstidsbokföring.

 

 

Förutsättningar för arbetstidsbokföring

Du kan bokföra arbetstid om följande villkor gäller. Uppgifterna kan lätt hanteras via löntagarlistans massfunktion.

Löner > Personal > Löntagarlista.

Anställningsförhållandets giltighet saknar betydelse när du anger arbetstid.

1. Personen har lagts till som löntagare

En person har lagts till som löntagare Användaren måste vara skapad som löntagare (anvisning: skapa ny löntagare) för att hen ska synas i arbetstidsinmatningsvyn och för att kunna skicka säkra länkar för arbetstidsinmatning till hen.

2. Personen har Resor-tjänsten aktiv

I den gamla prissättningsmodellen kan inga nya arbetstidsanteckningar läggas till löntagaren om Resetjänsten inte längre är på.

Gamla poster som bokförts då tjänsten varit aktiv kan redigeras, men inga poster kan läggas till för perioder då tjänsten inte längre är påslagen.

Du kan aktivera tjänsten exempelvis via löntagarlistans meny för massfunktioner

3. Personens status är aktiv

I arbetstidsinmatningsvyn kan du lägga till arbetstimmar endast för aktiva löntagare (passiva visas inte i urvalslistan).

Även vid användning av en säker länk måste löntagaren vara aktiv för att kunna bokföra arbetstid.

Du kan aktivera tjänsten exempelvis via löntagarlistansmeny för massfunktioner


 

 

Säkra länkar för arbetstidsbokföring (på utgående)

Via Netvisor-mobilappen bokför du lätt arbetstid och reseräkningar. Läs mer: Netvisor-mobilappen

Dessutom kan du ge löntagare en säker e-postlänk som gör att de kan bokföra timmar utan nätbankskoder eller mobilcertifikat.

Läs mer: Säkra länkar för arbetstidsbokföring

 

 

Timmar eller klockslag

På lönemallen kan du ställa in hur arbetstiden ska matas in, i arbetstidbokföringsvyn eller mobilappen.

Bruksanvisning: lönemallens inställningar).

Löntagaren kan inte själv välja hur hen vill markera sina timmar i vyn, utan löneräknaren tar detta beslut. Arbetstiden kan anges i timmar (exempelvis 7,5 h) eller så kan den anges efter klockslag och pauser, varav arbetstiden räknas.

I timmar

I timmar anges 7 timmar 30 minuter i formatet 7,5 tim. När du lägger till en ny arbetstidsrad föreslås ett timantal som skulle innebära att dagens timmar uppnås. Standardtimantalet ställs in i lönemallens inställningar.

Löner > Löneberäkning > Hantera lönemallar > Välj lönemall > Arbetstidsbokföring-fliken

Som klockslag

När du anger tiden efter klockslag matar du in start- och sluttid, samt en eventuell paus du hållit under tiden i fråga. Du kan ange arbetstiden exempelvis från 8.00 till 16.00 inklusive 30 minuters paus, varvid arbetstiden beräknas till 7,5 timmar. Du uppnår samma resultat genom att mata in två olika poster och utelämna pausen. Exempelvis 8.00 till 11.00, paus 0 min och 11.30–16.00, paus 0 min, varvid arbetstiden blir densamma, 7,5 timmar.

Exempelvis kan klockslaget 9.00 anges i formaten 0900, 09:00, 9:00, 900 eller endast 9. Programmet tolkar och kompletterar uppgiften som ett klockslag och visar den med ett kolon. Om tolkningen inte kan göras, visas fältet i rött för att indikera felet.

 

 

Fyll i veckans timmar på förhand

Du kan lägga till saknade rader på en gång för hela veckan genom att klicka på knappen "Fyll i veckotimmar på förhand" längst upp till höger i veckotabellen. Som standard erbjuds en dagsspecifik arbetstid på basis av den ordinarie veckoarbetstid som angetts i lönemallens inställningar för fem veckodagar. Knappen "Fyll i veckotimmar på förhand" hittar du i övre högra hörnet på sidan Arbetstidsbokföring

Funktionen utnyttjar den ordinarie veckoarbetstid som angetts i lönemallens inställningar (exempelvis 37,5 tim.) och programmet skapar automatiskt en rad för varje dag som skulle leda till att dagens timmar uppnås (7,5 tim.). Tills vidare är funktionen tillgänglig endast om arbetstiden anges i timmar.

Löner > Löneberäkning > Hantera lönemallar > Välj lönemall > Arbetstidsbokföring-fliken > Fem dagars veckoarbetstid

Även bokföringsslagets inställningar måste omfatta valet "Påverkar timmarna i arbetet", som inverkar på löntagarens ordinarie veckoarbetstid.

Löner > Inställningar > Inställningar för löneberäkningen > Bokföringsslag

 

Skapa ny rad, radera, redigera och spara rad

Du kan lägga till en ny rad från det gröna pluset efter dagraden och ta bort raden från det röda krysset. Redan betalda arbetstimmar kan inte tas bort. Från block-/pennikonen kan du återgå till att redigera raden. Om du redigerar en kvitterad rad återgår dess status till öppen.

Du kan redigera en sparad rad när timbokföringen har statusen öppen eller kvitterad.

Innan du ändrar datum, vecka eller månad måste du komma ihåg att spara tillägg, redigeringar och ändringar av löneintervallsspecifika bokföringsrader från knappen Spara, som uppenbarar sig längst ner på sidan.

 

  

Lägg till bilaga

Efter att ha sparat en timpost visar raden antalet bilagor. Från blockikonen öppnas ett fönster som visar bifogade bilagor och låter dig lägga till och ta bort bilagor.

 

Du kan lägga till en ny bilaga från knappen Lägg till bilaga i fönstret Bilagor.

Sök bilagan med hjälp av knappen, mata in en beskrivning och spara den sedan på timpostens rad.

En bilaga som lagts till en rad kan öppnas från namnet och tas bort från det röda krysset.

Helgdagar

Det finns inga automatiska inställningar för helgdagar; programmet förstår ännu inte att arbetstimmar som utförs på helgdagar borde gå rakt till flextiden om det inte betalas någon övertidsersättning.

Arbetstimmar som utförts på en helgdag kan bokföras för en dag genom att lägga till två timposter: Korrigera flexsaldo på helgdag

Du kan också bokföra arbetstid på en helgdag på någon annan än en röd dag och i förklaringen ange till vilken dag timmarna hör.

 

 

Lägg till semester/frånvaro

För att göra det enklare att ange helgdagar har arbetstidsbokföringen en funktion för att ange semestrar för ett längre datumintervall i taget. Automationen inkluderar också lördagar i beräkningen. Du hittar funktionen högst upp på sidan bakom länken Lägg till semester/frånvaro.

Funktionen öppnas i ett eget fönster där du kan hämta datum från kalendern och tilldela posten ett kostnadsställe. Bokföringsslaget "Semester" är inte som standard på alla lönemallar, så om listan saknar ett lämpligt bokföringsslag för att redovisa semester kan du skapa ett nytt bokföringsslag.

Bokföringsslagen för semestrar och frånvaro hanteras via Hantera bokföringsslag:

Löner > Inställningar > Inställningar för löneberäkningen > fliken Bokföringsslag.

I Netvisors arbetstidsbokföring bokförs semestrar alltid som hela semesterdagar. När det gäller semester ska enheten alltid vara dag, inte timme.

Du kan se antalet semesterdagar som kan bokföras högst upp till höger i vyn Arbetstidsbokföring. Genom att föra muspekaren över semesterdagssaldot kan du se hur många semesterdagar du kan ta ut, hur många av dem som redan är planerade att hållas (med andra ord bokförda i framtida arbetstidsbokföringar) och hur många semesterdagar som fortfarande kan bokföras.

Semesterdagar som kan bokföras kommer från Hantera semesterrättigheter.

Bruksanvisning: Granskning av semesterdagar

 

Löneintervallsspecifika bokföringsslag

Företaget avtalar med löneberäknaren om vilka löneintervallsspecifika uppgifter löntagaren kan anmäla. De här uppgifterna kan bestå av exempelvis antalet lunchsedlar, mängden tilläggsarbete i euro eller bruksförmånsbilens kilometerantal som man vill utbetala under ett öppet löneintervall.

