Överföring av försäljningsfakturor och försäljningsorder

Denna guide handlar om överföring av försäljningsfakturor och försäljningsorder från Severa till Netvisor. 

INNEHÅLL

• Inställningar
• Begränsning av sökning av försäljningsfakturor
• Granskning av sökresultat och överföringsvy
• Förhandsgranskning av faktura
• Överföring av fakturor
• Fakturafältens motsvarigheter
• Noteringar och ytterligare information vid överföring av försäljningsfakturor

Vid överföring av försäljningsfakturor eller försäljningsorder överförs fakturor från Severa till Netvisor och fakturorna kan importeras till Netvisor som öppna eller ej skickade, eller order kan importeras som ej levererade eller levererade. Instruktioner för överföringsinställningar för försäljningsfakturor eller försäljningsorder finns i: Överföringsinställningar-guiden. Överföringsgränssnittet finns under "Tillägg > Severa > Överföring av försäljningsfakturor", överföringen sker från den första fliken i överföringsvyn. 

Nödvändiga användarrättigheter för överföring av försäljningsfakturor: "Accounting: redigeringsrättigheter för grundläggande funktioner i kundreskontra.

Inställningar

Innan överföring av försäljningsfakturor eller försäljningsorder måste synkroniseringsinställningarna för kund- och produktregister vara valda och sparade. Mer detaljerade instruktioner finns i: Synkronisering av register-guiden.

För överföring av försäljningsfakturor eller försäljningsorder måste även fakturastatusarna finnas i Severa: "Utkast", "Klar för att skickas till Netvisor" samt "Faktura skickad till Netvisor". Nödvändiga statusar kan kontrolleras i guiden: Fakturastatusar.

Vid skapande av verifikat bestäms kontonumren för försäljningsfakturor enligt följande:

• Försäljningsfordringskonto är det som används i Netvisors standardkonteringar
• Försäljningskonton importeras antingen med fakturan från Severa eller, om uppgifterna inte är definierade i Severa, används standardkontot för bokföring bakom produkten i Netvisors produktregister.

Försäljningsfakturor skapar även periodiseringsverifikat om återkommande produkter från Severa används på försäljningsfakturorna. Om försäljningsfakturan har flera fakturarader med olika periodiseringsdatum/perioder, måste separata försäljningsfakturor skapas för dessa. På samma försäljningsfaktura kan endast rader med samma periodiseringsdatum finnas. Om man inte vill skapa periodiseringsverifikat kan funktionen inaktiveras i överföringsinställningarna. Instruktioner för att kringgå periodisering finns i: Överföringsinställningar för försäljningsfakturor-guiden.

För att skapa bokföringsverifikat kan önskade försäljningskonton definieras i Severa enligt följande:

1. Välj "Verktyg > Inställningar"
2. Välj "Organisation" –sektionen under "Försäljningskonto"
3. Lägg till önskat försäljningskonto genom att ange "Namn" samt försäljningskontots "Nummer" och tryck på "Lägg till"-knappen

"Försäljningskonton"–vyn kan också välja standardförsäljningskonto för produkter, tidrapporter och resekostnader.

Försäljningskontonumret måste matcha försäljningskontonumret som lagts till i Netvisor.

Genom att koppla försäljningskonton kan ett specifikt försäljningskonto väljas för en produkt, arbetstyp och resekostnad:

1. Välj "Verktyg > Inställningar"
2. Välj "Organisation" –sektionen under "Koppling av försäljningskonton"
3. Gör eventuella undantag från standardförsäljningskonton genom att välja önskat försäljningskonto från rullgardinsmenyn för produkten, resekostnaden eller arbetstypen
4. Spara ändringarna med "Spara"-knappen

För produkter är det möjligt att definiera ett avvikande försäljningskonto även via produktregistret.

1. Välj "Verktyg > Inställningar"
2. Välj "Arbete" –sektionen under "Produkter"
3. Klicka på "Penna" -ikonen vid önskad produkt
4. Kontrollera eller korrigera "Försäljningskonto" –sektionen
5. Spara ändringarna med "Spara"-knappen

Begränsning av sökning av försäljningsfakturor

Försäljningsfakturor som ska överföras visas inte som standard i överföringsvyn, utan de måste sökas enligt önskade sökkriterier. Sökningen av fakturor kan begränsas enligt "Kund" och "Fakturadatum" -uppgifter (se bild nedan, punkt 1). Med valet "Severas affärsenhet" kan endast fakturor från den valda affärsenheten hämtas och hanteras i överföringsvyn (2). Användning av denna begränsning kräver att affärsenheterna i Severa, inklusive hierarkisk enhetsstruktur, har överförts till Netvisors kostnadsställen. Instruktioner för överföring av enhetsstrukturen finns på supportsidorna: Synkronisering av register. Efter att ha valt sökkriterierna trycker man på "Sök"-knappen, varpå fakturorna som är redo för överföring i Severa listas i sökresultatet (3). 

Vid överföring av stora mängder fakturor visas 30 fakturor per sida i överföringsgränssnittet för att undvika onödiga prestandaproblem under överföringsfasen. 

Granskning av sökresultat och överföringsvy

I sökresultatet i överföringsvyn visas följande fält från fakturan: Fakturanummer, Kund, Fakturadatum, Bokföringsdatum, Belopp och Beskrivning, så att de fakturor som ska importeras till Netvisor kan granskas innan överföring. Dessutom visas antalet bilagor, fakturarader och verifikatrader samt eventuella periodiseringar i vyn.

"Fakturanummer" -sektionen visar beroende på överföringsinställningarna antingen fakturanumret som importeras från Severa "1049"-länk (se bilden ovan) eller om Netvisors fakturanummerserie har valts i överföringsinställningarna, så visas "Fakturanummer"-sektionen som "[Inget fakturanummer]"-länk. Genom att klicka på fakturanumret kan man se den importerade fakturan i förhandsgranskningsläge. Mer detaljerade instruktioner finns i avsnittet "Förhandsgranskning".

En röd färg på "fakturanummer-/[Inget fakturanummer]"-länken indikerar att materialet inte kan importeras till Netvisor. Genom att föra muspekaren över fakturanumret visas en beskrivning av felet som hindrar överföringen. "Varningssymbol" efter kundens namn indikerar att överföringen är möjlig, men till exempel finns det avvikelser i kundens momsbehandling som senare måste korrigeras manuellt på verifikatet.

Förhandsgranskning av faktura

Försäljningsfaktura eller försäljningsorder och fakturans verifikat kan förhandsgranskas genom att klicka på fakturanumret.

• I grunduppgifterna visas med vilka uppgifter fakturan importeras till Netvisor. 
• Beroende på överföringsinställningarna för försäljningsfakturor är produktbeskrivningen på fakturaraderna antingen dold eller synlig.
  • Genom att klicka på länken "Dölj beskrivning" kan man i detta skede upphäva den inställning som definierats i överföringsinställningarna för beskrivningen.
• På verifikatraderna visas samma varning med varningssymbol som i överföringsgränssnittet om det finns avvikelser i momsbehandlingen (moms-kod och procent stämmer inte överens).
• Om det har funnits återkommande produkter från Severa på fakturan, visas de skapade periodiseringsverifikaten under "Periodiseringar"-rubriken.

Överföring av fakturor

Fakturor överförs genom att först välja de fakturor som ska överföras i överföringsvyn och importen av fakturor eller order sker därefter med knappen "Importera valda försäljningsfakturor" eller "Importera valda försäljningsorder" längst ner på sidan. Efter import av försäljningsfakturor eller försäljningsorder visas i vyn "Import av data från Netvisor - Severa-gränssnittet" fakturanummer, fakturadatum och belopp för de importerade fakturorna. Genom att klicka på "Fakturanummer"-länken kan man granska informationen om den importerade fakturan mer i detalj.

Fakturafältens motsvarigheter

I tabellen nedan finns motsvarigheterna för fälten i Severas fakturor och Netvisors fakturor/order.

Ordernummer överförs till fältet "Externt ordernummer" i sektionen Ytterligare information.

Namnet på fakturakontaktpersonen på Severas faktura kan importeras till försäljningsfakturan i Netvisor antingen i fältet "Fri text före fakturarader" eller "Fri text efter fakturarader", beroende på hur det är definierat i Netvisors överföringsinställningar.

Noteringar och ytterligare information vid överföring av försäljningsfakturor

Vid överföring av en enskild försäljningsfaktura eller försäljningsorder kan det finnas ett problem som eventuellt till och med hindrar överföringen. Om fakturanumret visas i överföringsgränssnittet i rött, kan man genom att föra muspekaren över fakturanumret få mer information om problemet. Genom att korrigera det rapporterade felet på Severas faktura i "Utkast"-läge och efter att ha sparat ändringarna, välja fakturan igen till "Klar för att skickas till Netvisor"-läge, kan fakturan därefter hämtas igen för överföring till överföringsgränssnittet.

Testfakturor måste i Severa vara minst 4-siffriga för att de ska fungera.

Rundningsdifferenser vid överföring av fakturor och order från Severa till Netvisor beror på att fakturans eller orderns slutsumma kan avvika från summan av fakturaraderna på grund av rundningsdifferenser mellan programvarorna.

I Severa fungerar rundningsberäkningen enligt följande:

1. Beräkna kvantitet * enhetspris och avrunda till två decimaler per fakturarad
2. Multiplicera med momsprocenten och avrunda till två decimaler
3. Summera de avrundade summorna av fakturaraderna. Mer exakt uppstår rundningsdifferensen från momsandelarna på fakturaraderna.

Rundningsdifferenser förekommer oftast vid timfakturering. Det enklaste sättet att undvika rundningsdifferenser är att använda två decimaler i Severa vid timfakturering istället för minuter, till exempel 0,33 h (20 min) eller 0,66 h (40 min). Om man däremot skulle använda till exempel 00:20 h eller 00:40 h vid timfakturering, skulle dessa rundningsdifferenser uppstå. Till exempel om man fakturerar 20 min till ett pris av 100 € / timme inkl. moms 24, är rundningsdifferensen 41 cent. På årsbasis jämnas dock rundningsdifferenserna ut eftersom dessa rundningsdifferenser uppstår i båda riktningarna.

Vid överföring av faktura eller order uppstår ett fel: Kundens land kunde inte matchas:[*LAND*]. Felet beror på att landuppgifterna på Severas faktura och på Netvisors kundkort inte stämmer överens.

Felet kan också uppstå om kundens adressuppgifter saknas på Severas faktura.

Fakturor eller order kan inte överföras från Severa till Netvisor utan manuella mellanliggande steg. Både Severa och Netvisor är mångsidiga system och tillåter användaren att göra saker på flera sätt, med olika inställningar och även tvåvägs. På så sätt är det lättare att korrigera fel när fakturorna granskas av användaren innan överföring. Anledningarna till manuell överföring är alltså hantering av fel och validering av materialet. Enligt kundfeedback anses det också vara en fördel att kunna kontrollera konteringar i samband med fakturans sändning.

På fakturor kan det endast finnas en moms-kod per faktura. I Netvisor är det inte möjligt att ha en faktura med flera moms-koder. Till exempel kan det inte finnas en rad med KOMY och en annan med RAMY på samma faktura, dessa bör göras som separata fakturor.

Produkter överförs som TEMP-produkter till Netvisor. Om fakturaraderna i Severa grupperas och det finns flera produkter/arbetstyper/resekostnader bakom fakturaraden i Severa, överförs produkterna som TEMP-produkter till Netvisor. Om man vill att produkterna ska överföras med rätt produktkod till Netvisor, kan fakturaraderna inte grupperas i Severa.

Moms-koder för försäljningsfakturor i Netvisor. Moms-koder hämtas i Netvisor från försäljningskontots bakgrund i följande ordning:

1. Om försäljningskontot har angetts i Severa, hämtas moms-koden från detta försäljningskontos uppgifter.
2. Om försäljningskontot inte anges i Severa, hämtas bokföringskontot från Netvisors produktbakgrund med hänsyn till kundens hemlands rätta kontoval (hemland, EU, utanför EU).

Produkten överförs inte till Netvisor. I Netvisor får produktgruppens namn ha maximalt 50 tecken. Om produktgruppens namn i Severa har mer än 50 tecken, överförs inte produkten som tillhör denna produktgrupp till Netvisor. Kontrollera produktgruppens namn i Severa och korrigera vid behov antalet tecken till ett mindre antal.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej