Automatisk utskick av försäljningsfakturor

Den här guiden hjälper dig att aktivera och hantera automatisk utskick av försäljningsfakturor. Guiden innehåller inställningar, funktionalitet för automatisk utskick, övervakning av felmeddelanden och borttagning av automatisk utskick.

Aktivera tjänsten

Inställningarna för automatisk utskick av försäljningsfakturor definieras i faktureringsinställningarna (Sales > Settings > Billing settings > Automatic dispatch). I inställningarna definieras hur de skapade fakturorna ska skickas automatiskt och vilka utskickskanaler som ska inkluderas i automatisk utskick. Det är också viktigt att definiera en e-postadress och/eller telefonnummer dit meddelanden om eventuell misslyckad automatisk utskick kan skickas. När de önskade inställningarna har gjorts, klicka slutligen på Aktivera-knappen:

Skicka automatiskt fakturor vars källa är

Avtalsfakturering: Fakturor som skapats via avtalsfakturering, instruktioner för avtalsfakturering finns här.

Fakturor skapade av användaren i Netvisor: Försäljningsfakturor som användaren manuellt har skapat.

Fakturor återfakturerade från inköpsfaktura: Fakturor där redovisningsbyråns återfakturering har använts. Instruktioner finns här.

Fakturor skapade via programvarugränssnittet: Fakturor som har kommit via gränssnittet från ett annat program.

Använd endast följande fakturakanaler

En e-faktura som skickas till ett företag eller konsument innebär att fakturorna skickas automatiskt endast om kunden har en e-fakturaadress och adressuppgifter är fullständigt ifyllda. För konsumentkunder måste konsument-e-fakturering vara aktiverad och kunden måste välja detta företag i sin internetbank för att kunna skicka konsument-e-fakturor.

E-postfaktura kräver en e-postadress bakom kunden.

Utskriftstjänst innebär pdf e-brev utskick, där fakturan skickas elektroniskt från Netvisor, men kunden får den som ett brev. 

Om fakturans utskickskanal inte har valts i inställningarna för automatisk utskick, kommer automatisk utskick att ignoreras av systemet automatiskt. Då skickas fakturan inte alls automatiskt. Vi rekommenderar att hålla varje fakturakanal aktiverad. Då försöker man först skicka e-faktura, sedan e-post och slutligen utskriftstjänst. Om t.ex. e-post tas bort, försöker man först med e-faktura, men utskicket stoppas där eftersom nästa utskickssätt inte var valt. Då försöker man inte heller skicka fakturan via utskriftstjänsten längre. 

Utskickstid: Om alternativet "Skicka fakturor baserat på fakturadatum" används, kan fakturor skapas/importeras tidigare och utskick automatiseras till fakturadatumet. Fakturorna skickas då direkt vid midnatt, t.ex. om fakturadatumet är 10.3., skickas fakturan 10.3. ca kl. 00:05 och fortsätter därifrån.

När tjänsten har aktiverats, skickas de fakturor som valts för tjänsten automatiskt vidare. Även factoring-meddelanden skickas automatiskt vidare. Om konsument-e-fakturering och direktbetalningar används, måste både "E-faktura till företag eller konsument" och "Utskriftstjänst" aktiveras för att förhandsmeddelandet om direktbetalning ska skickas automatiskt. Automatisk utskick börjar vid midnatt efter fakturans skapande ca kl. 00:05 och fortsätter därifrån tills alla fakturor som lagts till i processen har skickats och fel har meddelats användaren. T.ex. en faktura skapad idag kl. 13:00 inkluderas i processen som startar på natten nästa dag.

Automatisk utskick fungerar endast för oskickade fakturor, så om fakturor importeras via programvarugränssnittet och detta alternativ är valt, måste fakturorna importeras i oskickat status. Automatisk utskick skickar också nya fakturor i oskickat status som har importerats med retroaktivt datum, dvs. om fakturor importeras den 6.2. med fakturadatum 3.2., skickas dessa med automatisk utskick.

Meddelanden om automatisk utskick

Alla åtgärder som utförts av automatiseringen och information om inträffade fel visas på öppna försäljningsfakturor och själva försäljningsfakturan. Användaren kan enkelt följa vilka fakturor som har skickats framgångsrikt via automatisk utskick och vilka som inte har det. 

Om fakturans utskickskanal inte har valts i inställningarna för automatisk utskick, kommer automatisk utskick att ignoreras av systemet automatiskt. Då skickas fakturan inte alls automatiskt. 

Användaren ser en mer detaljerad förklaring genom att föra musen över meddelandet "Automatisk utskick ignorerad":

Om automatisk utskick av fakturan resulterar i ett fel, ser användaren ett mer detaljerat felmeddelande genom att föra musen över meddelandet "Automatisk utskick misslyckades":

Om automatisk utskick ignoreras eller misslyckas, kommer fakturorna inte att försöka skickas igen av systemet, utan användaren måste skicka fakturorna manuellt efter eventuella korrigeringar.

Ta bort automatisk utskick från fakturan

Om automatisk utskick önskas tas bort för en specifik faktura, redigeras automatisk utskick från försäljningsfakturans övre del under "Automatisk fakturering."

Fakturan skickas därefter inte med automatisk utskick, utan utskick måste göras manuellt. 

Nyckelord: försäljningsfaktura, automatisk utskick, faktureringsinställningar, felmeddelande, manuell utskick.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej