Den här guiden handlar om att komma igång med Controller, användarrättigheter och olika funktioner. Den innehåller instruktioner för att starta programmet via Netvisor, hantering av användarprofiler och användarrättigheter, samt uppdatering av data. Guiden innehåller också information om den gamla och nya Controller, Financial Overview, skapande och redigering av olika rapporter, samt hantering av budgetar och prognoser. Dessutom beskrivs faktureringspraxis och vanliga frågor om programmet.

INNEHÅLL

Komma igång och användarrättigheter

Controller finns i Netvisors toppmeny.

Controller är automatiskt tillgänglig för alla kunder med Professional- och Premium-paket, och sektionerna behöver inte aktiveras separat. Varje användare av Controller måste ha en funktionell rättighet som inkluderar "Access to Controller page". Detta är förberett i profilen Alla rättigheter.

Den första användaren som går över till Controller får automatiskt administratörsrättigheter för Controller. Användaren måste dock ha någon av följande Netvisor-rättigheter för det företag där tjänsten ska aktiveras för att kunna gå över till Controller: Bokförare (KP), Användaradministratör (KH), Redovisningsbyråns administratör (TPK), Företagets administratör, Företagsanvändarprofil eller Alla rättigheter-profil.

Efter att ha kommit igång måste andra Netvisor-användare läggas till som användare via knappen Lägg till ny av administratören. Egna användarrättigheter kan inte redigeras. Om en användare som går över till Controller inte har rättigheter till Controller-sektionen, kommer användaren att varnas om bristen på rättigheter och administratörens namn visas, som kan kontaktas. Användartillägg blir valbara i Controller när data har uppdaterats minst en gång efter användartillägget. Om en ny användare just har skapats i Netvisor måste Controller-data uppdateras manuellt och därefter blir den nya användaren valbar i Controller.

Om en användare som har lagts till som Controller-användare tas bort från Netvisor, måste Controller-användarskapet tas bort separat i Controller > Användarhantering-vyn.

Siffrorna uppdateras som standard till Controller en gång per dygn (tidigt på morgonen). "Uppdatera Controller-data" -funktionen uppdaterar grafiken och siffrorna med de senaste tillgängliga data från systemet. Controller gör automatiskt alla ändringar (budget, prognos etc.). Obs! Controller stöder inte 6-siffriga eller större bokföringskontonummer.

Dashboard

På Dashboard-sidan finns som standard diagram som omsättning och rörelseresultat. Standarddiagrammen är fasta diagram och kan inte redigeras eller tas bort. Du kan lägga till ett konto eller kostnadsställe till diagrammen via sökfältet. Om du bara vill visa siffrorna för kostnadsstället kan du dölja hela företagets siffror genom att klicka på dölja-ikonen bredvid företagets namn som visas under sökfältet.

Från den blå pilknappen ovanför varje diagram kan du öppna en meny där du kan ändra diagrammets granskningsperiod, siffrorna som visas i diagrammet och jämförelsesiffrorna. Jämförelsesiffrorna kan vara faktiska siffror, budget eller prognos.

Alla valbara siffror kan visas via funktionen Visa alla-knappen eller du kan söka efter önskad period eller objekt direkt i sökfältet.

Från menyn till höger kan du välja diagrammets visningssätt (två olika stapeldiagram, linjediagram, cirkeldiagram eller numeriskt diagram).

Rapporter

På fliken Rapporter finns Resultaträkning, Balansräkning, Nyckeltal  och Egna rapporter.

Resultaträkning och balansräkning

Från den blå pilknappen under rapporten kan du ändra rapportens granskningsperiod och jämförelsesiffror. Du kan välja att visa siffrorna i rapporten antingen i euro eller tusentals euro. Du kan också söka rapporten med hjälp av kalkylobjekt via sökfältet och ladda rapporten till Excel och PDF via de tre punkterna. Dessutom kan du på balansrapporten välja beräkningsmetoden som balansvärde eller periodförändring. På rapporten kan du öppna och stänga alla grupper eller dölja tomma konton, det vill säga sådana som inte har några transaktioner under den valda perioden. Om kontots saldo är noll visas kontot på rapporten.

Till exempel kan du begränsa jämförelsen mellan faktiska och budget genom att välja den önskade budgeten som jämförelsesiffra från sökmenyn:


Du kan också borra ner i siffrorna för en månad genom att klicka på den önskade månaden i rubrikkolumnen, till exempel 2/2022. I månadsvisningen ser du också jämförelsen med den faktiska siffran för den föregående granskningsperioden.

Från resultaträkningen och balansräkningen kan du borra ner i kontonivåns siffror för att se transaktionerna mer detaljerat, ända ner till verifikatet i Netvisor.

Nyckeltal

På fliken Nyckeltal finns som standard nyckeltal relaterade till företagets ekonomi. Dessutom kan egna nyckeltal läggas till i vyn under Skapa ny. Fasta nyckeltal är endast tillgängliga för aktiebolag. Föreningar kan komma åt fliken Nyckeltal där egna nyckeltal kan skapas. Föreningar kan skapa egna nyckeltal som de kan välja för sina egna rapporter. Det vill säga, för egna rapporter kan du välja indikatorer och lägga till egna nyckeltal till dem.


I fältet Skapa formel kan du ange önskat nummer, nyckeltal, konto eller kontogrupp. Kontot eller kontogruppen måste sökas med kontots eller kontogruppens namn. Sökfältet visar dessa termer med account (konto), group (grupp) och calculated (nyckeltal).


Under formeln beräknas hela tiden den realtidsmässiga summan enligt formeln. När du lägger till en formel måste du följa matematiska beräkningsregler, som du kan kontrollera via knappen Se beräkningsregler.

Här är ett exempel på förändringen i omsättningen jämfört med föregående månad. 

När du väljer ett konto eller en kontogrupp i formeln kan du bestämma vilket värde som ska användas för dessa. Valbara är den senaste tidpunkten (den senaste låsta periodens faktiska) eller övergången från den nuvarande tidpunkten. Tidpunkten bestäms av den granskningsperiod som valts på rapporten. Du kan kontrollera granskningsperioden på rapportmallen under Siffror.

Som ett tips, om nyckeltalet är avsett att granskas till exempel på månadsbasis, kan det vara bra att göra en anteckning i formelns namn (t.ex. mån), så att det är tydligt på rapporten vilken period nyckeltalet beskriver. Ibland kan övergångsformler se konstiga ut när rapporten granskas på årsbasis.

Egna rapporter 

Med hjälp av egna rapporter kan företaget skapa rapporter för sina egna behov och här kan egna permanenta rapporter/indikatorer skapas som man vill följa regelbundet. Om användaren har läs- eller redigeringsrättigheter till Egna rapporter, har han eller hon tillgång till alla företagets Egna rapporter. Rättigheter kan inte begränsas rapportvis. 

Du kan skapa egna rapporter under Rapporter > Egna rapporter > Skapa ny. Du kan skapa nya element för rapporten via knappen "Skapa element". Elementen kan vara Tabell eller Indikator. I tabellen kan du välja en tom mall, resultaträkning eller balansräkning. Efter att ha skapat tabellen kan du redigera rapporten via funktionen "Redigera rapport". Tabellen kan namnges om du vill genom att ta rapporten till redigeringsläge.

Du kan redigera tabellens rader genom att ta tabellen till redigeringsläge. Här kan du lägga till och ta bort rader samt flytta deras position. Här bör du notera att radordningen endast ändrar radordningen, inte beräkningen bakom tabellen. Om ett konto flyttas från en kontogrupp till en annan, till exempel från fasta kostnader till rörliga kostnader, ändras inte bruttovinsten. 



Indikatorn skapar ett liknande diagram som på Dashboard-sidan och du kan välja flera nyckeltal till samma diagram samtidigt. Dashboarden kan redigeras på samma sätt som tabellen genom att först ta rapporten till redigeringsläge och sedan "Redigera indikator".

Rapporter har separat läs- och redigeringsläge. Ändringar som görs i läsläge sparas inte på rapporten, det vill säga om du redigerar rapportens sökkriterier i läsläge, uppdateras de inte på rapporten. 

Exempel på användning av egna rapporter:

1. Kunden vill skapa en egen resultaträkning för företaget

Exempel 1: Ta standardresultaträkningen som grund och redigera den enligt behov. Flytta konton och kontogrupper till exempel ovanför och under bruttovinsten. Här bör du notera att de fasta bruttovinsten och rörelseresultatet inte uppdateras i detta fall. Här kan nyckeltal skapas för bruttovinsten och rörelseresultatet och läggas till på rapporten. 

Exempel 2: Ta en tom mall. Lägg till poster, marginaler och resultat från resultaträkningen.

2. Kunden vill skapa en förkortad resultaträkning

Exempel: Välj omsättning, rörliga kostnader, bruttovinst, fasta kostnader, rörelseresultat, avskrivningar, rörelseresultat, nettofinansieringskostnader, resultat efter finansieringskostnader, skatter och årets resultat.

3. Kunden vill skapa en egen KPI-rapport

Exempel: Skapa 5 egna lönsamhets-KPI:er och lägg till dem i en tom rapport. Lägg sedan till fem färdiga nyckeltal till den nämnda rapporten.

4. Kunden vill skapa en egen dashboard

Exempel: Välj fem KPI:er, var och en på sina egna grafiska sidor.

5. Kunden vill skapa en styrelserapport

Exempel: Välj omsättning, bruttovinst, rörelseresultat, rörelseresultat, resultat efter finansieringsposter och årets resultat till en tom resultaträkningsmall. Lägg sedan till nya element genom att skapa diagram för omsättning och rörelseresultat på sina egna grafiska sidor.

Budgetar

Controller-budgetering passar alla företagsformer. Budgeten kan skapas på kontogruppsnivå, kontonivå eller kalkylobjektnivå. Budgetskapande är för närvarande möjligt för 4- och 5-siffriga konton. Om kontoplanen har skapats med 6-siffriga (eller större) konton, är budgetering inte möjligt för dessa. Budgeten kan tas bort, kopieras eller väljas som primär budget via de tre punkterna. Den primära budgeten påverkar endast ordningen i vilken budgetarna visas i Controller. Budgetskapandet börjar från Skapa ny. En ny budget ges ett namn och en tidsperiod. Dessutom kan en deadline sättas när budgeten ska vara klar. Budgetinmatningen kan börja på en tom mall eller använda befintliga siffror. Budgetens fördelningsregel är automatiskt jämn fördelning över månaderna. Fördelningsregler kommer att läggas till i framtiden. Vid budgetinmatning bör det noteras att budgetinmatningen inte stöder decimaler. En gång skapad budgetstruktur kan inte längre redigeras, det vill säga eventuella ändringar i kontoplanen för de budgeterade kontona måste göras innan budgeten skapas.

I Controller kan både resultaträkningens och balansräkningens budget skapas. Intäkter budgeteras med ett positivt värde och kostnader med ett negativt värde. När budgetering görs på kontogruppsnivå flödar summan automatiskt till det första kontot under gruppen. Om budgetinmatningen har börjat på kontonivå och därefter budgeteras på kontogruppsnivå, kommer budgetvärdena för kontona under kontogruppen att skrivas över.

Skapandet av budget och prognos baserat på en brutet (över 12 månader)  redovisningsperiod kopierar alltid de "senaste värdena" för varje månad. Samma värde kan alltså komma flera gånger till den nya budgeten/prognosen om redovisningsperioden är över 12 månader.


Budgetering per kalkylobjekt

Budgetering för kalkylobjekt börjar med att söka efter det önskade objektet i sökfältet högst upp i budgeten. Budgetering kan också göras direkt för kalkylobjektkombinationer. För att kalkylobjektet ska hittas i listan måste det vara synligt (får inte vara dolt). Om kalkylobjektet är ett underobjekt till ett annat objekt måste huvudobjektet också vara synligt i kalkylobjektshanteringen. Om kalkylobjekten redigeras måste Controller uppdateras manuellt för att ändringarna ska uppdateras där. Controller uppdateras automatiskt under natten.


Kalkylobjektet kan också väljas genom att borra ner från pilknappen i budgetens värdefält och välja Lägg till kalkylobjekt. Budgetering för kalkylobjektkombinationer görs genom att lägga till båda kalkylobjekten samtidigt under Lägg till kalkylobjekt.

I den öppnade vyn fungerar sökfältet med förstoringsglaset högst upp endast som ett filter, önskade kalkylobjekt måste läggas till via funktionen Lägg till kalkylobjekt. Om det finns ett obudgeterat saldo på budgeten som ska tilldelas kalkylobjektet, måste detta manuellt tas bort från kolumnen obudgeterat. Annars ökar saldot i kolumnen obudgeterat den totala budgeten.

Om budgeten har gjorts för kalkylobjektkombinationer och endast ett objekt väljs att visas på förstasidan, visas hela summan som budgeterats för kombinationen. Genom att borra ner från pilknappen i budgetfältet visas de andra kalkylobjekten som samma summa har budgeterats för.

När kalkylobjektbudgeten registreras bör det noteras att de budgeterade summorna också ökar den totala budgeten.


Importera egen budget

Budgeten kan laddas till Excel för redigering och kan importeras tillbaka till Controller från Excel. Du kan också skapa en ny tom budget, ladda den till datorn och redigera den med dina egna budgetdata och importera den tillbaka till Controller. I den tomma budgetmallen visas data kolumnvis: konto, kalkylobjektsrubriker och månad. Standardrubriker får inte tas bort. Om du inte vill budgetera per kalkylobjekt, lämna raderna för kalkylobjektsrubrikerna tomma. Det vill säga, även om företaget inte har några kalkylobjekt, måste du ändå lämna/lägga till kolumnen "kalkylobjektsrubrik" i Excel för att importen ska lyckas (se bilder nedan). 

Lägg till kalkylobjektsrubrikkolumnen mellan kolumnerna A och B. Eller lämna denna B-kolumn helt tom i Excel om inga kalkylobjekt har skapats för företaget. 

Om du vill budgetera per kalkylobjekt måste det önskade kalkylobjektet skrivas in manuellt exakt under rätt kalkylobjektsrubrik. Precis som det är presenterat i kalkylobjektshanteringen.

Budgetdata måste matas in radvis på kontonivå. Data som matas in på kontonivå uppdateras till kontogruppsnivå i Controller. HUKaikkien budgetissa tuotavien tilien takana pitää Netvisorin puolella olla valinta "Salli budjetointi tilille", muuten siirto jää virheeseen.


Prognoser

Prognosen är ett verktyg för att uppskatta intäkter och kostnader för räkenskapsåret baserat på faktiska och budgeterade värden eller importerade bokföringsdata. Prognosskapandet börjar från Skapa ny. Under Skapa ny ges prognosen ett namn och du väljer antingen Rullande prognos eller Prognos för perioden. Som grund för prognosen kan du välja befintliga siffror eller använda en tom mall. Prognosen kan också göras för kalkylobjekt. Valet Rullande prognos eller Prognos för perioden kan inte ändras efter att prognosen har skapats, men prognosens datum kan redigeras på prognosmallen genom att öppna menyn högst upp med pilknappen. Prognosen kan tas bort, kopieras eller väljas som standardprognos via de tre punkterna.

Prognosen visar faktiska värden för de perioder där faktiska data finns, det vill säga från den moms-låsta perioden. När prognosen hämtas från Rapporter-vyn visas de ursprungliga värdena som matats in i prognosen.

Prognosen har ingen funktion för att importera data från Excel, men i Controller kan du ändå kopiera flera celler samtidigt från Excel, vilket gör att data kan matas in i bulk.

Övergång från gammal Controller och Financial Overview till ny Controller (OBS! > inkl. tidsplan)

Controller är automatiskt tillgänglig för alla kunder med Professional- och Premium-paket, och sektionerna behöver inte aktiveras separat.

1. Gammal Controller > Ny Controller

Basic- och Core-paketkunder: Ny Controller ingår automatiskt i Professional- och Premium-paketen från och med 1.4.2022. Om företaget har ett Basic- eller Core-paket kan den nya Controller aktiveras genom att uppgradera företaget till Professional- eller Premium-paketet i Netvisor Store. När ni har gått över till den nya Controller måste den gamla Controller avslutas i Netvisor Store.

Professional- och Premium-paketkunder: Ny Controller ingår automatiskt i Professional- och Premium-paketen från och med 1.4.2022. Den nya Controller behöver alltså inte aktiveras separat i Netvisor Store. När ni har gått över till den nya Controller måste den gamla Controller avslutas i Netvisor Store.

En gränssnitt kommer att skapas mellan den gamla och nya Controller, vilket gör det möjligt att överföra budgetdata från den gamla Controller till den nya Controller. Gränssnittet förväntas vara klart i början av 2023. Därefter kan kunden stänga den gamla Controller om kunden inte behöver den gamla Controller av andra skäl. Vi kommer att informera om detta separat.

Den gamla Controller kundspecifika rapporter och nyckeltal kan inte konverteras till den nya Controller, utan de måste skapas i den nya Controller med dess funktioner för egna rapporter. OBS! När den gamla Controller har avslutats i Store kommer budgetjämförelser inte längre att visas på bokföringsrapporterna, utan de kan rapporteras från Controller.

Det är möjligt att använda den gamla Controller parallellt med den nya Controller fram till 31.12.2023.

2. Financial Overview > Ny Controller

Financial Overview budgetdata överförs till Excel-format som filer per dimension, det vill säga till exempel kostnadsställen i en fil och projekt i en annan fil. De nämnda filerna läses in i den nya Controller en fil/dimension i taget, det vill säga till exempel kostnadsställen och sedan projekt.

I Financial Overview budgeten väljs först den önskade kalkylobjektsrubriken och därefter kan budgeten laddas till Excel via funktionen som visas på bilden.

Excel-laddningen görs för varje kalkylobjektsrubrik och varje Excel-fil importeras separat till Controller. I Controller måste först en budgetmall skapas med funktionen Skapa ny och därefter kan Excel importeras via de tre punkterna högst upp i budgetmallen med Importera från Financial Overview. Funktionen Importera från Financial Overview kommer att tas bort efter övergångsperiodens slut.

Prognosen har ingen funktion för att importera data från Excel, men i Controller kan du ändå kopiera flera celler samtidigt från Excel. Då kan prognosen som tagits från Financial Overview till Excel kopieras till Controller på en tom prognosmall.

Det är möjligt att använda Financial Overview parallellt med den nya Controller fram till 30.06.2022, det vill säga budgetdata / prognosdata måste överföras till den nya Controller senast vid det nämnda datumet.

3. Fakturering

Faktureringen för Professional- och Premium-paketen fortsätter normalt från och med 1.4.2022. Ingen separat faktura skickas för den nya Controller, eftersom den ingår i de nämnda paketen.

Faktureringen för den gamla Controller avslutas i slutet av den månad då kunden själv har avslutat den gamla Controller i Netvisor Store.

Vanliga frågor

Kan jag få PDF-rapporter från Controller? 

Resultaträkning, Balansräkning och Nyckeltal kan också skrivas ut som PDF-rapporter. Rapporten kan laddas ner i PDF-format via de tre punkterna till höger.

Var hittar jag den gamla budgeten? 

Under övergångsperioden finns den gamla budgeten i Controller-menyn under Koncerner:

Är det möjligt att skapa snabblänkar i Controller?

Nej. Genom egna rapporter kan permanenta egna ofta använda rapporter skapas.

Hur får jag tabellen eller indikatorn i egna rapporter till redigeringsläge?

Tabellen eller indikatorn kan tas till redigeringsläge antingen genom att öppna rapporten enligt punkt 1 och sedan byta rapporten från läsläge till redigeringsläge. Eller genom att välja rapporten direkt till redigeringsläge enligt punkt 2:

Nyckelord:Controller, Netvisor, komma igång, användarrättigheter, dashboard, rapporter, resultaträkning, balansräkning, nyckeltal, egna rapporter, budgetering, prognoser, gammal Controller, ny Controller, Financial Overview, fakturering, användarhantering, PDF-rapporter


This article has been translated using an AI-based translation tool. The contents or wording of these instructions may differ from those in other instructions or in the software.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.