Bruksanvisning: Löneintervallsspecifika poster

Löneintervallsspecifika poster visas i en egen tabell under normal arbetstid. Du kan lägga till nya rader från det gröna pluset och ta bort rader från det röda krysset.

Löneintervallsspecifika poster överförs automatiskt till nästa löneberäkningsprocess, där man betalar lön till löntagaren i fråga. Om det finns fler löneintervallsspecifika poster för tidigare månader kommer även dessa att ingå i löneberäkningen.


Kvittera arbetstid

När användaren har sparat timuppgifterna kvitterar hen löneintervallet som inmatat. Bekräftelsen överför uppgifterna till godkännande och ändrar statusen för arbetstidsuppgifterna från öppen till kvitterad. Kvitterade timmar kan återställas till öppna via vyn Arbetstidsgodkännande eller Effekthanteringsvyn.

Efter kvitteringen kan arbetstimmarna godkännas, varvid de överförs till löneberäkningen som godkända timmar. Om inte arbetstimmar godkänns i det här skedet kan detta göras ännu i skedet "Kontrollera lönegrunder för valda" i löneberäkningen. Om arbetstimmar vaken godkänns eller betalas överförs de till löneberäkningen för nästa löneintervall, tills de godkänns och betalas.

Kvittera arbetstid i vyn Arbetstidsbokföring

Kvittera timmarna i ett öppet löneintervall från knappen "Kvittera intervallets öppna timmar" i det öppna löneintervallets blåa balk. Knappen visas om det finns något att kvittera för intervallet.

Bruksanvisning: Kvittera och godkänn arbetstid

Öppna löneintervall definieras på sidan "Lönespecifikationer och -perioder":

Löner > Löneberäkning > Lönespecifikationer och -perioder

Arbetstidsbokföringen visar det senaste löneintervallet med statusen "Öppen", till vilket arbetstimmar kan bokföras, kvitteras och godkännas direkt i vyn Arbetstidsbokföring. I arbetstidsbokföringens kalender visas öppna löneintervall på "blå" bakgrund.

Godkänn arbetstid

Om du bara vill kvittera en del av timmarna i ett löneintervall eller andra timmar än för ett öppet löneintervall (såsom framtida semester) måste du göra det via sidan Godkänn arbetstid, som du kommer till via länken "Kvittera arbetstid", som tar dig till sidan Godkänn arbetstid.

Efter kvitteringen överförs uppgifterna för godkännande till din chef och därifrån vidare till löneberäkningen. Godkända timmar kan inte längre redigeras.

 

Godkänn arbetstid i vyn Arbetstidsbokföring

I vyn Arbetstidsbokföring visas knappen "Godkänn löneintervall" endast för det senaste öppna löneintervallet och om det finns något att godkänna för intervallet. Arbetstimmar kan godkännas först när löntagaren kvitterat timmarna.

Du kan också godkänna arbetstidsbokföringen från sidan "Godkänn arbetstid".

Arbetstid > Godkänn arbetstid

 

Användarrättigheter

För att komma till sidan Arbetstidsbokföring måste du ha redigeringsbehörighet till Arbetstidsbokföring i löneberäkningens funktionsspecifika behörigheter.

Bruksanvisning: Funktionsspecifika behörigheter och roller för löneberäkning

En löntagare utan roller och hierarkiska behörigheter kan endast hantera sin egen arbetstid via arbetstidsinmatningsvyn.

Inga roller

Användaren kan bara mata in/redigera arbetstid för egen del eller åt personer för vilka hen har godkännandebehörighet i företagshierarkin.

Bruksanvisning: Företagshierarkier

Personuppgiftsbehandlarroll (HH)

Användaren kan bara mata in/redigera arbetstid åt personer för vilka hen har godkännandebehörighet i företagshierarkin. 

Löneräknarroll (P)

Användaren kan mata in/redigera arbetstid för alla löntagare utan godkännandebehörighet i företagshierarkin. P-rollen åsidosätter företagshierarkin.


 

 

 

 



Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Synd att vi inte kunde vara till hjälp. Hjälp oss förbättra denna artikel med din feedback.